四川省办公室文秘工作培训讲稿内部资料.docx

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四川省办公室文秘工作培训讲稿内部资料

文秘工作培训讲稿

（2008年3月7日）

第一章行政机关公文处理实施细则总则（略）

第二章公文种类（13类）

（一）命令

省和成都市人民政府依照法定职权公布规章；县级以上

人民政府宣布施行重大强制性行政措施、嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人

员，变更或撤消下级机关不适当的决定事项。

（三）公告

向国内外宣布重要事项或法定事项。

（四）通告

公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

（五）通知

批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的

公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；任免人员。

（六）通报

表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况。

（七）议案

各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人

民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

向上级机关汇报工作，反映情况；答复上级机关的询问。

（九）请示

向上级机关请求批示、批准。

（一十）批复

答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

对重要问题提出见解和处理办法。

可以用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，按请示性公文的程序和要求办理。

作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。

无明确要求的，下级机关可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（十二）函

不隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

记载、传达会议情况及议定事项。

第三章公文格式

一、公文的组成

公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称。

行政机关联合行文，主办机关排列在前；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

（四）发文字号应包括机关代字、年份、序号。

行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合行文，原则上应标注排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。

其中，“请示”应当在附注注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题由发文机关、事由、文种三部分组成。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发上级机关的公文，如其标题过长，可按事由摘要转发。

文件字体的规范要求：

一级标题：

二号小标宋

二级标题：

三号黑体

三级标题：

三号楷体

文内字体：

三号仿宋

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或规范性简称、统称。

（八）公文如有附件，应注明附件顺序和名称。

不能只附无件。

附件名称与附件标题应一致；附件与主件原则上应组合成册。

如附件与主件不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标明主件的发文字号及其附件序号。

（九）公文除“会议纪要”外，应加盖印章。

行政机关联合向上行文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

公文的落款单位名称不打印，印章印在成文日期上。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准。

联合行文以

最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

党委系统：

阿拉伯

政府系统：

汉字

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。

“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

（十二）公文应标注主题词。

主题词按《四川省人民政府公文主题词表》标注。

主题词的功用：

1、实现文档一体化；

2、解说文字；

3、体现权威性。

“主题词”三个字：

三号黑体

主题词本身：

三号小标宋

公式：

类别词+类属词+文种

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。

多个抄送机关，按党、政、军、群的顺序排列。

地方政府在前、部门在后；地方政府，按行政区划的顺序排列；部门，按政府机构序列的顺序排列。

抄送栏内分两种情况：

即抄送和分送。

分送无主送机关，如会议纪要、简报等。

原则：

不抄送（分送）主要领导个人，如需抄送（分送），将领导放在第一排单独排列。

（十四）公文从左至右横写、横排。

民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），每行28字，每页22行，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

（十五）结束语的运用

凡在开篇有“现将┈呈报如下”，不再使用结束语（如特此报告）。

结束语不管字数多少均应加上句号。

（十六）给个人的答复函不需编号。

（十七）关于版记

1、一般放在所有文件后；

2、分送（抄送）单位间使用逗号不用顿号；

3、转发文件时可能出现多个版记问题，转发文的版记予以取掉。

（十八）其他

1、涉及百分比的写法：

不用汉语描述，直接用阿拉伯数字体现；

2、主附件的区分：

凡有“现将×××呈报（印发）你们”，通通作为主件，不应作为附件；

3、文种中无“规划”“计划”“总结”等种类；

4、领导称谓：

有同志不加职务；

5、编辑、校对、打字，不应出现在文件上；

6、关于电报：

特提：

必须当天办理；

特急：

三天内办理；

加急：

五天内办理；

平急：

十天内办理。

7、公文报送日期和成文日期不超过5个工作日。

第四章行文规则

行文应当确有必要。

行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）各地区、各部门不得以地区、部门或地区、部门负责人的名义直接给领导同志个人报送文件，也不得以地区、部门内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文直接报送领导同志个人。

确系按领导同志专项交办事项报送的文件，应在文中予以说明。

领导同志处收到需要审批而直接报送领导同志个人的公文，即转办公厅（室）处理。

对于符合要求的，办公厅（室）将按规定程序报批；不符合要求的，将退回报文单位按规定重新上报。

（二）报送各级政府或各级政府办公厅（室）的公文一律实行统一收文、统一办理、统一发文。

各级行政机关报送上级机关的公文不得在按规定渠道报送的同时，又送领导同志个人或上级机关业务处（室）。

（三）除突发时间或紧急重大事项外，不得越级上报。

原则上不得以电传形式向上级机关报送文件，

（四）严禁明电、密电交替使用。

（五）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相应业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

各部门内设机构，不得向本机关以外的其他机关（包括系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。

各级政府成立的各类领导小组等非长设机构的办公室不得直接向下级政府正式行文。

（六）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（七）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

联合行文应当明确主办部门。

须经政府行文审批的事项，经政府同意，也可由主管部门行文，文中应当注明经政府同意。

（八）属于主管部门职权范围内的问题，应当直接报送主管部门处理。

（九）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自线下行文。

如擅自行文，同级政府或上级主管机关应当责令纠正或撤消。

（十）向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（十一）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关。

需要同时抄送其他机关的，应当用抄送形式。

不得同时抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

（十二）受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。

第五章发文办理（略）

△重点提示：

（一）公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和

与主送机关的行文关系确定。

（二）拟制紧急公文，应体现基金的原则，并根据实际需要确定紧急程度。

（三）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引用标题，后引发文字号。

引用外文应注明中文含义。

日期应写明具体的年、月、日。

（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

后三个层次文字后要加上标点符号。

（五）应使用国家法定计量单位。

（六）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

公文中应避免使用感情色彩的标点符号（如?

!

），阿拉伯数字后不用“、”。

通常用“.”。

公文纪年必须写全，如“2006”不能写成“06”。

（八）请示上级机关审批的事项，应提前报送，给上级机关研究决策留出时间。

一般事项应提前两周，紧急事项不得少于7个工作日。

特别紧急事项，需要及时批复的，除突发时间及法律法规等另有规定或领导同志另有交代的事项外，必须在文中说明紧急原因及本部门的办理过程。

（九）公文送负责人签发前，应由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文；是否经过协商、会签；是否符合党和国家的方针、政策，符合有关法律、法规的规定；是否与政府工作的要求相一致；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合《办法》和细则的规定。

（十）以本机关名义制发的上行文，有主要负责人或支持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，有主要负责人或有主要负责人授权的其他负责人签发。

（十一）公文正式印制前，文秘部门应进行复核。

复核重点：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否符合《办法》要求等。

（十二）公文的草拟、修改、签发，必须使用钢笔（或签字笔、毛笔，不用纯蓝墨水）。

第六章收文办理（略）

第七章公文归档（略）

第八章公文管理（略）