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采购流程培训
采购及收货流程的培训
围绕申购、采购、验收、入库、发放、盘点六个环节,详细讲解每个环节的流程及制定与此有关的财务制度,规范酒楼所需物资的采购程序、节约采购成本、满足经营的需求、提高经济效益、具体切实做好中间环节的每一项工作。
一、申购
(一)每日原材料申购单申购程序:
1.鲜货:
蔬菜、海鲜、肉食、家禽、水果等原料实行每日采购,由所需部门(酒吧、厨房各档口)根据存货、生意情况、储存条件填写《每日申购单》,于每晚21:
30—10:
00电联收银员,收银员到厨房取单,收到后传真给采购员,采购员按照要求通知供应商进货。
2.交与当班收银员的《每日申购单》必须写明所需物品的品种、数量、单位、规格、质量要求,并由部门权限负责人确认、审核、签字。
当班收银员必须检查以上信息齐全后收单,否则退回。
《每日申请单》审批人:
厨房审批人:
厨师长、副厨、头锅(厨师长与副厨同时休息,由头锅负责)
酒吧审批人:
酒吧主管,餐厅经理
(二)库房原材料及厨房自备原材料申购程序:
1、库存物品(库房库存药材、调料、高档干货),按物资标准表、采购周期、由库房保管员按最低存量进行补仓。
2、厨房自备原材料按物资标准表、采购周期、由厨房填写《厨房自备原料申请单》,并有厨师长(或副厨或头锅)审核签字,交给成本会计,成本会计按物资标准表审核(审核目的:
减少积压,不占用空间、提高原材料的周转率),审核合格以后签字确认,给采购员报货。
《厨房自备原料申请单》上必须写清数量,规格,品质要求,缺一项,采购员有权决绝收单。
3、普通原料每周两次购货。
申购时间:
周三、周日
来货时间:
周五、周二
4、高档干货类每三个月申请一次。
(三)酒水原材料申购程序:
1、酒吧按物资标准表填写《申购单》,酒吧主管确认签字,交与成本会计审核,审核通过后签字确认,再交给采购员向酒水供应商报货。
2、酒水类每周两次购货。
申购时间:
周三、周日
来货时间:
周五、周二
(四)清洁用品及零星物品申购程序
1、清洁用品和用具采购数量应综合考虑使用情况,由楼面主管填写《申购单》,经楼面经理审批签字后,交与成本会计按物资标准表审核,审核合格后交与采购员,采购员向供应商报货。
清洁用品和用具规定每周日申购、三天内到货。
2.清洁用品及用具来货后,由楼面后勤主管、收货
员共同收货,质量及数量验收合格后,收货人员全部直拨给楼面,楼面经理在《收货记录》上审批签字。
其他部门(厨房、餐厅、财务、行政、工程)直接从楼面领货,楼面主管登记《清洁用品及用具领用明细表》
《清洁用品及用具领用明细表》必须写明日期、领用部门、领用物品,数量、单价、金额、领用人。
3.餐厅部每月1日将上月清洁用品按部门统计金额,签字确认后,交成本会计。
4、零星物品采购时,由所需部门填写《申购单》,经部门负责人确认、审核签字,总经理确认签字后,采购员采买。
(五)、瓷器、用具申购程序
使用部门填写《申购单》补充瓷器用量,申购单上必须有部门负责人签字、总经理签字,交采购员。
(六)、凡物资标准表以外物资申购,必须填写《申购单》,部门负责人签字、总经理签字,方可交采购员购货。
(七)、所有物品采购,由采购人员采购,其他人员不得私自采购。
二、收货
1、验收的数量标准:
根据《申购单》上注明的数量据实进行验收。
2、验收人员:
采购员、收货员、部门验收人员(由部门负责
人指定专人验收,不得常更换)三人共同验收。
每日申购物品:
各使用部门负责验收质量,财务收货员负责验收数量。
库存物品:
瓶装调料类由库管员自己验收,药材类由厨房验收质量、
库管验收数量,核准后开《收货记录》办理入库。
3、验收时间:
每日早晨8:
30--9:
00
每日下午5:
00
库房药材类:
每周二、周五下午2:
00—3:
00
厨房派人验收。
其他物品验收时间:
每日下午3:
00—5:
00
4、 验收程序:
(1、收货员按《原材料每日申购单》上的数量、质量、规格、要求,会同出品部、采购部共同监督验收,如不符合要求,必须当时提出退货。
采购员积极配合处理。
(2、下补货单时间定在每日下午1:
00以前。
(3、验收人员验收合格后,由财务收货人员填写《收货记录》,注明所收商品物资的品名、数量、单位、金额、规格、质量。
直拨使用部门的物品填写完《收货记录》后,由采购人员、货物领用部门负责人、收货员、供应商、签字生效。
《收货记录》一式四联:
一联供应商,一联收货记帐,一联领用部门、一联交与成本会计核对。
5、无论是供应商还是采购购回的物品必须首先与收货员联系,不允许直接将货物交与使用部门。
查对购入货品是否列入日采购计划或是否属于批准的购货计划,如不符合手续的要落实原因后再收货,对正常购入物品要及时办理收货,直拨入库手续,收货后及时通知领用部门使用。
使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求,经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。
6、收货员在没有《申购单》的情况下,有权拒绝收货。
特殊情况除外(经董事会或总经理同意的,收货员可以收货,但必须及时补申购单。
)
7、库房的瓶装原料由库管员验收,并填制《收货记录》。
在验收过程中库房严把质量关,对购入货品要核查是否属于“四无”(即无商标、无生产厂家地址、无生产日期、无合格证)产品,查验保质期,食品类杜绝变质、过期商品,鲜货保证新鲜,认真称重,酒吧对高档烟酒做好批号装箱单记录。
核准入库的品名、规格、型号、数量、单价、金额,逐一验收入库。
库房在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。
8、《收货记录》上必须有供应商、收货员、使用部门主管签字,使用部门负责人每日下午5:
00准时到仓库签字。
三、供应商要求及定价表
1、供应商要求:
供应原料保质保量、按时到货,所有证件齐全(营业执照、卫生许可证、税务登记证、检疫证明)
2、由成本会计每月组织厨师长、采购员本着货比三家的原则去各大批发市场询价,每月5日、20日至少两次以上。
3.定价:
通过市场价与原定价制作对比表,了解价格浮动情况,由采购员与供应商商定价格后,厨师长、成本会计、总经理确认签字后,作为正式定价表。
4、定价表及时提供给收货人员,库管员,作为《收货记录》金额依据。
5、当供应商提出个别原材料价格波动太大时,经市场调查后,定价可适当调整。
6、节假日(五一、十一、春节、中秋节),供应商必须提前半个月告知采购具体供货时间。
四、领货
物资领用办法
1.按照“推陈储新,先进先出”的原则发放在库物资
。
2.部门领用物资应填写《领料单》,《领料单》一式四联(仓库、财务、成本会计、使用部门各一联),必须填明所需物资名称、申请领用数量、规格、型号,由经办人、部门负责人确认、审核、签字。
厨房审批人:
厨师长、副厨师长(厨师长、副厨师长同时休息时,头锅签字)
酒吧审批人:
酒吧主管
楼面审批人:
楼面经理
3.物资出库时,库管员要核对《领料单》注明的物资名称、领用数量、规格、型号,并确认部门负责人签字后,可办理物资出库手续。
否则不予办理。
4.发货人与领货人要当面点交清楚,防止差错出门。
所有发货单据库管员应妥善保管,按期整理归档不可丢失。
5.采购、收货和使用三个环节上的相关人员要相互制约、相互监督、相互合作,共同做好工作。
对于有争议的问题应各自先行协调解决,协调无果可向上级报告请求解决。
6、仓库领货时间:
为配合各部门日常工作及财务工作的管理,现将各分店各部门领货时间及领货制度公布如下:
厨房:
每日领货2次:
上午9:
30—10:
30
下午5:
00—5:
30
五、退货
(一)、不合格,当时退货
1、供应商从库房拿走的物品必须有出门条
2、出门条上必须有库管员和收货员的签字
3、出门条必须写清物品名称、数量、单位
(二)、已经办理完收货手续,由于其他原因退货的,必须开退货单,退货单上必须有部门负责人签字。
六、假期备货
1、五一、十一假期各部门提前半个月计划备货,提前一周到货。
2、春节假期各部门提前一个月计划备货,提前一周到货。
七、月末盘点管理制度
1、每月末最后一天营业结束,由各部门负责人与财
务人员进行全面实物盘点。
2、盘点前财务部及各部门应将本月所有入库、出库单登记完毕并结出余额,做好“月末盘点表”再行盘点。
3.盘点当日所有参与盘点人员应停止休假,并按规定时间提前到工作地点,向盘点负责人员报到,接受工作安排。
4.所有盘点财物都以静态盘点为原则,因此,盘点开始后应禁止财物的进出移动。
5.盘点应以实际清点或采用精确的计量器为准,避免用主观的目测方式,每项盘点物资的数量,应于参与人员确定后,再继续进行下一项,盘点后不得更改。
盘点时若有修改项目,须由盘点人员签字生效,并说明原因。
6.物品盘点时,盘点人均应依据实际盘点数,详实记录《月盘点表》,《月盘点表》一式两联,责任人签名确认后,自存一联,交财务部一联。
7、盘点结束后,财务部应及时结出月末库存数,对出现货品溢余或损失,应查明原因由部门提出报损报表,做出书面报告上报各有关部门领导审批并妥善处理。
8、盘点时间及盘点人安排
(1、原材料盘点时间安排
a、库房:
月末最后一天下午库房停止发货,整理仓库帐和盘点表会同财务部进行盘点。
b、酒吧:
每月1日上午8点,财务部会同餐饮部盘点人对所有存货进行实地盘点。
C、厨房:
每月末最后一天营业结束后,由财务部会同厨房部盘点人员对所有存货物品进行实地盘点。
(2、瓷器盘点时间
a、楼面部:
每月27日上午8点,由财务部会同楼面部盘点人员对所有存货盘点。
b、厨房部:
每月27日上午8点,由财务部会同厨房部盘点人员对所有存货盘点。
(3、杂品盘点时间
a、楼面部:
每月28日上午8点,由财务部会同楼面部盘点人员对所有存货盘点。
b、厨房部:
每月28日上午8点,由财务部会同厨房部盘点人员对所有存货盘点
(4、灭火器盘点
每半年盘点一次
(5、燕鲍翅及进口红酒盘点:
每半月一次(每月15日、每月最后一天),燕鲍翅每次水发后的数量,厨房必须报于成本会计。
(6、各部门必须安排专人盘点,提供详细的人名给财务部
9、盘点结束后,各部门负责人在盘点表上签字。
七、成本会:
总结上月原材料采购、使用过程中存在的问题,在成本核算和控制中需要完善和加强的地方。
对日常成本的控制和核算,可以合理控制进货,防止原材料的积压和浪费,提高原材料的利用率和新鲜度,真正做到货真价实。
同时可以及时发现问题,堵塞漏洞,减少浪费,杜绝不正之风,增加效益。
1、召开时间:
每月8日下午2:
00---4:
00
2、参会人员:
米总、田总、楼面经理、厨师长、酒吧主管、成本会计、采购员、财务人员代表
3、提供资料:
A、盘点表,
B、盘盈盘亏表
C、酒吧、厨房、销量排行。
D、毛利排行表。
E、成本分析报表。
F、与物资标准表的对比报表。
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