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现代商务秘书的工作研究
现代商务秘书工作研究
系别:
新闻与法学学院
专业班:
文秘0901班
姓名:
任月
学号:
20092405012
指导教师:
陈迪文
2012年5月
现代商务秘书
工作研究
Themodernsecretarialworkstudy
摘要
由于现代社会的不断发展和进步,现代商务秘书在工作中起到了越来越重要的作用,秘书不再只是抄抄写写、收文发文、档案管理等与文字打交道的工作。
参谋职能、综合协调职能、信息调查职能、监督职能、行政管理职能等等都体现在科学管理的今天,秘书部门的管理职能越来越受到重视。
通过对现代商务秘书工作的研究,让我们更深刻的认识到现代商务秘书的工作性质和意义,以及商务秘书的未来的发展情况。
更加提升商务秘书的技能和自身修养。
让商务秘书在社会中起到更加重要的作用。
关键词:
商务秘书管理职能工作性质自身修养
Abstract
Duetothecontinuousdevelopmentofmodernsocietyandprogress,modernsecretaryofCommerceintheworkplaysamoreandmoreimportantrole,thesecretaryisnolongerjustcopycopywriting,mydocuments,filemanagement,andtextwork.Stafffunctions,comprehensivecoordinationfunction,informationfunction,functionofsupervision,administrativefunctionsandsoonareembodiedinsciencemanagementtoday,secretarydepartment'smanagementfunctionhasbeenpaidmoreandmoreattention.Throughtothemodernsecretarialworkstudy,letusmoreprofoundunderstandingtothemodernsecretarialworknatureandsignificance,aswellascommercesecretary,futuredevelopment.Toimprovebusinesssecretarialskillsandself-cultivation.LettheSecretaryofCommerceinthesocietyhasplayedamoreimportantrole.
Keywords:
SecretaryofCommerceManagementfunctionNatureoftheworkthemselvesSelfcultivation
目录
摘要…………………………………………………………………………………2
Abstract……………………………………………………………………………3
绪论…………………………………………………………………………………6
1.现代商务秘书和传统秘书的异同…………………………………………7
1.1现代商务秘书和传统秘书的本质区别………………………………8
1.2现代商务秘书和传统秘书职能上的相同………………………………8
1.3现代商务秘书和传统秘书职能上的不同………………………………9
2.现代商务秘书的工作………………………………………………………10
2.1现代商务秘书工作内容……………………………………………………10
2.2现代商务秘书的工作性质………………………………………………10
3.现代商务秘书所要具备的素质要求和素质培养………………………11
3.1现代商务秘书的素质要求……………………………………………11
3.2现代商务秘书的素质培养……………………………………………13
4,。
现代商务秘书的未来发展趋向…………………………………14
结论………………………………………………………20
参考文献………………………………………………………21
绪论
现代商务秘书是指协助上司处理各类商业性事务,并且负责起草合同、联络客户、收发函电、参与商务考察、商务洽谈、商业谈判、商业决策,以自己的专业知识和实际经验为上同理清头绪,分析利弊,提供意见、落实计划、办理具体业务等。
其要求是复合型人才,不仅要有企业管理、营销、人力资源方面的基本理论知识,而且有商务公关、谈判、外语、经济法规运用的基本技能,能在涉外经济贸易部门。
外资企业及政府机构和各种企业从事实际业务管理调研和宣传策划工作。
7
1.现代商务秘书和传统秘书的异同
现代商务秘书的定义是指协助上司处理各类商业性事务,并且负责起草合同、联络客户、收发函电、参与商务考察、商务洽谈、商务谈判、商业决策,以自己的专业知识和实际经验为上司理清头绪,分析利弊、提供意见、落实计划。
办理具体业务等等,和传统的秘书相比,现代商务秘书更显得复杂化,对能力要求上升了一大步,其要求就是复合型人才。
1.1现代商务秘书和传统秘书的本质区别
除了共同的秘书要求外,现代商务秘书要求具有商业意识,这是和传统秘书的一个最大的本质区别,而这种商业意识,是非比寻常的,是作为一名商务秘书很重要的本领,拥有敏锐的商业气息,能够为企业带来利益,为上司在商业上出谋划策。
主动意识也是二者一个重要的区别,作为以前的传统秘书,都是处于一种被动的存在,干什么事都是领导安排做什么就做什么。
而现代秘书强调主观能动性,能够主动性的,创造性的去完成工作,不再只是领导安排什么就做什么,这样有助于真正发挥能力,挖掘潜质,带动工作积极性,努力热忱的去工作,也赢得了上司的认同和好感。
1.2现代商务秘书和传统秘书职能上的相同之处
其一,秘书的职业道德的建立。
每个秘书的心中都需要树立一个职业道德标准,要去增强其道德标准,严厉恪守职业道德的要求,从古至今都是如此。
不以权谋私,矜矜业业,勤勤恳恳,本分踏实的做好自己分内的事情,文明礼貌,热情大方,甘做无名小卒。
其二,对于秘书的文字书写能力要不断加强。
秘书的文字撰写能力对于一个秘书来说起着关键性的作用,不管是公文写作还是汇报说明演讲类的文章,格式要准确,且内容要丰富富有内涵,所以各种知识也要不断的掌握才能写出好文章,这就要求广大的秘书人员要不断学习,才能不断进步,写出好的文章。
其三,秘书的专业知识要牢牢掌握。
对于专业知识是必须要扎实的掌握,秘书的专业知识主要包括信息归类与档案管理、礼仪修养、办公自动化基础、秘书实务等等,这样才能发挥专业才能,处理好各项事务,有力的协助上司做好各项工作。
1.3现代商务秘书和传统秘书的不同之处
其一,智能服务成为两者的基本区别。
随着社会的不断进步和发展,越来越呼吁懂得管理,有较高的思想并且能顾问的智能型秘书人才。
现代商务秘书的职能范围是在传统的事务性效劳的根底之上,进一步增强秘书的智能效劳职能。
智能服务以调查研讨为办法,以信息任务为根底,以顾问征询为方法,以辅佐管理、辅佐决策为基本基本内容,而传统秘书只需要掌握最初级的职能,时代的发展和指导任务实践需求赋予古代秘书的更高层次的职能要求。
其二,自动服务是两者重要的区别。
传统的秘书处于被动状态,总是上司让干什么就干什么,没有主观能动性。
而现代商务秘书更多的是主观能动性和创新性,他们有创新的思维,为工作创新出更多的方法和内容,他们会主动的去寻求事情去做,会自动性、发明性的展开任务。
其三,任务内容也是二者的区别。
社会的进步商务活动也增多,现代商务秘书除了应具有传统知识构造外,还要熟悉布置和谋划商业洽谈、旧事发布会、商务接待、宴请酒会等等商务性质的活动。
这是传统秘书所没有的。
所以,谈了两者的同于不同,更加清晰的展现了现代商务秘书工作内容和需要的技能,要求增强对其的培训、才能跟上时代的步伐,成为一名合格的秘书,成为上司的得力助手。
2现代商务秘书的工作
2.1现代商务秘书的工作内容
首先谈谈商务秘书的工作特征,主要有四点;一是辅助性,表明的是其的辅助作用,是一种从属地位。
二是政策性,在工作岗位要以身作则。
三是综合性,这体现了在全面性、多样性、系统性。
四是事务性,做事的时候要细致周密,并且要认真负责。
商务秘书的工作大的方面主要表现在三个方面,首先是日常事务性工作,主要是环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。
这些日常管理工作做起来很繁杂,需要耐心和细心去做好。
其次是上司指派性的工作,主要是辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。
这类工作要听从上司的安排,稳重踏实的去办好这些事情。
最后是主动创造性工作,主要是信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。
2.2现代商务秘书的工作性质
商务秘书的职能主要是四点:
辅助决策、协调关系、处理信息、办理事务。
现代商务秘书的工作更加趋向社会化、行业化、专业化、知识化、自动化、高科技化、科学化、制度化。
它集现代商务秘书专业理论、商务信息、项目活动管理、计算机应用操作、商务英语应用以及文秘工作于一身,是适应经济现代商务领域秘书工作的发展趋势和要求而出现的一支复合型高素质人才队伍,是确保在激烈竞争中制胜的战略资源。
它由单纯地办文办事转变为即办文办事又出谋划策,由单纯地传递信息转变为综合处理信息,由被动服务转变为主动服务,由凭老经验办事转变为科学化管理。
其辅助性是根本性质。
另外是中介性,纽带和桥梁,也决定了秘书工作辅助性。
直接性,在行政组织、岗位设置、工作程序上都是具有直接性质的。
全面性,体现在职能辅助和过程辅助的全面性上。
服务性,秘书是为上级服务,且事情很琐碎。
被动性,秘书人员一定要不越权、不越职。
秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
机密性,作为一名秘书要有最起码的保守秘密的做人标准。
3现代商务秘书的素质要求和素质培养
3.1商务秘书的素质要求
与其他行业秘书比较,商务秘书处于商业环境之中,商业环境具有多样性、营利性、易变性和时代性等特点,这对其能力素质提出了更高的要求。
要想成为一名合格的商务秘书必需具备良好的心理素质和创新能力、较高的学习应变能力、良好的知识结构、快速处理信息能力、较强的合作能力和人际交往能力。
1.良好的心理素质和创新能力。
商业创新是企业生存和发展的关键。
人是否具有创新意识、创新能力,是决定企业能否实现经营理念创新、科技创新、管理创新的前提。
商务秘书必须时刻保持求新创新的精神状态,在固有模式中努力出新招、创新意,如将繁琐的办文程序简化,以多媒体手段管理文档等,就会使秘书工作的效率不断提高、方法不断出新。
经济创新的丰富内涵和企业工作的快节奏,以及秘书工作服务性协调性强的特点,要求企业秘书必须具备良好的心理素质。
2.较强的学习应变能力。
商业环境是易变的,新情况时有出现、新知识层出不穷,商务秘书应具有超强的学习能力以适应新的情况。
这种学习能力具有以下特点:
一是强调自主学习;二是强调持久的、终身的学习;三是强调“工作学习化,学习工作化”;四是强调“双环学习”;五是强调学会学习;六是强调学后有新行为;七是强调组织学习。
商务秘书要对各种巨大变革的突发事件具有应变能力,以适应商业环境的多变性。
3.良好的知识结构。
商务秘书面临处理行政、经济、法律、商务谈判、市场营销、商业调查等中信息和情况的要求,从而对其知识结构提出了更高要求。
从商务秘书的各种结构来看,必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才;从秘书知识要求来看,必须要具有法律学、市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。
我国加人世贸组织后,对我国各行各业人员的英语水平要求大大提高。
商务秘书都要掌握英语,这是全球多边贸易的基本要求。
4.较高的信息处理能力。
商务秘书要加工处理各种商务信息,要对商务数据进行迅速处理为领导提供帮助。
这要求商务秘书能熟练应用各种工具、方法提高处理信息能力。
例如,随着电子商务的飞速发展及外国跨国公司的大量涌人,企业间的合作与竞争将更多地通过电子商务手段解决,无纸办公、无纸贸易将成为现实。
同时,每一个办公室中的秘书面临的都是与领导等同的网络信息资源。
5.合作精神和人际交往能力。
商业活动本质是平等的自愿基础上的交易,需要参与方的合作才能实现。
商务秘书应具有合作精神,结成创新团队进行工作。
社会分工越来越细,经济、社会交往的范围越来越大。
信息获取、经济运作、科学研究以至生活质量的提高都离不开与他人的交往。
学会合作也是商务秘书的一项重要能力素质。
商务秘书的职业特点,使商务秘书处于各种矛盾、各种关系的中心,特别要求秘书注意建立良好的人际关系,是自己融入组织环境之中。
3.2商务秘书的素质培养
为了培养商务秘书必需的基本素质能力,应着重从以下几方面入手:
1.实施信息培训制度。
必须制定并实施严格的信息素质培训制度,强调针对性、实用性和先进性,加大对商务秘书进行职业素质培训的力度,增强各种应用、处理信息的能力。
2.进行自我教育,更新知识。
没有知识的更新,很难实现工作的创新,一方面组织单位要为秘书的自学和脱产深造创造条件,努力扩大秘书的知识面,使他们不仅熟悉本专业的基本知识,将现代管理理念运用到实践中,运用现代管理方法和现代化管理技术开展管理和辅助管理。
3.培育创新思维。
秘书工作同其他工作一样,也有创新问题,无创新就无发展,无创新思维就无创新工作。
秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上,充分发挥自己的主观能动性,积极开动脑筋,对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。
4.加强业务培训,提高工作水平。
业务培训有岗前培训、参加管理研讨班、经验交流等多种形式,目的都是通过理论学习、经验交流,提高秘书的工作能力。
4.现代商务秘书的未来发展趋向
随社会主义市场经济体制的建立和完善,商务秘书在适应体制转轨过程中,以积极态势快速跟进,使秘书工作在思路、方式、手段等方面也迅速改变,为秘书工作开辟了一个新的天地。
在中国加入WTO、互联网飞速发展的大背景下,探讨秘书工作中的关键环节——辅助决策,对开创秘书工作新格局有着现实和深远的意义。
一、辅助决策是市场经济条件加强秘书工作的必然结果
商务秘书工作从改革开放起以其默默无闻的成就突破了以往领导的影子、唯唯诺诺的形象,朝着“参与商务、搞好服务、综合协调”方向发展,为秘书工作在市场经济条件下开拓和创新提供思路,开创了新的方法和途径。
——不断充实和拓展服务内容。
秘书工作在坚持搞好事务性、日常性工作的同时,把改革中的总体原则、指导思想、基本思路、方法及步骤等重大问题纳入工作视野,不仅从战略上研究发展方向,提供决策依据,而且还注重个案的操作性和实效性,尤其重要的是突破了单一的功能模式,能够按照市场经济的运行规律从政治、经济、社会发展、法律等方面综合研究,保证决策的科学性、规范化、减少决策风险。
——不断规范服务的程序。
从改革开放之初的建立制度到市场经济条件下的完善制度、法规,使服务的程序纳入法制化的轨道。
在保证决策的过程中义无反顾地承担起重要角色,既做到决策前保持秘书工作部门的独立性,同时也强调其依附性;既承担决策后的督办职能,又反馈决策信息,不断修正决策,确保决策的有效实施。
——不断丰富服务的形式。
既保证受命服务,又积极主动超前工作;既坚持以秘书服务为主,又拓展外部空间为我所用,广泛吸收其他部门的意见和建议;既以服务工作为主,又根据在休闲、娱乐、交流中易于沟通的特点,主动捕捉领导的闪光思想并补充完善,形成有利于工作的思路。
辅助决策起始于改革开放,得益于市场经济。
秘书辅助决策并不是丢掉秘书本职工作,更不是越位替代领导决策,而是充分发挥秘书部门的职能,从高层次上去服务改革、建设和发展,从根本上把握方向。
综合改革开放以来的实践经验,可以看出秘书工作转变的显著特征:
1、立足决策的高层次。
统揽改革、建设、发展全局,把握好前进的社会主义方向,正确处理好物质文明和精神文明建设,改革、发展和稳定、生产与生活、党风和社会风气、可持续发展与生态环境、民主与法制等和关系,把秘书工作同社会主义市场经济建设有机地结合起来,把为领导服务和为人民群众服务有机地结合起来,想大事,当高参。
2、把握工作的主动性。
社会主义市场经济无成例可援,整个秘书队伍在完成领导部署的重大课题的同时,积极主动地深入农村、厂矿、企事业单位,抓住人民群众关心的热点、难点和疑点问题,广泛调研,提供方案,确保了社会主义市场经济体制的有序、有效建立。
3、突出服务的全方位。
秘书部门系沟通上下、联系内外的桥梁和纽带,系一单位的中心枢纽,集中体现了单位的意志和利益。
特定的地位决定了工作中心然要涉及政治、经济、文化等方面内容,并通过秘书部门的传递和督促,将领导的影响力全方位地渗透到各个环节,使各方面的积极性得以发挥,工作得以顺利上展开。
4、强化服务的高质量。
秘书队伍人员素质从注重单兵作战能力发展为合成作战的整体配合,避免决策前的一人说了算,从秘书部门开始就体现民主和科学的精神,使决策建立在可靠的基础之上,形成合力阵容,发挥合力效率,既增强了秘书工作的实际效果,又促进和保证了有效决策,这些特点,对于我们在新形势下研究秘书工作提供了有益的思路。
二、迅速发展的形势对现代秘书工作提出了新的要求
WTO的加入和互联网的飞速发展,使中国与世界的距离缩短了,但也明显暴露了我们方方面面的差距。
在这种情况下秘书部门负有重大的使命,从工作环境、工作方式、工作内容上都对秘书工作提出了新的要求。
只有适应这些要求,才能更好地发挥秘书部门的作用。
1、市场经济的开放性扩大了秘书工作的范围。
市场经济是开放的经济,加入WTO加速了中国与世界一体化的进程,这种状况使秘书工作置于国内外两大环境之中,客观上扩大了工作范围。
企事业单位将出现跨行业、跨地区、跨国界的经济、文化等活动,这就从地域上突破了“划地为牢”的小圈子。
地域的扩大,既开阔了秘书工作视野,也使秘书与社会接触的范围日益扩大,交流的渠道增多,各种影响的程度加剧。
这就促使秘书不仅要了解各行业、全国各地,也要密切注视世界的动向,这样一来不仅仅是范围扩大了,工作的难度也加大了。
2、飞速发展的互联网技术要求秘书使用先进的工作平台。
互联网技术的发展突破的不仅仅是人们工作的手段,操作的便捷,更多的是在改变着人们的观念。
作为领先于时代的秘书则必须从工作方法上改变领导的观念,率先使用先进的工作平台,并确实带来实际效果。
如生产要素将随世界供求关系的变化而流动。
重组和优化,若采用传统的办法和手段,待准确把握信息后,才提出方案,必将丧失机会,丢失阵地,在市场经济占有一席之地,只能是空话。
3、市场经济的竞争性迫使秘书队伍不断更新。
竞争性原则是市场经济的显著特点。
国家之间的竞争,最终是人才的竞争。
依附于单位之中的秘书毫不例外地而对优胜劣汰的市场法则,接受更加严峻的考验。
要求秘书从本地区、本部门和企业的实际出发,积极研究抗衡的思路和措施,发挥自身优势,扬长避短,保持在竞争中的地位;另一方面要不断更新知识,接受新事物,集中一切智慧,在市场中争一流,创最佳。
残酷的市场环境既能造就一批有才华、有智谋的秘书,又迫使一批无为者最终离开秘书队伍。
三、提高秘书素质是现代秘书工作的关键环节
事在人为,离开人的主观能动性一切工作都无从谈起。
加强和改善秘书队伍,是做好秘书工作的关键环节。
1、深化认识,从思想上适应。
秘书除增强工作的责任感、自豪感外,更多的是接受新事物,突破固有的思想障碍和思维模式,从观念上大胆创新。
一是增强科技意识。
一方面多涉及一些现代科技知识,拓宽自己的知识领域,把握时代的脉搏;另一方面也要用科技思维改造传统的思维习惯,增强分析问题和解决问题的能力,二是倡导创新精神。
在科学的基础上,大胆突破,想前人未想,所提供的决策方案既有操作性,更要有超前性。
真正树立“无新不成文,无新不出方案”的意识,做到人无我有,人有我新,人新我特。
在领导划定的圈子里想问题办事情固然不用承担任何风险,但是长此以往将扼杀自己的创造性,最终不会进步。
三是保持团队意识。
秘书既强调个人素质,更重要的要有团队意识。
靠一、二个人包打天下的时代已经不复返,必须靠一支有敬业和协调能力强的队伍才能成功。
2、加强管理,从工作机制上适应。
一是优化结构。
将懂经营、会管理、有市场经验的优秀人才充实到秘书队伍中来,改善秘书的知识结构、经验阅历。
从小处着手秘书要具备能驾驶、懂电脑、会英语、写作强的特征,这样才能适应工作需要。
二是运用现代手段培训现有秘书队伍。
目前在岗秘书一般都不可能离开岗位培训,便捷的培训渠道就是通过互联网实现远程教育。
这样既可提高水平,又能熟悉互联网技术,可谓简便、实用、省时。
三是建立党政秘书动态管理机制。
对有作为有能力的秘书尽快提拔到领导岗位发挥更大作用;不能胜任的秘书尽快调离,否则于己于单位均不利。
四是改善秘书待遇。
拔出专款用以提高秘书生活福利待遇,同时从工作手段上改进,配置必要的通讯、交通工具,为秘书创造宽松、有利于激发创造性的环境。
3、积极探索,从工作方式上适应。
一是建立秘书信息交流平台。
依托秘书网站实现秘书信息交流。
开发秘书软件提高工作效率,使秘书有更多时间能考虑一些重大问题,为单位的建设发展提高有益意见和建议。
二是建成网上秘书。
实现远程咨询和调研,召开网络会议集中一大批优秀秘书共同完成高难度课题。
率先推进网上订货、网上接待与旅游,减省不要的应酬和开支。
实现无办公地点办公和无纸化办公,减少成本方便生活。
三是秘书工作职业化。
探索秘书无固定服务部门、无固定的领导、无固定的收入,实现秘书服务有偿化,达到规范服务和终身秘书的目标。
结论
随着经济的发展,秘书不再是众人眼里‘端茶倒水’的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手,他们不仅要掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内。
所以作为一名秘书,要不断的学习,更新知识,成为一名真正的复合型人才。
参考文献
[1]章岚.办公室文秘实务全书.北京:
中国致公出版社.2005
[2]白皓.商务秘书.北京:
航天航空大学出版社.2009
[3]梅微微.商务秘书工作规范大全.广西:
人民出版社.2010
[4][韩国]赵宽一.像秘书一样行动.北京:
中国友谊出版社.2009
[5]侯点牧.秘书心理学.北京:
首度经济贸易出版社.2008
[6]周莹萍.秘书礼仪.北京:
清华大学出版社.2011
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