文员岗位工作流程说明.docx
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文员岗位工作流程说明.docx
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文员岗位工作流程
一、文员的工作职责和内容
1、工作职责:
(1)、根据领导的意图向下属员工传达各项工作任务。
(2)、车间日常报表的录入和提交。
(3)、做好车间的后勤服务工作。
(4)、其他部门业务交接和沟通。
2、工作具体内容:
(1)、每天在上班后,对办公区域进行清理和清扫。
(2)、按各班组需求打领料单和单元段标签。
(3)、工程现场物料需求录入,以入库的安排领料发货(工程文员XXXX3919,计划员XXXX3339,电工车间文员XXXX3372)。
(4)、车间紧固件、刀具和劳保用品打其他出库单(物流部组长XXXX3367)。
(5)、设备报检打印和包装清单录入(清单上传到项目管理系统中)。
(6)、设备报检登记和提交(质检员签字后将底单交给计划部文员XXXX3336)。
(7)、出差人员登记(会有派工单,登记出差日期,回来后会上报)。
(8)、车间考勤每月进行统计,打印后给员工签字(考勤表由人力资源部XXXX3309提供)。
(9)、员工加班、请假和考勤异常处理(打印未刷卡证明,提供派工日期等交XXXX,报加班XXXX3901)。
(10)、接收计划部派发的图纸,并清点后放入文件柜(平面图、装配图、设计更改单,计划部文员XXXX3331)。
(11)、车间员工领用图纸(平面图和装配图)时进行登记,还图纸确认是否完整。
对已经发货任务单,图纸还给计划部(XXXX3331)进行销毁。
(12)、车间呆滞物料消耗进行登记,每月统计上交(发送财务XXXX3302)。
(13)、酸洗房钥匙领用登记(登记酸洗钥匙台账)。
(14)、车间常用耗材的申购和领用(纸张、记号笔、切割片、本子、伤口贴等,办公用品XXXX3305,车间耗材物流经理XXXX3367)。
(15)、派工登记和打印工票(删螺栓财务文员XXXX3302)。
(16)、设备零件或派工状态异常时及时反馈计划部(XXXX3350)。
(17)、车间内设备损坏报修,录入信息系统(行车,磨光机等维修部组长XXXX3372负责,电脑、打印机,ERP等找系统XXXX2166)。
二、文员的工作要求
(1)、清理地面,确保无杂物和纸屑。
定期擦拭窗台和柜子,无灰尘。
(2)、1.领料单打印:
登陆ERP系统,按各班组需要打印各设备材料出库单。
设备单机流水号在U8ERP系统153表中查询获取。
操作步骤如下:
登陆ERP,账号335,密码XXXX
点选材料出库单→点增加下方的三角→在下拉菜单中点选生产→生产订单→输入生产订单号和行号(查153表可得,小数点后面的是行号)点确定→在出现的界面里勾选所需的订单号→在下方出现的清单中选择所要的物料→选择完成后点屏幕左上角的确定→在材料出库单中输入仓库号(3号五金,18后包,28代管)→备注内输入任务单号、设备名称、领料人→将库位号相同的放一起打印,不同的点修改删除再次重复以上操作→为物料排序后→打印预览→选择EPSON打印机→选择打印方式(9x11/1大量,9x11/3单张)→打印
2.标签打印:
打开桌面上小标签软件,在标签页面上输入客户名称、任务单号、产品标示号(注意不同设备开头不同),装配责任人(各班组长),填写完成后点击快捷栏中打印机图标,在跳出的窗口中找到序列号一栏,填入所要打印标签的数量,在点打印。
缺纸或错误后,可取消打印,更换纸卷或解决错误(卡纸或错位)后,在标签页面产品标示号中改到继续打印的数字,在点打印,序列号不便。
(维修员XXXX2166)
(3)、现场物料需求录入方法如下:
打开谷歌浏览器,登陆项目管理系统(账号XXXX),左侧点选个人办公工→办公管理→待办事项,在窗口中点需要处理工程现场物资需求表。
打开后根据内容打电话给技术员(2196XXXX,3183XXXX,XXXX),询问原因确认是否同意添加(审批结论选项),如技术部同意则登记添加原因(原因初判选项),根据需要录入添加零件的编码和数量(物料编码选项),全部录入后点确认完成。
(4)、其他出库单打印:
类似材料出库单,登陆ERP系统,账号335,密码XXXX
点选其他材料出库单→点增加(不要点下方的三角)→在材料出库单中输入仓库号和事业部编码(J02包装事业部)→在存货编码栏录入所要的物料编码,数量(可提前在表格中做好编码和数量,Ctrl+V黏贴进去)→保存(无库存或不足会报错,需删除或该数量)→打印预览→选择EPSON打印机→打印(注意只能选9x11/3单张)
(5)、班组设备安装完成后需打印报检和提交包装清单,报检单分功能报检(零时)和系统报检(正式),一般都会先打功能报检(零时),交给质检部,由质检员进行整机功能报检(可试机,单零件不全)。
功能报检(零时)完成后,等所有零件齐全时打印系统报检(正式),系统会自动生成报检单号,交给质检部,录入系统。
1.报检单打印方法如下:
打开桌面网上邻居→U8erp→共享→U8ERP→打开316工序登记
打开后会出现路线单、工艺和工序3个表格,在路线单表格(第一个)流水号栏下方填入要报检设备的流水号(查询153表可得),在点击屏幕左上角的工艺进度查询按钮(三面小旗),接下来3个表格都会出现数据。
第二个表格是工艺,一般不用。
点击最下方的也就是第三个表格,在第10列,操作者栏录入操作人(一般为各班组长)和要求完成日期(一般填明天,注意格式必须是XXXX/X/X),然后点击屏幕左上角的派工登记按钮(一个手掌),会有窗口提示完成派工登记(如报错检查前面1,2,3列显示是否为包装事业部)。
完成派工后继续录入合格数(一般为1)、回用数(0)、工废数(0)、料废数(0)和实际完成日期(一般为当天Ctrl+;快捷输入),选中对应的结账工时栏点击屏幕左上角的完成登记按钮(两堆金币)。
最后在点击屏幕左上角的打印报检单按钮(一个电影胶卷),打印机为EPSON打印机。
2.包装清单录入方法如下:
瓶箱输送系统报检会提供包装清单,其他设备在拆线后提供。
一般为为员工手写的,电脑里有模板,手动录入。
录入后可打印一份给车间质检员,用来检验设备是否齐全,确认后在上传项目管理系统。
3.包装清单上传方法如下:
打开谷歌浏览器,登陆项目管理系统(账号XXXX),左侧点选个人办公工→办公管理→工作发起,在工作发起页面中上传包装清单、零散部件装箱清单、随机备件清单和缺件清单。
(6)、设备完成打印报检单时因做好记录,并标明设备是功能报检(零时)还是系统报检(正式),如果是正式报检因登记报检单号(系统生成)。
报检登记表在共享文件夹下方的报检登记中。
报检单和拆线通知在质检部完成登记后,及时上交给生产计划部,以便结算本月产值,注意报检单必须在每月最后一天前上交,否则按未完成计入考核。
(7)、出差人员派工登记:
人员出差一般会提交派工单(工程部文员开具)到车间进行登记,收到后录入出差人员登记表。
出差人员登记表在共享文件夹根目录,人员出差要登记,回公司也需要登记(出差回公司会主动上报)。
公司工程部、售后服务部、吹灌安装团队和车间均可派工,但只有工程会开具派工单。
(8)、每月月初时人事部会发送上月考勤,考勤中部分员工会有异常(迟到、旷工、早退、未刷卡),询问员工本人,有事没来的补假,迟到改补请假,出差现场考勤异常的联系派工部门补录考勤,如车间派工则补录为公出(可以通过电话和其他部门沟通)。
考勤表异常情况解决后打印,交给车间员工签字,在公司员工签好后给人事部姚丽。
(9)、员工加班、请假、公出和培训录入都在XXX中进行,录入方法如下:
1.加班登记:
打开谷歌浏览器→登录文员账号(账号是自己工号,密码是5个1)→左侧索引栏中选择加班登记→录入加班时间和类型→按名字搜索(名单由班组长提供)→全部录入后点确定。
2.员工请假、年休和公出操作如下:
打开谷歌浏览器→登录员工账号→左侧索引栏中选择请假申请→录入时间和请假类型(事假、年休和公出)→提交。
退出员工账号→登录文员账号→待办事项→同意请假→提交人事部(2天内,超过2天还要经过总监)。
3.培训录入和上面类似:
打开谷歌浏览器→登录员工账号→左侧索引栏中选择培训登记→录入培训时间、课程名、讲师等资料以及培训名单(由讲师提供)
(10)、图纸接受有图纸收发登记本,实体本登记就在桌面上。
设计更改单和车间有关的车间质检登记,无关的收藏好即可;工程平面图签收后加入工程图纸册;车间平面图加入车间图纸册;设备的装配图清点图纸数量,标记好后按任务单号放入文件柜(标签自制),等员工领取。
(11)、员工领用图纸需登记表格,图纸领用表为电子文档,位置在电脑共享文件夹根目录中,收发图纸都要清点数量不可丢失,如丢失由员工赔偿(每张20元)。
(12)、车间呆滞零件消耗时,班组提交退库单时应登记退库物料编码和数量,汇总后每月交给财务部。
(13)、酸洗房钥匙由车间文员保管,有专用的保存柜和登记台账,领用前应登记名字和领用时间,还钥匙时登记归还时间。
酸洗房钥匙不得在外过夜,下班前必须归还!
(14)、文员因做好车间后勤工作,对办公用品,日常耗材做好管理工作。
数量不足时应提前申请采购,办公用品采购申请流程如下:
填写物资申请单(手写),写清申请购买的物资名称和数量,有车间主任和部门总监签字后交给行政部文员季梦,一般要半个月。
车间耗材采购申请流程如下:
电脑模板内录入,申请购买物资的编码、名称、型号和数量及采购时间,打印后由车间主任和部门总监签字后,交给物流部卞红霞采购。
采购物入库后物流部会通知,需开领料单或其他出库单领取。
办公用品:
打印纸(盒)、标签纸(卷)、水笔、记号笔、创可贴、订书钉、印泥、笔记本、清洁用品、返修工票、退库单、公出单、领料单等。
领用时,原则上要求以旧换新。
车间耗材:
切割片、砂轮片、工具、刀具等
(15)、路线单打印和报检单方法基本相同:
1.路线单打印先打开桌面网上邻居→U8erp→共享→U8ERP→打开316工序登记,打开后会出现路线单、工艺和工序3个表格,在路线单表格(第一个)流水号栏下方填入要路线单的流水号,在点击屏幕左上角的工艺进度查询按钮(三面小旗),接下来3个表格都会出现数据。
第二个表格是工艺,一般不用。
点击最下方的也就是第三个表格,在第10列,操作者栏录入操作人和要求完成日期(一般填明天,注意格式必须是XXXX/X/X),然后点击屏幕左上角的派工登记按钮(一个手掌),会有窗口提示完成派工登记(如报错检查前面1,2,3列显示是否为包装事业部)。
完成派工后继续录入合格数(注意查看投产数量,必须一致)、回用数(0)、工废数(0)、料废数(0)和实际完成日期(一般为当天Ctrl+;快捷输入),选中对应的结账工时栏点击屏幕左上角的完成登记按钮(两堆金币)。
最后在点击屏幕左上角的打印路线单按钮(一台打印机),打印机为EPSON打印机。
2.路线单报检号是登陆ERP系统获取的(设备报检号同一流程),登陆ERP,账号335,密码XXXXX
点选物料报检→点增加→在跳出窗口中录入流水号→确定→选中要报检的设备或零件→点左上的确定→系统自动生报检单号(ERP系统叫路线单号)。
将报检单号写在共票上(报检单自动填写),交给质检部检验,检验合格后登记,在转物流入库。
注意!
物料报检前必须将流水号内所有东西都全部清空,包括螺栓!
3.报检单和工票都是3联纸,其中设备和单机报检单(临时)在质检签字登记后,质检会保留白联,车间保留红联,黄联交给XXXX。
如果报检单打印时已经有报检号(正式)的,质检签字后3链全部保留,会另外开拆线通知给车间,直接交给XXXX。
报检单没有报检号的,在流水号(BOM)全部清干净后,在打印由报检号的正式报检单给质检,让质检出具拆线通知给车间,才算完成。
工票也是3联,打印后用订书机钉在路线单上,写上报检号转交质检部,质检一科(零件
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