XXXX项目信息与文档控制程序.docx
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XXXX项目信息与文档控制程序.docx
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XXXX项目信息与文档控制程序
XXXX项目
信息与文档控制程序
文件编号:
0
2015年12月18日
用于项目定义阶段
版本号
日期
发布说明
编制
审查
批准
1.目的………………………………………………………………………1
2.适用范围…………………………………………………………………1
3.定义…………………………………………………………………………1
4.信息与文档的接收与发放………………………………………………1
4.1接受管理……………………………………………………………1
4.2发放管理……………………………………………………………2
5.信息与文档的借阅管理…………………………………………………3
5.1借阅审批工作程序…………………………………………………3
5.2文档借阅管理要求…………………………………………………3
6.信息与文档保管存档管理……………………………………………4
7.信息与文档立卷归档管理…………………………………………………5
7.1文档的归档范围……………………………………………………5
7.2归档文档的质量要求………………………………………………5
8.信息与文档流转管理………………………………………………………6
8.1信息与文档流转指导………………………………………………6
8.2代发文件处理流程…………………………………………………6
9.信息与文档交付管理………………………………………………………6
9.1信息与文档交付范围、数量及时间………………………………6
9.2信息与文档交付要求………………………………………………6
9.3交付要求……………………………………………………………8
10.信息与文档交流管理……………………………………………………8
10.1内部交流…………………………………………………………8
10.2外部交流…………………………………………………………9
附表1外部文件资料分发一览表……………………………………………10
附表2IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表……………………11
附表3档案借阅登记表………………………………………………………17
附表4合同类文件归档范围及数量…………………………………………18
附表5长周期设备文件归档范围及数量……………………………………19
附表6文件归档范围…………………………………………………………20
附表7建设项目文件资料归档范围和保管期限表…………………………22
附表8各类性文件归档份数及时间…………………………………………24
附表9归档电子文件登记表…………………………………………………25
附表10文件传送单…………………………………………………………26
1.目的
为规范XXXX项目信息与文档的过程管理,明确管理责任,确保项目信息与文档接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流等一系列工作的可控性、可追溯性和有效性,并使其成为项目管理档案建立的可靠保证,特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于XXXX项目信息与文档接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流。
3.定义
下列术语和定义适用于本程序。
信息与文档:
主要指XXXX项目执行过程形成的各种形式(如纸质、电子、音像等)的信息记录资料。
文件:
是指用于项目管理的一系列过程控制资料。
中间资料:
指由于项目管理的要求,职能部门或者参建单位需提供给其他职能部门或者参建单位供询价、厂家选择、调研等用途的资料。
供审查用的文件:
指在正式出版前,按规定需审查的文件。
4.信息与文档的接收和发放
信息与文档的接收及发放由各部门文档人员统一归口管理。
其他人员代替接收的相关文件,必须及时移交项目文档人员,不得扣留和擅自处理。
文档人员收到信息与文档(包括行政文件、会议纪要、技术文件资料等)后,根据签署的意见按流程进行接收和发放,登记相应台账。
在项目定义阶段,技术部确定项目信息与文档的发放范围(见附表1和附表2)和发放份数,要保证所有使用文件的人员得到有效版本,文档人员应确认所发放文档的编号和签署的完整性与正确性,并办理发放登记与签字手续。
对外发放的文件,由技术部(副)经理或被授权人签署后,方可发放。
文档人员负责追回应收回的文件。
4.1接收管理
接收传输流程,包括文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作,收文传输流程见表1。
接收管理要求:
●文档人员应对文件资料的来源、种类、内容、数量、完整性等情况进行核实,符合以下要求后签字接收;
●所有收文必须于1个工作日内,完成登记录入、送审、分发。
表1接收传输流程图
4.2发放管理
发放传输流程,包括文件的拟稿、送批、签发、编号、用印、登记、发送,发放传输流程见表2.
发放管理要求:
●批准后的文件,文档人员应在1个工作日内送到主管领导或上级部门;
●所有文件必须先登记后发送;
●对发往公司外的文件应根据实际需要加盖专用章;
●文件发送应严格按照文件标注的发送范围发送;
●发文回执确认。
●发往公司外的文件,应填写《文件传送单》见附件一。
●对传真发送的文件,应在文件上标记签收处,由收件人及时签收并传真回执。
发放资料明细参照《分发一览表》,见附表1和附表2。
表2发方传输流程
5.信息与文档借阅管理
5.1借阅审批工作程序
5.1.1借阅文档必须严格按照文档借阅管理程序办理相关手续,填写《档案借阅登记表》(见附表3),经技术部经理审核、批准后方可借阅。
5.1.2内部人员借阅文档,原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的文档并需经本部门领导同意;查阅非本部门或非业务范围的文档,须经本部门领导和文档所属部门领导同意方可借阅。
5.1.3其他人员查阅本项目管理部文档,必须持有个人身份证,并经技术部经理批准同意方可查阅,但一律不外借。
5.1.4查阅“机密”级、“绝密”级文档须经技术部经理领导审核后,报XXXX项目指挥部批准。
5.1.5会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员,其它人员确因工作需要查阅,须经商务部经理批准。
5.2文档借阅管理要求
5.2.1文档借阅人未经文档管理人员同意,不得擅自进行查找和翻阅。
5.2.2查阅文档的人员要严格遵守保密规定,按照批准范围查阅,未经同意不得随意翻阅其它文档资料。
5.2.3文档资料原则上不准外借,借阅人一般只限在文档中心阅览室内,在文档中心管理人员的陪同下查阅文档。
确因工作需要外借的,借出文档一般为文档的副本或复制本,特殊情况需外借文档正本的,必须经技术部经理同意。
5.2.4文档资料孤本一律不外借,确因工作需要外借的,由文档管理人员制作复制本借出。
5.2.5绝密实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等存档资料一律不外借。
5.2.6外借的文档资料要限期使用,按期返还,借档期限一般不得超过7天,不得转借他人,如确需延期借用,须办理续借手续。
5.2.7借出的文档资料要在规定期限内完整归还。
档案借出和归还时,双方要当面清点检查、签字确认。
发现丢失或损坏要及时上报。
5.2.8借阅者必须爱护文档资料,不得圈划、涂改、折卷、剪裁、增删、抽页或拆毁,不得私自抄录、翻拍、复制,不得擅自公布,承担借阅文档资料完整和保密全责。
违者必须予以经济赔偿并追究其相应责任,情况严重的按照国家《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》予以追究法律责任。
5.2.9本项目文档不得带出项目管理部以外场地,如确需外出携带的,必须经过技术部经理批准,对外带的文档必须保证其安全。
利用绝密、机密文档以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料,须严格履行审批手续,未经批准的,严禁提供利用。
文档、外供图纸和技术文件的复制,统一由文档管理人员严格按照审批手续提供,对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等文档材料者,追查责任,严肃处理,依法追究责任。
凡员工调离前,应清还借阅的文档资料,由文档管理人员在调离手续单上签字后,方可办理调离手续,脱产学习或外借工作时间较长的员工,在离开前也必须清还所借文档资料。
6.信息与文档保管存档管理
项目信息与文档的保管存档由文档管理员统一归口管理。
在项目执行过程中形成的信息与文档,适时或定期整理好移交和归档。
文件应由各部门文档人员保管存放,做到分类有序,利于查找。
其中勘察设计文件和工程设计文件应按项目、专业分类整理;
文件应按照文件编码的降序存放,即按反时间顺序排列,后到的文件放在上面,方便存放、利用及查找。
对尚在办理中的文件,应先存放于临时文件夹/柜;办理完成的文件应及时整理存档。
电子文件保管期限参照纸版文件材料保管期限的有关规定执行。
电子文件的背景信息和数据的保管期限应当与纸版文件内容信息的保管期限一致;应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
电子文档采用只读光盘存储,存储电子文件的存储介质上应贴有标签,标签上应注明载体序号、名称、保管期限、存入日期等,归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
电子文件归档时,必须填写《归档电子文件登记表》(见附表9),《归档电子文件登记表》一式两份,一份由技术部保存;一份由移交单位保存。
7.信息与文档立卷归档管理
7.1文档的归档范围
原则上凡是反映工程项目建设及其管理活动的对业主和社会具有保存价值的各类载体的文档均属收集归档范围。
归档范围以归档原件和不重复归档为原则,归档文件范围参考《文件归档范围》(见附表6)和《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》(见附表7)(内容包括且不仅限于此范围)。
7.2归档文档的质量要求
●归档的文档应符合以下质量要求:
●各种载体的文档内容必须准确反映工程建设及其管理活动的真实情况;
●各种载体的文档要齐全、完整;
●项目执行过程产生的纸质版文档一般存原件,接收的外来文档在无法提供原件的情况下,以最初接收的文档视为原件,字迹及线条应清楚,具有可复制性;
●项目文件归档范围见《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》(见附表7),要求进行整理,保证信息齐全、完整;必须用蓝黑墨水或碳素墨水,不得使用红墨水、纯蓝墨水,不能有铅笔、圆珠笔等书写的字迹,字迹应清晰可见。
●归档文档的份数要求一正一副。
8.信息与文档流转管理
8.1信息与文档流转指导
1)文件起草人按照项目相关模板起草文件。
2)文档收发人员按照《XXXX项目定义阶段文件编号规定》的要求,为文件确定一个文件编号。
3)文件起草人员打印文件并提交签署。
4)文档人员扫描签字版的硬拷贝并按规定存储,并将签署后的硬拷贝原件存档。
5)文档人员按文件注明的收件人和抄送清单以及文件分发单上注明应增发的人员清单进行电子文件分发。
6)必要时向收件人提供纸版文件。
8.2代发文件处理流程
邮件形式直接发送到文档人员。
8.2.3文档人员收到发放单及文件后,将在规定时间内通知相关单位/部门文档人员到场领取,如有急需发放文件请相关人员在填写发放单时注明。
8.2.4文档人员将按照部门归类发放单,并每周公布一次发放单扫描件。
。
9.信息与文档交付管理
9.1信息与文档交付范围、数量及时间
项目文件归档范围、数量及时间见《合同类文件归档范围及数量》(见附表4)、《长周期设备文件归档范围及数量》(见附表5)、《文件归档范围》(见附表6)、《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》(见附表7)、《各类型文件归档份数及时间》(见附表8)。
9.2信息与文档交付要求
9.2.1交付时间
文件的交付时间应严格遵守规定,没有明确规定交付时间的应以项目进展需要的时间为准,此时间需双方共同约定。
9.2.2硬拷贝文件
1)硬拷贝文件到达接收部门文档人员时必须外观完好,没有缺失。
2)硬拷贝的递交份数根据规定确定,包括:
管理文件(含信件、传真、会议纪要、各类报告、程序、计划等);采购文件的请购书、订单/合同、随机资料原件、复印件;技术文件(含各类设计文件及技术标准)。
另外,需上报外国政府及机关审批的文件份数根据需要协商确定。
3)文件的编号、版本、版本状态等信息必须清晰明确。
签名栏有关签署级别等遵照相关规定或按照达成的协议执行,硬拷贝签署必须手写签名。
4)所有正式版文件不应有任何手改痕迹。
5)对于多页文件,每页的页眉或页脚要写明文件编号、版次、页码及总页码,以免造成不同文件的混淆。
6)如文件中还包含其它文件(例如附件),应在主文件的目录中标出每个附件的简要信息:
文件名、版本号和页码。
7)硬拷贝文件的交付格式和模板应严格遵守规定,若无规定的双方协商确定。
9.2.3电子版文件
1)电子版文件交付的方式有两种:
一是通过电子邮件发送;二是提交电子版文件(以光盘或拷贝形式)与传送单一起交给文档人员。
2)不论以何种方式递交,文件创建单位都必须按编码规定对提交的文件进行编码,并保证编码的唯一性。
3)电子版的交付格式应按要求,无要求的,双方之间协商确定。
5)每一个硬拷贝文件对应一个电子文件,不允许将多个硬拷贝文件打包成一个电子文件递交。
6)可交付文件原则上每个文件都应有文件编号,电子版的文件名应与其文件编号相同,且文件名中不含版本号;如文件确属《XXXX项目文件编号规定》所涵盖范围以外的文件,可以和技术部文档负责人协商确定其编码方式。
7)一个AutoCAD文件中只应包含一张图纸,不能多张图纸存于一个电子文件中。
9.2.4双语文件要求
有明确规定交付文件需要双语的必须严格按要求执行。
9.2.5管理性文件收集、整理要求
1)合同文件需将招标、投标、答疑、评标、中标通知书、合同会签、合同文本、技术附件、合同变更文件、索赔文件等资料收集齐全后向文档人员移交,并由文档人员按需要放发的范围进行分发。
2)采购的材料、设备等资料处理流程参考本流程,也可根据具体情况进行修改,但主要的原则还是要注意做好各类资料的归口管理,所有发出的正式资料必须由文档人员发出并存档,所有接收的正式文件必须由文档人员接收并存档。
3)联合管理团队内部产生的无需对外发送的文件,文档人员按程序处理完后即结束流程;需对外发送的文件由文档人员填写文件传送单,发送给相关单位/部门。
4)传递资料之前,需确定各自的文档人员,所有正式传递的文件必须经过文档人员进行传递,文档人员不应频繁更换,如有更换应及时通知相关各方。
双方或多方之间的文件传递应是点对点的传递,所有未经文档人员传送的文件视为非正式文件,不具备追溯效力。
5)文档人员在接到传送资料时,需认真核对传递资料与传送单是否一致,是否按要求提交,传送文件不符合要求时,文档人员有权拒收资料。
9.3交付要求
1)交付的管理性文件,如信函、会议纪要、周报、月报、工作联系单等文件由文档人员按交付要求进行检查后即可进行相应分发和归档。
2)交付的专业技术文件、技术成果类文件需先由专业负责人进行专业检查和验收后,文档人员方可签字接收。
3)交付的需进行审核和批准的过程文件,由文档人员签收后转交审核和批准的单位在5个工作日内进行审核和签署。
4)电子文件的检査验收参见《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
5)文书档案的收集、整理、分类及装订要求执行《归档文件整理规则》(DA/T22-2002)
6)照片档案的收集、整理执行《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)
10.信息与文档交流管理
10.1内部交流
。
10.1.2对于项目管理程序、规定、手册的补充和修订以及开展的重要项目管理活动、项目文化活动会以书面通知或电邮的形式告知。
10.1.3利用内部网络平台或者邮件传达国内外项目信息及要求。
10.1.4在项目例会、协调会及专题会等会议上,通报和传达项目现状、项目工作计划和要求,以及存在的问题。
10.1.5项目设计、招标前需召开讨论协商交流的专题会,应按项目要求及规定进行协商、讨论,并形成会议纪要并及时签发。
10.1.6通过会议、网络、面对面交流的形式,反映项目管理状况、提出项目建议,组织协调解决。
10.1.7在项目周报/月报上通报项目管理信息。
10.2外部交流
10.2.1通过书面文件、电子邮件的形式,将国内外项目信息及国内外项目法律法规、标准、规定以及项目管理程序、规定、文件、纪要等传达给所有存在直接(间接)合同关系的参建单位。
在规定时间内将周报/月报以书面(附电子版)的形式上报给技术部。
10.2.3通过会议的形式,进行项目信息交流。
在会议上,对项目状况分析、项目进展状况、下阶段项目的工作计划和要求向各参建单位传达,各参建单位同时汇报项目管理情况。
通过项目例会(周例会、月例会),通报现场项目信息,交流项目管理经验,通报项目状况信息,分析和总结当月存在的项目问题,对下月重点项目工作做出部署和要求,安排项目交流时间,协商解决项目问题。
根据近期项目关注的重点和出现的主要问题,不定期召开项目专题会,旨在对关键项目问题达成共识,提出整改要求,商讨整改措施,保证整改效果。
附表1:
外部文件资料分发一览表
项目管理
√
√
√
√
文档管理
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
设计管理
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√
√
√
√
√
√
√
项目控制
√
√
√
√
合同商务
√
√
√
√
项目采购
√
√
√
√
√
附表2:
IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表
序号
文件类型名称
备注
1
组织机构及人员任命
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○
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2
项目管理程序文件
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3
项目管理手册
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○
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4
项目报告类文件
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○
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注2
5
项目建议书及审批
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○
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6
项目评估、论证及审批
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●
○
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○
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7
项目请示
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○
●
●
注2
8
项目通知
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○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
○
●
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9
人员资质文件
○
○
○
●
○
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○
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10
项目日报
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○
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○
○
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○
○
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11
项目周报
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○
○
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○
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○
○
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12
项目月报
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13
项目季报
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○
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序号
文件类型名称
14
项目年报
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○
○
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15
工作联系单
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注3
16
信函
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注3
17
传真
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注3
18
电子邮件
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注3
19
备忘录
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注3
20
对外文件传送单
●
●
注3
21
会议纪要(例会)
●
●
注3
22
会议纪要(专题)
●
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注3
23
会议纪要(项目协调)
●
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注3
24
上级单位或政府文件
○
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25
项目简报
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○
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26
项目大事记
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○
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27
项目志(日志、周志等)
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○
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28
新闻报道
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序号
文件类型名称
29
可行性研究及审批(含预可研)
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○
○
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注4
30
环境评价及审批
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○
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○
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注4
31
设计基础文件
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注4
32
工艺包文件
○
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●
●
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33
专利申请及批复
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○
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34
关键技术试验
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35
基础设计评价及审批
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○
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36
工作(作业)指导书
○
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- 配套讲稿:
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- XXXX 项目 信息 文档 控制程序