仪器设备和标准的物质管理控制程序.docx
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仪器设备和标准的物质管理控制程序
1目的
为保证所有仪器设备及标准物质的采购、验收、运输、存放、使用、修理和维护等全过程都得到有效的管理,保证检验检测数据的准确性,特制定本程序。
2范围
适用于本院仪器设备和标准物质的选购、验收、检定、标识、领用、使用、停用、维修保养与报废。
3职责
3.1各业务部门负责本部门仪器设备和标准物质的采购申报、日常维护损坏技术鉴定、自行校准;
3.2办公室会同技术管理部负责省院本部仪器设备和标准物质的采购,并共同组织验收;
3.3仪器设备管理员负责仪器设备的日常管理、档案管理及检定计划的制定和具体实施;
3.4技术负责人负责封存(停用)、降级、报废仪器设备的审批。
3.5各分院分管设备仪器的院长负责本分院所需仪器设备和标准物质的采购申报,经分院院长批准后组织实施采购、验收。
分院技术负责人授权签字人负责封存(停用)、降级、报废仪器设备的批准。
4程序
4.1检验检测设备仪器的购置
4.1.1各业务部门应根据检验工作的需要,由本部门设备管理员提出购置仪器设备的申请,并填写《购置设备(物资、设施)申请表》,经本部门主任核签、办公室和技术管理部会签、分管院长审核后,报院长批准;经审批后由申请部门将申请表送办公室办理统一采购。
申请每半年填报一次。
4.1.2办公室从按照《采购服务和供应品管理程序》评审合格的供方采购设备仪器。
采购的仪器设备要确保其达到规定的质量要求,仪器设备的测量范围与精度应满足所执行的标准。
对于未经定型的专用仪器设备,必须具有相关技术单位的验证证明。
4.1.3各分院应根据检验工作的需要,提出增添仪器设备的申请,并填写《购置设备(物资、设施)申请表》,分管副院长审核,单台设备价格达到或超过1万元的须经省院院长批准,对于单台设备价格低于1万元的经分院院长批准;由分院分管副院长按批准的计划组织实施统一采购。
4.2验收与交付使用
4.2.1采购的仪器设备到达本院后,由采购人员报职能部门组织设备管理员、采购人员、技术管理部门及使用部门的专业技术人员开箱,按说明书和设备清单清点附件,检查所购仪器与订单是否一致,是否损坏或有缺件及是否符合本院所需设备的技术要求。
若有问题,由采购人员负责处理。
4.2.2确认为无缺件和无损坏的,由职能部门会同技术管理部门及仪器设备使用部门组织安装、调试。
4.2.3经调试确认购置的仪器设备完好的,由设备管理员填写《仪器设备验收记录表》,办理设备验收、登记入库手续,并按《量值溯源控制程序》规定进行校准、检定,合格后方可使用。
自校仪器设备应制定自校准规程,由仪器设备使用部门设备管理员组织有关人员按自校准规程比对验证合格后方可使用。
验收后应及时将有关技术资料,包括合格证、质量证明书、使用说明书等应及时归档,并建立设备档案。
4.3仪器设备档案
4.3.1省院设备管理员应对本院所有仪器设备建立总台帐,各部门、各分院仪器设备管理员对本部门使用的仪器设备建立分台帐,填写《仪器设备一览表》,并实施管理和维护,建帐时应为各仪器设备编号,编号方式如下:
×××—××××
1)顺序号(四位阿拉伯数字表示)
2)分类号(以两位英文字母表示)
3)省院、分院代码(以1位英文字母表示)
1)顺序号:
从0001开始依次排序。
2)分类号:
SY—检验检测仪器设备;BG—办公设备
3)省院、分院代码见下表:
名称
代码
名称
代码
名称
代码
省院
O
淮北分院
F
滁州分院
M
合肥分院
A
铜陵分院
G
六安分院
N
芜湖分院
B
安庆分院
H
宣城分院
P
蚌埠分院
C
黄山分院
J
巢湖分院
Q
淮南分院
D
阜阳分院
K
池州分院
R
马鞍山分院
E
宿州分院
L
亳州检测部
S
4.3.2主要仪器设备应建立档案,档案内容至少包括以下内容:
(1)仪器设备的名称,编号;
4.3.2.2制造商名称、型式型号、系列号或者出厂编号;
4.3.2.3接收日期、启用日期、接收时的状态和验收记录;
4.3.2.4设备说明书或者制造商的其他资料;
4.3.2.5所有检定(校准)证书(报告),设备调试、验收记录和检定(校准)计划;
4.3.2.6维护保养计划和记录;
4.3.2.7设备的任何损坏、故障、改装、改进或者修理记录;
4.3.2.8设备操作规程;
4.3.2.9目前放置地点与状态。
4.4标识
本院对仪器设备实行标识管理。
设备管理员应及时对仪器设备的状态进行标识,标识方法如下:
4.4.1合格证(绿色)
(1)按国家计量检定目录和相应的检定规程经计量检定合格者;
(2)设备不必检定,经检查其功能正常者;
(3)设备无法检定,经对比或鉴定适用者。
4.4.2准用证(黄色)
(1)多功能仪器设备,某些功能已丧失,但检验工作所用功能正常,且经校准合格者;
b.仪器设备某一量程精度不合格,但检验工作所用量程精度合格者;
c.降级使用者;
4.4.3停用证(红色)
(1)仪器设备损坏者;
b.仪器设备经计量检定不合格者;
c.仪器设备性能无法确定者;
d.仪器设备超过检定周期者;
e.暂不投入使用或未经校准确认的仪器设备。
4.4.4仪器设备的标识上应标明编号、下次检定或校准日期、检定或校准者、停止使用批准人等内容。
4.5仪器设备的保管、使用与维护
4.5.1本院的设备仪器,在安装调试、校准、检定合格后,由使用该设备仪器的部门设备管理员统一填写《设备仪器借用表》,经部门主任审核,统一与设备管理员办理借用交接手续。
部门设备管理员和设备仪器使用人员应做好设备仪器的日常维护保养工作,填写《仪器设备使用、维护记录》。
部门设备管理员负责对到期设备仪器申请检定或办理自行校准,对损坏设备仪器进行技术鉴定。
4.5.2仪器设备借用时借用人员应当场检验确认所借设备仪器的状态并做好记录。
使用者应根据仪器设备的保管、使用条件和要求妥善保管好仪器设备,按仪器设备操作规程正确操作。
4.5.3仪器设备归还时,各部门设备管理员应把设备清理干净,与设备管理员共同对设备状态进行验证,验证后的设备,借用人员应将设备及附件整理装箱,并按设备仪器管理员指定位置摆放;对验证不合格的设备(状态不符合或附件不齐),均应出具书面说明损坏的情况交设备管理员,然后办理设备仪器归还手续。
4.5.4操作人员应严格执行操作规程,当检测过程中仪器设备发生异常情况时,须按操作规程的有关规定处理,并将情况予以记录。
4.5.5各部门设备管理员应对损坏的设备及时填报《仪器设备维修、降级、停用、报废申请表》,并组织有关人员对损坏的仪器设备进行技术鉴定,在《仪器设备维修、降级、停用、报废申请表》上注明需修理的部分,经技术负责人或分院分管副院长批准后,由设备管理员实施设备仪器的维修、校准、检定(验收)。
大型、重要仪器设备的维修单位应从《合格采购服务和供应单位目录》中选择。
4.5.6设备管理员应根据仪器设备性能和使用情况制订仪器设备维护措施,操作人员应熟悉仪器设备的保养知识,并根据规定定期保养。
需要充电的设备仪器,设备管理员应经常检查该设备仪器的状况,按设备说明书要求定期对该类设备充电,以保证该类设备完好。
对使用干电池的设备仪器,设备管理员应在设备仪器入库时将电池取出。
4.6过载或误用仪器设备及纠正
当仪器设备有过载、错误操作、显示结果可疑、通过检定或验证等方式表明其有缺陷时,应停止使用,并加以标识,防止误用。
4.6.1过载或误用设备的鉴别
(1)通过各部门负责人每季度组织人员对本部门使用的仪器设备的状态、使用保养情况进行一次检查,来鉴别有无过载或误用设备情况,并填写《仪器设备监督抽查/期间核查表》;
(2)通过检验人员对仪器设备使用前后的检查来鉴别有无过载或误用设备的情况;技术负责人或分院技术负责人授权签字人抽查检验报告,追溯使用的仪器设备是否过载或误用;
(3)通过内审和外审及仪器设备的检定和校准来鉴别有无过载和误用的情况。
4.6.2过载或误用设备的处理
当发现仪器设备过载或被误用时应按下列方法处置:
(1)应立即停止使用,用红色停用证标识,存放在规定地方;由过载或误用设备鉴别人书面报告技术负责人或分院技术负责人授权签字人;
(2)技术负责人或分院技术负责人授权签字人应组织有关人员分析,对过载或误用仪器设备进行维修、检定或校验;利用符合要求的仪器设备重新检验,必要时书面通知客户,重新出具检验报告。
4.7仪器设备的报废
4.7.1仪器设备经过多年使用或因事故损坏致使无法满足检验要求而又无法修复的,可申请报废;一次性计量器具发生下列情况应申请报废:
(1)塞尺片严重磨损;
(2)塞尺、卷尺整体散落无法恢复测量精度;
(3)刻度模糊不清,或有锈蚀现象;
(4)尺身断裂或有严重折痕;
(5)尺头变形或磨损。
4.7.2报废仪器设备应由相关操作人员或设备管理员填写《仪器设备维修、降级、停用、报废申请表》,经技术管理部门组织鉴定,报技术负责人或分院技术负责人授权签字人审核,院长或分院院长批准后,方可按4.7.3规定处理。
4.7.3报废的仪器设备应由设备管理员张贴具有“报废”字样的标志,隔离存放或送废品站处理。
4.8仪器设备的停用
4.8.1暂不使用的仪器设备,检验室或设备管理员应填写《仪器设备维修、降级、停用、报废申请表》,经技术负责人或分院技术负责人授权签字人批准后,由设备管理员贴上停用标志;
4.8.2仪器设备重新启用之前应由相关人员申请,经检定合格并贴上合格标志后方可投入使用。
4.9外部设备的使用控制
4.9.1当需使用外部仪器设备时,应由拟租仪器设备的使用部门主要负责人提出申请,由技术管理部门对设备提供单位进行条件选择,对所租借的仪器设备进行评定,确保仪器设备性能满足检测工作的需要。
省院由办公室(分院由职能部门)联系按规定签订设备仪器租用合同。
4.9.2临时使用外部仪器设备进行检验,应经使用部门负责人和技术负责人或分院技术负责人授权签字人同意,检验人员必须确认其校准状态、性能符合要求时方可使用,其设备仪器检查记录应与检验报告一并归档。
4.10外借设备仪器返还的管理
本院对外借设备仪器和标准物质在脱离了本院的直接控制,在返回后应进行检查。
技术管理部门在该设备仪器和标准物质使用前,对其功能和检定、校准状态进行检查并且能够确保功能正常。
4.11管理状态监督抽查
4.11.1技术管理部门应每年对仪器设备抽查一次。
4.11.2抽查对象应偏重于对检验结果直接影响、使用频繁、价值较大的仪器设备。
4.11.3抽查情况应以汇总表的形式填写《仪器设备监督抽查/期间核查表》,每次抽查后将汇总表报技术负责人或分院技术负责人授权签字人。
5相关文件
5.1《采购服务和供应品管理程序》。
5.2《量值溯源控制程序》。
6记录
6.1《仪器设备一览表》
6.2《仪器设备使用、维护记录》
6.3《仪器设备维修、降级、停用、报废申请表》
6.4《仪器设备借用表》
6.5《仪器设备监督抽查/期间核查表》
6.6《仪器设备验收记录表》
6.7《购置设备(物资、设施)申请表》
6.8《合格采购服务和供应单位目录》
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