制度编写制度规范管理规定.docx
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制度编写制度规范管理规定
制度规范管理规定
1目的
为了促进公司制度化建设,推进制度化管理,不断提高企业管理水平,规范管理制度的制定、审核与发布,特制定本管理规定。
2适用范围
本办法适用于公司组织制定及各部门制定的制度管理。
3职责
3.1各部门或各专业小组为制度制定职能部门;
3.2制度建设领导小组为拟定制度建设计划、制度审核的归口管理部门;
制度建设领导小组成员由总经理担任组长,总经理助理担任副组长,副总、经理办公室主任担任组员。
3.3经理办公室为制度发布和执行监督的归口管理部门。
4管理内容和方法
4.1制度建设计划编制
4.1.1每年12月10日前,各部门应编制出本单位下年度的制度建设计划;每年6月10日前,提出本年度下半年制度建设调整计划,报送制度建设领导小组。
制度建设领导小组平衡汇总后编制公司制度建设年度计划及制度建设调整计划,并呈报总经理审批。
4.1.2各部门需要编写未列入计划的制度时应随同每月工作计划报送经理办公室汇总后呈送总经理审批。
4.1.3公司制度建设年度计划经总经理批准后,各部门应严格按照计划执行。
经理办公室有权督促、检查及考核制度编制完成情况。
4.2制度制订颁发流程(见图一)
4.3制度编写的要求
4.3.1基本要求
编写制度宜保持制度的继承性和关联性,即注意吸收之前相关制度的优点。
同时注重结合公司发展新情况,具有前瞻性,有所创新。
由起草部门负责对制度文本内容的制订和制度的解释工作。
必要时由该部门起草与该制度相关的补充说明。
制度起草完成后,原则上审核前应进行讨论会签,特殊制度例外。
会签范围、时限由经理办公室会同起草部门商定后组织或发文相关部门讨论或会签。
讨论或会签的意见汇总后反馈给起草部门,起草部门视情况进行修改完善,同时对各部门所提出讨论或会签的意见予以回复。
起草部门起草制度
经理办公室组织相关部门讨论/会签
是讨论/会签
经理办公室监督制度执行,收集意见及建议并反馈
否
经理办公室审核
起草部门修改
否审核通过
是
制度建设领导小组审议
审议通过
总经理签发
是
签发通过
否
经理办公室发文
是
制度建设领导小组会起草部门宣贯实施
图一、制度制订颁发流程图
4.3.2管理制度的结构
管理制度一般由名称、目的、范围、规范性引用文件、关键词语解释、职责、管理内容和方法、报告和记录、其它、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录(或附件)等部分组成。
4.3.2.1章
章是管理制度内容划分的基本单元。
在每项管理制度中,应使用阿拉伯数字从1开始对章编号。
编号应从“目的”一章开始,一直连续到附录之
每一章均应有标题。
标题应置于编号之后,并与其后的条文分行。
4.3.2.2条
条是章的细分。
应使用阿拉伯数字对条编号。
第一层次的条(例如5.1、5.2等)可分为第二层次的条(例如5.1.1、5.1.2等),一般情况下宜分到第三层次(例如5.1.1.1、5.1.1.2等)。
同一层次中有两个以上(含两个)的条时才可设条。
例如,第10章的条文中,如果没有10.2条,就不应设10.1条。
在某一章或条中,同一层次的条,有无标题应统一。
例如:
10.1有标题,则10.2也应有标题。
第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。
标题应置于编号之后,并与其后的条文分行。
第二层次的条可同样处理。
4.3.2.3段
段是章或条的细分。
段不编号。
编写段时不宜出现“悬置段”,以避免在引用这些段时产生混淆。
“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。
4.3.2.4列项
列项可用下述形式引出:
一个句子;一个句子的前半部分,该句子由分行列举的各项来完成。
列项中每一项前应加破折号。
如果需要识别时,则在每一项前加上后带半圆括号的小写英文字母序号。
在字母形式的列项中,如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项,则应使用后带半圆括号的阿拉伯数字序号。
4.3.3管理制度的起草
4.3.3.1名称
名称为必备要素,它应置于管理制度正文首页。
名称的结构为“单位名称+管理制度主题”。
例如:
展望天明药业有限公司安全管理制度。
制度名称除采用“管理制度”以外,也可采用管理活动的主题与“程序”、“规则”、“办法”、“规定”等的组合,例如:
考核评分程序、物料管理办法、财务管理制度等。
4.3.3.2目的
目的为必备要素,它应置于每项管理制度正文的起始位置。
编写目的之陈述应使用“为了……,制定本制度(或本条例、本规定、本办法、……)”。
4.3.3.3范围
范围为必备要素,它应置于“目的”之后。
范围包括管理制度内容范围及其实施范围。
如果管理制度名称中已包含其内容范围,可只陈述其实施范围。
4.3.3.4规范性引用文件
规范性引用文件为可选要素,应置于“范围”之后。
所有规范性引用文件应由下列引导语引出:
“下列文件中的条款通过本制度的引用而成为本制度的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准;凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本部分。
”
但在制度编制过程中仅作为参考的引用文件、资料性引用文件、非公开的文件不应作为规范性引用文件,宜作为参考性文献在附录中列出。
4.3.3.5关键词语解释
关键词语解释为可选要素。
当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用,或有可能影响管理制度的理解时,宜对这些词语加以解释说明。
4.3.3.6职责
职责为可选要素。
当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时,应明确加以说明。
必要时,即使管理制度中的事项只需一个部门完成,也可明确其职责。
4.3.3.7管理内容和方法
管理内容和方法是管理制度的主体内容,可用一章或若干章予以表述。
4.3.3.8报告和记录
报告和记录为可选要素,应规定该项管理活动所形成的报告、记录的格式、签发、传递路线和保存期限。
4.3.3.9其它
其它为必备要素,它应作为每项管理制度正文的最后一章。
在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门、实施时间。
当与现行管理制度相冲突时,应表明处理原则。
处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项:
——××制度自本制度实施之日起即行废止。
——现行制度与本制度有抵触的,以本制度之规定为准。
——现行制度中与本制度之规定不相符的,应参照本制度予以修改。
4.3.3.10终结线
在管理制度最后一个条款之后应有终结线。
4.3.3.11批准实施日期标注栏
批准实施日期标注栏为必备要素,表述内容包括管理制度批准单位名称及日期、实施日期。
例如:
“展望天明药业有限公司2007-05-25批准2007-05-26实施”。
批准实施日期标注栏置于管理制度首页页脚处。
4.3.3.12编写标注栏
编写标注栏为必备要素,表述内容包括管理制度版次、有效期限、起草部门、起草人、起草部门负责人、审核部门负责人及批准人,置于其它之后的版面下方。
4.3.3.13附录(或附件)
附录(或附件)为可选补充要素,主要是帮助理解管理制度的内容,以便正确贯彻执行。
管理制度的每次修订均宜在附件中说明各版次历次修改沿革说明。
附录的主要内容由下面列项中的一项或几项组成:
——范例;
——管理制度中所引用的参考性文献资料或目录;
——管理制度中所引用的政策法规名称;
——管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍。
附件的主要内容由下面列项中的一项或几项组成:
——表格式样或图例;
——管理制度历史上各版本的修改沿革说明。
附录(或附件)中的图表编号与正文中的图表编号应分别采用不同的编号方法。
4.3.4编排格式
4.3.4.1幅面与页边距
幅面采用A4幅面(210mm×297mm)。
页边距的设置:
上边距、下边距各为2.54cm,左边距、右边距各为3.17cm。
4.3.4.2名称
管理制度名称用三号黑体加粗水平居中排,置于首页版面上部。
4.3.4.3管理制度编号
首页管理制度的编号置于名称后,与名称之间空一行,用小四号黑体加粗居版面右侧排。
管理制度编号与管理制度正文之间用一水平粗实线分隔,线长同版面宽度。
管理制度编号与水平粗实线的距离宜为2mm,管理制度正文与水平粗实线的距离宜为一行。
从次页开始到最后一页,管理制度编号均置于页眉右侧,用小四号黑体加粗字体排。
从次页开始,管理制度编号与正文之间无分隔线。
4.3.4.4章、条、段
章、条的编号顶格排,编号与标题或文字之间空一个字的间隙。
章的标题占两行。
段的文字空两个字起排,回行时顶格排。
章、条的编号及章的标题用小四号宋体加粗排。
条的标题及章、条、段的内容用小四号宋体排。
4.3.4.5列项
各项前面的破折号或字母编号(后带半圆括号的小写拉丁字母)均空两个字起排,其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边五个字的位置。
字母编号下一层次的数字编号(后带半圆括号的阿拉伯数字)、破折号或圆点均空四个字起排,其后的文字以及文字回行均应置于距版心左边七个字的位置。
列项的内容用小四号宋体排。
第一层次列项中的段空四个字起排,回行时应置于距版心左边五个字的位置。
4.3.4.6图、表
管理制度中每个图、表均应有图题或表题并从1开始予以编号。
即使只有一个图、表时也应编号。
表的编号和表题应置于表上方的居中位置,用小四号宋体加粗排。
表内文字内容用五号宋体排。
图的编号和图题应置于图下方的居中位置,用小四号宋体加粗排。
图内文字可用五号或小五号宋体排。
4.3.4.7终结线
终结线置于管理制度正文的最后一条之下空一行,为一居中粗实线,长度宜为版面宽度的四分之一。
终结线不能另起一面编排。
4.3.4.8批准实施日期标注栏
批准实施日期标注栏应置于管理制度首页页脚两侧,与正文用同版面宽的粗实线分隔。
批准单位名称及日期置于左侧,实施日期置于右侧,用五号黑体加粗排。
4.3.4.9编写标注栏
编写标注栏置于终结线之后,邻近页脚。
该标注栏为表格形式,6列4行,宽同版面宽度。
行高宜为10mm,列宽视情而定,应美观。
编写标注栏内标题用小四号黑体加粗排,其它的用小四号宋体排。
编写标注栏不能另起一面编排。
4.3.4.10附录(或附件)
附录(或附件)编号以及附录(或附件)标题,每项各占一行,附录(或附件)编号用五号宋体,置于版心左上侧,附录(或附件)标题用四号宋体加粗,于附录(或附件)条文之上居中位置。
附录(或附件)应另起一面,以后各个附录(或附件)通常另起一面。
如果有多个较短的附录(或附件),也可接排,接排的附录(或附件)之间距离宜大于20mm。
管理制度中如果同时存在附录和附件时,附件应排在附录之前。
4.3.5制度编号
4.3.5.1编号原则
每个制度都应有相应的,无编号的公司制度,在公司生产、经营活动中不生效。
4.3.5.2制度编号管理
公司制度编号后发文人员应及时填写《公司制度明细表》,格式见附件1。
凡经修改重新审定、未需换版的标准,应在《公司制度明细表》备注栏内,写明修改、审定的日期,其编号不变。
制度换版时,制度的编号只修改批准年号,其它不变。
但应在《公司制度明细表》的备注栏内写明修改批准年号后的编号和修改日期。
制度废止时,在《公司制度明细表》的备注栏内写明废止的日期。
4.3.5.3编号的代号说明
公司名称代号:
用字母“HT”(展望天明)表示。
职能部门及个性制度分别用阿拉伯数字按顺序编排。
在职能部门代号与个性制度代号之间用小圆点“.”分开,圆点位于职能标准代号右下方。
当个性制度还需细化时,即存在子个性制度时,子个性制度用阿拉伯数字按顺序编排,并在个性制度代号和子个性制度代号之间,用小圆点“.”分开,圆点位于个性标准代号右下方。
编号的末尾为批准年号,用短横线“-”与个性标准代号或子个性标准代号分开。
4.3.5.4公司编号格式如下:
a)不存在子个性制度的编号格式:
××××.××-××××
批准年号
个性制度代号
职能部门代号
公司名称代号
b)存在子个性标准的编号格式:
××××.××.××-××××
批准年号
子个性制度代号
个性制度代号
职能部门代号
公司名称代号
4.3.5.5各管理职能部门代号见表1。
表1公司职能部门代号
代号部门名称代号职能部门名称
01经理办公室05行政管理中心
02财务管理中心06质量保证部
03生产管理中心07新项目开发部
04市场营销中心
4.4制度的审核
4.4.1无需讨论的或已经过讨论(会签)的制度起草定稿后,由起草部门送交经理办公室审核。
4.4.2制度送审时,须提交制度书面文本及电子文档,应明确主要起草人、起草时间。
4.4.3制度审核的内容:
a) 是否符合制度编写规则的要求。
b) 文本格式编写规范化的审核。
c) 制度编号标准化的审核。
d) 文本内容与现行制度相关内容有否抵触。
e) 语句表达是否准确规范。
4.4.4制度由经理办公室审核通过后,一般应提请制度建设领导小组审议通过再报请总经理审批。
制度由经理办公室审核或制度建设领导小组审议未能通过的,应返还制度起草部门予以修改,必要时可附制度审核意见表(式样见附件1)说明未能通过原因。
4.4.5经理办公室应在收到送审制度后一周内审核完毕。
4.5制度的发布与实施
4.5.1制度经总经理批准后,由经理办公室统一发布。
4.5.2制度发布后,经理办公室应会同起草部门做好制度宣贯实施工作。
必要时,可组织相关人员进行培训学习。
4.5.3制度在实施过程中,经理办公室应维护制度的严肃性,对违反制度或不依照制度办事的部门及个人应予以查处。
同时应收集制度执行的意见及建议,并反馈至起草部门。
4.5.4制度发布后,书面文本及电子文档送交经理办公室各一份存档备案。
4.6制度的修订
4.6.1制度修订由经理办公室会同相关部门每半年提出一次修订计划。
修订计划呈报总经理审批后,各部门应按计划时间修订完善制度。
4.6.2当公司战略作出重大调整或形势发生巨大变化时,经理办公室应及时提出制度修订计划呈报总经理审批后,各部门应迅速按计划修订完善制度。
4.6.3需废除、停止执行的制度,由经理办公室会同相关部门提出废除、停止执行的意见;各部门认为需要废除、停止执行的由各部门会同经理办公室提出意见,呈报总经理批准后正式下文予以废除,停止执行。
4.7制度的汇编
4.7.1经理办公室应对已经批准发布实施的制度每年度进行汇编一次。
4.7.2各部门应对本部门收到的制度及时整理汇编成册,并妥善保管。
5其它
5.1本规定自总裁批准签发之日起执行,由经理办公室负责解释和修改。
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