科技事业单位档案管理国家二级标准及考核办法.docx

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科技事业单位档案管理国家二级标准及考核办法

科技事业单位档案管理国家二级标准及考核办法

考核范围

考核

项目

标准内容

考核办法和依据材料

标准分

自检分

预检分

评审分

考评记录

一、档案工作管理体制20分

（一）单位档案工作集中统一管理8分

1.建立与单位工作相适应的综合档案资料管理机构,是直属的独立职能部门。

查成立机构的文件。

未成立综合档案资料管理机构的不得分，不是直属独立职能部门的扣1分。

2

2.单位各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。

现场考查，人事病历档案不做要求。

未实现集中统一管理的不得分；集中统一管理分散保管的扣0.5-1分。

4

3.档案管理机构发挥了监督、指导作用并已形成单位的档案管理网络。

查建立档案管理网络情况，网络包括单位分管领导、部门分管领导、专兼职档案人员，网络不健全的扣0.5-1分。

2

（二）列入

领导议事日程6分

1.档案工作明确由一名单位主要领导分管,并能及时解决档案工作中存在的实际问题.

查领导分工文件及领导办公会议记录考核分管领导对档案工作存在问题的解决情况。

存在问题未能及时解决的扣1分。

3

2.档案工作列入了领导的议事日程和目标责任制。

查领导办公会议记录和领导目标责任制内容、单位年度工作总结等，列入好的得满分，有差距的扣0.5-1分。

3

（三）档案

干部队伍建设6分

1.档案专职人员的配备适应工作需要，具有大专以上学识水平的人员占档案管理人员总数的40%以上；具有中级以上专业技术职务的人员占20%以上（至少有2名）；受过档案专业培训的人员占80%以上。

查人员名册、学历证明、技术职务聘书及培训证书。

有一项达不到要求的扣0.5分。

5

2.档案管理人员在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。

查有关规定及实际待遇情况，未享受同等待遇的扣0.5-1分。

1

二、列入单位各项管理20分

（一）列入

单位发展规划和计划6分

1.档案工作已列入单位发展规划、计划管理及科技、教学管理。

查单位发展规划年度计划。

列入并有切实措施的得满分，只列入未实现的扣0.5-1分。

2

2.在单位事业经费中列入档案工作专项经费。

查年度预、决算表并实地考核档案工作经费情况。

列入并解决得好的得满分，经费困难的扣0.5-1分。

2

3.档案工作已列入单位各有关管理制度中，并列入经济责任制进行考核。

查有关管理制度经济责任制考核记录及与奖惩挂钩情况。

列入并且措施得当的得满分，未列入不得分；只列入未考核的扣1分。

2

（二）文件

材料的形成归档列入有关工作制度4分

1.文件材料的形成、积累、整理、归档工作已列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序并作为考核干部工作实绩的内容之一。

查有关部门、人员岗位经济责任制，工作标准及考核记录只列入而没有考核记录的扣1分。

3

2.文件形成单位已实行予立卷制度。

查有关规定及执行情况。

未实行的不得分。

1

（三）对归档文件完整、准确、系统有切实可行的控制措施10分

1.对各科室以单位名义行文、办文情况要底数清楚，并要指导、检查各科室年度立卷质量。

查指导工作记录及工作实绩。

底数清楚、指导及时的得满分。

有差距的扣0.5-1分。

2

2.档案部门参加重要计划工作会议和科研课题、设计项目以及产品、评审、鉴定会，参加工程竣工验收和设备开箱等工作，对应该归档的文件材料及时验收，已形成制度并执行效果好。

查计划会、课题评审鉴定会、工程竣工验收会议记录、设备开箱记录和档案室工作记录。

有一方面未参加的扣0.5-1分。

4

3.档案工作与科研、设计及勘察、观探测、教学等各项活动实行“四同步”管理执行效果好即：

下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料娘完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技、教学成果以及科技教学人员提职考核档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

查有关规章制度及工作记录。

做到“四同步”的得满分，有一方面未做到或措施不力的扣0.5-1分。

4

三、档案工作业务建设35分

（一）规章

制度6分

1.建立了档案人员岗位责任制，执行有效。

查有关文件及工作实绩。

建立并执行有效的得满分，有差距的扣0.5-1分。

2

2.制定了文件材料的归档范围。

查归档范围。

要求明确具体得满分，有差距扣0.5-1分。

2

3.建立了档案的接收整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。

查各项制度及执行情况。

缺一种扣0.2分。

2

（二）档案

完整准确系统8分

1.完成以科技档案为主体的各种门类和载体的文件材料立卷归档任务1986年来各类档案的归档率达98%。

抽查1982年以来形成的文书档案，1984年以来形成的会计档案，1986年以来形成的课题项目、基建、设备等档案。

有一种归档率达不到要求的扣0.5-1分。

3

2.重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案，按归档范围完整率达95%。

抽查升级前5年的永久、长期档案。

按归档范围及项目实际情况计算完整率，达到要求得满分，有差距的扣0.5-1分。

3

3.档案部门配合行政管理、教学管理、科研课题、工程项目及各项业务工作的负责人对文件材料的准确性进行审查。

永久、长期保存的科技档案中，有科室负责人填写并经主管领导审查签字的文件材料归档审查意见（以课题、项目为单位）。

查有关规定并抽查案卷。

签字手续不全的扣0.5-1分。

归档审查意见不全扣0.5-1分。

2

（三）案卷质量

1.各类档案管理符合有关规定和规范的要求，其中科技档案案卷质量达到国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》。

1989年来各类档案案卷合格率达100%。

对照标准抽查并计算案卷合格率。

案卷质量不符合标准的扣0.5-1分。

6

2.有科学的分类编号方案。

查分类方案。

2

（四）档案的保管条件6分

1.有适应工作需要的档案专用库房办公室和阅览室。

实地考查。

三室分开、库房充足的得满分。

有差距的扣0.5-1分。

2

2.有符合标准的档案装具和必要的设备。

实地考查。

装具不足，设备不符合要求的扣0.5-1分。

2

3.档案的安全、技术保护和库房管理基本符合国家要求。

实地考查。

有不符合要求的扣0.5-1分。

2

（五）现代科学管理手段7分

1.档案管理现代化与其他管理现代化同步发展并已列入整体规划。

查单位现代化规划及工作实绩。

有差距的扣0.5-1分。

2

2.实行全面质量管理目标管理或其它现代化管理办法。

查有关材料和工作实绩。

缺一项扣0.5分。

2

3.配备了复印设备；开始试用计算机管理档案。

实地考核。

设备齐全并开始试用计算机管理的得满分；只有计算机而未试用的扣0.5-1分。

3

四、档案信息开发利用25分

（一）档案信息中心作用6分

1.档案部门已成为本单位档案资料信息中心。

听回报，查工作实绩。

有差距者的扣0.5-1分。

2

2.积极进行档案信息咨询服务。

查咨询记录及工作实绩。

工作开展好的得满分，有差距者扣0.5-1分。

2

3.积极开展档案的宣传工作。

查有关材料及工作实绩。

宣传工作开展不够的酌情扣分。

2

（二）档案利用工作12分

1.档案信息提供利用基本满足本单位各项工作需要。

查有关材料和工作实绩，并现场调卷，调卷速度慢于每卷1分钟的扣0.5-1分。

2

2.编制了三种以上查找途径的适用检索工具。

档案著录较规范。

查检索工具。

缺一种扣0.5-1分。

4

3.档案人员做到热情主动、及时提供档案信息变被动为主动服务。

查服务工作计划及实地考核利用工作方式。

提供利用方式单一的扣0.5-1分。

2

4.有利用效果登记。

档案信息提供利用对提高单位管理水平、促进科学技术进步等较好地发挥了作用，有实例说明材料。

查利用登记台帐及利用效果反馈记录要有50例以上利用效益实例汇编，没有反馈记录及汇编的扣0.5-1分。

开发利用效益突出的加0.5-1分。

4

（三）档案信息开发工作7分

1.积极开发档案信息制定了开发档案信息工作计划和安排。

查计划和实施情况。

有差距的扣0.5-1分。

2

2.开展了档案文件汇编以及档案信息的二次、三次加工工作。

有五种以上编研成果，其中至少有二种为二次、三次信息加工成果。

查编研成果种类和质量。

种类不全扣1分，编研成果水平不高的酌情扣分。

编研成果获省（部）级科技进步奖的加1分。

5

总分

100

科技事业单位档案管理国家一级标准及考核办法

考核范围

考核

项目

标准内容

考核办法和依据材料

标准分

自检分

预检分

评审分

考评

记录

一、档案工作管理体制20分

（一）单位档案工作集中统一管理8分

1.建立与单位工作相适应的综合档案资料管理机构，是直属的独立职能部门。

查成立机构的文件。

未成立综合档案资料管理机构的不得分，不是直属独立职能部门的扣1分。

2

2.单位各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。

现场考查，人事病历档案不做要求。

未实现集中统一管理的不得分；集中统一管理分散保管的扣0.5-1分。

4

3.档案管理机构较好地发挥了监督指导作用，并在单位内建立健全了档案管理网络。

查建立档案管理网络情况，网络包括单位分管领导、部门分管领导、专兼职档案人员。

档案管理机构职能作用发挥不好的扣0.5-1分；网络不全的扣0.5-1分。

2

（二）列入领导议事日程6分

1.档案工作明确由一名单位主要领导分管，并能及时解决档案工作中存在的实际问题。

查领导分工文件及领导办公会议记录考核分管领导对档案工作存在问题的解决情况存在问题未能及时解决的扣1分。

3

2.档案工作列入了领导的议事日程和目标责任制。

查领导办公会议记录和领导目标责任制内容、单位年度工作总结等，列入好的得满分，有差距的扣0.5-1分。

3

（三）档案干部队伍建设6分

⒈档案专职人员的配备适应工作需要，具有大专以上学识水平的人员占档案管理人员总数的50%以上;其中至少有一名为档案专业毕业。

具有中级专业技术职务的人员占30％以上，其中至少有一名为高级专业技术职务；受过档案专业培训的人员达到90％以上。

查人员名册、学历证明、技术职务聘书及培训证书。

有一项达不到要求的扣0.5-1分。

5

⒉档案管理人员在职称及福利上享受与科技管理人员同等待遇。

查有关规定及实

际待遇情况，未享受同等待遇的扣0.5－1分。

1

二、列入单位各项管理20分

（一）列入单位发展规划和计划6分

1.档案工作已列入单位发展规划、计划管理及科技、教学管理。

查单位发展规划、年度计划。

列入并有切实措施的得满分，只列入未实现的扣0.5-1分。

2

2.在单位事业经费中列入档案工作专项经费。

查年度预决算表并实地考核档案工作经费情况。

列入并解决得好的得满分，经费困难的扣0.5-1分。

2

3.档案工作已列入单位各有关管理制度中，并列入经济责任制进行考核。

查有关管理制度经济责任制考核记录及与奖惩挂钩情况。

列入并且措施得当的得满分，未列入不得分；只列入未考核的扣1分。

2

（二）文件材料的形成归档列入单位有关工作制度4分

1.文件材料的形成、积累、整理、归档工作已列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序并作为考核干部工作实绩的内容之一。

查有关部门人员岗位责任制，工作标准及考核记录。

只列入而没有考核记录的扣1分。

3

2.文件形成单位已实行予立卷制度。

查有关规定及执行情况。

未实行的不得分。

1

（三）归档文件完整准确系统的控制措施10分

1.对各科室以单位名义行文、办文情况要底数清楚，并要指导、检查各科室年度立卷质量。

查指导工作记录及工作实绩。

底数清楚、指导及时的得满分。

有差距的扣0.5-1分。

2

 2.档案部门参加重要计划工作会议和科研课题设计项目以及产品、评审、鉴定会参加工程竣工验收和设备开箱等工作，对应该归档的文件材料及时验收，已形成制度并执行效果好。

查计划会、课题评审会，工程竣工验收会议记录，设备开箱记录和档案室工作记录，有一方面未参加的扣0.5-1分。

4

3.档案工作与科研、设计及勘察、观探测、教学等各项活动实行“四同步”管理执行效果好即：

下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技、教学成果以及科技教学人员提职考核档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

查有关规章制度及工作记录。

做到“四同步”的得满分，有一方面未做到或措施不力的扣0.5-1分。

4

三、档案工作业务建设35分

（一）规章制度6分

1.建立了档案人员岗位责任制，执行有效。

查文件及工作实绩。

建立并执行有效的得满分，有差距的扣0.5-1分。

2

2.制定了文件材料的归档范围。

查归档范围。

要求明确具体得满分，有差距扣0.5-1分。

2

3.建立了档案的接收整理、修改补充、保管、借阅、统计保密、鉴定销毁、库房管理等制度。

查各项制度及执行情况。

缺一种扣0.2分。

2

（二）档案完整准确系统8分

1.完成以科技档案为主体的各种门类和载体的文件材料立卷归档任务1986年来各类档案的归档率达100%。

抽查1982年以来形成的文书档案，1984年以来形成的会计档案，1986年以来形成的课题项目、基建、设备等档案。

有一种归档率达不到要求的扣0.5-1分。

3

2.重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案，按归档范围完整率达100%。

抽查升级前5年的永久、长期档案。

按归档范围及项目实际情况计算完整率。

达到要求得满分，有差距的扣0.5-1分。

3

3.档案部门配合行政管理、教学管理、科研课题、工程项目及各项业务工作的负责人对文件材料的准确性进行审查永久、长期保存的科技档案中，有科室负责人填写并经主管领导审查签字的文件材料归档审查意见（以课题、项目为单位）。

查有关规定并抽查案卷。

签字手续不全的扣0.5-1分。

归档审查意见不全扣0.5-1分。

2

（三）案卷质量8分

1.各类档案管理符合有关规定和规范的要求，其中科技档案案卷质量达到国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》。

1989年来各类档案案卷合格率达100%。

对照标准抽查并计算案卷合格率。

案卷质量不符合标准的扣0.5-1分。

6

2.有科学的分类编号方案。

查分类方案。

2

（四）档案的保管条件6分

1.有适应本单位工作未来5年发展的档案专用库房、办公室和阅览室。

实地考查。

三室分开、库房充足的得满分。

有差距的扣0.5-1分。

2

2.有适应档案工作的较充裕的档案装具和较为先进的档案保管设备。

实地考查。

装具不足，设备不符合要求的扣0.5-1分。

2

3.档案的安全、保护和库房管理符合国家要求。

实地考查。

有不符合要求的扣0.5-1分。

2

（五）现代科学管理手段7分

1.档案管理现代化与其他管理现代化同步发展并已列入整体规划。

查单位现代化规划及工作实绩，有差距的扣0.5-1分。

2

2.实行全面质量管理目标管理或其它现代化管理方法。

查有关材料和工作实绩。

缺一项扣0.5分。

2

3.配备了复印设备，使用计算机管理档案，能进行检索、统计、数据对比分析等根据工作需要，开始采用缩微复制技术管理或保管档案。

实地考核。

设备齐全、计算机管理档案软件经过省（部）级鉴定并全面应用于档案管理操作熟练的得满分，有差距的扣1-2分。

3

四、档案信息开发利用25分

（一）档案信息中心作用

1.档案部门已成为本单位档案资料信息中心。

听汇报，查工作实绩。

有差距者的扣0.5-1分。

1.5

2.积极开展多种形式的档案信息咨询服务。

查咨询记录及工作实绩。

工作开展好的得满分，有差距者扣0.5-1分。

2

3.积极开展档案的宣传工作，配合单位中心工作举办展览陈列等。

查有关材料及工作实绩。

宣传工作开展不够的酌情扣分。

1.5

（二）档案利用工作12分

1.档案信息提供利用能够满足本单位各项工作需要。

查有关材料及工作实绩。

并现场调卷调卷速度慢于每卷1分钟的扣0.5-1分。

2

2.编制了五种以上查找途径的适用检索工具。

档案著录符合国家及有关专业规范的要求。

查检索工具。

缺一种扣0.5-1分。

4

3.档案人员掌握利用规律，预测用户需求，热情、主动、及时提供档案信息。

查服务工作计划及实地考核利用工作方式。

提供利用方式单一的扣0.5-1分。

2

4.有利用效果登记。

档案信息提供利用对提高单位管理水平、促进科学技术进步等发挥了显著作用，有典型效益事例材料。

查利用登记台帐及利用效果的反馈记录。

记录及时、手续健全，效益明显，并有百例以上典型效益事例汇编的得满分，有差距的扣0.5-1分，开发利用效益突出的加0.5-1分。

4

（三）档案信息开发工作8分

1.积极开发档案信息制定了开发档案信息工作计划和安排。

查计划和实施情况，有差距的扣0.5分。

2

2.开展了档案文件汇编以及档案信息的二次、三次加工工作。

有七种以上编研成果，其中至少有四种为二次、三次信息加工成果并有二种得到本单位职工或领导的好评。

查编研成果种类和质量。

种类不全扣1分，编研成果水平不高的酌情扣分。

编研成果获省（部）级科技进步奖的加1分。

6

总分

100