房产中介财务流程.docx

房产中介财务流程.docx

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房产中介财务流程

内勤流程

一、交接：

（一）钱款交接：

1、现金交接制度

为了确保公司资金的安全性，公司特做出以下规定：

A、在银行上班时间签单，为避免出现误收假币等风险，店员应立即陪同客户到银行直将钱款存入公司账户。

B、如果在银行下班后签单，收到客户现金，需提前致电综合部，陪客户将现金直接交到综合，连锁店不得滞留或携带现金过夜。

C、钱款存入公司账户后，开具收据，将客户联交与客户，并整理好合同、收据、回单，填写《钱款交接表》，建立连锁店台帐，24小时内上交公司。

各连锁店必须引起高度重视，严格按照公司综合制度执行，如果出现违规操作，公司将按照以下制度作出处罚：

A、在银行上班时间，连锁店如果违规收取客户现金，出现假钞，连锁店自行承担假钞相应损失。

B、收到客户现金未按公司规定及时存入公司账户，一经查出，处以店长100元罚款若出现遗失，连锁店自行承担相应的经济损失。

C、在银行下班时间收取客户的现金，连锁店私自存留现金或店内人员私自携带现金过夜，一经发现，将对连锁店店长处以100元罚款；如因以上行为造成店内失窃，现金被盗，扣罚连锁店内全部人员当月提成；如经核实店内无明显被窃痕迹，现金无故丢失，店内人员全部开除。

D、连锁店收到客户存款回执单后，将开具对应金额的收据交于客户，填写交接本，24小时内上公司，如果连锁店将回执单、收据遗失，将对直接责任人处以罚款100元；若内勤人员、综合人员在交接中，回执单、收据等无故遗失，将对直接责任人处以100元罚款。

交款流程见流程图

2、房本、合同交接

连锁店签定合同后，必须半小时内录入，收取客户房屋凭证后，24小时内转公司内勤，交接时店员与公司内勤应同时在连锁店交接本上签字确认；公司内勤24小时内上交公司内勤并填好交接，签字确认。

3、贷款件、过户件交接：

（交件流程见附件）

贷款件、过户件攒齐后立即通知权证。

二、退款：

1、办理退款原则：

过户完毕、银行放贷到公司帐户后。

2、连锁店每周四准确报送退款计划，周二增补报送新增退款

3、具体退款流程及注意事项见流程图

三、退费：

房屋成交后，如需退还客户所交中介费，连锁店需填写《退费申请单》，经办人签字，经店长审核（审核交费金额），并经总经理、综合部经理签字后，由连锁店将所收中介费退还客户，同时收回客户手中的收据，并在网上录入负数。

如因优惠产生退费，除上述要求外另附《优惠申请单》。

如因退房或纠纷产生的退费，需有情况说明，店长、总经理经理签字确认。

四、退房手续：

三方退房，需填写终止合同协议，买卖双方客户及连锁店经手人签字，总经理审批，并提前填写《退款申请单》和《付款结算单》。

优惠审批

连锁店必须按照公司的收费标准进行收费，合同上必须严格按照公司收费标准填写，实收与应收之差部分为优惠金额，优惠金额必须履行优惠审批手续。

连锁店填写优惠单，由客户、经办人、店长签字后交到公司内勤，总经理签字确认审核优惠金额，公司内勤留存合同及优惠申请单复印件，并转交综合部存档。

三、收据的使用

（一）开具规定

1、使用范围：

中介服务费、定金、信息费、代收房款、代收过户税费、代收贷款经办费，不允许开具公证费等

2、收取服务费或房款后，应在收据综合联右上角用铅笔注明业务类型，若收入需要分成，则应在开具服务费的收据综合联右上角用铅笔注明分成店店名及收入分成比例；凡是没签合同收取客户的服务费，收据一律开成收客户“信息费”。

3、收据的开具应以实际收取客户的款项为准，不能将以前开具的收据作废，再重开一张金额等于“上次加本次合计收取款项”的收据。

4、当接受客户的“转帐支票”时，不得当时开具收据，应及时把“转帐支票”交至综合部，待综合确认款项到帐后再通知连锁店开收据给客户，并把收据的综合联交至综合部。

5、常用综合数字：

零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元。

6、收据上的地址一定要以合同上的地址为准，合同上的地址必须与房产证上的地址为准。

收据上的地址必须详细。

7、如果收取的中介费客户需要开发票，连锁店可以凭收据的客户联到综合部换发票，但房款收据综合不予兑换发票。

8、收据的填写必须严格按照规定填写：

大小写金额一致，字迹清晰，不得涂改

9、收据必须按照顺序使用，存根联必须保留，不得撕毁；作废必须三联齐全

（二）管理规定

1、专柜保存，不得随意放置，不准私自携带，每店只留一本收据，领取时以旧换新并附交店长签字明细；公司内勤严格审核，核实无误后方可发放新的收据，对有问题的收据或出现遗失情况，必须立即上报综合综合部；

2、每个连锁店必须建立《收据使用明细表》，明确每一张收据的去向。

3、收据使用、保管，直接责任人为连锁店店长，如果收据遗失，每份罚款1000元，并要求连锁店登报申明作废，费用由连锁店自行承担；如果作为其它用途，将上报有关部门，对当事人和店长进行重处

4、公司内勤做好收据领取归还记录，建立《收据使用明细表》，以消号方式进行严格管理，做到管理清晰，并随时到店进行抽查，若发现问题及时反馈，对于不反馈、管理混乱、未建立完整的领取归还记录的每次罚款50元。

5、公司内勤必须不定期清理各连锁店收据领取及归还记录，及时催交滞留收据，以月为时间节点，公司内勤必须将各连锁店收据回收并进行核查，对违规情况进行记录并上报体系负责人、综合部，若公司内勤未核查和上报，每次罚款50元；综合部将不定时对连锁店进行抽查，并对违反规定的连锁店及交易中心进行相应处罚。

四、合同的使用

（一）合同签定注意事项

1、合同签定的地址必须以产权证上的地址为准,详实到栋数/单元/楼层/房号；如果所签正式合同的地址与预定合同地址不一致时，一定要在银行回执单上注明预定合同的合同号及地址。

2、签合同时，售房人的姓名一定要与产权证上的姓名一致。

如果售房人与房产证上的姓名不符时，必须出具委托公证书，连锁店收取原委托公证书原件（一般为3份）后，并与合同、收据及回执单一起交到交易中心；如买方客户无法到场签合同，委托他人代理，必须出具委托公证书、代理人身份证原件，委托公证书随合同、收据、回单一起上交公司内勤。

3、签合同时，必须要把客户身份证号码写上。

4、签合同时，连锁店应签署经手人姓名、连锁店店名和日期。

5、如有自行交接的房款除了要在合同上注明外还需要买、卖双方填写《自行交接审批表》。

6、签合同时，一定要记住让客户按手印。

7、签合同时，用连锁店店章在合同三联上盖骑缝章。

8、连锁店业务员在签署各种业务合同时，未经公司其他相关部门认可，均不得在合同或合同的补充条款中签署与公司有关的违约责任。

如出现上述情况，无论是否发生违约赔偿，公司均将追究签署人的责任，每次处100元罚款，造成损失的签署人承担相应的经济责

任。

9、签正式合同前，复印空白合同，待拟定后誊于正式合同，以避免浪费。

（二）合同审核注意事项

1、公司内勤收到合同后，对合同进行初审，核实产权人是否与售房人一致、核实合同地址是否与产权地址一致，核实收付款金额是否一致等

2、公司内勤严格审核合同签定是否规范，对于签定违反相关规定的，要求连锁店重签合同，公司内勤可以拒收合同。

（三）合同管理规定

1.专柜保存，不得随意放置，对放置混乱的连锁店，处以罚款50元/次；合同如果出现遗失，每份罚款1000元并要求登报作废，费用由连锁店自行承担。

2.严格按照序号使用，不准私自撕毁，作废必须三联齐全。

3.连锁店合同外借，必须做好记录，落实合同去向。

4.不得私自复印版本做其它用处，如一经发现，报有关部门，对当事人和连锁店店长严处。

5.必须建立《合同使用明细表》，落实每一份去向。

6.将作废合同及时上交公司内勤，连锁店不得自行处理。

7.体系负责人、公司内勤做好合同领取返还记录，建立手工台帐和电子文档，各级以消号方式管理合同，做到管理清晰，并随时到店进行抽查。

以月为时间节点，公司内勤将连锁店合同全部收回，全部核查，对违规情况进行记录并上报体系负责人、综合部，若公司内勤未核查和上报，每次罚款50元，连锁店管理混乱的，处以50元/次罚款

五、产权证、商品房购房合同等房屋凭证、公证书、房款收条的管理规定

（一）产权证、商品房购房合同等房屋凭证以及公证书

1.连锁店签定合同的同时收取房屋凭证（产权证、购房合同、购房发票等），并开具收件凭证，填写《交接表》后，必须及时上交（连锁店在当日上午12点前成单的需于当天13：

00前将房屋凭证交于公司内勤处；连锁店在12：

00以后成单的则于次日13：

00点前将合同等相关房屋凭证交于公司内勤），公司内勤保证在签单24小时内上交权证内勤。

权证内勤必须严格审核，权证内勤对房屋凭证进行统一管理。

2.权证内勤为凭证及公证书管理的直接责任人，必须建立电子文档和手工台帐，采取编号方式，严格管理，建立严密的交接制度和借用领取制度。

3.房屋凭证（产权证、购房合同、购房发票等）的借用必须填好借用交接表，且24小时内必须归还，不得转借。

4.若连锁店私留房屋凭证，延迟上交，每次罚款50元/次，若发生遗失，将追究直接责任人的责任。

5.各级交接必须建立交接本，做到交接清楚有序，若因交接混乱或出错，导致证件遗失，将对相关责任人进行追究。

6.公证书只能够出示给客户，不得复印或做其它用途，若经发现，一律重处。

（二）房款收条

1.连锁店在支付客户房款同时，要求客户填写《客户收款确认单》，单据内容必须由客户自行填写，连锁店不得代为填写，内容必须填写齐全，真实有效并要求客户盖指纹确认，并于24小时内上交公司内勤。

如发现连锁店舞弊行为，将对连锁店处以50元/次的罚款，给公司造成损失的承担相应的经济责任；如内容填写不齐全，将对连锁店处以10元/次的罚款。

2.客户无法当日到店领取房款，连锁店需将房款存折或现金支票当日返回公司综合部。

连锁店、交易中心不得滞留房款存折或现金支票，否则每次处以50元的罚款。

3.连锁店必须在24小时内将《客户收款确认单》上交公司内勤，公司内勤24小时内上交综合部。

各级不得延迟上交付款结算单，否则每次处以当事人10元/次的罚款。

4.各级交接必须清楚明了，建立交接表，交接人和签收人分别签字确认。

如房款收条遗失，将对当事人进行50元/次的处罚。

六、所有合同、表单、单据中凡涉及签字的，必须真实有效

1．合同：

包括各项业务所使用的各种合同，经办人、客户必须是亲笔签字，如客户不是房主本人则应有授权委托书，注明×××代×××。

2．表单：

包括优惠单、自行交接审批表等，客户、经办人、各级审批人签字必须真实，如遇紧急情况，审批人暂时没有签字的，可由审批人先打电话通知综合部，然后再补签字，其他人不可代签。

3．单据：

包括借支单、提前退款申请单、报销单、付款结算单等，经办人、审批人签字必须真实，借支单上的经办人应是用款人，别人不得代签。

七、报销流程

1、费用报销人所报销的费用必须据实。

2、费用报销的单据的类型应符合规定，内容填写完整、齐备、清晰，且与实际一致。

3、报销单据必须是税务部门的正式发票。

4、发票所载名称应为本公司全名。

5、认真填写费用报销中的用途及其它各项，金额栏的大小写必须一致，并不得涂改。

6、费用报销单后附原始单据，原始单据按要求粘贴在费用粘贴单上，注明所附原始单据张数，在每张原始凭证上签上报销人的姓名。

7、各部门将需报销的合法票据收集整理，填写完成后按《费用报销单》的审批程序提请审批，手续完备后至综合部报销费用。

审批程序：

经手人→连锁店店长→总经理→综合部负责人

8、连锁店费用报销：

办公用品月底统一申报，公司内勤汇总，公司根据额度统一审批，统一购买、发放。

水电费、物业费、清洁费等发生时连锁店提前报公司内勤进行请款，付款后凭发票到综合部报销冲账。

9、报销及其注意事项：

水电、物管报销：

单户单表交纳水电费的为水电发票，如果由物管代收水电费的要由物管出具收据并加盖物管章。

物管费要由物管出具正式发票《其他服务业发票》，个别小物管不能出具发票的可用物管出具的收据报销。

八、其他注意事项

1．客户在石家庄市自行将房款存入公司留存在连锁店的公司在银行开设的单位账户中；连锁店需及时将此信息反馈给综合部，待综合部确认房款已到帐，并收取银行回执单，才可给客户开具收据。

2．客户自行在外地将房款存入公司留存在连锁店的公司在银行开设的单位账户中，连锁店店员应及时把此信息反馈到综合部，待综合部确认到帐后，连锁店才可开具收据，在上交各项资料中必须附上情况说明和客户传真的银行回执单；待店员在将收据交给客户时，必须让客房出具银行回执单原件，并及时将银行回执单原件交至综合部。

3．退款必须直接交给产权人，如产权人在海外，必须由大使馆出具证明；如产权人在台湾，必须通过海台办出具证明；如其他原因产权人不能亲自到场拿钱款，必须出具公证后的委托书及代理人的身份证原件到现场办理，否则一律不予办理。

4．如果所收定金或房款需要转为中介费（房款或定金转为违约金）一定要在合同上注明，并在合同规定可以转为中介费后，填写情况说明交到交易中心（情况说明见知识库）。

如果在签了合同以后，出现转违约金的情况，需签一份《补充协议》。

交款、交件、退款流程

一、交款流程

备注：

1、成交后连锁店半小时内必须网上留言、协议款费录入等，如遇网络原因或其他情况，无法录入，必须告知公司内勤，否则按不及时录入处理。

2、各环节交接必须按照时间节点进行，并建立好交接明细，责任落实到人，如遗失单据，将对直接责任人进行处理。

3、综合人员公司内勤连锁店，进行层级审核，并及时记录反馈出错情况。

4、上交必须及时，连锁店在上午12点前成单的需于当天13：

00前将合同、收据、回执单和件上交公司内勤处；若在12：

00以后成单的则可在次日13：

00点前将合同、收据回执单和件交至交易中心，公司内勤每日下午15：

00将上述资料上交公司，最迟不能超过24小时。

5、如买卖双方自行交接房款的则需要客户填写《房款自行交接审批表》

留言类型：

售出、成租、手拉手、限时签入、包销调入（连锁店成交后需按统一格式进行留言）

1、售出和手拉手留言格式：

成交合同号+售出协议号＋成交物业地址+成交价+收入+所收钱款+预计合同、收据、回单上交时间+预计交过户贷款件时间（主题中备注是：

三方成交/调出/限出/手拉手）；

2、成租留言：

成租合同号+售出协议号＋成交物业地址+收入+所收钱款+预计合同、收据、回单上交时间。

3、预定留言格式：

预定房源编号+预定地址+预计成交价+预计成交时间。

4、调入留言格式：

房源编号（以Q字开头的）+物业地址+统一报价+预计腾房时间。

5、限入留言格式：

房源编号（以X开头的）+物业地址+统一报价+限时期限+是否支付定金及金额。

二、交件流程

备注：

1、各环节必须严格交接，建立交接明细表，保证资料证件的安全性，不能遗失，否则，将直接追究相关直接责任人。

2、攒件必须及时，连锁店当日收齐件，必须当日上交公司内勤，公司内勤每日15：

00以前收的件，当日必须传到公司。

三、退款流程

请款：

备注：

1、如果所需退款是三方尾款的连锁店除了要交《付款结算单》和客户身份证以外，还需交买卖双方签字的《结款通知单》和《物业交割单》；包销首付就必须要有《附属设施清单》和《物业交割单》；

2、公司内勤应在每周一前将综合审核通过的所有退款的《付款结算单》和相关资料交到公司；

退款：

备注：

1、严格按照合同报送退款计划；

2、退款严格按照计划执行，连锁店必须在规定的时间内及时上报退款计划给公司内勤，否则不予退款；

3、客户领款时需带上合同原件和身份证原件且领款人应为产权人本人，如果不是产权人本人则需出具产权人的委托公证书；

3、连锁店必须在24小时内将《客户收款确认单》上交公司内勤，公司内勤24小时内上交综合部。

四、非正常退款流程

备齐退款资料

退款备注：

1、手续不完备、未按时间节点上报、网上未录入等不予请款（退款结算单、产权人身份证复印件）

2、2日内内客户还未到店上领取存折的，公司内勤必须退回综合。

3、对于没有上报而需要请款的，由连锁店直接报公司相关领导审批，公司同意后连锁店提前一天告知公司内勤办理退款手续。

如果需要当天用款的由连锁店直接到公司请款。

4、收条24小时内必须上交，收条未上交的下一次不予退款。

附：

客户收款确认单

收款日期：

2006年7月12日

收款客户姓名

刘强

身份证号码

51092219687090604

合同号

M-04-25000001182

款项类别

□房款□限时代卖保证金□其他

地址

成华区新鸿南支路31号1幢1单元1楼2号

收款方式

□存折□现金支票□现金□其他

金额

￥94000

金额（大写）Ⅹ佰Ⅹ拾玖万肆仟零佰零拾零元零角零分

附注：

（支票号或存折号码）

客户收款确认签章：

刘强

连锁店：

华油店付款经办人：

刘涛

付款结算单

部门：

华油店2006年7月8日项目：

不填写

客户姓名

刘强　

合同编号

M-06-2500　

房址

成华区新鸿南支路31号1幢1单元1楼2号　

面积

100㎡　

合同金额

　25万

摘要

不填写

本次付款

大写：

贰拾三万元整小写：

￥230000

累计付款

　￥250000

备注：

退房款

业务经办

刘涛　

出纳

　不填写

客户

不填写　

情况说明

部门：

年月日项目：

合同编号

房屋地址

客户姓名

确认金额

金额

大写

类型

确认中介费□确认贷款服务费□确认违约金□其他□

情况摘要

申请人

店长

交易中心经理

房款自行交接审批表

卖方姓名：

买方姓名：

房屋地址：

产权性质：

签约日期：

成交价：

是否贷款：

钱款交接情况：

卖方签字：

买方签字：

日期：

日期：

签约店：

经理签字

经手人：

日期：

注：

因房款自行交接所产生的任何纠纷与石家庄乐易房屋中介有限公司无关

客户姓名

联系电话

身份证号

房屋地址

合同编号

合同金额

退费类型

本次付款

大写：

小写：

累计付款

退费原因：

总经理：

主管副总：

综合：

部门经理：

经办人：

退费申请单

部门：

日期：