人力资源部规范化管理工具.docx
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人力资源部规范化管理工具
第一章人力资源部组织结构与责权
第一节人力资源部组织结构
一、人力资源部组织职能
制定并实施各项管理制度,调动员工的积极性,激发员工的潜能,满足企业持续发展对人力资源的需求。
具体:
员工招聘、面试与录用、培训与开发、职业生涯规划、薪酬与激励、绩效考评、员工辞职与辞退、劳动关系等。
二、人力资源部组织结构图
(一)中小企业人力资源部组织结构图
(二)集团公司人力资源部组织结构图
第二节人力资源部职责
一、人力资源部职责
二、人力资源部权力
第三节、人力资源部负责人岗位职责
一、人力资源部经理岗位职责
二、人力资源总监岗位职责
第二章人力资源规划管理
第一节人力资源规划岗位职责
一、人力资源规划主管岗位职责
二、人力资源规划专员岗位职责
第二节人力资源规划管理制度
一、人力资源规划管理制度
第一条目的
为了规范公司的人力资源规划工作,根据公司发展需要的内、外环境,运用科学合理的方法,有效进行人力资源预测、投资和控制,并再次基础上指定岗位编制、人员配置、教育培训、薪酬分配、职业发展、人力资源投资方面的人力资源管理方案的全局性的计划,以确保公司在需要的时间和需要的岗位上获得各种合适的人才,以保证公司战略发展目标的实现。
第二条范围
公司高层领导、人力资源部、各部门主要负责人。
第三条作用
①确保公司在生存发展过程中对人力资源的需求,得到并保持一定数量具备特定技能、知识结构和能力的人员;充分利用现有人力资源。
②在预测公司未来发展的条件下,有计划地逐步调整人员的分布状况,把人工成本控制在合理的范围内。
③有助于调动员工的积极性,建立一支训练有素、运作灵活的员工队伍,增强公司适应未知环境的能力。
④预测公司潜在人员过剩或人力不足的问题,能够及时采取应对措施。
⑤减少公司关键岗位及关键技术环节对外招聘的依赖性。
第四条职责
人力资源部是人力资源规划的归口管理部门,其他职能部门具体负责本部门的人力资源规划工作,具体工作职责如下表所示。
部门
具体工作职责
人力资源部
①负责制定、修改人力资源规划制度,负责人力资源规划的总体编制工作
②负责公司人力资源规划所需数据的收集并确定
③负责开发人力资源规划工具和方法,并且对公司各部门提供人力资源规划指导④年初编制《公司年度人力资源规划书》,报各部门负责人审核、总裁审批
⑤将审核通过的《规划书》作为重要机密文件存档
各职能部门
①需向人力资源规划专员提供真实详细的历史和预测数据
②及时配合人力资源部完成本部门需求的申报工作
公司高层
负责人力资源规划工作的总体指导、监督和决策
第五条原则
公司人力资源规划工作需遵循以下四点原则,如下表所示。
基本原则
详细说明
1、动态原则
①人力资源规划应根据公司内外环境的变化而经常调整
②……具体执行中的灵活性
③……人力资源具体规划措施的灵活性及规划操作的动态监控
2、适应原则
①内外部环境适应人力资源规划应充分考虑公司内外部环境因素以及这些要素的变化趋势。
②战略目标适应……应当同公司的战略发展目标相适应,确保二者相互协调。
3、保障原则
①人力资源规划工作应有效保证公司对人力资源的供给
②人力资源规划应保证公司和员工共同发展
4、系统原则
人力资源规划要反映出人力资源的结构,使各类不同人才恰当地结合起来,优势互补,实现组织的系统性功能。
第六条内容
人力资源规划工作的主要内容包括九个方面,如下表所示。
规划项目
主要内容
预算内容
1、总体规划
人力资源管理的总体目标和配套政策
预算总额
2、配备计划
中、长期内不同职务、部门或工作类型的人员分布状况
人员总体规模变化而引起的费用变化
3、离职计划
因各种原因离职的人员情况及其所在的岗位情况
安置费
4、补充计划
需补充人员的岗位、数量及要求
招聘、选拔费用
5、使用计划
人员升职政策、升职时间、轮换工作的岗位情况、人员情况、轮换时间
岗位变化引发的薪酬福利等支出的变化
6、职业计划
骨干人员的使用和培养方案
7、劳动关系计划
减少和预防劳动争议,改进劳动关系的目标和措施
诉讼费及可能的赔偿
8、培训开发计划
培训对象、目的、地点、时间、内容和讲师等
培训投入、脱产人员工资及脱产引起的损失
9、绩效与薪酬福利计划
个人及部门的绩效标准、衡量方法、薪酬结构、工资总额、工资关系、福利绩效与薪酬的对应关系等
薪酬福利的变动额
第七条流程
流程图略
(一)企业人力资源规划环境分析
①收集整理数据。
制定规划前,必须向各职能部门索要各类数据(如下表所示)。
人力资源规划专员负责从数据中提炼出所有与人力资源规划有关的数据信息,并且整理编报,为有效的人力资源规划提供基本数据。
1、需要向各部门收集的数据资料
①公司整体战略规划数据
③财务规划数据
⑤生产规划数据
⑦各部门年度规划数据信息
②企业组织结构数据
④市场营销规划数据
⑥新项目规划数据
2、本部门相关资料整理
①人力资源政策数据
③公司行为模型特征数据
⑤培训开发水平数据
⑦公司人力资源人事信息数据
②公司文化特征数据
④薪酬福利水平数据
⑥绩效考核数据
⑧公司人力资源部职能开发数据
②人力资源部在获取以上数据的基础上,组织内部讨论,将人力资源规划系统划分为环境层次、数量层次、部门层次,每一个层次设定一个标准,再由这些不同的标准衍生出不同的人力资源规划活动计划。
③人力资源部应制定《年度人力资源规划工作进度计划》,报请各部门负责人、人力资源部负责人、公司总裁审批后,向公司全体人员公布。
④人力资源部根据公司经营战略计划和目标要求以及《年度计划》,下发人力资源水平调查表、各部门人力资源需求申请表,在限定工作日内由各部门职员填写后收回。
⑤人力资源部在收集完毕所有数据后,安排专职人员对以上数据进行描述、统计并分析,制作《年度人力资源规划环境分析报告》,由人力资源部审核小组完成环境分析的审核工作。
⑥人力资源部应将审核无误的《分析报告》报请公司高级管理层审核批准后方可使用。
⑦在人力资源环境分析进行期间,各职能部门应根据部门的业务需要和实际情况,在人力资源规划活动中及时全面地向人力资源部提出与人力资源有关的信息数据。
人力资源环境分析工作人员应该认真吸收接纳各职能部门传递的环境信息。
(二)人力资源需求预测
①《年度人力资源规划环境描述统计报告》经公司高层批准后,由人力资源部人力资源规划专员根据公司人力资源的需求和供给情况,结合公司战略发展方向、公司年度计划、各部门经营计划,运用各种预测工具,对公司整体人力资源的需求情况进行科学的趋势分析和统计分析。
②人力资源需求预测有以下几种基本方法。
*管理人员判断法。
主要适于短期预测。
*经验预测法。
也称比率分析法。
*德尔菲法。
要使方法奏效,要注意以下技巧:
1、要给专家提供相关的历史资料和统计分析结果,使其能做出判断。
2、不要过分询问人员需求总的绝对数字,而应关心可能需要增加人员的百分比,或者某些关键人员的预计增加数,询问的问题要让专家能够回答。
3、允许专家粗估数据而不要求精确,但要让他们说明预测数据的可信度。
4、使过长尽可能简化,特别是不要询问那些与预测无关的问题。
5、对人员的分类和定义,在职务名称、部门名称上要统一,确保所有专家能从同一角度理解这些名称和分类。
*趋势分析法
是一种定量分析方法,其基本思路是,确定组织中哪一种因素与劳动力数量和结构的关系最密切,然后找出这一因素随聘用人数而变化的趋势,由此推断未来的人力资源需求。
选择与劳动力数量有关的组织因素是需求预测的关键一步。
这个因素至少应满足两个条件:
第一,组织因素应与组织特性直接相关;第二,所选因素的变化必须与所需因素的变化成比例。
做预测时,可以完成根据经验估计,也可以利用计算机进行回归分析。
③人力资源需求预测步骤。
有图。
④人力资源部人力资源规划专员对公司人力资源情况进行趋势预测统计分析后,制定《年度人力资源需求趋势预测报告》,报请公司领导审核、批准。
(三)人力资源供给预测
①主要包括内部人员拥有量预测和外部供给量预测。
外部的侧重于关键人员。
②人力资源供给预测步骤。
有图。
③人力资源部人力资源规划专员对公司人力资源情况进行趋势预测统计分析之后,制作《年度人力资源供给趋势预测报告》,并上报公司领导审核、批准。
(四)人力资源供需平衡决策
审核批准《需求报告》和《供给报告》后,人力资源部要组建“人力资源规划供需平衡决策工作组”。
①成员由公司高层、各职能部门负责人、人力资源部相关人员组成。
②会议包括人力资源规划环境分析会、人力资源规划供需预测报告会和公司人力资源供需决策会。
(五)人力资源各项计划讨论确定
①完成决策组会议决策信息整理工作,并且制定《年度人力资源规划书制定时间安排计划》。
②人力资源部召开制定人力资源规划的专项工作会议。
包括14项议程:
描述公司人力资源总规划、讨论总规划,形成草案、讨论人力资源配备计划,形成草案、商讨人力资源补充计划……、人力资源使用计划……人力资源退休解聘计划……人力资源培训计划……人力资源接班人计划……人力资源绩效管理计划……薪酬福利计划……劳动关系计划……人力资源部组织职能,决策公司人力资源部战略方向……商讨人力资源部职能水平改进计划,形成……分配人力资源规划各个具体项目的实施单位或工作人员。
(六)编制人力资源规划书并组织实施
①汇总全部人力资源规划具体项目计划,编制《年度人力资源规划书》,报经人力资源部全体员工核对,报经公司各职能部门负责人审议评定,交由公司人力资源部负责人审核通过,报请公司总裁批准。
②人力资源部组织实施《规划书》内部员工沟通活动,保障全体员工知晓人力资源规划的内容,以期保障人力资源规划实施的顺利进行。
③人力资源部应将《规划书》作为重要机密文件存档。
第八条人力资源规划工作评估
(一)评估标准
①管理层在人力资源费用变得难以控制或过渡超支之前,是否采取措施来防止各种失衡,并由此使劳动力成本得以降低。
②公司是否有充裕的时间来发现人才。
③管理层的培训工作是否可以得到更好的规划。
(二)评估方法
①目的对照审核法,即以原定的目标为标准进行逐项的审核评估。
②资料分析法,即广泛收集并分析研究有关的数据。
如员工的离职、旷工、抱怨等。
第九条附则
①本管理制度由人力资源部负责解释。
对于本规定所未规定的事项,按人力资源管理规定和其他有关规定予以实施。
②本规定自发布之日起执行。
二、人力资源管理预算制度
第一条目的
逐月编制费用预算表
第二条范围
人力资源管理预算的编制、执行与调整涉及公司的所有部门及主要人员,包括公司所有的业务部门和职能部门的人力资源管理活动。
第三条职责
人力资源部是人力资源管理预算的主要执行部门,其他职能部门具体负责本部门的人力资源规划工作并提供相关数据,公司预算委员会负责审查、核准等,具体工作职责如下:
部门
具体工作职责
人力资源部
①编制年度人力资源管理预算,报预算委员会审批
②负责人力资源预算所需数据的收集和确认
③按时进行各项费用的月度预算,编制费用预算表
④及时预测变化的情况,对预算提出修改意见
各职能部门
向人力资源部提供真实详细的历史和预测数据,配合人力资源部完成本部门需求的申报工作
预算委员会
①负责审核人力资源管理年度预算、决算报告及中长期预算、规划
②审定下达正式预算
③根据预算执行中遇到的问题,及时组织对预算进行调整
第四条作用
①是对公司整体人力资源活动的一系列量化的计划安排,有利于工作计划的监控执行,并能够及时对可能出现的变化做好准备。
②是对人力资源部门人员进行绩效考核的主要依据。
③可促进公司各类资源的有效配置,提高资源利用率。
④加强对费用支出的控制,有效降低人力资源管理成本。
第五条工作期间
①每月24日之前将预计的后三月费用情况资料送会计部。
②后三月各项费用预计表,一式三份,于15日前上交。
第六条预算编制的依据
①经营发展规划和人力资源战略规划
②上一年度人力资源管理活动的实际费用情况及本年度预计的内外部变化因素。
第七条编制预算的原则
可行性、客观性、科学性和经济性。
第八条预算编制
(一)人力资源管理费用构成要素(有图)
(二)人力资源管理费用预算编制
活动项目
费用项目
招聘
广告费、招聘会务费、高校奖学金
人才测评
测评费
培训
教材费、讲师劳务费、培训费、差旅费
公务出国
护照费、签证费
调研
专题研究会议费、协会会员费
劳动合同
认证费
辞退
补偿费
劳动纠纷
法律咨询费
办公业务
办公用品与设备费
残疾人安置
残疾人就业保证金
薪酬水平市场调研
调研费
第九条人力资源管理费用预算编制流程(有图)
任务概要
人力资源预算编制
节点控制
相关说明
①
考察上一年度费用的预算决算情况
②
对历年预决算进行对比研究,分析费用的分布状况及使用趋势
③
对公司的生产经营状况进行分析
④
调查了解影响人力成本的因素及费用支出情况
⑤
根据公司发展目标及上一年经营状况,预测下一年度生产经营状况
⑥
根据本部门规划,预测当年可能发生的费用,并对当年以发生费用结算
⑦
根据上述各项数据编制下一年度人力资源管理预算
(二)人力资源管理成本核算工作内容
①人力资源原始成本核算内容,有图。
②人力资源重置成本核算内容,有图。
③人力资源部在进行实际预算时,应考虑各项可能变化的因素,留出预算费,必备发生预算外支出。
第十条人力资源管理预算审批
第十一条人力资源管理预算的执行与控制
①收到预算委员会批复后按照计划实施。
②建立全面预算管理簿,按时填写预算执行表,按预算项目详细记录预算额、实际发生额、差异额、累计预算额、累计实际发生额、累计差异额。
填报单位:
填报人:
填报时间:
项目
月度
季度累计
年度累计
预算
实际
预算
实际
预算
实际
费用使用额
培训费用
外派学习
入职培训
业务培训
……
小计
薪金费用
员工工资
保险总额
福利费用
其他
小计
……
总计
(二)人力资源管理预算的控制
①有金额管理、项目管理、数量管理。
②预算管理过程中,预算内的项目由人力资源部经理进行控制,预算委员会和财务部进行监督,预算外支出由公司主管财务的副总和总经理直接控制。
③下达的预算指标是与绩效挂钩的硬性指标,一般情况不得突破。
根据预算执行的情况对责任人进行奖惩。
④因费用预算遇到特殊情况确需突破时,必须提出申请、说明原因,经公司主管财务的副总审批纳入预算外支出,如果支出金额超过预备费,必须由预算委员会审核批准。
⑤预算剩余可以跨月转入使用,但不能跨年度。
⑥预算执行中由于市场变化或其他特殊原因阻碍预算发挥作用时,及时进行预算修正。
第十二条预算修正的权限与程序
预算委员会和董事会。
第十三条预算的执行反馈与差异分析
(一)预算执行情况反馈流程(有图)
(二)预算差异分析报告应包括的内容
①预算额、本期实际发生额、本期差异额、累计预算额、累计实际发生额、累计差异额(有图)。
②对差异额进行的分析。
③产生不利差异的原因、责任归属、改进措施以及形成有力差异的原因和今后进行巩固、推广的建议。
第十四条预算的考核与激励
①预算考核对象与作用
②预算考核原则
③公司通过季度/年度考核保证预算的实施。
④季度/年度预算考核是对前一季度预算目标完成情况进行考核,及时发现可能的潜在问题,或者必要时修正预算,以适应外部环境的变化。
第十五条附则
第三节人力资源规划管理表格
一、人员需求预测表
1、年度人员需求预测表
人员状况
第一年
第二年
第三年
……
年初人员需求数
预测年内需求之增加(减少)
预计年内人员变动情况
由于调动和晋升而得到的人员补充
由于调动和晋升而造成的人员损失
由于资源浪费而造成的人员损失
由于辞退造成的人员损耗
由于退离休而造成的人员损失
预计年度人员需求数
预计年度内人员不足或多余数
预计年内人员损耗总数
预计年内人员需求总数
2、按职位类别的人员需求预测表
人员类别(按职务分)
现有人员
计划人员
预期人员的缺失
本年度预计需求人员总数
余缺
调职
升迁
辞职
退休
辞退
其他
合计
高层管理者
中层管理者
基础管理者
一般员工
……
合计
填表人:
审核人:
3、月份人员需求预测表
需求原因
管理人员
信息技术人员
一般职员
详细说明
高层
中层
基层
小计
系统开发专员
数据库工程师
信息分析专员
小计
行政人员
销售人员
小计
二、人员编制调整表
1、人员编制调整表
部门名称
现有编制
增(减)人数
增(减)理由
审核意见
2、岗位增补申请表
部门
拟增补岗位名称
增补岗位起始日期
增补岗位所需人数
目前存在的问题
申请理由
直接上级
直接下级
增补岗位人员要求
增补岗位的工作内容
申请部门意见
人力资源部门意见
领导意见
填表人:
审核人:
3、人员增补申请表
人员配置状况
拟增补人数
增补人员需要条件
号次
工作项目
编制人数
现有人数
1
2
3
4
5
合计
总经理
审批意见:
总经理
经理
办公室
人事部
4、人员岗位变动申请表(太复杂)略课本31页
姓名
现在部门
入职日期
学历
职称
转正日期
职位
现在工资
合同签订
□是□否
变动后部门
变动后职位
变动性质
□平调□升职□降职□辞职□辞退
变动原因详述
原来部门意见
现在部门意见
行政部门意见
主管总经理意见
总经理意见
工资变动
备注
三、人力资源规划表
1、人力资源年度规划表1(有图)
2、人力资源年度规划表2(有图)
四、人才储备登记表
1、管理人才贮备登记表
姓名
年龄
最高学历
现职
服务年限
担任本职年数
历年主要业绩
对企业的贡献
优势与特长
优势与劣势
职业素养
进取情况
责任心
创新与领导力
可升调职位1
升调时间
所需培训
可升调职位2
升调时间
所需培训
人力资源部意见
领导意见
2、企业人才储备登记表
姓名、年龄、最高学历
现职、入职时间
下面:
个人主要业绩、主要专长和有优点、弱势和不足、发展潜力(可塑性)、进取情况、学习能力、工作技能掌握程度、可升调职位1加上升调时间、所需培训、直接主管意见、人力资源部意见、领导意见。
3、人才库人才信息表
姓名、性别、年龄、婚否、身高
血型、视力、健康状况、工龄、职称
毕业院校、毕业时间、专业
通信地址、邮编、电话
当前职务、现任职单位
主要工作经历
主要专业成果(所取得业绩)
现待遇情况
综合评价
第五节人力资源规划管理方案
一、公司人力资源限制分析
㈠数据资料的收集得出人力资源状况与预测
㈡人员分析离职比率和人员增长
二、职务设置与人员配置计划
三、人员招聘计划㈠招聘需求㈡招聘方式㈢招聘策略㈣招聘人事制度㈤风险预测
四、人事政策调整
㈠薪资福利政策调整㈡招聘政策…㈢考核政策调整…㈣员工培训政策调整
五、人力资源管理费用预算
㈠招聘费用预算㈡培训费用㈢员工工资预算㈣员工福利预算㈤社会保险金
第六节人力资源管理预算方案
一、年度人力资源部费用预算及使用情况
数据表和得出的结论支出增长率
二、公司经营状况分析
三、公司人力资源相关政策的调整
四、年度各项费用预算编制
㈠人力资源管理费用的构成要素
㈡人力资源管理费用预算编制
㈢年度公司人力资源预算简表
第三章招聘管理
第一节招聘岗位职责
一、招聘主管岗位职责有图
二、招聘专员岗位职责有图
第二节招聘管理制度
一、招聘与录用管理制度
第一章总则
第一条目的
第二条适用对象
第三条权责单位
第四条招聘录用额原则
公司招聘坚持公开招聘、平等竞争、因岗择人、择优录用、人尽其才、才尽其用
第二章招聘小组成员构成
第五条企业成立招聘组负责对人员的筛选,其小组成员至少由三人组成,分别来自人力资源部、用人部门、企业领导或外聘专家。
不同人员面试考官的组成
职位
初试
复试
核定
普通员工
人力资源部人员
人力资源部人员+用人部门主管
用人单位领导
基层管理人员
人力资源部主管+用人部门主管
部门经理+人力资源部经理
部门经理
中高层管理人员及公司所需的特殊人才,面试考官一般由人力资源部经理、总经理、外聘专家组成,总经理拥有对其录用决策的最终决定权。
第三章招聘需求
招聘工作一般从招聘需求的提出开始,由各用人部门提出,包括所需职位、人数、最迟上岗时间等内容。
第六条各部门、下属公司根据业务发展、工作需要和人员使用状况,向人力资源部提出员工招聘需求,并填写人员需求申请表(有图),报人力资源部审批。
第七条突发的人员需求。
因新增加的业务而现有企业内缺乏此工种人才或不足时,及时将人员需求上报人力资源部门。
第八条储备人才。
为了促进公司目标的实现,而需储备一定数量的各类专门人才。
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