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excel基础知识整理
Excel基础知识专题
一、Excel简介及基本操作
1、Excel的启动及界面介绍
(1)、工作簿与工作表
●Excel会给新文件取名BOOK1,BOOK2,扩展名xls.
●工作簿是存储数据、运算公式以及数据格式化等信息的文件。
●一个工作簿中可以有多个工作表。
●系统每次打开的工作表的个数设置
“工具”-“选项”-“常规”-“新工作簿内的工作表数”
(2)、建立工作簿和工作表
●新建的工作簿提供3个工作表。
●工作簿中包含多张独立的表格就是工作表。
●每个工作表有一个名字在标签上,默认的为sheet1…,可更名。
在编辑栏中单击准备输入时,名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按钮:
左边的错号是“取消”按钮,它的作用是恢复到单元格输入以前的状态;中间的对号是“输入”按钮,就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了;等号是“编辑公式”按钮,单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。
编辑栏:
把信息或公式输入到Excel中时,它们会显示在此处
名称框:
显示激活的单元格地址或者选定单元格的名字、范围或对象
(3)、单元格
工作表中行和列交叉的部分称为单元格,单元格是工作表中最基本的存储数据单元,每个工作表含65536*256个单元格,即由256列和65536行组成,我们看到的只是这个工作簿的一部分。
单元格的命名是由列标和行号唯一来标识,列由字母组成:
ABCD……行由数字组成:
12345……所在单元格的具体位置需要2个数据来表示。
例如:
A12表示第一列第十二行的单元格。
(4)、区域(Range)
区域是指多个相邻单元格形成的矩形区域。
区域的标识方式是由冒号分隔的两个对角单元格地址如:
从D3开始到右下角E6的一片连续单元格区域表示为D3:
E6
2、文字和数据的输入特点
●选中单元格可直接进入了输入状态;或者双击单元格,光标出现在这个单元格中,也表示进入了输入状态。
●你会发现上面的“编辑栏”是也显示出刚才所写的文字,编辑栏中也可以输入内容。
●数字输入超过单元格长度时,Excel将自动使用科学计数法来表示输入的数字,例“123456789”表现为“1.2E+09”
●如果是输入文字,系统会自动识别为“字符”型,并将其靠左对齐。
数字则向右对齐。
●如果要输入数字组成的字符串,像电话,邮编等,可以在输入项中添加“’”的方法,或将单元格改为字符型。
以“记录单”的形式输入数据
关系数据库表——“记录单”,使用它可以方便、快速地输入和编辑规范的二维表格。
行——记录:
一个对象的所有属性列——数据项(字段):
所有对象的同一属性;列标志——表头(字段名):
各属性名称
输入数据的数据类型
一个单元格可以保存四种基本数据类型:
数值型、字符型、逻辑型、日期型
(1)数值型
数值型数据是可以进行算术运算的数字,包括正数和负数,也包括整数、分数和小数,它具有“常规”、“百分比”、“会计专用”、“货币”、“分数”、“科学记数”等多种表示形式。
采用键盘输入的方法直接输入。
(2)字符型
字符型数据是包括中西文字符、符号及数字等在内的文本。
对于表现为数字的字符型数据,只能作为文本处理,不能进行任何算术运算;在输入时,需在数字前加单引号;或在输入数字后设为文本格式。
(3)逻辑型
逻辑型数据是条件判断的结果,只有真假两个值True和False,可以用T或F表示。
⑷日期时间型
用于表示日期和时间的数据。
形式为:
2010-2-10或2/10/2010表示二零一零年二月十日。
12:
30am。
数据格式分类及其注释:
常规:
默认格式。
数字显示为整数、小数,或者数字太大单元格无法显示时用科学记数法。
数值:
可以设置小数位数,选择每三位是否用逗号隔开,以及如何显示负数(用负号、红色、括号或者同时使用红色和括号)。
货币:
可以设置小数位数,选择货币符号,以及如何显示负数(用负号、红色、括号或者同时使用红色和括号)。
会计专用:
这个格式每三位用逗号隔开。
日期:
可以选择不同的日期显示模式。
时间:
可以选择不同的时间显示模式。
百分比:
可以选择小数位数并显示百分号。
分数:
可以从9种分数格式中选择一种格式。
科学记数:
用指数符号E显示数字。
文本:
当运用于数值时,Excel会把数值当做文本。
特殊:
包括三种附加的数字格式(邮政编码、中文小写数字和中文大写数字)。
插入行和列
方法一:
单击工作表边界的行(列)号选择一整行(列)或多行(列),再选择“插入”→“行”/“列”命令。
方法二:
单击工作表边界的行(列)号选择一整行(列)或多行(列)。
单击右键,从快捷菜单中选择“插入”命令。
方法三:
把单元格指针移到想要插入的行(列)上,然后选择“插入”→“行”/“列”命令。
删除行和列
方法一:
单击工作表边界的行(列)号选择一整行(列)或多行(列),然后选择“编辑”→“删除”命令。
方法二:
单击工作表边界的行(列)号选择一整行(列)或多行(列),然后单击右键,从快捷菜单中选择“删除”命令。
方法三:
把单元格指针移到想要删除的行(列)上,然后选择“编辑”→“删除”命令。
在显示的对话框中选择“整行(列)”命令。
隐藏行和列:
选择要隐藏的行或列,然后选择“格式”→“行”/“列”→“隐藏”命令。
改变行高和列宽
选择“格式”→“列”→“列宽”命令,然后在“列宽”对话框中输入数值。
选择“格式”→“行”→“行高”命令,在“行高”对话框中输入数值。
在excel中各元素的层次关系:
数据单元格区域工作表工作簿
3、自动填充功能
Excel有自动填充功能:
一些有一定规律的数字,相同的汉字(重复性),有规律的序列等都可以用自动填充的办法。
例:
12345,13579、ABCD,(输入3个以上有规律的数字,选中3个单元格,光标在左下角成“+”时拖拉。
如果是相同的数字或文字则选中一个单元格拖拉),输入数据时要注意合理地利用自动填充功能,先输入一个,然后把鼠标放到单元格右下角的方块上,看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动,到一定的数目就可以了。
(1)以复制方式自动填充(相同的数据或文本,利用填充柄来实现)
(2)以序列方式自动填充
方法一:
使用填充柄进行自动填充。
方法二:
使用“填充”菜单命令进行序列填充。
(3)以自定义序列方式填充
4.选定单元格
大部分选定与WORD中的表格一样。
●全选:
在工作簿窗口与行号和列标的交汇处有一按钮,单击为选定整个工作表。
●名称框输入选定:
在“名称框”中也可以用输入具体的单元格来表示。
可以叫做“引用地址”。
注意冒号“:
”表示连续;逗号“,”表示断开。
单是数字表示行,单是字母列,字母与数字表示矩形区域。
⏹“1:
1”表示第1行整行的区域。
⏹“1:
5”表示从第1行和第5行的连续5行构成的区域。
⏹“1:
1,5:
5”表示第1行和第5行不连续的2行构成的区域。
⏹“F:
F”表示F列整列。
(教材149P)
⏹“A1:
C3”表示一个以单元格A1和单元格C3为顶角的矩形区域。
⏹“A1,C3”表示一个A1和C3两个单元格。
⏹“A1:
C3,B5:
D8”表示两个不连续的矩形区域。
二、简单计算及公式计算
1、简单计算
先点击需要存入数据的单元格,输入“=”号。
(这是一个约定,Excel将开端有“=”号的单元格看成是进入了公式计算)。
然后点击计算的单元格,再输入符号(加减乘除,乘以*号表示,除以/号表示),再点击第二个需要计算的单元格。
回车以后有“=”号的单元格就出现了结果。
2、创建公式计算
●重要区别:
输入公式的时候,要以一个等号“=”开头,这是输入公式与输入其他数据的重要区别。
●与平时我们计算相同之处:
它也是按照我们平时的运算一样“从左到右”的次序,“先乘除后加减”。
可以使用优先级,输入时要注意通过括号来改变运算的顺序。
=A1+B2/100,=(A1+B2)/100结果是不同的。
●与平时我们计算的不同之处:
它是一种单元格与单元格之间的计算,不是数据与数据之间的计算)。
●文本运算符&
●文本运算符是用来连接不同的文本产生新的文本。
例如:
A1单元格中输入“中”字,在A2单元格中输入“国”字,在A3单元格中输入:
=A1&A2,则A3中的数据是:
中国。
●算术运算符:
包括加号(+)、减号(-)、乘号(*)、除号(/)、百分号(%)、和乘幂(^)
●比较运算符
<>不等于
>大于
<小于
>=大于等于
<=小于等于
:
区域运算符
,联合运算符
在计算的过程中我们会遇到有的单元格要连续,有的则要断开,怎样输入呢?
在这里冒号“:
”表示连续;逗号“,”表示断开。
冒号(:
)用来定义一个单元格区域。
空格运算符是一种交集运算:
(A1:
C2C1:
D2)表示的区域相当于C1:
C2
逗号是一种并集运算;(A1:
A4,B1:
B2,C1:
C4)相当于A1:
A4+B1:
B2+C1:
C4
●公式单元格与其他单元格的不同:
⏹在单元格中显示的是数值,并不表明就是数值,在编辑栏中显示的才是“真实身份”。
⏹复制数据时如果复制的部分有数据也有公式,我们需要用“选择性粘贴”来选择复制的部分的公式是只复制数值还是同时也复制公式。
●Excel中如何创建一个公式来计算。
例:
计算一下公式y=(3x+1)/2在x从1变化到20时y的值:
我们首先需要考虑的是如何创建这个公式,经过思考我们在第一列中输入好1到20这些数,然后将结果分别放在B1—B20的单元格中,这样我们在B1单元格中输入“=(3*A1+1)/2”,根据自动填充的原理,“A1”会随着单元格的下拉而变为A2,A3,A4…将其填充到下面的单元格中,就可以得到计数后的直观的结果了。
2、公式的自动填充
我们还可以利用公式可以进行自动填充计算。
把鼠标放到有公式的单元格的右下角,鼠标变成黑色的十字时按下右键拖动,松开右键,Excel就自动计算出结果。
如果你调整物品的单价或销售数量的话,销售额会自动进行调整。
5、相对引用和绝对引用
相对引用:
以当前的单元格为基准,当其地址发生变化(被复制到其它单元格)时,其内部公式中所引用的单元格地址也随之做相应的位移(按相对位移量变化),使单元格中公式运算所得到的结果数据也随即发生改变。
相对引用表示为:
接使用单元格地址,如:
“=A3、=A1+B2*C”。
绝对引用:
以当前的单元格为基准,当其地址发生变化(被复制到其它单元格)时,其内部公式中所引用的单元格地址不会随之做相应的位移,其单元格中的数据也不会发生改变。
计算一些某些固定单元格的数值,我们就要用到“绝对引用”。
绝对引用表示为:
单元格地址的行、列号前加$号,如:
“=$A$3”
例如:
我们要计算前一份销售表中的“利润”我们知道“利润率”是30%,这个30%的“利润率”就是一个绝对引用的数据,因为,我们需要将所有的销售额乘以这个利润率,才能得到实际利润。
例:
Excel举例.xls相对引用和绝对引用例2
在运用“绝对引用”时要注意两个问题:
(1)首先我们要正确地确定哪个单元格是“绝对引用”的数值。
知道它的行列位置。
(2)我们应该加一个符号,让Excel在计算时能够找到这个单元格。
这个符号就是“$”需要注意的是:
“$”分别加入到“行”与“列”,例:
“$a$4”。
(3)在哪里加?
在需要得到结果的单元格中的计算公式中。
可以说,没有加“$”的引用,就是相对引用。
三、单元格的格式设置
格式设置大部分与WORD中的表格一样。
1、数字不同的格式
单元格中的数据可以有不同的类型,如字符、数字、日期和时间等。
不同的数值,不同的货币,分数等都只有通过设置来实现。
方法是:
格式\单元格\数字
例:
表示货币的数字改成小数点后面有两位小数,选中要设置的单元格,打开“格式”菜单,选择“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,选择“分类”列表中的“自定义”,从右边的“类型”列表中选择“0.00”,单击“确定”按钮,数字的样式就设置好了。
我们还可以把这些数字直接设置为货币形式:
单击工具栏上的“货币样式”按钮
,在所有选中的数字前面就都出现了一个“¥”符号。
我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式:
选中这些单元格,单击工具栏上的“百分比样式”按钮
,这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。
2、对齐与合并
我们可以让单元格中的数字或文本变成斜体。
从单元格格式中对齐标签中拖动“文体方向。
制作表头
在这个标签中我们还可以选择单元格合并。
我们通常在制作表头时需要用到合并单元格,例:
“Excel举例”“自动求和…”表头。
3、工作簿保护,工作表保护
与数据打交道,常常需要保护数据。
Excel提供工作簿保护,工作表保护。
方法:
工具\保护。
选择工作簿保护或工作表保护或共享与保护
工作簿保护 主要保护的结构与窗口,对数据没有保护作用。
工作表保护 在保护工作表菜单有多种选项让保护者选择,只要是打上勾的选项就是不被保护的内容。
如果所有选项都不打勾,所有选项都不能操作与改变。
例:
将“插入列,插入行”选中,在保护的工作表中我们还能进行插入列行的操作,反之,菜单将出现虚的,操作将不能进行。
允许用户编辑区域 在实际工作中,我们常常要与别的部门或其他单位合作协调,有一些数据需要别的部门来填写,但我们又不希望整个数据表格被改动,这样我们就可以设定某一区域给指定的用户修改。
在“工具”|“保护”|下选择“允许用户编辑区域”新建一个区域,选定区域后可以设定一个密码,这时只要我们将工作表保护起来后,修改这个区域的人只要知道密码就可以改这一个区域。
这项操作要先设定“允许编辑”再设置保护工作表。
四、函数的使用
1、函数的使用
如果函数运算时,要加和的单元格并不是在同一个行或者列上,就要用到Excel提供的函数功能来实现了:
(举例中“不连续单元格的计算)单击要填入分数和的单元格,单击工具栏上的“输入公式”
按钮,(与直接选择函数不同,“输入公式”按钮会带出一个选择列表)现在左边的名称框变成了一个函数的选择列表框,单击这个列标框的下拉箭头,从中选择“SUM”项。
在编辑栏中就出现了函数SUM,单击“SUM”栏的Number1输入框的拾取按钮,从工作表中选择要将数值相加的单元格,单击输入框中的“返回”按钮回到刚才的对话框,单击“确定”按钮就可以了。
(如下图)如果要求和单元格不连续的话,你也可以用Ctrl键来配合鼠标进行选取。
Excel也有求平均数的函数:
选中要放置平均数的单元格,单击“输入公式”按钮,单击左边的函数选择下拉列表框的下拉箭头,选择平均数函数“AVERAGE”项,然后选择取值的单元格,单击“确定”按钮就可以了。
五、建立图表
图表在数据统计中用途很大。
我们可以看到图表能够非常形象地表现枯燥的数字。
图表可以根据不同的需求用不同的图表方式来表现。
出现步骤2的对话框,这个对话框中要为饼图选择一个数据区域:
单击“数据区域”输入框中的拾取按钮
,对话框缩成了一个横条,选中“二季度”下面的这些数值,然后单击“图表向导”对话框中的返回按钮,回到原来的“图表向导”对话框,从预览框中可以看到我们设置的饼图就已经有了一个大概的样子了,单击“下一步”按钮。
现在要设置图表的各项标题,因为饼图没有X、Y轴,所以只能设置它的标题,设置它的标题为“二季度”,单击“下一步”按钮。
这一步是选择生成的图表放置的位置,选择“作为其中的对象插入”,单击“完成”按钮;饼图就完成了。
这样一张图表就做好了。
1、柱形图的生成
柱形图是一种较常用的图形。
先选中一个数据单元格,然后单击工具栏上的“图表向导”按钮,打开“图表向导”对话框,选择要建立的图表类型为“柱形图”的“簇状柱形图”,单击“下一步”按钮,现在选取数据区,这里Excel所默认选择的数据区是正确的;单击“下一步”按钮;输入图表的标题,分类X轴为“季度”,分类Y轴为“比率”,单击“下一步”按钮,
这个图同饼图不同的就是有两个坐标轴,分别是X轴和Y轴;我们经常看到的Y轴坐标经常是在两个大的标记之间会有一些小的间距标记。
我们也可以设置和改变Y轴坐标数值的显示方式:
双击Y轴,打开“坐标轴格式”对话框,单击“刻度”选项卡,去掉“次要刻度单位”前面的复选框,在后面的输入框中输入0.005,把次要刻度的间距设置为0.005;然后单击“图案”选项卡,在“次要刻度线类型”栏中选择次要刻度线的类型为“内部”,单击“确定”按钮。
现在左边的
2、定义图表类型
如果你总是设置同样一种类型的图表的话,完全可以自定义一个图表类型,到时候直接套用就行了:
在这个图表的空白区域单击右键,从菜单中选择“图表类型”命令,打开“图表类型”对话框,单击“自定义类型”选项卡,在“选自”栏中选择“自定义”项,单击“添加”按钮,打开“添加自定义类型”对话框,在“名称”输入框中填上我们定义的图表类型名“季度饼图”,单击“确定”按钮返回“图表类型”对话框,这样我们就建立了一个自定义的图表类型。
单击“取消”按钮,回到编辑状态;我们再来插入一个图表:
打开“插入”菜单,单击“图表”命令,在“图表类型”对话框中,选择类型为我们刚才定义的“季度饼图”,直接单击“完成”按钮,我们就可以插入一个和上面一模一样的饼图了。
坐标线是不是变成我们刚才说的那种格式了?
3、图表的修饰
图表升成以后可以对图表作修饰,选中汉字,你会发现他们都是一个个文本框,这样我们就可以对字体大小等做修饰;而每一个数据列也是可以修饰的;图表的背景,图表区等都是可以修饰的,例:
将背景设为双色填充,将图表区设为无填充。
在所在区右鍵调出快捷鍵,选择“数据系列格式”“图表区格式”“背景格式”“图例格式”“网格线格式”“坐标轴格式”就可以设置新的格式。
六、工作表管理
1、数据的排序
在查阅数据的时候,我们经常会希望表中的数据可以按一定的顺序排列,以方便查看。
例:
Excel举例.xls\排序。
例如现在有一张股市的表格,我们希望找到涨跌幅度最大的几种股票,以找到近日走红和看跌的单股,现在所有的记录从上到下是按照股票的序号排列的,我们让它照股票的涨跌幅度来排列:
单击“涨跌%”单元格,单击工具栏中的“降序”按钮
,表中的数据就按照涨跌的幅度从大到小排列了,这样我们找起股票名称来就方便多了。
排序还可以实现多重条件下的排序,先满足“主关键字”再满足“次关键字”……例:
“中文系固定资产登记表(新).xls,“清账结果工作表”,我们需要找出“经手人”的资产统计,同时要资产的金额要从小到大,那么我们选中“经手人”一列,从“菜单”\“数据”\“排序”,选中全部扩展区,在“主关键字中”选中“经手人”,选中“递减”,在次关键字中选中“金额”同时选中“递减”,我们会看到同一个“经手人”中他的 “金额”按“递减”排列的。
注意排序时扩展选区的数据变化,一定不能出现数据与相连的有关系的单元格出错。
例:
Excel举例.xls排序筛选
2、数据的筛选
使用排序可以解决一些问题,但有时“筛选”功能,更方便一些。
例:
按你需要的种类、条件来筛选。
筛选有两种:
“自动筛选”,“高级筛选”。
(1)自动筛选
方法是:
选中数据\数据\筛选\自动筛选。
通过“自定义”可以设置筛选的条件。
●演示:
打开“自动筛选”与关闭“自动筛选”的方法。
●利用原来“某列”现有数据筛选。
例:
筛选“物理“80分以上人选。
●利用“自定义”来筛选“某列”例:
筛选出“物理成绩不及格人选,在选择“自定义”后如图中选择:
(2)高级筛选
需要给出筛选的条件才能实现。
1.首先要建立一个条件区域,条件区域可以在数据清单的上方也可以在数据清单的下方。
条件区域的第一行要输入需要设置筛选条件的列标题,在列标题的下入输入筛选的条件。
例:
筛选出性另为“男”且高数成绩大于80的记录。
条件区域的设置是:
选择时要注意:
(1)可以选中包括列头在内的所有数据,这样的话其他成绩也会显示出来。
(2)如果不想显示其他成绩,则可以用按住ctrl鍵选择不连续的数据列表。
如只选“学号”“专业”“姓名”“性别”“高数”。
2.如果条件多个是“与”的关系设定在同一行进行,例:
筛选高数成绩和物理成绩都大于90的记录,条件列表应该为:
3.如果是“或”的关系,设定时不能在同一行。
例:
筛选出高数或物理大于90的记录,条件列表应该为:
4.选择数据列表时要注意选择带有整个列表的头在内的字段名及数据,(书中少一字段名,加上商品名称)。
5.计算结果的显示有两种选择。
可放在原数据处或选择其他单元格。
6.按住ctrl鍵可以选择不连续的数据列表。
七、分类汇总
1、什么是分类汇总?
分类汇总是对数据清单的数据专题报告分析的一种常用方法。
分类汇总之前我们要明确三个问题:
(1)分类的标准是什么?
(以什么字段分类)
(2)需要汇总那些项目(字段)有那些?
(3)汇总项目的计算方式是什么?
(是平均值还是求和等)
2、分类汇总的步骤是:
(1)对数据表分析看看汇总是那些项目(字段)为标准。
(2)以标准的汇总的字段排序(排序时也需要选中所有的字段)。
(3)选中汇总数据进入汇总,选择正确的汇总字段,选择正确的计算方式,选择正确的汇总项(汇总需要看的字段)。
(4)根据需要来查看结果
例:
(1)“分类汇总例表-资质原始数据”,需要汇总的是各企业的二级资格的总人数。
⏹我们想得到以企业单位为分类项的有资质总人数数据。
⏹“企业名称”是分类标准,我们要先对“企业名称”字段排序。
⏹选中整个表格所有字段及数据,进入分类汇总。
⏹分类字段选“企业名称”,汇总方式选“计数”,选定汇总项“企业名称”。
⏹升成汇总表以后,可以通过1、2、3、来显示我们需要的结果。
八、数据透视图
1、何为数据透视表?
有什么作用?
所谓“数据透视表”是将原始数据,按照不同的组织方式进行分析的一种表格。
我们可以通过对原始数据不同组合的分析来得到某些需要掌握的数据,通过不同的角度,不同的分析方法,从数据中找出结论或找出问题。
要用好数据透视表的关键在于如何组织数据,能够透过这些字段信息反映出问题所在。
2、如何建立数据透视表
(1)分析我们需要通过数据看到什么?
(2)“数据”|“数据透视表”
(3)选择需要透视的数据源
(4)将需要的字段放置到合适的数据区域。
3、数据透视表的部分操作
(1)、删除或加入数据表内的数据
通过“数据透视图向导”或重视执行“数据”菜单中的“数据透视表”命令
在对话框中单击“布局”中将相应的字段拖走或新增。
(2)、改变计算方式
在“布局”中单击“字段名”可以改变计算方式。
在已经生成的数据表中双击字段名称,可以激活“数据透视表字段“对话框,在这时可以改变计算方式。
(3)、分页
分页步骤:
1、通过“数据透视图向导”或执行“数据”菜单中的“数据透视表”命令。
2、在对话框中单击“布局”。
3、将“地区”字段拉到“页”处。
4、回到表中,通过选择“地区”我们可以看到各地区统计好了的销售数据。
(4)字段的移动及字段时项目的隐藏
在生成的数据表中,在“字段名称“上按住左鍵后可以拖动字段到其他地方。
字段有下拖箭头,通过“全部显示”及“单项选择”来控制我们需要看到的数据。
(5)显示或隐藏明细数据
选中需要隐藏的某一项,在数据区右鍵,选择“组及显示明细数据”
可达到隐藏与显示的效果。
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