基础写作 第九章应用文写作.docx
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基础写作第九章应用文写作
第九章应用文体写作
一、应用文写作的界定
现代应用文是指在今天的社会现实中,党政机关、社会团体、企事业单位等,运用在政治生活、经济建设、科学文化事业以及管理社会生活中所使用的各类文体的总称。
总之,应用文在今天已是社会中机关、团体、单位、个人所必备的交流工具。
现代应用文体主要包括:
Ø党政机关应用文
Ø机关事务应用文
Ø经济应用文
Ø法律应用文
Ø公关礼仪应用文
Ø科技文卫应用文
如党政机关应用文,就是以国务院办公厅1987年2月18日发布,2000年8月24日修订的《国家行政机关公文处理办法》,以及中共中央办公厅1996年5月3日颁布的《中国共产党机关公文处理条例》为依据。
我们把因应用文写作的规定性的严格与否作为划分标准,还把现代应用文分为:
通用公文(也称法定公文)和专用公文(特指经济应用文和法律应用文)。
Ø1981年发布《国家行政机关公文处理暂行办法》,
Ø1987年发布《国家行政机关公文处理办法》,
Ø1993年重新修订此办法,2000年变又增补新的公文种类。
二、应用文写作的特点
1.实用性
应用文的主要任务是解决实际问题的,不是供人审美、供人欣赏玩味,更不是供文人骚客比试高下的文体,而是供人实践运用,达成一定功利目的的文体。
2.真实性
应用文要求作者严格按照客观事物的本来面目进行写作,决不允许虚构和凭空想象。
真实性是应用文体写作的生命之所在。
只有真实地向社会各方面传递各种信息,上情下达,下情上达,它的文体价值才会有效地实现,否则就会失真,给社会带来不利影响甚至造成危害。
3.针对性
应用文有着明确的功利目的性,它是为处理和解决社会生活中的实际问题而进行的。
因此,它有着明确的特定接受对象,有强烈的针对色彩。
从文种选择、格式安排到语词的运用,都要针对写作目的与读者对象而有所选择与取舍。
4.时效性
时效性包括应用文的时代性、及时性、作用时间的有限性三层含义。
5.工具性
应用文本身不是人们追求的目标,仅仅是能动地实现特定目标采取的手段。
它以语言文字为中介,传递各种信息,在社会政治、经济、文化、科技乃至日常生活各个方面发挥工具作用。
6.规范性
应用文的体式是固定的,严格讲究格式准确。
其文本形式和制发程序都有特定要求,讲究规范。
三、应用文作者的修养
1.对应用文作者的理解
Ø个人作者,
Ø法定作者,
Ø代言作者。
2.应用文作者的修养内涵
修养是一个人后天习得的学养,这对应用文作者有着直接的影响。
写好应用文,作者需要以下几方面的修养:
政治理论修养
业务知识修养
良好的心理素质
敏锐的观察能力和分析问题的能力
四、法定公文写作规范
(一)公文的涵义及种类
1.广义的公文概念:
国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理时形成的具有法定效用和规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。
2.狭义的公文概念:
法定公文,具体指《办法》、《条例》。
3.公文的种类
党的机关公文。
《中国共产党机关公文处理条例》规定有14种:
(一)决议;
(二)决定;(三)指示(四)意见;(五)通知;(六)通报;(七)公报;(八)报告;(九)请示;(十)批复;(十一)条例;(十二)规定;(十三)函;(十四)会议纪要。
行政机关公文。
《国家行政机关公文处理办法》规定有13种:
(一)命令(令);
(二)决定(三)公告;(四)通告;(四)意见;(五)通知;(六)通报;(七)议案(八)报告;(九)请示;(十)批复;(十一)函;(十三)会议纪要。
按行文关系分:
Ø上行文,
Ø下行文,
Ø平行文。
公文的行文规范
1.公文的行文关系:
2.公文的行文方式;
3.公文的行文规则:
1.公文的行文关系:
Ø直接隶属关系
Ø间接关系
Ø业务指导关系
Ø平行关系
Ø不相隶属关系
2.公文的行文规则
第一,各级党的机关和行政机关的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第二,同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文;党政机关及其部门与同级军队机关及其部门可以联合行文;党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。
第三,党政各职能部门在各自职权范围内,可以互相行文;可以向下级机关中相关的部门(业务部门)行文;也可以根据本级党委或政府的授权的职权规定,对下级党委或政府行文。
第四,部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上级机关有权责令纠正或撤销。
第五,向下级机关的重要行文,应当同时抄送本机关的直接上级机关。
第六,向上级机关行文,应当主送一个上级机关;如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。
第七,受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复其请示事项。
第八,向上级机关请示问题,应当一文一事,只写一个主送机关,其他机关可抄送,但不得同时抄送下级机关。
第九,除党委办公厅(室)根据党委授权外,党委的其他部门,不得对下级党委发布指示性公文。
第十,党委各部门应当向本级党委请示问题。
未经本级党委同意或授权,不得越过本级党委向上级主管部门请示重大问题。
第十一,不相隶属机关之间一般用函行文。
第十二,经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章,应当视为正式公文依照执行,可不再行文。
第十三,对不符合行文规则的上报公文,上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。
四、公文的拟制
草拟公文的基本要求是:
1.符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
2.情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点正准确,篇幅力求简短。
3.人名、地名、数字、引文要准确,引文应当先引标题,后引发文字号。
4.结构层次序数。
5.用词用字准确、规范。
6.公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
7.公文由本机关领导人签发,重要的或涉及面广的,必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发。
8.审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。
9.草拟修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求,不得在文稿订线外书写。
五、党政机关公文写作
(一)命令(令)、议案
1.命令
1)命令适用范围和特点
2)命令的分类
3)命令的格式与写法
命令标题有三种:
(1)写明发文机关、事由、文种,如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。
(2)写明发布事由和文种,如《向全国进军的命令》。
(3)写明发布者和文种,如《中华人民共和国主席令》。
正文:
写作简明扼要,一般由命令原由、措施、执行要求组成,文风严肃,语气有力。
签署:
位于正文横宽1/2处,签上负责人的职务和姓名。
日期位于横宽1/3处。
2.议案
适用范围
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(二)决定
1.适用范围和特点
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
2.决定的分类
根据内容、性质的不同,决定可以分为法规政策性决定、宣告事项性决定、奖惩性决定、任免性决定等。
(三)意见、公告、通知
1.意见
1)适用范围和特点
2)意见的特点:
行文关系的多向性。
可以上行,又可以平行、下行。
作用的多样性。
有的近于建议报告。
效力的灵活性。
下行的“意见”可带指示性,对受文者有一定约束力,但又不是强制
性规定;上行、平行则不具约束力。
3)意见的分类
意见按其性质和内容,大体可分为四类:
建议性意见。
用于向上级以及平级机关提出建议。
上复性意见。
对上级机关征求意见作出回复。
质疑性意见。
向同级或下属单位提出不同看法。
工作性意见。
向下级机关布置安排工作,提出工作措施和要求。
2.公告
1)用范围和特点
公告适用于庄严地向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公告具有庄严性和鲜明的告知性。
其发布目的主要在于宣布近期的大事要闻,公布的对象广及国内外。
性质的法定事项。
2)公告的分类
从宣布的内容性质看,公告可以分为重要事项公告和法定事项公告两大类。
3.通告
1)适用范围
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
2)通告的特点
通告具有极强的周知性、一定的制约性和一定的专业性等特点。
3)通告的分类
从公布事项的内容性质来看,通告可以分为周知性通告和法规制约性通告两种类型。
前者主要用于公布应当周知的事项,告知性明显,制约性较弱。
后者主要用于公布应遵守的事项,常常提出一些规定或要求,制约性较为突出,周知性相对要当弱一些。
4)通告的格式与写法
通告的标题,灵活多样,大多用规范式即三要素俱全:
发文机关+事由+文种。
通告发文机关和成文时间的标写也较为灵活。
若标题中已出现发文机关,文末不必再作标注;若成文时间已置于标题之下,篇末也可省略这个内容。
通告的正文包括依据、事项和结语三个层次:
依据:
用以说明发布通告的原因、目的、意义等,要求写得简明畅达,常以“为了……”,“根据……”,“现作如下通告”或“特通告如下”等语领起下文。
事项部分:
是正文的核心,要求写明应当遵守或者周知事项的具体内容。
如果事项简单,则可以一气呵成,自成一个段落。
结语:
写法较为自由。
5)通告和公告的区别
通告和公告有着较为密切的联系,但是,二者的区别也是相当明显的:
从发文机关的级别来看,公告高于通告。
公告的制发机关级别一般较高,使用较为严格;而通告却广泛使用于各级机关、社会团体、企事业单位。
从周知对象的范围来看,公告广于通告。
公告面向国内外,对象范围十分广泛;而通告则局限在一定的范围内,多是针对于特定的区域或特定的行业而制发的。
从公布事项的程度来看,公告重于通告。
6)通告的写作要求
内容要合法有据。
通告虽然是针对一定范围而制发的,但是必须从全局出发,通盘考虑,要以国家的法律、法规及有关规定为依据。
要求要明确具体。
通告中的规定与要求要十分具体、肯定,以便于人们遵守执行。
不可笼统抽象,也不可含糊其辞。
语言要精当得体。
通告具有较强的专业性,在概念、术语的使用上要做到准确无误。
4.通知、通报
1)通知
(1)适用范围和特点
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
通知是现行公文中使用范围最广,使用频率最高的一个文种。
它具有时效性、执行性、知照性、指示性等特征。
在中下级机关,一部分命令、指示内容的文件也以通知的文种行文。
(2)通知的分类
指示性通知。
是上级机关向下级机关布置工作、作出指示、发布法规和规章时使用的文件。
知照性通知。
是党政群机关、企事业单位处理日常工作常用的文件。
如活动的安排、会议的召开、机构的设立、印章的启用等。
颁转性通知。
包括“发布”、“转发”、“批转”三个类型。
是某级机关转发上级机关、同级机关、不相隶属机关的公文或批转下级机关的文件时使用的文件。
任免及聘用通知。
包括任命、免职、聘用、解聘通知四小类。
(3)通知的格式与写法
通知一般由标题、主送机关、正文、落款几部分组成。
考虑到通知的特点,现将各类通知的写作分别介绍:
指示性通知的写作:
指示性通知用于向下级机关布置工作任务、安排活动,或就某一事项、问题作出指示。
标题:
国务院办公厅关于禁止发放使用
各种代币购物的通知
正文:
布置工作任务(或安排活动)的通知正文写法,一般由开头、主体、结尾三部分组成。
开头部分交待发通知的原因、目的或意义、目的;主体部分布置任务,拟订方法措施,阐明工作原则,交待注意事项,可用小标题或列条目依次写出;结尾部分提出贯彻执行要求。
下指示、作规定的通知的正文多由两部分构成:
开头写明发通知的目的依据,主体部分分条款写出指示的具体内容;可无专门结尾,或用“以上各点,望遵照执行”等惯用语结尾语作结。
颁转性通知写作:
这类通知又可分为“发布”、“转发”、“批转”三个类型。
知照性通知写作:
任免及聘用通知写作:
通知的写作要求
主题集中。
重点突出,措施具体。
讲求时效。
颁转性通知写作:
这类通知包括转发性通知和批转性通知。
即转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文;批转下级机关的公文。
四川省民政厅关于转发《关于严格依法办理婚姻登记的批复》的通知
国务院批转关于废止《第二次汉字简化方案(草案)和纠正社会用字混乱现象请示>>的通知
事务性通知写作
任免及聘用通知写作
通知的写作要求:
主题集中。
重点突出,措施具体。
讲求时效。
2)通报
(1)适用范围和特点
通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况,是一种告知性的下行文。
通报的特点是知照性、典型性、导向性。
(2)通报的分类
表扬性通报。
批评性通报。
情况类通报。
(3)通报的格式与写法
标题。
一般标题要反映三方面的内容:
发文单位名称、事由和文种。
但不少通报常常省掉发文单位这一项,而由事由和文种两项组成。
国务院关于表彰国家科委等单位深入基层开展扶贫工作的通报
批评性通报的正文首先要写清楚原因。
即写清犯错误的单位或人的姓名、单位,犯错误的时间、地点、以及犯错误的程度、性质、危害和不良影响。
其次通报处理事项,申明党的纪律和行政纪律,表明处理的坚决态度和具体处理的决定,指出从中应当吸取的教训。
最后重申告诫,提出具体要求和防止措施。
情况类通报的正文分前言、情况综合和要求三部分,前言部分将通报的情况进行概述,点明通报的主要内容。
情况综合部分按时间先后或问题性质,逐一记叙已经发生的各种情况。
最后一部分提出要求和注意事项。
结尾。
注明发通报的单位名称和成文日期。
标题中已写明发文单位名称的,结尾只写明年、月、日即可。
有的结尾处还要注明该通报发放的范围。
如果通报有附件,应在正文中说明,并在正文左下方写上"附件"二字及附件的名称。
通知与通报的区别:
通知与通报有相同之处,都有沟通情况、交流信息的作用,也有不同之处:
要求不同。
时间不同。
表述不同。
(5)通报的写作要求
通报的人或事应有典型性,有示范、引导作用或教育、警戒意义。
应注意事实的准确性和完整性。
由于通报具有指导性和一定的权威性,所提要求受文单位必须执行,因而要求应写得明确、具体、适当,便于执行。
通报系普发性公文,有时还予以公布,因而常常省略主送机关。
5.报告、请示
1)报告
(1)适用范围和特点
报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问,提出意见或建议,报告具有陈述性和汇报性的特点,
定期或不定期地向上级汇报工作,是下级机关的职责之一。
一般来说,凡遇有下列某种情况时,下级机关均应向上级机关写报告:
①工作中出现重要情况或发生重大变化;
②工作中出现较大失误或发生严重事故;
③工作中遇到疑难问题或特殊情况;
④工作顺利完成或进行到一个重要阶段;
⑤向上级机关提出有关意见或者建议;
⑥上级机关询问有关问题或核实有关情况需要答复;
⑦向上级机关抄送文件,呈送物品等等。
(2)报告的分类
按内容与用途,可分为工作报告、情况报告、建议报告、回复报告、报送报告。
按范围与性质,可分为综合报告和专题报告。
按行文目的,可分为呈报性报告和呈转性报告。
(3)报告的格式与写法
报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和成文时间五个部分组成:
标题。
报告的标题由发文机关+事由+文种组成,使上级机关一看标题就清楚汇报的主要内容,或由发文事由加文种组成。
正文。
报告的正文一般包括导言、主体、结语三个层次。
导言。
说明报告的目的、意义及基本情况,要求作到概括、集中、简要。
基本情况的叙述尤其要注意高度概括。
常以“现将×××××报告如下”等过渡语承上启下。
主体。
写清报告事项的具体内容。
通常包括四层意思:
陈述基本情况、归纳主要经验、指出存在的问题、提出今后的措施。
一般采用并列式,逐层叙写。
综合性的工作报告四层意思都应谈到,尤以基本情况、经验教训为重点;例行性的情况报告应着重汇报成绩和不足;事故性报告要反映情况、分析原因、追究责任;上复性报告主要答复查询事项,不旁及其他;抄送性报告主要写明文件或物件的名称、份数、规格等。
结语。
多为公文贯用语,如属呈报性公文,用”特此报告”作结;如属呈转性报告,用“以上报告,如无不妥,请批转执行”作结。
2)请示
(1)适用范围和特点:
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
请示是下级机关或个人主动征求领导意见的一种手段,目的在于得到上级机关的支持和批准,进而解决问题,推进工作的开展。
因此,请示具有呈批性和期复性的特点。
请示的事项没有严格规定的限制,但也要根据职权范围、事项性质等来确定。
具体说来,以下情况需作请示:
其一,在执行有关方针、政策的过程中,对有关精神把握不准或遇到疑难需要上级明确指示或解释。
其二,事关重大,而且超出了本机关的职权范围,需上级指示、批准。
其三,工作中出现了新问题、新情况,而又无章可循、无先例可循,可提出处理意见,请求上级审核。
其四,在执行统一规定时,因本单位情况特殊,需作变通处理的问题,要请求上级核准。
其五,本机关在一些重大问题上意见分歧,无法统一,可以请求上级裁决。
其六,某项工作需要兄弟单位配合,其间又有矛盾、分歧时,可请示上级出面协调。
其七,上级机关规定必须请示获准后才能办理的事项,必须请示。
(2)请示的格式与写法
请示由标题、主送机关、正文、发文机关和成文时间五个部分组成。
标题。
往往由发文机关、事由、文种组成,也可以省略发文机关。
请示的标题中一般只宜使用一个动词,而且不可与文种“重出”,因而请示标题中除文种之外的“请示”“请求”、“要求”“申请”等是多余的。
主送机关。
标写时应注意:
Ø主送机关只能标一个,不可多头主送。
若受多重领导,要确定出与请示事项关系最为密切的主管部门作为主送机关,其他机关则以抄送的形式送达。
多头主送可能导致意见不一或互相推诿,不利于公务的办理。
Ø应按隶属关系向直接的上级主管部门请示,不可越级请示。
若情况特殊而又关系重大,必须越级行文,也应抄送被越过的机关。
Ø除领导直接交办的事项外,请示一般不宜直接送领导者个人。
正文。
一般包括理由、事项和结束语三个层次。
Ø请示理由是下级请示的出发点,又是上级批复的重要依据。
请示事项能否被批准,与该部分写作的优劣有着直接的关系。
因此,衡量一份请示的质量高低,其理由是否充分是重要标准之一,请示的理由要求作到重要、具体、充分、恰当。
常以“特请示如下”等过渡语引起下文。
Ø请示事项是需要上级机关给予指示或批准的具体内容。
要求将事项写清楚,作出简要的分析,根据需要可提出自己的看法和处理意见。
Ø请示常用惯用语结束全文。
常见的结束语有:
“妥否,请批示”,“以上意见是否妥当,请予批示”等。
Ø最后署发文机关和成文日期。
(3)请示的写作要求
◆结构清楚,段落分明。
正文由理由、事项、结语三段式构成,各部分都应准确表述,不得含糊。
◆理由充足,要求具体。
理由充足,才会有说服力,同时,阐述理由时还应做到叙述得体,不要分散上级领导的注意力。
提要求时,不能笼统,请求指示要具体写出是什么样的指示;请求工程拨款,要写清楚数量,列出工程概算,以便于上级批复。
◆一事一文,主送明确。
在内容上,请示要求单一,只能就一件事或一个问题提出请示,不要把数件事混在一份请示中,一文数事不便于上级批复。
请示的主送机关只能是一个,是本机关直接隶属的上报机关或直接的上级业务指导机关,除特殊情况外,不应该主送上级机关的领导人个人,不能多头请示,也不能越级请示。
6.批复
1)批复的适用范围:
批复是上级机关答复下级机关或单位请示事项的一种指挥性下行公文。
它与请示这一公文相呼应,应下级机关的请示而发。
2)批复的作用
(1)当下级机关按有关规定请示批准开展某项工作或办理某项事宜时。
(2)当下级机关对相关的方针、政策、法规不明确,向上级机关询问时,上级机关用批复回答下级机关的问题。
(3)下级机关在开展工作时,常常遇到许多职权范围不能解决的问题,需要上级机关帮助解决的,上级机关可以用批复提供帮助。
3)批复的特点
(1)针对性。
批复是针对下级机关的请示而发的,是针对下级机关请示的事项作出的答复。
(2)权威性。
批复是对下级机关的请示事项作出的批示、提出的办法,是领导机关意愿和权威的体现,下级机关必须遵照执行。
(3)单一性。
在内容上,批复只针对下级机关所请示的事项作出回答,不涉及请示事项以外的内容。
(4)被动性。
在通常情况下,有请示,才可能有批复。
5.批复的写作
1)标题。
批复的标题有下列两种写法:
(1)由发文机关名称、事由和文种三要素组成。
如)《国务院关于给予广东省南澳岛优惠政策的批复》。
(2)由发文机关名称、事由、请示机关名称、文种四项内容组成,以突出批复的针对性。
如《国务院关于同意贵州省设立黔西南布依族自治州给贵州省人民政府的批复》。
2)主送机关。
批复的主送机关也就是请示的发文机关。
3)正文。
批复的正文由引据部分和批复内容、结尾三部分构成。
(1)引据部分。
批复引据部分的写作形式比较固定。
通常先引述下级机关请示的日期、标题和文号,作为批复的起因和根据,如“你局中区审[1999]5号文收悉”。
然后以“现就××事项批复如下”或“现批复如下”等过渡语句引出下文。
(2)批复内容。
这一部分主要阐述上级机关的批复意见。
关键是有明确的表态。
(3)结尾部分。
除内容比较简单的批复外,一般的批复在正文结束时,应另起一行,注明“特此批复”或“此复”等语句。
4)批复日期。
写明发文机关名称和成文日期,但标题上已写明发文机关名称的,只写明成文日期即可。
批复的写作要求:
1)坚持“一请示一批复”,避免一份批复答复几个请示的现象。
2)态度肯定,语言准确。
批复应根据党和国家的有关政策法规,结合工作实际及时作出明确的答复。
在用语上应使用“同意”、“不同意”、“不能办”、“缓办”等含义明确的语言,切忌含糊其辞,使下级机关无所适从。
7.函
1)涵的适用范围
函适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
它是与主管部门而不是与直接的上级机关发生联系,所以它有别于“请示”。
一般说来,向有直接隶属关系的上级机关请求指示
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