国立高雄应用科技大学97学年度第1次总务会议纪录.docx

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国立高雄应用科技大学97学年度第1次总务会议纪录

國立高雄應用科技大學　97學年度第1次總務會議紀錄

時間：

民國98年1月13日（星期二）下午2時0分

地點：

行政大樓7樓第2會議室

主席：

林總務長宗曾記錄：

黃惠玲

1、主席致詞：

略

2、各組工作報告：

保管組：

1、97年財物自盤表第一次E化，經各單位負責同仁幫忙彙整陳報，作業還算順遂。

97年度第2次財物盤點作業已於12月19日結束，除標籤的張貼問題外，也加強輔導職務異動者辦理財物移轉的作業。

98年的盤點計畫，將朝著每週針對一名人員進行全盤的方式作業，敬請全校教職員工同仁們配合辦理。

2、97年學位服第一次以委外方式提供服務，98年將擴大服務範圍，將進修學院與進修推廣部納入服務對象，進階為更多的對象服務。

3、廢品委外服務自95年施行至今已2年，有良好的校務基金開源成效。

98年將進階提供至建築物內定點收取廢品的服務，凡集中財物及需搬運人力者，皆可跟保管組申請由廠商直接至建築物內之定點收取廢品，歡迎多多利用。

4、97年12月保管組推出財物交換平台，提供堪用或需用財物訊息，以促進愛物惜物精神，讓堪用財物可互相交流，歡迎多多利用。

5、自98年起李連寶先生加入保管組，10萬元以上的財物驗收時，,將由他負責至現場拍照建檔，希望大家多多照顧。

6、各單位領用文具由各單位業務費支付已行之多年，採購系統動支經費已E化多年，自98年起領用文具將依各單位請領數分別開立收據，由各單位黏貼憑證逐月請款，俾便各單位實際掌控業務費用。

7、請以財物使用人為保管人，所保管財物若需提供借用，請建立借用登記表以控管財物借用狀況，以避免保管人與使用人間，有財物責任糾紛。

8、報廢財物未繳回前若遺失，請購同等型號財物辦理廢品繳回作業，嚴禁以賤價或殘值繳費賠償情事。

營繕組：

1、校園規劃：

（一）校園規劃

1.建工校區：

日期

建築物

辦理情形

備註

96.05.04

建工校區綜合大樓

（5億）

96.05.04專案會議結論俟管理學院第一階段搬遷後再議

「未來發展及遷校燕巢校區」第1次諮詢及督導小組委員會議

2.燕巢校區興建進度：

日期

建築物

辦理情形

備註

97.12.30

管理學院二期大樓

（核定4.6億因物價波動預估4.99億）

預定進度：

34.42%

實際進度：

36.78%

目前進度：

3F柱筋吊升組立作業

97.07.23辦理開工典禮

97.06.21廠商申報開工

97.06.10招開開工前協調會

97.12.24

教職員生宿舍一期

（核定3.76億因物價波動預估4.45億）

97.12.24檢送計畫修正本給委員

97.12.19開發事業變更修正提送97.12.09開發事業變更審查會議

97.10.03開標由茂新工程得標97.09.18接獲開發事業變更

97.09.09~97.10.03上網公告

97.12.30

第ㄧ期公共設施及景觀工程（1.09億）

A標:

校門口.災損道路.景觀植栽

預定進度：

51.01%

實際進度：

52.74%

97.07.23請領雜項執照

97.06.21申報開工

97.06.10招開開工前協調會

B標：

人行橋（吊橋）B標

97.12.30國工局來函說明B標非坐落國土保安用地

97.11.13提送細部設計提送審查

97.10.23第四次細部設計提送審查

97.10.08第三次細部設計修正意見

97.12.30

燕巢校區多功能球場工程（0.5億）

97.12.30監造計畫本校同意備查

97.12.30退第二次品質及施工計畫

97.12.22同意承商職工人員名冊

97.12.02進行開標有4家廠商投標，開標結果由雍昌營造工程有限公司以$39,998,000元整得標

97.12.29

行政大樓（2.7億）

97.12.29提送修訂後規劃成果書

97.12.24國工局提送地形測量成果

97.12.19提送地形測量成果簿

97.07.04辦理議價作業97.06.19辦理評選作業97.05.01上網公告遴選建築師

97.12.31

人文社會學院大樓

（4億）

97.12.31提送景觀配置修正圖說

97.12.22提送修正地質鑽探計畫書

97.11.27提送平面及空間傢俱圖

97.07.09辦理議價作業97.06.26辦理評選作業

97.05.08公告遴選規設監建築師

97.12.19

圖資大樓（6.2億）

97.12.19提送修正服務實施計畫書

97.12.18提送地質鑽探變更計畫書

97.11.11召開簡報說明會議

97.10.06開標

97.09.01上網公告遴選建築師97.06.27公告建築師公開閱覽

97.12.25

第二期公共設施及景觀工程

97.12.25陳送修正構想書至教育部

97.11.27教育部進行專案審查會議

97.11.11再送修正構想書至教育部

97.03.18陳送教育部審查

97.03.07將修正後構想提送本校

97.01.30送教育部提供修正意見

97.07.15

學生活動中心、電資學院大樓、工學院大樓

97.06.27召開營建工程總量管制會議決議，本校後續工程案暫不納入總量管制核列補助

97.03.03陳送構想書至教育部

97.02.21教育部燕巢現況勘查訪視

97.02.13館舍量體規模專案檢討

（二）設施的管理維護成效：

1.97年7月本校接獲台灣電力公司高壓用戶超約用電通知，目前用電契約量為3150瓩，惟6月份用電已超過契約容量達3296瓩，學校將增加超約附加費負擔，請學校各單位做好節約用電措施；教育部長要求各級學校97年用電量應零成長，節省用電開支，本校除對一般教室、宿舍、社團進行刷卡付費外，於各一級單位進行裝錶作業，行政大樓亦進行規劃降低用電10%目標。

2.轉知經濟部函「行政院所屬各機關、學校響應行政院『節約能源行動』10大工作項目，學校各單位應持續推動辦理之事項如下：

（1）鼓勵一週一日不開汽機車，推動健康日活動。

（2）政府機關公務車汰換一律以低污染車為優先。

（3）政府機關白熾燈泡應逐年汰換為省電燈泡。

（4）行政院所屬各機關每日關燈半小時。

（5）冷氣機溫度設定不得低於26℃。

3.為落實節約能源行動本校行政大樓中央空調（冷氣）於97年12月1日起依據每日早上8時、中午12時及下午18時所量測之室內氣溫達到26℃（含）以上作為空調主機（冷氣）運轉之依據，不開啟空調主機時，敬請各單位會與配合，開啟門窗使空氣流通以免室內悶熱，共為節能減碳齊盡心力。

4.「97年度節能績效保證示範推廣補助專案」本校申請將更換弘德樓、毅志樓及慧樓宿舍電熱水器為熱泵系統，並更換雙科館模具系部分傳統安定器燈具為高效能電子式T5燈具所需經費約13,224,860元，於97年4月23日向經濟部能源局提出申請補助，並於97年11月11日接獲經濟部能源局同意補助440萬元函文後，即於97年11月25日及12月4日奉核校長及教育部同意採用統包最有利標方式辦理。

現已於97年12月11日簽准校長成立評選委員會及工作小組，預計98年2月10日至政府採購網公告，並於暑假期間（98年7月、8月）進行工程施作，並於98年10月完成工程驗收。

2、營繕工程

（一）97年度完成修繕工程

完成日期

建築物

辦理情形

備註

97.04.30

資訊館等10棟建築物補強工程（1,783萬元）

97.04.30教育部函復本校17棟建築物耐震補強工程完竣報告書共九冊乙案已悉存部

97.03.14前廠商如期完成補強

97.03.28辦理正式驗收工作

97.04.23將補強成果函報教育部

97.03.28

運動場面層整修工程（1,377萬5,069元）

97.03.28本校辦理正式驗收工作

97.02.04申報竣工

96.05.07辦理開工

96.04.30辦理開決標

97.06.18

觀光系實習旅館裝修工程（95萬）

97.06.18本校辦理正式驗收工作

97.05.28申報竣工

97.04.24申報開工

97.04.23辦理開決標

97.08.04

行政大樓4樓資管系研究室隔間（38.8萬）

97.08.04本校辦理正式驗收工作

97.07.29申報竣工

97.07.14申報開工

97.06.02辦理開決標

97.08.20

東側機車棚地面整修工程（80萬元）

97.08.20本校辦理正式驗收工作

97.08.13申報竣工

97.07.18申報開工

97.07.15辦理開決標

97.09.02

毅志樓廁所工程（113.5萬元）

97.09.02辦理正式驗收工作

97.08.25申報竣工

97.07.16申報開工

97.07.15辦理開決標

97.09.10

思賢樓電梯設備汰換工程（236萬元）

97.09.10辦理正式驗收工作

97.08.07申報竣工

97.04.15申報開工

97.04.11辦理開決標

合計經費

3,723萬8,069元

（二）目前備標修繕工程

1.98年度修繕專案規劃設計監造勞務（已決標設計中）

2.育賢樓彩繪油漆工程（已決標，寒假施工）

3.行政大樓五樓教務處整修工程（已決標，98年1月18日前完工）

4.燕巢校區管理學院一期隔間整修（已完工驗收）

5.燕巢校區管理學院一期圖書館自動門施作（已完工驗收）

文書組：

1.推動公文線上簽核無紙化：

（1）公文收發統計與線上簽核服務：

97年收文件數9,108件、發文件數1,415件。

（2）線上簽核系統公文製作之共用範本，增列常用之5項函稿（檢送契約、領據、報告、邀請演講、校外參觀）及2項簽（開立領據、計畫核示），請同仁多加利用。

（3）線上簽核系統「公文查詢」選項下之「第三類公文公告瀏覽」係針對各項通知、公告或傳閱等公文以登載公布欄方式處理，期減少公文層轉，提升公文處理效率，提醒同仁撥冗瀏覽，倘須正式掛文辦理時，請連繫文書組。

（4）為符線上簽核之意旨並節省不必要的紙張浪費，如用印之依據屬已完成線上奉核之簽呈或用印申請單，至文書組用印時，敬請提供該份公文之文書編號，經用印人員上線查詢確認後即可用印，毋須再列印紙本。

（5）發文作業：

各單位需由學校發文之公文，於簽核流程中不須送會文書組，如主管簽核判發後，敬請於流程點選「送繕發文」項下之「總發文」，並加以送出，文書組即可進行發文作業。

2.公文催辦及時效統計：

（一）各項公文時效計算之結辦時間說明如下，請留意各項文書之結案時間，以提升公文辦理效率。

來源

辦理方式

結案時間

外單位來文

存查

主管決行時間

發文函復

文書組發文時間

自行創稿

發文

文書組發文時間

未發文，檔案室存查

主管決行時間

自行創簽

單位承辦人自存

主管決行時間

不發文，檔案室歸檔

主管決行時間

含稿並發文，檔案室歸檔

文書組發文時間

（2）提醒措施：

每日藉由公文線上簽核系統，結合『公文即時通訊』方式提醒承辦人，並以e-mail通知承辦人方式，包含逾期及未承辦之公文訊息，最速件每2小時稽催ㄧ次、速件每4小時稽催ㄧ次、普通件每8小時稽催ㄧ次。

各單位自行創簽且自行存查之文書，須留意其辦理時效，公文系統亦納入稽催及時效統計範圍。

（3）如同仁的電子信箱有收到非您承會辦的稽催公文郵件，請連繫文書組進行電子信箱資料庫的修正。

3.檔案管理：

97年度紙本檔案，重新依分類號案卷分類上架，工作進度如下:

98.1.6

紙本檔案重新依分類號案卷分類上架工作

年份

卷數

件數

97年6月

89

32

1198

88

104

2925

97年7月

88

44

1323

87

18

440

97年8月

87

78

1964

97年9月

87

28

895

97年10月

86

18

596

97年11月

86

24

757

97年12月

86

34

937

4.郵遞信件分派：

（一）每日遞送到校之掛號及包裹、快遞、航空郵件皆於當日分派完畢，並由事務組提供一位學習服務生將掛號信件送至各院系所，97年度6至12月數量臚列如下：

97年度6至12月份掛號、包裹快遞、航空郵件數量統計表98.1.6

月份

教職員工

學生（含宿舍區）

育成中心及圖文部

6

4,850

965

80

合計5,895件

7

2,400

390

95

合計2,885件

8

1,122

486

79

合計1,687件

9

1,470

1,090

75

合計2,635件

10

2,200

1,150

125

合計3,475件

11

2,519

909

117

合計3,545件

12

2,461

975

115

合計3,551件

（二）郵件管理：

為撙節學校資源並有效管理郵資支出，各單位送文書組轉寄之郵件，請於信封書明郵遞區號並加蓋單位戳章，郵資給付以公務用信件為原則，私人信件如有需代轉郵局，敬請自行付費並貼足郵資，再由文書組轉送。

五、宣導事項：

為提升文書傳遞品質，今年起試由文書組提供各單位編號條碼標籤，預定2月份起請各單位將條碼標籤黏貼於各項紙本文件（如請假單、出差請示單、預借經費單等），便於各單位登記桌讀取編號，俾利流程控管及查詢作業，提升文書傳遞品質。

出納組：

一、出納帳務支付系統、零用金系統及人事差旅費系統，已與會計請購系統整合連結，凡於會計室「網路請購系統」辦理請購核銷者，其廠商及受款人可逕至總務處出納組網頁，點選「出納帳務查詢」，或至查詢網址：

http:

//203.64.88.32/，查詢款項付款情形及付款紀錄。

二、出納組與教務處招生組合作建置招生網路報名ATM繳費系統，目前已辦妥招生專戶開戶手續，並經財政部完成核備。

三、為使校務基金靈活運用，本校與台企銀辦理定期存單一億元透支契約，並依原存單利率（不加碼）計息，以減少定存中途解約之利息損失。

四、97年11月17日教育部校務基金實地訪視，出納組彙整相關表單資料、統計表、簡報及各項出納作業操作手冊，順利完成實物展示及人員晤談等訪視作業。

五、本校校務基金管理委員會已決議通過燕巢校區教職員生宿舍第一期新建工程貸款案，俟函陳教育部核准後，再行辦理後續相關貸款作業。

六、97年1月至12月份出納組開立之支票、電子支付及零用金支付件數及金額統計資料如下：

項目

97年1月至12月

較96年度增減數

件數

金額

金額

開立支票

2,729

2,608,979,192

+499,474,859

電子支付

1,542

85,394,709

-7,727,578

零用金支付

19,206

56,782,715

+10,089,688

七、97學年度第一學期日、夜間部學雜費收入統計資料如下:

項目

97學年度

第一學期

96學年度

第一學期

比較增減數

日間學雜費收入

199,070,078

192,906,470

+6,163,608

夜間學雜費收入

80,530,856

72,009,882

+8,520,974

八、97年度臨櫃繳款與自動繳費機收入統計資料如下：

項目

97年1月至12月

較96年度增減數

件數

金額

金額

臨櫃繳款收入

12363

407,650,411

+84,080,025

自動繳費機收入

11077

1,088,910

+420,850

事務組：

一、採購：

（一）10萬元以上採購案敬請各位師長勿拆案辦理，以免違反採購法第14條機關不得意圖規避本法之適用，分批辦理公告金額以上之採購之規定。

各師長如因特殊需求及採購結案日期急迫需求建請依採購法第二十二條第一項第十六款所定情形，經需求、使用或承辦採購單位就個案敘明不採公告方式辦理及邀請指定廠商比價或議價之適當理由，簽報機關首長或其授權人員核准者，得採限制性招標，免報經主管機關認定之方式辦理。

採用此方式採購案經校長核准後即可於1-2日內辦理議價程序，交貨驗收後即可辦理結案。

（二）2萬元以上請購案依規定須先辦理請購程序，敬請各位師長配合。

（三）本校自行採購「共同供應契約」財物申請書新版格式，增加採購理由說明功能第一項共同供應契約產品功能、規格不符需求時，需詳填附表列出產品功能及規格不符需求原因比較，以符合政府財物採購作業制度規定，未經核准前請勿自行採購。

申請書新版格式已上傳總務處事務組網頁可供利用，各單位如有需求可逕自http:

//203.64.88.227/Admin/Object/TableUplo/88.doc下載使用。

（四）因應98年元宵燈節之到臨，行政院環境保護署函知各單位若辦理採購元宵提燈所附贈之乾電池，應注意選購符合廢棄物清理法第19條第1項及第21條規定之產品。

（五）請各單位配合政府政策遵照「優先採購身心障礙福利機構或團體生產物品及服務辦法」，本校96年度執行未達規定標準，敬請各單位配合辦理，若有任何疑問或建議請聯絡承辦人（事務組余小姐分機2652）。

（六）為使本校達成行政院環境保護署要求各機關綠色採購目標比率，將致力實施取代宣傳，特別針對填報綠色彩購成果統計表項目，擬訂執行方案，敬請各單位指派專人擔任綠色種子，定期至行政院環保署政府綠色採購網路申報系統（http:

//greengp.epa.gov.tw/）填報單位採購綠色採購指定項目之成果資料（帳號密碼洽事務組）以提升本校綠色採購績效，達成執行率，若有任何疑問請通知本處承辦人員（余小姐分機2652）。

二、總務行政：

（一）為方便各位師長查詢採購案件流程進度，事務組業已規劃完成請購流程查詢系統，並於9月1日起由公文班及一級單位服務員將採購案件以刷條碼方式刷入系統，若需查詢案件請至總務處網頁點入請購流程查詢查詢採購案件紙本流程進度，網址為http:

//203.64.88.227/ACMain.asp，請各位師長多加利用。

（二）公文班除收送公文外另提供送信服務，收送公文時間如下：

8：

30、10：

30、1：

40、3：

30收送行政大樓各一級單位

9：

00、11：

00、2：

30、4：

00收送各教學單位一、二級單位（公文班分機2688、2689）。

（三）敬請各單位協助在學校內辦理活動，請惠予通知事務組林世承先生（分機2659），以便通知保全人員提供參加人員指引服務。

（四）本校各單位承辦各類研討會議、任何會議或各項活動者（包含社團活動）時，請於一週前填具車輛進出管制及活動通知申請表，並檢附活動內容送交總務處事務組提出專案申請，依規定送審核定後，其停車收費標準依專案簽核之金額（每車每日50元）於進入校門口時由警衛收取並給繳費收據。

三、場所及設施的管理維護：

（一）98年度「自動販賣機委託經營評選案」經97年12月19日評選會議，獲選廠商為統一速邁自販股份有限公司，除每年固定36,000元租金外，另提供實際銷售額21%作為回饋金及每年補助社團經費20,000元。

（二）學校書城自97年11月26日開始調整營業時間如下：

星期一至五：

上午8時至下午9時

  星期六：

上午11時至下午8時

 星期日：

上午11時至下午3時30分

（三）本學期已完成東、西側機車停車場油漆工程。

（四）近來發現各棟建築物之牆壁、地板、門窗及校園等，發現各類活動宣傳單、海報等，任意張貼造成校園髒亂，敬請各單位加強宣導張貼於公佈欄或立告示牌，並於活動結束後清除。

（五）本學期已完成校園植栽景觀綠美化工作並於97年12月4日邀請專家進行校區鐵樹、中棟水池旁酒瓶椰子、大王椰子、行政大樓與北棟走道旁之雞蛋花病蟲害治療工作；專家建議為加強校園內病蟲害防治，請各位師長配合勿任意移植數木入校種植。

（六）為維護行車動線和行人安全，敬請將汽車停放於停車場或畫有停車格的車位內，未畫停車格處一律嚴禁停放車輛。

尤其雙科館與南棟間步道及咖啡廣場四周因人潮聚集，嚴格禁止停車。

9月起依本校車輛管理辦法取締（違規車輛違規次數，經紀錄達三次以上，則註銷或收回停車證。

）。

3、提案討論：

提案單位：

總務處保管組

提案一：

修正「本校財產與物品管理要點」第七、十條規定，提請討論。

（修正條文對照表如附件1）附件1

說明：

一、修訂財物遺失作業及報廢評估規定。

二、總務會議通過後提行政會議討論。

決議：

照案通過。

提案單位：

總務處事務組

提案二：

修正「國立高雄應用科技大學技工、工友考核委員會組織實施辦法」第二條規定，提請討論。

（修正條文對照表如附件2）附件2

說明：

ㄧ、原條文文字敘述由校長指派六位為當然委員，總務長為當然委員並擔任召集人，當然委員人數應為七位，修正文字敘述。

二、總務會議通過後提行政會議討論。

決議：

照案通過。

提案單位：

總務處事務組

提案三：

修正「國立高雄應用科技大學績優服務員選拔實施辦法」第四、五、六、七、八條規定，提請討論。

附件3

說明：

ㄧ、「國立高雄應用科技大學績優服務員選拔實施辦法」（修正條文對照表如附件3）。

二、總務會議通過後提行政會議討論。

決議：

照案通過。

提案單位：

總務處事務組

提案四：

修正「國立高雄應用科技大學公務車輛調派使用及管理要點」第七條第八項、第九項規定，提請討論（修正條文對照表如附件4）。

附件4

說明：

ㄧ、參照國立中山大學、國立高雄師範大學、國立第ㄧ科技大學、國立高雄大學司機於非上班時間因申請派車單位業務需求需加班時，加班費由申請派車單位支付，校長座車司機加班費由秘書室支付。

二、學校目前僅有2位司機，1位司機擔任校長座車駕駛常因公務需求需加班，其加班時數僅能申請補休導致影響其他申請派車單位提出派車申請時，無司機可駕駛公務車之情形發生。

三、總務會議通過後提行政會議討論。

決議：

照案通過。

提案單位：

總務處事務組

提案五：

修正「國立高雄應用科技大學場地設備管理使用要點」第四、五、十、十三條規定，提請討論。

（修正條文對照表如附件5）附件5

說明：

ㄧ、檢附場地設備管理使用要點修正對照表如附件5。

二、總務會議通過後提行政會議討論。

決議：

請事務組於提行政會議前在與各單位協調是否有須修正檢討。

肆、散會：

下午3時30分

附件1

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條文數

原條文

新條文

說明

七、（十一）1.

財產與物品管理要點修訂對照表

七、（十一）1.財產遺失，除因災害或不可抗力，經查明屬實外，應負賠償之責。

七、（十一）1.財產遺失，除因災害或不可抗力，經查明屬實外，應負賠償之責。

在校內遺失者，保管人必須於事發當時，立即通報警衛室及管轄派出所且由保管人現場拍照存證、提供『報案文件』、『遺失財物內容』。

校外失竊須有財產借出單，並檢討是否善盡保管責任，影印相關資料送保管組轉報教育部核轉審計部。

增加財物遺失之作業規定。

十、

十、財物之報廢手續如下：

十、財產報廢評估規定

（一）達使用年限始可報廢，由保管單位先予自我評估。

（二）非功能性的毀損報廢，由保管人針對毀損處拍照存證，報廢單送保管組複評。

（三）各系所研究使用之儀器設備功能毀損報廢，由單位主管或專業老師複評。

（四）電腦由駐校電腦廠商複評。

（五）評估後仍堪用之財物，請保管人至財產網路服務系統之財物交換平台公告，供移轉再利用。

公告後仍無需用者，辦理報廢手續。

9

新增條文列為十

原條文依序改順號為

十一、財物之報廢手續（並刪