商场超市财务管理手册73页.docx
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商场超市财务管理手册73页
商场超市财务控制制度
◆现金的控制制度
现金,是指可以立刻用来购买商品或劳务,偿还债务,具有普遍的可接受性的交换媒介物。
现金一般包括:
纸币、硬币和外币;银行活期存款;见票即付的各种信用证券,如支票、本票、银行汇票、邮政汇票及信用证等。
但是,像邮票、临时借条、预付款项、远期支票及银行储蓄存款等均不能视为现金处理。
一、商场超市现金的管理
一场财务会计来说,现金的管理与控制主要侧重于在商场超市内部建立一种控制制度,即一种在处理各种业务活动时相互联系、相互制约的管理制度体系,以加强现金收支业务的管理与控制。
(一)商场超市现金内部控制的主要原则
(1)分工负责,相互牵制,实行钱账分离,即记录现金业务的人不能经管现金,不能开发票、支票或送存款。
(2)支登记会记录(除现金日记账)。
(3)现金收支经出纳,会计核算凭证通过会计,相互监督。
(二)现金收支的管理和控制手段
1.现金收入控制管理
首先,科学地处理和控制现金收纳程序,使有关的商场超市管理人员及员工对每一收款点的工作要求和程序有明确认识,以确保应收现金能被如数收回记录和存储。
其工作重点为:
(1)利用商场超市的收银机系统,建立稽核功能。
收银机固定于卖场的出人口,有不可移动的特性,从而使现金管理更有效率,再者,收银机上的销售记录,也是设定人员的现金保管责任。
在商场超市内,使用收银机也存有管理盲点,例如“无意或蓄意的输入价格不对”等,针对“无意的错误”,可通过训练加以克服;针对“蓄意的错误”,对陈列品宜实施全面性的商品条码,另再配合主管不定时稽查收银台的作业状况。
(2)每笔商品交易均应逐笔开立“交易发票”。
收银机有“一般收银机”与“发票收银机”两种,使用“发票收银机”,等于是每笔交易都开立发票,商场超市对交易进行逐笔的控制。
(3)信用卡刷卡销售,要慎防员工舞弊。
信用卡刷卡销售方式已非常普遍,但是商场超市销售人员以自己的信用卡来替顾客付款,却将现金放入自己的口袋,这是一种严重的现金挪用舞弊行为。
虽然信用卡发卡银行会将款项汇入商场超市户头,对销货额没有影响,但商场超市会损失手续费,和现金延后收到的计算利息损失。
为确定现金收入金额与信用卡收入金额的合计数等于发票总额,除了每日核对会计记录与银行账户资料外,还可与顾客联络以确定其所付款项与发票金额是否相符以及付款方式。
如找出异常现象,要立即查出原因,对有疏失的员工加以处理。
(4)收银台的现金回收管理。
收银台由于现金累积速度快(尤其是在大卖场或旺季时),在管理上,单店作业要定时或定量回收,以防止意外发生。
而多店式作业,总店会在某一时段,对各店的现金另做回收管理,以防止损失。
(5)收银台人员的教育培训。
商场超市的财物管理,收银台为重点管理,因此,应针对收银台人员实施教育培训,确保工作流程的正确性;守法的坚定观念,在平时即要加以教导;此外,人员交班的现金结账、主管的稽查、盘点等,都是教育培训的重点。
(6)在商场超市用扫描商品条码方式来控制。
于收银台处,使用扫描“商品条码方式”来结账,可以达到避免“短收现金”的管理;以条码方式结账,更有助于收银台的工作改善。
(7)每日账务核对。
商场超市的收入包括有现金、信用卡、礼券、提货券、支票、各国的通行货币等。
必须将商场超市每日的现金收入金额,与电脑上的账务资料相核对,才能掌握现金流程的管理依据。
(8)现金存人银行。
营业所收的现金,每日应主动存入银行,以减少保管风险;至于大卖场现金更多,则有必要协调银行到商场超市收款。
无法立即存入银行的特别时机(例如放假日),则应事先备妥保险柜设备及周密的保全设施,以避免现金损失的可能性。
(9)定期或不定期的盘点货品。
为了防止现金销货记录产生不当或重大错误,可在每天、每周、每月,在业务终了时,实地盘存,掌握当天每样物品的销售数量,计算销货额,与当天或该周的现金收取额核对。
也就是说,依据所谓的盘存法,掌握销货数量,核对现金收取额,以确认销货全部加以记录。
盘存法适用于物品数少、物品规格化或者销售单价高的企业,并不是所有的企业都能够实施。
2.现金支出控制管理
(1)建立严格的开支审核制度,在规定范围内(主要依据是《现金管理暂行条例》及其他各种规定)使用现金;所有超限额的支出必须以支票或其他转账结算方式进行结算。
(2)在健全以上的现金收支管理制度后,商场超市内部稽核人员应该对库存现金和银行存款实施经常性的检查和突击性抽查。
二、现金的核算
现金的核算主要通过现金的有关账户进行。
会计上用来核算现金的会计科目应视企业的实际需要而定。
一般情况下,商场超市财会部门可设置“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”3个科目,在相应账户上分别核算不同类型的现金,但在编制资产负债表时,一般仍合并为“货币资金”列入流动资产。
其中的“现金”账户用以核算商场超市的库存现金,但不包括商场超市内部周转使用的备用金;“银行存款”账户用以核算商场超市存入银行的各种存款(含其他非银行金融机构存款),但不包括外埠存款、银行本票存款和银行汇票存款等;“其他货币资金”账户用以核算商场超市的外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款及在途货币资金等。
“现金”账户、“银行存款”账户、“其他货币资金”账户,均属于资产类账户,其借方登记增加额,贷方反映减少数。
至于备用金,则可以视商场超市的实际情况单独设置“备用金”账户或在“其他应收款”账户中设明细账加以反映。
所谓备用金是指商场超市财会部事先预付给各部门的、用于各部门备用的一笔款项。
一般来说,备用金的预付有定额预付制和非定额预付制两种方式。
因此,对备用金的核算也相应有两种方法。
◆资产控制制度原则
第一条商场超市资产的保管与账簿的记载,应由不同人员分别负责。
第二条商场超市资产的保管,应明确指派人员负责,以免责任混淆。
第三条对商场超市有形资产应加防护,以免私自或不当使用。
第四条应随时核对商场超市零用金与库存现金,并维持最少额度。
第五条各项支出的核决与支付,应分责办理。
第六条应尽可能以支票支付,并且应严密地控制商场超市支票的签发与保管。
第七条不得由支票签章人或核决人领取或寄交已签章的付款支票
第八条有关商场超市现金、存货或其他流动资产收发的单据,应事先印妥连续编号。
第九条负责商场超市现金、有价证券及其他贵重资产处理责任的人员,须要有充分保证。
第十条商场超市上项人员应采用轮调、轮休,并指派他人暂代其职务。
第十一条商场超市付款凭据一经支付,应即加盖支付印戳销案,避免重复清款。
第十二条存于商场超市内部保险箱或银行保管箱的有价证券等贵重物品,应由两人以上共同保管。
第十三条倘人员编制许可,可对商场超市各财务管理职责予以分立。
如出纳与账务员、财务主管与会计主管、采购与验收、销货与仓储、薪工计算与支付、收款与账务、装运与仓储、订货与仓储等。
第十四条严格管理商场超市财务收支工作。
如信用接与、折让折扣、客户赠品、招待等。
第十五条定期举行商场超市资产的全面盘点,包括原物料、在制品、成品、用品、固定资产等(每年1次为宜)。
第十六条开具单据尽可能1次复写,并避免涂改。
第十七条订立各项工作的书面手册,以避免误会,促进效率。
◆零用金管理细则
第一条有关零用金的设置划分
1.由商场超市财务部负责本商场超市零星支付。
2.总务组负责设置零用金管理人员,尽可能由原有办理总务人员兼办,必要时再行研讨设置专人办理。
第二条商场超市每月零用金要经常保持固定数目,将来视实际状况或减或增,可另作规定。
第三条商场超市零用金借支程序
1.商场超市零星费用开支,如需预备现金,应填具零用金借(还)款通知单,交零用金管理人员,即凭单支给现金。
2.零用金的暂支,不得超过规定数目,特别情况应由企业部经理核准。
3.零用金的借支,经手人应予7天内取得正式发票或收据加盖经手人与主管之费用章后,交零用金管理人冲转借支,如超过7天尚未办理冲转手续时得将该款转入经手人私人借支户,并于当月发薪时一次扣还。
第四条商场超市零用金保管及作业程序
1.零用金的收支应设立零用金账户,并编制收支日报送呈经理核阅。
2.零用金每星期应将收到的发票或收据,编制零用支出传票结报一次,送交商场
超市财务部。
3.商场超市财务部收到零用金支出传票后,应于当天即行付款,以期保持零用
金总额与周转。
4.商场超市财务部收到零用金支付传票,补足零用金后,如发现所附单据有疑问,可直接通知各部经手人办理补正手续,如经手人延迟不办可按照商场
超市有关规定办理。
5.零用金账户应逐月清结。
第五条零用金应由保管人出具保管收据,存商场超市财务部,如有短少概由保管人员负责赔偿。
◆费用开支标准
第一条为便于掌握商场超市费用开支,根据有关规定,结合本商场超市实际情况,特制定本开支标准。
第二条差旅费
1.商场超市职工出差乘坐车、船、飞机的费用以及住宿、伙食、市内交费,按规定报销。
各部门负责人应严格控制外出人员,并考虑完成任务的期,确定出差日期。
对因公外出人员均对号入座,按标准办理应报销费用。
如出差人员投亲靠友自行解决住宿问题,则按标准的50%计发给个人。
如不足标准住宿的,按节约额的50%计发给个人。
如超标准住宿的,超支部分一律由个人自己负担。
2.工作人员出差的交通费一律按附表标准套用。
具体情况均按有关规定执行如下:
(1)乘坐火车,从晚上8时至次日晨7时之间,在车上过夜6小时以上的,
或连续乘车时间超过12小时的,可购卧铺票。
(2)乘坐火车符合第l条规定而不买卧铺票的,节省下的卧铺票费,可发
给个人,但为了计算方便,规定按本人实际乘坐的火车硬座票价折算成一定比例发给。
①乘坐火车慢车和直快列车的,按特快列车硬席票价的50%发给。
②符合乘坐火车软席卧铺条件的,如果改乘硬座,也按规定的硬座票价比例发给但改乘硬卧的,不执行本条
(1)款的规定,也不发给软卧和硬卧票价的差额。
(3)工作人员趁出差或调动工作之便,事先经单位领导批准就近回家省亲办事的,其绕道车、船费,扣除出差直线单程车、船费(按出差人应享受标准),多开支的部分由个人自理。
如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时,应凭车船票价按实支报,不发绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿和交通费。
(4)出差期间乘坐直达特别快车暂按乘坐一般特别快车不坐卧铺补助的规定执行,即按硬座票价的45%计发补助费,因使用空调设备而另外加收的费用不计人票价之内。
(5)工作人员调动工作,核发差旅费以其调入地区执行标准计发。
调入人
员的交通、住宿、伙食补助除照商场超市规定执行外,其他开支参照有关规定执行。
(6)出差人员在出差地因病住院期间,按标准发给伙食补助费,不发交通
费和住宿费。
住院超过一个月的停发伙食补助费。
(7)商场超市工作人员参加在外地召开的各类会议,除有会议主办单位出具的食宿费自理的证明,可回商场超市按出差标准领取伙食费补助;住宿费凭住宿处发票按商场超市规定标准执行外,其余情况一概不领发有关费用。
(8)员工赴外地学习培训超过30天以上的部分,按职位标准的50%发给。
3.员工探亲交通费按国家规定办法执行。
第三条市内交通费规定
1.市内工作交通费。
(1)员工在市内联系业务,商场超市无配给自行车、摩托车,又不能安排商场超市车辆者,凭乘坐的公共汽车票列明去向、公干事由经主管领导审核,成本中心负责人签字凭据报销。
(2)员工因在市内联系业务由公家配置自行车者,每月按10元标准将商场超市修理费包干到人,每辆车从购买之日起包干5年。
5年内丢失、损坏一律自理,也不另发交通费及报销市内车票,由此影响工作,责任自负。
2.员工上下班交通费。
(1)员工居住地方距上班地点2千米以上,无商场超市交通车接送上下班,商场超市又无配给自行车(或摩托车),可按公共汽车月票收据金额报销。
(2)员工居住地方距上班地点2千米以上,用私人自行车上下班者,每月按公共汽车月票金额发给自行车维修费。
(3)上述两类补助由商场超市各部门在员工报到上班后即将申请报告报行政部审批备案,每年终了后7天内,由各部门造册申报,行政部按备案记录结合考勤核批发放。
(4)对于不享受交通费补助的职工,经常因公骑私人自行车外出的,经商场超市各部门成本中心负责人批准,每月发给自行车修理费。
第四条夜班、加班、值班和误餐费的规定
1.夜班费规定,员工在每日22时至次日6时之间上班工作,不能睡觉,夜班
费每人每夜8元。
2.加班费规定。
(1)法定节日因工作需要加班,按下列公式计发加班费:
(本人月工资-浮动工资×200%)×加班天数
(2)法定假日以外平时因工作需要加班,按下列公式计发加班费:
(本人月工资、浮动工资×150%)×加班天数
(3)员工加班要从严控制,事前报商场超市部门经理批准。
加班只限于工程抢修,节假日值班和完成其他紧急生产任务等,但月累计不得超过48小时,超过48小时报总经理批准。
(4)员工加班后,可以补休而不领加班费,但须办理补休的登记手续。
(5)员工出差期间,如遇法定节假日和超时工作不计加班费。
(6)加班费经商场超市人事部审核后,由财务部发放。
3.值班费,市内员工到特区范围内工作(或反向途径)、不能在公司或家里吃午餐者,由各成本中心负责人签字报误餐费。
报告列明时间、地点、工作内容,由商场超市人事部审核,财务部发放。
第五条商场超市外勤津贴规定
1.工作人员从事露天、高空施工作业按出勤天数,每人每天补发津贴。
当天出工2—4小时者,按半天计发,不足2小时者不发津贴。
2.管理人员和工程技术人员跟班作业,可以按露天人员标准领取外勤津贴。
3.工程管理的基建办及业务部室外勘察人员,基建办RSU安装人员、基建管理人员、财务部市内采购员、报关员、行政部食堂采购员等,即按实际天数每人每天补发津贴(有勘察设计、安装提成奖领取者则停发该项津贴)。
4.汽车司机的各类补贴按商场超市相关规定办理。
第六条其他福利待遇
1.员工医疗费用报销按有关规定执行。
但每单200元以上必须由财务部经理审核。
2.室主任、中层以上人员自用石油气罐,凭据由商场超市行政部审签,到财务部
报销。
3本商场超市工作人员(含合同制职工),每人每月发放洗理费、书刊费、水电补贴、物价补贴、粮价补贴、煤气补贴。
第七条员工计划生育按最新印发的有关规定执行。
第八条员工服装补贴和发放,凡是商场超市正式员工(含合同制职工)每两年发放夏装、冬装各1套。
此外管理人员每年发领带1条,生产人员按劳动保护规定时限发放劳动防护用品。
第九条对于临时去港人员费用开支标准和管理办法按有关规定执行。
对于临时出国人员费用开支标准和管理办法按有关规定执行。
◆借款和各项费用开支标准及审批程序
第一条为进一步完善商场超市财务管理,严格执行财务制度,特制定本标准及程序。
第二条借款审批及标准
1.出差人员借款,必须先到商场超市财务部领取“借款凭证”,填写好该凭证后,先经部门经理同意,再由各线主管领导批准,最后经财务经理审核后,方予借支,前次借支出差返回时间超过3天无故未报销者,不得再借款。
2.外单位个人因私借款,填写“借款凭证”后,一律报财务总监审批,经财务经理审核后,方予借支。
凡职工借用公款者,在原借款未还清前,不得再借。
3.其他临时借款,如业务费、周转金等,审批程序同第一条第一款。
4.试用人员借支旅差费或临时借款,须由正式员工出具担保书或签认担保,方能办理,若借款人未能偿还借款,担保人应负有连带责任。
5.各项借款金额3000元以内按上述程序办理,超过3000元以上的需报请财务总监审批。
6.借款出差人员回公司后,3天内应按规定到财务部报账,报账后结欠部分金额,或3天内不办理报销手续的人员欠款,财务部门有权在当月工资中扣回。
第三条出差开支标准及报销审批
1.住宿。
公司部门副经理以上人员,平均每天不能超过80元,主办业务不能超过60元,业务员不能超过45元。
高层领导因工作需要住宿费超过80元标准,经财务部总监批准后可予报销。
2.出差补助。
按出差起止时间每天补助30元。
3.市内短途交通费。
控制在人均每天30元以内,凭票据报销。
4.其他杂费。
如存包裹费、电话费、杂项费用控制在人均每天10元内,凭单据报销。
5.车船票。
按出差规定的往返地点、里程,凭票据核准报销。
6.根据出差人员事先理好的报销单据,先由主管会计对单据全面审核,同时按出差天数填上住勤补贴,然后由部门经理签认并报有关各线主管领导批准,财务经理审核后,方能报销。
7.出差坐飞机,需由部门经理批准,连续3个月亏损单位人员出差,一律不准乘坐飞机(特殊情况报上一级领导批准)。
第四条业务招待费标准及审批
1.商场超市业务部的业务招待费,控制在各部门完成的营业收入的2.5%之内,由部门经理掌握。
商场超市的各行政职能部门业务招待费,按商场超市分配下达指标使用,由财务部经理掌握。
下属部门根据完成的营业收入,控制在4%之内,由商场超市经理掌握开支,超过部分一律在年终利润分配留成公益金中予以扣除。
2.属商场超市指标内的业务招待费,报销单据必须有税务部门的正式发票,数字分明,先由经手人签名,注明用途,部门经理加签证实,再报财务经理审核,然后由各线主管领导审批,方能付款报销。
3.超指标外的业务招待费,一般不予开支,如有特殊情况,须经商场超市总经理审核加签,方能报销。
第五条福利费、医药费开支标准及审批
1.在未实行医疗保险制度以前,职工本人医药费可按公费医疗待遇,凭区级以上医院发票实报实销;临时工凭区级以上医院发票报销50%。
2.其他福利及医药费开支,50元以下由财务部经理批准,50~500元由总会计师批准,超过500元的开支一律报财务部总监批准。
第六条其他费用开支标准及审批
1.属生产经营性的各项费用,2000元以内的凭税务部门的正式发票,先由经办人和部门经理签名后,报分管领导批准,然后送财务经理审核报销。
超过2000元以上的须报财务总监批准。
2.属非生产经营性的各项费用,2000元以内的,凭税务部门的正式发票,先经办人和部门经理签名后,报分管领导批准,然后送财务经理审核报销;2000-5000元的,报财务总监批准,超过5000元的报董事长批准。
第七条补充说明
如经费开支审批人出差在外,则应由审批人签署指定代理人,交财务部备案,指定代理人可在期间行使相应的审批权力。
◆内部稽核制度(范例)
一、总则
1.本商场超市各部门及各下属营业单位的稽核工作,由商场超市管理部随时指定适当人员执行。
2.本商场超市稽核业务范围,定为账务、业务、财务、总务、监验五项,除另有规定外,须以本办法规定办理。
3.稽核人员对于所审核的事项,应负责任,必要时应在有关账册簿据上签章。
4.稽核人员,除依照规定审核各财务部门所送凭证账表外,并应分赴各部门实地稽查,每年稽核次数视实际需要而定。
5.稽核人员前往稽核之前,应先准备及收集有关资料,拟订计划及进度表,事前并应将各财务部门以往审核及检查报告详细研究以作参考。
6.稽核人员有保守秘密的责任,除呈报外,不得将有关情况泄漏或预先透露予检查单位。
7.稽核事务如涉及其他部门时,应会同有关部门办理,且应做会同报告。
如遇意见不一致时须单独提出,与书面报告一并呈核。
8.稽核人员对本商场超市各财务部门执行稽核事务时,如有疑问,可随时向有关单位详尽查询,并调阅账册、表格及有关档案,必要时得请其出具书面说明。
9.稽核人员执行工作时,除将稽核凭证(或公文)交由受稽核部门主管验明外,工作态度应力求公正。
10.稽核人员于稽核事务完妥后,应据实缮写检查报告书呈核。
二、账务稽核
1.在对商场超市记账凭证进行审核或检查时,应注意:
(1)每一交易行为发生,是否按规定填制传票,如有积压或事后补制者,应查明其原因。
(2)会计科目、子目、细目有无误用,摘要是否适当,有无遗漏、错误以及各项数字的计算是否正确。
(3)转账是否合理,借贷方数字是否相符。
(4)应加盖的戳记编号等手续是否完备,有关人员的签章是否齐全。
(5)传票所附原始凭证是否合乎规定、齐全、确实及手续是否完备。
(6)传票编号是否连贯,有无重编、缺号现象,装订是否完整。
(7)传票的保存方法及放置地点是否妥善,是否已登录日记簿或日计表。
(8)传票的调阅及拆阅是否依照商场超市规定手续办理。
2.在对商场超市账簿进行检查时,应注意:
(1)各种账簿的记载,是否与传票相符,应复核的是否已复核,每日应记
的账,是否当日记载完毕。
(2)现金收付日记账收付总额,是否与库存表当日收付金额相符。
(3)各科目明细分类账各户或子目之和或未销讫各笔之和是否与总分类账各该科目之余额相等,是否按日或定期核对。
相对科目之余额是否相符,有无漏转现象。
(4)各种账簿记载错误的纠正划线、结转、地页等手续,是否依照规定办理,误露的空白账簿,有否划“×”形红线注销,并由记账员及主办会计人在“×”处盖章证明。
(5)各种账簿启用、移交及编制明细账目等是否完备,并送所管税捐稽征机关登记。
(6)各种账簿有无经核准后而自行改订者。
(7)活页账页的编号及保管,是否依照规定手续办理,订本式账簿有无缺号。
(8)旧账簿内未用空白账页,有无加划线或加盖“空白作废”戳记注销。
(9)各种账簿的保存方法及放置地点,是否妥善,已否登记备忘簿,账簿
的毁销,是否依照规定期限及手续办理。
三、业务稽核
1.对商场超市库存进行检查时,须注意:
(1)检查库存现金随到随查,如在营业时间之前,应根据前一日库存中所
载今日库存数目查点,如在营业时间之后应根据现金簿中今日库存数目现款、银行存款查点,如在营业时间之内应根据前一日现金簿中今日库存数目加减本回收支检点。
支票签发数额与银行存款账卡是否相符,空白未使用支票是否齐全,作废部分有无办理注销。
(2)现金是否存放库内,如有另存他处者,应立即查明原因。
(3)库存现金有无以单据抵充现象。
(4)托收未到期票据等有关库存财物,证单据进行核对。
(5)检查库存除查点数目核对账簿外,否妥善,币券种类是否分清。
应同时检查,并须对有关账表、凭并应注意其处理方法及放置区域是
(6)金库钥匙及暗锁、密码表的掌握及库门的启用与库内的安全是否合乎
要求,金库放置位置是否适当。
(7)汇出汇款寄回的收据,是否妥为保存,有无汇出多日尚未解讫的汇款。
(8)商场超市内部往来账,是否按月填制往来账目明细表,查对账单是否
依序保管。
(9)是否经常对商场超市内部往来或外县市单位往来账进行核对。
(10)营业日报表的记载是否与银行存款相符。
(11)检查商场超市各部门周转金及准备金时,应注意其限额是否适当,有无零星付款的记录;所存现款与未转账的单据合计数,是否与周转金、准备金相符,有无不当的垫款或已付款而久未交货的零星支付或请购案件。
2.检查商场超市各种信托资金账时,应注意:
(1)利率是否依照规定计算信托资金积数及利息计算是否经过复核。
(2)信托资金支付时,是否与各该明细分户账结余单据核对并依照规定结算利息。
(3)委托户的印鉴卡、账卡有无登记户籍资料身份证、统一编号,并经主管人签章证明。
(4)信托资金付清时,应注意其收回单据及账卡,有没有盖结清或付讫戳记。
(5)各种信托资金之委托中途取本结清及满期续存等手续及计息标准(包括逾期计息)是否依照规定办理。
(6)信托单及账卡有没有编号及经
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