系统标准的差旅管理流程及系统操作.docx

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系统标准的差旅管理流程及系统操作

SAPECC5.00

2005年5月

English中文

差旅费用（J09）

SAPAG

Neurottstr.16

69190Walldorf

Germany

业务处理过程

版权

©2005SAPAG版权所有。

保留所有权利。

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图标

图标

含义

警告

示例

注释

建议

语法

排版惯例

字体风格

说明

Exampletext

出现在屏幕上的单字或字符。

包括字段名、屏幕标题、按钮以及菜单名、路径和选项。

其它文档的交叉参考。

Exampletext

正文文本中强调的单字或词组，图形和表的标题。

EXAMPLETEXT

系统中元素的名称。

包括报表名、程序名、事务代码、表名和正文文本中嵌入的编程语言单独关键字，如SELECT和INCLUDE。

Exampletext

屏幕输出。

包括文件和目录的名称及其路径、消息、源代码、变量和参数的名称以及安装工具、更新工具和数据库工具的名称。

EXAMPLETEXT

键盘上的按键。

例如，功能键（如F2）或回车键。

Exampletext

准确用户输入。

在系统中输入的这些单字或字符与文档中完全一致。

可变用户输入。

尖括号表示用适当的条目替换这些单字和字符。

缩写

R

所需条目字段

（用于最终用户程序中）

O

可选条目字段

（用于最终用户程序中）

C

条件字段

（用于最终用户程序中）

差旅费用

目的

该处理的目的是提供所有未决差旅费用的完全整合管理–从计划/批准阶段直到差旅费用过帐到财务会计并以原因方式分配到成本会计中。

前提

在可以为员工创建旅行之前，系统中必须存在该员工的人力资源主数据。

此类人力资源主数据使用构建模块J14创建。

人力资源主数据通常使用SAP人事管理（HR）创建和更改。

如果您未使用SAP人事管理，则必须使用tripmini-masterrecord创建人力资源主数据。

该tripmini-masterrecord包括以下数据（HR信息类型）：

▪组织分配

▪个人数据

▪地址

▪银行明细

▪旅行优惠

在该处理中，差旅费用要从财务会计中的供应商帐户中支付。

不需要与人力资源（HR）组件（以及工资）集成。

员工主数据存储在从事管理的人员编号下。

要使员工的人员编号链接到财务会计中的员工供应商帐户，则该编号必须输入到员工供应商帐户的主数据中（作为会计信息一部分的公司代码数据）。

如果您使用报表RPRAPA00创建员工供应商帐户，则该步骤自动完成。

如果您使用J14和J09的标准安装过程，则所有前提也得到执行。

流程

图表

旅行Management组件

申请持续几天的国内旅行

输入系统中的已知旅行数据

旅行请求的个别批准

创建差旅费用报表

输入差旅事宜

旅行的个别批准

旅行的在线结算

系统结算旅行。

创建过帐运行

将过帐转帐到财务会计

系统将结算结果转帐到FinancialAccounting和Controlling。

对员工的转帐金额的支付

上载业务方案角色

用途

在执行该文档中描述的业务处理过程之前，上载业务方案角色并分配到用户。

该构建模块提供一个或多个业务方案角色，使您能够访问相关系统业务处理过程所需的所有事务。

以下角色对该构建模块是可用的：

技术名称

说明

上载的文件名

/SMB12/J09_01U

BPP:

差旅费用（J09）

_SMB12_J09_01U.SAP

步骤

关于如何将业务方案角色上载到系统以及如何处理角色的更多细节，请参考文档EssentialInformation。

申请持续两天的国内旅行

前提

必须维护相关的人力资源主数据。

可以使用构建模块J14实现该操作。

步骤

1.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计→财务会计→差旅管理→出差经理

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→旅行管理员

事务代码

TRIP

2.在弹出差旅管理员对话框,输入人员编号1756并选择继续（执行键）。

3.单击创建差旅请求

4.输入所需数据。

注意：

通常旅行是为未来请求。

在此是为昨天和今天，因此可以稍后结算。

系统将不结算未来的旅行。

字段名称

用户操作和值

注释

旅行开始

输入昨天的日期

时间

06:

00

开始时间

旅行结束

输入今天的日期

时间

22:

00

结束时间

第一个目的地

北京

国家或地区

CN中国

活动

无区别（缺省）

原因

客户访问

5.选择保存（Ctrl+S），保存差旅申请。

结果

您已创建差旅申请。

选择返回（F3），返回到出差经理。

您的差旅申请显示在清单“（人员编号1756）的未清旅行”中。

要查看或编辑该差旅请求，单击列“后续活动”的超级链接。

旅行请求的个别批准

前提

您需要特殊权限以批准差旅申请。

该权限在您所分配的角色中配置，以作为权限概念的一部分。

在标准系统中，出差经理角色（SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC）分配有该权限。

步骤

7.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计→财务会计→差旅管理→出差经理

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→旅行管理员

事务代码

TRIP

8.输入人员编号1756并选择Enter键。

显示前面创建的差旅申请。

9.在列“后续活动”中，为要批准的申请选择“编辑差旅请求”。

10.按“批准”（Shift+F7）按钮。

系统返回到出差经理。

结果

差旅申请的状态更改为已批准的请求。

要查看旅行的状态，选择出差经理中“所有旅行的清单”。

管理员或旅行人员可以在各自事务（例如TravelManager或TravelExpenseManager）的概览中查看申请已被批准。

创建差旅费用报表

用途

在先前步骤中，差旅申请已被创建并批准。

差旅申请本身并没有导致支付。

该支付将由差旅费用结算的结果生成。

在该申请的差旅费用报表中，为该申请提供的所有数据已缺省填写。

其可以使用正确的差旅事宜来覆盖。

注意：

差旅费用可以由出差经理（TRIP）和差旅费用经理（PR05）创建。

在该方案中，仅为差旅费用经理说明。

步骤

1.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计→财务会计→差旅管理→差旅费用经理

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→差旅费管理员

事务代码

PR05

2.在差旅管理员屏幕中输入人员编号1756并按Enter键。

3.在左边的概览区域中选择旅行的差旅申请，并选择修改。

4.在弹出的选择差旅方案的对话中，选择一个差旅计划“28差旅日历”。

5.为该差旅申请输入的所有数据已作为缺省值填写。

该旅行与申请不同之处可以更改。

6.在收据标签中，输入以下数据：

字段名称

用户操作和值

注释

收据001,ExpTy

HOTL

报销的饭店收据

金额

310

7.输入更多收据。

字段名称

用户操作和值

注释

收据002,ExpTy

BABZ

火车，由公司支付

金额

98

收据003,ExpTy

TAXI

报销的旅行收据

金额

40

8.单击保存（Ctrl+S），保存成本报表。

9．选择Enter确认警告信息。

结果

您现在已为选定旅行更改或完成差旅事宜。

差旅状态现在已更改为已完成的差旅/将被结算。

旅行的个别批准

用途

在旅行转帐到FI并支付给员工之前，其通常为正确的条目所检查，并校验递交的收据。

之后，该旅行可以批准并报销。

前提

您需要特殊权限以批准该旅行。

该权限在您所分配的角色中配置，以作为权限概念的一部分。

在标准系统中，TravelManager角色（SAP_FI_TV_MANAGER_GENERIC）分配有该权限。

步骤

1.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计→财务会计→差旅管理→差旅费用经理

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→差旅费管理员

事务代码

PR05

2.在差旅管理员屏幕中输入人员编号1756并按Enter键。

3.在左边的概览区域中选择要批准的旅行，并选择批准（Shift+F7）。

结果

差旅状态现在已更改为批准的差旅/将被结算。

旅行的在线结算

前提

系统在结算中包括该旅行之前，必须满足以下条件：

▪旅行时间必须在结算期间的结束日期之前。

▪批准状态必须设置为批准的。

▪结算状态必须设置为将被结算。

步骤

1.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计→财务会计→差旅管理→差旅费用经理

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→差旅费管理员

事务代码

PR05

2.在差旅管理员屏幕中输入人员编号1756并按Enter键。

3.在左边的概览区域中选择要结算的旅行，并选择记帐结算。

（Ctrl+F1）

4.在输入结算期间对话框中，输入所需数据。

字段名称

用户操作和值

注释

结算期间

CN（缺省）

工资核算范围

当前月（缺省）

处理期间

当前年度（缺省）

处理期间的年份

5.按执行键继续。

结果

选定旅行的报销金额保存在数据库中。

在成功结算后，旅行的结算状态更改为批准的差旅/结算的。

创建旅行的过帐运行

用途

在会计核算转帐的过帐运行中，差旅结算汇总为旅行转帐凭证。

前提

请求的状态必须设置为结算的，以便系统在过帐运行中将其包括。

步骤

1.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计核算→财务会计→差旅管理→差旅费用→周期性处理→转帐到会计核算→创建过帐运行

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→过帐到财务核算

事务代码

PRFI

2.在CreatePostingRun屏幕中，输入所需数据。

字段名称

用户操作和值

注释

工资核算范围

CN

工资核算范围

其他期间

选择

选择期间的标识

当前月

结算期间

当前年度

结算年度

人员编号

1756

3.选择执行。

结果

系统使用结构化过帐凭证设置产生旅行转帐凭证，并创建过帐运行。

选择后退（F3）返回。

将过帐转帐到财务会计

前提

您可以仅为系统已为其创建旅行转帐凭证且未创建为模拟的过帐运行进行过帐。

步骤

1.调用事务，如下所示：

SAP菜单

会计核算→财务会计→差旅管理→差旅费用→周期性处理→转帐到会计核算→管理过帐运行

用户菜单

BPP:

差旅费用（J09）→审计数据过帐

事务代码

PRRW

2.在第一个屏幕中，选择使用缺省值执行（F8）。

3.在过账运行管理屏幕中，选择所创建的过帐运行。

4.单击过账按钮。

然后显示RunTR过账对话框。

5.选择立即过账选项。

一旦已进行过帐，就显示过账运行管理屏幕。

6.在此，系统显示过帐运行的日志。

7.要返回过账运行管理屏幕，选择返回（F3）。

结果

结算结果马上转帐到会计核算界面。

在成功结算后，旅行的结算状态更改为传输到FI。