如何正确使用发票.docx
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如何正确使用发票
如何正确使用发票
应该说,税务机关以票控税的税收征管思路,一直以来没有变化,对发票的管理越来越趋于严格,对发票违规违法行为的监管和处理日趋严厉。
因此,每一个纳税人,包括每一个消费者,在日常经营和消费中,很有必要了解国家对发票使用方面所作的一系列规定。
今天这一讲,我们就围绕如何正确使用发票的问题,给大家做一个详细的、基本的介绍。
第一部分现有关于发票管理的主要法律法规和办法
A:
由于发票种类多样,有普通发票,还有专用发票,有手工发票,还有机打发票,有税控发票,还有非税控发票,有纸质发票,还有电子发票,等等。
因此,现行有效的关于发票管理和使用的法律、法规和办法非常多。
既有全国性的,也有地方性的。
我们很难在一一介绍,这里主要介绍前者,不涉及后者。
B:
那么,现行关于发票管理和使用的全国性法律法规主要有哪些?
作为企业财务人员,哪些法律法规他必须做到应知应会呢?
A:
现行关于发票管理的比较重要的全国性规章办法主要有以下6个。
《中华人民共和国发票管理办法》。
这一办法是1993年12月12日由国务院批准,1993年12月23日由财政部以第6号令的形式发布,2010年12月20日国务院以国务院令的形式发布《关于修改〈中华人民共和国发票管理办法〉的决定》,即中华人民共和国国务院令第587号,修订后的新办法从2011年2月1日开始实施。
B:
是不是可以这样说,《中华人民共和国发票管理办法》是发票管理与使用方面必须遵循的“基本大法”?
A:
完全可以这样理解。
这个《发票管理办法》明确了发票的基本概念,对发票的印制、领购、开具、保管到缴销全过程做了规定,还明确了违反发票管理将会受到的处罚。
为了落实《发票管理办法》,2011年2月14日国家税务总局发布25号令,公布了《中华人民共和国发票管理办法实施细则》,一共38条,也是从2011年2月1日开始实施的。
B:
除了这个“基本大法”,还有哪些全国性的发票管理文件?
A:
由于发票又分普通发票和增值税专用发票,所以针对增值税专用发票的管理,国家税务总局也有专门的文件规定。
现行有效的文件是2006年10月17日国家税务总局发布的《国家税务总局关于修订《增值税专用发票使用规定》的通知》(国税发[2006]156号),从2007年1月1日开始实施。
B:
其他还有什么比较重要的文件吗?
A:
其他的文件,相对来说比较重要的还有3个。
一个是关于统一普通发票式样的文件,即《国家税务总局关于印发〈全国普通发票简并票种统一式样工作实施方案〉的通知》(国税发〔2009〕142号)。
从2011年1月1日开始,全国统一使用通用机打发票、通用手工发票和通用定额发票这三类通用发票。
一个是2004年9月2日国家税务总局发布的《关于加强和规范税务机关代开普通发票工作的通知》(国税函[2004]1024号),从2004年10月1日开始执行。
一个是2004年12月22日国家税务总局发布的《国家税务总局关于印发《税务机关代开增值税专用发票管理办法(试行)》的通知》(国税发[2004]153号),从2005年1月1日实施。
B:
可以这样说,上面讲到的6个文件,涉及现行发票管理和使用的方方面面,比如发票的印制、领购、开具、保管、缴销等等,内容非常丰富,也非常重要,企业财务人员必须详细了解和掌握。
第二部分发票的领购
A:
由于发票的印制主要由税务机关通过招投标的形式确定专门的企业来完成的,与一般企业关系不大,因此我们就从发票的领购开始讲。
无论是干个体,还是办企业,一旦开始经营就会涉及用发票的问题。
因此,领购发票是发票投入使用的第一步,合法地领取发票是发票管理的一个重点。
B:
那么,如何做才算是合法地领购发票呢?
A:
根据《发票管理办法》及其实施细则,纳税人领购发票应当注意三个要点:
第一,只有符合法定条件的单位和个人才能领购发票;第二,只有依照法定程序才能够领购发票;第三,只有通过税务机关才能领购发票。
B:
具体来说,《发票管理办法》及其实施细则对纳税人领购发票有哪些规定?
A:
《发票管理办法》及其实施细则对正常情况下纳税人领购发票和临时需要领购发票作出了详细规定。
其中,《发票管理办法》对“发票的领购”单列一章,一共包括4条8款;实施细则同样对“发票的领购”单列一章,一共12条16款。
B:
好。
我们先看《发票管理办法》及其实施细则对正常情况下纳税人领购发票的相关规定是怎样的。
A:
《发票管理办法》规定,正常情况下纳税人第一次领购发票时,需要准备税务登记证件、经办人身份证明、发票专用章的印模,向主管税务机关办理发票领购手续。
主管税务机关根据领购单位和个人的经营范围和规模,确认领购发票的种类、数量以及领购方式,在5个工作日内发给发票领购簿。
办理了发票领购簿,以后再领购发票时,纳税人需要带上领购发票薄、身份证明、发票专用章、税务登记证和已开具的发票存根。
B:
也就是说,纳税人首次领购发票时需要提供3项资料,办理发票领购簿。
税务登记证件好理解,经办人身份证明包括哪些证件?
发票专用章印模是什么?
A:
《发票管理办法实施细则》对你的疑问作了明确。
可以作为经办人身份证明的证件包括居民身份证、护照或者其他能证明经办人身份的证件。
发票专用章是指用票单位和个人在其开具发票时加盖的有其名称、税务登记号、发票专用章字样的印章。
发票专用章式样由国家税务总局确定。
纳税人领购发票时要将发票专用章印模交税务机关查验。
B:
纳税人领购发票为什么要申领发票领购薄?
它有什么作用?
A:
发票领购薄记载了纳税人涉税信息和申领的发票信息,是经税务机关审核后有效的信息,既便于税务机关对纳税人的发票领用情况进行监管,也便于纳税人随时向税务机关领购发票,减少税务机关的审核程序。
发票领购薄记载的信息包括用票单位和个人的名称、所属行业、购票方式、核准购票种类、开票限额、发票名称、领购日期、准购数量、起止号码、违章记录、领购人签字(盖章)、核发税务机关(章)等内容。
B:
纳税人每次领购的发票,在种类、数量上是否有什么限制?
A:
纳税人在申领发票领购簿时,税务机关会根据领购单位和个人的经营范围和规模,确认其领购发票的种类、数量以及领购方式,并在发票领购簿上予以注明。
确认的发票种类指领购的是普通发票还是专用发票,领购数量指领购发票的份数或能开具的最大金额限定,领购方式指批量供应、交旧购新或者验旧购新等方式。
设定发票领购方式是为了对纳税人已领购发票的适用情况进行监管。
需要注意的是,单位和个人领购发票时,应当按照税务机关的规定报告发票使用情况,使用情况包括发票的领用存情况及相关开票数据,税务机关将按照规定对这些情况进行查验。
B:
上面所介绍的,是正常情况下纳税人在当地主管税务机关领购发票的规定。
但现实情况是,有些纳税人有些经营临时需要税务机关代开发票,或者有些纳税人临时要到外地进行跨省、跨市经营,比如一些建筑企业、收购企业就经常存在这种跨省、跨市经营的现象。
这些纳税人该如何领购发票呢?
A:
对你所说的第一种情况,即临时需要使用发票的单位和个人,可以凭购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动的书面证明、经办人身份证明,直接向经营地税务机关申请代开发票。
这里的书面证明是指有关业务合同、协议或者税务机关认可的其他资料。
需要注意的是,依照税收法律、行政法规规定应当缴纳税款的,税务机关应当先征收税款,再开具发票。
对你所说的第二种情况,即临时到本省、自治区、直辖市以外从事经营活动的纳税人,应当凭所在地税务机关的证明,向经营地税务机关领购经营地的发票。
B:
临时跨省市经营的纳税人应该向所在地税务机关申请什么样的证明?
向经营地税务机关领购发票需要办理哪些手续?
A:
临时跨省市经营的纳税人应当在外出生产经营以前,持税务登记证向主管税务机关申请开具《外出经营活动税收管理证明》,即通常所说的“外管证”。
然后持“外管证”到经营地税务机关办理相关涉税事宜,包括发票领购。
需要注意的是,纳税人向经营地税务机关领购发票除了需要提交“外管证”以外,还应提交经办人员身份证明文件、保证人或保证金,并按期缴销发票。
B:
保证人和保证金是怎么一回事?
有什么具体的规定?
A:
根据《发票管理办法》第十八条的规定,税务机关对外省、自治区、直辖市来本辖区从事临时经营活动的单位和个人领购发票的,可以要求其提供保证人或者根据所领购发票的票面限额以及数量交纳不超过1万元的保证金。
按规定缴销发票后,税务机关全额退回保证金。
保证人可以是在中国境内具有担保能力的公民,也可以是法人或者其他经济组织。
如果保证人同意为领购发票的单位和个人提供担保的,必须填写包括担保对象、范围、期限和责任以及其他有关事项的担保书。
领购发票的单位和个人如果没有按期缴销发票,将由保证人缴纳罚款或者以保证金缴纳罚款。
需要注意的是,担保法第8条规定,除特别规定外,国家机关不可以作为保证人。
B:
临时在省内跨市、县经营的纳税人领购发票要交保证金吗?
A:
临时在省内跨市、县经营的纳税人领购发票的办法,由各省、自治区、直辖市税务机关规定。
发票保证金必须严格按照《发票管理办法》规定收取,只针对跨省、自治区、直辖市临时经营的纳税人,不得超范围、超标准收取,不对跨县市临时经营的纳税人。
B:
怎么界定纳税人到外地经营是临时经营呢?
纳税人能长期“临时”下去吗?
A:
你提的这个问题很重要。
这个问题在《发票管理办法》及其实施细则中的确没有提及,但在《发票管理办法》的上位法《税收征管法》配套的实施细则中有明确规定。
该实施细则第二十一条规定,从事生产、经营的纳税人外出经营,在同一地累计超过180天的,应当在营业地办理税务登记手续。
纳税人在营业地办理税务登记手续后,就可以按照《发票管理办法》的规定,按正常情况下的要求领购发票了。
最后,提醒纳税人注意的是,在发票领购到手后,在整本发票使用前,要认真检查有无缺面、缺号、发票联有无发票监制章或印制不清楚等现象,如发现问题应报送税务机关处理。
B:
一般来说,纳税人都是从税务机关领购回发票后自行开具,但是,也有一些特殊的纳税人,特殊的情形,是由税务机关代为开具发票的。
那么,哪些纳税人可以申请向税务机关代开发票呢?
A:
首先,我们应该了解什么叫代开发票。
所谓代开发票,是指由税务机关根据收款方或提供劳务服务方的申请,依照法规、规章以及其他规范性文件的规定,代为向付款方或者接受劳务服务方开具发票的行为。
可以向税务机关申请代开发票的纳税人有以下4类:
已办理税务登记的单位和个人,正在申请办理税务登记的单位和个人,应办理税务登记而未办理的单位和个人,还有依法不需要办理税务登记的单位和个人。
B:
后面三类纳税人申请代开发票比较好理解,第一类纳税人不是可以正常领购发票吗?
为什么还要申请代开发票?
A:
是这样的,已办理税务登记的单位和个人,虽已领购发票,但仍有三种情况需要向税务机关申请代开发票。
一是临时取得超出领购发票使用范围或者超过领购发票开具限额以外的业务收入;
二是被税务机关依法收缴发票或者停止发售发票的纳税人,取得经营收入需要开具发票;
三是外省(自治区、直辖市)纳税人来本辖区临时从事经营活动的,原则上应当按照规定持外管证向经营地税务机关办理报验登记,领取额发票自行开具,若却因业务量小、开票额度低的,也可以申请经营地税务机关代开发票。
B:
我明白了。
那应办理税务登记而未办理的单位和个人,应该是违反税收征管法了吧?
他们也可以申请代开发票吗?
A:
违反征管法和开发票是两码事,他们也可以申请代开发票。
根据规定,对应办理税务登记而未办理的单位和个人,主管税务机关应当先依法予以处理,并在纳税人补办税务登记后,对其自领取营业执照之日起至取得税务登记证件期间发生的业务收入需要开具发票的,代为其开具发票。
B:
依法不需要办理税务登记的单位和个人有哪些?
A:
不需要办理税务登记的单位和个人主要指国家机关、个人(自然人)和无固定生产、经营场所的流动性农村小商贩。
其临时取得收入,需要申请税务机关代开发票。
B:
向税务机关申请代开发票需要出示哪些证明材料?
A:
主要需要两方面的证明文件,一是申请代开发票人的合法的身份证件,二是付款方(或接受劳务服务方)对所购物品品名(或劳务服务项目)、单价、金额等出具的书面确认证明。
第三部分发票的开具
A:
领购发票的目的就是要使用发票。
一些人认为,开发票是个很简单的事情,实际并非这样。
与领购发票一样,开发票也必须按规定来办。
《发票管理办法》在发票的开具和保管一章,一共规定了11条17款;《发票管理办法实施细则》有8条9款。
总体来说,开具发票要掌握的原则就是“据实填开”和“规范填开”。
B:
纳税人该如何理解“据实填开”这个原则呢?
A:
所谓“据实填开”,有两个方面的意思,一是真实性,二是完整性。
所谓真实性,就是有经营活动发生收付款行为就应该开具发票,未发生经营业务的一律不准开具发票。
按照《发票管理办法》的规定,销售商品、提供服务以及从事其他经营活动的单位和个人,对外发生经营业务收取款项,收款方应当向付款方开具发票;特殊情况下,由付款方向收款方开具发票。
B:
这里的“特殊情况”指什么?
该如何理解?
A:
《发票管理办法实施细则》对“特殊情况”是这样解释的:
由付款方向收款方开具发票,一般指收购单位向被收购者支付款项,扣缴义务人支付款项,国家税务总局认为其他需要由付款方向收款方开具发票的事项。
例如,收购单位向农业生产者收购农产品时,就是由收购单位向农业生产者开具发票。
B:
如何保证发票开具的“真实性”呢?
《发票管理办法》有这方面的规定吗?
A:
有。
为了保证发票开具的“真实性”,《发票管理办法》一方面要求开票方凡是该开具发票的就必须开具发票,不能逃避;另一方面还规定了受票方对开票方的监督条款。
《发票管理办法》第二十条专门规定,所有单位和从事生产、经营活动的个人在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项,应当向收款方取得发票。
这一规定就是要求受票方应该主动地索取该得的发票。
B:
类似的规定还有吗?
A:
有,类似的这种监督条款在《发票管理办法》中不只这一条。
接下去的第二十一规定:
不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。
这一规定十分重要,它是一道重要的关卡。
发票从印制开始,到领购、开具等环节,最终将成为取得发票一方的财务报销凭证(消费个人持有的除外)。
如果没有这一关卡,不真实填开发票的行为就可能大量存在,非法凭证就可能满天飞,这势必造成发票管理秩序的混乱和国家税款的大量流失,也为贪污、贩私提供可乘之机。
这条规定尽管没有明确具体人员的职责,但不言而喻,单位的财务人员、业务员、消费者个人,都有权利和义务拒不接受不符合规定的虚假填开的发票。
B:
那么,“据实填开”发票的第二个意思“完整性”又该如何理解呢?
A:
就是发票上面要求填写的栏目应该全部填写,不能有遗漏。
发票版面上的所有栏目,都是为一定的税收和财务核算目的而设置的,如果随意省略不填,一方面不能满足一定的税收征管要求,比如从量计征资源税、消费税;一方面也容易产生漏洞,为不法分子违法犯罪提供机会。
比如,一些个人承包企业利用加油站开具发票不填开顾客名称的漏洞,将大量私人用汽油发票拿到企业报销。
B:
上面说了,发票填开除了“据实填开”原则,还有“规范填开”原则。
那么,“规范填开”是什么意思呢?
A:
所谓“规范填开”,就是要按照《发票管理办法》规定的填开规则和标准来填开发票。
具体来说应该掌握以下一些主要规则和标准。
1.购货单位的填写规则。
购货单位的填写要全称,不要简称,更不能不写购货单位。
比如,“XX市保险公司”,不能写成“市保险公司”,也不能写成“保险公司”。
因为随着时间的推移,一旦发现该发票有问题,就会让人不知道是哪个市的保险公司,或哪个市、县等地的保险公司。
2.日期的填写规则。
发票的日期是记载购销业务实际发生的时间,必须准确。
不能昨日销货今天开票,或者今日开票明日销货。
必须在销售行为发生的当天开具,不能提前错后。
3.货物名称和服务项目的填写规则。
填写这一栏目时,是什么商品就是什么商品,是什么服务就是什么服务,不能按大类笼统地填写。
比如,购货单位购买的是一些胶水、纸张、笔墨,不能图省事写成文化用品。
如果所购商品确实多而杂,一张发票上按栏次逐项目填写确实填写不下时,可将购买的几项主要商品(指付出金额较大)的具体名称写上,其它零星物品写成文化用品开具一张发票。
4.规格、单位、数量、价格的填写规则。
发票上的规格单位、数量和价格是与商品或服务项目项配套的,其填写的规格(型号)就是所销货物的具体规格(型号);单位就是所销货物或服务项目的计量单位,是箱就是箱,是件就是件;数量就是所销货物或服务项目计量单位的数量,单位和数量必须相符;单价是指每一个商品单位的价格或服务项目的收费标准。
这四项内容是反映所售商品或服务项目具体面貌的,必须齐全地填写清楚,不得遗漏。
这样才能方便票货核对入库,款项付出清楚,有利于加强财务审查和税务机关进行税收监督。
5.大小写金额的填写规则。
大小写金额填写要符合规范,正确填写,不能乱造简化字。
必须同时填写大小写金额,不能只写大写,不写小写;也不能只写小写,不写大写。
大写金额数字一律用正楷书写。
大写金额数字到元或角为止的,其后写“正”或“整”,到分为止的,其后写“整”。
大写金额数字前应加上“人民币”字样,“人民币”三个字与金额数字之间不能留下空白。
阿拉伯数字应字迹清晰,不能连写,阿拉伯金额数字前面应加上人民币符号“¥”,这一符号与阿拉伯金额数字之间不能留有空白。
凡阿拉伯金额数字前有“¥”符号的,数字后不再写“元”字。
所有以“元”为单位的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角、分,无角、分的,角位和分位可写“00”,或符号“-”,有角无分的,分位写“0”,不能用“-”代替。
6.“开票人”的填写规则。
开票人必须填写其姓名或盖私章,不能只填姓或名,或只填写开票人的工号。
这是分清责任的重要一环。
7.开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目,全部联次一次性如实开具,开具发票后必须加盖财务印章或发票专用章。
8.整本发票必须按照号码顺序依次填开,不能拆本使用发票。
B:
看来,规范地填开发票并不是一件简单的事情。
作为财务人员,必须养成良好的财务习惯,一丝不苟。
A:
的确是这样。
据实填开、规范填开就是为了保证发票信息的真实有效,杜绝虚假。
实际上,与“据实填开”相对的就是“虚开”,虚开发票一直是发票违法犯罪行为中最普遍的一种行为。
B:
现行的《发票管理办法》在吸取了多年来打击虚开发票违法犯罪行为经验的基础上,对虚开发票作了非常详细的规定,以防范不法企业和个人利用虚开发票谋取不当利益。
A:
的确如您所说,虚开发票的违法犯罪行为一直比较猖獗。
《发票管理办法》专门对虚开发票的行为作了界定和明确,并规定了税务行政处罚方式及处罚幅度。
《发票管理办法》列出了四种虚开发票行为:
一是为他人开具与实际经营业务情况不符的发票;二是为自己开具与实际经营业务情况不符的发票;三是让他人为自己开具与实际经营业务情况不符的发票;四是介绍他人开具与实际经营业务情况不符的发票。
B:
发票开具后,购货方有时可能出现退货现象,已经开具的发票又该怎么处理内呢?
A:
《发票管理办法》及其实施细则有专门的规定:
发票开具后,如发生销货退回需开红字发票的,必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明;开具发票后,如发生销售折让的,必须在收回原发票并注明“作废”字样后重新开具销售发票或取得对方有效证明后开具红字发票。
第四部分发票的保管
B:
发票领购回来后,不管填开了还是没有填开,都需要按规定妥善保管,不能随意放置,更不能一开了之。
A:
是这样的,正确保管发票是开具发票的重要保证。
《发票管理办法》对此有很详细的规定,企业财务部门必须重视,财务人员必须了解和熟悉,并按要求执行。
《发票管理办法》第二十七条规定:
开具发票的单位和个人应当建立发票使用登记制度,设置发票登记簿,并定期向主管税务机关报告发票使用情况。
B:
我们知道,发票在纳税人手中分空白发票、已填开过的发票、发票存根和作废发票几种形态,对每种形态发票的保管,《发票管理办法都有详细的规定。
A:
是这样的。
首先是对空白发票的保管。
保管好空白发票是整个发票管理的重要一环,如果保管不善,发生遗失,被盗,不但会扰乱正常的发票管理秩序,还会冲击经济管理秩序,给国家和企业带来损失。
按照规定,企业应对领回的空白发票设立专人专柜集中保管,并设立发票登记簿制度,做好领用存情况登记,以确保发票安全。
特别要提醒纳税人的是,领购的空白发票不能转借、转让他人使用。
比如,在餐饮服务行业,一些纳税人因发票用完,不及时领购,客人所要发票时,往往找相邻门店的发票搪塞客人。
餐饮服务行业的这种转借、转让发票的行为是违反《发票管理办法》的。
发票管理办法还规定,任何单位和个人不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票,国家禁止任何人携带、邮寄或者运输空白发票出入境。
B:
除了空白发票,还有发票存根,对发票存根又该如何保管呢?
A:
《发票管理办法》第二十九条规定,已经开具的发票存根联和发票登记簿,应当保存5年。
保存期间,应分期、分别种类分专柜保存。
保存期满,报经税务机关查验后销毁。
B:
作废发票也是纳税人在经营中会经常碰到的,对作废发票纳税人该如何处理呢?
A:
作废发票多种多样,对不同的作废发票,应当分别采取不同的管理办法。
对开具过程中出现的作废发票,应当在发票上加盖“作废”戳记,重新开具发票,不得在发票上涂改。
开错的作废发票必须全部联次妥善保管,粘贴在原发票的存根联上,以备查核,不得私自销毁。
对因政策调整变化而造成作废的发票,税务机关一般会设置一个过渡期,纳税人可以在过渡期继续使用,但应在过渡期结束前向税务机关报告自己的剩余发票数量,由税务机关负责清理收缴。
B:
现在,大部分纳税人已经使用税控装置或非税控装置开具发票,也就是机打发票。
这类纳税人在发票保管上要注意什么呢?
A:
使用税控装置开具发票的纳税人,应当按期向税务机关报送开具发票的数据;使用非税控装置开具发票的纳税人,应当将非税控电子器具使用的软件程序的说明资料报主管税务机关备案,并保存、报送开具发票的数据。
B:
具体来说,使用机打发票的纳税人应该向税务机关报送哪些数据呢?
A:
这个国家税务总局有专门的文件进行了规定。
2005年国家税务总局印发的《关于税控发票印制使用管理有关问题的通知》(国税发〔2005〕65号)规定得很明确。
这个文件规定,税控发票报送数据包括发票汇总数据和发票明细数据。
发票汇总数据包括单卷发票使用汇总数据、指定时间段内发票使用汇总数据和日交易数据。
这些数据具体包括发票代码、起止号码,起止发票份数,开票金额,退票份数,退票金额等。
发票明细数据包括每张税控发票打印的全部内容。
B:
在日常生产经营中,纳税人难免会接触到不符合规定的发票,比如假发票、非法取得的真发票等,纳税人该如何对待?
A:
的确是这样,这种情况经常存在。
为了不给不符合规定的发票以生存空间,《发票管理办法》第二十四条特别规定,单位和个人不得接受、开具、存放、携带、邮寄和运输私自印制、伪造、编造、非法取得或者废止的发票。
B:
纳税人在保管发票期间,可能会出现遗失的情况,一旦遗失发票,纳税人该如何处理?
A:
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