9办公自动化系统管理员手册.docx
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9办公自动化系统管理员手册.docx
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9办公自动化系统管理员手册
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第1章后台管理2
1.1部门与人员数据维护2
部门管理2
人员管理8
1.2部门与人员权限管理13
部门权限管理14
人员权限管理15
1.3单位负责人18
1.4服务项目19
新建服务项目与子项19
服务项目与子项的排序22
删除服务项目与子项22
设置子项权限24
1.5权限类型25
新建权限类型26
修改权限信息27
删除权限类型28
1.6系统管理28
管理员帐号及密码维护29
系统访问日志31
组与人员维护31
单点连接维护35
发文字号维护37
来文单位维护38
刊物类型维护39
1.7工作流定义40
新建工作流41
工作流维护61
第1章后台管理
1.1部门与人员数据维护
“部门与人员数据维护”模块的主要功能是管理单位各级部门及人员。
对部门和人员进行增加、删除、修改及排序的维护。
此外,人员维护还包括人员的调动。
在系统管理页面,点击“部门与人员数据维护”,显示各级单位目录及所在部门人员页面:
图1-1
部门管理
新建部门
在左侧目录中,选中具体部门增加它的子部门,如:
选择“财务处”:
图1-2
如上图所示,点击右侧窗口中“新建子部门”按钮,显示页面如下:
图1-3
在如上页面中,填写新建子部门的基本信息、部门联系人的电话和地址及上传联系人的照片。
填写部门联系人信息时,“部门负责人”需要在“单位负责人”模块中设置,可先填写其他相关信息,如下所示:
图1-4
将所需数据输入完成后,点击“存盘”或“存盘并刷新”按钮即可将子部门添加完毕。
编辑修改部门信息
在左侧单位目录中,选中已建好的部门,右侧页面显示如下:
图1-5
如上图,点击“属性修改”按钮,显示单位基本信息修改页面:
图1-6
填写相应信息后,点击“完成”或“存盘并刷新”,页面自动跳转至单位基本信息页面,同时显示更新的单位信息,如下所示:
图1-7
部门排序
在“部门与人员数据维护”模块的左侧单位目录中,选中子部门,如:
点击“财务处”下的“子部门”,右侧页面显示此单位下的所有子部门列表:
图1-8
如上图,点击右侧页面列表下方的“排序子部门”按钮,显示页面如下所示:
图1-9
从图中左侧的列表中选择一个部门,点击右侧的上移或下移按钮,直到该部门到达一个正确的位置,如将“青海省农牧厅”移至顶端,然后,再选中移动下一个部门,当所有部门排序完毕后,点击“确定”按钮,即可完成排序操作:
图1-10
删除部门
在“部门与人员数据维护”模块的左侧单位目录中,选中子部门,右侧页面显示此单位下的所有子部门列表:
图1-11
点击“删除子部门”按钮,显示页面如下,选中要删除子部门后面的复选框,点击“提交”按钮即可将子部门删除。
图1-12
人员管理
添加人员
在左侧目录中,选中具体部门,如:
选中“财务一科”:
图1-13
如上图所示,点击右侧窗口中“新加人员”按钮,显示页面如下:
图1-14
填写人员基本信息、密码设置、人员地址、职务职称和学位学历以及上传联系人的照片。
注:
“职员名称”和“用户名”不能为空。
填写相关人员信息后,点击下方的“存盘”按钮进行提交,则新添加的用户将显示在左侧此部门的人员目录中。
调出职员与编辑人员信息
调出职员是指将该人员调到其它部门。
在左侧单位目录中,选中部门下的某一人员,右侧页面显示此人员的相关信息:
图1-15
如上图,点击“调出职员”按钮,在下拉菜单中选择调至目标单位后,点击“确定”按钮,页面自动返回到用户信息页面:
图1-16
在用户信息页面,继续点击“修改职员”按钮,即可显示职员的信息维护页面,填写相关信息后,点击“存盘”即可提交用户修改的信息:
图1-17
人员排序
在左侧单位目录中,选中子部门下的人员,点击右侧部门人员列表下方的“人员排序”按钮,在左侧的人员列表中,选择一用户,点击右侧“上移”或“下移”按钮,移动到正确位置后,点击“确定”按钮,即可更改用户排序顺序。
图1-18
则左侧部门列表中,人员的排序也将更新为新的排列顺序。
删除人员
人员删除的操作过程,与删除部门基本相同。
在左侧单位目录中,选中子部门下的人员,右侧页面显示如下:
图1-19
点击右侧部门人员列表下方的“删除人员”按钮,选中要删除用户后面的复选框,点击“提交”后,此人员即会被删除;点击“重置”按钮,即取消选择。
图1-20
1.2部门与人员权限管理
“部门与人员权限管理”模块权限设置分为设置部门权限与设置人员权限两种,此模块主要负责各部门或人员对各个系统的操作权限。
在系统管理页面,点击“部门与人员权限管理”,显示部门与职员权限管理页面,如下图所示:
图1-21
部门权限管理
设置部门访问权限
在左侧部门列表中,选中具体部门,如:
选中“财务一科”,右侧页面即显示此单位的基本信息页面,如下图所示:
图1-22
点击右侧页面上方的“设置部门访问权限”按钮,显示“服务项目”目录,打开系统菜单,如:
打开“信息发布系统\共享信息”菜单,显示此系统下的权限为“发布”、“审核”和“清理”,如下所示:
图1-23
注:
各系统的权限,需要在系统管理中的“权限类型”模块中设置,详细步骤请参见本手册相关章节。
点击“处理”权限,显示页面如下:
图1-24
如上图,在页面右侧显示项目“发布”权限的勾选框,勾选后点击“提交”,完成权限设置过程。
取消权限的操作同上,只需在权限设置中取消勾选即可。
浏览部门访问权限
在左侧窗口中选中具体部门,如:
选中“信息技术办公室”,然后点击右侧窗口中“浏览部门访问权限”按钮。
在右侧页面显示的服务项目中,选中要浏览权限的项目,如:
“值班信息管理系统”,即可浏览“信息技术办公室”对“值班信息管理系统”的处理权限,如下图所示:
图1-25
人员权限管理
权限设置与浏览
在左侧部门列表中,选中部门下的具体人员,右侧页面即显示此用户的基本信息页面,如下图所示:
图1-26
点击“设置访问权限”按钮,在出现的服务项目中选中要设置权限的项目,如:
选中“公文管理系统”服务项目下的“文件归档”权限:
图1-27
如上图所示,屏幕右侧会出现项目“处理”权限的复选框,勾选后点击“提交”,完成个人权限设置,页面跳转至权限浏览界面,显示页面如下:
图1-28
如上图所示,选中要浏览的具体服务项目,即会显示此用户在项目下的权限设置。
浏览权限设置还可以选中部门下的具体人员,点击右侧页面上方的“浏览访问权限”按钮,即可显示各服务项目与权限。
继承部门权限
“继承部门权限”是指继承已经设置好的部门权限,比如:
用户已经设置好办公室的部门访问权限,直接点击“继承部门访问权限”按钮,即可将办公室的部门访问权限继承过来。
清除访问权限
在左侧部门列表中,选中部门下的具体人员,右侧页面即显示此用户的基本信息页面,点击“清除访问权限”按钮,如下图所示:
图1-29
点击“确定”按钮,即会将此人的所有权限删除。
1.3单位负责人
“单位负责人”模块可以设置各部门的负责人,也可根据工作需要灵活调整部门负责人。
在设置工作流时,选择角色只需设置其单位不必为角色指定具体人员,在公文流转过程中,会自动发送给单位负责人。
点击系统管理员主界面中的“单位负责人”按钮,呈现单位负责人主界面:
图1-30
如上图,在单位列表中,单位显示为红色,表示该单位已经设置单位负责人;单位显示为灰色的,表示该单位还没有设置负责人。
设置单位负责人,先要选择负责人的单位,如:
点击“财务一科”,然后点击“设置负责人”按钮,页面显示负责人列表:
图1-31
在该单位的成员名称列表(蓝色),选中一用户,如:
宋毅伟,点击“确定”按钮即可。
设置过程结束。
如果变更负责人,则重复以上过程。
最后点击“确定”即可。
1.4服务项目
“服务项目”是功能相对独立的系统,可以执行某个或某些大型的复杂事务。
在系统运行中用户可以根据自己的实际业务需要依照系统的扩展规则建立自己的系统并置于安全运营系统的管理控制之中。
在“服务项目”中,可以设置“服务子项”,能够完成最小的任务单元的功能模块或能够协作完成某些相关任务单元的功能模块群组。
在系统中,“服务项目”与“服务子项”是按照树型结构组织的。
对于最末端节点的服务子项,可以按部门、人员或用户组设置相应的访问权限。
按服务子项设置的权限最终要归结到人员的权限上。
新建服务项目与子项
在系统管理页面,点击“服务项目”,显示“服务项目”主界面:
图1-32
新建服务项目操作过程,从左侧窗口中选中具体项目增加它的项目,如:
选中“服务项目”,则右侧页面中显示如图:
图1-33
点击右侧窗口“新建服务项目”按钮,显示如下图:
图1-34
“服务项目名称”:
填写服务项目的名称,此项为必填写项。
“服务链接文件”:
填写相应链接文件。
“服务项目描述”:
对此服务项目的描述。
如上图所示,填写相关信息后,点击“确定”或“存盘并添加下一条”按钮即可添加其服务项目。
添加“服务子项”操作步骤如下:
从左侧“服务项目”目录中选中具体项目,增加它的子项,如:
选中“信息发布系统”,右侧页面显示如下:
图1-35
如上图所示,点击右侧页面中的“添加服务子项”按钮,显示建立服务子项页面:
图1-36
如上图,填写相关信息后,点击“确定”或“存盘并添加下一条”按钮,即可添加其“服务子项”。
服务项目与子项的排序
在左侧单位目录中,选中“服务项目”,点击右侧窗口“服务项目排序”按钮,在左侧的人员列表中,选择一用户,点击右侧“上移”或“下移”按钮,移动到正确位置后,点击“确定”按钮,即可更改用户排序顺序。
删除服务项目与子项
在系统管理页面,点击“服务项目”,显示“服务项目”主界面,点击左侧单位目录中“服务项目”,右侧窗口显示页面如下:
图1-37
点击上方的“删除服务项目”,显示服务项列表,选中相应服务项后的复选框,点击“提交”按钮即可将其删除:
图1-38
若要删除服务子项,可选中服务项目中的某一具体项目,右侧页面中显示如下:
图1-39
如上图,点击“删除服务子项”按钮,显示服务子项列表,选中子项复选框,点击“删除”按钮即可。
设置子项权限
在“服务项目”模块,点击左侧单位目录中“服务项目”下具体某一子项,右侧窗口显示页面如下:
图1-40
点击“设置权限”按钮,选择权限设置方式,如下图所示:
图1-41
可选择“按部门方式设置”、“按人员方式设置”或“按用户组方式设置”选项,点击“提交”按钮即可。
1.5权限类型
“权限类型”与“服务项目”相关,每个“服务项目”都可以有相应的权限类型。
不同的服务项目所需的权限类有可能不同。
对于系统的“服务项目”,相应的权限类型是由系统开发人员定义并内建于系统中的。
对于用户自建的服务项目,需由项目开发人员提交相应的权限类表与服务项目程序包并交由管理员进行扩展。
当服务项目与相应权限都已经在系统中成功加载后,即可设置用户对新建服务项目的访问权限,并提供给用户对系统进行访问。
在系统管理页面,点击“权限类型”,显示“权限类型”主界面:
图1-42
新建权限类型
在左侧权限目录中,选中具体权限类型,如:
选中“公文管理系统”,右侧页面显示如下:
图1-43
点击“新建权限类型”,显示页面如下:
图1-44
如上图所示,填写“权限类型名称”与“权限类型描述”,点击“确定”按钮即可在所选系统中添加新的权限。
在左侧权限目录中,选中权限类型,点击右侧页面中的“浏览权限类型”按钮,即可浏览与某个服务项目相关的权限类的属性信息(包括有关权限类的描述),如:
选中“公文管理系统”,查看其相关权限类型:
图1-45
修改权限信息
在左侧权限类型目录中,选中某服务项目中的权限类型,如选择“公文管理系统”下的“处理”权限,右侧页面显示如下:
图1-46
点击“修改本权限类信息”,重新编辑修改此权限的名称或描述,执行“确定”操作即可提交修改后的权限属性。
删除权限类型
在系统运行过程中,对于冗余的权限类,可以由管理人员进行删除操作,以增加系统的运行效率。
在左侧权限目录中,选择具体的项目,点击右侧页面中的“删除权限类型”,如:
选中“公文管理系统”,显示页面如下图:
图1-47
选中需要删除的权限类型后面的复选框,点击“提交”按钮,即可将此项目下的该权限删除。
1.6系统管理
“系统管理”模块包括管理员帐号及密码维护,上载文件类型,恢复权限设置,系统访问日志,组与人员维护,单点连接维护等系统设置功能。
新建管理员帐号:
建立新的系统管理员帐号,管理员的帐号是不依赖于其它任何人员的帐号,即使对于同时具有管理员身份和其他身份的人员,其管理员帐号与其用户帐号也是不同的。
浏览管理员帐号:
查看系统已经建立或认可的所有管理人员帐号集(包括管理员的一些主要相关信息)。
删除管理员帐号:
系统允许删除已失去管理员身份的人员的管理员帐号。
从系统的角度考虑,系统不允许删除全部管理员帐号,必须确保系统维持有一个管理员帐号存在。
修改管理员帐号:
系统允许修改管理员的帐号。
但是,为了维护管理员帐号的安全,每个登录的管理员只能修改自己的帐号,对于其他的管理员帐号,只能删除、不能修改。
修改管理员口令:
系统允许修改管理员的帐号。
每个登录的管理员只能修改自己的口令。
系统访问日志:
此功能将可按设定条件检索日志、清除日志和对日志进行备份和删除。
组与人员的维护:
为方便工作,系统提供了建立组的功能。
这里可以添加组、删除组以及更改组信息。
单点连接维护:
为了免去每次连接其他系统都需登录才能访问的情况,管理员可以维护登录其他系统的信息。
节假日维护:
此功能列示了周六日因倒休而工作和在非周六日因倒休或法定假期休息了的情况。
发文字号维护:
对“发文字号”进行设置,方便用户在填写表单时,可直接选择发文字号。
来文单位维护:
此功能可添加“来文单位”,方便用户在填写表单时,可直接选择来文单位。
刊物类型维护:
在此设置“政务信息”的刊物类型。
管理员帐号及密码维护
新建管理员帐号
在系统管理页面,进入“系统管理”模块,点击左侧的“新建管理员帐号”,显示页面如下:
图1-48
如上图所示,填写管理员“姓名”、“帐号名”等相关信息后,点击“确定”按钮即可将管理员帐号添加完成。
点击左侧的“浏览管理员帐号”,右侧页面显示系统已经建立或认可的所有管理人员帐号集,包括管理员的一些相关信息,如下图所示:
图1-49
修改管理员帐号
在“系统管理”模块中,点击左侧的“修改管理员帐号”,显示页面如下:
图1-50
在“管理员口令”后的文本框中,输入原口令,在“新帐号名”文本框中重新输入新的帐号。
注:
每个登录的管理员只能修改自己的帐号,对于其他的管理员帐号,只能删除,不能修改。
修改管理员密码
在“系统管理”模块中,点击左侧的“修改管理员密码”,显示页面如下:
图1-51
“管理员口令”:
填写管理员的原口令,此处为必填项。
“新口令”:
此处填写管理员的新口令。
“验证新口令”:
此项输入信息必需与“新口令”处输入信息相同,否则保存时提示“您所填写的密码与确认密码不一致”,将提示您重新输入口令。
口令输入完毕后,点击“确定”按钮,即完成更改密码,下次登录时新口令自动生效。
删除管理员帐号
系统管理员可以删除已经失去管理员身份的帐号,从系统的角度考虑,系统不允许删除全部管理员帐号,必须确保系统维持有一个管理员帐号存在。
删除步骤如下:
在“系统管理”模块中,点击“删除管理员帐号”,右侧页面显示除此管理员以外的其他管理员列表,如下图所示:
图1-52
在管理员列表中,选中需要删除的管理员后面的复选框,点击“提交”按钮,即可把此管理员帐号删除。
系统访问日志
查阅和备份系统访问日志,选中左侧窗口“系统访问日志”,呈现下图:
图1-53
管理员可根据IP地址、登录帐号、登录结果(包括成功、帐号错误和密码错误)缩小查阅范围。
也可按设定条件检索日志、按设定条件清除日志和对日志进行备份和删除。
备份和删除是全部的系统日志,日志将以文件的方式保存在设定好的路径下存放(文件名为txt格式,以日期时间开头)。
组与人员维护
组的功能可以使系统管理员在配置工作流,添加人员角色时,直接选择对应的“组”,而不用再单独选择对应的多用户,同时也可以灵活调整组中的人员,以适应日常工作中人员流动的多变情况。
在系统管理页面,点击左侧的“组与人员维护”,显示组名称及描述列表,如下图所示:
图1-54
添加组与成员维护
在组的信息列表页面,点击“添加组”按钮,显示页面如下:
图1-55
如上图,填写“组名称”与描述等相关信息后,点击“确定”按钮,页面跳转至组信息列表,继续点击页面上方的“组内用户”,从单位组织结构中选择组中的用户:
图1-56
如上图所示,首先在组列表的下拉菜单中选择需要维护成员的组名称,如:
选择“档案室组”,然后在左侧的单位组织结构中,单击对应的部门或人员,则选中的成员即会加入到组列表的“秘书长组组”中,如下图所示:
图1-57
添加“组成员”完成后,点击“存盘”按钮保存修改。
注:
操作过程中添加“组成员”后一定要执行“存盘”操作。
如上图,组成员列表中的用户可以通过“上移”或“下移”进行排序,只需要选中其中的某一用户,点击旁边的“上移”或“下移”按钮,移动到适当位置后,点击“存盘”即可。
如果要将组成员中的用户删除,只需选中其用户,点击“删除”按钮,执行“存盘”操作,即可将此用户删除。
删除组与更改组信息
在组信息列表页面中,选中组名称前面的单选框,点击“删除组”按钮,即可将该组删除。
在组列表中,选中组名称前面的单选框,点击“更改组信息”按钮,显示页面如下:
图1-58
重新修改组信息后,点击“确定”按钮,页面返回至组信息列表。
设置组权限
在组信息列表页面,选中组名称前面的单选框,点击“设置组权限”,弹出权限管理窗口,如下图所示:
图1-59
如上图所示,在左侧单位目录中,选中具体的组,如:
选中“档案室组”,点击右侧页面上方的“设置访问权限”按钮,选择服务项目目录下的具体权限,如:
选择“公文管理系统”中的“文件归档”权限,显示页面如下:
图1-60
选中页面右侧显示的“处理”权限设置的复选框,点击“提交”按钮,页面跳转至权限浏览列表,点击任意一个服务项目,查看此项目下的所有权限,如下图所示:
图1-61
单点连接维护
选中左侧窗口“单点连接维护”,右侧窗口显示系统列表,如下图:
图1-62
增加一个新系统,点击“新增”按钮,进行添加操作,显示如下图:
图1-63
用户可通过点击图中的“设置登录方针”按钮设定用户登录方针,如下图:
图1-64
如上图,有四种登录方针,分别是:
“用户登录名固定,需输入密码”、“用户需输入登录名,无需输入密码”、“登录名及密码均不需输入”和“登录名密码均需输入(默认)”,用户可根据需要设置不同的登录方针,将新增系统信息输入完成后,点击“保存”按钮即可。
注:
当用户不设置登陆方针时,系统默认为“登陆名密码均需输入”。
如需要修改系统配置,可在“系统登录配置”列表中,点击右侧“操作栏”下的“
”图形按钮进行修改:
图1-65
如要删除一个已存在的系统,在系统登录配置页面选中删除项前面的复选框,点击“删除”按钮即可。
若对多项删除,可选中列表中左侧的多个复选框,选中后点击“删除”按钮即可。
发文字号维护
在系统管理页面,进入“系统管理”模块,点击左侧的“发文字号维护”,显示“发文字号”列表页面:
图1-66
点击“添加”按钮,输入“发文字号”,如:
“青政人”,执行“保存”操作即可:
图1-67
如上图,选中“发文字号”列表前的单选框,点击“上移”或“下移”,将字号移动至正确位置后,点击“保存”按钮即可。
如要删除“发文字号”,选中列表前的单选框,点击“删除”按钮,即可将其删除。
来文单位维护
在系统管理页面,进入“系统管理”模块,点击左侧的“来文单位维护”,显示“来文单位”列表页面:
图1-68
点击“添加”按钮,输入“来文单位”名称,执行“保存”操作即可:
图1-69
如上图,选中“来文单位”列表前的单选框,点击“上移”或“下移”,将其移动至正确位置后,点击“保存”按钮即可。
如要删除“来文单位”,选中列表前的单选框,点击“删除”按钮后即可将其删除。
刊物类型维护
根据单位需要,管理员可自行对政务信息模块的刊物类型进行维护。
点击左侧的“刊物类型维护”,显示“政务信息刊物类型”页面:
图1-70
点击“添加”按钮,输入“政务信息刊物”名称,执行“保存”操作即可:
图1-71
如上图,选中“刊物类型”列表前的单选框,点击“上移”或“下移”,将其移动至正确位置后,点击“保存”按钮即可。
如要删除“刊物类型”,选中列表前的单选框,点击“删除”按钮后即可将其删除。
1.7工作流定义
公文管理公文发送的流程、角色、权限、超时处理、以及在发送时并发的处理(如:
同时发邮件、手机短信)和并行处理领导会签返回等,都可以在此随意定制。
在系统管理页面,点击“工作流定义”,显示页面如下,用户可以新建工作流或对已经建立好的工作流进行维护:
图1-72
新建工作流
工作流分为“固定工作流”和“自由工作流”,“固定工作流”有“公文”与“审批”两种类别,以区分公文流程与其他文件的审批流程;“自由工作流”则不需要配置工作流,可将文件自由发送。
定义“自由工作流”时,要选择右上方的“自由工作流”选项,“固定工作流”需要在工作流分类的下拉菜单中选择类别。
这里我们以定义“固定工作流”为例,设置“公安厅发文”流程。
新建一个“固定工作流”,在“工作流分类”的下拉菜单中选择“收文”,显示页面如下:
图1-73
如上图,点击“确定”按钮,在页面左侧显示配置“固定工作流”操作栏,显示如下:
图1-74
点击“下载工作流”,可以在弹出的页面中选择要下载的工作流进行下载,如下图。
图1-75
复制工作流
当新建的工作流与已建的某个工作流相似时,我们可以先复制该相似的工作流,然后进行修改。
这样可以方便用户快速地完成工作流的定义。
点击“固定工作流”操作栏中的“复制工作流”按钮,显示工作流列表:
图1-76
如上图,如果新建的工作流与“收文”流程相似,可选择列表中的“收文”,点击“复制”按钮,页面显示“工作流复制成功!
”,在操作栏中点击“流程维护”按钮,呈现“公安厅发文”固定工作流的流程图:
图1-77
流程维护
当新建工作流时,用户首先应在“流程维护”中进行工作流程设定。
若用户执行了“复制”操作,需要修改复制的工作流,也在“流程维护”中对现有流程进行修改。
添加删除节点
用户需要自行添加流程中的节点。
设置流程有“任务开始点”和“结束点”,分别是页面左侧上方的“作业任务”里的“
”和“
”,其他图标可以随意使用。
如下图所示,用鼠标左键在“作业任务”中拖拽一个图标,为工作流添加一个未定义节点,节点数量根据用户需要设置:
图1-78
如果需要删除此节点,选中节点后,点击键盘上的“Delete”按键,即可将节点删除。
设置节点属性
添加节点后,在图
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