全国普通高校招生网上录取系统院校使用手册.docx

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全国普通高校招生网上录取系统院校使用手册

目录

1概述1

2系统安装4

3系统登录6

4系统主界面及其基本操作8

4.1标题栏、系统菜单、工具栏及状态栏9

4.2考生信息列表窗口11

4.3专业信息显示窗口14

4.4提示栏14

5系统菜单功能15

5.1网络子菜单15

5.2文件子菜单23

5.3编辑子菜单27

5.4查看子菜单39

5.5帮助42

6有关高校子系统几种版本的说明42

7常见问题解答43

附录A导出数据格式说明45

附录B导入数据库格式要求52

全国普通高校招生网上录取应用软件高校子系统，是教育部组织全国普通高校招生网上录取课题组开发研制，为普通高校完成本、专科招生网上录取工作设计的、在录取阶段给高校提供通过网络与省级招办交互招生信息、完成招生录取工作的一个专用软件。

其用户为有关普通高校，分为基本版和网络版，省级招办为各院校设置一个组长用户（网络版中院校可结合工作需要自行设置若干个组员用户），并设置有关用户名和初始密码供用户登录以完成招生录取工作。

网上录取应用软件高校子系统的主要功能包括：

数据传输、数据处理和消息传输。

数据传输包括各种代码表、院校招生计划、考生信息（报名信息、成绩信息、体检信息、志愿信息）、招办录检参数、招办录检结果的下载和院校计划修改申请、批件投档申请、院校对省级招办所投考生的录退结果（录取专业、退档原因）的上载。

数据处理包括专业计划修改、批件录入、审阅考生电子档案、自动或手动为各专业（院系）分档、调整考生录取专业、填写退档原因及数据统计、打印等。

消息传输包括获取省级招办通过网络传送的消息、向省级招办录取现场工作人员发送消息等。

高校子系统每次启动和每运行30分钟，都会自动从省级招办远程服务器进行信件下载，也可选择菜单中的功能项进行手工下载，保证本机数据与省级招办服务器数据的一致性。

同时系统提供Web查询功能供用户了解省级招办提供的有关招生工作信息。

高校子系统网络版中提供了二次投档功能，供院校组长用户将考生按预录专业分配到有关组员用户，多人同时完成阅档工作，最后由院校组长用户进行结果汇总并将招生结果上载到省级招办服务器中。

在系统中可通过数据的导入导出功能，将省级招办传送到院校的考生有关信息（投档单）导出后，院校可运用自行开发的软件进行分专业和预退档操作，然后导入系统中，上载到省级招办服务器。

下面根据全国普通高校招生网上录取应用软件高校子系统（2000基本版），详述系统功能及其相关操作。

1概述

普通高校招生录取过程大致可以分为前期准备及录取两个阶段。

在前期准备阶段，院校主要负责编制分省招生计划并将计划信息传送到各省级招办，由各省级招办向社会及考生公布。

省级招办通过组织考生报名、体检、考试、填报志愿等工作完成考生报名信息、体检信息、成绩信息、志愿信息等基础信息的采集工作。

在录取工作开始前，省级招办及院校都必须完成网上录取计算机硬件、网络环境的配置及普通高校招生网上录取应用软件的安装，各省级招办还须完成网上录取有关数据的准备，并将网上录取网络服务程序服务器地址、端口号及有关高校的用户名、密码等有关信息通知相关高校。

各有关高校应及时通过各省级招办提供的Web查询服务了解各省市录取工作日程安排。

部分名词解释：

1．投档单位：

院校招生的批次、科类、计划性质和投档条件相同的专业的集合，这些专业对报考的考生具有相同的资格要求，即要求考试的科目相同、分数线相同。

2．模板：

对考生进行投档或预分专业时限制条件的集合，用来描述招生院校或专业对考生的要求，即在院校进行考生专业预分的过程中，对于有特殊要求的专业，通过模板来定义专业预分条件。

3．招办远程服务器：

指供高校子系统登录的所选省市招办远程服务器，提供院校信息和考生信息下载服务。

其地址及端口号由各省级招办设置并通知有关高校。

4．高校招生信息发布WEB服务器：

指所选省市提供院校查询在Internet网上公布的有关院校招生信息的WWW服务器。

（如查询一志愿考生分段统计表）。

5．专业投档：

指院校使用高校子系统下载完投档单后，使用系统的“进行专业投档”功能，考虑考生的志愿和成绩，将考生合理的分配到各个专业。

院校端系统的硬件配置如下：

1．基本配置（适合一般招生规模院校）

硬件：

处理器在奔腾II233以上，内存32M以上，可用硬盘空间1G以上，并配置网卡或Modem的个人计算机；

软件：

操作系统为Windows98，WindowsME，WindowsNT4.0或Windows2000中文版。

2．网络版配置（适合招生规模大的院校）

组长机软硬件配置最低与上述基本配置相同，但硬件最好使用PC服务器，软件最好使用WindowsNT4.0或Windows2000中文版；

组员机配置同上述基本配置。

在录取阶段，录取工作流程如下：

2系统安装

在Windows的资源管理器中，选中基本版子目录，双击Setup应用程序图标，启动安装程序，将出现如下界面：

并进入安装程序主界面。

单击“下一步”，弹出选择目标文件夹对话框。

若更改系统文件存放位置，单击“浏览”，弹出文件夹选择对话框。

可选择系统文件存放的驱动器、文件夹等，若指定的文件夹不存在，将弹出创建文件夹对话框。

单击“是”即可创建文件夹。

单击“下一步”，安装程序将安装网上录取高校子系统到指定的文件夹，直到出现如下界面。

单击“完成”，即完成了普通高校招生网上录取应用软件高校子系统基本版的安装，安装程序将在桌面上添加如下“高校子系统2000基本版”图标。

高校子系统网络版（组长使用）和网络版（组员使用）的安装方法与基本版相似。

网络版（组长使用）安装完成后，安装程序将在桌面上添加如下“高校子系统2000网络版（组长使用）”图标和“高校子系统网络版服务程序”图标。

网络版（组员使用）安装完成后，安装程序将在桌面上添加如下“高校子系统2000网络版（组员使用）”图标。

3系统登录

双击桌面上的“高校子系统”图标，启动高校子系统，将弹出如下窗口。

所选省市的登录用户名,

密码

在所显示的中国地图中选择当前要进入录取的省市并单击。

登录进入所选省市的远程服务器，需要输入合法的用户名和密码。

注意：

服务器参数以及用户名、密码由各省级招办提供，选定当前要进入录取的省市后，必须正确设定该省市的服务器参数，然后在用户信息栏输入本院校在该省市的用户名和密码，才能登录进入系统。

说明：

组员登录的服务器地址为组长机的IP地址，端口号缺省为“9410”。

1．单击“修改服务器地址”按钮可以修改所选省市的服务器参数，如下图。

用户需要将招办远程服务器的IP地址和端口修改为招办提供的参数，部分招办还可能要求选中“使用安全登录”项。

信息发布Web服务器的IP地址和端口可设定，也可不设。

2．联机登录。

立即通过Internet网访问省级招办远程服务器选择此项，登录成功需要两个条件：

省级招办远程服务器已启动服务且输入由省级招办提供的合法用户名和密码。

登录不成功将显示连接失败的消息。

登录成功系统自动进行以下操作：

（1）第一次登录成功将下载相关代码表和创建系统基本信息表，成功完成则通过了远程服务器的身份验证（以后可以脱机登录），否则显示错误消息。

（2）从省级招办下载本院校所有投档单位的新投档单或旧投档单的招办审核意见或录取新生名册。

（3）下载省级招办远程服务器上发给本用户的消息。

下载过程有相应的提示信息。

3．脱机登录。

在系统已经通过省级招办远程服务器的身份验证，本次登录不准备访问或当前无法访问省级招办远程服务器时，可以选择此项进入系统。

进入系统仍然需要合法的用户名和密码。

登录完成后不再进行以上三项操作。

脱机状态下不能进行所有需要访问省级招办远程服务器的操作。

4．取消。

取消登录，退出系统。

说明：

第一次登录成功后，系统将自动生成系统代码表和基本信息表并存储在本机。

各系统表结构详见附录。

4系统主界面及其基本操作

系统登录成功后，将自动打开上次打开的投档单或已下载的第一张投档单。

系统读取投档单后，将出现如下主界面。

由标题栏、系统菜单、工具栏、状态栏和考生信息列表窗、专业信息显示窗、提示栏等组成。

4.1标题栏、系统菜单、工具栏及状态栏

功能：

选择当前显示和操作的省市及批次、科类及计划性质、投档单位、专业等。

工具栏

标题栏

系统菜单

批次、科类、计划性质状态

批次选框

专业选框

投档单位选框

科类、计划性质选框

院校与省市

4.1.1系统菜单

点击各项系统菜单，将弹出下拉菜单列表显示系统功能。

1．网络子菜单

2．文件子菜单

3．编辑子菜单

4．查看子菜单

4.1.2工具栏

工具栏显示的是系统部分主要功能的快捷方式，点击将启动相应的功能，将鼠标移到相应的图标上，将弹出一个文本框显示该图标对应的功能（如下图）。

从左到右依次为下载投档单、上载录取结果、导出投档单、导入录取调剂结果并汇总、统计与打印、高校招生信息发布主页、退出。

4.1.3状态栏

状态栏显示用户所选省市及批次、科类、计划性质、投档单位、专业等信息，点击各选框（如点击科类选框系统将弹出如下窗口），用户可选择科类、计划性质及投档单位、专业，选中后，考生信息列表窗口和专业信息显示窗口将显示相应的考生信息和专业信息。

4.2考生信息列表窗口

功能：

显示由状态栏参数决定的考生信息。

考生信息

考生信息标题

考生信息列表窗口列表显示由状态栏参数决定的考生信息（预录、预退及未定考生以不同颜色区分），且提示栏中显示窗口中列表的考生数，点击某一考生后，该考生所在栏将变成高亮度，且提示栏将显示该考生按当前排序方式所处的序号。

当栏宽不足以显示考生相应信息时，将鼠标停留在考生该栏目上，将弹出一个文本框显示详细信息，如下图所示。

4.2.1考生排序

单击考生信息列表窗口标题栏的标题，窗口所列考生即可按该项内容排序，如单击“考生号”，所列考生将按考生号排序。

4.2.2鼠标右键功能

用鼠标右键单击考生任一项，将弹出如下窗口由用户选择进行相应操作。

4.2.3查阅考生电子档案

双击考生除“录取专业”、“退档原因”栏之外的任意行的任意项，系统将弹出该考生信息显示窗口显示该考生电子档案。

并可在窗口中对该考生进行专业调剂、录入退档原因等操作。

说明：

考生信息显示窗口根据各省级招办考生报名信息、体检信息采集方式不同，有以下方式。

以全字符方式采集考生报名信息和体检信息并进行电子照相，系统考生信息填写在相应的表格中，点击报名信息或体检信息即可查阅考生电子档案；以图形方式采集考生报名信息和体检信息，系统将相应图表以图形方式调出，点击报名表、体检表即可查阅考生电子档案。

附加表是指省级招办在报名信息、体检信息、成绩及志愿信息以外为院校提供的考生其他信息（图形方式）。

4.2.4调整考生录取专业

双击考生的“录取专业”栏，系统将弹出如下窗口由用户手工进行该考生的录取工作。

其中，第一行显示考生的考号、姓名、总分和当前状态或录取专业。

选择拟调整该考生的专业并单击使之变成高亮度。

单击“确定”键，则该考生录取专业被修改。

也可以选中考生后按住鼠标左键不放，将考生拖曳至专业信息窗口的专业栏，等拟将该考生录取的专业项变亮时释放左键，考生即被录取至该专业。

另外，系统还提供了批量处理考生的功能。

具体做法是：

按住Shift键点击某考生，再点击另一考生，则这两个考生之间的所有考生都被选中，另一种方法是按住Ctrl键点击那些要同时录取到某个专业的考生，这些考生将依次被选中，这个操作同WINDOWS基本操作是相同的。

选取中后可以直接将这些考生拖曳到专业信息显示窗口中的拟录取专业中去。

4.2.5填写退档原因

双击考生“退档原因”栏，将弹出如下窗口请用户选择和填写退档原因及备注。

在调整考生录取专业时将考生设置为“退档”，系统也会弹出退档原因和备注填写窗口。

备注栏可对退档原因进行详细说明，用于与省招办进行网上交互。

4.3专业信息显示窗口

功能：

所选省市、批次、科类、计划性质中专业信息列表。

专业信息显示窗口中列表显示所选省市、批次、科类、计划性质所包括的专业计划信息及录取信息，如专业代码、专业名称、投档单位、学制、专业模板、体检受限类、计划数、已录数、录取考生的最高分、最低分、平均分。

双击某一专业项，则考生信息列表窗口将显示该专业已录取考生信息。

右上角的两个按钮可以切换窗口的显示模式：

紧凑显示和详细显示。

紧凑显示如下图。

4.4提示栏

功能：

显示当前联机状态、所选考生数及计划统计信息。

5系统菜单功能

5.1网络子菜单

5.1.1连接网络

本功能在脱机状态下使用，系统显示“连接到服务器”对话框，用户输入相应信息后，系统即开始尝试连接招办的远程服务器，连接成功后进入联机状态。

输入正确的密码，单击“确定”即可。

5.1.2断开连接

在联机状态下断开与省级招办远程服务器的连接，系统将在脱机状态下工作，不能与省级招办实现交互。

建议组长用户在离开计算机时选择此项，进入脱机状态。

5.1.3下载考生投档单

在联机状态下下载当前打开批次下的所有科类、计划性质的新投档单、招办对预录取结果的审核意见以及新生名册。

系统严格依照下列步骤下载：

（1）系统查询当前批次下有哪些“批次－科类－计划性质”组合。

（2）从第一个“批次－科类－计划性质”组合开始执行下列操作。

（3）如果这个“批次－科类－计划性质”组合的当前状态

不是“审核中”状态，则跳到第（9）步。

（4）向招办系统询问是否已对预录取结果审核完毕。

如果尚未审核完毕，则跳到第（9）步。

（5）如果招办没有审核意见（即对预录取结果没有异议）的话，则跳到第（7）步。

（6）下载招办的审核意见并保存。

（7）将招办批准退档的预退档考生信息从投档单表中删除，保存到退档考生表。

（8）将当前状态修改为“阅档中”。

（9）如果这个“批次－科类－计划性质”组合的当前状态是“审核中”状态，则跳到第（12）步。

（10）向招办系统询问是否有新的投档单。

如果没有新投档单，则跳到第（12）步。

（11）下载新投档单并将其合并到原有的投档单中。

（12）如果这个“批次－科类－计划性质”组合的当前状态

不是“阅档中”状态，也不是“审核中”状态，则跳到第（17）步。

（13）向招办系统询问是否有录取新生名册（即招办已批准这个“批次－科类－计划性质”组合结束录取）。

如果没有新生名册，则跳到第（17）步。

（14）下载新生名册，将新生名册中每名考生的录取专业记录到投档单表中。

（15）将招办批准退档的预退档考生信息从投档单表中删除，保存到退档考生表。

（16）将当前状态修改为“录取结束”。

（17）如果所有的“批次－科类－计划性质”组合都执行了第

（2）至（16）步的操作，则跳至第（18）步；否则对下一个“批次－科类－计划性质”组合执行第

（2）至（16）步的操作。

（18）执行结束。

5.1.4更新计划库

重新下载省级招办远程服务器上的本院校招生计划信息以及代码库信息，主要用于在提出计划修改申请并得到省级招办批准后，完成本机的计划修改，保证院校端和省级招办端本院校招生计划的一致性。

5.1.5上载录取结果

对当前投档单位的投档单进行数据处理（考生预分专业，人工调整，置退档原因）后，提交省级招办审核。

上载时本投档单位内各专业的录取人数应小于或等于本专业的计划数。

上载成功后，系统将弹出如下窗口。

上载失败原因可能有：

（1）不能连接到省级招办的远程服务器，可以通过Windows“开始菜单”的“运行”命令执行：

“Ping远程服务器IP地址”来验证省级远程服务器是否可连通，如“Ping111.111.111.111”；

（2）省级招办端正在审核本院校录取结果，可以稍候先执行“下载考生投档单后”再上载；

（3）本投档单位内某一专业录取人数超过专业计划数，可以通过检查各专业的录取人数发现；

（4）其他原因请与省级招办录取现场高校联络员联系。

5.1.6修复投档单

当院校端的数据与省招办方的数据不一致时，可以采用修复投档单对院校端的数据进行修复。

修复工作将以省招办的数据为基础，将省招办现有的关于该院校的数据复制到院校，所以，只能修复到上次上载后的状态。

建议修复的过程如下：

1．发现数据与省招办不一致后，请与省招办联系，要求省招办将贵校的状态设置为“允许投档”。

2．使用Windows的资源管理器，在院校子系统的安装目录下，删除该院校代号（登录帐号）下对应省份子目录中除“Photo”外的所有文件。

3．重新登录该省招办，下载投档单数据，再点击“修复投档单”菜单功能。

注意：

修复投档单将导致贵校自上次上载后的所有工作重新进行，应用此功能应慎重！

为保持和省招办的数据一致，请使用同一台计算机对一个省招办进行数据上下载！

5.1.7修改招生计划

显示“修改招生计划”窗口，用户可使用本功能用于向省级招办提交招生计划修改请求，供招办审核。

窗口的表格显示了系统当前的专业计划信息。

还包括新设专业、修改计划、取消专业、提交招办、放弃修改、查看历史记录几个按钮。

用户可利用本功能向省级招办提交招生计划修改请求，供招办审核。

1．新设专业：

在某一投档单位中新增加一个招生专业。

点击后将弹出“增加新专业”窗口供用户输入新专业的有关信息。

用户输入专业代号、专业名称，并通过点击“…”按钮弹出批次、科类、计划性质、投档单位选择窗口选择该专业所属的批次、科类、计划性质和投档单位。

在“增加数”中填入专业计划数，并设置学制、是否师范专业等选项。

2．修改计划：

选中拟修改的专业计划，单击本按钮，系统将根据选中的专业是新增加的还是原来就有的，分别弹出“修改新专业”或“修改专业计划数”窗口供用户修改相应信息。

（1）如果选择修改新专业，用户可以修改专业代号（不能与当前已有的专业代号重复）、专业名称，并通过点击“…”按钮弹出批次、科类、计划性质、投档单位选择窗口来修改该专业所属的批次、科类、计划性质和投档单位。

可在“增加数”中修改专业计划数，并修改学制、是否师范专业等选项。

最后单击“确定”，新专业信息即予以修改。

（2）如果选择修改原有专业计划数，在“增加数”中，录入该专业计划的增加数；若要减少该专业的招生计划，请输入负数。

单击“确定”即完成修改。

3．取消专业：

如果当前选中的专业计划是一个新设的专业，则将其删除。

注意：

不能删除原来就有的专业计划，但可以通过将其增加数设为原计划数的负值的方法使其修改后的计划数为0。

4．提交招办：

将计划修改的结果提交省级招办批准，若无计划修改请不要选择此项。

计划修改后必须点击此项才能将计划修改情况上载到省级招办，省级招办审核同意后，用户选择网络|更新计划库菜单项重新下载计划库后即完成了计划修改。

5．放弃修改：

未修改计划或放弃修改计划，点击后系统将弹出一对话框询问是否放弃，点击“是”后将退出计划修改窗口。

6．查看历史记录：

打开“计划修改历史记录”窗口供用户查看。

当用户没有连接到招办服务器时，新设专业、修改计划、取消专业和提交招办的功能无效。

5.1.8批件投档

在当前省市有特殊调档需求的院校使用，录入要求特殊调档的考生名单，并提交给省市招办现场工作人员，由招办审核组工作人员在审核通过后将指定考生投档给院校审录。

窗口的表格显示了一张批件投档考生信息的表格。

还包括增加考生、修改信息、删除考生、提交招办、放弃提交、查看历史记录几个按钮。

1．增加考生：

在批件中增加考生。

点击后将弹出“增加新的批件投档考生”窗口供用户输入该考生的有关信息。

输入考生的考生号、姓名，以及请求将此考生投档至哪个批次、科类、计划性质、投档单位，并可以填写备注以注明原因。

最后单击“确定”，将这个考生的信息增加到批件中。

2．修改信息：

选中要修改哪一名考生的信息，单击本按钮，系统将弹出“修改批件投档考生信息”窗口供用户修改相应信息。

用户可以修改考生的考生号、姓名，以及请求将此考生投档至哪个批次、科类、计划性质、投档单位，还可以修改备注。

最后单击“确定”，批件中这个考生的信息即被修改。

3．删除考生：

删除选中的批件投档的考生。

4．提交招办：

将当前批件提交省级招办审核投档。

5．放弃修改：

放弃当前批件，录入的信息不保存。

6．查看历史记录：

打开“批件投档历史记录”窗口供用户查看。

本窗口可以查看以往各次上载的批件投档请求的情况。

窗口的左部有各次上载的时间记录。

选中其中一项，窗口右部即显示出该次批件投档请求的批件信息。

5.1.9通信中心

与省级招办录取现场工作人员传递消息。

5.1.10用户管理（网络版组长用户）

管理本院校各专业组（院、系）用户。

1．新用户：

增加一名用户（组员），并分配组员用户负责阅档的专业。

组员用户负责的专业没有批次、科类、计划性质、投档单位的限制，组长可分配目前尚未分配给任何组员用户的专业给组员用户，也可以从用户负责的专业列表中删除专业，然后分配给其他组员用户。

“临时禁止此用户访问”可以保留一个组员用户但不允许该组员用户登录到组长机。

2．修改用户：

3．删除用户：

删除一名组员用户并释放该组员用户所负责的专业。

5.1.11高校招生信息发布主页

5.1.12重新登录

退出当前系统，并允许你重新选择省区市、用户名和密码进行登录。

5.1.13退出

退出本系统的运行。

5.2文件子菜单

5.2.1选择批次

显示“选择批次”窗口供用户选择要将系统主界面显示切换到哪一个批次。

选定批次后，其他所有操作都在这一批次下执行。

在批次列表框中选择你要切换到的批次，单击“确定”即可。

5.2.2向组员发档（网络版组长用户）

进行完专业投档后，将指定组员负责的当前批次、科类、计划性质各专业投档考生名单分发给组员。

在系统弹出的如下窗口中选择需要发档的组员用户，即点击用户名前的方框后点击“确定”。

向组员发档后，组长用户应在本机运行“高校子系统服务器”软件并启动服务（双击桌面上的“高校子系统网络版服务程序”图标），组员即可使用高校子系统网络版（组员使用）来登录到组长机上，取得自己负责的各专业投档考生名单，审阅考生电子档案并将录退意见反馈到组长。

5.2.3审核组员的调剂意见（网络版组长用户）

审核组员提出的对本组预投考生的调剂意见，包括预退档申请、修改录取方式申请等。

在审核调剂意见窗口中选择你要审核哪个组员的当前批次、课类、计划性质的调剂意见，然后系统显示出这个组员的调剂意见窗口。

选中你同意的调剂意见，选择“提交”，系统将执行你同意的调剂意见，将预退档的考生的状态改为“未定”，并按照修改录取方式申请进行修改。

选择“放弃”，则不考虑组员的所有调剂意见。

组员的调剂意见审核完毕后，就可以继续向其所属专业投出考生并发档了。

5.2.4强制回收组员的投档单（网络版组长用户）

将已发档给组员的考生回收，使考生恢复一般的状态，并可由组长重新进行预投、录取、退档等操作。

使用界面与发档类似。

5.2.5导出投档单

显示“导出投档单”对话框，供用户将部分考生的投档单信息以DbaseIII的DBF数据表格式导出到文件中。

同时也将导出计划库和各种代码库。

导出数据的格式请见使用手册的附录。

首先选定要导出的批次、科类、计划性质，单击“导出路径”右边的“…”按钮将显示“浏览文件夹”对话框，选定DBF文件存放目录。

5.2.6导出屏幕显示的投档单信息

将系统主界面的考生列表