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ERP在财务管理中应用范文
基于ERP的财务管理应用浅析
一、绪论
随着当下全球经济一体化的进程的加快,IT网络技术有了迅猛发展,人类已经进入了知识经济时代,企业的竞争环境发生了很多的变化,计算机技术被各个企业争相采用,而此时,我国的会计仍然是传统环境中的流程和模式,采用手工的方式,十分繁琐,这时一种新型的会计技术正被这个时代所需要,ERP正是在这种时代背景中产生,也成为了许多学者的研究课题。
通过研究ERP这种新型的管理系统,来实现企业管理的现代化,从而引入先进的管理模式,使得企业更加具有竞争力。
(一)国内研究综述
现阶段我国有很多的学者对ERP进行了研究,主要方面在ERP的背景、ERP在财务管理方面的应用的一些情况,重点在于ERP业务流程重组以及ERP的实时监控方面。
具体如下:
1、长江证劵黄石营业部詹德明在《现代商业》这本杂志中发表《ERP在会计与财务管理中的应用》一文中讲述了ERP发展的历史轨迹,ERP第一次发展是20世纪40-50年代,由“订货点发”向“MRP”发展。
第二次发展是20世纪60-70年代,由“MRP”向“MRPII”扩展。
第三次发展是20世纪80年代以来,由MRPII向ERP演进。
本文还提到了ERP在会计与财务管理中的应用,分别从会计和财务管理以及成本管理三方面谈了ERP的应用,归纳上述技术特征的应用效应,有三种表现,即即时性,集成性和远见性。
文章还谈到了ERP在我国企业的应用和前景将会很好。
2、秦皇岛日报社张健在《当代经济》2010年6月发表《加强ERP在企业财务管理中的合理应用的措施》一文,文章首先谈到了ERP在企业财务管理中的作用,还谈到了ERP在企业财务管理应用中出现的问题,包括ERP软件与企业管理不相适应,ERP存在财务控制缺失风险,无法合理选择与实施ERP系统,财务人员潜在风险大,ERP系统还未实现供应链的整合,文章还谈到了加强ERP在企业财务管理中的合理应用的措施,要分步实施,严格信息质量,试运行和加强财务人员的管理。
最后文章还以一个具体公司的ERP运行实施为例,分析了情况。
3、西京学院李杰在《财会通讯》2010年第3期发表的《浅论ERP在企业财务控制中的应用》一文中谈到了ERP对我国企业财务控制工作的影响,其一,形成面向业务流程的实时财务处理,其二,企业价值管理职能得到加强。
其三,企业价值增值链的形成。
文章还谈到了ERP下实施财务控制的重心,其一,业务流程重组,其二,实时控制,其三信息系统的维护和安全。
最后文章讲述了ERP在我国企业财务管理领域的应用前景。
4、辽宁恒益会计师事务所有限责任公司闫杰在辽宁行政学院学报中发表《浅谈ERP在财务管理方面的应用》一文,文章对ERP造会计和财务管理层面的应用发表一些浅谈,包括在成本管理中的应用,和在资金管理中的应用。
5、中国石化中原油气高新股份有限公司张传英在商丘职业技术学院学报2006年第三期发表《实施ERP工程后财务管理工作的努力方向》一文中讲述了财务工作信息化在ERP工程中的地位,还讲述了实施ERP工程后财务会计工作结构和智能的变化,以及实施ERP工程后财务会计工作发展的机遇,包括财务管理和财务控制工作变得更加高效,财务管理与经营管理工作的融合。
最后还谈到了财务管理共作的努力方向是财务工作的中心要从对于部门的价值管理转移到对业务流程和环节的价值管理,向精细化方向发展,财务管理工作的重点在操作层面要做好财务信息数据采集和录入的监督,财会工作的重心在技术层面还要做好业务流程再造和ERP信息系统的二次开发。
6、朱虹在《经济师》2009年第7期发表《实施ERP信息系统后财会管理工作的发展趋势》一文,文章首先讲述的财务工作信息化在ERP系统中的地位,其次简述了实施ERP管理系统对企业财会工作的影响以及ERP管理信息系统下,财会工作的未来发展趋势。
7、天津财经学院彭莉在《对外经贸财会》杂志2004年第9期发表《实时控制-治理ERP中财务风险的有力武器》一文,文章讲述了ERP理念下新型的财务风险,包括ERP理念产生的新型财务风险和ERP实施带来的新型财务风险,最后还讲述了具体的治理手段与方法。
8、江西财经职业学院陈雪芬在《经济》2008年9月发表《浅谈ERP在企业财务管理中的应用》一文,文章谈到了ERP系统在会计中的应用,ERP可全面地提供财务管理信息,ERP强化了财务管理的管理功能,ERP系统大大提高了财务管理的水平。
9、新疆油田公司重油开发公司燕巧娟在《商场现代化》2010年3月发表《运用ERP系统加强企业财务管理与控制》一文,文章讲述ERP系统财务管理的特点,运用ERP系统加强企业财务管理和控制,要实现财务业务一体化记账,加强企业存货的管理和控制,加强企业资金的管理和控制,加强企业对成本费用的分析和控制,加强企业了利润的管理和控制。
10、中共江西省委党校梁玉红在江西农业大学学报2005年9月发表《运用ERP提升我国中小企业财务管理水平》一文中,首先讲述了ERP的重要性,其次讲到了中小企在财务管理方面的存在的问题,最后讲ERP运用到中小企业的作用。
(二)国外研究综述
1、PeterJones,JohnBurger《SAPERP财务与控制模块配置》是关于SAPERP的财务模块和管理模块指南。
书得内容详细,还有图片配套,能让我们掌握ERP中的一些相关模块是怎么集成的,怎样在正确的配置流程下发挥出极大的效用。
本书介绍关于财务模块与管理模块的配置问题,还介绍了整个SAP系统配置的基本原理。
2、GeorgeW.Anderson,TimRhodes《SAP基础教程(第3版)》详具体地讨论了sap的产品和部件,并且从项目管理、业务和技术几个方面来探讨sap部署流程。
是我们能够对复杂的sap有所了解。
3、戴维.L奥尔森《ERP系统的管理问题》书中讲述了目前ERP系统理论与实践发展的最前沿领域以及一些最新应用,包括关于电子商务、数据仓库和数据挖掘、电子供应链件等。
本书对ERP系统的认识不仅仅只是在技术观点,而是从管理和决策的角度出发,探讨ERP系统的应用过程中可能存在的管理问题。
作者说,ERP系统的应用要服务于企业的战略,更要适应企业的实际情况。
4、斯蒂芬•哈伍德《ERP实施流程:
企业如何实施ERP》一书从需求角度来探讨ERP系统,讲述了ERP如何实施。
起先从ERP发展的历史和现状出发,阐述了ERP发展背景;通过图形、表格等方式介绍了ERP如何实施,包括了需求分析、供应商选择、操作方法等等。
5、斯科特•汉密尔顿《构建高效的ERP系统:
制造企业ERP实施指南》本书探讨小型和大型企业的工厂所面临的一些特殊问题,讲述了erp信息和技术知识,从构建制造数据库到设计销售与运作计划。
讲述了制造企业在当下环境的变化及影响erp系统使用的能力,以及一些先进制造方法。
6、维韦克•凯乐《SAP软件实施》本书中,讲述的21世纪的企业指的是那些年收入在5千万到10亿美元的中小企业(SME),而《财富》前1000名的企业大多已经实施了SAP等同类产品。
ERP市场将主要依靠中小企业。
所以,中小企业称为“21世纪的企业”。
(三)研究方法
本文通过对已有专家、学者论文的研究找到现在ERP在财务管理方面的研究情况。
讲述了业务流程重组以及通过查阅最新书籍找到ERP的发展历程以及在财务管理方面的作用情况。
找出一些在财务管理中使用ERP的例子,在实例中发现ERP的应用情况以及一些缺陷。
通过研究找出自己对ERP关于财务管理方面的见解,提出自己的观点。
二、ERP及财务管理基本理论
在传统环境下,财务管理主要是以手工核算为主要方式,各个核算子系统之间彼此分隔,单向反映部门之间信息的传递,而缺少部门之间的沟通和反馈,是一种单向传递,效率较低。
传统的会计业务流程必须要填制凭证,登记账簿,编制报表,这样一层层的不可跳跃。
这种分工比较容易操作,组织起来方便,但是却不能提高一个企业的效率,也容易打破一个连贯的业务流程整体,缺乏部门之间的沟通和反馈。
故存在很多的缺陷:
首先,无法实现实时监控,信息是一个企业十分重要的资源,而信息的实时性决定了它的有用性,帮助企业的管理者更好的控制企业,会计的信息滞后会给企业带来很多的损失,不仅影响信息的质量,而且使信息失去他的价值。
其次,信息使用者的需求无法被满足,现在的财务报告都是标准化的,满足的是大多数需求者的要求,但是财务报表的使用者有很大的差异,不同的使用者有不同的需求,并不能满足人们的这种需求,而目前的会计是把处理后的数据进行呈报,无法满足人们多样化的需求。
最后,业务信息的简化,业务发生时的信息包含了大量的数据,而当前的信息处理方式存在很大的缺陷,一个是处理的速度很慢,二个是会计人员远离业务,可能会丢失很多的信息,而这些信息对企业其他人员来说很重要。
为此,现代企业引进了基于ERP的财务管理新模式。
(一)ERP的概念
ERP是EnterpriseResourcePlanning的缩写,叫做“企业资源计划”,是由GartnerGroup.Inc咨询顾问与研究机构提出的。
ERP是指企业整合其内部的资源的管理系统,使得企业的业务数据统一起来,全部可以在线进行处理。
在技术层面上,ERP是运用信息技术成果来使企业对其内部的各种资源包括人、财、物、信息资源等进行统筹、规划和整合,从而减少环节,增强企业自身的竞争能力。
在管理层次上,ERP又是一个完整的集成管理信息的系统,它将企业的销售、制造、财务、质量监管、售后、人力资源等一系列的步骤都进行整合管理。
从电子商务系统来看。
ERP是电子商务系统的基础,只有靠ERP的支持,供应链管理才能顺利进行,整个电子商务的进行才能得以保证。
因此,ERP是现代管理的一种新型手段,对现代的企业有着极其重大的影响,它的核心思想是有效的对整个供应链进行管理。
(二)ERP的发展历程
ERP的发展经历了三十多年的发展历程,从MRP(物料需求计划)到MRPII(制造资源计划),再到ERP(企业资源计划)这样三个阶段,大致分三个时期:
1、20世纪40-50年代,是ERP的第一次飞跃,当时使用的是订货点法,是为了解决库存问题而在20世纪40年代提出来的,当时还没有计算机技术,只能在管理过程中使用订货点,到了50年代的时候,计算机得到了迅猛发展,人们开始运用计算机来处理大量复杂的数据,计算机也被引入到了管理当中,这时MRP理论兴起,使得从传统的订货点的方式发展到了直接面向顾客,围绕所生产的产品,在正确的时间,正确的地点,按照规定的数量来进行生产加工,通过按照各种物料真正需要的时间来确定订货和生产日期,以免造成存货积压。
2、20世纪60-70年代,这是ERP的第二次飞跃。
在20世纪60年代的时候,美国在国内外竞争压力下,借助其计算机技术的迅猛发展,开发出了一套计算机辅助管理的方法,就是当时的MRPII。
此时计算机已经被普遍的运用到管理当中,计算机技术的发展对当时管理系统的影响很大,当时管理者追求最低库存,减少流动资金占用,是以市场为导向的管理理念在各个企业中得以贯彻。
因此,20世纪70年代以来,越来越多的国家采用计算机技术进行管理,对近代管理理论的发展又是一次飞跃。
3、20世纪80年代以来,这是ERP的第三次飞跃。
此时由MEPII向ERP演进,到了20世纪90年代,美国咨询公司GartnerGroup.Inc提出了ERP这一概念,ERP还保存了MRPII的功能,还增加了一些新的功能。
首先,ERP新增加了销售管理、运输管理、质量管理、设备管理、人力资源管理、仓库管理、决支持等功能。
其次,在应用方面,有两个方面的表现:
第一,在这个网络时代,企业对信息的收集、传递、集成和分散的方式所发生的变化。
第二,ERP是当代信息化进程中的重要内容,在当今经济全球化中,信息化建设能够影响一个企业的核心竞争力,总之,随着网络时代的到来,企业面向全球经营,市场的竞争将愈趋激烈。
企业发展ERP,引进更加先进的管理技术,成为企业迫切的需求。
(三)ERP财务管理特点
ERP系统是一个高度集成的信息系统,它围绕企业价值链对企业各项流程进行实时监控。
将它与传统环境下财务管理相对比会发现,有如下特点:
1、信息的高度密集性。
这是ERP系统的一大特点,将各项业务进行一体化的管理。
传统的财务数据系统中系统是分散的、孤立的,数据都是重复输入的,没有对原始数据进行采集与处理,而ERP系统将以前孤立分散的数据信息通过计算机网络连接到了一起,数据的采集和获得都是高度集成的,对原始数据直接进行处理,将业务活动发生时所在部门的信息一次性采集完成,直接进入ERP系统,使各个部分可以共享数据,是财务人员可以全面的对企业各项业务活动的现金流量进行监督与控制。
2、实时性。
在ERP环境下,企业的各项业务与企业的财务同时作业,企业各项数据都是不断更新,这使得有关人员可以随时了解企业的信息,保证了信息的实时性,传统财务管理中数据信息要依靠大量人工进行传递,这期间就会有一个时间差,难以适应外界多变的形式,而ERP使得信息与业务形成同步,让财务人员能够尽快了解企业资金运作情况,有效控制资金成本。
3、全面性。
在ERP环境下,财务管理更加全面,各相关子系统都可以通过财务子系统紧密的联系在一起,并且还为计划的建立与执行情况提供了监控报告体系,有利于全面管理企业各项业务。
4、动态性。
财务管理是通过各个子系统共同协助完成,而在这些子系统中经营销售与生产大多是直接面向市场与顾客的,而市场又是多变的,在ERP环境下,财务管理应立足于多变的市场,实时动态企业管理。
三、ERP系统的财务管理体系及实施
(一)ERP系统的财务管理体系
ERP系统的财务管理体系包括了管理会计和财务会计两个方面,其中管理会计的主要功能领域包括成本管理和预算管理等。
而财务会计主要是为企业外部使用者提供一些财务的信息定期提供财务报表,为与企业有利益关系的个人和团体服务,发挥职能。
主要领域包括总账、应收账款、应付账款、固定资产、银行存款等等。
一般包括:
1、业务层面
业务层面是企业的第一个层面,这个层面是企业的基础,包括企业的各种业务如采购、销售、加工、生产等等,这个层面包含的是企业的基础工程,各个部门包含了很多的业务活动。
主要重点在业务流程重组方面。
2、财务层面
这个层面主要是指一个企业的财务部门,财务部门通过处理业务层面各个部门的信息进行
①ERP系统下计划及预算管理,财务计划的制定十分重要,ERP专门为使用者提供了计划制定模块,使用者可以根据自己的需求通过计划模块,订立适合自己企业的财务计划。
在ERP系统中要将预算的编制以及审批等一系列的工作都实现无纸化作业,而预算的转批是实时进行的,不需要在各个部门之间手工进行传递,用计算机就可以进行分类、汇总,各个部门实时进行监控,及时反应预算中出现的问题,并且可以及时反馈到有关部门。
②ERP系统下的资金管理,资金管理主要是对企业的现金流入和流出进行实时控制,可以反应企业的银行存款、现金、外汇、支票等等的情况。
在ERP系统中还提供了票据的打印、银行清单的打印、收付款查询、支票查询、外汇查询等等有关的功能。
现金管理模块支持多种收付款方式,进行多币种转换,可以使企业适应全球性的环境。
③ERP系统下成本实时管理,在ERP系统中将企业的成本资料通过信息输入数据库,ERP系统会帮助财务部门分析数据库中的信息,制定出比较合理的成本控制方式并实时监控成本。
3、决策层面
决策层面指的是企业的管理层次,管理者根据财务部门的财务信息对企业的重要事项进行决策,这时就用到ERP中的财务分析工具,财务分析工具是向管理者提供财务变化的工具,对财务状况迅速进行分析,通过图形、数据,向管理者提供重要的信息,使管理者实时掌握财务问题的变化情况,并且可以迅速查询到财务信息。
①ERP系统下的财务分析及决策管理,财务分析是运用各种专门的分析方法,对财务数据进一步加工,从中找到有用的财务信息,从而为决策提供正确的依据。
财务决策是ERP的核心内容,主要关于资金的决策,包括自己的筹资、投资、及资金的管理。
②ERP系统下的数据质量管理,数据的质量就是指通过计算机输入的信息转化成为数据的真实性、准确性、和实时性。
通过对数据质量进行管理,有效的提高企业各个业务的准确性。
③ERP系统下的内部控制管理,ERP系统为企业的内部控制提供了很多新的方法,改变了陈旧的内部控制方式,将数据处理集中化使得内部控制更加规范,扩大了内部控制的控制范围,改变了全体人员的管理理念,让内部控制在ERP系统中充分发挥功能。
(二)ERP在财务管理中的具体实施
1、ERP系统下的业务流程重组
传统财务管理业务流程中有很多的不足,因为我国现在使用的会计系统是建立在劳动分工理论上的一种业务流程,它是一种金字塔式的业务流程,将系统分为了材料采购、销售核算、固定资产核算、成本核算、工资核算、报表编制等一系列的子系统,这种分割使得各个子系统之间分离开来,数据的传输缺乏一致性,彼此独立,缺乏联系。
并且,传统的会计处理必须编制凭证,登记账簿,有时会引起不必要工作量,降低会计报告的及时性。
所以业务流程重组正能解决这些问题。
业务流程重组是以业务流程为对象,客户的需求和满意度为追求的目标,以“事件”驱动为主要特色,对企业现有的业务流程进行根本的优化和设计,提高企业会计信息的实时性和集成性,最大的实现技术上和管理上的集成,以适应顾客、业务、竞争、变化为特征的现代企业经营环境。
(1)业务流程重组要实现的目标
要实施ERP财务管理,必须对企业的业务流程进行重组。
通过业务流程重组的理论,要认真研究财务流程的各个方面,具体分析各个环节的内容,考虑现有流程的缺陷,重新组建一个全新的流程,使企业的财务能够集中进行管理,达到一体化的经营理念。
业务流程重组一定要适应企业的生产发展需求,有效的管理公司,科学进行决策。
根据ERP财务管理实施的要求,企业进行业务流程重组要实现以下一些目标:
①要建立集中的管理系统,实现一体化理念。
通过计算机技术进行信息的反馈,建立有效的信息反馈机制。
②与现代计算机技术紧密结合,实现数据的共享,支持远程处理,减少手工操作,实现无纸化经营。
③能够支持各个业务之间协同的工作方式。
④要求会计业务流程迅速将实物流、现金流转化为信息流,指导控制企业的生产活动。
(2)业务流程再造后企业会计流程如图1
图1
企业通过业务流程再造以后,会计信息处理的流程充分发挥了信息技术的优势,实现了自动收集会计信息这种采集方式,事件驱动的会计信息处理方式以及实时报告的会计输出方式。
实现了数据共享、事件驱动、实时报告、积极反馈以满足使用者的不同需求。
①信息采集
业务流程再造后的信息采集不再是传统的财务模块与其他管理部门孤立起来,采购、生产、销售部门只进行自己的工作,最后把使用的单据传递到财务部门,而财务部门并不能了解其他部门的业务情况,会计数据是会计人员通过手工方式录入财务系统中,只能反映一小部分的信息,并不能了解公司的总体运作情况。
再造以后ERP环境下会计信息是靠各个部门进行收集,每个部门在各自业务发生的时候将原始数据录入计算机中,会计部门可以看到各个部门的数据录入并以此为基础进行数据加工,进行账务处理,编制报表。
这种做法大大的提高了会计信息的准确性与即时性。
2事件驱动
传统的会计业务流程是靠一定的顺序来进行信息处理的,对各个功能也规定了数据的处理方式,并将系统分成了不同的子系统,各个子系统负责不同的职责。
再造后的业务流程是由事件进行驱动,当事件发生时,根据事件的情况录入数据库中,进行数据加工,当信息使用者获取到信息时,系统再将此信息进行加工,将加工结果反馈给信息使用者。
基于事件驱动的会计业务流程打破了传统的会计业务流程结构模式,以信息使用者的需求为基础,使信息有效的利用。
③实时报告
再造后的ERP环境下的业务流程能够在系统接收到使用者的指令后找到相应的事件驱动模型,启动信息处理模块,对信息进行处理加工,生成客户需要的信息,将结果及时的反馈给信息的使用者,这种信息的实时报告方便了信息使用者。
(3)业务流程重组的实施
①以企业的目标为导向来进行重组
BRP改变了企业的职能部门的工作方式,由所有的部门一起来完成企业的各个业务,随着市场的竞争,企业可以通过重组来更好的为企业中的不同人员提供服务,更好的拓展企业的发展空间。
②取得领导者的支持
BRP的使用需要有领导者的支持,因为BRP将以前财务部门的工作分配到了各个部门,改变了企业的模式以及员工的工作方式,有时候会引起一些员工的抵制,如果没有高层领导者的支持,那么这种改革就没有办法前进,很难推行。
3应当选择比较合适的业务流程进行重组
在一个企业当中会有很多的部门,进行业务流程重组不能一次性将所有的部门进行重组,这样力度太大,也会引起员工的不满,使得人员没办法进行。
所以,在实施之前,要对各个部门进行分析、考察,选择好进行重组的部门,应该选择能够实现战略目标的流程为重组对象,使企业尽早看到改革的成绩,以便BRP的推广。
例如在中小企业,以销售部门为例进行销售流程重组,以前大多是由销售部门接受客户的订单,然后将订单分类交由仓库,编制出库单交由财务部门,财务部门审核完成后再交回仓库,由仓库进行出库安排,如仓库库存不足则通知生产部门进行生产。
现有得到这种销售流程中有很多不足,首先信息不能共享,重复的审核,信息的传输速度很慢,难以实现信息的反馈。
所以要进行业务流程重组,首先对于管理层次中的重复部分要剔除,中间的层次越多,耽误的时间就越多,运用计算机可以完全取代这些中间业务,实现每个职能联系在一起形成网状结构。
其次,不同部门进行业务重组,运用ERP的相关软件,将各个部门的工作输入计算机,并且信息实现共享,使得财务部门更能了解每个部门的工作,真正实现以财务部门为数据中心,数据共享,实时监控,通过计算机实时监控到销售部门的情况,生产部门能够直接看到库存情况和销售情况,提前准备生产,这样才能真正的将企业的产、销、供、人、财、物等资源有机结合起来。
随着网络技术的发展,我国的企业已经具备了实现BRP的条件,在BRP从思想到现实的转变中,信息系统作为一个重要的手段实现企业资源一体化管理,在企业的信息化的过程中,要将整个业务流程进行最优化的整合,对企业的资源进行有效的利用与管理,BRP与ERP进行很好的结合。
2、ERP系统下的计划及预算管理
在ERP系统中,财务计划的制定十分重要,ERP专门为使用者提供了计划制定模块,使用者可以根据自己的需求通过计划模块,订立适合自己企业的财务计划。
我国企业现在已经实施全面预算管理,预算管理也成为企业之中的重中之重,比起传统的手工预算管理,在实施之中也取得了一些成效。
全面预算包括了财务指标和非财务指标的预算,涉及了企业的各个相关的部门,所以预算的编制十分复杂,采用传统的手工编制会出现很多的问题,对企业的经营会有很大的影响。
ERP系统的实施是全面预算的一条道路,ERP可以提高预算编制的速度和准确性,可以使预算管理事半功倍,十分重要。
ERP系统对预算管理的作用有:
首先,能够快速进行资金的预算,通过计算机的技术功能以及数据采集功能,使得资金的预算通过计算机很快的计算出来,对企业的资金预算起到了很大的帮助。
其次,能够快速的计算采购预算,企业的采购是企业的一项很重要的业务,而ERP通过计算机的帮助进行采购管理,对企业的采购进行预算,对企业的采购部门有很大的帮助。
最后,能快速的计算制造预算、生产成本预算和产品成本预算。
在ERP系统中,财务人员可以通过计算机收集到财务信息,实时监控动态数据,并与全面预算管理体系中的数据进行比较,实时监控数据的变化。
ERP作为现代企业管理的重要手段之一,它能搜集企业的动态信息,将其管理的范围扩大至整个企业,从而对企业进行动态管理。
ERP系统能够整合数据与业务流程,满足全面预算的要求,使得两者完美结合起来。
3、ERP系统
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