ECOVAIDS专用文件可持续采购手册.docx
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ECOVAIDS专用文件可持续采购手册
青岛慧萌管理咨询有限公司
可持续采购手册
第一章颁布令
为了促进青岛慧萌管理咨询有限公司(以下简称本公司)与供应商之间的合作,使供应商更好的理解本公司对所采购物料或服务的期望以及要求,以达到更好的为顾客服务的目的,本公司特编写了可持续采购管理手册。
本手册是本公司与各供应商之间密切合作的规范性管理文件。
供应商必须完全理解本手册的全部内容,并严格遵照执行。
本公司采购的基本原则是:
从能按照顾客要求制造出优质产品并能提供及时的优质服务、并且有强烈社会责任感和质量、成本改善意识的企业中,购买合法的质量可靠、具有国际价格竟争力的产品和服务。
并以质量、劳工、健康安全、环境、商业道德、可持续采购等标准要求事项为基础,建立建全供应商遵守当地法律法规的质量、劳工、健康安全、环境、商业道德、可持续采购保证体系。
本公司的可持续采购方针:
遵守商业道德、提倡环境保护、承担社会责任、合法实施采购
本公司的可持续采购目标:
供应商签署社会责任承诺书:
100%
供应商通过劳工、健康安全、环境、商业道德现场审核:
100%
供应商合规性评估符合率:
100%
本手册适用于给本公司提供原材料、零部件、外协加工或服务的所有供应商。
供应商必须达到此手册要求的全部适用条款方可纳入本公司合格供应商名录之中。
采购部只能在合格供应商名录中的供方购买原材料、零部件、外协加工或服务等。
总经理:
张建华
日期:
2020-1-3
第二章供应商社会责任要求
有鉴于国际劳工组织公约、联合国人权共同宣言、联合国关于儿童权力与消除各种形式的妇女歧视公约、联合国以及经济合作与发展跨国公司企业指导条例,本公司的行为准则旨在达到一定的社会劳工、健康安全、环境与道德准则。
本公司根据客户行为准则及社会责任之要求,愿意接受本公司、其他客户、第三方以及各相关方对我司做定期或不定期检查,我们有责任遵守商业社会准则行动及社会责任之要求,确保我司所提供的产品是在一个符合劳工、健康安全、环境及道德标准的情况下制造,供应商应作出承诺并达到如下要求:
一、遵守社会责任标准要求,符合当地法律法规之要求:
A、符合劳工标准
1自由选择职业
不得雇佣被强迫、抵押(包括债役)或用契约束缚的劳工、非自愿的狱中劳工、奴隶或贩卖人口。
包括不得通过威胁、强迫、强制、诱拐或欺骗方式运送、窝藏、招聘、转移或接收此类劳工或服务。
除了禁止对进出办公场所进行不合理限制以外,还不得对员工在工作场所中的行动自由设置不合理限制。
作为招聘流程的一部分,在员工离开其所在国家/地区之前,必须为其提供以其母语书写的书面雇佣协议,其中应包含对雇佣条款与条件的说明。
所有工作必须是自愿的,且员工应有自由随时离开工作岗位或终止雇佣。
雇主及代理不得保留或以其他方式损毁、隐匿、没收或拒绝员工查看本人的身份或移民文件,例如政府颁发的身份证明、护照或工作许可,除非依据法律要求必须保留上述文件。
不得要求员工向雇主或代理支付招聘费或其他费用。
如发现员工支付该等费用,费用必须返还给员工。
2青年员工
在制造的任何阶段均不得使用年龄未满16周岁童工。
支持采用遵守所有法律法规的合法工作场所
学徒计划。
年龄低于18岁的员工(青年员工)不得从事可能危及健康或安全的工作,包括夜班和加班。
合理维护学生工记录、对导师搭档进行严格的尽职调查,并按照适用法律和法规保护学生工权利,从而确保对学生工进行恰当的管理。
为所有学生工提供适当的支持和培训。
保证学生工、实习生和学徒的工资与其他执行相同或相似岗位的员工一致。
3工作时间
商业实践研究表明,员工过劳与生产率下降、人员流动性增强、伤病人数增加等情况明显相关。
周工时不得超过当地法律规定的最大限度。
而且,除非遇到紧急或异常情况,一周的工作时间包括加班在内不得超过60个小时。
员工每七天至少休息一天。
4工资与福利
向员工支付的报酬应符合所有适用的薪资法律,包括有关最低薪资、加班时间及法定福利的法律。
根据当地法律,员工的加班报酬应高于正常的每小时工资水平。
禁止以扣减工资作为纪律处分手段。
在每个工资结算周期,应及时向员工提供清晰易懂的工资单,有足够的信息来确认付出的劳动所应得的准确报酬。
应按照当地法律的限制规定聘用临时工、派遣员工和外包劳工。
5人道待遇
不得对员工实施性骚扰、性虐待、体罚、精神或肉体胁迫或言语侮辱等严苛的非人道待遇;亦不得威胁实施此类行为。
支持这些要求的纪律处分政策和程序应清楚地界定并传达给员工
6非歧视
承诺员工免受骚扰以及非法歧视。
公司不得因人种、肤色、年龄、性别、性取向、性别认同和性别表现、种族或民族、残疾、怀孕、宗教信仰、政治派别、社团成员身份、受保护的退伍军人身份、受保护的基因信息或婚姻状况在发放工资、升迁、奖励、培训机会等聘用或雇佣行为中歧视员工。
应向员工提供合理的宗教活动安排。
此外,不得要求员工或准员工接受可能带有歧视性目的的医疗测试或体检。
7自由结社
按照当地法律的要求,应尊重所有员工自由结社及加入工会、集体谈判和参与和平集会的权利,并尊重员工不参加此类活动的权利。
员工和/或其代表应能与管理层公开沟通和分享有关工作环境和管理实践的建议与意见,而无需担心歧视、报复、威胁或骚扰。
B、符合健康安全要求
1职业安全
通过正确的设计、工程和管理控制、预防性维护和安全工作流程(包括上锁/挂牌)以及持续的安全培训来控制员工可能遇到的潜在安全危险(如电器和其他能源、火、车辆及坠落危险)。
如果无法通过上述方式有效控制危险,应为员工提供适当的、保养良好的个人防护装备和有关上述危险可能导致风险的教育资料。
应鼓励员工提出安全疑虑。
2应急准备
识别并评估紧急情形和紧急事件,并通过实施应急方案及应对程序将其影响降到最低,包括:
紧急报告、员工通知和撤离程序、员工训练与演习、适当的火灾侦测及扑灭设备、充足的出口设施和复原计划。
此类计划和程序应尽可能减少对人身、环境和财产的危害。
3工伤和疾病
制定程序和体系以预防、管理、跟踪和报告工伤和疾病,包括以下规定:
鼓励员工报告;对工伤和疾病案例进行分类和记录;提供必要的医疗服务;调查案例并采取纠正措施以消除影响;帮助员工重返工作。
4工业卫生
应鉴别、评估并控制由化学、生物及物理因素给员工带来的影响。
必须采取工程技术或管理手段来控制危险源过度暴露。
无法通过这些方法有效控制危险源时,须通过适当的个人防护装备方案保护员工健康。
5强体力型工作
鉴别、评估并控制从事强体力型工作给员工带来的影响,包括人工搬运材料和重复提举重物、长时间站立、高度重复或强力的装配工作。
6机器防护
对生产设备和其他机械进行安全危害评估。
应为可能导致员工受伤的机械提供物理防护装置、连锁装置及屏障,并正确进行维护。
7公共卫生、饮食和宿舍
为员工提供干净的卫生间设施、饮用水及洁净的食物准备、储藏与用餐设施。
或劳工代理机构提供的员工宿舍应保持洁净安全,并提供适当的紧急出口、洗浴热水、充足的供暖和通风,以及合理的出入方便的私人空间。
8健康与安全沟通
向员工提供以员工主要语言授课的适当的工作场所健康与安全培训。
在工作场所清晰张贴健康与安全相关信息
C、符合环境要求
1环境许可和报告
获取、维护并更新所有必需的环境许可证(如排放监测)、批准文书及登记证,并遵守其运营和报告要求。
2预防污染和节约资源
在在源头上或通过实践(如改进生产、维护和设施工艺、替换材料、节约自然资源、材料回收和重用)减少和消除所有类型的资源耗费和污染(包括水和能源)。
3有害物质
当识别和控制释放到环境中会造成危险的化学物质及其他物质,以确保其得到安全的处理、运输、存储、使用、回收或再利用用和处置。
4废水及固体废弃物
采取系统化的方法来鉴别、管理、减少和负责任地处置或回收固体废物(非有害物质)。
作业活动、工业流程和卫生设施产生的废水在排放或处置前,需按要求进行性质识别、监测、控制和处理。
此外,还应采取措施减少废水产生。
应对其废水处理系统性能进行常规监测。
5废气排放
经营过程中产生的挥发性有机化学物质、气溶胶、腐蚀物、粉尘、消耗臭氧层的化学品和燃烧副产物等废气排放,需在排放前按要求进行性质识别、常规监测、控制及处理。
应对其废气排放控制系统性能进行常规监测。
6材料限制
遵守所有关于禁止或限制在产品和制造过程中使用特定物质(包括有关回收和处置的标识)的适用法律法规和客户要求。
7暴雨管理
采取系统化的方法来预防暴雨径流污染。
应防止非法的排放和泄漏物质进入排水渠。
8能源消耗和温室气体排放
在工作场所级和/或企业级对能源消耗和温室气体排放进行跟踪和记录。
寻求具有成本效益的方式以提高能源效率并尽可能减少能源消耗和温室气体排放。
D、符合道德要求
1诚信经营
在所有商业互动中都应遵循最高的诚信标准。
应采取零容忍政策,禁止任何形式的贿赂、腐败、敲诈勒索和挪用公款行为。
所有业务交易均应确保透明并应在业务账目和记录中准确反映。
应推行监督和强化程序以确保符合反腐败法的要求。
2无不正当收益
不得承诺、提供、授予、给予或接受贿赂或其他形式的不适当或不正当利益。
禁止范围涵盖为获取或保留业务、将业务指派给任何人或以其他方式获取不正当利益,以直接方式或通过第三方的间接方式,承诺、提供、授予、给予或接受任何有价值物品。
3信息公开
依照适用法规和主要的行业惯例公开有关劳工、健康与安全、环境实践、商业活动、组织结构、财务状况和绩效的信息。
不允许伪造记录或虚报供应链中的条件或实践。
4知识产权
尊重知识产权;技术或经验知识的转让应以保护知识产权的方式进行;并且应保护客户信息安全。
5公平交易、广告和竞争
秉持公平交易、广告和竞争的标准。
必须以适当的方式保护客户信息安全。
6身份保护和无报复政策
应制定程序以保护供应商和员工举报者并确保其身份的机密性和匿名性,除非法律明令禁止。
应制定沟通程序,让员工能够提出疑虑而无需担心遭到报复。
7负责任的矿物采购
制定政策以合理确保其制造产品中所含的钽、锡、钨和金不会以直接或间接的方式为刚果民主共和国或周边国家/地区中严重侵犯人权的武装团体提供资金或利益。
应对这些矿物的来源和产销监管链进行尽职调查,并按照客户要求向客户提供所采取的尽职调查措施。
8隐私
承诺保护所有业务相关人员,包括供应商、客户、消费者和员工的个人信息的合理隐私期望。
在收集、存储、处理、传输和共享个人信息时应遵守隐私和信息安全法律及法规要求。
二、参与社会责任的检查活动,接受本公司、其他客户、第三方以及各相关方的定时和不定时的社会责任检查。
三、在检查过程中发现不符合社会责任要求时,要立即整改。
四、将分包商/供应商的社会责任情况汇报本公司、其他客户、第三方以及各相关方,当分包商/供应商有不符合社会责任要求时,要及时通知本公司、其他客户、第三方以及各相关方,并要求分包商/供应商制定改善措施进行整改。
五、并要求分包商/供应商都须承诺这些原则。
六、如发现供应商/分包商故意使用童工、强迫劳动或其他严重违反社会责任的现象,我们会立即停止与他们的合作关系并立即通知本公司及其他客户。
供应商必须作出以上承诺,并努力达到以上社会责任之要求。
第三章供应商质量保证要求
一、质量保证体系
为了保证产品质量和服务质量,供应商应根据自已所在类别建立建全质量保证体系。
类别见第五章第二条。
本公司鼓励供应商建立高于自己类别要求的质量保证体系。
二、供应商的职责和权限
供应商必须明确指定一名顾客管理代表,此人应具有质量监控权,不受其他组织的强制干涉,对以下项目承担责任:
a对生产的产品应建立满足本公司要求的质量保证体系,促进产品质量稳定和不断提高。
b监督和保证产品质量控制机构的正常运行。
c监督管理与质量保证体系相关的组织,针对问题提出改善方案并组织实施。
d对本公司提出的不良进行改善,并按照本公司的要求进行书面回复。
e质量负责人和日常联络人的相关资料应记入《供应商的基本情况调查表中》中,并提交本公司质量部和采购部备案。
三、采购授权人
在量产前零部件及外协加工(免费提供)采购责任在项目部,如果需要付款采购的零部件或外协加工件以及量产后的零部件和外协加工件的采购责任在采购部。
其他人均无权采购。
任何没经过以上授权人签发的采购订单或通知,本公司均不做付款承诺,供应商应严格遵守,否则所造成的损失由供应商自己承担。
四、保密要求
本公司提供给供应商的所有图纸、资料、样品、技术协议等知识产权归本公司所有,未经本公司书面同意,供应商不得向第三方提供或者转让,供应商因此生产出来的产品只能提拱给本公司。
若一经发现有泄密行为,本公司将保留诉诸于法律的权力,具体办法按照供应商《采购合同》中规定执行。
五、环保物质要求
供应商应保证所供零部件、原料符合本公司采购资料中的环保要求。
包装材料尽量采用环保可重复使用或可回收利用的材料。
第五章供应商分类与评估
一、供应商选择
项目开发时及年度不合格供应商转产时将会进行供应商选择
供应商选择由采购负责组织相关项目人员进行选择。
新供应商将被要求填写并回传《供应商评估报告》
二、供应商分类
供应商分类标准:
以所供部件类别最高的零部件重要类:
影响安全环保和关键质量的零部件对整车质量影响比较大;有一定技术难度和风险一般类:
对整车质量影响较小,技术难度及风险较小
2.1、对供应商的质量体系保证的要求
重要类:
建立ISO9000质量保证体系并通过三方认证,推行ISO14001标准
一般类:
贯彻ISO9000第三方认证,鼓励推行ISO14001和ISO45001。
三、供应商绩效考核
3.1考核分类
评价项目
评价分值
产品质量
50
产品交付
25
服务质量和包装
25
合计
100
3.2各项考核明细
3.2.1、否决项
类别
问题描述
绩效扣分
评价周期
质量Q1
因供应商零部件在主机厂导致R/1000发生异常突变,零部件上单月R/1000占到总迈上目标40%以上
50
月度
质量Q2
因质量问题频发,被停产整顿,
50
及时
质量Q3
未经本公司批次擅自时行设计变更、工程变更(材料、结构、下级供方、生产工艺、检验方法)
50
及时
质量Q4
生产件不符合法律法规要求的,每次
50
及时
质量Q5
因供应商原因,造成主机厂退车、换车、市场召回、媒体等新闻曝光等严重后果
50
及时
质量Q5
拒不销毁不合格品,或不合格品重复交付
50
及时
交付S1
因交付不及时导致客户或本公司停产
25
及时
3.2.2、一般扣分项
类别
考核标准
绩效扣分
质量50分
Q6供应商直供件PPM超过目标值,每超过100%扣2分(按市场退货数量或现场确认数量),最多扣20分
1~20分
Q7供应商PPM超过目标值,每超过100%扣1分(按制造过程统计)最多扣10
1~10分
Q8进货检验批次合格率低于目标值,每降低1%扣0.5分,最多扣10分
1~10分
Q9供应商的同一质量问题(性能)重复发生(相同质量问题在距上一次质量问题发生24小时后,一年以内再发生),扣5分/次
5~50分
Q10质量问题关闭延期,每延期一天扣1分,最多扣20分
1~20分
Q11零部件(包括备件和包装)不符合标识要求或标识与实物不符、标识不具备可追溯性,扣5分/次
5分
Q12因质量问题造成生产停线,每停线一分钟,扣1分,最多扣20分
1~20分
Q13因质量问题造成客户或主机厂整车(机)翻库、停投、停发运,扣10分/次
20分
产品交付(25分)
S2没按照订单时间交付,每延期交付(未影响生产)或提前交付,每次扣1分
1~25
S3因交付不及时,导致本公司发货产生超额运费,每次扣5分
5分
服务质量(25分)
S4包装不规范,不符合来料包装要求且发现数量短装,每次扣5分
5分
S5不积极响应正常的工作要求(包括交付、索赔、持续改善、会议、培训、现场问题处理),每次扣5分
5分
S6未提交检验报告,一次扣1分
1~25分
S7供应商信息反馈迟缓不及时,一次扣1分,造成不良后果一次扣5分
1~25分
送货数量不错、混装,一次扣5分
PPAP未准时提交,一次扣5分
注:
供应商交付不及时导致本公司或主机厂停产的不再作为后续项目的新选供应商。
3.2供应商的绩效分级
分值大于90分,评A级,即优秀供应商分值70~90分,评B级,即合格供应商分值60~70分,评C级,即高风险供应商
分值小于60分,评D级,即不合格供应商
注:
合计分数为当月供应商的绩效表现,本公司每月统计公布。
四、供应商年度审核
本公司每年年初编制并发布当年《供应商年度现场审核计划》,具体时间由本公司采购部与供应商协商确定。
现场审核结果将在审核结束当天复印发给供商,供应商应对不合格项列出整改计划并回传。
供应商应积极配合审核和整改。
五、高风险供应商和不合格供应商管理
5.1当供应商评分在C级时,质量部发出整改通知书,供应商应在一周内做出整改计划并回复给本公司质量部,并在改善完成后出示整改证据给本公司质量部
高风险供应商应在接到高风险通知5个月内关闭高风险状态,高风险供应商关闭条件如下:
●在发出高风险供应商之日起,无新的延迟交付、停线、批量质量问题
●在发出高风险供应商的第二个季度,绩效得分在70分以上
●在发生的质量问题完全得以关闭。
5.2高风险供应商升级管理
高风险供应商超过3个月未关闭的,将请供应商总经理到公司汇报改进计划,质量部应组织相关部门对其改进的有效性进行现场评审。
全年有3个月被评为高风险供应商的将直接进入不合格供应商名单,若属主机厂/客户指定供应商将信息传递给客户要求更改供应商,若属我司选定供应,提交采购切换该供应商。
5.3不合格供应商的管理
5.3.1、月度评价供应商为D级的供应商,次月货款延期二个月支付。
5.3.2、月度评价供应商为D级的供应商,供应商总经理必须到本公司做业绩整改报告。
如在此整改报告汇报告结束一个月内,业绩仍无改善,经本公司会议决定将被取消供应商资格。
供应商现有产品将被转出。
六、供应商奖罚
对产品质量稳定、信誉高、售后服务周到、顾客满意度高的优秀供应商、月绩评分都在A级,将在年终供应商大会上提出表彰,并在新项目及从供货份额、新产品配套、货款结算等方面予以优先并给予一定的激励。
当供应商无法满足本公司的要求,并且月绩评分常在D级时,本公司将采取调整供货数量,取消合同直至取消供货资格等惩罚措施
第六章退货管理
一、不合格品处理
当在进料检查和生产过程中发现不良时,判为就地报废时,经供应商同意,本公司将材料就地报废。
当判为退货时,本地供应商应在5个工作日之内退货处理。
外地供应商在10个工作日之内退货,国外供应商应在15个工作日之内退货,愈期没有退货者,本公司作报废处理。
当判为让步接收时,本公司将按《质量保证协议》处罚
二、不合格品的质量改进
当本公司在到货检查、生产及顾客使用过程中发现不良并确认为供应商提供的零件、材料所致,供应商应全力保证本公司及顾客的正常生产,本公司将针对相应质量问题发出《不合格品处置单》,供应商在接到通知后应在24小时内做出初步反馈,反馈内容包括不合格品处理方案及正常生产保证。
供应商应在7个工作日内对质量问题进行原因分析,制定切实的对策,及整改计划。
最后以顾客规定的8D报告格式回复。
在质量问题的处理过程中,如本公司认为有必要时,供应商应及时安排相关人员到本公司现场解决质量问题。
第七章质量索赔
为了提高产品质量,落实产品质量责任,保护供需双方和客户的合法权益,本公司制定并贯彻实施《产品质量保证协议》协议将明确产品质量要求、验收标准、抽样方案、抽样项目、验收设备、拒收条件、供应商的产品质量责任、赔偿的程序、赔偿项目分类、损失的计算方法、赔偿申诉等问题作了明确规定。
供应商应本着不接受不良品,不制造不良品,不流出不良品的原则开展质量管理活动,树立品质预防为主,纠正为辅的管理体制,尽最大限度降低企业风险。
当由于供应商来料或服务的原因造成本公司或顾客发生损失并索赔的,本公司将向供应商进行相应索赔,具体索赔方法按照《质量保证协议》《采购合同》中规定执行。
质量部在发生质量索赔事宜后,会发出《质量索赔单》给供应商,供应商在3个工作日内给出答复,如超期不给出答复,本公司将默认供应商已同意此项并扣款。
第八章本手册的执行
采购部应在本管理手册为原则的基础上,结合《社会责任管理手册》、《环安卫管理手册》、《商业道德管理手册》、《质量管理手册》等政策要求,组织编制《供应商管理程序》、《采购管理程序》并遵照执行。
对供应商进行调查、自评,符合要求后,则进行现场评估,现场评估必须包含劳工、健康安全、环境、商业道德、可持续采购、质量等方面的内容。
经现场评估合格的供应商,要求签定《环境管理物质不使用承诺书》、《分包方及供应商社会责任承诺书》、《供应商保密协议》、《不使用冲突矿产承诺书》、《合作方反商业贿赂承诺书》等,方可列入《合格供方名录》。
采购部实施采购时,只能在《合格供方名录》中的供应商处进行采购。
并对供应商的供货业绩进行考评。
采购部每年制定《供应商稽核计划表》,组织公司第二方审核员,按计划表对供应商实施审核,审核内容包含劳工、健康安全、环境、商业道德、可持续采购、质量等方面的内容。
审核结果分三级,审核通过、整改后通过、不通过:
1.审核通过,则继续合作
2.整改后通过,限期内未整改合格,则暂停下单,直到整改合格方继续下单
3.不通过,对供应商进行冻结,停止合作,三年内不得列入《合格供方名录》本手册由本公司管理层与社会责任绩效团队共同编制,解释权归本公司社会责任绩效团队。
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