管理制度整理.docx
- 文档编号:9643106
- 上传时间:2023-02-05
- 格式:DOCX
- 页数:35
- 大小:41.51KB
管理制度整理.docx
《管理制度整理.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《管理制度整理.docx(35页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
管理制度整理
行政管理中心(行政事务部)管理制度及规范
二、会议管理制度
(一)会议管理制度
制度名称
会议管理制度
编号
02-1
执行部门(人员)
会务管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
被服务部门、董事办
第1章总则
第1条目的
为了建立科学规范的会议制度,提高会议质量,降低会议成本,加强信息沟通,确保会议内容及议定事项得到有效落实,以便有效地提升集团运营水平,特制定本办法。
第2条适用范围
集团召开的各种会议均应参照本制度进行管理。
第3条管理原则
一、精简原则:
大力压缩会议,尽量缩短会期,减少与会人员,同类会议合并召开;
二、高效原则:
召开会议应具备必要性,注重实效,主题鲜明,准备充分;
三、务实原则:
会议应集中精力研究和解决实际问题,务求实效;
四、节约原则:
会议要厉行节约,尽量降低成本,严禁铺张浪费。
第2章会议组织
第3条集团级会议,是指集团全体员工大会、全集团管理人员大会及各种代表大会,应由董事会批准,各相关部门组织召开,集团领导参加。
第4条专业会议,是指集团的各职能管理中心、各部门综合会议,由分管集团领导批准,主管部门负责组织召开。
第5条各部门召开的工作会议由各部门领导决定并负责组织。
第6条上级或外单位在集团召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或集团之间的业务会(如联营洽谈会、关系户座谈会等)一律由集团组织安排,相关部门协助做好会务工作。
第3章会议安排
第7条为避免会议过多或重复,集团一律将正常性的会议纳入例会制,原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。
(注:
以文件或OA方式另行通知)
第8条凡涉及多部门负责人参加的会议,均需于会议召开前1日经部门或分管领导批准后,报行政事务部汇总,并由行政事务部统一安排召开。
第9条行政事务部统一编制会议计划并装订,分发到集团相关部门。
(会议计划应注明时间、地点、参加人、会议内容、提醒与会人员做好会议准备)
第10条对于已列入会议计划的会议,如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,召集部门应提前1天报请行政事务部,并经集团相关领导同意。
第11条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,集团有权安排合并召开。
第12条对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议,行政事务部有权拒绝安排。
第13条各部门会期必须服从集团统一安排,各部门会议不应安排在与集团例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外),应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
第4章会场纪律
第14条开会前10分钟与会人员必须到达会场,同时将手机调到振动状态或关闭。
会议期间严禁接打手机。
第15条会场内严禁吸烟,未经批准,不得在会议期间进行私自讨论。
第16条与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的,须在会前向会议组织部门请假,并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假),得到组织部门批准后才能请假。
第17条与会人员在会议中途因有急事需离开,要向会议主持人或直接领导提出申请,得到批准后方可离开。
第5章会议室管理
第18条会议室由行政事务部指定专人负责管理,各管理中心及部门如因会议需要使用会议室,须事先向行政事务部提出申请,进行统筹安排。
第20条会议室的卫生由行政部事务安排人员维护,在每次会议召开前后均要进行打扫,并做好日常保洁工作。
第21条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则如造成设备损坏应按价赔偿。
第6章附则
第22条行政事务部负责本制度的起草工作。
第23条董事办负责本制度的核准工作。
第24条本制度自发布之日起实行。
修订记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
(二)会议室使用制度
制度名称
会议室使用制度
编号
02-2
执行部门(人员)
会务管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
会议室使用部门、行政管理中心
第1条为加强会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,特制定本制度。
第2条集团会议室的使用与管理均应参照本制度执行。
第3条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。
如遇会议室被占用,行政事务部将负责协调。
第4条会议室由行政事务部派专人管理。
各部门若需使用,需提前向行政事务部提交申请,由行政事务部统一安排。
第5条一般情况下,会议室按照申请的先后顺序使用。
特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。
第6条如部门或个人临时取消会议室的使用申请,再使用时需重新申请。
第7条参会人员应在所预约的时间到达会议室,如超过10分钟未达到会议室,行政事务部有权对会议室的使用另作安排。
第8条参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生,禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。
第9条参会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏公物由使用单位按价赔偿。
第10条会议室的所有设施设备,未经允许,不得带出会议室。
第11条会议结束后,使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系,关好门窗、空调、电视、投影仪和音响设备。
第12条本制度由行政事务部负责解释。
第13条本制度自下发之日起执行。
修订记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
(三)会议设备管理制度
制度名称
会议设备管理制度
编号
02-3
执行部门(人员)
会务管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
会议室使用部门、行政管理中心
第1条为加强对会议设备的管理,确保会议设备的正常使用,特制定本制度。
第2条集团各项会议设备管理均应参照本制度执行。
第3条会议设备的使用与管理
1.会议设备由行政事务部统一管理,其他任何部门或人员未经行政事务部会务管理专员同意,不得接触和使用会议设备。
2.相关部门和人员在会议室召开会议时,应爱护室内各项设备,不得随意挪动会议室的设施设备;如确需挪动位置,应在会议设备保管人员的技术指导下进行,否则造成的后果由当事人承担。
3.会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的,应及时向行政事务部报告,分析原因,明确责任,并要求责任人作出赔偿。
第4条会议设备的保管与维护
1.行政事务部指定专人负责办公设备的保管工作,当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时,应及时指派其他人员接管。
2.会务管理专员应定期开展检测工作,一般每1周检查一次,并做好检查记录,发现问题及时处理,以确保会议设备正常运行。
3.会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报,严禁未经批准私自修理、拆卸。
4.会议设备因老化、损耗及其他原因报废时,由行政事务部提出申请,经专业人员检测后,报主管负责人审批,审批通过后方能办理报废手续。
第5条本制度由行政事务部负责制定。
第6条本制度自公布之日起执行。
修订记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
三、文件收发管理制度
(一)收文操作规范
制度名称
收文操作规范
编号
03-1
执行部门(人员)
文印管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
行政管理中心
第1条为进一步规范收文管理工作,提高公文处理的效率,特制定本规范。
第2条收文范围
1.外部单位与集团之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
2.集团内部公文。
第3条收文承办、催办
1.承办人员应按要求办理。
急件应马上处理,予以答复;一般要办理的文件,一天应办理完毕,最迟不能超过两天;承办人员在规定期限内办不完的,应说明理由,并告知其主管领导。
2.已办结的收文,由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果,并在签署姓名、日期后及时交回行政事务部。
3.收文的催办由行政事务部负责,对送交有关职能部门办理的重要文件,要定期进行跟踪检查。
4.收文的处理、传阅,最多不能超过一周,阅文者应在当日返还行政事务部。
第4条收文整理归档
文印管理专员对来文每月进行一次正常性清理,每季度进行一次系统性清理,并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。
第5条收文保密工作
1.文印管理专员应严格遵守保密制度,严防文件散失、泄密和失密。
2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者,要严肃处理,并追究部门领导的责任。
第6条本规范由行政事务部负责解释。
第7条本规范自颁布之日起实行。
修订
记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
(二)发文操作规范
制度名称
发文操作规范
编号
03-2
执行部门(人员)
文印管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
行政管理中心
第1条为规范集团发文管理,提高发文效率,确保发文质量、文书安全、传递及时,特制定本规范。
第2条行政事务部统一负责集团文件的审核、发布工作。
第3条文稿起草
1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨,符合发文格式和行文规定。
2.文稿起草完毕后,需仔细审核,并打印,填写“发文签批单”,经相关部门负责人签字后送行政事务部审阅。
第4条会签
对于内容涉及多个部门的文件,发文前由拟稿人组织相关部门会签。
行政事务部负责对会签情况进行审核。
第5条签发
文稿核校无误后,送分管副总裁(总裁、董事长)签发。
对于一般性业务文件,可由发文部门分管领导签发;涉及集团重要事项的发文由总裁、董事长签发。
第6条装封、分发和递送
1.核送装订好的文件份额后,分别装入信封,写好收文单位,并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。
2.发出文件之前应填写“发文登记表”。
3.集团发文后要告知相关中心、部门、各子公司相关负责人,并对哪个层级通晓文件内容作出严格要求,而且进行不定时检查、核实。
第7条文件存档
对已印发的文件,发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交行政事务部整理归档。
第8条本规范的最终解释权归行政事务部。
第9条本规范自发布之日起执行。
修订记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
五、印照使用与保管制度
(一)印章保管使用制度
制度名称
印章保管使用制度
编号
05-1
执行部门
文印管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
行政管理中心
第1章总则
第1条目的
为保障集团的合法权益,规范印章管理,减少因印章使用不当而带来的损失,依据国家的相关法律法规,结合实际情况,特制定本制度。
第2条适用范围
集团内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。
第3条印章的种类
1.正式印章,是指集团章、董事会章、监事会章以及集团所属分支机构印章。
2.专用印章,是指集团人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。
3.人名用章,是指法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。
第2章印章的刻制
第4条印章刻制依据
1.集团印章、董事会和监事会印章,由集团行政事务部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。
2.分公司印章,由分公司根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。
3.集团内部各部门之间的信函往来,以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。
若部门因工作需要而要求刻制印章,应另行申请,限定使用范围,经集团领导批准后方可刻制。
4.印章不能继续使用的,使用单位应向上级主管部门提出书面申报。
第3章印章的使用管理
第5条印章使用范围
1.公章的使用范围如下。
(1)发送正式公文、电函、传真件等。
(2)报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。
(3)用于授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。
(4)签订重要业务合同、协议等。
(5)颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。
(6)需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。
2.董事会、监事会印章的使用根据公司章程规定的范围及职权行使。
3.分公司和职能部门印章的使用范围是根据集团、分公司的授权用于公章使用范围的部分或全部。
4.各职能部门印章使用范围如下。
(1)在其职权范围内,与集团内部对口业务部门的电文、通知和函件等工作联系。
(2)用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。
第6条印章使用申请
1.使用集团或高级职员名章外出时应当填写“印章使用申请单”,详细写明申请事项,征得部门领导签字同意后,连同需盖章文件一并交给印章管理人。
2.使用部门印章和分公司印章时,需在“申请单”上填写用章理由,然后送交所属部门经理,获认可后,连同需要用印文件一并交给印章管理人。
第7条集团印章原则上由印章管理人掌握。
印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查“用印申请单”上是否有批准人的印章。
第8条代理实施用印的人要在事后将用印依据和“用印申请单”交印章管理人审查。
同时用印依据及“用印申请单”上应有代理人印章(签字)。
第9条集团印章原则上不准带出公司,如确因工作需要,需经行政事务部经理批准,并由申请用印人写出借据并标明借用时间。
第10条常规用印或需要再次用印的文件,如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者,可省去填写“用印申请单”的手续。
印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。
第4章印章的停用
第11条印章内容需要变更或机构终止时,应停止使用有关印章并交由行政事务部予以封存或销毁。
第12条因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时,印章管理部门在印章停用日内,由保管人写出印章停用说明,经部门领导签字后上报行政事务部。
第13条印章散失、损毁、被盗时,印章管理者应及时向集团递交说明原因的报告书,在公开声明作废后,按规定程序申请重新刻制。
第14条除特别需要外,由行政事务部经理将废止印章保存年。
第5章印章的保管
第15条集团印章的保管,应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度,并严格执行保管人交接制度。
第16条启用正式印章、人事专用章前,有关部门应将印章保管人员的名单报集团主管部门备案。
在印章使用过程中,保管人员如有变动,应在变动当日内通知集团主管部门。
第17条印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。
单位领导应指定临时保管人,并做好交接记录。
第18条印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模,以及批准启用的有关文件立卷归档,永久保存。
第19条印章保管人员必须认真负责,遵守纪律,秉公办事。
印章保管人员如果出现以下行为,将视情节严重程度给予处分,触犯法律的将移交司法机关处理:
1.因保管不善造成印章丢失的;
2.把关不严,用印后造成重大错误和损失等不良后果的;
3.私自留存、使用应予销毁或上交的印章的;
4.非法使用印章的。
第6章附则
第21条本制度由行政事务部负责最终解释。
第22条本制度自公布之日起执行。
修订记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
(二)证照保管使用规定
制度名称
证照保管使用规定
编号
05-2
执行部门
文印管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
行政管理中心
第1条为加强对集团证照的管理,确保证照的安全和正常使用,特制定本规定。
第2条集团所有的证照管理工作均须参照本规定执行。
第3条证照管理部门
行政事务部是集团证照管理的职能部门,负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销,以及证照的保管、登记、备案等工作。
第4条证照的使用
1.使用证照的正、副本原件或复印件时,必须填写“用证、照审批单”,经使用部门负责人签字后、交由行政事务部经理、行政管理中心主任(副主任)审批,审批通过后方可借用。
2.借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整,使用完毕后要及时送还。
3.使用、借用复印件时,无需留存的须将复印件归还行政事务部。
4.各类证照未经批准,任何人不得随意复印、外借,更不许擅自使用集团的证照进行担保。
第5条证照的保管
1.文印管理专员需提醒主管领导安排相关人员及时验证。
不及时验证者,造成的各类损失由相关责任人承担。
2.文印管理专员必须妥善保管各类证照,如出现损坏或丢失,除应立即向主管领导报告外,还应与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。
3.文印管理专员因工作需要而调动岗位时,应填制“证件移交清册”,移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。
第6条本规定由行政事务部负责解释。
第7条本规定自发布之日起执行。
修订记录
修订标记
修订处数
修订日期
修订执行人
审批签字
七、档案管理制度
(一)档案管理制度
制度名称
档案管理制度
编号
07-1
执行部门(人员)
文档管理专员
监督部门
行政事务部
考证部门
行政管理中心
第1章总则
第1条目的
为加强集团的文书立卷工作,规范集团档案管理,特制定本制度。
第2条适用范围
本集团在经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料,均应按规定进行管理。
第3条管理部门
1.文书结案后,原稿由行政事务部归档,经办部门根据实际需要留存影印本。
如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文档管理专员同意后妥善保存,文书管理部门以影印本归档。
第2章档案管理
第4条文件点收
文件结案移送归档时,应根据如下原则进行点收。
1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2.文件如经过抽查,应有管理部门主管的签字确认。
3.文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门。
4.与此无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。
5.如发现有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。
第5条文件整理
点收文件后,应对文件按照以下方式进行整理。
1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角,并理齐钉牢。
3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
第6条档案分类
1.档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。
具体原则是先以部门区分,然后依档案性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。
如因档案较多、三级分类不够用,可在第三级之后增设第四级“细类”。
3.同一“小类”(或“细类”)的案件以装订于一个档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档类装订,并于“小类”(或“细类”)之后增设“卷次”编号,以便查考。
4.每一档夹的封面内首页应设“目次表”,归档时依序编号、登录,并以一案一个“目次”编号为原则。
5.档号的表示方式如下:
A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2
其中A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档案卷次,E1E2为档案目次。
第7条档案名称及编号
1.档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定的范畴,不能笼统含糊。
2.各级分类、卷次及目次编号,均以十进阿拉伯数字表示,其位数使用视档案多少及增长情形斟酌决定。
3.档案分类各级名称确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,按一定顺序依次排列,以便查阅。
4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来公司规模扩大或业务增多时,随时增补之用。
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟订“新旧档案分类编号对照表”,以免混淆。
第8条档号编订
1.新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,以此来编列档号。
2.档案如果归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。
3.档号以“一案一号”为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。
4.档号应自左向右编列,右方装订的档案,应将档号填写于档案首页的左上角,左方装订者则填写于右上角。
第9条档案整理
1.归档文件,应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第10条保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本集团其他规章特别规定者外,依下列规定办理。
文件保存期限规定
保存期限
范围
永久保存
章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书
10年保存
预算书、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书
5年保存
期满或解除的合约、其他经核定保存5年的文书
1年保存
结案后无长期保存必要者
备注
各种规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期予以保存
第11条档案清理
1.档案管理人员应定期擦拭档案架,保持档案清洁,以防虫蛀腐朽。
每年更换时,依规定清理一次,已到保存期限者,应给予销毁。
销毁前应造册呈副总裁核准,并于目录附注栏内注明销毁日期。
2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,保留其资料,并在做相应等级注册。
第12条调卷程序
1.各部门经办人员因业务需要调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后报经行政事务部调阅。
2.文档管理专员接到“调卷单”,经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上写明借出日期,然后将档案交于调卷人员。
档案管理人员将“调卷单”按归还日期先后顺序整理,以备催还。
3.在档案室当众借阅者,免填“调卷单”。
4.档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归入档夹。
“调卷单”由档案管理人员留存备查。
第13条调卷管理
1.借阅档案须在档案借阅登记簿登记后方可借阅,秘密级以上档案文件须由经理级领导批准后方能借阅。
2.案卷不许借出,只供在档案室查阅,未归档的文件及资料可借出。
3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还。
4.调阅的档案应与经办业务有关,如调阅与经办业务无关的案件,应经文书管理部门主管同意。
5.借阅档案的人员必须爱护档案,保证档案的安全,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则按违反保密法追究当事人的责任。
6.交还档案时必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏应立即报告领导。
7.外单位借阅档案应持有单位介绍信并经本集团主管副总裁以上级别批准后方能借阅,但不得将档案带离档案室。
8.外单位摘抄卷内档案时应经本集团主管副总裁以上级别同意,并对摘抄材料进行审查签章。
第3章附则
第14条本制度由行政事务部负责解释。
第15条本制度自公布之日起实行。
修订记录
修订标记
修
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 管理制度 整理
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)