有效沟通与工作协调技巧.docx
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有效沟通与工作协调技巧
有效沟通与工作协调技巧
德信诚经济咨询有限公司
第1讲电话礼仪及电话规范
附:
★某公司礼仪培训方案
★沟通游戏
有效沟通与工作协调技巧
从公司的组织角度来考虑,必须要有一套有效的沟通措施,要从员工的需要出发来制定这些措施,保证员工能了解、掌握公司的发展战略、目标、目的与计划,向员工通报公司的经营活动情况、面临的问题,所取得的成就、业绩,以及大家所关心的事情。
一、有效沟通的过程模型
1.沟通的定义
发布者把主观的信息通过一定渠道,传递给接收者,使之与自己的信息一致
2.沟通的层次
自我沟通
人际沟通
组织沟通
大众传播
3.沟通过程模型
信息(information)、意念(idea)、理解(understanding)、或情感(feeling)的传递
「沟」者,构筑渠道
「通」者,顺畅之
4.沟通的障碍
a)地位影响
b)语言问题
c)感觉失真
d)文化差异
e)环境混乱
f)信息渠道选择不当
g)无反馈
h)情绪
5.倾听的艺术
听话的禁忌
-自己讲完话后休息
-伺机打断别人讲话
-找别人话中漏洞
-自以为是,中途打岔
-滔滔不绝,不留机会给别人
倾听时应
-全神贯注
-能听出话中话
-能鼓舞说者畅所欲言
-排除外界干扰
-控制情绪
-积极、专心地倾听
听的层次
-我在:
安排一个好的环境
-我在听:
鼓励对方说话、保持适当沉默、表示同感
-我在用心听:
说自己内心的感受、反映事实,表示了解
6.表达的技巧
‧
清楚表达思想和意见
-以简明加强效率
-运用5W2H
-清楚、明白、具体、简单、正确
-善用声音与声音表情
-找出自己的特色
‧
言语表达的要诀
-多用正面词句
-语言表达要真诚
-说话时不要带不良的口头禅
-常用礼貌用语
-不要乱用「术语」
-要用对方的话
-换位的思考
四.沟通的真谛
当与小孩沟通时,不要忽略了他的“纯真”
当与少年沟通时,不要忽略了他的“冲动”
当与青年沟通时,不要忽略了他的“自尊”
当与男人沟通时,不要忽略了他的“面子”
当与女人沟通时,不要忽略了她的“情绪”
当与主管沟通时,不要忽略了他的“权威”
当与老人沟通时,不要忽略了他的“尊严”
五、改善你的人际关系的三心二意
工作作风:
●霸道一族
毫不理会其他人的意见,表现冷漠,亦没有解释自己的立场及目标。
●自私一族
在任何情况下,拒绝与他人的合作;会议途中藉词退出,显得不尊重会议,令其他人不知所措。
●顽固一族
嘲笑下属的判断能力,未了解实情便妄下判断,自以为是,目空一切。
行为背后的意义:
♦容易为人观察的:
言语、行为
♦需要探索求征的:
感受、信念、动机、立场
相处之道:
Ø控制自己的言行
Ø观察下属及同事的言行
建立人际关系的三心二意:
建立良好的
人际关系
知人
之心
自信
之心
积极
之心
主动
之意
诚恳
之意
3.介绍时,应将手心向上,五指并拢,指向被介绍者。
六、握手
1.初次见面握手不应握满全手,仅握手指部位即可。
2.握手时,伸出右手。
,上身直立微向前倾,目光平视对方,点头致意。
3.握手力度应适中,力度太轻给人感觉无诚意,太重给人感觉过于鲁莽。
4.握手时间一般在三秒钟之内,握一两下即可。
5.如戴有手套,一定要脱掉手套再与对方握手。
6.通常由年长者、职位高者、上级先伸手发出握手信号。
年轻者、职位低者、下级再伸出手与之呼应。
7.平级男士和女士之间,一定要女士先伸出手,男士再握其手。
8.握手时切忌抢握,或者交叉相握。
七、名片使用
1.在与他人交换名片时,应双手递上,身体微向前躬,手臂高度略与胸齐。
规范用语:
“我叫××,这是我的名片”。
2.若想得到对方的名片时,可使用的规范用语为:
“如果您方便,请留张名片给我”。
3.接受名片时,双手接过对方的名片仔细看一遍,慎重收好。
切忌随意丢放。
4.若发现名片上有不认识的字或不理解的内容,则应虚心求教,以避免引起误会。
接待人员行为规范
接待是最主要的窗口岗位之一,接待人员的行为直接体现着公司企业的形象。
一、大堂接待人员行为规范
(一)、仪容仪表
1.面部清洁,化淡妆。
2.衣着整洁,勿佩戴发出声响的饰物。
3.皮鞋擦拭光亮,注意与服装的搭配;不穿松糕鞋和运动鞋。
4.保持手部清洁,指甲修剪整齐,勿涂抹鲜艳指甲油。
5.工作证佩戴端正。
(二)、言行举止
1.站姿规范:
上身保持正直,头部端正,目光平视,双手自然搭放在身体两侧,双腿并拢站立。
2.坐姿规范:
上身保持正直,头部端正,目光平视,双手自然搭放于桌面上或腿上,双腿并拢偏向一侧。
3.走姿规范:
上身正直,头部端正,目光平视,双手自然摆动,脚步自然。
4.常面带微笑,保持良好的精神状态。
5.言语礼貌、温和、自然。
(三)、岗位规范
1.应熟悉公司内所有领导及他们的电话号码,办公位置。
2.应熟悉该办公区域内所有部门的具体位置和电话号码。
3.提前5—10分钟到岗。
4.在岗时不可趴在桌子上。
5.在岗时不应长时间打电话聊天。
6.在岗时不可吃零食。
(四)、接待规范
1.客人走近时,应起身站立,面带微笑,身体微向前倾,点头示意,主动问候:
“您好!
”
明确客人目的,细听客人要求,询问客人是否有预约、客人姓名与单位,做好必要记录
有效沟通技巧培训班
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内训调查表
【课程描述】
沟通每时每刻都在影响着组织的发展,有70%的问题是由沟通协调不利导致的,,如何建立起公司里的“沟通文化”?
如何解开公司里沟通的死结?
如何在工作中与上司、同事和下属、客户顺畅有效地沟通?
有效沟通的最重要原则是什么?
最有效的沟通方法是什么?
本课程通过对最新沟通理论的系统总结并结合中国企业的特点与不同文化背景的综合研究,总结提炼出一套完善、系统、有效的沟通体系,解决以上问题。
【课程帮助】
如果你想对本课程有更深入的了解,请参考>>>德信诚有效沟通技巧手册
【课程对象】
企业所有人员。
【课程大纲】
◆沟通基本原理概述
1、沟通的过程原理(游戏互动:
传真机)
2、沟通的原理:
需求原理
3、沟通的原理:
深度汇谈原理
4、沟通的原理:
漏斗原理
◆影响沟通的3个要素
1、文字语言:
传达信息
2、有声语言:
传达感觉
3、肢体语言:
传达态度
◆高效沟通的4个技巧
1、提问技巧
2、倾听技巧
3、认同技巧
4、赞美技巧
◆企业对外沟通的技巧
1、与客户沟通技巧
2、处理客户投诉的7个A微笑
◆企业内部沟通的3个方向(游戏互动:
七巧板)
1、如何保持与上司的良好沟通
2、怎样与平级同事沟通
3、与下属沟通的技巧
4、如何培养下属
2.并记住客人的称呼。
3.及时联系被访人或部门,确认预约时间、会谈地点。
若没有预约,则应先与被访人联系。
规范用语:
“请稍等,我帮您联系”。
4.确认预约后,若会谈时间未到,则引导客人到接待区休息等候。
1)、接待人员离开前台,走在客户侧前方,身体偏向客户,以外侧手为客户指引方向。
2)、来到休息区,请客户就坐。
3)、主动、热情地为客户提供茶水等服务。
规范用语:
“请您在这里稍候片刻,会谈时间到了我会通知您”。
4)、返回前台。
照应接待区客人,为客人提供服务。
5.若预约时间已到,应及时、准确地通知服务人员做好会谈室的服务准备工作,通知并指引客人到会谈室。
6.送客:
1)、客人离开时,应起身作好送客准备。
2)、站立,面带微笑,身体微向前倾,点头示意。
3)、必要时,亲自送客人至门外。
4)、送客要热情、礼貌、亲切、自然,用语简洁明了。
一般用语为:
“再见”、“请慢走”等。
7.如客人进入大堂时,接待人员正在接电话,则应尽快结束电话交谈,以便接待客人。
8.若电话交谈不能很快结束,则可示意客人先到休息区休息。
(五)电话规范
1.电话铃响不超过两声接听。
2.接电话的规范用语为“您好,清江公司”。
3.如需转接,应先说:
“请稍候”。
4.通话时,应使用标准普通话,口齿清晰,语气温和。
二、行政接待人员行为规范
(一)、岗位规范
1.熟练使用相关的办公设备。
2.熟悉公司领导、各部门领导及他们的办公电话号码。
3.准备并及时更新让客人阅览的报刊。
(二)、接待规范
1.访客来临,应马上起身站立,主动问候,面带微笑。
规范用语:
“先生,您好!
”或“小姐,您好。
”
2.将客人带到会谈室,请客人坐下。
3.为客人倒茶,茶水不宜太满。
轻放于客人面前的桌面上,请客人用茶。
规范用语:
“××先生(或××小姐),请用茶!
”
4.如受访的领导未到,则应礼貌地请客人稍候。
5.在领导与客人交谈时:
1)如需记录,则坐于领导旁记录洽谈内容。
2)如不需记录,则轻轻退出。
(三)、引导参观
1.带领客人参观时,应提前通知参观基地相关负责部门。
2.必要时,应事先安排好前往基地参观的交通工具。
3.引领客人到达基地后,如无基地人员负责接待讲解,则要为客人进行必要的讲解。
4.应严格遵守基地的相关规定。
如:
进入施工现场要戴安全帽;进入监控室要套上鞋套等。
5.参观过程中,应避免客人触及一些重要设备仪器,以免造成危险或损失。
6.参观讲解过程中,应围绕发电的基本程序和公司凸显的形象特征进行重点讲解,以使客户进一步了解公司。
7.参观过程中,应避免影响其他岗位工作人员。
(六)、送客规范
1.客人离开时,应起身作好送客准备。
2.面对客人站立,面带微笑,身体微向前倾。
3.送客人至门外或电梯口,待电梯门关闭后离开。
4.送客要热情、礼貌、亲切,用语简洁明了,规范用语:
“再见”,“请慢走”。
(七)、接待领导视察访问规范
1.接待人员准备工作
1)、保持环境整洁干净
A凡贵宾有可能到达的地方,都应及时打扫,桌椅要摆放整齐,地毯要保持干净,玻璃要擦拭光亮。
B在接待区域或领导将到达的房间内要注意设备运行良好,且外观整洁,比如灯具,空调、电视、电话等等。
C用于美化环境的物件也应保持清洁,如花盆、花瓶。
要保持花盆及花瓶中的花是新鲜的,不可以枯萎凋落。
2)、张贴欢迎视察或指导工作的宣传标语。
欢迎词要恰当得体,应张贴在领导可能经过的明显位置。
3)、准备好必要的资料、文书及供贵宾阅读的报刊,报刊必须是当日或最新的。
4)、准备好领导的饮食起居。
5)、准备好接待所必需的物品,如饮用水(可为瓶装清江水)、开水、茶具、茶叶、香烟、烟灰缸、打火机等等。
6)、参与接待的人员(包括后勤服务人员)应注意自己的仪容仪表,重点注意:
A女性接待人员以化淡妆为宜。
B宜使用清新、淡雅的香水。
2、接待规范
1)、全部接待准备工作应在客人到达前十五分钟安排就绪。
2)、在贵宾与公司领导会谈的地方及贵宾室或下榻之处摆放鲜花、水果或点心。
3)、由公司领导或专门人员亲自迎接。
4)、安排好贵宾一行人的车辆。
5)、待视察领导稍休息后,将视察参观的具体安排向领导汇报,征求意见并按视察领导的意愿由公司领导或指派专人带领参观视察。
6)、在视察参观过程中,注意保证领导的安全。
7)、在视察参观过程中,公司生产、建设等活动照常进行。
8)、在视察参观过程中,应提醒领导本公司有某些方面的规范制度,如进入施工现场要戴安全帽,进入控制中心要套上鞋套等等。
9)、在视察参观过程中,切忌出现聚众围观、吵闹等情况的发生。
3、接待结束,送走领导。
1)、视察参观结束时,应向贵宾赠送清江公司形象礼品,并对其视察指导表示感谢。
2)、必要时,应举行欢送仪式。
3)、应张贴欢送标语。
4)、派专车专人负责将视察领导送出清江公司所在区域。
5)、若有必要,应主动与下一接待方联系接洽,安排好视察领导的下一行程。
6)、整理领导视察参观工作过程中的相关资料,形成文件,并报送上级批示。
7)、根据上级批示,进行适当的宣传。
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