中石化全套内部控制系统制度资金管理体系文件.docx
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中石化全套内部控制系统制度资金管理体系文件
5.1筹资业务内部控制矩阵
业务目标
业务风险
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点分值
控制点相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性;
1
2
3
4
5
6
1.确定筹资计划
1.1
1.2
经营风险:
资金预算编制不合理,造成筹资不足或负债过高。
1.1财务部每年末根据股份公司下年度的利润预算、投资计划及有关资金安排,预测股份公司的自有资金和长短期融资规模,编制资金预算,按规定权限报批后执行。
财务部
控股子公司
7
资金预算
1.6.3
1.1
1.2
经营风险:
资金预算编制不合理,造成筹资不足或负债过高。
1.2分(子)公司按照股份公司下达的经营计划和预计投资规模并按照资产负债率控制要求编制年度资金预算,分公司、全资子公司经总会计师审核后报财务部,控股子公司按照公司章程和制度规定的职责权限审核后报财务部。
分(子)公司财务部门根据年度资金预算,结合生产经营情况及投资计划的项目进度编制月度资金预算上报财务部,财务部结合年度资金预算执行情况确定月度资金预算。
财务部
分(子)公司
9
年度资金预算
月度资金预算
1.6.3
1.1
1.2
经营风险:
未按规定权限或短期授信额度筹资,导致筹资不足或筹资成本过大。
1.3股份公司《短期综合授信额度协议》由董事长或经其授权的委托代理人与相关金融机构签署。
在总的授信额度范围内,财务部按规定权限向各分公司、全资子公司下达票据授信额度,向控股子公司下达短期(含票据)授信额度。
日常授信额度如需调整,由各分(子)公司向财务部提出申请,财务部按规定权限审批下达。
财务部
分(子)公司
7
《短期综合授信额度协议》
授信额度
1.6.3
2.执行筹资计划
2.1
3.1
3.2
财务风险:
未按规定权限签署融资合同(协议),导致筹资不足或筹资成本过大,或合同的变更未经审核,导致筹资不到位。
合规风险:
合同(协议)不符合法律、法规和股份公司内部规章制度。
2.1财务部按照资金预算和分公司、全资子公司的实际融资需求,与有关金融机构洽谈并办理相关融资业务手续,按规定权限签署融资合同(协议)。
境内外重大项目融资合同和银团贷款合同,法律事务部须参与谈判、审核合同,并向相关部门出具书面法律意见。
财务部
法律事务部
9
融资合同(协议)
1.6.3
1.12.1
√
短期借款
长期借款
交易性金融负债
应付债券
财务费用
1.1
1.2
2.1
经营风险、财务风险:
未在授信额度内办理融资,导致筹资不足或筹资成本过大。
影响财务报告。
2.2分公司和全资子公司在财务部核定的金融机构和授信额度内,办理银行承兑汇票、中国石化财务有限责任公司(以下简称财务公司)结算贷款和财务公司承兑汇票业务。
分(子)公司不得将授信额度再转授其下属分公司、全资子公司和控股子公司。
分(子)公司
6
核定的金融机构和额度的相关文件
1.6.3
1.12.1
√
√
短期借款
长期借款
交易性金融负债
应付债券
1.2
1.1
2.1
经营风险、财务风险:
未在授信额度内办理融资,导致筹资不足或筹资成本过大,影响财务报告。
2.3控股子公司在财务部核定的金融机构和授信额度内,在当地金融机构办理贷款、银行承兑汇票等长短期融资业务,不得将授信额度再转授下属的分公司、全资子公司和控股子公司。
控股子公司
6
核定的金融机构和额度的相关文件
1.6.3
1.12.1
√
√
短期借款
长期借款
交易性金融负债
应付债券
3.资金向分公司、全资子公司分配
1.1
2.1
经营风险、财务风险:
分割协议未按权限审批,导致资金分配不合理,影响财务报告。
3.1财务部根据投资计划和分公司、全资子公司的用款申请,按规定权限办理长期借款、债券和融资租赁的内部分割协议以及临时周转借款,并办理资金拨付手续。
长期借款和债券在财务部按规定办理内部付款审批手续后划拨资金。
融资租赁由分公司、全资子公司具体执行。
财务部
经办
审批
8
长期借款、债券、融资租赁内部分割协议;
临时周转借款协议
1.6.3
√
短期借款
长期借款
应付债券
长期应付款
4.资金从分公司、全资子公司收回
2.1
财务风险:
未及时收回利息和租金,导致融资成本过高。
4.1财务部统一偿还用于分公司、全资子公司的长期借款和融资租赁本金;并按照内部分割协议,从分公司、全资子公司收回利息和租金。
财务部
6
付息通知书;
转账通知单
1.6.3
√
√
长期借款
应付债券
长期应付款
财务费用
未确认融资费用
未实现融资收益
2.1
财务风险:
未及时收回本息,导致融资成本过高。
4.2财务部按照临时周转借款协议按期计算并及时收回分公司、全资子公司短期借款本息。
财务部
6
付息通知书;
转账通知单
1.6.3
√
短期借款
财务费用
5.归还金融机构借款本息
1.3
2.1
资产安全风险:
未按规定权限审批,造成损失。
财务风险:
未能及时发现差异和处理,影响财务报告。
5.1各级财务部门负责借款本息的管理和核对工作,建立借款明细台账,月末及时核对,如有差异,及时查清原因处理。
核对无误后,按规定权限办理付款审批手续,按时偿还本息。
财务部
分(子)公司
经办
审批
7
借款台账
金融机构还本付息回单
1.6.3
1.12.1
√
√
短期借款
长期借款
财务费用
6.账务处理
2.1
财务风险:
核算错误,影响财务报告。
6.1各级财务部门根据审核后的相关凭证,按照股份公司内部会计制度进行账务处理,会计凭证需由不相容岗位人员稽核。
借款费用须提供计算依据。
财务部
分(子)公司
记账
稽核
8
会计凭证
1.6.3
1.6.11
√
√
√
长期借款
应付债券
长期应付款
财务费用
未确认融资费用
未实现融资收益
7.编制筹资分析报告
1.1
1.2
经营风险:
筹资分析报告不准确,影响决策。
7.1财务部根据股份公司资金状况和金融业务市场的变化,编制筹资分析报告,提出筹资业务管理建议,经财务部主任审核后,报财务总监。
财务部
7
筹资分析报告
1.1
1.2
经营风险:
筹资分析报告不准确,影响决策。
7.2控股子公司财务部门分析筹资和资金运用情况,经部门负责人审核后报总会计师,并将问题反馈给财务部。
控股子公司
7
筹资分析报告
8.筹资考核
1.1
1.2
经营风险:
未进行考核,降低资金管理效果。
8.1财务部对各分(子)公司按月检查、按年考核,提出考核建议并进行考评。
财务部
7
检查记录;
考评结果
5.1筹资业务流程①
一、业务目标
1经营目标
1.1保证生产经营和股份公司发展所需资金。
1.2保持合理的债务结构和降低筹资成本。
1.3按合同规定偿还债务,保证资金合理使用和安全。
2财务目标
2.1保证筹资核算真实、准确、完整。
3合规目标
3.1筹资业务符合国家有关金融法律、法规和股份公司内部规章制度。
3.2借款合同、融资租赁合同等符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度。
二、业务风险
1经营风险
1.1资金短缺不能满足生产经营需要。
1.2资金冗余或债务结构不合理造成筹资成本过大。
1.3债务过高和资金安排不当,不能按期偿债。
1.4资金被非法挪用、占用、管理不当等造成资金流失。
①本流程所称筹资为银行和财务公司贷款、融资租赁和银行承兑汇票筹资。
1.5未经审核,变更合同示范文本中涉及权利、义务条款导致的风险。
2财务风险
2.1筹资记录错误,账实不符。
2.2不能正确核算,造成投资成本或财务费用不实。
3合规风险
3.1筹资过程中发生不符合国家金融法律、法规的行为导致损失。
3.2借款合同、融资租赁合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度,导致损失。
三、业务流程步骤与控制点
1确定筹资计划
1.1财务部每年末根据股份公司下年度的利润预算、投资计划及有关资金安排,预测股份公司的自有资金和长短期融资规模,编制资金预算,按规定权限报批后执行。
1.2分(子)公司按照股份公司下达的经营计划和预计投资规模并按照资产负债率控制要求编制年度资金预算,分公司、全资子公司经总会计师审核后报财务部,控股子公司按照公司章程和制度规定的职责权限审核后报财务部。
分(子)公司财务部门根据年度资金预算,结合生产经营情况及投资计划的项目进度编制月度资金预算上报财务部,财务部结合年度资金预算执行情况确定月度资金预算。
1.3股份公司《短期综合授信额度协议》由董事长或经其授权的委托代理人与相关金融机构签署。
在总的授信额度范围内,财务部按规定权限向各分公司、全资子公司下达票据授信额度,向控股子公司下达短期(含票据)授信额度。
日常授信额度如需调整,由各分(子)公司向财务部提出申请,财务部按规定权限审批下达。
2执行筹资计划
2.1财务部按照资金预算和分公司、全资子公司的实际融资需求,与有关金融机构洽谈并办理相关融资业务手续,按规定权限签署融资合同(协议)。
境内外重大项目融资合同和银团贷款合同,法律事务部须参与谈判、审核合同,并向相关部门出具书面法律意见。
境内外重大项目融资合同和银团贷款合同,法律事务部须参与谈判、审核合同,并向相关部门出具书面法律意见。
2.2分公司和全资子公司在财务部核定的金融机构和授信额度内,办理银行承兑汇票、中国石化财务有限责任公司(以下简称财务公司)结算贷款和财务公司承兑汇票业务。
分(子)公司不得将授信额度再转授其下属分公司、全资子公司和控股子公司。
2.3控股子公司在财务部核定的金融机构和授信额度内,在当地金融机构办理贷款、银行承兑汇票等长短期融资业务,不得将授信额度再转授下属的分公司、全资子公司和控股子公司。
3资金向分公司、全资子公司分配
3.1财务部根据投资计划和分公司、全资子公司的用款申请,按规定权限办理长期借款、债券和融资租赁的内部分割协议以及临时周转借款,并办理资金拨付手续。
长期借款和债券在财务部按规定办理内部付款审批手续后划拨资金。
融资租赁由分公司、全资子公司具体执行。
4资金从分公司、全资子公司回收
4.1财务部统一偿还用于分公司、全资子公司的长期借款和融资租赁本金;并按照内部分割协议,从分公司、全资子公司收回利息和租金。
4.2财务部按照临时周转借款协议按期计算并及时收回分公司、全资子公司短期借款本息。
5归还金融机构借款本息
5.1各级财务部门负责借款本息的管理和核对工作,建立借款明细台账,月末及时核对,如有差异,及时查清原因处理。
核对无误后,按规定权限办理付款审批手续,按时偿还本息。
6账务处理
6.1各级财务部门根据审核后的相关凭证,按照股份公司内部会计制度进行账务处理,会计凭证需由不相容岗位人员稽核。
借款费用须提供计算依据。
7编制筹资分析报告
7.1财务部根据股份公司资金状况和金融业务市场的变化,编制筹资分析报告,提出筹资业务管理建议,经财务部主任审核后,报财务总监。
7.2控股子公司财务部门分析筹资和资金运用情况,经部门负责人审核后报总会计师,并将问题反馈给财务部。
8筹资考核
8.1财务部对各分(子)公司按月检查、按年考核,提出考核建议并进行考评。
四、相关制度目录(制度后标号为《内控手册配套规章制度汇编》目录索引号)
1关于印发《中国石油化工股份有限公司资金管理办法》的通知(石化股份财[2007]498号)----1.6.3
2关于印发《中国石油化工股份有限公司合同管理实施细则(试行)》的通知(石化股份法[2003]419号)
----1.12.1
3关于印发《中国石油化工股份有限公司内部会计制度(2006)》的通知(石化股份财[2006]508号)
----1.6.11
5.2货币资金管理业务内部控制矩阵
业务目标
业务风险
控制点
适用单位
不相容
岗位
控制点
分值
控制点
相关资料
相关制度索引
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性;
1
2
3
4
5
6
1.开/销账户
1.1
经营风险:
开/销帐户不按规定审批,导致资金不能统一集中管理使用。
维护银行主数据错误,不能实现系统控制。
1.1按照分级管理的原则,各分(子)公司开/销账户必须报财务部审批,其下属单位开/销账户经分(子)公司财务部门审核后报总会计师或分管副经理审批;经批准后严格按照《中国石油化工股份有限公司账户暂行管理办法》(以下简称账户管理办法)规定在银行和/或中国石化财务有限责任公司(以下简称财务公司)开/销账户。
【ERP】主数据维护人员根据财务部门填写的银行主数据维护申请单,在ERP系统中创建或冻结银行主数据。
分(子)公司
经办
审核
审批
8
开/销账户审批凭据
银行主数据维护申请单
1.6.6
1.6.3
2.10.1
1.1
3.1
资产安全风险、合规风险:
违规使用帐户,违反国家有关规定,造成损失。
1.2账户的类型、用途和限额必须符合账户管理办法的规定。
财务部
分(子)公司
2
设立账户审批凭据
1.6.6
9.12
2.现金和银行存款的日常管理
1.1
资产安全风险:
现金开支范围和库存限额违反规定,造成损失。
2.1各分(子)公司财务部门必须根据《现金管理暂行条例》的规定,结合本单位的实际情况,制定本单位关于现金开支范围和库存限额的规定,并报各分(子)公司总会计师或分管副经理审批。
超过库存限额的现金必须当日送存银行,财务部门负责人不定期抽查。
分(子)公司
出纳
检查
5
现金日记帐抽查记录
1.6.3
1.1
2.1
资产安全风险、财务风险:
坐支现金或白条抵库,造成损失,影响财务报告。
2.2现金收入必须及时存入银行,不得坐支、不得白条抵库,由财务部门负责人不定期抽查,并签字。
财务部
分(子)公司
出纳
检查
5
现金盘库抽查记录
1.6.3
√
√
货币资金
2.1
财务风险:
现金帐实不符,影响财务报告。
2.3财务部门出纳人员做到现金日清月结,由管理(或登记)现金日记账和银行日记账以外的不相容岗位人员定期和不定期地进行现金盘点(每月末必须进行),并将签字确认的盘点表报财务部门负责人。
每次盘点结果必须备案,作为会计档案保存。
盘点发现不符,应及时查明原因,报财务部门负责人作出处理。
财务部
分(子)公司
出纳
审核
审批
6
库存现金盘点表
1.6.3
√
√
货币资金
2.1
财务风险:
未按规定对账,影响财务报告。
2.4【非ERP】各分(子)公司财务部门每月应核对银行账户,并编制银行存款余额调节表,核实未达账项并说明原因,由不相容岗位人员稽核签字。
【ERP】各分(子)公司财务部门每日上载银行对账单,运行银行余额调节表,并分析和核实未达账项。
月末打印银行余额调节表,核实未达账项,并说明原因,由不相容岗位人员稽核签字。
银行存款余额调节表必须由财务部门负责人审核,对未达账项应跟踪核实,发现1个月未对上的未达账项应查明原因,并追查责任。
对于加油站设置临时存折的,财务部门应视作银行账户管理。
每月将临时存折复印作为银行对账单存档,对未达项目编制银行存款余额调节表并经财务部门负责人审核。
分(子)公司
出纳
经办
稽核
审核
3
银行余额调节表
加油站临时存折复印件
1.6.3
2.10.1
√
√
货币资金
1.1
2.1
资产安全风险:
网银卡和密码未分开保管,导致资金被非法挪用。
财务风险:
未按规定核对网银账,导致账实不符。
2.5分(子)公司开通网上银行查询或收付款项的,须经总会计师审批后,与银行签订网上银行服务协议。
不同权限网银卡及密码分别指定专人保管。
通过网上银行收款的,每日核对网银明细,如有差异,查明原因,跟踪落实。
分(子)公司
出纳
稽核
3
开通网上银行查询和收付款审批手续
网银明细差异核对记录
√
√
货币资金
3.资金收入
2.1
财务风险:
收入资金未及时存入收入户,形成账外资金,影响财务报告。
3.1各分(子)公司生产经营收入、劳务服务收入以及在非购销业务中取得的货币资金收入款项,会计人员必须对发票等有效凭据审核后进行账务处理,并经不相容岗位人员稽核。
分公司及全资子公司应按账户管理办法规定,将所有收入资金(付款退回除外)及时存入收入户或财务公司账户。
分(子)公司
记账
稽核
检查
5
收入凭证
1.6.3
√
√
√
货币资金
3.2各分(子)公司要加强与往来单位的款项核对工作,参见《7.1应收款项管理业务流程》控制点3.2、3.3。
分(子)公司
3
4.资金支出
1.1
资产安全风险:
预留印鉴未分开保管,导致资金被非法挪用。
4.1严格银行预留印鉴的管理。
财务专用章应由专人保管,个人名章必须由本人或其授权人员保管。
严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
分(子)公司
财务专用章保管
个人名章保管
5
个人名章授权书
2.1
财务风险:
票据未按要求管理,导致资金被非法挪用。
4.2加强与货币资金相关票据的管理,明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。
分(子)公司
财务专用章保管
票据保管
5
票据使用登记簿
√
货币资金
1.1
经营风险:
货币资金业务未设置不相容岗位导致舞弊。
4.3建立货币资金业务岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督,不得由一人办理货币资金收支业务的全过程。
分(子)公司
经办
审核
5
货币资金岗位责任制
1.1
2.1
资产安全风险、财务风险:
未按规定程序和权限付款,造成损失,影响财务报告。
4.4有关部门或个人用款时,需事先办理审批手续,经批准后,向财务部门提出支付申请,注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容,并附有效经济合同、履约报告书或相关证明。
财务部门按权限审核有关单据后安排资金支出。
分(子)公司
经办
审核
10
付款审批记录
√
货币资金
5.货币资金总量控制
1.1
经营风险:
未按规定制定资金计划,影响资金调度。
5.1各分(子)公司按照月度资金预算,制订旬或周或天资金计划,并由财务部门负责人审核签字。
分(子)公司
5
月度资金预算
资金计划
1.1
经营风险:
资金未按收支两条线管理,影响资金使用效率。
5.2各分(子)公司实行严格的收支两条线管理,对下属单位资金实行内部统一使用,根据实际可设立内部结算中心,制订内部结算管理规定。
按照分级管理的原则,各级财务部门至少每半年抽查下级单位执行情况。
分(子)公司
经办
检查
5
抽查记录
1.1
经营风险:
未按货币资金总量控制,影响资金使用效率。
5.3财务部按年核定各分(子)公司货币资金总量指标,经财务部主任审批后下达。
各分(子)公司财务部门按照股份公司核定的总量指标分解下达到下属单位,按月对其下属单位进行货币资金总量控制。
财务部
分(子)公司
经办
审批
5
货币资金总量指标下达相关文件
6.月度和年度货币资金分析
1.1
经营风险:
未按规定编制分析报告,影响经营决策。
6.1各级财务部门编制月度和年度货币资金分析报告,报财务部门负责人审阅。
财务部
分(子)公司
5
分析报告(专门或含货币资金相关内容)
7.货币资金管理考核
1.1
经营风险:
未按规定抽查,影响资金管理效果。
7.1财务部按照对分公司、全资子公司账户核定情况,对其进行抽查,年末提出考核建议,考核报告报财务部主任审核。
财务部
5
抽查记录
货币资金年度考核报告
1.6.3
1.1
经营风险:
未按规定抽查,影响资金管理效果。
7.2财务部按照对控股子公司下达的银行存款限额指标和货币资金余额指标,对其进行抽查,年末进行考核并提出建议。
考核报告报财务部主任审核。
财务部
5
抽查记录
货币资金年度考核报告
1.6.3
1.1
经营风险:
未按规定检查、考核,影响资金管理效果。
7.3各分(子)公司财务部门按照总部下达的货币资金余额指标和银行存款限额指标,对分解给下属分(子)公司的指标每月进行检查,年末进行考核。
考核报告经财务部门负责人审核后报总会计师。
分(子)公司
5
月度检查记录
货币资金年度考核报告
1.6.3
5.2货币资金管理业务流程
一、业务目标
1经营目标
1.1保证资金安全,提高资金利用效率。
2财务目标
2.1保证货币资金核算真实、准确、完整。
3合规目标
3.1符合国家货币资金管理的有关规定和股份公司内部规章制度。
二、业务风险
1
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