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员工手册文档
员工工作手册
目录
第一部分公司文化.
第一章欢迎词
第二章企业LOGO
第三章企业简介
第四章企业文化与理念
第五章主要成员简介
第二部分公司组织架构及部门职责
第一章组织架构
第三部分人事管理制度
第一章人事政策
第二章招聘选拔
第三章入职管理
第四章实习、见习与试用
第五章人才举荐管理
第六章离职管理
第七章出勤管理
第八章人事异动管理
第九章培训与教育管理制度
第一十章沟通与申诉
第一十一章社会保险
第一十二章薪酬
第一十三章福利
第一十四章奖惩制度
第四部分行政管理制度
第一章日常行为规范
第二章工牌管理
第三章工作服管理
第四章名片管理
第五章邮递快件管理
第六章办公用品管理
第七章固定资产管理规定
第八章环境、卫生与绿化管理
第九章固定与移动电话管理
第一十章短信平台
第一十一章办公设施、设备及物资的使用与管理
第一十二章车辆管理
第一十三章宿舍管理
第一十四章印章管理
第一十五章证照管理
第一十六章公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定
第一十七章企业VI广告宣传品的管理
第一十八章客户招待、公关与维护管理
第一十九章接待管理及办法
第二十章客户公关维护
第二十一章安全管理制度
第二十二章IT信息及设备管理
第五部分运作管理制度
第一章请示报告制度
第二章员工述职与面谈制度
第三章回复制度
第六部分财务管理制度
第一章员工借款管理规定
第二章员工外出管理制度
第三章费用报销管理规定
第三部分人事管理制度
第一章人事政策
人事政策是人事管理原则的具体体现,正太联合的人事政策由招聘录用政策、晋升和调配政策、薪金福利政策、绩效激励政策、培训教育政策、员工关系政策,六个部分组成。
一、招聘录用政策
1、德才兼备、德为基础;
2、强调共同理想与价值观,团队意识和协作精神;
3、在注重专业技能的同时强调综合素质和发展潜力。
二、晋升和调配政策
1、以能定职,提供发展空间,而非资历和功劳,这样才能保持企业发展的活力;
2、强调沟通、重视考核;
3、统一调配,为员工提供选择机会;
4、重要岗位任命,必须德才兼备,内竞为主,外聘为辅。
三、薪金福利政策
1、按照市场化的原则达到外部均衡,随着企业发展,工资逐步达到处于同行业中上水平,福利处于同行业较高水平;
2、按照岗位差异化的原则达到内部均衡;
3、倡导正确的金钱观念;
4、为业绩优秀者加薪;
5、薪酬保密。
四、绩效激励政策
1、正确协调精神与物质的关系、保持人才稳定;
2、激励的方向体现公司的发展政策;
3、建立团队归属感和对前途的信心。
五、培训教育政策
1、培训作为激励政策的组成部分,是保持企业和员工活力的手段;
2、对外开放,吸收其它企业先进经验。
六、员工关系政策
1、尊重;
2、和谐;
3、共赢。
第二章招聘选拔
1、人员招聘必须提前提出申请后方可招聘;
2、岗位空缺应遵循内部优先之原则;
3、招聘人员考核之程序参见相关流程;
第三章入职管理
新人请在指定日期到公司行政人事部报到,如因故不能按期前往,应与行政人事部取得联系,另行确定报到日期。
1、公司在新员入职时,会为其指定一名入职引导人,一对一全面负责新员工的入职引导,对您进行工作、生活与环境的全程辅导,使新员工更快的融入到公司。
具体引导内容参见《新员工入职手续清单》。
附:
《新员工入职引导表》;
2、新员工报到应提供下列证件资料:
Ø身份证、学历(学位)证书、职称资格证书复印件;
Ø近期免冠1寸彩色照片5张;
Ø招商银行东莞卡号;
Ø另准备PPT格式的“新人介绍”一周内提交行政人事部。
3、申报事项:
员工在被公司录用后应立即申报以下事项
Ø紧急联系人及其联系电话、家庭住址、电子邮箱、本人联系电话等;
Ø您有义务随时向公司行政人事部申报以下资料的变动情况,以备及时更新个人档案。
4、保密协议书签订:
对于特殊岗位,经公司确认需要签订《保密协议书》。
保密协议条款具体内容不同岗位另行确定。
第四章实习、见习与试用
1、实习(生):
实习生是非公司正式员工,不完全享受公司员工待遇。
实习为员工从事临时性工作的岗位,属学习性质,必须有具体明确的引(辅)导人,不完全承担岗位责任。
岗位责任由引导人负责承担;实习生实习期超过一个月的,在实习开始之前都须按正式员工之入职程序办理相关手续;
2、见习:
是一个具体岗位,是对初期从事某岗位人员的岗位名称,是对没有岗位工作经验,需要在岗位上进行试用与锻炼一定时期而设定的岗位。
原则上需完全承担岗位责任。
见习期必须有具体明确的岗位指导人员以对此岗位人员的指导与培养;
3、试用:
是公司对公司员工的评估。
也就是公司对员工的考核期为试用,岗位对员工的考核期为见习。
试用有期限,见习没有具体期限。
试用不合格可以劝退,见习不合格可以转岗位或回原岗位;新员工入职试用期为一至三个月,试用期最长不超过六个月。
入职一周内为辅导期,辅导期结束后,引导人应向行政人事部提供《新员工辅导期反馈表》;试用期间请假时间不计入试用期时间,试用期内,双方均有权解除劳动合同关系,但需提前以书面形式通知对方。
4、转正:
转正手续办理:
所有员工转正管理由行政人事部统筹,对入职所需资料齐全者,由行政人事部向用人部门发出《转正评估表》,由其部门进行考评,填写《面谈记录表》。
行政人事部按转正流程办理转正手续。
入职资料不齐全者或考核不合格者,公司不予转正;
第五章人才举荐管理
1、行政人事部定期向全体员工发布正在招聘中的各类专业人才的职位要求信息与有效时间;
2、公司员工可以通过各种方式将所举荐的人才的简历及个人信息发给行政人事部;
3、面试的程序以及选拔标准将遵照公司《招聘制度》,与外部招聘的人员同等对待;
4、公司员工所推荐的人才通过面试被公司试用并且成为公司正式员工的,在该人才转正后的第三个月,推荐人才的员工将获得如下现金奖励,奖金随同当月工资发放。
序号
类别
人才类型
明细
奖励标准
1
A
中层管理以上
经理级以上人员
500元
2
B
中层管理、专业技术类
主管级、策划、创作类
300元
3
C
普通人才类
销售人员、文职类
200元
4
D
其它类
非专业、紧急类
无
第六章离职管理
员工离职分类
1、辞职:
员工个人原因辞去工作,经公司同意解除劳动合同关系;
2、劝退:
在试用期内达不到公司用工标准,公司与其解除劳动合同关系;
3、辞退(解雇):
正式员严重违反公司规章制度,及劳动合同法规定情形的,公司予以辞退并解除劳动合同关系;
员工离职期限
1、未满试用期的员工,提前三天向公司行政人事部正式提交《辞职申请书》可以提出辞职。
公司认为该员工未能达到公司的要求,也可以由行政人事部正式向员工提出书面劝退书,在工作与物品交接清楚的情况下离开公司,解除劳动合同关系;
2、试用期满后已转正的员工,如需辞职(单方提出解除劳动合同)必须提前三十天到行政人事部递交辞职申请,(如未能提前三十天,须支付公司相应天数的代通知金做为提前解除劳动合同的违约责任赔偿金)。
经行政人事部审核后,呈总经理批准;
离职工作交接
1、员工在离职日期批准生效的当天,凭《辞职申请书》到行政人事专员处领取《员工离职物品移交单》,然后前往各相关部门办理物品交接;
2、部门物品和工作交接:
职务上所保管和使用的一切公司文件,由接替人或接交人接收。
正在进行中的工作事项、计划事项、上级指令的交接,接交双方进行必要的口头沟通及书面交接。
交接时,其上级应对交接过程进行督促;
3、公司物品交接:
办公用品、工作制服、退宿舍、员工入职时配发物品等移交行政人事部。
4、财务欠赊物品由财务部收回。
离职员工的薪酬结算
1、交接完成后,离职员工将个人《考勤表》交行政人事部核实,并核算离职工资,然后连同《员工离职物品移交单》交行政人事部经理审核,转财务部复核后,员工签认。
在公司发薪日统一转入当事人工资发放指定银行卡帐号中;
2、员工离职时,其薪酬中的基本工资、绩效工资、福利工资按正常程序结算;
3、以个人佣金作为效益奖金的人员离职时,除应扣除部分外,其他部分按项目提成方案执行;
4、如果公司曾出资送员工参加各种培训或进修,并签定相关的培训协议的,员工在辞职时应按培训协议的相关条款支付应付的培训费用;
第七章出勤管理
一、工作制度:
1、公司总部办公时间:
公司正常出勤时间为每周工作5.5天(周六执行大小周休息制,星期日照常休息),每天工作7.5小时。
周一至周五工作时间为09:
00-12:
00,13:
30-18:
00,小周周六作息时间为9:
00-12:
00,14:
00-16:
00),工作用餐时间不计入出勤时间。
2、项目驻场办公时间:
根据项目的不同需要而定,采取排班或轮休为主的综合计时制。
3、凡属国家规定的节假日和公休日,均按有关规定执行。
4、公司可根据需要变更和调整工作时间。
二、考勤制度:
1、出勤实行指纹考勤打卡,员工每天上、下班需打卡。
一月内如有特殊原因未打考勤卡,部门项目负责人三次(不含)以上签注《异常情况申报表》无效。
指纹考核与门禁开关共用。
2、公司由前台文员统计每天员工的上下班考勤情况,并负责将出勤情况报行政人事部备案。
3、因工作需要的加班,公司支付加班工资(工作日、法定节假日)或补休(休息日),加班工资按国家规定执行。
但加班必须填写《加班申请单》提前提交加班申请,经批准后方视为加班。
如果未提交申请的员工滞留时间公司不按加班计算。
加班工资,由行政人事部核实后随工资一起发放。
4、所有人员要先到公司报到后方能外出办理各项业务。
特殊情况,需提前由主管领导审批,并告知前台,不办理批准手续者,按迟到或旷工处理。
5、迟来或早走30分钟以内计为迟到或早退,每次罚款(乐捐)20元;30分钟以上计为旷工,旷工一日扣除当日所有薪资和福利费用并按奖惩制度进行处罚。
6、员工外出须到前台做好记录,否则按迟到、早退或旷工处理。
7、部门(项目)助理或文员于每月3日前上报月度考勤表,各项目组人员考勤经部门及项目负责人签字后,考勤移送人事专员处统一汇总;经行政人事部经理确认后由总经理助理审批,由人事专员交财务经理,作为财务部核算工资的依据。
请销假:
1、病假:
员工请病假时须附公司指定医院或县级以上医院的医疗证明,否则按事假处理。
病假期间不计入正常出勤。
2、事假:
公司不允许事后请假或先假后请,否则作旷工处理。
事假天数不包括固定休息日和节假日,事假期间工资及福利费用按实际出勤天数发放。
3、婚假:
符合《婚姻法》规定结婚的正式员工,结婚半年内根据公司工作安排可享受七天有薪婚假(以结婚证登记日期为准)。
员工婚假按自然天数计算,遇休息日、法定节假日不顺延,也不以薪金方式支付给员工个人。
员工在本公司服务期间只享受一次有薪婚假。
员工申请婚假需提前申请假期,事后一周内《结婚证》(复印件)及《休假申请单》经行政人事部确认后核准有薪婚假;
4、丧假:
员工直系亲属死亡的,可申请5天有薪丧假;员工或配偶直系亲属中旁系亲属死亡,可享受3天有薪丧假,丧假不能以薪金方式支付给员工本人。
申请方式同婚假,先请假,事后核准是否有薪;
5、产假:
公司正式女员工,符合国家生育政策的,可休产假90天;其中产前休假15天。
难产的增加产假30天。
多胞胎生育的,每多生育一个婴儿增加产假15天。
实行晚育者(24周岁后生育第一胎)增加产假15天;女员工产假期间基本工资照发,不再享受现金福利补贴和期间的绩效奖金;
6、陪产假:
配偶符合国家生育政策的男性员工,凭医疗单位开具的证明可享受7天有薪陪产假,陪产假按自然天数计算,遇公休日、法定节假日不顺延;也不能以薪金方式补偿员工。
7、年休假:
公司员工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。
公司可根据实际生产、工作的具体情况,统筹安排年休假在农历春节期间与春节假期一同休息。
(具体参照国家规定执行)
8、请任何假期,一天之内由部门(项目)负责人审批即可,一天以上至二天内需经部门负责人同意,三天(含)以上需经过总经理审批。
9、所有人员休假前应做好相应的工作交接安排,并通过网络或邮件告知相关人员休假期间的职务代理人,确保工作的正常开展。
所有假期结束均需向行政人事部办理销假手续;
第八章人事异动管理
1、公司内部如有职位空缺,公司内部员工可以向相关部门提出职务变动申请,行政人事部将按人事异动流程给予办理;
2、借调人员由双方部门负责人协商同意后,由调出部门填写《人事异动单》;部门内部借调的,由部门经理/总监审批后,行政人事部归档;部门之间借调的,经调出部门及调入部门经理/总监审批后,应上报公司总经理审核后,才能交行政人事部人事专员归档;
3、调出部门须将当事人考勤转入调入部门,由调入部门记录考勤。
每月3日前统一将考勤交行政人事部人事专员汇总;
4、所有职位(务)调整,从批准生效日期起,进入调整职位(务)后的新职位见习期,可调整相应福利待遇,被晋升的员工先在新岗位见习一至三个月,经见习合格后,薪酬从职务(位)见习合格后批准生效日起按程序调整新岗位标准调整工资或相应福利待遇。
如果员工薪酬已达到或超过该水平则不调整;降级(职)员工从降级(职)批准生效日期起,其所有工资、福利及其他待遇按降级后新的职位标准执行。
5、提升连带:
为促进管理者对后备人才的培养,公司对管理者的晋升,原则上应有合适的继任者,方可进行。
第九章培训与教育管理制度
培训计划由行政人事部结合各部门需要统一制定,由总经理核准实施后进行;
新员工入职培训
1、行政人事部在新员工入职报到后组织员工进行入职培训,;
2、公司培训合格后分配使用部门,员工在到岗后由使用部门应组织岗位培训;
3、部门主管有督促本部门新入职员工参加新员工入职培训的责任。
因公不能参加入职培训者应提前三天通知行政人事部。
公司内部培训
1、部门内部培训:
各部门根据实际工作中需要,对员工进行小规模的、灵活实用的各方面专业培训;
2、转岗培训:
公司原有员工调换工作岗位时,按新岗位要求,对其实施的岗位技能培训;
外派培训
1、外部培训申请:
公司员工确实需送外培训的,由需求当事人填写《培训申请表》经部门主管及行政人事部复核呈总经理核准实施;;
2、外派培训包括公司组织的各种培训、高级经理人海外考察,另外还包括MBA课程进修培训、博硕士企业经理人培训、取证培训等;
3、外部培训费用:
外送培训费用2000元以下的,培训结束后至少应为公司服务一年;2000-4000元的服务2年;4000-8000元的服务3年;8000元以上的服务3年以上。
员工自我培训
1、公司鼓励员工利用业余时间,自觉、自愿积极参加各种提高自身素质和业务能力的培训。
2、脱产培训的员工,每月发放其固定工资和绩效工资。
绩效工资考核系数根据外派时间长短决定。
培训成绩不合格者扣发培训期间应发的全部奖金;
3、参加培训的公司员工,其学费、报名费、资料教材费用等一律先由本人支付,待获得合格证书后,可回公司报销,否则不予报销(上级党政机关、主管部门发文指令参加培训的除外);
4、技能培训费用全部由公司承担,各类资格证书培训(进修)的费用公司和个人各承担50%;
5、参与培训的人员发生的交通费、食宿费,公司按照出差标准来报销。
第十章沟通与申诉
沟通:
1、公司行政人事部及总经办作为员工关系与沟通的主要责任机构,将为员工在工作满意度提升、劳动保障、职业心理辅导与申诉处理等方面提供帮助。
同时各级管理人员同样负有相关责任义务;
2、公司鼓励逐级沟通,层级汇报:
直属上级--部门(项目)负责人--行政人事部--总经办。
3、总经理接待日:
每周六上午为总经理接待日,如需与总经理直接沟通,请提前向秘书做好预约;
4、(部门/项目负责人)门户开放及吹风会;
5、员工关系专员:
人事专员兼员工关系专员,接受和处理员工表达的想法、意见和建议;
6、述职及面谈、工作讨论和会议、E-MAIL给任何人;
7、公司将通过定期的和不定期的书面或面谈式意见调查向员工征询对公司业务、管理等方面的意见,员工可完全凭自己的真实想法反馈而无须有任何顾虑。
这些意见与建议将成为公司在经营管理决策过程中的考虑因素。
公司虽不承诺员工的每一项想法均能实现,但公司会给员工以相应的答复;
8、为达到充分沟通的目的,公司定期和不定期地采用公司内部网、公告板、会议等渠道向员工通报公司近期的经营管理信息,所有这些信息不仅有助于员工对公司的进一步了解,同时对这些信息的分析与判断也是帮助员工个人成长非常好的手段。
申诉:
1、各级管理人员、行政人事部、公司总经理均是员工申诉对象;
2、当员工认为有申诉需求时,可选择适当的申诉渠道和申诉对象向公司申诉;
3、公司鼓励员工逐级反映情况,当员工认为不方便通过一般申诉渠道申诉时,也可通过网络或E-mail等多渠道申诉,或越级申诉;
4、申诉方式有面谈和书面两种形式;如选用书面方式,申诉书必须具名,否则不予受理。
5、各级责任人或责任部门在接到员工申诉后,将在权限范围内,对申诉事件涉及的相关当事人中进行调查,并根据调查结果尽快做出处理决定。
处理决定将通过书面或电子邮件的形式通报给申诉者、行政人事部及公司总经理。
员工如果对处理决定不满意可继续向更高一级经理或部门申诉;
6、除以上机构外,由行政人事部、总经办、经营管理委员会组成的仲裁调解委员会,负责受理员工在此方面的申诉。
第十一章社会保险
1、公司由行政人事部负责为未在其他单位缴交社会保险的公司员工办理社会保险);
2、社会保险缴交比例及投保金额(按东莞市政府规定);
3、员工离开东莞市时须办理的手续:
其个人账户积累额转入其户口所在地的社会保险机构(城镇户口),或直接在东莞市社会保险局办理退保手续,取回现金的同时终止保险关系(农村户口)(开具离职证明于每周一、周三、周五办理);
4、工伤赔款:
公司各部门如发生任何员工因工受伤事件,必须在二十四小时之内将有关信息上报行政人事部,并通知总经理办公室,如预计医疗费用在1000元以上的须立即上报。
员工发生工伤事故后,所在部门应填写《东莞市工伤(亡)事故调查报告书》、身份证复印件、病历本报行政人事部,由行政人事部报社会保险局。
因工受伤的员工在抢救第一时间,可到就近医院就诊,第二天必须转到社保指定的医院就诊。
因工受伤人员的医疗费在100元以内的,由公司承担医疗费用;医疗费在100元以上的(含100元)工伤由部门提供材料,行政人事部负责办理工伤保险理赔手续。
第十二章薪酬
薪酬体系:
公司员工所属职系分成四个系列,分别为:
1、经营管理系列:
如部门经理、总监等
2、专业技术系列:
如策划、创作、设计、文案等;
3、公共管理服务系列:
如人事专员、行政专员等;
4、营销执行系列:
销售员、招商员等从事简单销售执行的基层岗位人员。
薪酬结构:
员工薪酬由以下几部分组成:
薪酬总额=基本工资+福利工资+绩效工资+效益奖金
1、基本工资:
见附表);
2、福利工资:
公司福利共分六个级别;
3、绩效工资:
4、效益奖金:
具体包括股利、分红、提成、奖金等;
5、经营管理职系人员在年底会计核算期结束后,根据公司效益及目标超额完成情况,按规定计算方式发放效益分红超额提成;
6、公共服务职系人员在年底会计核算期结束后,根据公司或部门效益及目标超额完成情况,按规定计算方式发放效益奖金与业绩提成;
7、专业技术与营销执行职系人员,按实际项目业绩完成情况及规定计算方式发放业绩提成。
薪酬计算:
1、基本工资和福利工资的计算公式:
日工资=基本工资或福利工资÷24(26)天×工作天数。
销售人员按26天计;
2、绩效工资:
按员工本人工资的一定比例关系为原则,做为浮动基础,主要是通过对工作过程的考核来体现,基本绩效工资详见《正太联合薪酬体系表》
3、效益奖金:
具体计算详见《利益分配方案》及《项目组佣金分配指引》。
薪酬支付:
1、基本工资与福利工资的支付:
根据工作天数计算,按月支付;
2、绩效工资:
根据绩效考核情况支付,按考核周期,先全额后核算加减;
3、效益奖金:
各不同职系员工的效益奖金参照《各职位薪资结构明细表》规定统一发放。
销售、招商人员效益奖金在项目结款完成后一月内按比例发放;
4、支付形式:
公司要求采取银行代发薪酬形式,以人民币方式支付,支付金额为扣减应扣部分后的实发税后薪酬。
支付责任
1、公司执行薪酬保密规定,员工工资统一发放到以员工本人身份证开户的个人银行帐号内(招商银行);
2、每月从工资中扣除的部分包含:
Ø为员工代扣代缴的社会保险金;即法定要求企业代扣缴的有关个人所有保险费用等;
Ø为员工代扣代缴个人所得税及地方政府规定的有关个人的税费;
Ø员工在迟到、早退、旷工、事假、病假等情况下,对其薪金作出必要扣除;
Ø员工与公司所签的内部契约中规定之部分;
Ø公司借还款。
薪酬调整及限制
1、调薪:
分职位变动调整职级引起的调薪、转正调薪、考核调整引起的调薪及特别调薪,调薪从批准生效日期起执行,
2、见习期工资的评定标准:
Ø薪酬体系表中未标明见习岗位的工资的,岗位见习期间按现有岗位初级下调一级;
Ø岗位发生变动,在变动初期的2-3个月考核期内,一般情况下不变动工资标准;
3、所有薪酬调整,以总经理批准生效日起开始执行
4、除职位变动调薪外,原则上薪酬调整一次不能超过两级;
5、职务晋升见习合格后,薪酬应从新职位正式任命之日起调整,工资以新职级的标准为准。
第十三章福利
福利工资类
1、上、下班交通津贴(住宿补贴):
为解决员工上、下班(员工从住地到工作地之间)交通问题,每人每月100-1000元的交通津贴,须提供发票,以报销的形式发放;
2、通讯津贴:
每人每月100-500元【限享受公司二级以上(含)福利待遇的员工】。
享受此津贴人员必须保证24小时通讯畅通;
3、伙食津贴:
员工每人每月300-800元的伙食津贴;
4、差旅津贴:
员工因公出差一个月以内,(一个月以上为调驻),享有差旅费补贴。
补贴标准参照出差管理制度相关规定;
5、行车安全津贴:
公司给予司机岗位0-800元/月/人的安全行车津贴,根据行车的安全情况酌情发放;
6、员工生日慰问金:
员工入职后,生日当月公司补贴100元做为生日慰问金;
7、社保:
公司为每一位员工购买社保,具体见公司管理制度汇编之社会保险;
8、其它一般福利:
包括服装、高温及员工在各重大节日期间获得的公司为其发放的费用和其他实物;
9、公司可为员工提供宿舍,员工可根据需要自行选择是否入住,费用由住宿员工按入住房间收费标准支付房租,房租从员工工资中扣除。
具体参见宿舍管理规定;
10、其它福利项目,根据具体实际情况另行规定。
非工资类福利:
假期:
国家法定节假日(共十一天)(有薪假期),如果适逢休息日,应当在工作日补假。
具体休假方式与安排按公司的《放假通知》执行。
各项目可按通知精神结合项目情况调整休假安排。
1、元旦:
一天(即每年1月1日);
2、春节:
三天(即农历除夕至正月初二);
3、清明节:
一
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