采购部工作手册.docx

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采购部工作手册

某某某食品有限公司

采购部工作手册

1采购部组织机构、岗位职责

2采购部质量目标及考核办法

3物资采购管理办法

4供应商管理办法

采购部质量目标及考核办法

一、质量目标

采购部：

来料交货及时率为92%以上

来料批次合格率为90%以上

二、质量目标考核办法

1、采购部每季度进行一次本部门质量目标的统计考核。

统计本部门质量目标完成情况,填写《质量目标统计分析表》，与其它部门的质量目标统计一起考核。

2、全公司质量目标的统计考核,主要统计生产部的卫生质量合格率,产品质量合格率,销售部的用户满意率；各部门质量目标完成,即为公司质量目标完成。

三、统计用记录表

《订货单》

《入库单》

《来料不良处罚单》

《检验报告》

《大宗物料采购月报表》

《物料采购分类统计表》

采购部组织机构、岗位职责

一、采购部组织机构图

采购部经理

采购员

二、采购部岗位职责

（一）经理岗位职责

一、负责制定采购部工作的内部控制制度和流程。

二、掌握和控制各种物料的采购流程，监督采购工作正常、有序的开展。

三、根据各种物料特点、需求量、公司实际情况等，确定有效的采购办法保障公司正常生产经营的需要，制订合理的安全库存。

四、不断采取必要措施，降低采购成本，提高物料采购的整体经济性。

五、负责公司物料供应渠道的开拓及维护，对供应商资信进行调查及评估，合理整合物料供应渠道，降低采购风险，保障有效供给。

六、负责物料市场信息收集与综合分析，合理预测市场行情走势，合理把握采购时机，尽量做到“避峰采谷”，拓展公司利润空间。

七、抵制不正之风，不准个人收取任何回扣，树立良好工作作风。

八、完成其他临时性任务。

任职资格：

a）认真遵守国家法律、法规、公司各项规章制度。

b）遵守职业道德，认真工作，具有极强的责任心。

c）能上下沟通，与公司同事和睦相处，热心助人。

d）遵守公司机密，维护公司利益。

e）具有开拓创新能力，根据公司总的工作方针与目标，分析、判断公司物资采购的全过程的管理，作出适时的决策。

f）做好本部门的日常管理工作，组织协调好本部门员工间的关系，充分发挥他们的积极性。

g）熟悉国家的法律、法规，熟悉掌握ISO9001：

2000质量管理体系及其运作。

h）了解公司的质量方针和目标并能使其贯彻到工作过程中。

i）熟悉本部门各岗位职责，能在具体工作中贯彻各项标准。

j）学历：

大专或大专以上学历。

k）经历：

从事物流管理工作二年以上。

身体：

健康，精力充沛。

（二）采购员岗位职责

1、严格执行国家政策法令，掌握市场行情，钻研业务，提高采购水平。

2．熟悉各种材料，制定合理采购计划，保障适量安全库存；分轻重缓急，勤跑多问，按规定的规格型号、产地、数量采购，及时准确、保质保量完成采购计划任务。

如因工作失职，造成生产停产或其他损失，将承担相应责任并进行经济赔偿。

3．确保物料品质的同时，应尽量核算采购成本费用，尽可能选择直接供应渠道或固定供应渠道，并通过周期市场价格，品质调查的方式选择采购时机与采购价格，以此减少库存费用与劳动占用时间的消耗。

4.从以下几方面长期考察供应商，进行调查与审核：

生产能力：

是否能达到生产所需的物料数量与规格的要求

交易价格：

同等物料的供应商竞争中，应选择最具价格优势的物料供应商。

产品质量：

确保供应商价格合理的同时，必须严格按照质检部对质量的要求，保证产品质量。

资信调查：

调查供应商资金状况，并提出合理的评估建议，以确保良好的合作关系。

5．严把质量关，主动配合质检部对采购物资按公司规定及要求程序进行验收。

6．采购过程中应确保资金流向安全，严格按财务部制定的财务结算制度，选择合理的帐款结算时期、周期，避免经济纠纷的发生。

7．协助做好生产设备、常用工器具、办公设施、设备的售后服务工作，负责设备维修日常联系工作。

8．及时掌握市场行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考，并为公司决策提供参考。

9．严守公司商业机密，注重自身业务素质的提高，恪守职业道德。

10．抵制不正之风，不准个人收取任何回扣，有回扣交公。

11.完成其他临时性任务。

任职资格：

1.工作经验：

4年以上大中型企业相关工作经历；

2.专业背景要求：

曾从事采购或销售工作2年以上；

3.学历要求：

大专以上学历；

4.年龄要求：

25岁以上；

5.个人素质：

认真细心、为人正直、责任心强。

（三）内勤岗位职责

1、负责本部门文件、资料的收发、归档工作，包括工作联络单、签呈单、报告等的制作与传递工作，登记采购台帐电子文档；

2、负责本部门采购物料各种统计报表的制作、传达与归档，耗材采购的登记、办公用品的管理与发放等部门内务工作；

3、负责建立供应商档案，及时收集物资采购信息及资料；

4、负责外来人员的接待工作；

5、负责废旧物品的销售、处理工作；

6、负责各类DM单、销售促销用品制作的业务洽谈和报销工作；

7、完成领导交办的其他工作。

任职资格：

1.工作经验：

1年以上内勤、行政工作经历；

2.专业背景要求：

曾从事内勤、行政工作1年以上；

3.学历要求：

中专以上学历；

4.年龄要求：

20岁以上；

5.个人素质：

认真细心、为人正直、责任心强。

采购部绩效考核管理表

考核内容

所占分数

自评分

考核分数

备注

遵章

守纪

1、遵守公司各项规章制度情况

10

2、工作中严格遵守《物料采购管理办法》等工作手册

10

3、积极主动的工作态度、良好的工作风貌

5

工作

业绩

1、按规定要求、按计划完成工作

18

2、工作完成的效果

18

3、工作的创造性、开拓精神；根据公司实际情况，积极提出降低采购成本的措施

14

服务

意识

1、与各部门的协作、配合良好，完成帐务处理无差错

10

2、按《供应商管理办法》处理与供应商的关系

10

3、完成领导交办的其他工作

5

注：

满分为100分，自评分占40%，部门经理考核分占60%。

物资采购管理制度

第一章总则

第一条为加强公司物料内部控制，规范采购管理，明确采购流程中的权责，保障物料供给。

特制定本制度。

第二条本制度所指物料，是指原、辅料、包装物、宣传用品、生产低值易耗品、生产设备及配件、办公设备及耗材、车辆、燃料。

第三条采购部主管公司物料采购供给工作。

采购部员工依据公司分工开展采购业务。

第四条质检部、生产部、设备部、行政部主管物料验收及质量监管：

1．质检部负责制订或提供原辅料、包装物、检测设备及其耗材质量标准，并负责验收及质量监管；促销用品、

2．生产部机修班负责制订或提供生产设备及五金电气备品配件质量标准或提供样品，并负责验收及质量监管。

3．行政部负责提供办公设备及耗材质量标准或提供样品，并负责验收及质量监管。

4．生产部负责提供生产低值易耗品质量标准或提供样品，并负责验收及质量监管。

5．销售部负责促销用品质量标准或提供样品，

第五条财务部负责物料采购的财务审核与监督。

并负责验收及质量监管。

第六条储运部负责物料的运输与保管。

第二章物料采购程序

第七条物料采购计划与请购（除原辅料、车）原则上采用“谁使用谁请购”。

物料计划与请购范围划分：

1．采购部负责原、辅料计划。

2．生产部机修班负责生产设备与五金电气备用品配件计划与请购。

3．销售部负责促销用品的计划或请购。

4．行政部负责办公设备与耗材的计划与请购。

5．质检部负责化验设备与耗材的计划与请购。

6．车辆采购由行政部直接下达采购任务。

第八条经办人制作物料采购计划或请购物料时，应首先查阅相关库房，再制作物料计划或请购，经相关库房确认。

非低值易耗品、五金电气备品配件、各类耗材的物料，采购金额在500元以内的计划由请购部门经理审核，采购金额超过500元的交总经理审批后，传采购部。

低值易耗品、五金电气备品配件、各类耗材的物料的采购，经计划或请购部门经理审批，传采购部。

第九条经办人必须在采购计划或请购单上写出所购物料的品名、规格（没有规格的，应提供样品）、数量、所需用时间（一般：

24小时以上、加急：

6—24小时、特急6小时以内）、所需物料为专用物料需写明用途，经办人应在审批之次日09：

00前将计划书或请购单交采购部。

第一十条采购计划或请购单经采购部经理审核，采购部经理审核执行。

采购计划或物料请购单一式四份，采购部或请购部门、采购部、财务部稽核、随单结算各一份。

。

第一十一条采购部按以下权限开展采购业务：

1．采购部经理向总经理提供原料、包装物供应商资信调查、初评结论等资料，经总经理批准后，再确定其合作关系。

2、采购员审核辅料及其它物料采购零星采购物料的供应商资信调查、初评结论等资料后，经部门经理审核报副总经理批准，再确定其合作关系。

第十二条采购部收到物料计划或请购单次日，在9：

30按部门分工要求安排相关人员执行采购任务。

相关人员必须按计划书或请购单要求执行采购任务，不得擅自变更物料数量、规格及质量标准。

否则，将承担相应经济责任。

如有特殊情况，必须取得物料请购部或采购部经理同意，方可变更物料计划或请购要求。

第十三条采购部在执行采购任务时，必须按以下要求履行文书。

采购部经理审核，总经理审核，方可执行采购任务：

1．采购部采购以下物料应与供应商签订书面合同：

（一）原材料、包装物

（二）一次性采购或单价在5000元以上的生产、办公、化验设备、交通工具：

（三）一次性采购在10000元以上的其它物料；

（四）单个品种月采购总金额10000以上的辅料；

如与供应商签订长期合作合同的物料，经采购部经理签批后，可直接向供应商订单位。

2．采购部采购以下物料时应填写业务洽谈卡：

（一）单个品种月采购总金额在1000元—10000元以下的辅料；

（二）一次性采购或单价在1000—5000元的生产、办公、化验设备、交通工具及其它物料；

3．单个品种一次性采购或单价在1000元以内的物料，可不签订合同或填写业务洽谈卡。

采购部应每周以报表形式向财务部、副总经理书面汇报当周采购情况。

采购报表应写明供应商、品名、规格、数量、联系电话、采购时间、采购价格、经办人。

第三章物料验收

第十四条物料到站或公司采购部向库房出具收货通知书（计划供应部派员直购的除外），库房管理人员凭收货通知书安排库房。

并按公司规定通知相关部门检测，物料检测分工：

1.质检部负责原辅料、包装物、促销用品、检测设备及其耗材检测：

2.行政部负责办公设备及其耗材检测；

3.生产部机修班负责生产设备及五金电气备用品配件检测；

4．生产部负责生产低值易耗品检测；

5．销售部负责销售促销用品及DM单的检测；

第十五条物料检测部门应在6小时候内向采购部书面通报物料检测结论。

采购部应在3小时内将检测结论及处理方案通报供应商。

采购部应在4小时内将与供应商协商结果通报物料检测部门，达成一致意见，检测部门书面通知库房入库。

否则，通知库房退货。

第十六条未经物料检测部门检测的物料，是禁用物料；库房管理人员接到检测部门检测结论前不得办理入库手续，也不得向相关部门发放该批物料。

按要求入库的物料，在24小时内入库手续交财务（入库单稽核联）、采购部（入库单结算联、检测报告）；按要求不入库的物料，应向采购部、储运部请示处理意见。

第四章货款结算

第十七条货款结算按“谁主管谁结算”的原则，将验收资料（检测单、入库单）、洽淡资料（或合同，或订货函、或业务洽谈卡以及其他涉及到物料价格、数量的资料）以及请购单结算联交相关人员初算货款，填写货款结算单，并按货款结算单-票据-入库-检测报告-洽谈资料整理，交财务部。

第十八条采购部采购内勤按相关人员提供的结算资料进行初审。

第十九条初审合格的单据，交采购部经理审核后，交财务部。

第二十条财务部经理依据合同约定，会计审核结论，公司资金情况进行财务审核。

通过审核的，交出纳支付供应商货款。

第二十一条由公司采购人员直接执行的零星物料采购任务，可以不填写付款通知书，直接以报帐形式结算货款。

但必须按公司审核权限及程序执行。

第五单责任

第二十二条物料请购或计划经办人，填写的物料规格或提供的样品发生错误，未给公司造成损失的，或造成损失较小，又是第一次犯此类错误的，处以50元以下罚款，或行政处分。

如造成公司损失较大，或两次以上同类错误的，处以100—200元罚款。

如给公司造成重大损失，或屡教不改，处以200—500元罚款，公司可酌情追究其责任或予以开除。

第二十三条库房管理人员未认真履行本制度职责。

而造成物料重复采购，对库房管理员处以50元以下罚款，或行政处分。

如造成物料积压，处以100元以下罚款。

如屡教不改，处以100—500元以下罚款公司可酌情追究其责任或予以开除。

第二十四条采购部经理助理未认真履行接单审核，经采购员提醒仍不采取补救措施。

并强令采购员执行采购任务的，处以100元以下罚款。

如给公司造成较大损失的，或两次以上犯此类错误的，处以100—500元罚款，公司可酌情追究其责任予以开除。

第二十五条采购员明知物料计划或请购单有误，仍执行采购任务的，或擅自变更物料计划或请购单的，处以100元以下罚款。

如给公司造成较大损失的，处以100—500元罚款，公司可酌情追究其责任予以开除。

第二十六条采购部经理未认真审核经济文书给公司造成损失，处以200元以下罚款或行政处分。

如给公司造成较大损失的，处以200—500元以下罚款，公司可酌情追究其责任予以开除。

第二十七条因采购部经理，财务经理未认真审核职责造成错付货款的。

但货款已追回，未能给公司造成重大损失的。

各处200元以下罚款。

如货款不能追回，给公司造成重大损失，财务部经理承担主要责任，付款审核，审批人承担次要责任，审担会计，经理内务助理承担连带责任，总经理承担领导责任，按公司规定比例承担赔偿责任。

第二十八条采购部人员违反公司亲属回避，禁止竞业规定的，处以500元以下罚款或行政处分。

屡教不改者，予以开除，并依法追究其责任予以开除。

第二十九条采购部人员收受供应商贿赂，吃回扣，贪污，处以2000元以下罚款，退出违规所得，并予以开除。

构成犯罪的，依法追究刑事责任。

采购部人员主动索贿的，加倍处罚。

第五章附则

第三十条本制度中：

“以内，以下”均含本数，“以上”不含本数。

“较小”是指200—1000元的直接损失，“较大”是指1000—5000元的直接损失，“重大”是指5000元以上的直接损失。

第三十一条行政部享有本制度处罚权及解释权。

供应商管理办法

1供应商在进入厂门前，应先在门卫处登记，并说明来意。

然后由门卫与采购部联系，征得同意后方可进入厂门,且不能在厂区内随意乱串或查看,违者公司一律不于接待。

2采购部相关人员在接待供应商时应有礼貌，不得与之发生争吵或冲突影响公司形象。

对于新到供应商，应作好谈话记录。

仔细询问弄清来访者能提供的具体物料以及价格、品质、供应量、结算方式、售后服务等相关内容并将资料和样品分类保管好，作为公司的公共资源或备用资料，并仔细比较性价比。

3供应商不能自作主张送货，应有采购部相关人员的要货通知方可送货到指定地点。

并由采购部通知质检检验和库管收货。

供应商不得私自与质检和库管单独接触，质检应及时作出品质鉴定报告。

报告应客观、真实，做到公开、公平、公正，并将结果交采购部，然后告之供应商。

4供应商到指定地点后，不得随意进行活动。

如确实需要进入生产现场，需有采购部人员陪同，并由陪同人员对其行为负责。

5禁止供应商以任何形式向采购部及相关经办人员提供任何形式的好处。

一经发现，立即停止货款结算，并取消其永久供应资格。

某某某食品有限公司

物料采购分类表

物料分类：

A/B/C

品名

规格/型号

A类

B类

C类

供货方单位电话/联系人

备注