XXXX集团物物资及资产管理系统方案.docx

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XXXX集团物物资及资产管理系统方案

XX矿业集团物资辅助管理系统

一、总则

1）项目背景

2xxx年X月份，XX集团完成了SAP系统的实施工作，并上线运行，SAP系统实施的内容包括物资、财务、营销三个业务功能，其中物资供应系统只包括五个煤炭生产权属矿（XX矿、XX矿、XX公司、XX公司、XXX矿）的物资供应业务，没有将集团公司所有单位全部的物资供应业务纳入SAP系统进行管理。

根据集团公司的总体工作安排，2014年实现5F协同管理落地，信息化全面支撑，SAP系统中物资模块所管理的业务内容和范围远远不能满足信息化总体建设的需要，因此决定建立《物资辅助管理系统》，将集团公司所有权属单位的物资供应管理业务、办公用品管理等信息全部纳入系统进行管理，为集团公司领导提供经营决策支持。

在SAP系统上线实施过程中，通过对SAP运行情况的调研和业务交流分析，我们发现了有待补充完善的业务需求。

主要包括：

1、物料编码在使用过程中，发现目前的编码存在较多的重复现象，导致集团内具体业务人员在操作时难度增大、准确性降低。

需要对物料编码体系进行梳理和完善；2、物资招标、比价等采购环节业务。

3、合同管理业务。

采购合同作为物资采购过程的重要环节和关键数据，需要规范合同制定、审批过程，同时确保合同的完整数据能够较好的保存和查询。

4、各业务部门的定制化的统计、分析报表需要补充开发。

5、办公用品管理。

6、物资业务数据与其它管理系统的数据接口问题。

为了配合SAP系统实施，细化和完善XX集团及下属企业的物资供应管理业务，补充SAP系统目前不能满足的业务功能。

在高标准执行XXX统一信息化建设要求的同时，提升和完善物资公司的信息系统的功能和管理，建设强有力的辅助系统。

2）项目概述

1）、本招标文件适用于XX集团物资辅助管理系统（以下简称本系统）建设，本招标文件的所有解释权归招标方；

2）、本招标文件提出的系统建设目标、规模和业务需求及技术要求等，可供应用软件集成商编写投标文件之用；

3）、投标方应按照本招标文件的要求提供详细、完整的技术方案，该技术方案应完全满足或高于本招标文件要求，对于本招标文件中的某些部分，投标方如不能满足要求，或有其它替代方案，或有其它修改建议，应在技术方案中指出其必须进行修改的理由以及与原要求的差别，应在投标书中以“差异表”为标题的专门表格中如实描述。

否则，招标方即认为投标方投标无效；

4）、投标方应保证所提供的所有资料真实、完整、准确无误，否则招标方将有权取消投标方的中标资格，由此产生的一切后果由投标方承担；同时投标方必须对整个系统的功能和技术实现等全面负责，保证项目的开发不得转由第三方来完成；

5）、本规范书提出的是最低限度的技术要求，并未对一切技术细节做出规定，也未充分引述有关标准和规范的条文，投标方应保证提供符合本规范和最新工作标准的优质产品；

6）、在签订合同之后招标方有权提出因规范、标准和规程发生变化而产生的一些补充要求，具体项目由双方共同商定；

7）、招标方保留本技术部分的修改权力，并提供修改的意见和方案，最终形成的技术部分将成为合同的一部分。

本技术部分的解释权属于XXXX集团公司信息中心。

8）、本次招标适用于“XXXX集团物资辅助管理系统”的软件开发和服务部分。

3）定义

1）、招标方：

XXXX集团信息中心；

2）、投标方：

受邀参加本次投标竞争，向招标方提交投标文件的软件系统开发商；

3）、中标方：

最终被授予合同的投标方。

4）投标方在投标时应提供的技术文件

1）项目技术解决方案；

2）项目的进度方案和对其它相关方面的要求；

3）对本技术要求内容响应的差异表；

4）企业营业执照、税务登记证、组织代码证、双软认证证书；

5）物资辅助管理系统项目工作内容划分

物资辅助管理系统项目中标人提供服务的内容上应包括三个方面：

1）物资供应辅助管理系统应用软件的研发；

2）面向SAP、MDM、经营考核、HR等系统数据集成接口的开发；

3）在集团统一应用SAP模式下的数据整理服务；

6）项目建设目标

1）全面实现XX集团物资公司物资供应管理业务的信息化，补充、完善SAP系统中未实现的业务功能。

2）通过数据接口开发，充分实现物资供应数据的信息共享，增强数据的全面性、准确性与透明度，为全集团业务协调和经营决策提供数据支持。

3）作为物资供应业务的辅助系统，提供更为简洁、实用、灵活的基础业务平台，将办公用品、非煤业务纳入统一管理。

7）项目建设内容

1）结合XX集团实际业务，通过软件开发，实现从计划制定过程、采购环节、到货、入库过程、出库领用过程、以及调拨、销售、结算、代储等全业务链的信息化。

2）实现5家主要生产矿井（XX矿、XX矿、XXX公司、XX公司、XXX矿）的物资供应辅助系统与SAP系统的数据接口开发。

目前5家主要生产矿井的物资管理由XX集团SAP系统统一管理，本次实施需要将其出入库、物料发放、库存、调拨单、采购订单、销售订单等数据从SAP系统中读取到《物资辅助管理系统》中进行全面管理。

系统还需要将日计划和月计划传输到SAP系统中。

3）实现物资辅助系统与经营考核、主数据管理、HR、等系统的数据接口开发，提高整体信息化应用的水平。

4）整理目前主数据管理系统中存在的物料编码，通过软件实现对重复或错误编码的屏蔽。

5）全集团公司生产矿井、直属单位的办公用品管理，目前还没有信息化系统进行管理，需要纳入《物资辅助管理系统》中进行全面管理。

6）非煤单位的物资供应管理，目前还没有信息化系统进行管理，需要纳入《物资辅助管理系统》中进行全面管理。

8）项目实施范围

1）集团公司本部：

集团公司机关处室。

2）生产单位：

XXX公司（含二号井）、XXX矿、XX煤矿、XXX公司、XXX公司、XXXX公司、XXXX公司、XXXX公司、XXXX公司、XXXX公司

3）直属单位：

XXX指挥部、XXX公司、救护大队、党校、XX学校、XXX公司、依可馨纸业、XX能源、XX社区、XXXX公司、XXXX项目组、XXXX公司、XXXX筹建处、XXXX公司

9）成果归属

1）所有开发完成的软件、系统、数据、成果归招标方所有；

2）所有程序源代码归双方所有。

10）对技术投标文件的要求

在投标方的技术方案中，要求对本招标文件所提出各项要求进行逐条逐项答复、说明和解释。

首先对实现或满足程度明确作出“满足”、“不满足”、“部分满足”等应答，然后作出具体、详细的说明。

不得使用“明白”、“理解”等词语。

凡采用“详见”、“参见”等方式说明的，应指明参见文档的章节及页码。

凡采用“部分满足”应答的，应详细说明哪部分满足或不满足。

投标方所提供的技术方案应按照以下的内容格式及编排顺序进行编制，逐项给予响应并提出建议，如对本招标文件有修改建议亦应一并提出并详细说明。

1）介绍系统软件结构及包含的模块与功能；

2）对软件的体系结构、设计思想、各模块的基本功能、信息传递方式应详细描述；

3）技术方案中所使用的公共标准（例如：

国家标准、信息产业部部颁标准等）应加以说明，并附上相应的详细技术资料；若提供的使用工具和系统平台包含投标方的专用标准，也应具体说明，并附上相应的详细技术资料；

4）根据所投标内容以及本招标书的要求，提供平台运行环境、开发环境及数据接口方案。

5）技术服务和技术承诺；

6）系统的安装调试、试运行、维护方案。

具体说明维持本系统的运行、维护所需的人力、物力资源配置要求，技术支持队伍的建设要求以及运行、维护解决方案；

7）其他投标方认为需要为本项目提供的其它任何的资料信息。

二、项目的建设思路和原则

1）项目建设思路

1）标准、规范先行。

以XXX集团SAP系统建设规范为依据，严格执行已有的统一业务设置要求。

2）从XXX集团物资供应管理业务实际出发，简化操作，确保功能完备，操作简便。

3）以完善功能、共享信息、资源整合、数据集成、业务协同为出发点。

2）项目建设原则

4）保护现有资源原则

系统应立足于采用最新技术及成熟产品，在不降低技术性能的前提下兼顾现有资源，要尽可能利用单位已经在用的计算机和网络设备。

现有环境是由4台IBMX3850组成的虚拟机，数据库使用Oracle11g。

5）可扩充性的原则

系统的功能可以扩充；

6）高可靠性的原则

软件设计中要充分考虑信息安全、接口管理等相关技术，进一步保证系统具有较强容错性和长期稳定性。

7）标准化原则

A．统一全公司的业务术语。

B．业务规则标准化。

8）使用个性化原则

业务基本功能模块、组织结构定义和角色分配、业务工作流作为系统三个主要组成部分，都可以根据实际需要进行定制。

9）实用性和易用性原则

系统必须为中文界面，提供友好的界面和帮助信息。

操作简洁明了，将复杂的处理屏蔽在后台，显示给用户始终是他当前需要处理的工作。

采用人性化的图形操作界面，简洁、友好、直观，用户易学易用。

10）业务连续性原则

尽可能的保证系统业务操作的正常进行。

三、技术与功能要求

1）技术要求

1.1用户数

本系统目前需求为：

客户端用户≥500个；并发用户≥200个；

1.2响应设计

高的响应能给用户带来效率上的提升，加快了工作效率，减少了等待时间，同时加快了系统的处理效率。

1.优化模型设计，好的模型设计能够减少冗余数据量的加载和检索，以及表间关联检索，能大大提高系统数据的响应时间。

2.有效利用数据库的缓存功能，对于经常访问的数据，可将数据缓存于数据库中，减少IO。

3.优化报表设计，减少报表生成所需要的系统资源。

4.充分利用报表系统的缓存功能，把报表生成任务安排到非高峰时段。

5.充分利用报表系统的对查询的缓存功能，减少对数据源的实时访问。

1.3易用性设计

在软件的易用性方面，我们将充分考虑用户的体验性，简单性，高效率性为客户定制一套更适合客户需要的的系统，需要基于以下方面进行设计：

•使用大众化WEB浏览器如IE、Firefox作为客户端的浏览工具。

•用户界面友好、同时易操作。

•界面操作符合浏览习惯。

•界面风格，术语统一。

•灵活的页面布局，支持标签页。

•合理的组织操作菜单

•查询等出现错误时提供友好的提示。

•提供友好的联机帮助界面。

1.4安全性设计

1.4.1身份认证

系统提供身份认证功能。

使用系统的用户必须先要经过申请审批管理流程，通过有关部门管理人员的合法性审批，系统管理员在系统管理模块中设置用户名、操作权限和初始密码，并告知用户后，用户才可以用指定的用户名和密码登录进入系统，进行权限范围内的操作。

在系统登录界面中，只有输入正确的用户名和密码，才能进入系统，进入系统后用户可随时修改自己的密码。

对用户密码可提供更严格的控制功能，如首次登录系统必须修改密码、经过多长时间必须修改密码、多次登录失败锁定用户等，进一步提供系统的身份认证安全性。

1.4.2用户权限控制

系统提供权限管理功能模块，系统管理员可增加、删除、修改用户、用户组，设置用户的、操作权限、数据权限。

通过用户、用户组及权限管理功能，可根据机构、部门、用户类别等建立用户组，用户可以属于某个组或几个组，也可以是独立用户。

通过对用户组进行授权，组中的每个用户都拥有组的所有权限，极大方便了授权管理；独立的用户可以独立授权。

用户组、用户的权限可以针对机构、业务数据的范围、功能范围等进行授权，实现系统应用的数据安全。

关键数据加密存储。

对于存储到系统中的一些关键敏感数据，程序对这些数据进行加密存储，使得在其它任何软件环境中都无法获取明码。

1.4.3系统操作处理日志

系统对用户登录情况，如登录用户、进入时间、退出时间、操作功能项等进行自动记录；对于数据录入、数据同步、数据抽取和数据分析等应用处理的时间、数据范围、执行情况等也自动记录日志，以便出问题时跟踪追查审计。

1.4.4安全管理机构和制度建设

明确系统的安全管理机构/部门、人员及职责，负责管理系统安全保密工作。

制定系统安全保密管理制度，并严格加以执行及监督，实现资源的合理配置和统一管理，实现统一的访问控制策略，确保系统的安全运行、安全审查。

在外部安全上，企业级的防火墙可以为本系统提供一个安全的运行环境。

在系统内部，本系统用户众多，机构、角色、权限各不相同，因此必须具有较高的安全性，防止用户越权访问以及窃取数据。

用户的每个动作都要经过身份验证，在身份与权限匹配的情况下才能继续执行其他操作，就可以有效实现安全性目标。

操作授权：

对不同使用部门使用产品的授权和其中不同级别的用户使用产品功能的授权由系统管理员分级授权，授权信息放在数据库中，操作员的每一个操作均需系统授权。

2）系统功能要求

2.1总体业务流程

2.2物料数据管理

系统要建立办公用品、非煤物资的编码体系，同时梳理XXX集团MDM中传输过来的编码，以满足XX集团公司《物辅助资管理系统》的需求。

维护生产矿井供应基础数据信息：

物料编码、计量单位、供应商、客户来源与XXXX集团MDM主数据管理系统，通过接口同步数据。

2.3合同管理

对于集中采购的采购合同要求能够实现合同的电子档案记录。

对于完全自主采购物资的合同要求能够实现如下功能模块：

采购合同管理：

提供采购业务员根据定分标计划和物资采购申请单录入与供应商签订的采购合同，制作完成后提请审批。

提供采购合同的审批功能。

提供采购合同的查询、浏览功能。

采购合同管理：

制定采购合同、审核采购合同、查询采购合同、变更采购合同、审核合同变更。

系统应能根据XXXX集团公司信息化整体规划，也可通过与第三方系统（法务系统）的接口读取并显示物资管理形成的相应的合同数据，以便后续与物资业务进行关联。

2.4计划管理

通过企业物资供应业务的信息化，使得企业各职能单位围绕企业经营目标和生产计划，加强沟通与协调，在保证企业持续生产经营的前提下，提高物资供应计划的及时性和准确性，降低库存物资占压是物资计划业务信息化的重点。

物资供应管理系统的供应计划管理模型如下图：

系统设3级库房（矿自有库、驻矿供应站库房、物资公司总库），采购计划的形成经过3次平衡利库。

各基层生产单位（区队、车间等）根据生产计划并结合物资消耗定额，制定物资使用计划；经过厂矿各级领导审批通过的区队物资使用计划自动传递给各矿物资供应科计划员，由其结合矿级自有库的物资储备情况进行平衡利库；之后将形成使用计划通过接口传递给SAP系统。

办公用品、非煤物资计划不传递给SAP系统。

物资公司主管科室根据总库库存情况，进行平衡利库后，生成总的物资采购计划。

根据计划的执行时间界限，系统按月度提报计划，月度期间与财务时间保持一致。

矿级单位提报计划提供批量上载功能；矿级单位供应科计划员可以统一提报计划。

月度计划定义：

由生产区队根据下月度生产所需，制定的本生产部门的物料使用计划。

使用计划要汇总在矿级计划员，并依据矿自有库存平衡利库。

之后驻矿供应站计划员，根据矿级月使用计划，再经过自驻矿站库房平衡利库运算后，形成本矿的月度需求计划。

月度计划接口：

各区队在每月的规定时间内，根据下月生产计划等资料制定下月度物资使用计划。

纸质计划经区队、矿级领导审批通过，由矿级计划员检查、核对、修正物料编码正确性，并录入物资系统（通过批量上载方式）。

在物资系统中根据矿自有库存平衡利库后，制定矿级月度计划。

并通过与SAP系统接口传递至SAP系统中。

2.5采购管理

采购计划审批通过后，可依据其指定采购订单。

采购订单根据采购物资的集中采购或者非集中采购属性，分别生成集中采购订单和非集中采购订单。

其中，部分非集中采购物资，也可认为根据实际情况制定非集采物资的自采订单。

自采订单审批通过后执行采购流程。

XXX集团物资公司自采业务模型

物资供应管理系统的采购管理模型如下图：

基于采购计划，可以直接生成物资采购订单。

支持供应商供货到矿仓库，直达到矿的物资系统自动生成相关中间单据，提供采购业务的执行效率，确保数据正确，同时保障了供应商按合同供货，对供应商无合同、超合同供货进行报警和控制。

采购计划定义：

采购业务员汇总各单位上报的月需求计划，结合公司总仓库的当前库存，平衡利库后最终制定月计划采购量，作为采购计划；提可查询、浏览月度采购计划，汇总、打印相关信息。

采购计划对应于供应公司业务科室根据各厂矿上报的物资需求计划结合全公司仓库物资储备情况平衡后产生的物资采购计划。

采购订单管理：

提供采购业务员根据采购计划制作采购订单并提请审批。

提供采购订单的审批功能。

提供采购订单的查询、浏览功能。

采购订单是分批履行采购合同的依据，同时也是企业与供应商的非合同交易方式（可以没有采购合同，直接依据采购订单订货）。

2.6库存管理

正常采购物资在入库后更新库存帐，凭入库单、检验单、发票等单据在财务系统做应付账款处理。

出库业务与区队的日领用计划/或者矿使用计划对应，根据月计划制定领料单，领料出库后更新库存帐。

在代储物资出库时，财务业务进行暂估应付处理。

物资公司可根据矿物资需求和库存情况，制定调拨计划，并依据调拨计划进行调拨出、入库，同时更新库存帐。

物资供应管理系统的库存管理模型如下图：

库存信息全局共享，物资公司采购业务员可以基于集团公司的角度，了解物资库存储备情况，对物资的采购需求进行灵活的平衡、调配，降低无效采购。

并对物资的库存储备量、库存周转率进行合理的统计和测算。

系统提供到货/入库、代储入库、红冲入库、调拨入库等多种入库方式，以及调拨出库、领料出库、红冲出库等多种出库方式，并可以灵活进行库存盘点、报损和调整。

自定义库存管理模式使采购业务员、库管员可以随时监测到每一批商品物料的来源、有效期和当前所在仓库及仓位信息。

提供库存采购信息、物资消耗信息、收发存信息、物资调拨信息查询。

通过管理信息系统应用，根据历年的经验数据，建立物料的最佳库存数，设置安全库存界限和超储界限，有效控制库存。

物资到货管理：

提供物资到货登记、采购产品检验的功能。

提供物资到货登记表、产品检验单的查询、浏览功能。

支持多库点到货。

入库管理：

物资管理人员根据到货验收情况开到货入库单，办理物资入库。

支持多库点、多库位管理，支持采购物资、加工件等物资的估收入库、验收入库、红冲入库等模式。

支持计划价、加权平均价、移动加权价等多种库存计价方式。

出库管理：

物资管理人员根据领料人的领料要求和使用计划开领料单；领料单审核通过后；库管员根据物资领料单办理实物出库，实物出库后系统自动更新库存台帐。

支持多库点、多库位管理。

库存盘点&报损&调整管理：

进行物资的库存盘点、报损管理。

支持用户可以按照仓库或库位、定期或不定期的库存盘点。

支持用户根据实际情况对库存量和金额进行调整。

物资调拨管理：

物资主管科室具有调拨权限。

其业务员根据各单位物资需求并结合各仓库的库存储备，开调拨单；库管员根据调拨单办理物资调拨，实物出库后系统自动更新库存台帐。

支持多库点、多库位管理。

2.7物资信息查询

物资信息查询：

库房物资入库、库房物资出库、库房物资调拨、提供对物资库存、物资收发存信息的查询和浏览功能。

2.8存货核算

系统按照加权平均价格进行核算，按照计划价格进行考核，出、入库单据系统自动记录各种库存台帐。

2.9物资信息统计分析

系统提供如下供应信息统计分析功能：

供应商供货信息统计分析

物资使用计划汇总分析

物资采购计划执行情况分析

合同执行情况的统计分析

物资库存统计查询

库存物资出库统计分析

2.10权限管理系统

系统采用多级权限管理和基于角色的权限控制机制。

由超级系统管理员、各二级使用单位系统管理员、物资管理部门使用，完成信息系统的使用权限设置和通用的基础数据定义等工作。

系统管理员可以将要使用信息系统的人员，按照岗位职责划分成不同的角色；对不同的角色，按照业务需要授予不同的模块功能使用权限。

对使用信息系统的不同业务人员，赋予不同的角色，这些人员即有了该角色拥有的信息系统模块功能的使用权。

3）与第三方系统接口

3.1与XXX集团SAPERP系统接口

需要把SAPERP的一些业务数据接入本系统，详细要求请参照《物资与第三方接口说明文档》。

3.2与XXX集团MDM平台接口

需要把物料、供应商、客户等相关基本信息从MDM平台接入本系统，详细要求请参照《物资与第三方接口说明文档》。

（见附件）

3.3与XXX集团HR系统接口

物资系统中有关的组织机构需要从HR接入本系统，详细要求请参照《物资与第三方接口说明文档》。

3.4与XX内部市场化系统接口

需要把物资预算数据从内部市场化系统中接入本系统，同时把内部市场化需要的物料考核数据传出给内部市场化系统。

3.5与XX集团法务系统接口

需要把与物资供应相关合同接入本系统。

3.6其他接口

随着XX集团信息化发展的需要，相关系统需要的业务数据都从本系统中提取。

四、项目管理

4.1沟通管理

4.1.1项目会议制度

项目会议是服务于项目工作的，是为了更好的加强项目沟通、解决项目实施过程中存在的各种问题。

每次会议都要有专人做会议记录，会议纪要的格式参见双方约定文档规范中的会议纪要模板，会后由记录人员将会议纪要分发给相关人员，并上传版本库中。

项目组根据项目实际情况拟设立定期会议和不定期会议，分别阐述如下：

4.1.1.1定期会议

项目周例会

•会议目标：

沟通项目状态，提出项目问题、风险和依赖条件；协调项目资源；对项目提出建议，问题的解决方法，行动计划。

•日期与时间：

每周四14:

00开始。

•参加人员：

乙方项目经理；甲方项目经理；项目经理指定的其他成员。

•主要议程及责任：

更新项目状态，包括：

跟踪检查项目遗留问题的解决情况；项目状态信息，时间进度表等；问题，风险，依赖条件（技术和管理）；对提出的问题，讨论和决定行动计划；乙方负责做会议记录，会后分发会议记录，将会议记录上传到版本库中，并负责下一步行动计划。

4.1.1.2不定期会议

项目状态会议

•会议目标：

使项目全体人员明确目前项目的状态、问题、解决方法。

•日期与时间：

根据实际需要确定。

•参加人员：

所有项目人员。

•主要议程及责任：

项目状态，存在的问题及解决方法；下阶段项目计划。

项目领导组会议

•会议目标：

审核下阶段项目计划；复查项目状态和里程碑；对项目中的重大问题做出决策；协调项目各方资源；解决项目各方可能发生的重大争议。

•日期与时间：

根据项目进展实际情况安排。

•参加人员：

项目领导组成员；乙方项目经理；甲方项目经理；其他有需要参加的人员。

•主要议程及责任：

项目经理汇报项目状态和下阶段项目计划；项目领导讨论项目中需要决策的重大问题；乙方负责做会议记录，会后分发会议记录，将会议记录上传到版本库中，并负责下一步行动计划。

重大问题汇报会议

•会议目标：

汇报项目重大问题，并讨论决定采取何行动。

•日期与时间：

重大问题出现时。

•参加人员：

问题发起人；项目经理；高层领导等。

•主要议程及责任：

汇报项目重大问题，找出解决方案，决定行动计划。

项目组内部讨论/沟通会议

•会议目标：

对项目组内部遇到的问题进行讨论，找出解决方案，并讨论决定采取何行动。

•日期与时间：

根据开发的状态。

•参加人员：

问题发起人；沟通相关人员等。

•主要议程及责任：

讨论出现的各种相关问题，找出解决方案，决定行动计划。

4.1.2项目状态周报制度

项目组各组员每周一上午提交周报，提交到乙方项目经理，由乙方项目经理汇总后提交给甲方项目经理；甲方项目经理根据项目状态，总结项目周报，形成项目