店铺财务管理规定.docx
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店铺财务管理规定.docx
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店铺财务管理规定
店铺财务管理规定
(五)、内购
1、店铺员工对新品内购按6折;老款内购按公司的发货价;活动折扣低于6折按活动折扣价;特卖产品按特卖价。
店铺员工每人每月300元内购,不得超额。
若员工在店铺工作未满30天的,内购时必须支付现金。
2、店铺员工按公司发货价购买工装。
3、店铺老板内购按公司发货价,老板的朋友内购时与老板协商,但不得低于6折,活动折扣低于6折按活动折扣价。
4、公司员工到店铺内购时,执行店铺员工的内购价,并且支付现金,有特殊情况,须向公司财务提出申请
(六)、代金券的使用规定:
代金券指商家的一种优惠活动,代金券可以在购物中抵扣同样等值的现金使用
一、代金券的开出条件:
1、店铺与顾客发生调换业务时,调换金额少于之前购买金额,遵循专卖店不退现金原则,由店长给顾客开出调换差额的代金券金额,并填写开出日期和截止日期
2、店铺执行公司活动时,按照活动开出代金券。
并填写开出日期和截止日期
3、其他原因开出的代金券
二.代金券的有效性:
1、代金券上必须注明开出日期及截止日期,顾客在有限期内使用代金券方才有效
2、代金券上必须有公司财务盖章方才有效
3、同时满足以上两点,公司财务予以认可,否则,在月底对账时公司财务不予接收,视同无效。
三、代金券的使用流程;
1,首先,代金券由公司统一制定,财务发放
2,其次,如果公司统一搞活动发放代金券,由区域负责人预先估算代金券使用数量及金额报与财务,由财务审核后给予发放。
3,再次,店铺在使用代金券时,输单备注上必须写清楚开出原因,
4.,最后,每月对账时,店铺使用的有效代金券必须视同现金参与店铺的现金核算,如果代金券账面金额与实收金额不一致,由店长负责。
(七)、工装返还的规定
1、店铺员工工装必须有区域负责人或店长统一选定。
2、店铺员工工装遵循每季两套的原则选定
3、员工定工装时按公司出货价由店长开具工装票据,并注明“工装”字样,由工装认领人签字,本票据一式两联,一联店铺留存,另一联员工本人保存
4、员工离职时,财务按工装票据条上的日期,满半年以上给予返还工装款,与工资一起结算。
(八)、店长离职、更换办理流程
1、店长自动离职需其前一个月提出申请
2、由区域负责人批准之后方才办理离职手续
3、离职(更换)店长与接手店长共同办理交接手续,填写交接表,双方签字确认
4、交接表完成之后交与区域负责人,负责人审核后批准,送交公司财务部
5、财务部根据交接表登记员工档案,结算工资
具体要求:
1、与交接店长办妥工作交接,离职(更换)店长需按照工作交接流程将各项工作内容在本店与接收人逐项进行交接,对重要事项进行详细说明,对未完成工作的有关事项要有文字说明。
接收人对所交接的货品,现金,办公用品,文件资料逐一核实,确认完好无误后填写交接表,并双方签字确认
2、交接表中各项均按照要求填写并完成本店工作交接后,须经所在地区域负责人确认签字
3、区域负责人将交接表交公司财务部,财务部根据交接表,结算离职店长工资等账款
4、区域负责人将离职店长的胸卡退还交到人事部签收,人事部核查离职人员档案,确认无误后统一归档
5、以上各项办妥后,本人方可离岗
对拒不退还公司资产、文件、物品者,公司有权从其工资中扣除相应罚款,情节严重的依照法律程序办理
二、库存商品管理
店铺库存分类由专人负责
(一)、库存商品的盘点
1、盘点要求:
①、店铺负责人要求每天晚上下班时根据销售收据填写销售清单,并登记手工帐,结出库存余额。
销售清单一式两联,店铺留存一联,另一联在对账时交与财务存档。
②、店铺人员每天下班之后盘查库存商品,按照商品种类盘点数量,库存商品的实数应与手工销售清单,电脑上的登记一致,即做到“三数”一致(库存数,手工数,电脑数)如果数量不符,查明原因,并在在当天告知公司财务。
③、店铺每月至少进行2次库存商品大盘查,库存商品必须按照货号、尺码、颜色盘点并做登记,发现串号的在电脑上及时调整并告知公司财务进行审核,盘点记录必须留存,财务盘点员随时到店铺抽查;若有残次品与商品部协商,做出返残或其他处理。
④、公司财务每月对店铺的库存进行抽查,并做出盘点表,双方签字确认。
盘点表一式两联,店铺留存一份,根据盘查结果对电脑数据进行修改;财务留存一份,根据盘点表对店铺的库存调整结果进行审核
⑤、店铺库存盘盈时,充公,直接在电脑数据上增加;盘亏时,能找到负责人的,由该负责人进行赔偿,赔偿金额由当时的销售价决定,不能找到负责人的,由店长和员工各自承担当时销售价的50%。
⑥、店铺每月月底把货品按货号分男衣,女衣,男鞋,女鞋,不分颜色,尺码盘点数量,由店铺负责人签字,对账时交与财务核对库存。
2、盘点流程
①、日盘点:
首先:
店长将当日销售清单结账,结账即按照商品种类结出当日商品数量余额。
其次:
店铺应按照商品种类将库存商品摆放整齐,分类货品负责人按照商品种类盘点库存商品数量。
最后:
分类货品负责人将各自负责的商品盘查结果报给店长,由店长将盘查数量与销售清单上的结帐数量核对,若不一致,重新盘查。
数据盘查结果核实后,由盘点人登记到盘点本上,并签上名字
②、月盘点
首先:
整理仓库,店铺人员按照商品货号、尺码、颜色盘点库存数量。
其次:
明细盘点完毕,合计明细总数,然后盘点一次货品总数量,确保总数量与明细数量一致,不存在明细多盘或少盘现象并在盘点表上签字确认,写明盘点日期。
再次:
店长核对,第一:
根据盘点表上的每个货号的实际库存数量核对电脑数量是否一致。
存在串号,串码,缺货,多货现象,及时在电脑上调整过来,并通知财务审核,财务审核过之后,根据财务处罚规定由店铺赔偿。
最后:
库存盘点表店铺留存,公司随时抽查。
(二)、库存商品的入库
店铺进货时,由店铺负责人本人接收货品,根据货单核对库存商品的数量及明细,发现有多发或少发必须在收到货的一天之内告知公司。
(三)、库存商品的出库
商品的出库包括销售出库,返货出库,返残出库,调货出库,各种形式的出库必须在货品出库时输入电脑。
店铺发生调换业务,在备注上必须写明所调换衣物的售出日期及单据号;店铺返货,返残时必须核实货品数量及明细,做好登记,写出两份清单,随货品装箱一份,店铺留存一份。
封箱时必须确保完整无误。
公司财务在接到商品部打出来的返货单后,根据单据审核店铺返货单。
(四)、库存商品的输单
1、店长对每次库存商品的入库、出库应在发生时输单,未及时输单的,必须在当天之内完成,进货单输入完毕后,通知财务进行审核
2、店铺所有库存商品必须登记入帐输入电脑,包括活动赠送的特价产品,节日赠送小礼品、裤夹、衣架、环保袋等,若有发现未登记入账并且货品已经缺失的,公司视同商品已经销售,销售金额由店铺负责人承担。
(五)、库存商品的调拨
同区域调拨
调拨流程:
1、需要货品的店铺通过软件查看同区域其他店铺的库存情况
2、根据查找结果与存在所需货品的店铺进行沟通调货
3、店长安排人员到对方店铺取货,并填写调拨登记表(调出店铺留白联,调入店铺留红联)
4、调出店铺根据调拨登记表及时输入调拨单据
5、输入后通知调入店铺,调入店铺根据取货人员所取货品核对调拨单据是否正确,确认无误后审核。
如有差异及时和调出店铺联系,查找原因并修改单据。
异地调货
调货流程:
1、需要货品的店铺通过软件查看其他店铺的库存情况
2、根据查找结果和商品部沟通
(五)库存商品的摆放
仓库货品的摆放原则:
1、仓库管理应遵循摆放合理、取货方便、有效保证产品品质和外包装、保证仓库最高利用率的原则。
2.由于挤压而变形的货品,在上卖场之前必须进行整烫。
3.各类产品应分区按类别、按一定尺码顺序、规则地摆放,以便于寻找货品。
4.仓库应保持干燥、干净、整洁、条理化,每天要按时对仓库进行清理。
5.为便于及时、准确地寻找货品,应在有关地方贴上明显标记或注明货号、尺码、数量等。
6.保证仓库货品数量的准确。
应遵循每日清点、每月盘点的制度,做到实物与帐务相符、数量与金额相符。
三、与店铺有关的新算软件操作流程:
1、进货输单
点“进货管理”—“输入进货单据”---点“取消”、“确定”---“增加”进货单据,输入进货商品---完成进货单据的输入后,点“保存”—检查输入的单据无误后点“审核”,进货输单完成。
2、销售开单
点开“销售管理”—“前台销售开单”—点“取消”、“确定”---“增加”销售单据,输入销售商品---完成销售单据的输入后点“结算”输入实收金额及业务员代码。
销售输单完成。
若有内购,在开销售单据时必须在单据备注上:
某某内购。
并且实收金额为0。
3、退货输单(有客户退货)
点开“销售管理”—“前台销售开单”—点“取消”、“确定”---“增加”销售单据,输入销售商品,商品数量以负数表示---完成退货输单后点“结算”输入退货金额及业务员代码。
退货输单完成。
4、返货输单
点“进货管理”—“输入进货单据”---点“取消”、“确定”---“增加”进货单据,输入返货商品,商品数量以负数表示。
完成返货单据的输入后,点“保存”--检查无误点“审核”,返货输单完成。
5、返残输单
点“进货管理”—“输入进货单据”---点“取消”、“确定”---“增加”进货单据,输入返残商品,商品数量以负数表示。
完成返残单据的输入后,点“保存”---检查无误后点“审核”,返残输单完成。
6、调货输单
店铺有调货时,应先通知公司商品销售部。
然后开始输单:
点“进货管理”—“输入进货单据”---点“取消”、“确定”---“增加”进货单据,输入返货商品,商品数量以负数表示。
完成单据的输入后,点“保存”--检查无误点“审核”,调货输单完成。
7、会员设置
点“基本信息”—“往来客户档案”—选中店铺,点“增加”输入客户编码,客户名称,客户生日,会员折扣,积分等信息----点确定,完成会员设置。
8、单据的查询:
①“进货管理”---“查询进货单据”,可以查询所有的进货,返货,返残的单据。
②“销售管理”---“查询销售单据”:
可以查询所有销售、退货单据。
③“库存管理”---“查询库存库存”:
可按时间查询库存商品进货,销售及库存数量
9、数据查询:
①、店铺库存商品进、销、存数据查询
点“综合管理”—“各种指标排行”:
可查询进销存的数量及金额。
②、业务员销售业绩查询
点“综合管理”—“销售业绩考核”:
选择人员名称查询销售金额。
五、输单常见问题:
1、输入单据时,录入错误怎么办?
答:
发现输单错误,先进入输入错误单据的界面点“草稿”,可将该单据变为草稿形式,然后点“修改”,可将错误单据进行修改。
修改完成之后,按照正常的单据输入程序完成操作。
2、发生内购需更改折扣怎么办?
答:
因内购修改折扣,需通知公司财务,并且说明内购人员及金额,然后由公司财务将给予店铺修改折扣权限,修改完成之后,及时反馈公司财务。
3、有顾客调换货品怎么办?
答:
顾客调换货品,先将原商品输入销售单据,数量以负数表示,然后在同一张单据上输入新调换的商品,数量以正数表示。
该单据要在备注上注明:
顾客调换。
4、有顾客退货怎么办?
答:
顾客退货,将退货商品输入销售单据,数量以负数表示。
5、新到货品怎么录入?
答:
新到货品输入进货单据,并且在进货单据的摘要上注名:
收到单据日期。
6、残次品返回公司该如何操作?
答:
返残次品,输入进货单据,数量以负数表示,在该单据备注:
返残及原因。
7、会员购买该如何输单?
答:
会员购买,销售开单时候,单据上必须输入会员编号,会员享受折上折。
8、赠送顾客礼品、赠品该如何输单?
答:
赠送顾客的物品必须输单,销售开单时将赠送的物品只输入数量,不输入单价及金额。
并且在备注上注明:
“赠送”。
9、收到代金券该怎么输单?
答:
收到代金券,必须在销售开单上备注:
代金券及代金券金额。
10、串号、串码如何输单?
答:
串码输单需输入进货单据,尺码选择一正一负,不需输入单价,备注上注明串码调整。
串号输单需输入进货单据,一货号数量输入正数,另一货号输入负数,需输入单价及金额。
备注上注明串号调整。
六、收银工作中常见问题:
1、如遇到网络或软件问题不能及时输单怎么办?
答:
发现此问题及时反映给公司财务,不能随便重装系统及新算软件。
2、当日销售清单的填写:
答:
进货时:
按照商品大类登记数量
分为七类:
男衣、女衣、男鞋、女鞋、配件。
销售时:
按照商品明细登记:
货号,颜色,尺码,数量,金额
结账时:
根据进货分类登记。
公式:
昨日结存数量+进货数量—销售数量=当日结存数量
3、中午吃饭时现金如何交接?
答:
中午吃饭,店铺人员轮流换班,收银员必须将现金清点后交于指定人员保管,归来时,重新清点现金。
第一交接人是:
店长,店长不在;第二交接人是:
副店;副店不在,第三交接人是:
店内导购。
4、清点仓库如何做到准确无误。
答:
清点仓库之前,作的准备工作:
1、已经登记好销售清单,并根据销售清单登记进销存帐上,方可根据进销存帐上的库存数量清点店铺库存。
2、必须每日店铺库存数量,每月固定时间2次按照商品的货号清点所有商品。
5、货品接货,审核,录入的流程
答:
1、店铺货品的接收必须由店铺收银员本人接收。
2接收的同时要根据货品中内付的进货单据仔细审核货品,若发现数量不对,及时告知公司。
3、根据收到的进货单据输入进货单,输完之后告知公司财务,财务审核该单据。
6、残次品返回
答:
残次品可以发货返回,或是每月对账时将残次品带回。
7、店铺人员更替时交接要注意的事项
答:
1、店铺人员的更换必须告诉公司财务。
2、店铺人员必须提前15天进行交接事宜。
3、人员工作交接有关与现金及库存的必须以书面形式,并且签字确认。
8、新增员工的资料录入
答:
基本信息中录入员工资料。
9、每笔业务的业务员选择
答:
业务员根据自己的编号进行输单。
七、相关附件
1、店铺费用明细表填写要求:
①、每日登记所有当天的费用开支,写明日期,事由及金额。
②、备用金余额:
指当天的现金余额。
③、备注:
注明公司当日的打款金额;注明当日收到的代金券。
④、计算公式:
昨日备用金余额—当日费用金额=当日备用金余额。
若有收到公司的打款,则公式为:
昨日备用金余额+公司打款—当日费用支出=当日备用金余额。
⑤、制表人注明名称,即店铺收银负责人。
2、店铺对账单填写要求:
①、主营业务收入:
指当当日销售收入全额。
②、营业外收入:
销售之外的其他收入,例如:
废品收入等
③、应收账款:
内购未付款金额。
④、费用支出:
与费用表中的费用金额一致。
⑤、代金券:
指当日收到的代金券金额
⑥、余额:
指销售收入余额=往公司打款金额
其计算公式:
主营业务收入+营业外收入—应收账款—收到代金券金额=余额
⑦、备注:
注明内购未付款人员名称及金额,或其他需注明事项。
⑧、制表人注明名称,即店铺收银负责人。
3、店铺考勤表填写要求:
①、由店长负责店铺人员考勤,员工试用期过后,开始划考勤。
②、月底计算出店铺人员的实际天数。
③、销售额:
指该员工本月销售的金额,此数据用于核算员工的每月提成。
④、注明考勤员,即店长名称。
4、库存盘点表填写要求:
①、盘点表格式分为三个部分:
一是:
电脑上的账面数量,二是实际库存数量。
三是:
盈亏数量。
盘点人必须按照实际数量填写。
②盘点表种类为两种:
一是服装盘点表:
包括男衣、女衣。
二是鞋类盘点表:
包括男鞋、女鞋。
③库存盘点表必须写明截止日期:
即盘点完日期。
盘点人必须签名确认。
5、销售清单填写要求:
①、进货时,品名为商品种类,按照商品种类填入进货数量,并计算出合计数量。
②、销售时,品名为商品货号,销售的每一个商品按照商品货号、数量,单价及金额填写。
并按照商品种类计算出销售合计数量、。
③、结账,品名为商品种类,按照商品种类结出当日库存商品余额。
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