人力资源管理之任职资格标准专业族文秘类.docx

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人力资源管理之任职资格标准专业族文秘类

有限责任公司企业标准

Q/118-302.194-2018

文职族（文秘类）任职资格标准

（第02版）

民营企业集团

优秀公司人力资源管理实践项目

2018-06-10发布2018-07-10实施

XX有限责任公司发布

目录

第一部分概述

第二部分标准核心内容模型

第三部分级别角色定位和基本条件

第四部分标准核心内容描述

一、行为标准

二、能力标准

三、贡献标准

第五部分附则

第一部分概述

一、标准名称

文秘类任职资格标准

二、标准定义

文秘类任职资格标准是指在领导者、主事者等身边从事综合辅助工作和工务服务工作，以完成辅助决策、综合协调、沟通信息、办公、办会、办事等工作内容的职位胜任要求。

三、标准适用范围

文秘类

四、标准级别：

本标准共设五个级别，分别为：

一级标准、二级标准、三级标准、四级标准、五级标准。

五、标准的结构：

本标准包括级别角色定位、基本条件、行为标准、能力标准、贡献标准和参考项。

第二部分标准核心模型

级别

行为要项

一级

二级

三级

四级

五级

办公室环境管理

格局设计

格局设计

环境优化

环境优化

环境优化

环境安全与维护管理

环境安全与维护管理

环境安全与维护管理

环境安全与维护管理

环境安全与维护管理

效率管理

时间管理

时间管理

时间管理

时间管理

时间管理

工作日志编制

工作日志编制

工作日志编制

工作日志编制

工作日志编制

领导会约安排

领导会约安排

领导会约安排

领导会约安排

领导会约安排

办公室资源管理

资源保管

资源保管

资源保管

资源保管

资源保管

资源库存管理

资源库存管理

资源库存管理

资源库存管理

资源库存管理

事务管理

印信管理

印信管理

印信管理

印信管理

印信管理

电话事务管理

电话事务管理

电话事务管理

电话事务管理

电话事务管理

邮件事务管理

邮件事务管理

邮件事务管理

邮件事务管理

邮件事务管理

零用现金与报销管理

零用现金与报销管理

零用现金与报销管理

零用现金与报销管理

零用现金与报销管理

值班事务管理

值班事务管理

值班事务管理

值班事务管理

值班事务管理

上司行程安排

上司行程安排

上司行程安排

个人来访接待

个人来访接待

个人来访接待

个人来访接待

个人来访接待

接待工作

来宾资料搜集

来宾资料搜集

来宾资料搜集

来宾资料搜集

来宾资料搜集

接待方案制定

接待方案制定

接待方案制定

做好接待准备

做好接待准备

做好接待准备

做好接待准备

做好接待准备

迎接来宾

迎接来宾

迎接来宾

迎接来宾

迎接来宾

宴请安排

宴请安排

宴请安排

宴请安排

宴请安排

送别工作

送别工作

送别工作

送别工作

送别工作

商务活动安排

会见与会谈的座位安排

会见与会谈的座位安排

会见与会谈的座位安排

会见与会谈的座位安排

会见与会谈的座位安排

新闻发布组织

新闻发布组织

新闻发布组织

庆典活动组织

庆典活动组织

庆典活动组织

签约仪式安排与组织

签约仪式安排与组织

签约仪式安排与组织

开放参观活动组织

开放参观活动组织

开放参观活动组织

商务谈判

谈判资料收集

谈判资料收集

谈判工作小组组织

谈判工作小组组织

谈判方案制定

谈判现场安排

谈判现场安排

谈判中的辅助性工作

谈判中的辅助性工作

会议管理

会议议题和议程确定

会议议题和议程确定

会议筹备方案写作

会议筹备方案写作

会议筹备方案写作

会议准备

会议准备

会议准备

会议准备

会议准备

会议现场布置

会议现场布置

会议现场布置

会议现场布置

会议现场布置

接站、报到、签到与入场安排

接站、报到、签到与入场安排

接站、报到、签到与入场安排

接站、报到、签到与入场安排

接站、报到、签到与入场安排

会议记录

会议记录

会议记录

会议记录

会议记录

会议宣传报道

会议宣传报道

会议宣传报道

会议宣传报道

会议宣传报道

会议保卫保密工作

会议保卫保密工作

会议保卫保密工作

会议保卫保密工作

会议保卫保密工作

与会人员返程安排

与会人员返程安排

与会人员返程安排

与会人员返程安排

与会人员返程安排

会议总结

会议总结

会议总结

会议纪要形成

会议纪要形成

会议纪要形成

文书处理

发文处理

发文处理

发文处理

发文处理

发文处理

收文处理

收文处理

收文处理

收文处理

收文处理

文档管理

文档管理

文档管理

文档管理

文档管理

信息与调研管理

信息处理

信息处理

信息处理

信息处理

信息处理

调查研究

调查研究

调查研究

调查研究

调查研究

调研数据分析

调研数据分析

调研数据分析

协调工作

与同事关系的协调

与同事关系的协调

与同事关系的协调

与同事关系的协调

与同事关系的协调

与外部关系的协调

与外部关系的协调

与外部关系的协调

与外部关系的协调

与外部关系的协调

能力标准

必备知识

1.专业知识

2.环境知识

3.公司知识

1.专业知识

2.环境知识

3.公司知识

1.专业知识

2.环境知识

3.公司知识

1.专业知识

2.环境知识

3.公司知识

1.专业知识

2.环境知识

3.公司知识

专业技能

1.理解与判断能力

2.沟通与交际能力

3.组织与系统能力

4.信息收集与处理能力

5.口头与书面表达能力

6.操作与办事能力

1.理解与判断能力

2.沟通与交际能力

3.组织与系统能力

4.信息收集与处理能力

5.口头与书面表达能力

6.操作与办事能力

1.理解与判断能力

2.沟通与交际能力

3.组织与系统能力

4.信息收集与处理能力

5.口头与书面表达能力

6.操作与办事能力

1.理解与判断能力

2.沟通与交际能力

3.组织与系统能力

4.信息收集与处理能力

5.口头与书面表达能力

6.操作与办事能力

1.理解与判断能力

2.沟通与交际能力

3.组织与系统能力

4.信息收集与处理能力

5.口头与书面表达能力

6.操作与办事能力

贡献标准

专业成果

项目管理

1

3

6

10

12

工作案例

1

3

6

10

12

课程开发

1

2

4

6

8

团队贡献

文库建设

1

3

6

10

12

优化建议

1

2

4

6

8

文稿发表

1

2

4

6

8

人才培养

0

1

2

3

4

课程讲授

1

2

4

6

10

第三部分级别角色定位和基本条件

一、级别角色定位

级别角色定位即关于各级别可承担角色的描述，包括掌握本领域内知识技能的宽度和深度；能够解决问题的范围和难度；在本领域内的地位；能够承担的职责。

级别

参考职位

角色描述

一级

办事员

具有本专业的一些基本知识或单一领域的某些知识点，在适当指导下能够完成单项或局部的业务。

二级

经办

具有基础的和必要的知识、技能。

这种知识、技能集中于本专业中的一个领域。

能够运用现有的程序和方法解决问题，但这种问题不需要进行分析或仅需要进行不太复杂的分析，工作相对而言是程序化的。

工作是在他人的监督下进行的，工作的进度安排亦是给定的。

三级

主办

具有基础的和必要的知识、技能。

这种知识、技能集中于本专业中的一个领域。

这种知识和技能已经在工作中多次得以实践。

能够运用现有的程序和方法解决问题，但这种问题不需要进行分析或仅需要进行不太复杂的分析，工作相对而言是程序化的。

能够理解本专业领域中发生的改进和提高。

能够发现流程中一般的问题。

四级

专员

精通本专业领域的知识和技能，并对相关专业领域有相当的了解，能够发现本专业系统中存在的重大问题，并提出合理有效的解决方案，可以独立地、成功地、熟练地完成大多数的工作任务，并能有效指导他人工作。

五级

高级专员

在本专业大多数领域具有精通、全面的知识和技能，在本专业其它领域也有相当程度的了解。

对本专业业务流程有全面、深刻的理解，能够洞察其深层次的问题并给出相应的解决方案。

对于本专业领域内复杂的、重大的问题，能够通过改革现有的程序/方法来解决之。

可以指导本专业内的一个子系统有效地运行。

二、基本条件

基本条件包括以下内容：

关于教育背景的要求；关于相关培训经历的要求；关于从业经验的要求；关于某方面特殊经验的要求；其他相关要求。

级别

基本条件

一级

从事文秘领域工作半年以上。

二级

已获得该类或相关任职资格一级后，继续从事文秘领域工作一年以上。

三级

已获得该类或相关任职资格二级后，继续从事文秘领域工作二年以上。

四级

已获得该类或相关任职资格三级后，继续从事文秘领域工作四年以上。

五级

已获得该类或相关任职资格四级后，继续从事文秘领域工作六年以上。

第四部分标准核心部分描述

一、必备知识

各级必备知识内容如下表：

级别

必备知识

考查方式

合格标准

一级

1.专业知识

社交知识

短片演讲知识

文化短篇知识

正式文件的写作知识

时间管理知识

组织与个人工作方法

沟通协调知识

基础护理知识

办公软件及设备使用知识

文档的管理知识

会议管理知识

会议记录知识

2.环境知识

人文地理知识

消防系统使用知识

食宿、交通安排知识

3.公司知识

公司时事知识

公司组织结构及人事知识

公司流程知识

公司保密知识

公司的文档编码知识

公司的行文规范

公司的固定资产管理知识

公司费用管理知识

公司的接待礼仪及规范

公司环境知识

基本产品知识

紧急与常用号码

二级

1.专业知识

社交知识

短片演讲知识

文化短篇知识

正式文件的写作知识

时间管理知识

组织与个人工作方法

沟通协调知识

基础护理知识

办公软件及设备使用知识

文档的管理知识

会议管理知识

会议记录知识

2.环境知识

人文地理知识

消防系统使用知识

食宿、交通安排知识

3.公司知识

公司时事知识

公司组织结构及人事知识

公司流程知识

公司保密知识

公司的文档编码知识

公司的行文规范

公司的固定资产管理知识

公司费用管理知识

公司的接待礼仪及规范

公司环境知识

基本产品知识

紧急与常用号码

三级

1.专业知识

社交知识

短片演讲知识

文化短篇知识

正式文件的写作知识

时间管理知识

组织与个人工作方法

沟通协调知识

基础护理知识

办公软件及设备使用知识

文档的管理知识

会议管理知识

会议记录知识

2.环境知识

人文地理知识

消防系统使用知识

食宿、交通安排知识

3.公司知识

公司时事知识

公司组织结构及人事知识

公司流程知识

公司保密知识

公司的文档编码知识

公司的行文规范

公司的固定资产管理知识

公司费用管理知识

公司的接待礼仪及规范

公司环境知识

基本产品知识

紧急与常用号码

四级

1.专业知识

社交知识

短片演讲知识

文化短篇知识

正式文件的写作知识

时间管理知识

组织与个人工作方法

沟通协调知识

基础护理知识

办公软件及设备使用知识

文档的管理知识

会议管理知识

会议记录知识

2.环境知识

人文地理知识

消防系统使用知识

食宿、交通安排知识

3.公司知识

公司时事知识

公司组织结构及人事知识

公司流程知识

公司保密知识

公司的文档编码知识

公司的行文规范

公司的固定资产管理知识

公司费用管理知识

公司的接待礼仪及规范

公司环境知识

基本产品知识

紧急与常用号码

五级

1.专业知识

社交知识

短片演讲知识

文化短篇知识

正式文件的写作知识

时间管理知识

组织与个人工作方法

沟通协调知识

基础护理知识

办公软件及设备使用知识

文档的管理知识

会议管理知识

会议记录知识

2.环境知识

人文地理知识

消防系统使用知识

食宿、交通安排知识

3.公司知识

公司时事知识

公司组织结构及人事知识

公司流程知识

公司保密知识

公司的文档编码知识

公司的行文规范

公司的固定资产管理知识

公司费用管理知识

公司的接待礼仪及规范

公司环境知识

基本产品知识

紧急与常用号码

二、行为标准

文秘类任职资格行为标准包括十一大行为模块。

一级行为标准：

行为模块

行为要项

行为标准

办公室环境管理

环境安全与维护管理

监督和维护工作场所的安全；

努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失；

维护工作场所内人员、物品和信息的安全。

办公室工作管理

工作组织

运用适当的工作方法，有效地利用时间；

使自己的工作和同事的工作协调一致；

最大限度地控制材料的浪费；

根据既定的工作程序开展工作。

自我提高

确定和认可个人改进目标；

准备和认可一项自我改进的实施计划；

实行与复审个人改进计划。

工作计划

根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完成；

学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度；

根据工作任务的变化与主管及团队成员协商，确保调整的工作程序满足要求；

遵照执行制定的计划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务，预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源.

办公室设备管理

设备申购

监控各类办公设备的日常使用情况；

根据需要，申购办公设备；

跟踪申购请求的执行情况。

设备领用

及时查询到货信息；

领取及发放办公设备；

建立设备账簿，及时更新数据。

设备管理

及时处理资产的转移、清退、报废，

维护各类办公设备的正常使用状态；

定期盘点，根据公司要求处理盘点结果。

事务管理

印信管理

检查是否有院领导批准用印的签字。

用印一般要履行领导签批手续；

审阅、了解用印内容。

不能用印的则坚决不用，并说明理由；

用印应当进行登记，并留存用印材料。

重要信件、协议书、合同书、毕业证书、荣誉证书等用印均须留存相关材料，并进行核查登记；

盖印必须清晰端正，便于识别。

印章的位置一般要“齐年盖月”；

使用印章要在办公室内。

不能将印章携带出院外使用。

特殊情况下在院外套印需用印的文件材料，印章管理人员应在现场监印；

未经院领导特别批准，不允许出现盖有印章的空白凭证。

电话事务管理

以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应；

正确识别来话方，并准确地记下其要求；

在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员；

正确拨打自己的或代别人拨打电话；

礼貌地获取和检查相关信息；

迅速准确地将相关信息传递给相关人员；

迅速将通讯设备故障上报给相关责任部门；

若有需要，根据公司规定记录通话。

邮件事务管理

根据公司要求的程序收取邮件；

在既定的时间里根据要求整理邮件；

在规定的时间里将邮件分发相关人员；

分发中若出现无法避免的延误情况，应立即报告相关人员；

邮件地址书写明了、正确，信函内附件附着牢固，发现丢失，立即上报；

根据需要进行登记。

零用现金与报销管理

秘书人员应该严格遵守办公程序和财务制度，不应个人或协助他人建立办公室的“小金库”；

秘书保管备用金，应把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查；

要提前向有关领导报告，领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续；

报销要及时。

值班事务管理

记录好值班电话、接待记录及日志；

做好信息传递；

处理突发事件和临时任务。

个人来访接待

迅速礼貌地一公司规定的接待礼仪接待来访者并明确他们的需要；

给来访者提供恰当、符合公司要求的信息；

按照接待流程要求，引导来访者到目的地；

礼貌地解释延迟或不能提供帮助的原因；

如遇自己职责之外的情况，上报相关人员进行处理；

根据来访者的具体情况、要求及公司的实际情况满足来访者的要求。

接待工作

来宾资料搜集

事先详细了解客人的情况。

主要是要弄清客人来访的目的、性别比例、职务级别、人数、是否有夫妇同行等。

以便安排交通工具、食宿、接待规格等

做好接待准备

进行所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿宴请、参观考察、安全保卫、照相留念、宣传报道、纪念品赠送、结束送行、注意事项等

迎接来宾

确定迎送规格，遵循身份相当原则；

掌握到达和离开的时间；

适时献上鲜花；

不同的客人按不同的方式迎接；

留下一定的时间。

宴请安排

确定宴请目的、名义、对象；

确定宴请范围、形式；

确定宴请时间、地点；

发出邀请和请柬格式；

订菜。

送别工作

送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程

商务活动安排

会见与会谈的安排

会见的提出；

会见的时间与内容安排；

会见与会谈的场所安排。

会议管理

会议准备

明确会议目的及指示，确定相应的会议事项；

准备的各项资源应配合会议的时间及需求；

准备满足个人特殊需要的设施；

利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、地点、议程等事项；

确认与会人员准时到会。

会议现场布置

提前布置好会议现场，调试好会议使用的设备（如投影仪、话筒等），使之满足会议需求。

接站、报到、签到与入场安排

提示与会人员报道、签到，及合理安排人员秩序入场

会议记录

根据需要对会议的重要内容及决策进行记录并整理。

与会人员返程安排

有秩序地安排与会人员离场，防止引起混乱。

文书处理

发文处理

明确需起草的文件或信函，并按紧急、重要程度优先处理；

准确理解文件的要求及将达到的预期效果；

核查文件所依据的信息来源是否确切和有效，若有必要，可提出简介明了的建议，并给决策者提供适当的阐释；

按起草的内容正确使用文种，措词准确、表达清晰，同时，行文风格、文件格式等符合公司公文规范；

根据公司规定，保存相关文献的副本，确保信息的安全和机密；

在商定的期限内提供完整的文件，当不能再规定期限内完成工作时，立即准确地上报原因。

收文处理

收文办理包括签收、登记、拟办、批办、传阅、承办等程序。

各级对所发文由办公室文书统一签收、拆封、分类编号、登记，附公文阅办单送办公室主任阅批。

由办公室文书将分批的文件及时分送有关所领导批示、阅知，或交有关部门阅处。

领导之间、领导与部门之间不能横传文件。

领导批阅文件应及时，并签署处理意见，若无意见应署名表示阅过。

凡是需要办理的文件，由办公室依照所领导的批办意见或部门业务分工情况分送职能部门处理。

承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见，按要求时限抓紧办理。

没有时限要求的，一般文件应在收到文件后二周内处理完毕。

属于本部门职权范围的事项，应当由部门自行办理；涉及两个以上部门的文件，由主办部门会同有关部门共同办理。

承办部门要将处理结果报主管所领导。

借阅文件必须有登记，借阅后一般应在两周内还回。

公文办理完毕，应按有关规定立卷、归档。

需要销毁的过期文件和内部资料，要列出清单，经部门负责人审核后指定专人销毁.

文档管理

用现有的文档系统存储信息；

正确进行信息分类；

从现有的文档系统获取信息；

准确记录、及时更新获得的信息，并按要求的形式呈现；

识别丢失或过期的条目，并遵循正确步骤将其找出。

信息与调研管理

信息处理

以合适的途径接收所需信息；

在指定的期限内，选择最适当的方式并准确地传达信息到指定部门、指定人员。

根据公司保密要求，及时提供重要信息给有权知道的人员；

及时矫正或汇报出现的错误信息，尤其是数字信息；

保护信息传递过程中的保密与安全。

调查研究

明确任务目标，确定指定的信息需求；

判断所需信息类别，确定获取信息的途径、对象和范围；

制定调研方案，设置监控点，确保整个工作情况灵活调整；

收集、汇总信息；

操作过程符合相关的法律条文和公司规定。

协调工作

与同事关系的协调

了解相关人员的工作内容，并及时向其明确自己的工作职责；

在商定的时间范围内实现承诺；

给同事提供信息和援助以满足其切实的需要；

当同事工作中有需求时，在自己能力限度内提供适当的帮助；

沟通方法和援助方式满足同事的需求；

及时提出任何对工作质量的建议；

当与提升之间或发现同事之间的工作关系遇到无法解决的困难时，及时提交给关系人员，以便形成良好的工作关系；

及时发现同事的培训需求，并积极组织；

与同事有关的信息应予以保密。

与外部关系的协调

准确地设立、商定和记录与外部联系人员协助的方法；

培育和维持与外部联系人员的良好工作关系，促进工作安排的顺利完成；

在自己的权限范围内，迅速、礼貌、准确地答复信息要求；

根据公司要求保守机密；

当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决的困难时，立即提交给关系人员。

二级行为标准：

行为模块

行为要项

行为标准

办公室环境管理

环境安全与维护管理

监督和维护工作场所的安全；

努力控制以为事故或紧急情况中的人身财产损失；

维护工作场所内人员、物品和信息的安全。

办公室工作管理

工作组织

运用适当的工作方法，有效地利用时间；

使自己的工作和同事的工作协调一致；

最大限度地控制材料的浪费；

根据既定的工作程序开展工作。

自我提高

确定和认可个人改进目标；

准备和认可一项自我改进的实施计划；

实行与复审个人改进计划。

工作计划

根据工作任务的轻重缓急合理安排时间，确保工作按时保质完成；

学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度；

根据工作任务的变化与主管及团队成员协商，确保调整的工作程序满足要求；

遵照执行制定的计划，遇变动或在自己能力范围外的例外事务，预先知会相关人员，并积极寻求相关帮助资源.

办公室设备管理

设备申购

监控各类办公设备的日常使用情况；

根据需要，申购办公设备；

跟踪申购请求的执行情况。

设备领用

及时查询到货信息；

领取及发放办公设备；

建立设备账簿，及时更新数据。

设备管理

及时处理资产的转移、清退、报废，

维护各类办公设备的正常使用状态；

定期盘点，根据公司要求处理盘点结果。

事务管理

印信管理

检查是否有院领导批准用印的签字。

用印一般要履行领导签批手续；

审阅、了解用印内容。

不能用印的则坚决不用，并说明理由；

用印应当进行登记，并留存用印材料。

重要信件、协议书、合同书、毕业证书、荣誉证书等用印均须留存相关材料，并进行核查登记；

盖印必须清晰端正，便于识别。

印章的位置一般要“齐年盖月”；

使用印章要在办公室内。

不能将印章携带出院外使用。

特殊情况下在院外套印需用印的文件材料，印章管理人员应在现场监印；

未经院领导特别批准，不允许出现盖有印章的空白凭证。

电话事务管理

以机构认可的礼仪迅速清晰地对来话做出反应；

正确识别来话方，并准确地记下其要求；

在自己的职权范围内回答或将询问提交相关人员；

正确拨打自己的或代别人拨打电话；

礼貌地获取和检查相关信息；

迅速准确地将相关信息传递给相关人员；

迅