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汽车运输招标
销售业务汽车运输招标管理暂行办法
(第3次修订稿)
第一章总则
第一条为规范运输招标过程,明确各部门职责权限,确保运输招标结果公平、公正,防止人为舞弊,防范经营风险,依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《国务院办公厅关于进一步规范招投标活动的若干意见》、《关于规范各子公司销售管理的规定》(安海党[2002]18号文),制定本办法。
第二条本办法适用于达州海螺水泥有限责任公司到位价业务汽车运输、甲供水泥保供运输业务。
第三条运输招标原则上须通过公开招标方式进行。
出现本办法第十五条情形的,可通过议标方式进行。
第二章职责与权限
第四条区域管理委员会(以下简称区域)审批子公司汽车销售业务运输招标结果;按照公司要求,组织或配合对违反本办法的招标行为进行查处。
第五条公司成立专门的招标小组,负责依据本办法,审核投标人资质、评标、定标。
涉及销售业务的,招标小组由公司分管领导及办公室(监察部门)、销售处、财务处等部门负责人组成。
公司销售处或供应处(以下简称业务部门)负责制定招标文件,发布招标公示,解释招标文件;与中标单位签订运输合同;协调、跟踪、督促中标运输单位严格履行运输合同,评价履约情况;申请退还投标保证金、履约保证金及支付运费。
公司财务处负责发售招标文件,收取投标文件,检查招标文件的包装、密封是否符合招标文件要求;核实投标人投标保证金缴纳情况、中标单位履约保证金缴纳情况;退还投标保证金和履约保证金;按照运输合同支付运费。
公司办公室(监察部门)负责监督开标、评标、定标及运输合同执行过程,确保公平、公正。
第三章公开招标
第六条运输市场调研
运输招标项目开展招标之前,公司销售(供应)、财务处主要负责人及分管领导共同勘查运输保供路线,对区域内的运输公司、运力资源、运输市场价格、油品价格、工厂到交货现场的距离、路况、交货条件(存储设施、能力)及收费站等进行调研,现场拍照、记录;并根据对油耗、轮胎消耗、车辆折旧、人员工资、税票成本、过路过桥费用等调研情况和现场勘查情况,测算运输费用,形成《运输市场调研、现场勘查和运费测算报告》(附照片),报公司主要负责人审核、签字后,方可发布运输招标公示。
参加勘查人员必须对《运输市场调研、现场勘查和运费测算报告》保密,不得向投标人或其他无关人员透露。
第七条运输招标公示
运输招标公示原则上须在开标之日前10天在工厂大门、开票大厅、地磅房等公共场所张贴公示,确保招标信息公开、透明,特殊情况由公司报区域主要负责人同意后,可缩短招标公示时间,但最少需在开标之日前5天公示。
第八条招标文件发售
1、公司运输招标文件参照《运输招标文件格式文本》(见附件1),根据招标需要制定,经公司主要负责人审定并签字后发布。
2、公司运输招标文件如对主要内容、条款进行修改,还须在发布前2个工作日内报区域销售(供应)专业组审阅,区域主要负责人审签。
3、公司发售的运输招标文件适当收取标书费用,用于补偿印刷、邮寄等成本支出,具体标准由公司根据实际情况制定。
标书费用由公司财务处收取并开具收据,任何部门、个人不得私自截留。
4、招标文件由公司财务处组织发售。
财务处在向拟投标人发售运输招标文件时,必须要求其经办人出具有效授权证明,并填报《招标文件发售记录登记表》(见附件2)。
5、招标文件的发售期原则上不得少于3日。
6、公司业务部门可以对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。
澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的,至少应当在递交标书截止时间5日前,以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人;不足5日的,应当顺延提交投标文件的截止时间。
7、投标人对招标文件有异议的,应当在投标截止时间5日前提出,发售日至开标日不足5日的由公司视情况确定,但至少不得少于3日。
公司业务部门应当自收到异议之日起2日内作出书面答复。
第九条运输勘查
公司业务部门组织所有购买招标文件的拟投标单位开展实地勘查,形成《勘查确认记录》(见附件3),并由各运输单位签字、盖章确认。
未参与运输勘查或未提交《勘查确认记录》的运输单位不得参加投标。
第十条递交投标文件
1、投标人在招标文件规定的时间递交投标文件,财务处指定人员在业务部门配合下,核实投标文件递交人身份,投标人是否按招标文件要求足额缴纳投标保证金到子公司账户,并在《投标文件收取登记表》上登记(见附件4),如实记载投标文件的送达时间和密封情况,并存档备查。
2、超过开标时间递交的投标文件或未按招标文件要求足额缴纳投标保证金、装制投标文件的,一律不予收取。
第十一条开标、定标程序
1、公司招标小组成员须明确唱标、监标、开标记录等具体分工。
原则上监标人为办公室(监察部门)负责人。
2、招标小组根据招标文件要求准时开标。
2.1监标人宣布开标纪律。
2.2招标小组检查投标文件的密封是否符合招标文件要求,并拍照、打印留存。
投标文件密封不符合招标文件要求的予以原封退回,并做好退还登记,要求投标人签字确认;符合招标文件要求的方可开标。
2.3公司财务处宣布投标人的投标保证金缴纳情况。
2.4投标人少于3个的,不得开标。
2.5投标人对开标有异议的,应当在开标前提出,公司应当现场作出答复,并做好记录。
3、开标分两个阶段
3.1第一阶段,资格文件审查。
招标小组按照招标文件要求对所有投标人递交的资格审查文件进行审查,对符合投标资质和招标要求的投标人进入第二阶段商务文件的评标;对不符合投标资质和招标要求的投标人视为废标或未响应招标文件,招标小组将未开封的商务文件退还该投标人,并做好退还记录,要求投标人签字确认。
公司在资格审查时,须查看投标人运输车辆的行驶证原件。
标的量较大的、有条件的公司应到当地交管部门核实车辆信息的准确性、合法性。
3.2第二阶段,商务评标。
招标小组对通过第一阶段的资格审查的投标人报价进行内部审议,投标人不参加本轮开标。
商务评标原则上为一次性中标,招标小组对投标人报价按低到高的顺序进行排序,原则上选择报价最低的投标人为第一中标候选人。
第一中标候选人报价高于招标小组测算的运输费用,招标小组可通过与其洽谈努力降低报价,也可视情况直接以其报价定标。
4、定标。
商务文件开标后,招标小组全体成员签字确认《开标记录表》(见附件5)、《运输招标结果》(见附件6)。
重点工程水泥投标的运输招标结果与重点工程投标请示一同报销售部。
其他类别的运输招标结果经公司主要负责人、区域相关专业组组长审核,报区域主要负责人审签后,报销售部备案。
第十二条无效投标、窜标和虚假行为认定
1、有下列情形之一的,属于无效投标:
(一)与公司存在利害关系可能影响招标公正性的法人、其他组织或者个人参加投标。
(二)投标人负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位,参加同一标段投标或者未划分标段的同一招标项目投标。
2、有下列情形之一的,属于投标人相互串通投标:
(一)投标人之间协商投标报价等投标文件的实质性内容;
(二)投标人之间约定中标人;
(三)投标人之间约定部分投标人放弃投标或者中标;
(四)属于同一集团内成员的投标人按照该组织要求协同投标;
(五)投标人之间为谋取中标或者排斥特定投标人而采取的其他联合行动。
3、有下列情形之一的,视为投标人相互串通投标:
(一)不同投标人的投标文件由同一单位或者个人编制;
(二)不同投标人委托同一单位或者个人办理投标事宜;
(三)不同投标人的投标文件载明的项目管理成员为同一人;
(四)不同投标人的投标文件异常一致或者投标报价呈规律性差异;
(五)不同投标人的投标文件相互混装;
(六)不同投标人的投标保证金从同一单位或者个人的账户转出。
4、有下列情形之一的,属于弄虚作假的行为:
(一)使用伪造、变造的许可证件;
(二)提供虚假的财务状况或者业绩;
(三)提供虚假的信用状况;
(四)投标报价成本分析表测算有关各项费用或税费明显偏离实际;
(五)其他弄虚作假的行为。
5、出现本条1-4款任何情形之一的,招标小组须否决投标人投标。
第十三条发布运输招标结果
1、针对工程水泥保供的运输招标,公司必须在取得相关工程水泥中标通知书后方可宣布中标运输单位,并在1个工作日内发布《中标通知书》;其他类别运输招标,在商务文件开标后,评标结果按照第十一条第4点履行完毕后,方可发布《中标通知书》。
2、公司参加重点工程投标未中标,在重点工程招标结果公示5日后,方可向各运输投标人发布《运输招标结果告知书》。
如该重点工程项目流标,且在2个月以内重新组织招标或议标,运输招标结果可按原招标结果执行。
重点工程重新招标或议标时间超出2个月的,如油价、运输线路等发生变化影响运价,公司重新组织运输招标;如果油价、运输线路等没有变化,可在征求原中标单位同意的情况下,继续按照原招标结果执行。
第十四条重新招标
出现以下情形之一的,公司可重新招标:
1、购买招标文件截止时间止,购买招标文件的潜在投标人少于3个;
2、投标截止时间止,递交投标文件的投标人少于3个;
3、通过资格文件审查的投标人少于3个;
4、招标小组认为所有投标人的报价均偏离市场行情;
5、第一中标候选人放弃中标、拒签合同、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金,或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形。
第四章议标
第十五条开展议标的基本条件
出现以下情形之一的,公司形成专题报告,报区域主要负责人批准同意后,可开展议标。
在测算运输成本、运输毛利合理的情况下,确定承运单位:
1、出现第十四条1-5项的。
2、公司厂内短倒运输(甲供水泥保供等),标的量较小的。
3、公司采取到位配送销售政策的。
4、其他需要通过议标确定运输单位的情况。
第十六条确定议标对象
公司招标小组按照公开、公平、公正的原则,提出参加议标的运输单位名单(原则上不少于3家),经公司办公会集体研讨、报区域销售(供应)专业组负责人审核、报区域主要负责人审批后,由公司招标小组开展议标。
第十七条议标程序
1、公司招标小组开展运输市场调研(见第八条)。
2、公司招标小组拟订议标文件(格式参见《运输招标文件格式文本》),报公司主要负责人审批后,发给参加议标的运输单位。
3、公司招标小组根据议标文件,审核参加议标单位的资质,与符合资质要求的运输单位开展议标活动,议标结果须以书面形式现场签字确认。
4、公司招标小组与参加议标的运输单位洽谈、议价后,选择符合议标文件资质要求,且报价最低的运输单位作为中标单位,招标小组全体成员签字确认《议标记录表》(见附件7)、《运输议标结果》(见附件8)。
重点工程水泥投标的运输议标结果与重点工程投标请示一同报销售部。
其他类别的运输议标结果经公司主要负责人、区域相关专业组组长审核,报区域主要负责人审签后,报销售部备案。
5、投标保证金和履约保证金的缴纳同第五章。
第五章投标保证金与履约保证金
第十八条标保证金与履约保证金的缴纳
1、公司在编制招标文件时,须依据招标标的量和招标小组测算的运费确定运输费用总额,以此确定投标保证金金额,原则上不超过运输费用总额的2%、不低于运输费用总额的1%。
在递交投标文件时,所有参与运输投标的单位均须缴纳足额投标保证金,投标保证金必须以电汇、银行汇票、本票方式支付,不接受其他方式。
2、开标结果确定后,公司与中标运输单位签订运输合同前,中标运输单位必须以电汇、银行汇票、本票方式足额将履约保证金缴纳到账,履约保证金原则上不低于投标保证金的两倍(投标保证金×2),不超过中标合同总金额的10%。
第十九条投标保证金与履约保证金的退还
1、公司向中标人发布《中标通知书》后,在招标文件规定的期限内(原则上不超过10日),向未中标的投标人及未响应招标文件的投标人,无息退还投标保证金。
2、在运输业务履行完毕后,在保供单位无任何违约行为的情况下,公司按照保供单位原履约保证金缴纳方式予以无息退还履约保证金。
第六章运输合同签订与执行
第二十条公司要严格按照运输招(议)标文件中的运输合同文本与中标运输单位签订合同。
1、涉及销售业务的运输合同,由公司销售处办理合同用印申请,经销售处负责人审签,送公司财务处会签,报公司销售分管领导、公司主要负责人审批后,办理用印。
2、公司原则上不得改动运输合同格式条款,如需修改,在办理合同用印申请前,须将条款修改说明经区域销售(供应)专业组审核,区域主要负责人审签后报销售部备案。
3、公司财务处在会签运输合同前,要核实中标单位履约保证金缴纳情况,对未按要求缴纳的,不得会签。
第二十一条公司业务部门要严格按照与中标运输单位签订的运输合同执行,督促运输单位履行合同责任与义务,对运输单位出现未按照运输合同履行的行为,须按照合同有关条款追究运输单位的违约责任。
第二十二条执行油价与运价联动机制的运输招标,在编制招标文件中明确运价调整方法。
不执行油价与运价联动机制的运输招标,原则上合同期内运输单价固定不变。
第二十三条因运输路线调整或其他情况等造成运输成本增加或下降的,公司要实地调研、形成测算报告,经公司办公会集体研讨,形成专题方案,经区域销售(供应)专业组审核,报区域主要负责人审核批准、销售部备案后,可对合同运费进行适度调整。
第二十四条公司业务部门每月对运输过程的对账、结算、运费支付以及运输单位的履约等情况进行分析评价(见附件9),及时发现执行过程中的问题,采取措施,确保合同正常履行。
合同执行完毕后,公司须对合同的整体执行情况进分析、评价,评价结果作为运输单位的资信记录,作为后期合作的依据。
第七章监督、检查
第二十五条公司严格按照安海党[2002]18号《关于规范各子公司销售管理的规定》要求,加强运输招标和议标过程管理与检查,杜绝公司职员参与运输业务,规范行为,防范风险。
第二十六条任何部门和个人,特别是各级领导干部,不得以权谋私,采取暗示、授意、打招呼、递纸条、发信息、指定、强令等方式,干预和插手具体的招投标活动,影响招议标结果。
第八章档案管理
第二十七条运输招标文件、勘查记录表、运输单位的投标文件、招标结果、运输合同等相关材料原件由公司根据档案管理办法进行存档,原则上保存不少于15年。
第二十八条本办法由达州海螺水泥有限责任公司销售处制订并负责解释,自下发之日起开始执行。
原《销售业务汽车运输招标管理暂行办法(第2次修订稿)》【达海政(2011)38号文】同时废止。
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