保管室工作制度.docx
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保管室工作制度.docx
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保管室工作制度
徐医附院保管室安全管理制度
人员管理制度
一、保管室职责
1.负责全院被服、办公用品、印刷品、水、电、暖设备配件及其他低值易耗品物资的采购计划、物资验收入库、发放工作。
2.做好临时及特殊物资的申购及验收发放工作。
3.及时补充库存物资以保证临床一线及后勤工作需要。
4.严格遵循物资管理制度,建立健全分类账及明细账,并定期核对总账与明细账,做到账账相符。
5.严格实行不相容岗位分开管理,仓库保管员负责物资的验收、发放,物资出库由专人负责。
二、岗位职责
(1)班组长职责
1.负责本班职工思想、业务管理工作(包括及时传达院周会内容、科周会内容等)。
2.完成处长交办的各项任务,科学安排工作,合理用工,按照有关规定,做好本班组所管理的设备维修保养、运行、监护工作(主要包括电脑、空调等)。
3.严格执行各项规章制度,做好相关档案的监督管理,保证工作质量。
4.做好与其他科室的协调工作,保证后勤服务工作的顺利进行。
5.不断学习与本职工作有关的业务知识,定期组织本班组人员进行业务学习,并进行相关考核。
(2)采购计划人员职责
1.做好全院被服、办公用品、印刷品及其他在库的低值易耗品物资的采购计划。
2.及时上报如水、电、暖设备配件等不定时、不定量的特殊物资的临时申购计划。
(3)物资保管人员职责
1.做好库房物资的入库验收、管理及发放。
2.按时进行库存盘点工作。
(4)物资出库操作员职责
1.做好在库物资的申领账目出库。
2.及时对全院特殊物资申领进行账目出库。
(5)物资下送人员职责
1.负责全院各临床科室、医技部门,以及其他一线部门物资计划的配送。
2.根据特殊物资申领出库单据及经手人签字单据到指定科室由负责人签字确认。
(6)岗位工作要求
1.遵守院内的各项规章制度和劳动纪律,坚守岗位,做到不迟到,不早退,上班期间,不得擅自离岗,不做与工作无关的事。
2.工作要做到细心、认真、负责、诚实,有良好的团队意识及职业道德。
3.物资保管员岗位实行两年一轮岗制,轮岗交接时,必须办理移交手续,交接手续办妥之后,才能离开工作岗位。
4.如有特殊情况,根据实际情况需要,可适当延长或缩短轮岗年限,适时地进行轮岗交流。
5.物资计划填报、物资发放要符合审批手续。
6.保证入库物资的质量、数量符合采购中心实际采购标准。
7.保证发放出库物资的质量、数量准确无误。
8.及时将物资入库、发放等相关票据整理装订并存档。
9.保持库房整洁、卫生,定期安全管理维护。
三、培训及考核制度
按照院内及总务处的要求参加培训,是本职工作的一部分。
人员培训包括新进人员上岗培训和在岗培训两部分。
(7)新进人员上岗培训
1.所有新进人员均应在到班组报到后3天内开始接受岗前培训。
2.入职培训的内容主要包括一般性基础培训和具体岗位实务培训两个方面。
3.一般性基础培训包括总务处简介、组织结构及职能分布、人事规章制度等。
同时配合精神教育,使新进员工认知后勤,遵守各项制度,兢兢业业工作。
4.具体岗位实务培训是指对其所要上任岗位的岗位技能、职责要求、工作流程、职位权限与工作内容的培训。
要求熟练掌握岗位有关的操作流程,可以独立上岗。
(1)在岗培训
1.在岗培训一般采取内部培训方式,实行定期与不定期培训,由班组长负责组织实施,并制作相关档案记录、保管。
2.定期培训时间为每个年中及年末,不定期培训为每个盘点日之后,主要学习内容为常规培训和问题分析。
3.常规培训内容主要包括职业道德教育培训:
对后勤服务思想意识的培训;对后勤管理知识的培训;对后勤保障技能的培训;对后勤骨干队伍的培训。
4.问题分析为结合每个季度具体工作出现的问题:
1)盘点结果(盘盈、盘亏)
2)每月采购计划是否合理
3)物资库存是否需要调整
4)物资下送是否及时
5)物资验收入库是否符合计划内容
6)物资出库是否符合审批手续
7)班组内部人员工作协调及配合
5.以上所有培训,无正当原因不得旷课、迟到、早退。
(2)培训考核
相关培训结合考核制度,促进员工对重要的培训内容及时掌握。
即每次培训后进行考核,可采取面试问答和书面试卷两种考核方式。
将考核成绩和资料计入档案。
对于考核不通过的员工,采取再教育方式,直至通过考核。
四、安全管理制度
1.库房作为物资保管重地,外人未经允许不得进入库房。
对所有入库物资的接触应严格地限制在指定工作人员之间。
2.注意门锁安全,仓库钥匙不得交于他人,并于离开仓库区域时及时锁好门窗,及时切断所有电源(严格执行班组用电值班制度,实行责任到人,每日按值班表签字留痕),杜绝一切火灾隐患。
3.按时检查库房,做好防火、防爆工作。
禁止在库房内吸烟,仓库范围内不得出现明火,不得堆放易燃易爆品。
4.严禁私拉、乱接电源及电器。
5.积极配合消防部门的日常检查与不定期培训及演练,加强消防知识的学习,学习各类消防器材的性能和使用方法,明确部门区域内的易燃点和救火方案。
做好用电、易燃易爆品的管理。
五、档案管理制度
(8)档案管理要求
1.所有档案应存放整齐,便于查找、核对,并分门别类建立资料清册。
2.档案资料应详实,不得有虚假情况。
(3)相关档案
1.保管室制度
2.物资计划单
3.物资临时申请单
4.物资出库单
5.库存物资盘点表
6.固定资产验收交接表
7.培训资料和培训记录
8.消防培训及演练记录
9.满意度调查表
物资管理制度
六、存量管理
1.建立健全物资储备定额管理制度,严格执行储备定额。
2.实行物资安全库存管理(存量库存为1个月正常用量),科室限量备用及领用制度,保证临床科室物资需求。
3.总务处以适质、适量、适时、适地的原则供应所需物资,以“零库存”为管理目标,避免资金呆滞和供货不足。
4.根据每月计划单的库存量以及上月使用量对库存物资进行物资存量调整。
5.全面把握医院物资的消耗实际及规律,不断优化影响采购与库存量的不利因素。
七、物资采购计划
1.每月初根据存量管理要求,合理、适量的制定当月的物资采购计划。
2.分管院长及总务处长审批签字确认后报采购中心进行采购计划。
3.特殊物资申购科室,由科室负责人(护士长或科主任)填写物资临时申请单,并签字确认,经总务处长审批后报采购中心采购。
4.每月物资采购计划单及物资临时申请单按每个自然月整理、装订,统一档案管理。
八、物资入库
1.按照计划要求的数量、质量、规格及型号办理验收入库手续。
所有货物必须现场验收。
2.物资验收须双人验收并签字,收货入库时检查物资清单、发票是否正确。
3.物资入库要做到“三清、两齐、九不”。
即三清:
规格清、材质清、数量清;两齐:
库容整齐、摆放整齐;九不:
不锈、不潮、不冻、不腐、不霉、不变质、不坏、不漏、不爆。
4.遵循先验收后入库的原则,所有货物必须现场验收,验收后双方在送货清单上签字确认,对于验收货物与送货单内容不符的,及时与采购部门联系进行调换。
5.经验收合格的物资,保管员应根据库存物资的性质和用途,及时按分类类别放入库房或货架,确保安全,库房要保持通风、干燥、清洁,及时检查库房防止积压及霉变,防潮、防盗、防震、防变质、防毁损。
6.物资入库无误后,供货商将发票交由采购中心核对,核对无误后签字确认转交保管室,根据发票及采购计划核对无误,转交国有资产管理处办理账目入库。
7.所有物资遵循先进先出的原则,防止积压、陈旧、过期等影响使用的情况发生。
8.对于特殊部门(如手术室、维修班)要求物品(非常规),指定专人管理并设置专用区域及明确标志。
9.库内不得代存其他物品(除特殊情况,经院领导特批外),其他一律拒绝存放。
10.各种物资不得外供和私用。
11.每天上岗后第一时间应对仓库的门、窗及各库区存放的物资进行巡查,发现异常立即报告。
12.每天下班前对物资进行整理、对库房进行清扫,进行安全检查、以及存储环境检查。
九、物资出库
(9)计划配送物资
1.配送范围:
各临床科室、医技部门,以及其他一线部门。
2.其他科室:
西院计划由西院负责人统一领取,行政、后勤部门由科室做好领用计划,至保管室开出库单领取。
3.配送时间:
院本部每月中下旬各科室提交领用计划单,次月初配货由送货人员下送到各个科室;东院每月上旬提交领用计划单,当月下旬集中送到东院,所有下送物资必须现场核对并在出库单据上签字确认。
(4)物资下送
为了加强医院物资内部成员之间的沟通,便于及时掌握物资情况,提高工作效率,保证物资配送整体工作有序、高效的进行,严格遵循以下工作要求:
1.物资下送工作人员要严格遵守国家的相关法律,遵守医院的规章制度,不得违规下送物资。
2.按照各科室报送申领物资计划将物资送到各个科室,负责下送的工作人员要认真负责并且要热情服务。
3.工作人员发放和回收更换物品要做到:
数目清楚、质地完好,若有数量短缺、质量有损、既要当面分清责任,又要及时妥善处理。
4.在物资下送过程中下送工作人员与相关科室发生争执时,由护士长部门负责人本着相互尊重、互谅互让的原则适时稳妥处理。
5.物资下送工作人员到库房领取各种物资一律凭物资出库操作员开具的“领用单”。
无“领用单”,一律不予受理。
以上要求须严格执行并进行定期(1个季度)征求相关各部门意见,开展物资下送工作追踪,进行满意度调查并根据调查结果对下送工作持续改进。
(5)计划外物资临时申领
1.凭“保管室物资临时申请单”进行临时申领,打印出库单据。
2.“物资临时申请单”须所在部门负责人签字(护士长或科主任),领用人在出库单据签字,签字要求清晰完整。
3.领用人无“物资临时申请单”或申请单无负责人签字一律不予出库发放。
4.保管员按照出库单据予以发货。
5.出库单据按照每个自然月整理、装订,封存归档。
(6)物资退换
科室领用的物品质量、规格不合格者,可当天内到库房退换。
当月按照计划领用物资在不影响正常发放情况下并于会计期间内可调换,跨会计期间则不予退货。
一十、物资盘点
1.库存物资盘点,实行定期与不定期盘点,并结合部分抽查盘点与全部盘点,其中定期盘点与全部盘点相结合。
2.定期盘点时间点为每个季度末及年终。
3.不定期盘点与部分抽查盘点相结合,时间点为随机或月初。
4.根据库存盘点表分类别分组盘点(初盘),换类别分组盘点(复盘)。
5.形成盘点表并由参与盘点人员签字留痕。
6.需做盘盈盘亏处理的要报总务处及分管院长批准处理。
7.建立并做好台账,做到帐物相符,装订、归档。
一十一、在库物资报废
(10)在库物资报废原因
1.每个年度会计期间做年库存量变化分析,年库存量多年无变化、无科室领用的物资。
2.物资的款式、版式根据实际使用要求及相关制度规定需要更新改变(如印刷品、服装类等)。
3.物资发生霉变、损毁、变质等导致不能正常使用。
(7)在库物资报废流程
1.由库房统计需要报废物资的规格、型号、数量、单价、总价等填写《报废申请审核表》,提出报废申请。
2.由物资使用科室管理部门负责人签署报废意见。
3.总务处处长审批签字确认后,分管院长审批签字。
4.经物资管理系统账务处理后报财务处。
一十二、固定资产验收
根据国有资产管理处《固定资产管理办法(实行稿)》
1.总务处管理范围:
房屋及构筑物;通用设备;家具、用具、装具及动植物。
2.参与验收的部门:
招标采购部门、归口管理部门、使用部门。
3.验收的责任范围:
符合招投标采购合同条款相关的设备的实物、供应商名、商品名、规格、型号、参数、品种、数量等合同相关的验收内容。
4.验收的依据、标准、内容:
与招投标采购合同一致。
5.未达到验收标准的处理程序:
及时退回到招标采购部门。
6.验收档案管理:
固定资产验收、交接凭证一式三联,由采购部门验收人、归口管理人员和使用部门负责人或授权且经国资处备案的资产管理人员共同签字确认,各自留存一份归档。
应急预案
一十三、物资应急预案
为应对医院突发事件,及时有效供应物资,将突发事件的影响降至最小程度,医院后勤部门所储备的物质不足或断档的情况下启动以下程序:
(1)应急采购组织管理机构
医院确定机构和人员,切实加强对本单位后勤物资供应配送及应急采购的组织管理,及时掌握动态变化,及时发现问题,解决问题,确保物资供应配送不断档。
组长:
荣玉涛
成员:
张波、陈修波、王成鹏、王振海、张志刚
(2)应急采购适用范围
1.库存不足的物资,抢修用水、电、气物资。
2.临床使用特殊物资。
3.应急状态下继续物资。
(3)应急采购主体、原则
1.应急采购实施主体:
非节假日的应急采购主体为采购中心。
节假日原则上总务处是应急采购实施主体,具体实施为总务处下设水、电、气各班组。
2.应急采购有关原则:
出现应急采购需求后,各采购主体必须以应急所需物资类型、品种、数量为标准在接到通知后应在第一时间内完成采购任务。
(4)应急采购后期处置
1.及时查找原因。
总务处在处理后应立即查找原因,客观分清责任主体,进行整改。
2.整改措施及书面材料上报主管领导。
3.严格责任追究。
对造成应急采购不及时不到位的责任主体及人员,予以严肃处理。
一十四、库房火灾应急预案
为了保证医院物资及人员生命财产的安全,及时有效地控制处理事故,使事故损失降到最低,根据医院实际情况本着“预防为主、自救为主、降低损耗”的原则,制定本应急预案。
(11)火灾事故处理
1.火灾隐患:
电器使用方面、易燃物使用方面、人为方面。
2.发现火情后,第一目击人应第一时间向应急领导小组报告。
3.判断火灾的地点,分析起火的原因,燃烧物质及蔓延速度,及时切断失火部位电源、气源,并立即拨打消防电话119,采取有效措施灭火。
(5)应急疏散措施
1.疏散引导组在发生火灾时,先疏散被火势围困的人员,其次再进行周围的物资疏散,同时要注意疏散人员自己的安全,疏散后的物资要放在不影响消防车通道和利于火灾扑救的安全地点,物资的放置点要留有一至两名人员看守,防止疏散后有物资形成新的火点。
2.在疏散时,要先疏散容易起火的物资和贵重物资。
3.消防队到达火场后,应听从公安消防人员的指挥进行疏散工作。
(6)物资损失处置
1.在规定的时间内向上级领导做报告分析,及时将损失情况以及相邻库房情况反馈上级领导。
2.应急领导小组迅速清理现场,对库存物资进行盘点,核实损失,配合工作人员做好库房的恢复重建。
3.事故后应认真查找分析事故原因,落实整改措施。
4.及时总结事故处理的经验及事故教训,加强日后对各个方面的安全管理。
保管室工作流程
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出入库工作流程
物资盘点工作流程
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保管员制定采购计划
保管员打印库存盘点表
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总务处处长签字
分类别分组盘点(初盘)
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分管院长签字
换类别分组盘点(复盘)
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报采购中心采购
盘盈汇总
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保管员根据送货单验收入库
盘亏汇总
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出库操作员根据各计划科室(月计划单、临时计划)打印出库单据
形成盘点表并由参与盘点人员签字
↓
↓
保管室保管员根据出库单发货并与领用经手人核对
需报总务处及分管院长处理的及时上报
附表一:
保管室工作流程
附表二:
库存物资采购验收流程
库存物资采购验收流程
↓
保管室根据上月库存制定采购计划
↓
总务处申批
↓
分管院长申批
↓
形成采购计划
↓
采购中心采购
↓
保管员实物验收
↓
账务处资产会计进行财务验收入库形成库存物资(采购部门签字)
附表三:
在库物资报废流程
在库物资报废流程
↓
保管室根据年库存量及特殊物资改变做出物资报废申请表
↓
物资使用科室管理科室部门签署申批报废意见
↓
总务处长申批
↓
分管院长审批
↓
经物资管理系统账务处理后报财务处
附表四:
固定资产验收流程
固定资产验收流程
↓
使用部门申请
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使用部门负责人签字
↓
总务处申批
↓
分管院长申批
↓
采购中心、招投标办公室采购
↓
使用部门实物签收→采购部门确认→保管室资产管理员按月集中验收(本部、东院、西院)
↓
财务处资产会计财务验收办理入库(采购部门经手人签字)
↓
财务处资产会计办理出库形成各科室固定资产台帐(使用部门资产管理员或负责人签字)
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