物资采购管理制度.docx

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物资采购管理制度

物资采购管理制度

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第一章总则

第一条　物资管理是个综合性管理体系。

它包括计划管理、质量管理、仓储管理、统计管理等。

因此搞好物资管理，对促进施工生产，质量安全起着很大的作用。

为加强项目部物资供应管理工作，做到有章可循、有标准可依、保质、保量、科学管理的工作方针，为规范项目部在施工生产中的物资供应和管理，控制采购成本，提高项目部整体效益，确保施工生产顺利完成，根据国家有关法律法规和相关规定，依据集团公司有关规定并结合项目部实际情况，特制定本办法。

第二条　本办法适用于项目部在施工中所需物资的采购、供应和管理等活动，是项目部采购施工生产所需物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。

工程物资的采购活动依据局集团公司工程物资采购管理办法进行。

第三条　工程技术部是项目部施工生产中物资采购和供应的管理职能部门，负责组织项目部招标承建工程中物资的采购，负责项目部合格供应商的认证工作，依据公司物资部公布工程物资指导价采购，参与公司采购合同的谈判，提出相关意见。

第二章工程物资分类

第四条施工生产中的工程物资分为设备、材料两类。

设备分为甲供设备、投标选定品牌设备、投标未定品牌设备；材料分为甲供材料、甲控材料、投标选定品牌材料、投标未定品牌材料、零星材料。

第五条“甲供”是指工程建设合同中的甲方供应的工程物资，不需要公司签订采购合同；“甲控”是指工程建设合同中约定由甲方通过招标确定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同；“投标选定品牌”是指已经在工程建设合同中约定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同；“投标未定品牌”是指在工程建设合同中尚未约定品牌、供应商的工程物资，需要公司签订采购合同。

第六条“投标选定品牌”、“投标未定品牌”两类工程物资均纳入公司集中采购管理，零星材料由项目部、项目部直接采购。

第三章组织管理

第七条项目部工程技术部负责B类材料（依据指导价标的价值低于10万，数量不大的工程物资）供应商评定；定期公布合格供应商名单；审核项目工程物资采购申请计划及变更；编制项目部拨付款申请计划；编制工程物资用款月度申请，并报公司工程物资部。

第八条区域项目部负责C类材料（合同没有列明的零星小料）供应商评定；区域项目部负责编制工程物资采购申请计划及变更；负责现场工程物资管理；负责供应商后评价，并报项目部工程技术部。

第九条项目部参与公司工程物资部组织的竞争性谈判、合同谈判；参与项目部市场部组织的技术、商务和报价谈判；组织自采B类材料合同谈判，负责B类材料拨付款。

第四章采购指导信息

第十条项目部依据公司采购指导信息进行实施，包括合格供应商名单、主要工程物资采购指导价两类。

第十一条工程竣工验收后，区域项目部对该工程所有供应商进行后评价，编制《供应商后评价报告》报项目部审批，项目部审批后送交公司工程物资部备案。

第十二条供应商后评价报告主要包括产品质量情况，产品外包装情况，装箱单及供货清单交接情况，在施工过程中配合、督导情况，督导人员业务能力及服务质量，供货期是否按合同约定，开通过程中产品质量情况，开通后售后服务情况。

第五章供应商管理

第十三条项目部在投标过程中需要明确供应商时,原则上应在合格供应商名单中选择供应商。

如需选择合格供应商名单以外的供应商,应将供应商信息提供给公司工程物资部,由其进行评定并根据评定结果更新合格供应商名单。

第十四条项目部在投标过程中与供应商达成的供货价格原则上不超过公司工程物资部公布的主要工程物资采购指导价。

采购指导信息包括合格供应商名单、主要工程物资采购指导价两类。

第十五条供应商是指采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，包括生产商、集成商、代理商等。

第十六条供应商应当具备下列条件：

（1）有独立的法人资格；

（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

（3）具有履行合同所必须的资金实力和专业技术能力；

（4）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

（5）三年内无重大违法的生产经营记录；

（6）法律、法规规定的其他条件。

第十七条供应商应提供的资质证明资料：

（1）营业执照（拟供应物资必须属于规定的生产经营项目）；

（2）法人代表授权委托书；

（3）税务登记证；

（4）质量（环境）管理体系注册证书；

（5）电信设备进网许可证、生产许可证、产品质量鉴定证书；

（6）与拟供货项目一致的相关业绩说明。

第六章工程物资采购申请计划

第十八条　区域项目部及施工项目部的物资工作是最基层的物资管理。

它的主要责职是做好施工生产用料的采购、点验、仓储、保管、收发、运输及做好施工物资的管理，节约使用、完工核销等。

区域项目部总工程师是本流程的发起人。

区域项目部总工程师根据工程施工合同、施工设计文件、图纸会审结果、相关会议纪要、设计变更、业主提供物资清单等，在工程项目开工前或开工后15天内编制出整个项目的材料用量计划，按设备、材料分别编制《S/SG/B001工程物资采购申请计划》，一式三份，经区域经理批准后报项目部。

设备物资采购申请需提前60天申请，缆线物资采购申请需提前30天申请。

第十九条区域项目部依据中标通知书、工程建设合同内的设备材料清单、施工图纸会审结果编制《工程物资采购申请计划》，该申请计划作为工程开工申请之一。

编制要求：

设备、材料应一次性全部编制《工程物资采购申请计划》（包含零星材料）。

并在OA平台工程物资采购申请计划审批流程中提出申请，审批完成后方可进行采购。

第二十条工程建设合同尚未签订或者工程建设合同外的，而现场急需供货时，由区域项目部提出《无工程建设合同采购报告》，并在OA平台上提出申请。

报告应包括：

工程依据：

业主文件、会议纪要等；

申请依据：

施工图纸、施工调查、工程进度要求等；

费用说明：

业主的承诺（如有）。

无工程建设合同或者工程建设合同外的采购报告，经区域项目部经理同意后，由项目部经理、项目部总工会签，送区域经理审批后，交项目部工程技术部审核，项目部总经理批准，上报公司。

如出现工程抢险等紧急采购，由区域项目部提出申请报告、说明情况，由区域经理审批后，交项目部工程技术部审核，需经项目部总经理批准，再上报公司。

第二十一条项目部工程技术部对区域项目部《工程物资采购申请计划》中的设备材料名称、规格型号、数量、指导价进行审核，并进行工程物资分类，A类物资采购申请经项目部总经理批准后报公司工程物资部；B类C类物资采购申请计划报项目部批准后工程技术部备案。

第二十二四条公司物资部将批准的《工程物资采购申请计划》下发项目部，项目部下发给区域项目部。

第二十三条申请采购物资时，规格型号必须满足设计和甲方要求，严禁无依据申请物资。

申请采购物资数量时，以满足工程需求为界限，不得无计划申请。

区域项目部申请物资采购数量超出工程实际需求2%，而造成巨大浪费的，按照物资实际采购价格由项目部承担30%，剩余70%由区域项目部承担并计入项目责任成本，多余物资由项目部收回。

申请采购物资超出设计图数量并没有有效依据并在工程结算时大于验工数量，造成亏损的由区域项目部承担，并相应扣除项目承包奖。

第二十四条区域所需零星材料采购时，需向项目部提交物资采购审批表，项目部审批后，方可由区域项目部进行采购。

单笔采购金额在2000元以下，由供应商提供正规发票，区域项目部现金或者支票支付，做到单笔采购单笔支付，不能累计一起支付并报销，报销按财务报销制度执行；单笔采购金额在2000元以上，由项目部或区域项目部与供应商签订采购合同，由供应商提供正规发票，按项目部资金审批流程，支票或银行转账支付，物资主管审核签字并报销，报销按财务报销制度执行。

第二十五条各种物资都有一个固定的物料代码，区域项目部申请采购物资时，要认真仔细查找相符的物料代码填入《项目部物资采购申请审批表》中，如没有相应的物料代码，需联系项目部或区域项目部ERP管理员，进行添加或扩充物料码。

第二十六条　因设计变更或建设单位要求而造成设备、A类、B类物资积压、减少或变更时，区域项目部应及时提出变更申请，报项目部审核，经项目部领导批准后报公司工程管理中心。

工程管理中心工程处审核后，经总监批准进行相应的采购合同变更。

由于变更造成的经济损失，由项目部（区域）负责向建设单位办理确认手续及追加经济补偿等事项。

第七章物资的采购和组织

第二十七条依据批准的工程物资采购申请计划，经济合理、齐备及时、按质按量地采购各种物资，以保证施工生产需要。

　　第二十八条　施工所需的工程材料，要从长远观点出发，根据市场变化，建立起比较巩固、稳定的合格供应商。

　　第二十九条B类物资采购（零星购料除外）必须签订合同。

第三十条　施工工程中一般物资，同类物资采购金额在壹拾万元（含）以下的，主要是当地采购的钢材，需要特殊订购或加工的材料，光缆护套管、硅芯管以及部分电线电缆等B类物资，由项目部或区域项目部根据项目施工实际情况和工程施工进度，按计划分期分批自行采购。

第三十一条零星采购：

以上除外的工程用材料采购。

属地采购材料，主要包括水泥、黄沙、石子、小五金等C类物资由区域项目部负责人组织实施。

采购人员对所需物资比价初选后，将入选供应商情况进行整理并建立区域项目部的合格供应商档案，上报项目部工程技术部备案。

以上物资采购最终决定权在项目部。

第三十二条涉及安全产品中的物资。

应选择具有资质的供应商，通过国家和行政主管部门认证通过的产品，并通过公司内部基于安全产品合格供应商的评定。

区域项目部安全技术负责人提交《工程物资申请计划》对照“安全产品信息库”，对产购物资进行安全甑别，项目部提交标识涉及“安全产品”的《项目部谈判纪要》。

安全产品在施工安装或使用过程中发生故障或存在事故隐患的，项目部和区域项目部应立即将故障情况报告给工程管理中心，发生故障的应立即报安全监察室。

第三十三条区域项目部只负责C类物资的采购。

采购的发票应当月报销，零星小料报销采用直发料单，油票发票报销时要填写使用车号，金额大数量多的单项小料须点验入库进账。

第八章现场工程物资管理

第三十四条区域项目部应按公司有关规定，配置专职材料管理人员，设置现场料库，建立健全现场工程物资管理制度，全面负责对工程物资的现场管理。

项目部和区域项目部应对工程项目现场工程物资管理进行监督、检查、指导。

第三十五条区域项目部材料管理人员负责工程物资到达的接收和保管。

工程物资检验应符合公司质量管理体系的规定，材料管理人员配合质检员、工程监理、厂方专业人员进行检验。

所有工程物资附带的合格证、说明书、装箱单、明细表、质量保证书、出厂检验等书面资料由质检员保管并建档，签收单必须由物资管理人员签字，并加盖公章后，方可作为项目部拨付款凭证。

区域项目部物资管理员通知项目部物资主管到货情况，到货之日起将到货单一周内递交项目部物资主管，以便项目部能及时了解到货情况，准确计算成本。

工程物资发现质量问题，区域项目部应在规定时间内及时与有关单位、部门联系解决。

第三十六条工程物资到货的点验、领用、处置的流程和规定

1、工程物资到货后，必须进行点验，检验其数量、规格、品种和质量。

物资点验必须有三人以上参加，一式三份填写材料点验单，由物资管理人员、质检员、调度等参与验收的人员分别在点验单上签字，第一联作为财务报销的凭据，第二联作为项目部工程技术部备案，第三联作为材料保管人员的进库手续。

点验过程中发现数量、规格、品种和质量不符的，应如实做好验收记录，并向物资主管人员和项目部分管领导汇报，并及时采取措施，以减少损失。

参与物资点验的人员应当严格按标准和程序进行点验，并对点验结果承担责任。

2、领用时一式三份填写材料领用单，第一联作为财务报销的凭据，第二联作为项目部工程技术部备案，第三联作为材料保管人员的出库手续。

3、区域项目部应根据点验单、领用单建立工程物资管理账册，按品名、规格、数量、单价、金额进行设备、材料分类管理，做到账、卡、物一致。

料库管理人员应根据点验单和领用单按月填制《工程物资分类动态明细表》，一式三份，一份留存，一份送项目部财务，一份送项目部工程技术部，做到账账、帐表、帐物相符，零星材料汇总额必须正确填写清楚，不得空缺。

4、点验单、领用单、工程物资分类动态明细表应于每月22日前送交项目部。

5、存货按月盘点，填写盘点记录。

年度终了前应进行一次全面的盘点清查，编制物资清册一式三份，一份留存，一份送项目部财务，一份送项目部工程技术部。

项目部工程技术部按季度汇总，并将电子版扫描发给公司工程物资部，做到帐物相符，账账相符。

发生数额较大的盘亏、毁损，所在区域项目部应查清原因，及时报告项目部处理。

第三十七条现场料库应满足物资保管，仓库作业，防火安全的要求；现场料库应严格做好库存物资的仓储、保管工作。

第三十八条区域项目部材料员要加强对库房的日常管理，做到库区整洁，分区分类，堆码整齐，过目成数，并悬挂料签，标识明显，便于收发和清点。

做好库房的防火，防盗，防损坏工作。

第三十九条工程竣工验收后，项目材料员应对工程物资进行清理，配合工程的末次验工。

对业主的工程备用物资，要做好移交工作。

对工程中剩余材料要造册登记，做好集中归库工作或材料转移工作，并上报区域工程部及项目部工程技术部。

第九章物资采购到货清单流转

第四十条物资到货情况是拨付款的重要依据之一，其明示了各个采购合同物资到货具体内容，包括了名称、规格、采购单价、数量等，并统计了累积到货金额等重要数据，《工程物资到货清单》是支付付款的重要参考依据；

第四十一条项目部物资主管在厂家发货前将《工程物资到货清单》发给供应商，供应商按清单规定填写本次到货信息和累积到货金额等信息并盖章确认，将《工程物资到货清单》送抵工程项目部签收，清单中“累积到货金额”将作为拨付款的重要参考依据；

第四十二条区域项目部确认签字，项目部盖章，通过传真或扫描件等方式发至工程物资中心，并归档《工程物资到货清单》。

第十章工程剩余及废旧物资处置管理

第四十三条项目部工程技术部是项目工程剩余物资和废旧物资的归口管理部门。

第四十四条工程剩余物资是指设计富余量过大或设计变更等原因形成的多余或不适用的工程物资。

第四十五条工程废旧物资是指正常施工生产过程中形成的边角料，供应商提供的不合格品（供应商不回收部分），敷设、安装完成后设计变更造成的报废物资，成品被破坏造成的报废物资等。

第四十六条项目部工程技术部负责所属范围内工程剩余物资台账，调拨管理。

组织工程废旧物资鉴定，变卖审核。

工程竣工验收后，区域项目部设备材料员负责编制工程剩余物资报告，经区域项目部总工程师审核，区域项目部经理确认后报项目部。

项目部工程技术部审核工程剩余物资报告，参加工程废旧鉴定，确认实物与报告一致，项目部总经理签批后，可进行变卖。

变卖所得按公司有关财务制度处理。

第四十七条项目部在审核新开工程的物资申请计划时，应查阅工程剩余物资管理账册并综合考虑运费等因素，尽可能调拨使用工程剩余物资。

在进行工程剩余物资调拨时，由项目部出具调拨通知，调拨物资计入相应工程成本，并及时更新项目部工程剩余物资管理帐册。

第四十八条区域项目部需要进行工程废旧物资处置时，应填写《物资贬值报废申请单》，将本批次工程废旧物资形成原因，清单上报项目部。

剩余物资和废旧物资未经项目部总经理批准不准私自处理或变卖。

第十一章附则

第二十九条本办法同时适用于非区域内的项目部。

第三十条本办法由项目部工程技术部负责解释。

第三十一条本办法自发布之日起实

编号：

S/SG/B001

工程物资采购申请计划

（工程）

编制说明：

项目技术负责人

项目经理

编制日期

项目部技术主管

项目部物资主管

项目部总经理

工程管理部

工程物资部物资主管

工程物资部

公司分管领导

编号：

S/SG/B001

年月日共页第页

序号

名称

规格说明

单位

数量

指导价

小计

物资分类

备注

公司合同谈判纪要

编号：

S/WZ/C009

项目名称

供应商名称

供应商类别

□指定□投标选定□自行选定

谈判日期

谈判地点

采购物资

投标金额（万元）

采购成交金额

（万元）

采购合同印花税（万元）

采购成交金额*0.0003

施工合同

缴税分摊（万元）

采购盈亏（万元）

投标金额—合同成交价—印花税—缴税分摊

合同信息

施工合同

采购合同

发票种类

预付款（%）

预付款支付时间

进度款（%）

进度款支付时间

质保金（%）

质保金支付时间

备注：

项目部

项目部

工程物资部

投标部门

资产财务部

监察部

法律事务部

物　资　账

编　号

单位

名　称

单价

S/WZ/B020

规　格

定量

年

单　号

摘　　要

收　　入

发　　出

结　　存

备　注

月

日

数　量

金　额

数　量

金　额

数　量

金　额

S/WZ/B021

工程物资分类动态明细表

工程件名：

编制人：

　　　　　　　　负责人：

编制日期：

　　年　　月　　日

（盖章）

　　　工程物资分类动态明细表

S/WZ/B021

第　　页

材　料　编　号

材料名称

规格说明

单位

单价

月初　库存

月份收入

月份发出

月　末　结　余

材料来源

内部调拨

工　程　件　名

内部调拨

售　出

单位

数量

仓库

数量

工程

数量

工程

数量

仓库

数量

仓库盘点记录

　　　　　库　　　字　　第　000001　号　　

中国铁路通信信号上海工程有限公司

S/WZ/B025

项目

材料编号

材料名称

规格说明

单位

账面　　数量

实物　　数量

盈　亏　　（＋）（－）

盈亏原因及处理结果

到　货　登　记　簿

编号：

S/WZ/B023

项目

材　料　名　称

型号规格

件数

重量

运号

票号

发站

日期

到站

日期

发　货　单　位

包装　状况

收货人

点验人

调单号

装箱号

备　注

物资开箱记录

S/WZ/B027

工程名称

生产单位

开箱检查要求：

1.外包装形式及完好程度。

2.数量与装箱单是否一至。

3.设备外观是否完好无损。

4.内部结构是否有脱落或缺件。

5.随机附件（合格证、说明书、出厂检验、备件及清单）是否齐全。

开箱内容

开箱内容

存在问题：

参与人员/日期：

点验材料（设备）单

S/WZ/B/012

日期：

年月日

单位：

编号：

工程名称

点验依据

承制单位

材料编号

材料（设备）名称

型号规格

单位

数量

单价（元）

金额（元）

检验情况及备注