购建款项货款及费用支付审批规定.docx

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购建款项货款及费用支付审批规定

购建款项、货款及费用支付审批规定

第一章总则

第一条为有效地降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强供应商货款结算、物资用品购置、基建装修、费用核销及工资审批流程的监管并明确监管审核、审批人责任，严把支出关，堵塞支出上的漏洞，特制定本规定，本规定适用于公司所有部门和门店。

第二条公司各类支出实行月初计划，总量控制，分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管理模式。

每月25日前各部门、各分支机构将次月（自然月）的用款计划（包括付款方式、付款时间）按科目明细进行分类汇总填报后按流程报相关领导审核审批后，交财税中心备案，财税中心按计划筹集资金。

第三条本规定中明确的各级监管审核、审批人的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合：

（一）审批人的责任：

各级审批人在职权范围内对各项支出的真实性、合理性、合规性、合法性、完整性承担责任；

（二）审核人的责任：

各级审核人在职权范围内对各项支出的合理性、合规性、逻辑性、完整性承担责任；

（三）各级审批人在签批时，必须明确签署“同意”、“不同意”，或者其他明确的处理意见；各级审核人在审签时，必须在经过缜密分析和判断后，明确地签署意见或建议。

各级审批人和审核人不得仅以签名代替审批和审核。

第二章货款审批

第四条商品购进计划申报：

（一）采购部门应于每月25日前将次月（自然月）的商品采购计划按结算周期、付款方式、付款时间进行分类填报汇总后按流程报相关领导审核审批后，交财税中心备案，财税中心按计划筹集资金。

（二）财税中心于每月30日前对各业务部门当月商品购进实际执行情况进行检查，对执行计划偏离程度达±20％以上，又无支持理由的，财税中心按其偏离±20％以上金额的1‰收取资金占用费或经营损失费。

第五条货款支付审批权限：

支付货款时，业务部门应根据已批准的资金计划、已签订的合同及市调情况填写付款通知单，经部门经理签字确认后，交财税中心审核并报相关领导审批。

具体审批权限如下：

货款支付审批流程

资金性质

付款类型

审批权限

核对

采购经理

主管总监

财务经理

财务总监

总经理

董事长

预算内

统一结算日账期类

10万元（含10万元）以下

会计对帐勾单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

10万元以上

会计对帐勾单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

非统一结算日类、无合同的货款类、新品开发首次付款、预付货款

5万元（含5万元）以下

会计对帐勾单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

5万元以上

会计对帐勾单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

预算外

5万元（含5万元）以下

会计对帐勾单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

5万元以上

会计对帐勾单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

第六条货款审核内容及标准：

（一）每月15至16日凭财税中心办理的结算卡由结算本人到财税中心对账，原则上每月30日至次月7日为结算日，节假日顺延；

（1）实销实结：

每月结算一次，节假日另行通知。

结算时供应商凭需方入库单据与采购部门、财税中心门按约定的结算周期、付款方式和付款时间核对上月已销售账目，本人签字后，由会计及财务经理（或其授权分管部长或其他审核人，下同）审核签字，经《支付流程》中确定的相关审核人、审批人审签，再由出纳履行付款职责；

（2）经销结算：

每月结算一次，节假日另行通知。

结算时供应商凭需方入库单据（含结算日前所有退库单据）与财务先核对结算日以前的所有出入库单据。

本人确认签字后交由采购经理核对签字，由主管会计及财务经理审核签字，经《支付流程》中确定的相关审核人、审批人审签，再由出纳按付款时间和付款方式履行付款职责；

（3）现款结算：

结算时供应商凭需方入库单据与采购主管核对。

主管确认签字后并填写领款单附上详细的入库票据到公司相关领导处申请签字后，出纳履行付款职责；

（4）清场结算：

A、办理清场结算手续之前，采购部必须把该供应商的商品全部发清场退货通知，退回给供应商；B、采购主管和采购经理在清场供应商入库单上签批清场字样。

C、供应商拿入库单在往来会计处勾兑所有未结算入库单；D、会计、采购经理审核签批后报总经理审批。

E、将审批后的勾单质押在财税中心出纳处，六个月后，经采购部核对无误后通知财税中心付款；

（5）预付货款：

采购主管填写申请单（申请单必须注明付款方式），采购部经理审核确认，由主管会计或财务经理审核签字，经《支付流程》中确定的相关审核人、审批人审签，再由出纳履行付款职责。

（二）货款审核的内容：

办理结算时，财税中心、采购部、商品部等相关部门须按各自职责核查现有库存状况、进货情况、销售情况、供应商返利、合同有效期和发票收回等情况。

第三章物资用品购置及基建装修审批

第七条财产物品购建及装修项目审批权限：

（一）公司各部门的财产物品购置、基建装修维修及制作，发生费用在5000元（含5000元）以下的，由需用部门提出申请按《物资用品购建及装修项目审批流程》报总经理审核后，交由实物监管部门或项目负责部门执行，并由采购部门或经办部门与资产接受方办理完交接手续并签字确认后，报《物资用品购建及装修项目审批流程》中确定的相关领导审批付款；

（二）发生费用在5000元以上的，由需用部门提出申请报其分管领导批准后，转入实物监管部门或项目负责部门，由实物监管部门或项目负责部门提供详尽的预算报告和可行性分析，按《物资用品购建及装修项目审批流程》中确定的审批权限报批后与供应商或承建单位签订合同，其中达到一定金额的工程或设备设施、原材料、财产物品批量采购等需经招标小组进行招标或议标后签订合同。

属于综合项目的，由项目牵头部门将各单项预算汇总后集中上报审批。

（三）支付款项时工程单位必须提供发票，财税中心依据合同、决算报告或维修制作报告批件、付款批件付款。

工程未决算前需预支款项的必须报董事长批准。

（四）具体审批权限及流程如下：

物资用品购建及装修项目审批流程

业务类型

审批权限

需用部门负责人

实物监管部门（项目负责）负责人

主管总监

财务经理

财务总监

总经理

董事长

预算内

预算报告审批权限

物资用品购置

5000元

（含）以下

确认①

确认②

审批③

审核④

审批⑤

/

5000元以上

确认①

确认②

审批③

审核④

审核⑤

审批⑥

审批⑦

基建装修维修制作

不限

确认①

确认②

审批③

审核④

/

/

审批⑤

支付审批权限

财产物品购置

5000元

（含）以下

确认①

确认②

审批③

审核④

审核⑤

审批⑤

/

5000元以上

确认①

确认②

审批③

审核④

审核⑤

审批⑥

审批⑦

基建装修维修制作

不限

确认①

确认②

审批③

审核④

/

/

审批⑤

预算外

不限

确认①

确认②

审批③

审核④

审核⑤

审批⑥

审批⑦

第四章商品报损审批

第八条商品报损审批流程：

过期商品报损，由商品部统一编制表格，并划分责任后报主管总监审批后送财税中心审核，报总经理审批。

商品盘点报损，由市场部统一编制表格，扣除公司应承担部分外，剩余部分要划分门店个人后，统一报主管总监审批后送财税中心审核，并报送总经理审批。

第五章费用审批

第九条费用审批权限：

（一）所有费用和借支实行部门会签、集中审批制度。

费用发生后凭有效发票经相关权利人按审核、审批权限及时会签。

所有费用按上述要求经过会签后，报总经理审批后出纳人员方可支付现金。

（具体会签流程见后）

（二）运杂费（含托运、搬运费）所有运输费用，必须由主管业务部门与运输单位签订运输合同或协议，并送财税中心备案，财税中心依据合同、协议标准及运输方开具的正规发票付款，无发票的扣除税款后结算。

（三）车辆费用：

主要是修理费用、油料费用、过路桥费用和年检费等费用。

必须确保公司正常生产经营需要的前提下，所发生的费用，在核报该费用时必须提供正式发票才可支付。

车辆违章的罚款原则上公司不予核销。

（四）油料费用：

公司统一办理加油卡，每车一卡，不得混用。

加油时对方出具的发票中，要有车号、公司名称等相关信息。

结算时必须提供增值税专用发票。

所有的车辆出车，驾驶车辆人员必须建立出车日志，详细完整的登记出车时间、地点、事由、里程等信息，并由所在部门经理（或部长）审核。

（五）广告费：

广告费（含媒体广告、店堂美化等）支出必须按审批流程经相关业务部门审核，履行审批手续。

广告费中属供货商（厂家）承担费用的，结算时须予以扣除，且必须附有供货商（厂家）活动项目付款证明复印件。

（六）促销费：

促销费由主管业务部门在经办促销活动前提交活动方案，其内容包括活动范围、时间、费用预算及预计效果等，并经过相应的审批程序。

活动方案另交商品部、财税中心备案，财税中心对其活动费用开支情况进行监督、检查。

为各门店经办的所有费用（包含购置的活动用品、赠品等）的支付，由市场部门统一签字确认后按审批程序核销。

（七）水电费：

总部和各分支机构连锁店发生的水电费按流程经行政部审核后，财税中心按实际发生额核销，按月（季）通报，年终考核。

（八）租赁费：

经行政中心审核后，签订租赁合同，按合同金额和付款时间核销。

（九）修理费：

A、车辆及设备修理（除保修期内），扣除保险公司赔偿和责任赔付外，具实核销。

在费用发生前，报行政中心审核与备案，并报总经理批准。

B、日常维修，发生前报行政部审批，由行政中心统一安排修理。

（十）财产保险费：

财产保险费在发生前经行政部审核后董事长批准，并签订合同。

由财税中心根据合同及其他相关文件审核后支付。

（十一）员工社保费：

员工社保费经人事部审核后按实际发生额，据实核销。

公司实行预算总量控制。

（十二）招待费：

因为业务需要必须支出的餐饮和烟酒等费用，由相关业务部门报备，行政中心审核，按《费用核销流程》报批核销。

在费用发生前要报批，报费用时必须要有正式发票，并附有菜单明细：

特别指出：

1、用烟、酒方面，公司统一购买（不同档次），业务需用时领用（领用程序同费用核销程序）。

个人消费一律由个人承担。

平时不再对个人报销烟酒费用支出，特殊情况需在事前报董事长批准方能报销：

烟酒领用

审批权限

部门经办人

部门经理

主管总监

行政总监

财务总监

总经理

董事长

烟（1条以内,不含）、酒（1件以内，不含）

制单

审核①

审批②

审批③

-

-

-

烟（1条以上）、酒（1件以上）

制单

审核①

审批②

-

-

-

审批③

招待费由财税中心年初给各部门下达控制指标，在控制指标之内按上述标准执行。

超指标的，需报董事长批准。

（十三）差旅费（差旅费按下表标准执行。

由业务部门申请，财税中心审核，主管总监审批）：

（1）因公出差到郧阳区、武当山特区不报住宿费和交通费（特殊情况要事前报总经理批准）；

（2）因公出差到除郧县城区和武当山特区以外的地区（十堰市）报生活补助费每餐15-30元，交通费、住宿费凭发票核销（到公司指定地点住宿）；

（3）因公出差到十堰市外的，费用发生前必须由相关权利人按核销流程审核、审批后报董事长批准，财税中心门才给予核销；

（4）差旅费的报销必须按次，准确、规范填写统一的差旅费报销单。

员工出差差旅费、误餐费标准

类别

级别

火车

飞机

汽车

高铁动车

一类地区

（北、上、广、深、津）

二类地区

（省会城市、直辖市、特区、沿海开放城市）

三类地区

（经济发达的地级市）

四类地区

（一般地级市、县城及县级市）

除前述以外

的其他地区

住宿

餐补

交通

住宿

餐补

交通

住宿

餐补

交通

住宿

餐补

交通

住宿

餐补

交通

董事长总经理

软卧

软座

经济舱

实

报

一

等坐

300

30

据实

300

30

据实

250

20

据实

200

15

据实

150

15

据实

副总/总监

软卧

软座

经济舱

实

报

一等坐

250

30

据实

250

30

据实

200

20

据实

150

15

据实

120

15

据实

中层

硬卧

软座

经济舱

实

报

二等座

180

30

据实

180

30

据实

180

20

据实

130

15

据实

100

15

据实

基

层

硬卧

软座

经济舱

实

报

二等座

150

30

据实

150

30

据实

150

20

据实

130

15

据实

100

15

据实

特别说明：

两人以上人员出差，同性别的必须是最低两人居住一间，费用支出标准按出差人员的级别，就高不就低核销，否则按半价核销。

（十四）办公费：

主要是指日常办公用品的开支，由行政中心负责编制采购计划，按规定审批流程核销。

（十五）员工培训费：

员工培训费须经公司人事部审核登记并按规定流程审批后支付。

培训费包括外出培训的车船票费、在途补助费及培训期间费用。

（十五）通信网络费：

公司各部门的电话费、网络费用的支付，由公司行政部、信息部审核，并实行控制总量。

电话费实行包干原则，超支由部门负责人承担，年底考核一次；网络费用实报实销。

16、交通费

郧阳区、武当山特区及市内公共交通费用支出，实行统一充卡管理。

市内打的费用必须经总经理批准。

17、其它费用

除以上费用项目外的支出。

固定资产报废：

单位价值在2000元以上的固定资产（包括纳入固定资产管理的低值易耗品）报废经董事长审批。

其它实物资产报废报总经理审批。

费用核销支付审批流程

业务款项

审批权限

部门经办人

部门经理

主管总监

财务经理

财务总监

总经理

董事长

运杂费（含托运、搬运费）

1万元（含1万元）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

1万元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

车辆费用（含燃料、过路桥、停车、年检等）

按实际发生额核销

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

广告费（含媒体广告、店堂美化。

企划部审核）

1万元（含1万元）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

1万元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

促销费

（含促销赠品）

1万元（含1万元）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

1万元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

水电费（行政中心审核）

按实际发生额核销，年终考核。

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

租赁费（按合同金额核销）

5万元（含）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

5万元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

/

审批⑤

修理费

2000元（含）/次以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

2000元/次以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

审批⑥

保险费（指财产保险）

按实际发生额支付

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

/

审批⑤

员工社保费

按实际发生额支付

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

招待费（总额指标控制）

常规费用，先报备后核销

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

/

审批⑤

差旅费

市内（含县区）

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

/

/

市外

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

办公费

按办公用品目录表项目核销

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

员工培训费

5000元（含5000元）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

5000元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

/

审批⑤

通信网络费

按实际发生额核销，年终考核。

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

其它费用（以上未包含费用）

2000元（含）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

2000元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审核⑤

审批⑥

总经理费用

审核①

审核②

/

审批③

第六章借支审批流程

第十条原则上因私不得借支：

（一）因公业务需要借支的，必须是前帐已清才可后借。

借款人在借款时必须填写借款单，且单据各项要素清淅完整。

经相关领导批准后出纳才可支出现金；

（二）各部门业务周转金、备用金：

根据业务需要，按公司确定的定额借支，专款专用，不得挪用；

（三）因公借支办事结束后七个工作日内必须到财务核销，超过七个工作日的从借支日起到核销日止，向借款人按日收取千分之一的资金占用费。

特殊情况发生时，需写出说明，经董事长批准后不受七个工作日限制。

借支审批流程

业务类型

审批权限

经办人

部门经理

主管总监

财务经理

财务总监

总经理

董事长

业务借支

2000元（含2000元）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审批④

/

2000元至5000元（含）以下

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

审批⑤

/

5000元以上

制单

审核①

审批②

审核③

审核④

/

审批③

第七章工资薪酬审批流程

第十一条财税中心、人事部、行政中心及其他相关业务部门严格按照工资薪酬内容及本规定确定的时间节点，向财税中心工资核算专员提交相应准确无误的上月人员变化、信息、考勤、绩效考核等数据资料，由工资核算专员汇总计算员工上月工资薪酬（含临时工工资、促销员工资），提交财务经理审核后，报送总经理审批。

第十二条财税中心按照工资发放的时间节点要求按时完成上月工资发放工作。

第十三条公司应成立工资审核小组，按季度对工资标准执行情况、工资及福利发放情况、社保缴纳情况等进行审核。

女工生育医疗、经医保中心拨付后，由人事部审核后发放。

第八章其它相关规定

第十四条所有支出项目都必须在款项发生（有约定的，按约定付款之日起）后20日内到财税中心进行核销（门店发生的水电费及其他日常费用，可每周一次传递到公司，按审批流程及时核销），超过上述期限财税中心一律不予核销，由经办人自行承担。

各门店需核销的费用每周五营运商采会前，由片区经理收集本片区各门店相关费用报销单，周六之前经各相关部门权利人审核签批完毕后，交财税中心，下周二之前统一进行付款；总部各部需核销的费用每周一、周二经各相关部门权利人审核签批完毕后，交财税中心出纳，周四统一进行付款（特殊情况需提前付款，须报销人提前向财税中心报备）。

第十五条单据填写要求：

在报销时必须使用正确的单据，如：

报差旅费时要使用差旅费报销单、借支时使用借款单、领款时使用领款单等；所有报销单据上的要素必须填写清晰、完整，不得涂改、修改，特别是金额大小写必须相符（财务人员审核时按实际支付金额结算），但不得超过原始单据的金额）。

第十六条所有费用单据的核销，原则上必须持有效正式发票。

应该取得而没有取得发票的支出，财务不予报销。

确实无法取得发票的支出，在发生费用时报总经理批准。

第十七条公司财税中心门必须坚持真实、及时、准确、完整的原则进行核算。

所有的费用不得跨年度核报，超过者财务拒绝受理，特殊情况的必须经总经理批准，财务方可核销。

第十八条物品采购的要求：

A、最少询价三家，并附三个商家的基本信息（如名称、电话、地址等）；B、同一类商品第一次询价、议价、定价必须经两人或两人以上商议通过，并签字确认，变更采购商家以本规定重新办理；C、公司审计稽核部不定期安排专人进行核查；D、大宗商品和物资，必要时可实行公开招标或议标采购。

第九章罚则

第十九条所有监管审核、审批的权利人必须实事求是，严禁弄虚作假，签署虚假证明，财务人员必须严格按本办法严格审核各项费用支出。

违者除追回资金外，当事人、受益人一律按虚假金额的三倍处罚。

情节严重的除解除劳动合同外，移送有关司法部门处理。

第二十条各部门未按本规定确定的制作《工资表》时间节点向财税中心工资核算专员提交相应资料，每延误一天，考核责任人50元。

第二十一条各部门虽按本规定确定的制作《工资表》时间节点向财税中心工资核算专员提交了相应资料，但提交的资料不完整、不准确，造成公司或者员工个人损失，由相关责任人承担相应的损失。

第二十二条经总经理签批后的《工资表》原则上不再修改，财税中心严格按照签批后的《工资表》发放工资，并入账。

特殊情况经总经理批准后，方可修改。

第十章附则

第二十三条本规定由公司财税中心负责解释和监督执行，并对执行过程中出现的问题进行补充、修订和完善。

第二十四条本规定自2018年8月1日起执行，XX药（财）字〔2016〕01号《财产物品购建款项、货款及费用支付审批规定（暂行）》同时废止。