OA办公系统建设规划方案.docx
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OA办公系统建设规划方案.docx
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OA办公系统建设规划方案
办公OA系统方案
一、共同OA办公系统研发思想及设计原则
(一)研发思想
我国宣布推行“国家信息化发展战略”以来,经济建设获取了飞速发展。
企业作为公民经济的基本单元,其信息化应用水平是国家信息化建设的要点,也是企业提升核心竞争力,与国际接轨的重要路子。
随着电子政务的蓬勃流行,各级政府、学校、企事业单位宽泛已经开始把提升审批效率,简化做事流程,推进网上审批作为电子政务建设的重要内容。
对于企业来说,在这个信息资讯不断爆炸的现代社会,拥有一套整合企业内部和外面的各种人、财、物、信息资源,提升管理水平和办公效率,增强企业竞争优势的办公自动化系统,显得更加重要。
共同OA办公自动化系统,以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心
平台,以现代网络通讯技术为依赖,覆盖整个行业的信息系统,以达到各项处
理工作系统化,规范化,科学化和现代化。
(二)设计原则
共同OA办公自动化系统可充分考虑不同样样企业工作的差异性和特别性,可依照以下内容为项目的设计原则,保证企业应用需求获取满足。
1、安全性。
在计算机信息系统中,应用软件涉及到部门之间的公文传达
等,因此对数据库管理和应用方面,有较高的牢固性要求和安全性要求,如信
息的授权、保密、审批、监控等;
2、灵便性。
系统具备灵便性,适应管理数据的更正等要求,适应各种情
况;
3、牢固性。
性能牢固,响应速度快,技术平台先进,对硬件和网络环境
要求不高;
4、简单性。
在用户使用方面,在保证各个功能圆满和兴隆的基础上,简
化操作模式,迅速能让大家熟练进行应用操作。
系统设置和后续保护简单,对
人员装备要求不高。
二、共同OA办公系统的应用价值
共同OA交融了当前最流行的管理思想,即对工作流、信息流和知识管
理的规范管理和增值利用,为用户供给了一个先进、高效的信息化工作平台。
同时也降低管理成本,提升管理力度。
对手下企业而言,降低工作内耗,提
高工作效率。
能够从软件和硬件两个反面来表现它的价值。
(一)软件方面
1、整合企业资源。
经过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识
资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台进步行
管理使用。
实现各种资源的互相促使和增值,创办发展的最优环境,建立正
规、科学、开放的制度和文化,保持行业协会旺盛的生命力,保证行业协会
健康连续发展。
2、加快信息流通。
下达的文件、通知、任务能够在几秒钟内同时传达
到相关人员,无任何中间环节。
企业员工的建讲和建议都能够畅达无阻的直
接反响到最高领导层,便于实时发现问题、改进过程。
手下企业能够在第一
时间将企业工作情况和工作信息向上反响,还能够够在网上轻松、直接的发言、
沟通,大大加快了信息的流通速度。
3、规范办公流程。
建立起一个亲密、协调、可靠、简单的管理系统,
使办公流程变得规范、有序,除掉信息传达中的拥挤、延缓、失真,不但提
高了工作效率,还能够大大提升工作执行力。
领导层能够清楚、正确的认识事
件的倾向性以做出正确的决策。
4、提升做事效率。
有效协调各部门之间的共同工作问题,实现高效协
作办公。
员工能够清楚的查察到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。
能够快捷的在线发送文件、通知和留言,随时随地都能够在系统中快捷的查
看各种资料,调阅并打印出来,省却了为看一份文件而各处搜寻浪费掉的大
量时间。
(二)硬件方面
1、节约企业资源。
大大节约了企业的人力、物力、财力。
经过网络系
统进行沟通协调,使不同样样地域的人集中在一起议论办公,节约了企业的有限
资源;经过网络而不用再电话咨询某个项目的进度,能够节约大量时间、精
力和电话费;能够免去比方诸如打印、发散、打电话、找人等诸多困扰,节
约纸张、人力等办公成本。
2、性能好,硬件配置要求不高。
共同OA办公系统集成了个人办公、企
业管理、合用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块,
具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编写、公文套红、
电子印章等特点,特别合用于企业的平常办公。
对用户硬件配置要求不高,
并能宽泛合用于多种操作系统之上,可最大限度保护企业在各方面的投入,
极大的节约了用户的投资。
三、共同OA办公系统的模块设置
(一)个人办公
个人办公供给个性化的工作界面,方便用户办理平常的工作事务。
1、个人设置
对一些信息进行个性化的定义。
包括用户的个人资料、昵称、头像、菜
单背景色、短信息提示音、系统登录更正密码设置等。
2、首页自定义
依照用户各自需求以及习惯,选择系统主页的布局格式,以及显现信息,
供给对系统各项工作、资料、信息的直接显示和调用。
3、菜单自定义
每个用户能够依照自己的需求,增加、排序、还原、隐蔽、删除、编写
菜单,创办个性菜单而不影响其他用户系统菜单。
4、菜单快捷组
定义好最常用的项目,实现快捷使用。
5、个人通讯录
个人通讯录属于个人使用,只有自己能够管理和查察。
6、常务安排
常务安排包括日程安排和平常势务以及今平常务。
7、工作日志
工作日志属于个人日志工具,拥有日志权限者,能够新建、编写和删除
自己的工作日志和个人日志,只有自己能够查察和保护。
8、个人文档
方便用户存放和管理自己的文件。
供给多层文件夹的建立、更正和删除,
文档查察、编写、删除、共享、日志。
(二)企业管理
供给了极具价值的企业管理功能模块,规范企业对人、财、物、信息、
流程等资源的管理。
1、协作管理
协作区针对一项任务也许项目,临时组建一支团队进行任务的协作执
行。
特别合用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。
同时再任务执行
过程中,能够设准时间限时,任务的后台监控人员(即时认识任务进展以及
恩赐指导),任务过程中需要和产生的文档,任务沟通和协作过程中沟通、
建议的记录。
2、流程管理
可实现对企业各种工作流程的定义,业务数据或公文都能够经过“表单”
来表现,详细的工作办理表现为流程的流转,供给流程提交,表单填写,附
件上传,流程审批、协办、委办、办理时间限制,流程追踪,流程图查察,
流程到达提示等兴隆功能。
同时流程能够依照性质进行种类划分,方便易用。
集成office文档在线编写、公文套红、手写签字、电子印章等。
3、文档管理
文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图片。
个
人文档主若是用于自己查察或编写的文档。
公共文档主要用于管理企业文
件,设置文件夹的查察权限、管理权限、新建权限以及下载权限。
共享空间
的文件和网络图片利于大家查察和下载。
4、人事管理
人事管理主要包括人事档案管理、薪水管理及员工工作动向管理。
5、财富管理
包括固定财富参数设置、固定财富管理、固定财富盘问、固定财富折旧
等。
6、用品管理
办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。
7、车辆管理
对企业的车辆建立一致的信息库,并实时追踪使用情况。
包括车辆使用
申请提交和审批,车辆申请分类管理,车辆使用情况盘问,车辆保护记录添
加和盘问等功能。
8、图书管理
包括图书种类管理、图书信息录入和图书盘问等功能。
建立一个一致、
圆满的图书信息库,并实时追踪图书的使用情况。
9、会议管理
能够申请会议,并将自己已申请的会议依照待批会议、已准会议、进行
中会讲和未准会议分类列出,方便用户盘问和管理自己的申请,同时被同意
的申请拥有短信提示功能,并使每个人能够清楚查察自己需要参加会议情
况。
10、商务管理
商务管理主要包括客户管理、销售管理及供给商管理。
11、计划管理
工作计划管理是供给给领导制定相应的工作计划,并设定宣布范围。
范
围内的人员可接完工作计划并查察详细内容。
(三)合用工具
供给多种合用的办公辅助工具,增强沟通和做事效率,使办公更加便利、
快捷。
1、系统邮件
又分为内部邮件和Internet邮件。
内部邮件分为收件箱、发件箱、已
发送邮件、写邮件、盘问邮件和邮件箱管理。
Internet邮箱在进行相关设置
后,即可登录到邮箱管理页面。
2、系统短信
短信是其他信息传达的辅助手段,能够迅速的把信息即时“推送”给用
户,防备事务办理的延缓。
短信又可分为PC短信息和手机短信,包括短信
编写、发送、群发、查察、回复、搜寻、短信源查察、短信箱管理等功能。
3、企业论坛
可对议论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定,用户
可就某个主题进行发贴、回复,并可对帖子进行排列、盘问,查察精华帖子
和积分榜等。
4、在线人员
查察系统中所有在线的员工,并且能够直接为在线人员发送内部短信和内
部邮件。
5、投票检查
能够经过系统宣布在线投票检查,即时对内部管理以及这个计划征采建议,
提升建议的沟通,后台数据能够统计,供给决策数据。
6、网络硬盘
网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容依照允
许权限进行相关操作。
7、图片管理
图片管理是针对图片进行阅读、下载、设置等操作。
8、寿辰贺卡
寿辰贺卡是依照在个性设置——个人资料中填写的个人出生年月来计算,
由贺卡设置中设置的发送人向出寿辰期到来的人发送设置的贺卡。
9、使用导游
帮使用人员熟悉系统。
10、快捷盘问
方便快捷盘问新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、
工作流、人力资源等信息。
11、公共相册
将企业的各种图片资料归集到系统里面,方便员工查察。
12、收藏夹
方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页,分为个人收藏夹和公共收藏
夹。
(四)信息库
1、组织机构信息
能够查察本单位的单位信息和部门信息。
2、人员信息
查察员工的信息及在线、出门情况。
3、RSS资讯
资讯订阅就是免费的网络报纸,免费的竞争情报!
看到你关注的、每日
最新的最全的信息!
同时能够将信息放置首页显示,满足领导层每日关注新
闻的需求。
4、新闻宣布
可编写新闻并可与office组件进行集成,进行新闻的宣布、更正、删
除、盘问和议论等操作,查察新闻列表,包括标题、宣布认、宣布时间、点
击次数、议论等。
5、通知管理
用于管理通知通知的宣布。
6、公共通讯录
管理和查察企业的公共通讯薄,并可按联系人分组、姓氏索引、要点词
盘问等。
7、我的助手
供给合用的信息以对企业的办公事务进行支持,包括电话区号、邮政编
码、英汉盘问、列车时辰、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。
(五)系统管理
系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。
经过系统管理,企业可
迅速的定义适合自己本质情况的办公应用。
1、组织机构管理
建立单位和部门信息,并建立上下级部门关系,形成企业的组织架构;
在部门中增加、编写用户信息;依照本质情况定义角色和权限,并赋给每位
用户,使用户只能查察权限范围内的信息和执行相关操作,保证企业的管理
规范。
2、角色权限管理
供给对角色的迅速定义,并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给
相应的角色。
当某个用户被分配角色的时候,他就自动拥有了角色所被定义
的权限。
3、印章管理
设置word文档的电子签章图片,管理图片的使用人员及权限。
用户可
以自制属于自己的公章图片,放入系统进行个人文档的签字。
4、界面设置
自定义登录界面,设置阅读器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、
登录界面图片设置等。
5、菜单设置
为系统管理员供给一个自定义菜单的界面,使企业系统能够依照需求和
办公规划更正菜单的名称,以及依照企业的需要增加自定义模块,挂接在系
统中。
能够“编写”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模
块。
6、系统日志管理
供给对用户登录系统情况、接见量的统计、对系统的操作记录进行盘问
和管理。
7、系统资源管理
能够设定每个系统角色占用系统积蓄空间情况,进行个人邮箱、个人文
件柜的容量的限制。
可删除指准时间段的旧短信、旧邮件,进行资源回收,
以便优化系统占用的空间。
8、系统安全设置
用户可设定图形码,进行身份考据;还可设定密码,有效保证系统的安
全。
四、共同OA办公系统的应用环境
(一)软件环境
数据库服务器:
windows2000/2003/NT4.0、
WEB
客户端:
windows2000/2003/xp/98、
(二)硬件环境
1、数据库服务器、web服务器
最低配置:
奔跑600CPU、128M内存、5G节余硬盘空间
建议配置:
奔跑2GCPU、1G内存、40G节余硬盘空间
2、客户端
最低配置:
奔跑233CPU、64M内存、100M节余硬盘空间建议配置:
奔跑1GCPU、256M内存、1G节余硬盘空间五、共同OA办公系统的开发步骤
(一)项目调研
对企业当前办公情况进行摸底调研(可采用问卷检查和直接访谈等方式),掌握企业办公情况,认识企业需要什么样的一个办公系统,为下一阶段工作做好铺垫。
(二)项目设计
项目设计阶段也是本项目的核心部分,成功与否要点在于项目的设计。
双方需要详细沟通沟通,认真考虑项目模块,多次循环模拟办公,渐渐圆满设计方案。
(三)项目推行
对项目设计进行系统测试,充分挖掘系统的优缺点,找出不足,促使项目进一步圆满。
(四)信息反响及项目校正
收集项目推行阶段的反响建议,并认真研究解决方案,加进更正
(五)人员培训
保证项目设计圆满切合企业办公要求时,对全体使用人员进行简单操作培训,保证全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。
(六)项目正式交付使用
交付自动化办公系统,在全企业正式使用
(七)后期系统保护及升级
在约准时间内,对企业自动化办公系统进行保护及必要的升级。
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- OA 办公 系统 建设 规划 方案