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反思GTD.docx
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反思GTD
反思GTD:
基本概念和习惯
10Mar2009Filedunder:
寻找方法Author:
Cowoo
此文是系列文章反思GTD(共5篇)中的第1篇。
反思GTD
∙反思GTD:
基本概念和习惯
∙反思GTD:
缺失和局限
∙反思GTD:
改进与个性化-四个工具
∙反思GTD:
改进与个性化–四个习惯
∙反思GTD:
用纸笔实现个人管理
DavidAllen的GettingThingsDone(GTD)也许是目前最有影响力的个人效率提升系统了。
而且它的核心概念很简单啊,就如DustinWax总结的:
GTDis,initspurestformisquitesimple.Youcapturethoughtsastheyoccurtoyou,spendasettimeeverydaydecidingwhattodowiththosethoughts,makelistsofactionsyouneedtoperform,anddothoseactions.Everysooftenyousetasideanhourortwoandreviewwhatyou’vethoughtanddoneandwhatyou’dliketodointhefuture.
毫无疑问,GTD帮助很多人提升了工作效率,达到了“心如止水”的状态。
但是呢,虽然GTD的核心概念如此简单,还是有很多人挣扎在GTD的各种概念以及工具中。
正如葡挞的初衷中所说,我们希望这个提升个人效率的参照系统尽可能的简单。
但是毫无疑问,目前的GTD并没做到这一点。
以至于有无数的改进,比如ZentoDone,比如todoodlist,比如TheAlternativeProductivityManifesto……于是我想,到底GTD简化到核心会剩下来一些什么?
是什么让这套系统看起来如此简单但是实践起来确实如此的困难?
是不是GTD漏掉了某些重要的点?
以及是不是GTD的某些概念和方法从根本上是有局限性的?
带着这些问题,我将在接下来的几周对GTD进行一个比较全面的反思,希望能回答这些问题并建立起适合自己的一套系统。
这是这个系列的第一篇,总结一下GTD的四个基本概念和三个习惯。
首先,我们要回顾一下GTD提出的基本流程:
收集=>整理=>组织=>回顾=>执行
yibie最近写了重新介绍GTD的文章,对于这五步不清楚的同学可前往围观
核心概念
MatthewCornell在Blog上总结了GTD的基本习惯,包括:
∙100%_CAPTURE
∙APPROPRIATE_PLACEMENT
∙CONTROLLED_COLLECTION
∙DECOMPOSITION
∙EFFECTIVE_PROCESSING
∙FRONT_END_DECISIONS
∙INVENTORY_BASED_CHOICE
∙KEEPING_THINGS_CLEAR
∙NEXT_ACTIONS
∙OUTCOME_FOCUS
∙REGULAR_REVIEW
∙SITUATIONAL_AWARENESS
针对这些习惯,有人评论说,百分之百捕捉,可控的收集,下一步行动以及定时回顾(在列表中高亮)这四个可以作为习惯,但是其他的则很难称之为习惯。
其实我觉得GTD精简到核心,就剩下这五个概念:
Inbox工作篮(按照GTD中文翻译里面的译法,我其实比较倾向于收件箱)
NextActions下一步行动
Calendar日历
Project/Lists项目/清单(Someday/Maybe,Waiting等清单也属于这一概念)
Context情境(环境)
其中“情境”是GTD的一个创新。
GTD去掉了任务的重要性这个属性,而是按照我们的时间以及所处的环境把任务清单划分为很多小的清单。
至于重要性,似乎是留给大脑去判断。
但是我觉得这种处理方式往往会导致我们逃避和拖延一些重要的事情,却做了一大堆清单上面的无关紧要的小事。
正如Lifehack上面说的“NoPriorities=NoDirection”。
于是我发现,对于不是GTD里面所提到的那种“专业人士”的我,“情境”这个要素基本上不是很重要。
于是又少了一个核心概念。
至于如何应对重要性,我在前面的持续改进纸笔系统里面有谈过,还将在这个系列接下来的文章中详细叙述,这里就不多谈。
这四个概念/工具中,工作篮用来收集随时出现的任务,把这些打扰我们专注工作的事项清除到一个可靠的地方。
下一步行动是清晰的可以执行的行动的列表,是我们工作的重要依据。
日历放置那些确定时间的东西,比如会议。
当然,你也可以像我一样,每天放一些大石头进去。
而项目/清单则放置那些无法一步完成,需要分解成更详细的具体行动步骤的事项。
至于实现的工具,用纸笔、手机、PC或者网络,那都无所谓,但是我觉得有几个帮助我们更好地应用这几个概念的原则:
1.工作篮最好是随身携带的,这样无论何时何地,你都可以收集突然间冒出来的想法和杂事。
2.日历最好是电子化的,这样它可以自动提醒你。
当然,如果你每天都会看到你的日历或者你的纸质日历随身携带那也OK。
3.尽量简化你的工具的数量,最好是一个工具搞定。
如果不行,最好不要超过三个。
特别危险的是把一个概念的东西分散到多个工具上。
因为即使目前最好的同步工具也无法抵消我们天性上的懒惰。
过不了多久你就会发现你存放在不同地方的项目清单变得无法管理。
4.……(您有什么想法?
帮助我们加长这个原则列表咯^^)
核心习惯
上面谈的这些概念都是知识,是在看完GTD或者这篇文章之后你可以马上建立起来的系统。
但是围绕这几个概念,还需要我们养成几个习惯来执行。
习惯一:
信任你的工作篮。
把你收到的所有外界输入都放入工作篮里去。
这样当你专注于完成一个PPT的时候,你就不会一直想着要回的邮件了。
这个习惯看似简单,实际上并不是那么容易。
你需要一段时间的训练来信任你的工作篮。
习惯二:
及时清空工作篮。
但是也不用太着急,Lifehack在BacktoBasic系列中提到每天两到三次固定时间处理工作篮就可以了。
我觉得是不错的建议。
让工作篮堆积而不处理是个坏习惯。
我们怎么能指望在堆满乱七八糟文件的桌面上找到一颗小小的回形针?
习惯三:
定时回顾。
每周回顾是不错的方法,关于每周回顾,这里有更详细深入的分析。
好了,层层剖析之下,GTD只剩下了四个概念(或者说叫工具)和三个习惯。
其实这4+3也就是在本文开头引用的那段话中说的东西,实在是没什么新东西。
只不过列成几点比较容易记忆。
当然,这只是我的分析。
如果您有什么补充以及不同的观点,在评论中跟我们分享咯。
上一篇中我思考了GTD的基本概念和方法,并将GTD精简到四个概念和三个习惯。
虽然“工作篮”和“下一步行动”在本质上也只是两个列表,但是我觉得GTD正是因为将这两个列表特殊化并放到一个非常重要的地位上而获得了成功。
因为“工作篮”帮助我们挡掉了干扰,而“下一步行动”则将我们的注意力集中到唯一的一个列表上。
这种简化和对注意力的管理帮助我们专注到目前要做的事情上,从而提高了我们的效率。
但是GTD是不是解决了所有问题,适合所有人,是一个完美的系统呢?
当然,不可能有一个适合所有人的完美系统。
然而,GTD确实存在一些缺失和局限,不然DavidAllen也不会一直出新书来改进之了。
缺失一:
对于目标的追问和回顾
正如StevePavlina在文章TheEssentialMissingHalfofGettingThingsDone中讲的那样,GTD缺失掉了对于目标的追问和回顾。
Toputitverysimply…standardGTDwillteachyouhowtodothingsright.It’sextremelyeffectiveatthat.Butbeforeyouconcernyourselfwithdoingthingsright,youmustfirstfigureoutwhattherightthingtodois.Thisiscommonlysaidtobethedifferencebetweenmanagementandleadership:
Managersdothingsright;leadersdotherightthing.
这里不是说GTD没有提到对于目标的追问,毕竟从跑道到5万英尺的审视是GTD中回顾阶段的重要内容。
但是GTD中确实没有对更高层次的思考提出一些可操作化的建议,而不好操作的事情基本上会因为惰性而懈怠下来。
看看DavidAllen的几本书的名字吧,“GettingThingsDone”,“ReadyforAnything”,“MakeItAllWork”,仿佛都是一个大侠见招拆招,而不是主动谋划(当然俺没看过后面两本,还请看过的同学指教)。
换句话说,GTD是反应式的而不是计划式的。
毕竟我们的目的是更好地掌控自己的生活,而不是被进入我们生活的事务所控制。
HoH在上一篇的评论中提到GTD的纵向管理部分:
“1.定义目标和原则;2.展望成果;3.集思广益;4.组织管理;5.明确下一步的行动方案”。
我觉得是译者把这一部分拔高了,因为原文是“TheFivePhasesofProjectPlanning”,根本没有超越到项目/列表这个层次之上。
搜索了一下相关内容,在论坛上发现GTDProject5PhrasesTextTemplate:
Purpose–Vision–Brainstorm–Organize–NextActions–FollowUp
(Why–What–How–Who/When/Where–Clarity>Up/Activity>Down)
有用,但是还是局限在项目的层次上,不是更高图景的思考。
诚然“high-level的东西往往取决于人生观价值观,不是谁能说服谁,教会谁的”,但是如果这个系统能够帮助我们思考自己的目标,并帮助我们把这些目标贯穿到我们的日常行动中,岂不是更好?
至于每个人的目标,以及人生意义,那得靠我们自己去思考^^
缺失二:
对于事情轻重缓急的把握
卡耐基说:
“人有两种能力最难得:
一是思考能力,二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力。
”
我想GTD在这个方面是有缺失的。
当然,你把它当做一种创新也行。
在GTD中,David去掉了事情的轻重缓急,把它们都放到一个清单上,理由是“当你看到整个清单时,完全能够凭借直觉按照其重要程度排出先后的顺序”。
但是马上发现这个清单的长度超过了我们一眼可以选出的重要事情的长度,于是为了过滤这个清单,他发明出了“情境”这个概念。
为的是在出于某种情境下,我们马上能找到需要做的事情。
但是我们很少有人的生活忙到连第二天的基本行程都无法预料。
实际上,我们大部分人的生活是可以预料而且可控的。
因此,我实际上颇为怀疑“情境”这个概念以及相关方法的作用,因此在上一篇中把它从基本概念中剔除掉了。
写到这里,我又打开GTD这本书的相关章节,找到“选择当前行动的四个标准”:
1.环境/情境
2.时间
3.精力
4.重要性
而重要性这一节基本上是一带而过。
我觉得David本身对于按照重要性来安排工作估计是持怀疑态度的,而这跟GTD中对于目标的缺失是有联系的。
如果没有目标的指引,也就没有计划的过程,只是事情来了我就把它排进我的系统中,确实很难为他们排个轻重缓急。
因为所有的事情都是必须完成的。
DustinWax也在“迈向效率新愿景”中讲到,无怪乎GTD的最大受众是公司职员以及技术人员(干活的:
):
ItisnomysterywhyGTD’sbiggestaudiencehasbeena)corporatebusinesspeople,whoAllenslantedittointhefirstplace,andwhoareusedtoworkingwithinestablishedproceduresandunderimposedschedules,andb)technicalpeoplesuchasprogrammers,whoarelikewisecomfortablewithrigidlydefinedprocedures,andwhoaremastersofbreakingcomplexprocessesintosimple,discretetasks.
但是即使上述两种职业中对于既定流程事务的处理多一些,也还是需要很多创造性工作的。
更何况公司也只是最近几十年才兴起,我们从内心深处还是希望做的工作有挑战性和创造性的,谁也不希望工作像卓别林电影中拧螺丝的工人一样无趣。
43Folders的创始人将43Folders的关注重点从效率系统转向时间、注意力以及创造性的工作也是因为最重要的不是系统、工具,而是行动,而且是对我们有意义的行动:
“ForMerlin,whatmattersmostisnotthesystem,northetools,butthedoing.And,moreimportantly,thedoingofsomethingmeaningfultothedo-er”
如Lifehack上所说,没有轻重缓急=没有方向。
对于很多挣扎挑出重要的事情的人来讲,GTD选择的这种方式有时反而是创造了压力:
Formany,then,insteadoflimitingworryingaboutwhattodoatanygivenmoment,GTDoftenincreasesstressaspeopletrytofigureoutwhichtasksreallyarethemostimportantonestoworkon.
就像著名的大石头的故事里面讲的,如果你的生命完全被无关紧要的小事占满,那么你想放大石头也放不下去了。
缺失三:
如何去做
正好HoH写了大型个人任务的时间管理,其中她提到:
此时才发现,平时积攒的那些时间管理理论,很多都派不上用场了。
需要定义目标吗?
目标再明显不过,但是却很难带来激情。
需要分解任务吗?
分解成几个章节后的写作仍然是需要通盘考虑的“大作”,本以为可以简单带过的却发现得加上大量背景知识的说明。
需要to-dolist吗?
每天醒来,头条就是——写论文,之后便在昏天黑地的写和改中度过一天……需要“反向时间表”吗?
有时为了一个小小的改动需要重新查许多文献,甚至重做一部分研究;时间表怎能确定?
GTD的方法,可能真的比较适合一些日常性或者已经有先例的事务的处理。
对于一些创造性或者需要较长的专注时间来完成的工作,可能就比较无能为力。
或者说,GTD并没有为我们进入这些工作所需要的“行云流水”的状态提供必要的建议。
HoH的文章,为我们提供了一些很好的建议。
而GTD的一些实践,在这些情况下可能与我们追求的“效率”背道而驰。
比如太长的列表让我们容易去选择那些简单的小事完成,最后留下了大石头;比如GTD的这种反应式以及非结构化的组织形式会让我们被外界的行为(比如冗长的会议和讨论)所控制。
关于如何去做,我们更需要的是在我们从to-dolist上挑出一件事情之后,能够心无旁骛地在一定的时间内完成。
而在这一点上,GTD并没有花太多的笔墨去写下前人的经验。
这一篇受Lifehack上“迈向效率新愿景”系列文章影响较大,但是我并不同意DustinWax的所有观点。
比如“1.It’stheSystem,Stupid”我就相当反对,我并不认为对于生活中的一些事情当做一个项目来做,列一个清单有什么不好。
同理,这里仅仅是我的经验和我的思考。
我希望各位读者能够提供自己的经验和思考,让我们把这件事想得更透彻一些。
在留言里跟我们分享咯:
P
此文是系列文章反思GTD(共5篇)中的第3篇。
反思GTD
∙反思GTD:
基本概念和习惯
∙反思GTD:
缺失和局限
∙反思GTD:
改进与个性化-四个工具
∙反思GTD:
改进与个性化–四个习惯
∙反思GTD:
用纸笔实现个人管理
在此系列的前两篇文章中,我们回顾了GTD的基本概念和习惯,以及其缺失与局限。
本文想研究一下如何改进与个性化我们自己的GTD系统。
其实众多Blogger在这方面的思考已经为我们找到了工具的最佳实践以及问题的解决方案,我们只需要“拿来”就可以了。
这里我希望本文能激发有经验GTDer的灵感,也希望本文能成为众多刚开始接触GTD(或者完全不了解GTD)的朋友的开端。
所谓GTD,是GettingThingsDone的缩写,基本相当于中文里面“今日事要今日毕”里面的“事”“毕”,也就是把事情搞定。
这里不多做介绍。
想了解的同学可以移步GTDLife仔细读一读什么是GTD。
这里我综合了前面对GTD的分析以及众多对GTD的改进,并总结成四个工具和四个习惯(其实我有点想叫它“事毕”系统,哈哈)。
这里的工具其实是概念,你用什么实现它都可以(纸笔、手机、互联网或者客户端软件,只要你喜欢)。
工具基本上是可以马上应用起来的。
习惯则需要一定的时间来建立和适应。
毕竟掌握一个新工具也需要时间去习惯它嘛~
这四个工具是:
工作篮,下一步行动,项目,日历。
四个习惯则是:
收集,处理,行动,计划和回顾。
当然,这4+4并不一定适合所有人。
希望朋友们多多留言与我们讨论。
写完发现文章太长,分两部分发吧,先是四个工具:
)
1.工作篮(Inbox)
工作篮是这个系统开始的地方。
工作篮可以是一个纸质的笔记本,可以是PC桌面上的一个文本文档,可以是Outlook里的任务,或者专业GTD工具里的Inbox。
不管是老板丢过来一项新工作,还是想到一个创业的好点子,或者准备愚人节来一个大点的整人计划,别管那么多,统统先丢进工作篮里面。
设置工作篮的目的是清空大脑,从而达到“心如止水”的状态。
因为做一件事情的时候不停提醒自己另外一件事情确实是一件很烦人的事情。
注意把任何进入我们生活的事情都丢进去,这样才能清空大脑。
关于工作篮,有一些小提示:
∙注意至少有一个工作篮是随身携带,方便快捷的。
这样才能随时随地记下我们的想法,像我这种记忆力不好的人尤其有用。
关于这点yibie比我说的好:
相信我,这个是在GTD中最重要的工具。
通过这个我们才能捕捉大脑里面那稍纵即逝的想法,才能知道自己一直以来想做什么,想要什么。
这个工具的要求是,稳定、便捷,呼之即来挥之即去,没有过多的环节,你所要做的就是记录。
除此之外,这个工具,不必拥有其它任何用途。
而且这个工具最好不会阻碍你把想法变成工作篮里的输入。
比如我就比较习惯用纸笔,这样输入没有障碍。
∙你可能会有不止一个工作篮,但是最好越少越好。
这点是Lifehack的BacktoBasics:
YourInbox里面讲到的,下面那一点也是。
比如说你没有必要把你的电子邮件全部抄写同步到你的纸质笔记本上(想想那个工作量),否则就有点强迫症了……但是最好减少你的邮箱的数量,把所有邮件转发到同一个邮箱里会是一个不错的主意。
ZTD(简单做)里面讲,最好把你的工作篮减少到4-7个(他把装纸的盒子,装脏衣服的袋子,信箱什么都算上了)。
∙光弄一个工作篮并不能帮你提高效率。
也就是说我们还得建立起来一些习惯处理工作篮。
一方面我们要信任工作篮,把所有东西都放进去。
另一方面我们又要及时处理工作篮。
否则一个塞满了任务的工作篮跟堆得乱七八糟的桌面并没有什么差别。
四个习惯的第一个和第二个都和工作篮有关,稍后会讲到。
∙如果放进工作篮的时候能区分一下任务的轻重缓急就更好了。
前面我们分析到GTD的一个问题是不能区分轻重缓急,如果在把任务放进工作篮的时候加上轻重缓急,至少可以为我们处理的时候提供依据。
2.下一步行动(NextActions)
下一步行动是你行动的参考,是一个清晰且可执行的行动的列表。
在GTD中这个列表非常长,长到我们需要加上“情境”,并且依照多个原则(环境,时间,精力,重要性)去从中选择适合当前做的工作。
GTD这么做的逻辑是生活中太多突发事件,而这些突发事件是不能被计划,所以提前安排工作的重要性是不可能的。
但是我觉得并不是所有人都忙到每一个突发事件都需要马上处理。
这些事情往往只需要及时处理就可以了。
关于下一步行动,ZTD里面取消掉了这个列表,而是计划这个习惯中提到:
最重要的任务:
每天早上,马上决定今日最重要的任务。
这和你的重大事件很相似,每日选择1-3个最重要的任务,而这其中可能包括一个你已经安排了的重大事件和其它几个最重要的任务。
同样的,尽量将它们安排在尽可能早的时段。
如果安排的太晚,你常常会被其他的任务干扰,而导致任务失败。
我觉得下一步行动这个列表蛮好的,只是太长这个毛病需要修正一下。
那么就每天只放进去第二天计划的任务就行了(假设你每天晚上会处理收件箱。
其实这样下一步行动就变成了明日事项^^)。
而放进去的过程中,把重要的任务(也就是ZTD中讲的MostImportantThings,MITs)放到前面,如果你喜欢的话,再把前面标个星号。
这样的话每天完成列表上的任务,今日事今日毕,岂不快哉?
不过要做到这一点,肯定要做到准确估计自己的工作效率和工作量,您得是时间很好的朋友,这需要长时间的训练咯(yibie昨天的文章里有相关讨论)。
至于如何按照这个列表行动,在后面的行动这个习惯里会有详细讨论。
那么每天丢进工作篮的事情太多,多到你放进下一步行动的时候赛都塞不下,怎么办?
一个可能是你往自己背上背负的东西太多了,那么试着放下一些东西吧。
看看我们以前提到的这句话:
假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其他方法,你也同样无法完成它们;而且倘若不借助某一件事优先的次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。
另外一种情况,则是你可能把本来是一个项目的事情,当做了一个可执行的行动放进了这个列表。
这会导致你分配给它的时间也比较多,也容易导致你的拖延和时间估计失误。
这就要用到项目这个工具了。
3.项目(Projects/Lists)
任何不能一步完成的任务,其实都可以作为一个项目。
在GTD中,则是用的“清单”这个概念。
因为项目基本上也是由一步步行动组成,所以基本上也可以列成一个清单。
但是在GTD中,项目是和下一步行动写到一章中的,所以难免让人有点迷惑。
再加上“有时/也许”清单,“等待”清单,就更让人迷惑了。
其实正如StevePavlina在GTD缺失的另一半里面所说的,他们是不同层次的东西。
关系可以描述为这样:
项目,以及各种各样的清单
工作篮,下一步行动
为什么这么分?
其实是由我们使用它们的频率决定的。
工作篮和下一步行动我们会每天多次用到,是执行层面上的工具。
虽然它们本质上也是清单,但是因为这种频繁的使用而跟其他清单区别开来。
而项目和各种清单,我们可能每天回顾一次,比较懒的时候可能2-3天甚至一周才能回顾一次。
它们很大程度上起到计划和备忘的作用。
在工作中,我们很有可能需要同时推进多个任务(比如一个朋友的7个跨国项目:
P)。
那么每一个任务就可以作为一个项目。
再加上各种各样的列表,比如“有时/也许”清单,比如购物清单,如此等等。
至于用什么工具来管理项目?
我倾向于认为个人项目一般都不那么复杂,所以不用动用很“重”的项目管理
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