协同办公简易操作手册new.docx
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协同办公简易操作手册new
湖南省电力公司协同办公系统
应用手册
(简易版
湖南省电力公司
福建亿榕信息技术有限公司
2010年5月
目录
第1章前言(1
1.1准备工作(1
1.2开始登录(2
1.3可能遇到的问题(2
1.4登陆系统(7
第2章系统介绍(8
2.1系统界面(8
2.1.1右上方的主菜单是几大功能模块的入口:
(8
2.1.2左边栏的功能按钮有:
“办公室快车道”、“日程安排”、“我的日程”、“消息
中心”、“我的配置”。
(8
2.1.3中间各显示区的功能介绍(9
2.2修改密码(9
2.3个人配置(9
2.4视图栏目介绍(10
2.5发文拟稿(11
2.6文件审核(14
2.7发文编号(17
2.8领导签发(18
2.9排版(19
2.10归档(19
2.11其它功能介绍(19
2.11.1加为我关注的文件(19
2.11.2作废和还原(21
2.11.3发文查询(22
2.11.4所有发文(23
第3章收文管理(24
3.1视图栏目介绍(24
3.2收文登记(25
3.3收文办理(26
3.4收文归档(28
3.5其他重要功能介绍(28
3.5.1继续登记(28
3.5.2设置查询级别(28
3.5.3接收联网文件(29
3.5.4收文转公告(承办人环节才具有该操作(30
3.5.5收文转发文(承办人环节才具有该操作(30
3.5.6作废文件还原(31
第4章签报管理(33
4.1视图栏目介绍(33
4.2起草签报(34
4.3签报审批(36
4.4签报编号(38
4.5签报归档(38
第5章任务协作(39
5.1任务协作介绍(39
5.2任务协作功能模块介绍(39
5.3协作导航(39
5.4综合任务(40
5.5个人日程(41
第6章知识管理(44
6.1知识管理介绍(44
6.2知识管理功能模块(44
6.3知识管理界面(45
6.4应知应会功能说明(46
6.5我的空间功能说明(47
6.6你问我答功能说明(48
6.7知识统计说明(50
第1章前言
1.1准备工作
(一、确保网络畅通
(二、浏览器版本IE6.0
(三、预装软件、控件
1、执行addHosts.bat添加解析记录
2、IE中输入:
下载并安装wps2009
3、开始之前先关闭任务栏中所有打开的窗口
IE中输入:
下载并运行完成控件注册、字体安装
1.2开始登录
(一、打开IE,在地址栏输入协同办公地址:
在登录框中输入与门户中相同的用户名,初始密码:
8888
注:
若提示用户名密码不正确,请检查是否打开大小写开关键(CapsLock,并注意是否输入了不必要的空格
1.3可能遇到的问题
正文红头不显示
按下图所示,在wps设置中勾选上隐藏文字即可
正文红头文字无法打印
按下图所示对Wps的打印选项进行设置
提示控件被阻止
按下图所示,在IE将http:
//*添加为可信站点
点击“发文拟稿”等按钮无反应
按图所示在IE中将“禁用脚本调试”打勾、“启用第三方浏览器扩展(需重新启动”不勾
1.4登陆系统
1、打开IE浏览器,在地址栏中输入地址。
2、在系统登录界面输入用户名和密码(用户名为中文姓名或拼音全称或工
号登陆,初始化密码为“8888”。
点击【登录】或按回车键进入协同办
公系统主页面,如下图所示:
第2章系统介绍
2.1系统界面
湖南省电力公司协同办公系统门户界面如上面登陆系统的图,各模块的功能如下:
2.1.1右上方的主菜单是几大功能模块的入口:
办公自动化主要包括发文管理、收文管理、签报管理。
任务协作主要包括工作计划、综合任务、个人日程、协作导航
知识管理主要包括个人知识管理、知识中心、知识检索、专家管理、你问我答、知识管理统计。
档案管理只要包括文档搜索(需要阅读的文件、个人待办事项(申请的阅读权限是否通过。
2.1.2左边栏的功能按钮有:
“办公室快车道”、“日程安排”、“我的日程”、“消息中心”、“我的配置”。
1.【办公室快车道】功能主要是为了方便办公人员能够及时的处理一些办公事务,如:
发文拟稿、收文登记、起草签报等等一些。
这个要根据自己的需要进行配置,配置如下:
点击【我的配置】——》【个性定制】——》办公快车道前面的方框里下下就会在上面出现办公快车道的按钮——》点击【办公快车道】,根据自己的要求常用的那些功能,在前面打勾,然后【保存】,记得点【关闭并更新】,这样这些功能才能在办公快车道中显示出来。
2.【日程安排】主要是查询领导的日程安排。
3.【我的日程】定义自己的日程安排。
4.【消息中心】是查询接受的消息和发送的消息。
5.【我的配置】是个性定制,如界面的颜色风格在这里改,【我的意见】设置自
己公文中常用的意见。
【代理设置】主要是出差在外没有办法办公,可以先设置代理人。
2.1.3中间各显示区的功能介绍
1.【待办文件】显示需要我们办理的公文。
2.【待阅文件】显示需要我们批阅(只需看的公文。
3.【知会文件】显示别人知会您的公文。
4.【发文分发】显示联网分发的公文。
5.【近期公告】显示最近的公告
6.【会议通知】显示最近发布的会议通知。
7.【催办通知】显示别人需要您办理的文件超期了,给您发的催办消息。
8.【发文分发待阅】显示联网分发的公文中需要您看的公文。
2.2修改密码
1、要修改密码只要在应用门户主界面右上方单击【修改密码】,系统弹出密码修
改窗口
2、输入新密码后,按【确定】
3、系统提示密码修改成功,然后点击【关闭】
备注:
密码修改完成后,五分钟后重新登录系统,新密码方生效
2.3个人配置
1.意见设置
在主界面上点击【我的配置】/【我的意见】进入意见定制窗口,在意见列表中输入意见后保存即生成个人意见。
2.代理配置
在主界面上点击【我的配置】/【代理配置】进入配置页面,点击【新建】按钮打开代理人设置界面,填写代理原因,选择代理人及生效类型和生效范围后保存
即可。
2.4视图栏目介绍
在协同办公系统主页面点击左上方的“办公自动化”标签,便直接进入到发文管理系统,如下图所示:
☺左边栏目介绍
【系统导航】:
包括待办待阅、拟办文件、经办文件、今日发文
待办待阅:
显示当前用户需要办理或者查阅的文件;
拟办文件:
显示当前用户起草且未发送出去的文件;
经办文件:
显示当前用户经办过的文件;
今日发文:
显示当前用户有权阅读的当天起草的所有文件。
【发文文件夹】:
包括我起草的文件、我关注的文件、重要文件、缓办文件、办结文件、补充归档、垃圾箱。
我起草的文件:
显示当前用户起草过的文件(包括未办理和已办理的文件;
我关注的文件:
显示当前用户设置的关注文件;
重要文件:
显示当前用户设置的重要文件;
缓办文件:
显示缓办的文件;
办结文件:
显示已经办结的文件;
补充归档:
显示未归档的文件;
垃圾箱:
显示当前用户作废的文件。
【发文查询】:
本部门文件、按发文类别、按拟稿部门、按办理人员、按签发领导、按签发日期、按文件种类。
【发文统计】:
可按部门拟稿和文件种类进行统计。
【查询】:
综合查询,按查询条件查询
2.5发文拟稿
1、本单位所有用户均可拟稿,拟稿可通过以下两种方式进行:
∙第一种:
在首页“办公快车道”栏目内直接点击【发文拟稿】。
∙第二种:
进入“发文管理\拟办文件”,点击【发文拟稿】。
2、点击【发文拟稿】后,系统弹出提示框要求选择文件形式,如下图所示:
3、选择合适的文件形式、文件字、流程后,点击【确定】按钮,进入发文要
素信息登记表单,如下图所示:
4、登记文件标题、主送、抄送等基本信息,其中红色*号的表示为必填项。
5、起草正文,步骤如下:
(1点击【起草正文】按钮,系统将依照“文件字”类型生成一个WPS
正文模板,并将基本信息中文件标题、主题词、主送、抄送等内
容同步到WPS模板中,如下图所示:
(2在模板中直接输入正文内容,也可以点击【引入文章】将事先准
备好的正文草稿内容引入到模板中。
(3点击【保存】将正文内容更新保存到OA系统中。
(4点击【返回办公系统】关闭WPS编辑界面,返回OA系统。
6、引入附件。
可以通过【附件管理】添加、修改、查看、删除附件:
7、文件拟制好后,可执行发送操作将文件送去审批。
步骤:
点击【发送】按
钮,弹出发送对话框。
点击“环节名称”下拉菜单,选择下一办理环节名
称,点击“待选人员”列表选择环节办理人。
最后点击【确定】完成发送。
如下图所示:
2.6文件审核
文件审核包括部门核稿、部门会签、总经部(办公室核稿等,因为操作方式一样,本手册集中到“文件审核”来进行描述。
发文审核操作步骤如下:
1、文件审核人进入协同办公系统的主页面上,即个人工作台的“待办文件”
栏上看到要自己审批的文件,点击可直接进入;也可以在个人工作台的
“办公快车道/待办待阅/待办文件”视图中看到要自己审批的文件,如
下图所示:
☺备注:
将来启用腾讯RTX和短信后,用户在收到待办的文件的同时,系统会以类似QQ的即时消息或者手机短信的方式进行通知。
2、首先阅读文件的基本信息(要素信息、之前办文人的意见、流程记录等
后即可批阅正文。
批阅正文操作步骤:
(1点击【批阅正文】按钮,便打开WPS正文并修改正文内容,如下图
所示:
(2可在WPS正文编辑窗口点击左上方工具条【查看痕迹】和【隐藏痕
迹】,来查看和隐藏修改的内容,
(3点击【保存】将正文内容更新保存到OA系统中,然后点击【返回
OA系统】关闭WPS编辑窗口并返回到协同办公系统。
3、可以通过【查看附件】引入、查看、修改、删除附件。
具体操作同“发
文拟稿”的附件管理。
4、点击【填写意见】按钮,在“意见结果”框内输入办文意见。
本系统提供常用意见鼠标选择的方式,包括“公有意见”、“组合意见”、
“我的意见”,如下图所示:
公有意见:
如“同意”、“同意发”、“已核”等等常用的批文短语。
组合意见:
按语气+对象+动作的方式组合成一句批语,如“请XXXXX阅批”。
我的意见:
用户可将本人常用的意见“加为我的意见”,以后便可在“我的意见”栏中选用。
5、意见填写完毕执行【发送】操作,发送给下一环节办理人。
2.7发文编号
1、编号人员在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要编号的文件进入,
可查看基本信息、正文内容及附件。
2、执行编号操作,步骤如下:
(1点击【编号】按钮,弹出编号对话框,如下图所示:
(2选择文件字,输入年份和序号。
其中文件字和年份系统会根据拟稿
阶段的文件字选择自动生成一个默认值,并自动从上次的流水号递
增;编号人员可点击【漏号】来选用之前预留的流水号,如果是去
年签发的文件可点击【去年编号】来顺延去年的流水号。
(3最后点击【确定】即完成编号。
编号完成后,在基本信息和正文中
自动生成文号。
如果想重新编号,可点击【清号】按钮后重新编号。
2.8领导签发
1、公司领导在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要办理的文件进入。
2、签发操作步骤:
先查看基本信息、批阅正文和附件,然后点击【填写意见】
按钮填写签发意见。
2.9排版
1、经办人在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要办理的文件进入。
2、生成正式文件:
点击【正式文件/生成正式文件】按钮,生成清稿状态的
正式文件。
3、分发:
点击【联网分发】按钮可将文件分发到相关单位。
4、最后点击【发送】按钮,将文件发送到下一个环节办理人。
2.10归档
1、归档人员从“待办待阅”视图中点击进入要归档的文件。
2、最后点击【办理完毕】按钮,结束流程。
2.11其他功能介绍
2.11.1加为我关注的文件
用户如果需要在以后不断关注某个文件时,可在办理过程中,设置为“我关注的文件”,操作步骤如下:
1、在打开文件办理的过程中,点击【其他操作/加为我关注的文件】按钮,
如下图所示:
2、提示“确认要将该文件设为我关注的文件吗?
”
3、以后用户在在从系统主页面上“办公快车道/我关注的文件”,或者“办公
自动化/公文管理/发文管理/发文文件夹/我关注的文件”视图中看到所有
被标记为我关注的文件,如下图所示:
2.11.2作废和还原
1、在文件起草阶段或者其他特定环节,用户如果想作废该文件时,可点击【作
废】按钮,将文件移入垃圾箱内。
2、作废后的文件在“办公自动化/公文管理/发文管理/发文文件夹/垃圾箱”
视图中,如下图:
3、选择作废的文件,然后点击【还原】按钮,确认要还原选定的文档后,点击【确
定】按钮,文件将恢复到作废前的状态,继续办理。
2.11.3发文查询
1、点击“办公自动化/公文管理/发文管理/发文查询”文件夹,如下图:
2、文件夹显示出“按拟稿部门”、“按办理人员”、“按签发日期”、“按文件种
类”、“按发文类别”、“按签发领导”的树状结构。
点击各视图,文件将对应各种显示方式展现。
2.11.4所有发文
1、点击“办公自动化/公文管理/发文管理/所有发文”文件夹,如下图:
2、文件夹显示出“按年度部门”、“按发文字号”、“按拟稿时间”、“按流程状
态”。
第3章收文管理
3.1视图栏目介绍
在协同办公系统主页面点击左上方的“办公自动化/公文管理/收文管理”菜单,便直接进入到收文管理系统,如下图所示:
左边栏目介绍:
【系统导航】:
包括待办待阅、拟办文件、经办文件。
待办待阅:
显示当前用户需要办理或者查阅的文件;
收文登记:
显示处于登记状态的文件;
今日收文:
显示当前日期收到的文件;
经办文件:
显示当前用户经办的文件。
【收文文件夹】:
包括我关注的文件、重要文件、缓办文件、办结文件、补充归
档、垃圾箱。
我关注的文件:
显示当前用户设置的关注文件;
重要文件:
显示当前用户设置的重要文件;
缓办文件:
显示缓办的文件;
办结文件:
显示已经办结的文件;
垃圾箱:
显示当前用户作废的文件。
【收文查询】:
可按收文日期、按收文月份、按收文年度、按文件分类、按主办单位和按清退文件进行查询;
【收文统计】:
可按收文日期、按文件分类、按来文单位、按主办单位和办结率进行统计。
3.2收文登记
1、有收文登记权限的用户(如文书负责收文登记。
收文登记包括两种途径:
∙第一种:
登记人员在首页“办公快车道”框内直接点击【收文登记】按钮.
∙等二种:
登录系统后通过“办公自动化/公文管理/收文管理/收文登记”
进入,点击【收文登记】按钮。
2、执行【收文登记】后,系统弹出流程选择提示框,要求选择所需启动的流
程,如下图所示:
3、选择流程后点击【确定】按钮,生成一个新的收文登记表单,填写文号、
标题、来文单位等基本信息并保存,如下图所示:
4、单击【正文管理】,将事先扫描好的文件,进行添加、修改、查看、删除。
5、执行发送操作步骤:
点击【发送】按钮,弹出发送对话框,点击“环节名
称”下拉菜单,选择下一办理环节名称,点击“待选人员”列表选择环节办理人,点击【确定】完成发送。
3.3收文办理
收文办理包括收文拟办、领导批示(阅、部门主办、部门承办、部门协办等环节,依各单位的流程设置而有所区别。
具体操作过程如下:
1、收文办理人员登录系统,在办公快车道中“待办待阅”视图中点击要办理
的文件进入,可以看到文件的基本要素信息、阅办单、流程记录等信息。
2、阅读正文:
点击【查看正文】按钮,阅读文件原文内容,如下图所示:
3、意见填写:
点击【填写意见】按钮,填写拟办意见,如下图所示:
4、点击【发送】按钮,将文件发送给下一环节办理人。
3.4收文归档
收文各环节全部办理完毕(或者由归档人员强制办结,文件即进入归档阶段。
收文没有特定的归档操作,只要由收文归档人员执行【办理完毕】后,系统会根据归档人员设置的“是否归档”数据项判断进行自动归档。
3.5其他重要功能介绍
3.5.1继续登记
当有多份文件需要进行手工登记时,完成一份文件的登记的同时,可在不退出登记窗口的同时,可通过点击【继续登记】按钮,快速进行其它文件的登记。
3.5.2设置查询级别
查询级别是在文档办结后可查阅用户范围的设置,在文件起草、审批过程,
可修改表单上的“查询级别”来设置文档办结后的可查阅用户范围,如下图所示:
3.5.3接收联网文件
联网文件默认情况自动接收到系统中,在“收文管理/收文登记”处可以看见自动接收的文件,如果需要手动接收,在“收文管理/收文登记”视图上点击
“接收文件”,如下图所示:
3.5.4收文转公告(承办人环节才具有该操作
打开收文文档,点击【其他操作/转电子公告】,则系统自动跳转到起草电子公告的界面,并默认提取出收文文档中相关信息,如下图所示:
3.5.5收文转发文(承办人环节才具有该操作
点击【其他操作/转发文】,则系统自动弹出发文流程选择框,选择完流程后,跳转到起草发文的界面,并默认提取出收文文档中相关信息,如下图所示:
3.5.6作废文件还原
文件作废后,会显示在“收文管理/收文文件夹/作废文件”视图中,选中需
要还原的文件,单击【还原】,如下图所示
第4章签报管理
4.1视图栏目介绍
在协同办公系统主页面点击左上方的“办公自动化/公文管理/签报管理”菜单,便直接进入签报管理系统,如下图所示:
左边栏目介绍:
【系统导航】:
包括待办待阅、拟办文件、经办文件;
待办待阅:
显示当前用户需要办理或者查阅的文件;
拟办文件:
显示当前用户起草且未发送出去的文件;
经办文件:
显示当前用户经办的文件;
办毕签报:
显示办理完毕的签报
【签报文件夹】:
包括我起草的签报、我关注的签报、重要签报、缓办签报、办结签报、补充归档、垃圾箱。
我起草的签报:
显示当前用户起草的签报文件;
我关注的签报:
显示当前用户设置的关注签报文件;
重要签报:
显示当前用户设置的重要签报文件;
缓办签报:
显示缓办的签报文件;
垃圾箱:
显示当前用户作废的签报文件。
【签报查询】:
可按部门文件、按签报类型、按主办部门、按已办理人、按拟稿时间和每周签报情况进行查询;
【查询】:
按查询条件查询文件。
4.2起草签报
1、本单位所有用户均可签报拟稿,拟稿可通过以下两种方式进行:
∙第一种:
在首页“办公快车道”栏目内直接点击【起草签报】按钮。
∙第二种:
进入“办公自动化/签报管理/拟办文件”,点击【起草签报】。
2、点击【起草签报】后,系统弹出提示框要求流程类型,如下图所示:
3、点击【确定】按钮,生成签报要素信息登记表单,如下图所示:
4、签报正文起草步骤:
(1点击【起草正文】按钮,系统引入相应的WPS模板,并将已经填
写的基本信息例如标题、公司领导,附件等同步到WPS模板中。
WPS文档编辑界面如下图所示:
(2点击【引入文章】可以从本机现有的文档中引入内容;
(3点击WPS的保存操作将签报内容保存到OA系统中。
(4点击【返回OA系统】关闭WPS,返回OA系统。
5、附件管理:
可以通过【附件管理】添加、修改、查看、删除附件。
6、执行发送操作步骤:
点击【发送】按钮,弹出发送对话框,点击“环节
名称”下拉菜单,选择下一办理环节名称,点击“待选人员”列表选择
环节办理人,点击【确定】完成发送,如下图所示:
4.3签报审批
签报审批包括部门核稿、部门会签、秘书核稿、领导核签、领导签发等,因为操作方式一样,本手册集中到“签报审批”来进行描述。
由于签报的操作方法与发文系统相似,所以本节对具体细节操作不做详述,签报审批操作步骤如下:
1、签报办理人进入协同办公系统的主页面上,即个人工作台的“待办文件”
栏上看到要自己审批的签报,点击可直接进入;也可以在个人工作台的
“办公快车道/待办待阅/待办文件”视图中看到要自己审批的签报件,
如下图所示:
等,如下图所示:
3、点击【批阅正文】可打开签报正文阅读并修改内容,内容修改完毕点击
【返回OA系统】回到签报表单界面。
4、点击【填写意见】按钮输入相应的审批意见。
5、执行发送操作步骤:
点击【发送】按钮,弹出发送对话框,点击“环节
名称”下拉菜单,选择下一办理环节名称,从“待选人员”列表选择环
节办理人,点击【确定】完成发送。
4.4签报编号
打开要编号的签报件,在表单上单击【编号】按钮,进行编号操作,如下图所示:
可单击“漏号”可进行漏号查询,如果手动修改序号。
编号完毕后,必须执行“清号”才可以重新编号
4.5签报归档
参考收文管理的归档操作。
第5章任务协作
5.1任务协作介绍
任务协作(TaskCollaboration系统的基本概念是:
以任务平台为中心,以任务树为办公工作管理的主要工具,结合各种辅助功能,满足办公自动化业务非固定流程任务协作要求的系统。
系统是协同办公平台的重要模块之一,是提高公司员工协同工作效率的有效工具;系统实现了公司领导者、管理者和普通员工对办公任务的管理、分配与协作;实现了任务过程的追踪;实现了过程资源复用和管理方式转变;实现了企业层次化管理模式和扁平化管理模式下任务的管理;实现了高级人才的复用和高效的岗位置换;实现了资源共享、经验共享和知识积累从而构建学习型企业;系统提供了跨单位任务协作的有效途径,使得国家电网公司跨单位团队任务协作成为可能。
5.2任务协作功能模块介绍
1.【协作导航】提供不同视角的导航功能协助用户定位计划、任务和消息,
通过协作导航功能快速提升用户的协同工作效率。
2.【综合任务】提供与个人相关的工作任务的管理,通过综合任务快速提升
个人与团队任务的执行力,有效提高企业员工的工作效率。
工作计划包括周计划月计划,提供部门计划及生产计划等自定义计划的编辑、执行和跟踪功能,实现了用户对工作计划的全面管理和有效监督。
3.【个人日程】提供个人相关的事务管理,如个人日程、工作周报和工作月
报等。
通过个人事务有效提升个人工作效率。
5.3协作导航
1.协作导航的说明
协作导航是任务协作的导航界面,提供了和任务协作相关的工作信息查看等导航功能。
通过协作导航用户能快速定位信息,辅助用户使用任务协作的功能开展协同工作,协作导航主要是个人聚合消息门户,主要对系统内部各
模块产生的消息进行统一展示、聚合,可按类别、紧急程度、待阅待办、今日、本周、本月等多种条件进行查询,消息即时推送到个人桌面,通过在线人员列表,可实现在线即时交流,消息可自行维护,包括新增、维护、删除、按时间排序,按人员、类型分类检索,提供消息周期提醒,可按多条件、多方式进行消息发送,用户可自定义消息
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