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XXXX论坛新闻发布会策划方案
XXX论坛新闻发布会策划方案
2016年6月19日
一·发布会框架
1.新闻发布会主题
2.发布会地点——国际会议中心
3.发布会时间——2016-7-17
4.主办单位:
5.承办单位:
6.协办单位:
7.参会人员(300人)
嘉宾(领导,客户)
媒体(广告公司,媒体记者)
观众
与会人员(其他企业商业伙伴)
二·发布会内容
待补充
三·发布会流程
(一)媒体接待
1.媒体接待类型
●媒体发布会流程(会议正常进行中的采访)
●媒体专访接待(在发布会前期接待和结束后专访)
●自由采访(会议结束后)
2.媒体接待流程
1)邀请、确认参会媒体。
比较重要的主流媒体需要反复确认,精准沟通,传送会议需要宣传的内容。
2)准备会议内容的宣传资料
(宣传单、流程单、签到本、签到笔、饮用水)
3)勘察发布会现场。
1 会议的地点、场地、规模、桌椅、区域划分(媒体区、嘉宾区、普通观众区)是否合理(时间、交通、场地桌椅没有问题)
2 考察嘉宾休息室、专访区、现场签到处、接待处地点。
3 确认现场布置。
时间、布置的形式、以及布置人员、协调人员(会议场地的工作人员)
4 现场布置确认。
(资料是否准备齐全、布置是否完善、设备正常运行)
5 来宾签到
3.专题采访接待
1)根据专题采访要求,组织不同部门人员接受采访,合理安排时间
2)发布会之后采访还是之前采访,之前采访主要在于宣传本次大会,吸引相关人员来参会,对新闻发布会造势,之后采访为报道总结,进一步提高大会的知名度。
3)邀请、确认专访的媒体,并对此次专题采访内容进行精准的沟通。
4)采访内容和采访提纲送达采访媒体单位。
5)采访当天,被采访人员需提前到达与媒体进行采访内容沟通。
6)整理采访文件。
包括采访纪要、挑选图片、关注电视播出时间、报纸发稿时间。
1 需要反复确认时间。
一般报纸会在第二天发稿,电视播出的会滞后一天。
2 所有媒体活动都需存档,一般情况下,平面媒体提供样报,电视,广播媒体报道提供视频或音频光盘,交由档案室归档。
3 内部相关媒体报道需在网站、官微上展示发布会内容。
4.会议结束后自由采访
1)签到处填写自由采访登记表
2)会后由工作人员安排自由采访环节
四·执行方案
(1)会议前期筹备
1.时间安排
序号
时间
任务安排
人员分工
1.1
2016-6-20
确定邀请嘉宾、媒体、主持人、参会人员名单
开会讨论决定
1.2
确定活动主办方、协办方、承办方
开会讨论决定
1.3
制作邀请函、准备新闻发布会内容材料
文案部门
1.4
确定新闻发布会的宣传方式、宣传平台、宣传材料。
宣传部门
1.5
预定新闻发布会的具体地点
开会讨论决定,财务部
1.6
确认新闻发布会赞助商
开会讨论决定
1.7
会议服务人员分工
2.任务详情
任务一:
确认邀请嘉宾名单、相应的媒体机构、以下为可邀请媒体机构。
网络媒体平台
报社杂志机构
新浪、搜狐、腾讯、今日看点传媒
中国青年报、
《北京特快》新闻热线
《京华时报》新闻热线
《特别关注》新闻热线
《娱乐信报》新闻热线
《七日七频道》新闻热线
《北京青年报》新闻热线
《北京您早》新闻热线
《北京晚报》新闻热线
《生活面对面》新闻热线
《法制报》新闻热线
《法治进行时》新闻热线 6504
搜狐新闻中心 -6288
《北京晨报》新闻热线 96101
千龙网新闻热线
注意:
主要联系与新闻发布会内容相关媒体,教育类、大学生、青年类媒体杂志、报社。
关系密切的新闻传媒合作伙伴。
任务二:
确定活动主办单位。
一般来讲,主要由金旗教育承办,世界大学生发展论坛主办,今日看点传媒、以及教育、大学生众创空间、大学生组织等行业协会协办本次活动。
(获得相关行业的支持,提高本次分享会的知名度、美誉度)。
任务三:
制作邀请函,发布会材料。
发布会内容:
包括开场视频、新闻发布会相关视频、嘉宾简介、项目介绍、新闻呢发布会ppt、发布会问答内容。
邀请函针对参会人员的不同设置为三种
参会人员
邀请函类型
嘉宾
电话、纸质、邮件。
可以结合发送。
参会媒体机构
电话、纸质(回馈单)
主持人
当面邀请,电话邀请,公司内部人员则可提前确定。
行业协会、合作伙伴
电话、邮件。
普通观众、校园负责人
微信H5、群通知、短信。
注意:
重要人员邀请分三次去邀请,每次务必收回回执单。
第一次邀请:
7月1日
第二次确认:
7月10日
第三次确认:
7月16日
任务四:
新闻发布会宣传方案。
新闻发布会的宣传方案通主要分为三次来进行宣传
时间
宣传方式
宣传内容
2016/7/10
活动主办单位的微信公众平台、网页、官方微博。
介绍本次新闻发布会的项目简介,邀请嘉宾、时间、地点、流程。
2016/7/13
H5宣传、相关微信公众平台微信软文互相推送、联系报纸、网站、报刊、海报、展架。
现场特色活动简介、设置的抽奖活动介绍。
会议主题、会议目的。
2016/7/17
新闻发布会邀请的媒体机构,报纸,杂志,网站、官方微信平台。
发布会现场记录视频、发布会议谈话、签署的文件、会议照片。
任务五:
发布会地点预定、场地提供哪些服务。
北京国际会议中心酒店,需要到现场实地考察并确认服务内容。
场地服务内容
主办方布置材料
现场电脑、投影仪、音响话题设备
桌椅、签到桌椅、场地规模、
场地灯光照明卫生环境、饮用水、
交通道路便利程度
横幅:
3条
易拉宝展架:
8个
饮用水:
若干
签到用具:
登记表三份/10张
活动LOGO展示牌:
暂定3个
活动背景墙(签名墙):
1张
鲜花:
3束
参会证:
嘉宾(若干)
媒体证(若干)
普通观众(若干)
胸花:
若干
竖幅、飘空气球、拱形门等
注意:
具体考察会议现场提供服务与自己所需的服务、场地提供的服务与自己所需的服务。
任务六:
新闻发布会赞助商
赞助商分为首席冠名赞助、一般赞助、
赞助商
赞助服务
回报
首席冠名(金旗教育)
赞助资金、公司宣传平台、横幅、背景墙制作。
直接在活动的所有资料上打印上公司名称标志,在活动的名称中加上该公司的名称。
一般赞助
饮用水、参会胸卡、易拉宝展架。
在胸卡、参会资料的扉页上附上该赞助商的标志。
广告赞助
广告费用
在宣传资料上印有赞助企业的标志
任务七:
活动工作组人员分工
所有的会议服务人员主要来自主板单位公司,以及部分活动志愿者(在校大学生、向他们提供实习证明)。
活动工作组
工作内容
具体人员
1.综合协调组
1)负责发布会工作的总协调;
2)总体工作方案的起草和批报;发布会日程安排;
3)协调各小组展开活动;
4)负责落实领导的相关指示;协调发布会的相关事宜;
2.联络组
5)负责对接嘉宾,媒体机构和参会人员的联络、邀请、接送;
6)负责会议的邀请函额制作、发送、反馈汇总;
7)负责收集会议发言人的发言材料;
3.接待组
8)负责与会嘉宾的抵离接送;
9)负责会议签到期间的相关服务工作;
10)负责宣传部门交办的其他事宜;
4.会务组
11)负责发布会材料的设计与印刷;
12)现场布置及相关服务工作;
13)发布会议礼品、嘉宾胸花的设计、定制;
14)负责有关发布会秩序控制、现场安全、有序、顺利的进行;
15)安排发布会现场自由采访、专题采访后续的采访;
16)负责宣传部门交代的事宜;
(2)会议活动执行
1.时间安排
序号
时间
任务安排
负责人
2.1
2016/7/10
确认新闻发布会的所需的内容材料,布置材料到位。
会务组
2.2
2016/7/17
布置会场
会务组
2.3
2016/7/17
媒体签到
接地组、综合协调组
2.4
2016/7/17
发布会的正式进行
主持人
2.5
2016/7/17
发布会结束后自由提问
主持人、会务组
2.任务详情:
任务一:
确认新闻发布会的所需的内容材料,布置材料到位。
盘点物品、清查各种准备情况
任务二:
布置会场
1.签到台设置在会议厅门口;
2.主席台加下面的剧院式或课桌式摆放(中小型发布会可采用圆桌摆放式,以拉近与记者的心理距离),同时在发布会的后面会预留一些无桌子的座椅备用;
3.在背景板两侧有屏幕播放相关视频;
4.主席台的席位安排,在主席台设立领导或贵宾位,以接受记者的提问;
5.新闻发布会会场还可竖立一些项目的宣传画;
6.会议室现场还需要配备有投影设备和电源、足够的麦克风、可以租用微信上墙仪器;
7.茶水与果点、纸巾、签到簿和签名笔等物品,最大限度地满足媒体的需要。
同时为了保证传媒所用设备的安全,应多配备一些工作人员,以防设备仪器被盗;
8.布置会场流程:
(提前一天或者召开前一天早上布置,暂定为当天布置会场)
时间
事项
注意
2016/7/17
最后一次确认布置材料的类型、数量,做出详细的清单,方便会后清点物资。
确定到场人员的名单、建立数据库,方便会后核对人员名单
提醒参会人员参会
会务组和宣传组带齐物品出发
考虑交通堵塞情况,以免耽误布置会场
到达会场,开始场外布置
与场地供应商协调布置地点,确保布置广告的牢固性。
场内布置,调试各种机器设备及网络通信情况
与场地服务人员做好沟通,在机器设备出现问题后及时解决,更换机器
检查布置情况,最后确认场地布置无误。
安排会场人员休息。
9.模拟效果图
任务三:
会议签到
签到分为嘉宾签到、媒体签到、普通观众签到。
签到人员
签到方式
签到器具
嘉宾
背景墙/人数统计签到
背景墙、马克笔
媒体
媒体登记表/自由采访/专题采访登记表
登记表、签字笔
观众
观众登记表
登记表、签字表
任务四:
发布会流程
待补充(包括会中的发言人讲话、与观众的互动环节、还有香槟庆祝等)
(3)会议后期安排
在会议结束后,安排完记者提问之后开始会议的收尾工作。
时间
事项
注意事项
2016/7/17
参会人员退场
保持退场有序、以免发生踩踏事故
会务组负责拆除、回收会议相关用具。
整理清点物资。
核对会前布置物资清单。
以免遗漏。
发稿部门、会议宣传部门负责整理会议中的视频、讲话、照片等内容资料。
注意资料的有效性和时效性。
2016/7/17
及时联系新闻媒体发稿,以及内部网站的宣传推广工作,由宣传组整理稿件选择时机发送。
再三确认会议的宣传推广工作
2016/7/18
由接待组负责向参会人员,参会媒体、嘉宾发送感谢信。
可以是邮件、短信。
五·风险应对
(一)会前准备要点
1、向相关与会人员发送邀请函,重要领导务必到位;如有特殊状况领导不到位,则应立即上报决策小组,立马定夺人选。
2、会场物料准备必须提前采购完备,易损坏物料可备双或多份;
3、做好发布会上随时出现状况的应急准备,对易出现状况环节应多增加工作人员维护。
(二)会议中的风险应对
(三)会后注意事项
1、确保与会嘉宾等重要人员的会后送别;
2、确保现场拆卸有序进行;
3、确保相关新闻人士对此次发布会做相应报道。
4、在会议结束后,对会议媒体机构表示发送感谢信。
六·财务预算
(一)宣传物资(预算)
序号
项目
规格
单价(元)
数量
费用(元)
1
嘉宾、媒体邀请函
精
3
20
60
2
参会证
一般
3
200
600
3
工作证
一般
2
50
100
4
发布会纪念品
300
赞助
5
横幅
50mm*4m
3
50
150
6
易拉宝
1.5m*80mm
8
50
400
7
LOGO展示牌
LED灯
2
200
400
8
背景墙
3m*4m
1
400
9
活动资料简介
A4纸
0.1
1000
100
总计
2110
(二)现场布置材料(预算)
序号
项目
内容
单价(元)
数量
费用(元)
1
发布会现场签到处
签到牌
3
5
15
签到纸
0.1
50
5
签到笔
2
10
20
马克笔
3
5
15
2
会场布置材料
海报
8
10
80
鲜花
100
3
300
胸花
5
10
50
双面透明嘉宾牌
5
10
50
3
场外布置
大型的宣传背景版
69
1
70
导示牌
12
10
120
气拱门
100
1
100
4
会务人员
餐费、车补
50
10
500
总计
1325
(三)媒体、场地租赁邀请费用
序号
项目
内容、规格
单价(元)
数量
费用(元)
1
场地租赁
容纳300人的会议厅
2
媒体邀请费用
预计邀请媒体的媒体
合计
(四)赞助费用
序号
项目
规格
单价(元)
数量
费用(元)
1
赞助商
首席冠名
2000
1
2000
2
赞助商
广告费赞助
300
5
1500
3
赞助商
饮用水、水果、零食类
2
300
600
合计
3100
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