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货币资金内部控制制度完整
货币资金内部控制制度
控制目标:
(1)保证公司货币资金的安全与完整;
(2)减少货币收付过程中的差错。
关键控制点:
(1)办理货币资金业务的不相容岗位相互分离;
(2)对货币资金业务应建立严格的授权审批制度.
(3)办理货币资金支付业务应按照规定的程序进行;
(4)对货币资金票据应设登记本登记,以防票据丢失;
(5)定期盘点库存现金,保证帐实相符。
控制措施:
1、岗位分工:
1.1财务部应配备合格的人员办理货币资金业务,办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业品质,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,并定期进行岗位轮换。
1.2各种收付款业务均应集中于出纳处办理。
任何部门和个人不得擅自出具收款凭证或付款凭证。
1.3出纳员除登记现金日记帐,银行存款日记帐外,不得兼管收入、费用、债权、债务帐簿的登记,不得担任稽核和会计档案工作,不得填制记帐凭证。
1.4银行存款账户应由主办会计负责核对,出纳人员不得办理银行存款账的对账及银行余额调节表的编制。
1.5不得由一人保管支付款项的全部印章,银行印鉴与支付票据也应分别由不同人员管理(印鉴由财务经理保管,支付票据由出纳保管),且不得存放于一个保险柜.
2、授权批准制度:
2.1货币资金的支付严格执行分级审批制度,经办人员应持经部门主管、主管副总审批(特殊情况或金额超过50000元的须经总经理审批),并经主办会计审核(特殊情况或金额超过5000元以上的须经财务经理审核)的单据办理货币资金的收付,财务人员对审批手续不全或越权审批的单据有权拒绝办理.
2.2审批人外出时可委托相关人员代为审批,但应将被委托人书面通知财务部.
2.3对于重要货币资金支付业务,应当实行集体决策和审批制度
3、办理货币资金支付业务的程序:
3.1支付申请。
经办人员用款时,应当提前向审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、支付方式等内容,并附有效附件。
3.2支付审批。
审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。
对不符合规定的货币资金支付,审批人应当拒绝批准.3.3支付审核。
主办会计应当对批准后的货币资金支付申请进行审核,审核货币资金支付申请的批准程序是否正确、手续及相关单证是否齐备、金额计算是否准确、支付方式是否妥当等.
3.4支付复核。
对情况特殊或金额超过2000元以上的支付申请应由财务经理复核,复核无误后,交由出纳人员办理支付手续。
3.5办理支付。
出纳人员应当根据复核无误的支付申请,按适当的支付方式办理货币资金支付,对不符合现金开支范围的业务一律通过银行办理转账结算。
经批准签发支票时,必须准确填写日期、收款单位、用途、大小写金额,收款单位、发票单位和发票印签必须相符,不得签发空头支票和与发票单位不符的支票,并要求经办人员在支付申请单、登记簿和支票存根联上签字确认收款。
4、票据使用:
4.1财务部应设专人负责各种票据的购买、保管、领用和注销,并专设登记簿进行记录。
4.2支票与收据必须按编号顺序使用,领用空白支票和收据必须进行登记,作废支票应盖“作废”章并妥善保管,防止空白票据的遗失和盗用.空白支票不得签名盖章.
5、现金盘点:
5.1出纳员在每天工作结束时要清点现金,核对账目,做到日清月结,不得挪用现金和以白条抵库。
5.2主办会计应对库存现金进行不定期检查,并于每月10号会同出纳对库存现金进行盘点,以保证帐实相符。
对于出现的现金长款或现金短款应及时查明原因,报领导批准后方可进行处理。
6、日常操作要求:
6.1货币资金收入业务的内部控制
收入货币资金的途径,一是通过银行,二是直接收取现金。
由于通过银行收款的业务,受到了银行的直接监督,起到了外部控制的作用,客观上能够有效地减少和堵塞货币资金收入业务中的漏洞,是保护货币资金安全的一个有力措施,因此,应尽量与客户约定通过银行转帐收取款项.对于必须收取现金的收入,应主要从以下方面控制:
6.1.1销售货物收入现金的内部控制
主要采用填制“销售出库单”的方式。
顾客购货时,由销售部门开具一式五联的销售出库单(五联依次为存根联、客户联、记帐联、结算联、统计联),注明所销物品的名称、规格、数量、单价、金额等内容。
顾客持销售出库单向财会部门交付现金,出纳应仔细核对出库单应收金额后收妥款项,同时在销售出库单上盖“收讫”章并签名确认,留下财务联后将其余联次交顾客向保管员提货。
6.1.2回收欠款收入现金的内部控制
出纳员直接向交款人收取现金时,必须由出纳员开具事先印有连续编号的“现金收据”(如公司内部员工代交款项时,应填制内部交款单),采用复写方式,一式三张。
在加盖财务专用章和出纳章后,将其中一张给交款人作为交款凭证,一张送交会计部门作为记账依据,一张留作存根。
为保证现金收据的规范使用,应重点检查其编号是否连续,如有短缺,应及时查明原因,即使是作废的收据,也应将三张收据加盖“作废"字样后一并送交会计部门检查后归档保管。
6.2货币资金支出业务的内部控制
货币资金支出途径也是两条,即通过银行转账支付和由出纳人员直接支付现金。
6.2.1银行转帐支付控制:
通过银行支出货币资金时,重点应放在结算凭证的管理上。
基本要求是:
建立严密完善的结算凭证管理制度,妥善保管各种凭证,尤其是现金支票和转账支票;严把各种凭证的使用关,出纳员开具支票时,财务经理应当审查批准,而不能让其独自办理;对已用和未用凭证应当由非保管人员定期检查;严格限制签发空白支票;随时与开户银行对账等。
6.2.2现金支出业务具体控制方式:
6.2.2.1采购物品支出现金的内部控制
采购材料、商品应尽量采用银行转帐方式,对确实需要现金支付的,应事先应财务经理同意,同时在付出现金之前,先取得相应的原始凭证,如支付货款须应根据经有效审核的付款通知单并附销货单位发票,如为预付货款的,应在付款通知单上注明是预付款并经财务经理签字审核后方可付款。
6.2.2.2借款支出现金的内部控制
发生出差借款和其他公务性借款业务需要支付现金时,应从以下方面进行控制:
⑴借款人需要预支现金时,首先应填制“借款单”,并由所在部门负责人签字,然后交财务经理审核,出纳员据以支付出现金;
⑵会计应当根据“借款单”编制付款凭证,同时督促借款人出差归来或完成业务后五天内到财务部办理冲帐,根据实际用款数长退短补。
对无特殊理由又不及时冲帐的,财务人员有权通知有关部门在其工资中扣除。
⑶严格禁止非公务性借款行为,不得以便条作为借款手续,更不能搞口头承诺.
货币资金和银行账户管理规范
第一章 总则
第一条为进一步加强货币资金管理,确保资金安全,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国票据法》、国务院颁布的《现金管理暂行条例》、中国人民银行颁布的《人民币银行结算账户管理办法》、财政部颁布的《内部会计控制规范─货币资金(试行)》及《中国石油会计基础工作规范》等规定,制定本规范。
第二条本规范适用于公司总部及所属分公司。
本规范旨在规范现金、银行存款、其他货币资金,以及银行账户、银行结算等与货币资金相关业务的管理.
第二章 现金及备用金管理
第三条按照国务院颁发的《现金管理暂行条例》规定,在下列范围使用现金:
(一)对职工发放的工资、奖金、津贴;
(二)个人劳务报酬;
(三)根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;
(四)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;
(五)向个人收购农副产品和其他物资的价款;
(六)出差人员必须随身携带的差旅费;
(七)结算起点(1000元)以下的零星支出;
(八)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
超出现金收支范围的,必须通过银行转账结算。
在合法规范的前提下,运用金融结算工具,减少直接以现金方式办理的收支业务。
能够办理转账结算的业务,不得办理现金收付。
第四条制订库存现金限额,公司总部不得超过2万元,分公司不得超过1万元.严格按核定限额管理现金,超过库存限额的现金于当日存入银行。
第五条建立健全现金日记账。
逐日逐笔记录现金收付,并做到日清月结,账款相符。
第六条在现金业务办理中,严禁以下行为:
(一)借用其他单位现金或向其他单位借出现金;
(二)用转账凭证套换现金;(三)编造用途套取现金;(四)利用本单位账户替其他单位和个人套取现金;(五)保留账外公款;(六)将单位现金存入个人账户;
(七)白条抵库。
第七条加强备用金管理.
(一)核定备用金的使用部门和支出范围。
备用金主要用于差旅费借款等日常零星开支。
严禁以备用金的方式办理异地项目结算.
(二)制定备用金使用限额,最高不得超过3万元。
严格控制使用大额备用金,完善审批制度,超限额的大额备用金使用上报资金使用计划,列明用途和使用时间,由部门负责人(总监)签字后经财务负责人批准后报总经理审批.(三)财务部门应按月核对检查备用金使用情况,督促业务人员及时报销;原有备用金未清账的不得新增备用金借款;发现有超出审批支出范围使用备用金的,立即纠正,并收回未使用的备用金.(四)严禁长期占用备用金,暂时不需动用的备用金及时交回清账。
年底对备用金的使用及结存情况进行认真清收。
(五)严禁办理以单位名义开立、供个人使用的各种信用卡.
第八条财务人员在办理报销业务时,严格审核并监督报销原始凭证的真实性、合规性。
对于不符合规定的原始凭证,不予报销;对弄虚作假、违法的原始凭证,在不予受理的同时,应当予以扣留,并及时向上级负责人报告。
第三章 票据管理
第九条按照《中华人民共和国票据法》及相关规定,办理支票、银行汇票、银行承兑汇票等票据业务.
(一)严禁签发空头支票、远期支票及与银行预留印鉴不符的支票;严禁签发、取得和转让没有真实交易背景和债权债务关系的票据;严禁收取商业承兑汇票。
(二)严格控制加盖银行预留印鉴的空白支票和付款票据的使用,确需使用空白支票和付款票据时,必须写明收款人和使用限额,并经财务部门负责人批准。
(三)规范办理银行承兑汇票业务.
收到银行承兑汇票后必须立即到开户行验证汇票的真实性;银行承兑汇票的背书单位与挂帐的往来单位必须相符;被背书人名称、背书时间必须填写正确清晰;多次背书的银行承兑汇票应审核背书的连续性,其他票据的背书转让依照执行。
需开具银行承兑汇票时,由财务部门审核业务部门提出的用款申请、注明采用银行承兑汇票方式结算货款的合同及相关资料后办理.
以库存银行承兑汇票办理背书转让时,在背书栏内加盖银行预留印鉴,并注明被背书人名称和背书时间。
对即将到期的银行承兑汇票,提前5个工作日通知银行办理托收手续。
(四)建立票据登记台账,按照出票人、出票银行、金额、期限等项目逐项登记,并及时向出票人函证.(五)指定专人妥善保管各种票据.由收款人员直接收取的票据,自取得票据之日起3日内交本单位财务部门.票据一旦丢失,经办人必须立即报告财务部门负责人,及时采取挂失止付等补救措施.(六)票据交接时需设立登记簿,并由移交人和接交人签字。
第四章银行账户及存款管理
第十条按照《人民币银行结算账户管理办法》等国家有关规定,加强银行账户的管理,严格按照规定开立账户,办理存款、取款和结算。
银行开户手续必须由经过法定代表人或副总会计师书面授权的财务人员亲自前往开户行办理,严禁交由他人代办。
按照规定的账户用途规范使用各类账户.严禁出租、出借银行账户为外单位或个人代收、代转款项.
第十四条 选择经济实力强、金融信誉好的银行办理存款、结算等业务。
未经批准,不得在中油财务有限责任公司以外的任何非银行金融机构办理存款或变相存款等金融业务。
第十五条公司各单位资金应实行高度集中管理,实施全额资金收支两条线,确保资金安全、高效运转。
第十六条公司严格控制账户数量,上收开户权,不得多头开户.分公司开立银行账户统一由公司副总会计师批准,并上报CPE财务资产部审批.
第十七条 各分公司原则上不得在注册地或住所地以外开立银行账户,因经营业务结算需要确需在异地开设银行账户的,要采取总分账户管理模式,在业务发生地开立临时账户作为支出户,实行资金收支两条线管理。
工程完工或业务完成后要及时撤销异地账户。
第十八条加强银行存款业务管理。
(一)加强资金计划管理。
根据资金计划,妥善安排资金收付。
(二)出纳人员妥善保管相关单据,并及时将有价票据原件交与会计人员做账。
(三)办理银行存款业务时,严禁以下行为:
①对其他单位或个人拆借资金;②办理违规高息存款业务;③严禁公款私存或私款公存;④在企业非经营所在地存款。
第十九条 规范网上银行业务办理。
(一)办理网上银行业务应当选择信誉好、服务佳的金融机构,不得通过四大国有商业银行及中油财务公司以外的金融机构办理网上银行业务。
(二)使用统一的网上银行系统办理结算。
分公司在正式确定网上银行业务的办理机构前,应就有关金融机构选择、办理业务范围、风险控制等情况上报公司批准.
(三)使用金融机构网上银行系统办理资金收支业务应与有关金融机构签订协议,明确双方的权利和义务,防范资金风险。
(四)经办人员要严格按照权限办理网上银行业务,妥善保管密钥,定期更换网上银行密码。
严禁在办公以外的电脑上办理网上银行业务。
第二十条外汇及境外银行账户的管理规定根据国家外汇管理局《境内外汇账户管理规定》、《境外外汇账户管理规定》和集团公司《石油企业境外银行账户管理暂行办法》有关规定管理境内外外汇账户,并严格按照国家外汇管理局核定的收支范围、使用期限、最高金额等使用外汇资金。
第五章 内部控制及监督检查
第二十一条单位所有货币资金收支必须及时纳入财务部门统一核算和管理.严禁以下行为:
(一)私设“小金库”;
(二)账外设账;
(三)收款不入账;
(四)非财务部门管理货币资金。
第二十二条建立货币资金业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
第二十三条严格执行货币资金定期盘点登记制度,并进行不定期的盘点核查。
库存现金实行每日盘点登记,填写现金日盘点登记簿,有价证券、票据和存单随时发生随时登记,每周进行一次清查、汇总;财务负责人亲自或指定专人对清查登记结果,进行复核签章,做到账款相符;发现账款不符的,必须及时查明原因,及时处理。
第二十四条严格执行银行对账制度。
(一)指定会计岗位人员定期逐笔核对银行存款收支,并于每月末三日内编制银行存款余额调节表。
出纳岗位人员不得办理银行对账业务。
(二)银行对账需核对的内容包括:
银行存款余额的一致性;对账期内每笔资金流入流出的时间、金额与实际经济业务的符合性;未达账项的项目、金额;上期未达账项的本期到账情况等。
(三)会计主管人员对银行存款余额调节表审核签字,分管资金岗位的领导每月至少要检查一次银行对账情况。
(四)对于未达账项,应查明原因,及时处理,不得有长期未达帐项;对异常未达账项及时上报有关领导.
第二十五条严格执行银行预留印鉴保管、使用的内部控制制度.
(一)银行预留印鉴与各种收付款票据、有价证券、银行存单等要分岗分人管理。
(二)财务专用章由专人保管,个人名章由本人或其授权人员保管。
严禁一人保管或外出携带支付款项所需的全部印章,资金支付有权签字人不得保管银行预留印鉴。
(三)保存预留印鉴的保险柜密码要定期更换.
建立交接制度,如印鉴保管人员更换或临时外出,登记交接时间,接交人员及时更换密码。
(四)各种付款票据必须经过财务部门负责人或被授权人签字,经银行预留印鉴管理人员核准登记后方可加盖印章。
(五)如果印章遗失,立即向开户银行挂失,并出具书面申请、开户登记证、营业执照、公函和公安机关证明等相关文件,变更银行预留印鉴。
第二十六条加强出纳人员管理。
(一)贯彻“钱账分管”的原则,出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;
(二)配备合格的人员担任出纳。
出纳人员应当符合以下条件:
思想政治素质过硬,品行良好,忠于职守,坚持原则;
持有会计从业资格证书,且在从业期间无违规违纪的相关记录;
上岗前应进行相关业务培训,熟悉国家和集团公司关于货币资金管理的有关规定,掌握出纳业务管理的知识;
单位领导人、财务负责人的直系亲属不得担任出纳;
临时借用人员不得担任出纳。
(三)实行定期轮换制,出纳人员任期原则上不得超过两年,最长不得超过三年.岗位轮换时,要编制移交清册,有关事项要逐项登记清楚,移交人、接交人、监交人要签字.
第二十七条规范货币资金支付流程。
(一)支付申请.单位有关部门或个人用款时,应当提前向审批人提交支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效经济合同、相关证明以及加盖收款单位财务专用章的汇款路径原件。
(二)支付审批.建立健全资金授权审批制度,明确规定各级审批权限。
对于重要货币资金支付业务,实行集体研究决策,直接决策人(会议召集人)或法定代表人要承担相应决策责任,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。
有权审批人根据其职责、权限、相应程序对支付申请进行审批,对不符合规定的支付申请,审批人应当拒绝批准。
(三)支付复核.复核人应当对批准后的支付申请进行复核,复核支付申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单证是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否合规、合理等。
复核无误后签字,交由出纳人员办理支付手续。
(四)办理支付。
出纳人员应当根据复核无误后的支付申请办理货币资金支付手续,及时登记现金和银行存款日记账。
对于审批人超越授权范围审批的资金业务,经办人有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
XX的部门和人员一律不得办理资金业务。
不得由一人办理货币资金业务的全过程.
第二十八条大额资金支付业务,要实行分级授权的管理模式,分公司对集团公司系统外支付的单笔资金超过100万元的,由公司副总会计师审核方可办理对外支付。
第二十九条建立对货币资金业务的监督检查制度。
财务部门、审计部门要定期和不定期地对货币资金的安全进行检查。
监督检查的内容主要应包括:
货币资金业务相关岗位及人员的设置、账户的开立和使用情况,内部控制制度和授权批准制度的执行、印章保管及票据保管等情况。
第三十条落实货币资金管理责任制。
明确各单位正职是货币资金管理的第一责任人,对本单位货币资金管理制度的制定、实施和货币资金安全完整负责;副会计师和财务部门负责人是货币资金管理的主要责任人,经办人员是直接责任人。
凡因管理不善违反本规范规定造成经济损失的,按照分级负责的原则,根据《会计法》追究有关责任人的责任。
第六章 附 则
第三十一条本规范由公司财务资产部负责解释。
第三十二条本规范自印发之日起执行.
XXXX
货币资金日常管理制度
编号:
CW—001版本:
1。
0
货币资金日常管理制度
第一章总则
1.目的
为了加强中心货币资金的内部控制和管理,保证货币资金的安全,提高资金的使用效率,明确职责,严格履行财务收支手续,规范货币资金的收支行为,根据法律、法规,结合本单位实际,制定本制度.
2.适用范围:
适用于沈阳优易数据
3.定义:
货币资金主要包括现金、银行存款和其他货币资金(银行承兑汇票、有价证券、债券等)。
第二章审批流程与财务管理要求
1.资金支付审批权限流程
1.1预算范围内审批流程
经办人—部门经理审批—分管副总审批—财务会计审核—财务总监审批—总经理审批。
1。
1。
1预算范围外审批流程
经办人—部门经理审批—分管副总审批—财务会计审核—财务总监审批—CEO审批.
1.2财务管理要求
1.2。
1超过1000元的付款原则是通过银行划帐予以结付.
1.2。
2款项支付时,如果财务人员发现支付审批单未按规定由相关责任人员签字批准,或是发现款项与预算审批范围不符,或是与合同协议中的付款条件不符而又无合理解释,有权拒绝付款。
1.3现金使用要求
必须严格按照国务院颁布的《现金管理暂行条例》的规定办理现金的收付。
允许使用现金结算的范围有:
(1)职工工资、津贴;
(2)个人劳务报酬;
(3)按规定发给个人的奖金;
(4)各种劳保、福利费用以及按规定对个人的其他支出;
(5)向个人收购其他物资的款项;
(6)出差人员必须随身携带的差旅费;
(7)按规定支票结算起点以下的零星支出;
(8)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
2.库存现金限额
为确保现金的安全,避免库存大量现金,应核定一定数量的库存现金限额.库存现金是为保证日常零星开支的需要,允许留存的现金最高限额一般为3—5天的零星开支需要量,超过库存限额部分的现金应在当天解缴银行,以确保现金的安全。
第三章货币资金收支管理
1货币资金收支管理
1。
1现金收入控制:
(1)出纳人员在收到现金时,应仔细核对销货发票或营业收据同交来的现金金额是否一致。
(2)各种收据必须事先按序编号,出纳人员应清点当天开出的所有收据并逐笔登记现金备查登记簿。
(3)所有现金收入款项都应及时存入银行,不得坐支现金。
1。
2电汇、信汇收入的控制
(1)银行电汇和信汇,出纳人员需做好备查登记簿,注明日期、经办人、单据类别和票面金额.
(2)出纳人员及时将电汇单和信汇单交给记账人员记账。
(3)出纳人员与记账人员应每月核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符。
1.3支票收入的控制:
(1)公司业务部门送达的支票,出纳人员应认真核对支票日期、金额、收款人等要素,并与其办理签字登记手续,注明日期、经办人、单据类别和票面金额.
(2)出纳人员应及时填写进账单,连同当日收到的支票一起解入银行。
交接时出纳人员应同银行人员办理签字登记手续。
(3)出纳人员根据银行回单及时逐笔登记银行存款备查登记簿,并将回单交由记账人员记账.
(4)出纳人员与记账人员应每月核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符.
1.4银行承兑汇票收入的控制
(1)公司业务部门送达的银行承兑汇票,需由出纳人员审核书面记载事项及背书内容的完整性,与其办理签字登记手续,注明接收日期、到期日、经办人、单据类别和票面金额。
(2)出纳人员在收到银行承兑汇票之后,应留取复印件并登记相关事项备查,并交记账人员一份。
在汇票到期日前七天将已加盖好公司银行预留印鉴的银行承兑汇票连同托收委托书一起及时送交银行以便解付收款。
(3)出纳人员应根据银行入账通知单及时逐笔登记银行存款备查登记簿,并将进账单交由记账人员记账。
(4)出纳人员与记账人员应每月核对银行存款备查登记簿和银行存款日记账账面金额是否相符.
2货币资金支出的控制
2.1现金支出控制:
(1)公司支出现金的范围是:
--职工工资、津贴。
——个人劳务报酬。
——出差人员必须随身携带的差旅费.
——各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。
(2)工资支出,由财务人员根据人力资源部提交的《工资表》审核后,出纳根据审批完成后的《工资表》办理支付手续。
(3)各部门的零星开支,在预借现金或报销时,必须首先由各部门、经办人员填制借款单或报销单,根据公司资金使用审批权限的规定履行各项审批流程。
(4)预借现金时,出纳人员应根据批准后的借款单支付现金。
报销时,出纳人员需得到审核岗位人员签字同意的报销单后支付现金。
(5)出纳人员应根据借款单和报销单,连续逐笔登记现金备查登记簿,记录现金支出的时间、用途和金额。
2.2现金支票支出控制:
(1)空白支票应妥善保管。
有权签署支票人员不能保管空白支票.
(2)提取现金时,由出纳人员填写现金支票必填事项,交由审核
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