Office技巧野猫学习笔记.docx
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Office技巧野猫学习笔记.docx
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Office技巧野猫学习笔记
Office技巧总结
一、总论
1.基本功能
(1).MicrosoftOffice
MicrosoftOffice是微软公司开发的一套基于Windows操作系统的办公软件套装。
常用组件有Word、Excel、Powerpoint等。
最新版本为Office365(Office16)。
(2).MicrosoftOfficeWord
MicrosoftOfficeWord是文字处理软件。
它被认为是Office的主要程序。
它在文字处理软件市场上拥有统治份额。
它私有的DOC格式被尊为一个行业的标准,虽然它的新版本Word2007也支持一个基于XML的格式。
Word也适宜某些版本的MicrosoftWorks。
它适宜Windows和Mac平台。
它的主要竞争者是Writer、StarOffice、CorelWordPerfect和ApplePages。
(3).MicrosoftOfficeExcel
MicrosoftOfficeExcel是电子数据表程序〔进行数字和预算运算的软件程序〕。
是最早的office组件。
Excel内置了多种函数,可以对大量数据进行分类、排序甚至绘制图表等。
像MicrosoftWord,它在市场拥有统治份额。
它最初对占优势的Lotus1-2-3是个竞争者,但最后它卖得比它多、快,于是它成为了实际标准。
它适宜Windows和Mac平台。
它的主要竞争者是Calc、StarOffice和CorelQuattroPro。
(4).MicrosoftOfficeOutlook
MicrosoftOfficeOutlook——是个人信息管理程序和电子邮件通信软件。
在Office97版接任MicrosoftMail。
但它与系统自带的OutlookExpress是不同的:
它包括一个电子邮件客户端,日历,任务管理者,和地址本。
它可比OutlookExpress的功能多得多了。
它的电子邮件程序的主要竞争者是MozillaThunderbird(Mozilla)和Eudora。
它的个人信息管理程序主要竞争者是Mozilla和LotusOrganizer。
它仅适宜Windows平台(后来支持Mac);一个版本也被包括在大多数掌上电脑里。
它在Mac版里对应的程序是MicrosoftEntourage(后来替换成Outlook)。
(5).MicrosoftOfficePowerPoint
MicrosoftOfficePowerPoint,是微软公司设计的演示文稿软件。
用户不仅可以在投影仪或者计算机上进行演示,也可以将演示文稿打印出来,制作成胶片,以便应用到更广泛的领域中。
利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿,还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。
Powerpoint做出来的东西叫演示文稿,它是一个文件,其格式后缀名为:
.ppt,或者也可以保存为.pdf、图片格式等,2010和2013版本中可保存为视频格式。
演示文稿中的每一页就叫幻灯片,每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。
(6).MicrosoftOfficeFrontPage
MicrosoftOfficeFrontPage是微软公司推出的一款网页设计、制作、发布、管理的软件。
FrontPage由于良好的易用性,被认为是优秀的网页初学者的工具。
但其功能无法满足更高要求,所以在高端用户中,大多数使用AdobeDreamweaver作为代替品。
它的主要竞争者也是AdobeDreamweaver。
在Office2007及以后的版本被取消,没有继任者。
微软提供了两个解决方案:
SharepointDesigner适用于有Sharepoint的服务器,而ExpressWebDesigner适用于服务器。
(7).MicrosoftOfficeOnenote
MicrosoftOfficeOneNote使您能够捕获、组织和重用便携式计算机、台式计算机或TabletPC上的便笺。
它为您提供了一个存储所有便笺的位置,并允许您自由处理这些便笺。
OneNote2003还帮助您以多种方式捕获信息,然后根据需要组织和使用它。
它是Office2003中的新程序。
(8).MicrosoftOfficeAccess
MicrosoftOfficeAccess(前名MicrosoftAccess)是由微软发布的关联式数据库管理系统。
它结合了MicrosoftJetDatabaseEngine和图形用户界面两项特点,是MicrosoftOffice的成员之一。
Access能够存取Access/Jet、MicrosoftSQLServer、Oracle,或者任何ODBC兼容数据库内的资料。
熟练的软件设计师和资料分析师利用它来开发应用软件,而一些不熟练的程序员和非程序员的"进阶用户"则能使用它来开发简单的应用软件。
虽然它支援部份面向对象(OO)技术,但是未能成为一种完整的面向对象开发工具。
其实Access也是微软公司另一个通讯程序的名字,想与ProComm以及其他类似程序来竞争。
可是事后微软证实这是个失败计划,并且将它中止。
数年后他们把名字重新命名于数据库软件。
(9).MicrosoftOfficePublisher
MicrosoftOfficePublisher是微软公司发行的桌面出版应用软件。
它常被人们认为是一款入门级的桌面出版应用软件,它能提供比MicrosoftWord更强大的页面元素控制功能,但比起专业的页面布局软件,比如说Adobe公司的InDesign以及Quark公司的QuarkXPress来还略逊一筹。
二、Word
2.word2013模板设置
1、word2013默认的空白模板即C:
\Users\用户名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates中的Normal.dotm文件,只要修改此文件,以后所有新建的word文档将以此为模板。
2、最常用的文档应该无页眉、有页脚(页码)、有背景色(保护眼睛)、有样式多级列表,因此,我们可以修改Normal.dotm文件使之拥有以上天生技能,则可以在起点上比别人快。
3、右击打开Normal.dotm文件,设置以上常用内容,背景色的设置方法是点击设计-页面颜色,选择养眼的颜色,并在文件-选项-高级-显示文档内容-勾选“在页面视力中显示背景色和图像”。
4、如此设置后,所有新建的文档都将有以上默认设置,但请注意,页面颜色默认不会被真实的打印机打印出来,但会被虚拟打印机和pdf文件打印出来,因此,如果要另存为pdf文件,可以先将背景颜色改回白色。
如果你想打印背景色,可以文件-选项-显示,勾选“打印背景和图像”。
3.域代码
有时word的公式和页码显示成了域代码,只需要按Alt+F9就可切换显示。
域代码是可以编辑的,如同编程,比如页码设置时,若想从某节重新计数,则插入普通X/Y类型页码后,按Alt+F9显示域代码,然后将原本的{PAGE}/{NUMPAGES}改为{={PAGE}-1}/{={NUMPAGES}-1},其中减1即减去封面所占页数。
4.按F4自动重复输入前一段文字
5.Ctrl+Shift+Z清除所有选中文字的格式
6.Ctrl+D调出“字体”对话框、alt+=插入公式
7.F12另存为
文件可以另存为doc、docx、pdf、xml、html文件,并且word可以打开、编辑它们,也就是说word可以实现这些格式的相互转化,还可以在文档中插入一个(或部分)PDF。
8.阅读模式
Word也能变成一款电子阅读器。
选择“阅读模式”之后,界面上的工具栏便会消失,让使用者可以在文档中点击或滑动。
用户的阅读进度也会被保存。
9.视频
Word现在对视频也更加友好。
用户可以在网络或YouTube上搜索视频(通过必应搜索引擎),并将其添加到文档之中,这些操作可以在Word上直接进行。
内嵌视频现在也可以在Word中播放。
10.插入图片
可以直接拖入,也可以选择在插入对话框选择插入方式(插入、链接到文件、插入和链接),其中链接是用于随着源图更新显示用的。
插入的图片要想成为背景,可以设置文字环绕方式为“衬于文字下方”。
11.Shift+F5自动跳转至上次编辑处
三、Excel
12.小技巧
(10).选项-加载项-数据分析-分析工具
(11).F4切换绝对引用与相对引用
(12).插入静态当前时间:
ctrl+;插入动态当前时间:
=today()
(13).下拉时按住Ctrl键,可以实现递增序列或重复序列的效果
(14).Ctrl+Enter数组操作,可以实现同时输入多个值
(15).数据-分列功能可以按指定字符分列,也可以按指定宽度分列,还可以实现数字与文本的相互转化
(16).填充-快速填充可以实现规律填充
(17).文件-选项-公式-公式记忆式键入
(18).数组公式必须按Ctrl+Shift+enter结束,在输入数组公式时,Excel会自动在大括号之间插入该公式。
(19).XLSX其实是一个ZIP文件
也就是如果你把文件名的XLSX改成zip,然后是可以用解压缩软件直接打开这个zip文件的,你打开它看到话,会可以看到里面有很多的xml文件。
这样,XLSX文件就可以被其他应用读取里面的内容,然后能处理里面的类似sheet1.xml的文件的软件就能读取XLSX文件里面的内容。
13.函数
要多用F1来学习函数,F9可以实现对公式的计算结果提前显示,按Esc则退出显示
(20).基本函数
IF(A1="有网络","上网","睡觉")
IS类函数:
ISBLANK(空白单元格),ISERR(即#N/A),ISERROR(即任意错误值),ISLOGICAL(即逻辑值),ISNA(即值不存在,#N/A),ISNONTEXT(不是文本),ISNUMBER(数字),ISREF(引用),ISTEXT(文本)
(21).计数函数
SUM(IFERROR(B2:
B8,0))对B2至B8进行求和,其中B2至B8的不正常项取作0
SUM(--SUMSTITUTE(B2:
B7,"元",""))将B2:
B7中的"元"字去除后对它进行求和,其中--减负运算用于将替换后的文本变为数字
SUMPRODUCT((E7:
E8=6)*(F7:
F8=6))对同时满足条件1和条件2的行计数,条件之间用*号隔开,若用+号隔开,则表示或关系。
SUMPRODUCT(数组1,数组2)对2个同维数组一对一相乘后求和
SUMPORDUCT(1/COUNTIF(A4:
A9,A4:
A9))如果有重复2项,则1/2+1/2等于1,因此可实现计算A4:
A9中不重复项的个数
COUNTIF(A4:
A22,"*河*")对含”何“字的单元格计数
SUMIF(A4:
A9,"?
?
河",F4:
F22)格式是SUMIF(条件区域,条件,求和区域)
(22).查找函数
LOOKUP(A2,{0,60,80},{"差","中","优秀"})按分数段划分等级
VLOOKUP(查找值,区域,区域中的第N列,查找模式),举例如VLOOKUP(F4,A2:
D7,2,0),查找模式中,0代表精确查找,1或省略为模糊查找,90%的情况都是精确查找。
MATCH()获取项目在区域中的排位、INDEX(区域,行号,列号)是对区域的行列号交叉值的引用
TEXT(value,format_text)设置单元格格式,号称百变神君
字符提取MID、LEFT、RIGHT
(23).时间操作
B2中存储着日期,则
TEXT(B2,"aaaa")可以显示为星期几;WEEKNUM(B2,2)可以显示那一天是那一年的第几周;DATEDIF(B2,NOW(),"y")显示距今多少年(岁);MID("鼠牛虎兔龙蛇马羊猴鸡狗猪",MOD(TEXT(B2,"[$-1300000]e")-4,12)+1,1)显示那一年的生肖,其中TEXT(B2,"[$-1300000]e")将日期转换为阴历年份;TEXT(DATEDIF(B2,NOW(),"yd"),"还有0天生日;;今天生日"),其中DATEDIF(B2,NOW(),"yd")忽略年份统计两日期相隔的天数。
、、、、、、、、、、、、、、、、、、、
四、PPT
五、VBA编程
14.录制宏
先选中要操作的文字,然后点击视图-宏-录制宏,定义宏的名字,然后进行操作,word将记录下所有的操作,直到你停止录制。
下次要同样操作一段文字时,只需选中文字,然后点击查看宏,运行该宏就可。
录制的宏还可以定义快捷键或按钮放入工具栏中,方便操作。
我录制的常用宏有:
1、左边字符上标化Ctrl+Up,右边字符下标化Ctrl+Down
2、
15.VBA编程
VisualBasicforApplications是MicrosoftOffice集成办公软件的内置编程语言,是新一代标准宏语言。
它是基于VB发展起来的,与VB有很好的兼容性。
它寄生于Office应用程序,是Office的重要组件。
利用它可以将繁琐、机械的日常工作自动化,从而极大提高用户的办公效率。
宏是VBA程序的一种,利用宏录制器可以快速实现VBA编程,但这种编程方式不够灵活,因此,强大的人会在宏录制的基础上修改宏代码,来个性化VBA编程。
VBA编程首先要理解对象、属性、事件和方法,VBA把office中的每一个应用程序都看成一个对象,每个应用程序都由各自的Application对象代表,在Excel中,Application对象中包含了Excel的菜单栏(MenuBar)、工具栏(ToolBar)、工作薄集(Workbooks)、工作薄(Workbook)、工作表集(Worksheets)、工作表(Worksheet)、单元格区域(Range)、单元格对象(Cells),即对象中又有对象。
属性即对象的性质,Sheets(“Sheet1”).Range(“F8”).Interior.ColorIndex=5,即给Sheet1工作表的F8单元格内部填充蓝色。
所谓事件,即发生在对象上的事情,是由系统预告定义并由用户或系统发出的动作。
事件作用于对象,对象识别事件并做出相应的反应。
方法是对象可以执行的动作,如ActiveWorkbook.Save
VBA编程其次要理解工程、模式与过程,每个VBA应用程序都存在于一个“工程”中,工程正面可分为若干个“对象”、“窗体”、“模块”和“类模块”。
模块中可以定义若干个“过程”,每个过程都有唯一的名字,过程中包含一系列语句,过程可以是函数、子程序或属性,分别用Sub、Function和Property创建。
过程的调用:
函数名、Call子程序。
VBA编程效率提高的方法:
尽量使用系统提供的属性、方法和函数;尽量减少使用对象的引用、激活和选择,重复使用的对象,可以用with语句,也可以设置为新变量,以此来减少引用次数;关闭屏幕更新Application.ScreenUpdating=True;变量的使用。
比如
av=WorksheetFunction.Average(Range("a1:
a1000"))就比我们自己编程累加后求平均快
Alt+F11可以进入VBA编辑环境。
16.Word宏
(24).查找替换
Sub查找替换()
'自定义的查找替换
WithSelection.Find
.Text="VBA"
.Font.Bold=True
.Replacement.Text="VisualBasic"
.Replacement.Font.Bold=False
.ExecuteFormat:
=True,Replace:
=wdReplaceAll
EndWith
EndSub
(25).输入国标汉字
Sub输入国标汉字()
Form=176To247
Forn=161To254'形成汉字内码
nm="&H"&Hex(m)&Hex(n)'转换为汉字输入到当前文档
Selection.TypeTextText:
=Chr(nm)
Next
Next
EndSub
(26).汉字区位码
Sub汉字区位码()
nm=Hex(Asc(Selection.Text))'内码(四位十六进制形式)
nm_h="&H"&Left(nm,2)'内码高2位
nm_l="&H"&Right(nm,2)'内码低2位
qm=nm_h-176+16'得到区码
wm=nm_l-161+1'得到位码
wn=IIf(wm<10,"0"&wm,wm)'2位数表示
MsgBoxqm&wm'显示区位码
EndSub
(27).列出文件目录
Sub列文件目录()
cpath=InputBox("请输入目录的路径","列文件目录")
adoc=Dir(cpath&"\*.*")
DoWhileadoc<>""
Selection.TypeTextText:
=adoc
Selection.TypeParagraph
adoc=Dir()
Loop
Selection.WholeStory
Selection.MoveLeftunit:
=wdCharacter,Count:
=1,Extend:
=wdExtend
Selection.ConvertToTableSeparator:
="."
Selection.SortFieldNumber:
="列2",FieldNumber2:
="列1"
Selection.HomeKeyunit:
=wdStory
EndSub
(28).所有图片居中
Sub图片居中()'
'图片居中宏''
DimmySAsInlineShape
ForEachmySInActiveDocument.InlineShapes
myS.Range.Paragraphs.Alignment=wdAlignParagraphCenter
Next
EndSub
(29).所有图片定宽
Sub图片定宽()'
'图片居中宏''
DimmySAsInlineShape
ForEachmySInActiveDocument.InlineShapes
myS.Width=360
Next
EndSub
17.Excel宏
(30).生成年历
Sub生成年历()
y=InputBox("请指定一个年份:
")
WithWorksheets("sheet1")
.Range("1:
41").ClearContents
.Cells(1,1)=y&"年历"
DimdmAsVariant,weekAsVariant
dm=Array(31,28,31,30,31,30,31,31,30,31,30,31)
week=Array("星期日","星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六")
If((yMod400=0)Or(yMod4=0AndyMod100<>0))Then
dm
(1)=29
EndIf
Form=0To11
d=DateSerial(y,m+1,1)
w=Weekday(d)
r=(m\3)*10+4
c=(mMod3)*8
.Cells(r-2,c+1)=m+1&"月"'添加月份标题
Forx=0To6
.Cells(r-1,c+x+1)=week(x)'添加星期列
Next
Ford=1Todm(m)
.Cells(r,c+w)=d
w=w+1
Ifw>7Then
w=1
r=r+1
EndIf
Next
Next
EndWith
EndSub
(31).批量重命名文件
PrivateSubWorkbook_Open()
'工作薄打开时,通过这段程序建立一个临时的自定义工具样,并使其可见,
'在工具栏上添加了2个按钮“选文件夹”和“重命名”,指定要执行的子程序分别为wjj和cmm
Settbar=Application.CommandBars.Add(Name:
="功能",temporary:
=True)
tbar.Visible=True
Setbutt1=tbar.Controls.Add(Type:
=msoControlButton)
Withbutt1
.Caption="选文件夹"
.Style=msoButtonCaption
.OnAction="wjj"
EndWith
Setbutt2=tbar.Controls.Add(Type:
=msoControlButton)
Withbutt2
.Caption="重新命名"
.Style=msoButtonCaption
.OnAction="cmm"
.Enabled=False
EndWith
EndSub
‘模块1代码
Publicbutt1,butt2AsObject
PublicdnAsString
Subwjj()
'这个子程序用来选择文件夹,并将该文件夹下所有文件名、扩展名填写到当前工作表的数据区
'它首先用Application的FileDialog属性返回一个文件对话框对象,用show方法显示文件对话框
Setfd=Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
Iffd.Show=0ThenExitSub'用户在对话框中单击“取消”
rm=Range("B65536").End(xlUp).Row+1
Range("B3:
E"&rm).ClearContents
dn=fd.SelectedItems.Item
(1)'取出用户选择的文件夹名
DimfsAsNewFileSystemObject
Setff=fs.GetFolder(dn)'创建文件夹对象
r=3
ForEachfInff.Files
p=InStrRev(f.Name,".")'判断是否文件全名中是否有小数点
Ifp>0Then
Cells(r,2)=Left(f.Name,p-1)
Cells(r,4)=Left(f.Name,p-1)
Cells(r,3)=Mid(f.Name,p+1)
Cells(r,5)=Mid(f.Name,p+1)
Else
Cells(r,2)=f.Name
Cells(r,4)
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