企业费用报销制度.docx
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企业费用报销制度.docx
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企业费用报销制度
费用报销制度
编制/日期:
X-9-19
审批/日期:
X-9-21
发布日期:
X-9-25
生效日期:
X-9-25
受控状态:
■受控□非受控
受控编号:
001
文件更改记录
页码
更改条款
实施日期
申请人
更改日期
文件更改单号
第一章总则
第一条目的
为加强公司财务费用报销日常管理,规范各部门员工费用签批流程和报销标准,提高财务报销的工作效率,特制定本制度。
第二条范围:
本制度规定了公司费用报销和审批的管理职责、管理内容与要求。
第三条定义:
3.1人力成本:
指工资、奖金、福利、保险、培训费、工会费和人事费用
3.2固定费用:
包括折旧、摊销开办费、租赁物业费、通讯网络费、水电费、电讯费
3.3日常费用:
包括办公费、易耗品摊销、差旅费、检测费等
3.3.1办公费:
3.3.1.1各部门的纸张、文具用品、复印费、硒鼓费、名片、软盘费(光盘)、业务书籍费、报刊杂志费、档案管理费、印制办公资料费;
3.3.1.2办公品及易耗品的维修费;
3.3.1.3会员年会费;
3.3.1.4有关信息化建设费用(如网站制作费,域名注册费,ERP的费用);
3.3.1.5办公室的花木费。
3.3.2易耗品摊销:
指价值低于2000元的财产,如电脑配件、生活用品、小金额的办公设备等。
3.3.3差旅费:
指交通费(出差车船、机票费、出差地市内交通费)住宿费、出差补贴及其他伴随出差发生的正常费用,出差发生的业务招待费按照招待费审批报销并计入招待费。
3.3.3.1市内交通费:
指员工用于工作时间内外出办公事因乘坐交通工具而发生的费用。
3.3.3.2出差费指员工因公出差而发生的交通费、托运行李费、出差补助费、住宿费等。
本规定中差旅费包括国内差旅费和境外差旅费。
国内出差指出差人当日无法返回工作地,因公到国内其他地区办事;境外出差指出差人因公派遣到国外(含港澳台地区)办事。
3.3.4业务招待费:
指为经营创造良好的外部社会环境而发生的费用,如宴请客户、赠送礼品、旅游等费用。
3.3.5汽车费用:
指交通运输工具(汽车)发生的汽油和过路费用。
3.3.6质量费用:
指质量检测费用及因质量纠纷发生的赔偿费用。
3.3.7邮运费:
是由于接受运输物品服务而支付给承运单位的费用,包括铁路、公路、航空、水运、快件邮寄等费用,以及为购买商品公司承担的费用。
3.3.8会议、内部活动费:
为更好的开展日常管理工作,公司内部组织活动的费用和单位举办、参加的各种会议支出,包括场租费、统一食宿费、活动费等。
3.3.9市场费:
是公司为提高知名度,扩大社会影响,树立良好形象而发生的费用,分为广告费、展览展示费、制作费、会议费等。
第四条审批权限:
业务和财务报销流程及权限:
具体明细见附录A
第五条各人员职责:
5.1部门主管需仔细审核单据填写的规范性、发票的合法性及金额的准确性,审核时应确认费用发生的真实性、并严格把握费用列支的合理性;
5.2主管助理、财务部或副总经理审批时应检查费用列支的合理性;
5.3单笔交际费用超过2000元,单笔人员成本、日常费用超过1000元,需事先报总务副总审批同意;
5.4审核会计应仔细复核单据填写的规范性、发票的合法性及金额的准确性;
5.5财务经理应严格把握费用列支的合理性及各部门预算额度列支情况;
5.6出纳严格按照审批好的费用报销单付款。
第二章费用报销管理的基本规定
第六条费用报销的实效
为及时真实的反映各部门当期费用,原则上要求当月费用当月报销,具体要求如下:
6.1市场费用应在取得发票的当月报销,如金额大、受益期较长,财务部可根据项目计划分期预提,项目结束取得发票后再做调整;
6.2通讯费、水电费按月报销,网络费、租赁费、物业费、装修费应根据受益期分摊或预提,取得发票的当月报销;
6.3差旅费用,应在出差返回后一周内报销;
6.4其它费用,应在发生当月25日前报销,特殊情况导致未能按时报销的,需说明详细情况,财务部负责人批准后报销。
6.5财务结帐日为每月最后一天,当月28日之后取得的发票可在下月报销。
6.6每年年末,各员工应及时清理当年的报销发票;上一年度的费用报销时间不得超过次年度的2月28日,过期不候。
第七条单据规定及票据的填写和粘贴:
7.1原则上,报销的发票必须与实际发生的经济内容完全吻合,即提倡与正规单位发生经济业务,费用发生时,必须向对方单位索取正规发票,除招待、差旅费外,要求索取增值税专用发票。
7.2报销的原始发票必须是由税务机关统一或定点印制的发票或收款收据。
在票头的正中央套印有“全国统一发票监制章,税务局监制”或“收款收据监制章”字样。
普通发票或增值税发票的发票联使用水印纸,水印图案由英文字母SW组成的菱形图案。
税务局规定已作废的发票不能再继续使用。
房租费及广告费发票必须使用租赁业、广告业或服务业专用发票。
7.3任何以个人名义开具的发票,所有权为其个人,不属于公司财产,不得予以报销。
7.4费用报销单要按费用类别列出金额,日常费用报销要与其他费用报销分开,分别填写报销单,不允许多人费用填写一张报销单。
费用总额加计要正确,大小写金额要一致,填写修改的要有报销人签字证明。
7.5在单据粘贴单上粘贴凭证时,应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴,一般粘贴2列,每列4-5张,在粘贴线内均匀粘贴,上、下及右方不得超出粘贴线,两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。
原始凭证应保持原样粘贴,有奖发票应去掉对奖联,个别规格参差不齐的凭证,可先裁边整理后再行粘贴,但必须保证原始凭证内容的完整性。
原始凭证粘贴完毕,需将凭证张数、合计金额填列完整。
并附清单或对相关票据简短说明,以便于核对并整理归档。
费用报销单上必须为报销人亲笔签字,不允许使用印章代替签字。
(财务部应当提供填写和粘贴范本)费用发票背面由报销人签字。
7.6发票粘贴时要注意,不能将票据上有关信息遮盖。
如:
出租车票的时间、金额,机票的乘机人姓名,发票的开具品名、金额等。
报销人须在发票背面用铅笔签字并注明费用发生的原因、事由。
7.7无据支出的报销。
无法开具发票的,须填写情况说明并提供付款转账凭证、收据。
发票不慎遗失,报销人须填写情况说明,并附替代等额票据,经证明人签字,交财务部上报审批通过后,财务予以报销。
一年内超过两次出现发票遗失情况的,财务可予以拒绝报销。
第八条存在以下情况财务部有权退回或拒绝报销:
8.1未按照规定填写和粘贴票据的,财务部应当退回,限期重新填写报销;
8.2费用报销内容与借款申请不一致,财务部有权予以拒绝;
8.3需要提前请示批准而未经请示批准的,财务部门应当拒绝报销;
8.4无正当理由跨年度费用财务部有权不予报销;
8.5伪造、变造发票和其他原始单据,财务部门应当拒绝报销并有义务及时上报;
8.6无据支出超过两次的财务部有权不予报销;
8.7任何人员不得将个人发生的费用以他人或集体的名义代为报销,不得以化整为零等方式违反公司有关标准违规报销。
第三章关于人力成本的规定
第九条工资、福利费、教育经费、社保费由财务部根据人力部门提供的工资发放表及时发放或支付,并按国家规定代扣代缴个人所得税和个人承担的失业保险费、基本医疗保险费、养老保险费等。
福利费、教育经费按国家有关规定计提,不得超额开支。
9.1奖励包括临时奖励和按照政策给予员工的奖励,由人力部提供人员名单及奖励金额经相关部门领导及总经理审批后交财务部备案。
财务部进行转账支付,并代扣代缴个人所得税。
9.2福利费
9.2.1福利费包括法定福利与内部福利,法定福利是指按国家有关规定计提交纳的住房公积金、养老保险金等以及当地政府规定需交纳的其他保险金。
9.2.2内部福利是指公司给员工投保的商业保险,经人力部门审核,公司财务部审核、相关领导审批后执行。
9.3培训费分内部培训费和外部培训费两类。
内部培训费指因举办内部培训而发生的场租、食宿等费用;外部培训费包括员工接受外部培训及培训外部人员所发生的费用,因接受培训发生的差旅费计入差旅费。
各种培训由人力部门审核、评估。
9.4招聘费是人力资源部用于招聘员工所发生的费用,如招聘广告费、参加人才招聘、支付猎头公司所发生的费用及员工存档费等;
第四章关于装修费、租赁费和维修费的规定
第一十条装修费是指因生产、经营、管理的需要而修缮房屋,对生产、经营、管理场所进行内外装修等支出的费用,包括因装修而产生的布线等工程费用,因增加办公座位而新添置的办公家具的费用等。
第一十一条租赁费包括承租房屋、设备和车辆。
租赁无论金额大小,一律要求提供合同,财务部按合同付款。
第一十二条维修费主要包括设备维修、房屋、建筑物的经常性维修、其他办公设施的维修、设备检测、鉴定等费用。
(详见固定资产管理制度)
维修费按照费用所属部门和类别分别记入使用单位费用核算,人事行政部月末提供维修费用分配表。
第一十三条财务部根据费用预算、物品报修单、支付凭证、清单(如维修/装修预算书、决算书、合同)、费用报销单及正式收费单据等,支付费用。
进行2000元以上的大额装修、租赁、维修等事项必须签订合同,经上级领导审核同意,采购部统一比价提交总务副总审批后方可签订合同,并提交到财务部备案。
第五章关于日常费用的规定
第一十四条日常行政类费用原则上由人事行政部统一办理采购、支付结算、保管并以记帐方式发放,财务部门监督使用。
即申请人填写《日常用品申购单》(见附录I),经部门负责人核准后提交行政人员统一购置及领用。
每月末行政部根据各部门的实际费用发生情况,向财务部提交费用分摊表。
第一十五条市内交通以公交、地铁为主,出租车和使用员工汽车需提前申请。
因公使用员工汽车费用的报销:
按照实际公出地点,根据XX地图计算里程(作为报销附件),按照每公里1元补贴油费及折旧,在使用车辆后,到财务部按照补贴标准报销。
报销需明确注明事由、所属汽车的牌号、往返地点及里程数,可使用车辆加油机打发票报销。
公司批准报销交通费用的人员,依据考勤和行程按次累计报销,次月15号前凭票报销。
第一十六条所有因生产事故、质量问题发生的各项损失费用需要进行责任界定,填写事故报告表,交总经理审批后,财务部依据批示进行扣款或支付。
第一十七条邮寄、运杂由人事行政部统一负责联系运输单位托运,根据发件人分摊到相应部门。
第一十八条部门活动经费,由部门负责人申请,交总经理审批。
可用于组织部门员工旅游、聚餐等活动。
第一十九条以上由人事行政部经办的费用,月末由人事行政部按照使用部门和时间填写“行政费分摊明细表”交财务核算。
第六章关于差旅费的规定
第二十条出差交通标准:
20.1总经理级以上人员出差可选乘火车或轮船软席票位(包括软卧、软座)和可选乘飞机经济舱;
20.2中层及以下人员连续乘座火车6小时以上,可乘坐硬卧;飞机经济舱票价不高于同一目的地普通火车硬卧120%的,可乘坐飞机经济舱。
20.3如因路途较远等特殊原因订购硬卧或软席(包括软卧、软座)的,需填写《特殊交通工具申请表》,由总经理审批,审批单据附于费用报销单后;未经批准,擅自乘坐,按同程火车硬座或硬卧票价报销,超出部分费用自理。
20.4原则上员工出差的交通工具往返订票全部由人事行政部负责,出差员工需提前通知预订。
由人事行政部填制付款申请单,经总经理批准后,款项由公司统一支付。
第二十一条国内出差住宿标准:
21.1出差住宿费在标准限额内按实报销,具体住宿标准按职务级别规定如下:
职务\类别
一类城市
二类城市
三类城市及其它
总经理
据实报销
据实报销
据实报销
总经理助理、总监、高级专家
300
250
200
经理、顾问、技术员及以下人员
250
200
150
生产人员
工厂住宿
工厂住宿
工厂住宿
一类城市:
根据国家公布的中国最核心的城市经济体,指北京、上海、广州、深圳。
主要从城市的GDP、经济总量、收入水平、市场成熟度等指标进行划分;
二类城市:
成都、武汉、南京、杭州、天津、合肥、郑州、福州、南昌、无锡、苏州、重庆、西安。
三类城市及其它:
上述城市以外地区
21.2原则上出差入住当地经济型宾馆,员工自行选择宾馆高于标准的,若无正当理由且未按要求执行,审批人员有权拒绝报销。
21.3如为两人一起出差,原则上同性别要求同住标准间,合计住宿标准为单人住宿标准(可按标准较高者计)的1.5倍以内;
21.4员工参加外部会议、培训以及陪同接待客户,可根据实际情况享受外部统一安排的标准,但需事先向直接主管予以申请同意,报销时注明超支原因,由总经理批准列支。
21.5宾馆住宿期间不得报销住宿以外的费用,发生住宿以外费用自行承担;
21.6员工出差需事先经主管领导批准与确认行程安排;如遇突发事件需紧急出差的,需及时作电话沟通确认;
21.7出差途中除因病或遇意外灾害,或因工作实际需要电话联系、请示批准延时外,不得因私事或借故延长出差时间,未经批准因私事或借故延长出差时间的,按公司的员工管理的相关规定处理。
21.8出差归来后,需及时填写《差旅费报销单》与按规定粘贴差旅发票,及时结清出差临时借款。
第二十二条出差补贴标准:
出差伙食费、出差期间交通费按每人每天100元的标准报销,不再额外报销餐饮及交通费用。
报销天数按乘坐交通工具正式发票上标明的出发日期至返回日期天数减一计算。
出差期间公司统一支付伙食费和交通费的情况下,出差人员无出差补贴。
当日返回工作地的等同外出办事,按100元/天标准给予实报实销。
生产人员每人每天出差补贴标准如下:
职务\类别
补贴标准
生产组长
80
技术员
50
操作工
30
注:
因生产人员食宿由公司统一安排支付给生产工厂,出差人员除出差补贴外不再报销未经事先审批的任何费用。
第二十三条市内交通费的规定
23.1外出公务较为频繁的,可申请包月交通卡,陈述申报理由和申报额度,经总经理审批同意后提交财务备案,并按月报销,无特殊情况不再予以报销市内交通费。
23.2员工加班时间超过晚上21:
30,可乘坐出租车回家,允许报销市内交通费。
23.3其他因公务性外出需乘坐出租车,经办人员需事先征得部门负责人准许。
23.4报销市内交通费,需注明乘坐时间(如采用机打票据,以票据时间为准)、行车起点与终点、行车目的,否则可不予报销。
第七章关于业务招待费的规定
第二十四条招待费实行实名制,谁经手谁报销。
各部门要严格控制招待费支出,严禁以招待费名义报销个人费用。
第二十五条请客费用严格执行“事先审批,事后报销”的方法,未经事先申请的费用支出,一律不予报销;报销时填写《招待费申请表》,详细注明每一笔费用的发生时间、客户单位名称、报销内容、报销金额。
第二十六条采购部负责统一订做礼品。
领用或订做礼品的,需填写“礼品领用/订做申请单”,人事行政部月底对各部门礼品领用情况进行统计,归集报送财务部,费用计入领用部门招待费。
举办市场活动所赠送的礼品,费用计入市场费。
第二十七条为提高公司经营业绩,交际费用支出实行勤俭节约,审批从紧原则。
第八章关于市场费用的规定
第二十八条因市场活动发生的差旅费、招待费分别计入差旅费、招待费,不在市场费用核算,因市场活动发生的会议费记入市场费。
第二十九条进行市场宣传活动必须签订合同,分期付款的要开全额发票,该合同需经相关部门审核审批后交财务部备案。
第三十条广告费报销时需提供正式的广告业专用发票,平面媒体广告需提供相应的广告样张。
第三十一条展示展览活动(包括活动过程中发生的礼品支出、制作费支出)需事先提供整体活动预算及与参展方签订的合同。
根据预算和合同进行借款,报销时需提供活动明细清单。
第三十二条印刷类活动(包括各种宣传资料印刷)借款时需提供合同,报销时需提供印刷资料样品备案。
第三十三条信息平台发布信息,付款时需要合同、订单或有效发票。
第九章关于会议费用的规定
第三十四条个人因参加会议产生的差旅费计入差旅费。
会议以承包形式举办的,需要提供与承办方签订的协议,参加外部会议需要提供会议邀请函,内部组织会议需要提供会议活动预算。
发票内容为会议费的要提供会议纪要,包括时间、地点、内容、参加人员等。
第三十五条财务部根据会议费用预算、会议费用清单、会议纪要、费用报销单及正式收费单据报销或支付会议费。
会议费的列支范围包括:
由本公司组织的对内或对外的会务活动支出及由公司主办或协助参与的客户联谊会、展示会,外部会议的各类赞助费及其他会务的费用支出。
35.1会议费的列支严格执行“先申报审批,后在预算内列支”的办法,未经事先审批的会务类费用支出一律不予报销。
35.2会务主办部门根据申请要求制定会务详细方案及会务预算,并填写《会务经费预算表》,经主办部门负责人审批后提交申请部门负责人审核确认。
35.3申请部门负责人审核确认后提交总经理审批同意,并将《会务经费预算表》在财务备案。
35.4会务组织人员开始该会务的筹备和安排,将会务开支严格控制在预算内。
35.5会务结束后,由会务主办部门统一将会务相关的费用进行一次性报销,并将实际开支与预算分类进行对比说明。
第一十章关于税费、财务费用及营业外支出的规定
第三十六条税费指公司在经营过程中发生的各项应交及代扣税金及附加费用。
第三十七条财务费用是指企业筹集生产经营所需资金而发生的费用,包括利息净支出、金融机构手续费、工本费以及筹集生产经营资金发生的其他费用等。
第三十八条营业外支出包括各种行政罚款支出、赔偿款、资产盘亏等。
第一十一章附则
第三十九条本制度下发之日起其他同类制度同时废止。
第四十条本规定从X年1月28日起正式执行,由公司财务部负责解释、修订。
附录、业务流审批职务和权限(X年)
审批职务名称
一级部门
二级部门
级别
对应人员
采购付款
资产损失
人员成本
固定费用
日常费用
市场费用
特殊费用
董事长
董事长
总经理
总经理
∞
∞
∞
∞
∞
∞
∞
总务副总
总务副总
300000
√
√
√
5000
√
√
技术部
技术副总
√
√
√
300
√
综合管理部
部门经理
√
√
√
300
√
行政
人事
研发部
部门经理
研发
中试
生产
成品部-研发
CTO
√
300
√
成品部-升华
车间主任
√
300
√
项目管理部
部门经理
√
300
√
质检部
部门经理
√
300
√
QA
QC
采购部
部门经理
20000
√
300
√
√
询价管理
订单采购管理
供应商绩效管理
销售部
材料部
部门经理
√
300
√
照明部
部门经理
√
300
√
财务部
部门经理
√
300
√
二、财务流审批职务和权限
审批职务名称
级别
对应人员
采购付款
资产损失
人员成本
固定费用
日常费用
市场费用
特殊费用
财务
3000
√
√
√
√
√
会计
√
出纳
√
√
√
√
√
董事:
总经理:
制表人:
附录
日常用品申购单
年
月
日
申购部门:
申购人:
购买物品
数量
申请理由
备注
核准人:
附录Ⅱ
行政费分摊明细表
单位:
元
部门\项目
房租、物业费
水电费
通讯费
办公用品
汽车费用
邮运费
会议费
总经理办公室
综合管理部
人事行政部
后勤部
EHS部
采购部
销售部
研发部
质检部
项目管理部
财务部
升华部
物流部
附录Ⅲ
特殊交通工具申请表
姓名
职务
部门
交通工具选择
选乘时间
行程
申请理由
行政部意见
申请人
申请时间
部门负责人
核准人
附录Ⅳ
差旅费报销单
报销日期:
年
月
日
附件
张
部门
出差人
岗位
出差事由
出差时间
出差起讫点
车船费
住宿费
出差补贴
交通费
其他
小计
出发
到达
出发
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