财务仓库管理制度.docx

财务仓库管理制度.docx

《财务仓库管理制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《财务仓库管理制度.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

财务仓库管理制度

财务报销操作管理制度

一、         固定资产报销：

1、购置固定资产，必须先有批准的购置计划，控购商品必须经董事会向有关部门办理专项控制证明单才能购买。

2、在当日内购置，经领导批准可借用空白支票在计划范围购置，如能事先知道价格，单位名称及帐号者，可办理借款手续，经领导批准，由财务部开支票。

3、固定资产报销时须建立固定资产卡片，并有资产编号，财务才准予报销。

4、固定资产经财务报销后，财务部列入“固定资产”科目。

二、         流动资产报销：

1、采购部门提出次月原材料及备用品、备件购置的购料计划，经领导批准后，报财务部作出次月定额用款计划。

2、凡购入材料物品，必须填写出入库验收单（一式三联，采购、仓库、财务部各一联）后，才予以报销。

3、材料物品领用时，必须填领料单（一式三联，领用人、仓库、财务部）。

4、仓库保管员兼收材料会计，每月与财务核对帐目，发现总是及时找原因更正。

5、年终部门应盘点一次，列出材料清单与财务部核对，并作出盈亏表。

6、采购部门可借支备用金，作为零星购料周转，年终备用金全部交财务部，第二年再借。

7、采购售货员经领导批准可借支空白支票（限制一定数额内开支），必须在三天内到财务报销。

如果取得正式发票，可办理报销手续，不再借支空白支票。

8、各项预付款先填借款单，经酒店主管领导批准，按合同要求付款。

9、低值易耗品报销手续同上，但必须建立低值易耗品卡片。

三、         费用报销：

1、一切费用报销要在核定批准的费用定额范围内开支，超支部分须经酒店主管领导批准方可报销。

2、已经取得原始发票的，只要填制报销凭证，由经办人验收或证明人签章，领导签字即可报销（已批准的费用定额内的由部门领导人签字，定额外的由酒店主管领导签字）。

3、未取得原始发票而要先付款时，可以到财务部办理借款，由领导批准（已经批准的费用定额内的由部门领导签字，定额外的由总经理签字）一周之内办理报销手续，同时撤回借款单第三联。

财务管理制度

固定资产财务管理制度

1、固定资产由使用部门管理，要建立卡片、分类、编号。

财务部建立固定资产明细分类帐、折旧帐。

2、每年对固定资产进行一次实地盘点，做到帐、卡、物三点相符，对盘盈盘亏的固定资产查明原因，写出书报告。

3、固定资产盘亏报废审批权限，由酒店主管领导审批，金额数量较大的设备盘亏报废需报董事会及酒店管理公司财务部审批。

4、报废固定资产应作技术鉴定，符合报废条件者，由使用部门提出报告，会同财务部审核后，由酒店主管领导审批（或酒店管理公司财务部）方可报废。

5、需新增加固定资产事先由各部门提出设备购置计划，报财务部提出意见后，由酒店主管领导批准，方可购置。

存货管理制度

第一条存货是指饭店在业务经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产，是饭店流动资产中的一个很重要项目，其金额占流动资产的较大部分。

因此，管理好用好存货，是加强流动资产管理的关健。

第二条饭店的存货主要指储存在库房内的各项物资材料，包括：

食品原料、酒水饮料物料用品、低值易耗品、工程维修材料等等。

第三条存货购入的计价。

主要计价方法有：

先进先出法、加权平均法、移动平均法、后进后出法等等。

财务部可根据存货管理的实际情况制定有关计价方法。

第四条存货管理的要求：

（1）  科学合理地制定存货定额。

对存货不同类别要根据饭店经营业务的要求，分别制定最高限量和最低库存量，以此防止积压或不能保证各部门业务领用需要的情况出现。

（2）  加强存货的验收制度。

对购进的各项物资材料应严格执行验收入库制度，在验收数量的同时要验收质量。

（3）  建立存货的保管制度。

对存货的各项物资材料，要建立专人负责的保管制度。

设置有数量金额的辅助明细帐，以利核算与查对。

（4）  健全存货的领发手续。

严格按领用的制度办理领货手续，仓管员凭单发货，明确领发人的责任。

（5）  物资材料实行先进先出制度。

仓管人员对库存物资应实行先进先出的制度，以防止物资的霉烂变质。

（6）  勤进快运，压缩库存。

对货源供应正常的物资尽可能勤进快运，降低库存以加速资金周转。

（7）  及时处理库存积压的物资材料。

对近保持期或将要变质的物资要及时早发现并进行处理。

第五条建立定期盘点制度，及时处理清查中发现的问题。

（1）  按存货的分类，每月盘点1次。

年终进行全面彻底的盘点。

（2）  做好盘点清查准备工作。

确定盘点清查的目的与范围以及具体盘点清查的方法与程度等等。

（3）  通过盘点清查，认真编制“存货盘点表”，以反映盘点结果，并据此计算存货溢余和短缺的具体数额。

（4）  对清查盘点过程中发现存货的盘盈、盘亏、毁损、报废等问题，应认真查明原因，分别情况进行处理。

同时要写出情况报告，按审批制度规定，逐级上报，报准后方能进行处理。

第六条食品原料及酒水饮料的库存管理：

（1）  食品饮料入库前，要根据收货验查单逐一对食品饮料，按质按量进行验收。

核对合格后开出验收单并签上字。

如发现有问题要及时与收货员或采购员联系。

（2）  按各种食品原料、饮料的性能与要求，分类妥善储藏。

要经常检查翻晒，防止霉烂、变质和积压。

（3）  冷库要保持温度，定期刮霜冲洗。

干货、饮料库房也要保持一定的温度。

搞好清洁卫生，货品堆放要整齐。

（4）  采用科学合理的保管方法，制定食品、饮品的最高限量与最低储存量。

（5）  严格领发料制度。

发货时需凭厨师长签过字的领料单，经核对无误、计量正确后才予发料。

（6）  建立货卡和数量明细帐。

根据收发料单登记货卡和明细帐。

经常核对帐卡物使之保持一致。

月底同食品帐务员核帐对平。

（7）  熟悉掌握库存食品的存放量和各厨房的需求量。

经常及时地向物资管理员报告有关库存情况，及时提出有关建议和改进措施。

（8）  根据厨房需用量和海鲜原料的上市情况，做好食品原料、饮料的申购计划。

及时将补充库存计划上报管理员。

（9）  定期进行清仓盘点工作，如有差错缺损应及时查明原因，写出报告上报管理员。

第七条物料用品库存管理：

（1）  严格验收入库物资。

根据收货验查单逐一核对入库物品的品种、规格、数量、质量，验收合格后开出验收单并签名。

（2）  合理利用仓库备件，分门别类保管好各类物品，做好清洁工作，保持库房清洁。

仓库物品做到先入先出，防止损耗变质。

要勤检查，发现霉变情况及时采取措施解决。

（3）  采用科学合理的方法管理库房。

根据各部门对物品的业务需求量，制定各类物品的最高限量和最低储存量。

及时制定申购计划上报，督促进货补充货存。

（4）  建立货卡和物资数量明细帐。

根据收发料单登记货卡和明细帐，经常核对帐、卡、物，以保持一致。

月底将仓库帐与物品记帐员的明细帐核对相符。

（5）  注意做好仓库消防工作。

按消防规定堆放物品，留出消防通道，同时做好仓库防盗工作。

（6）  定期进行清仓盘点工作。

对盘盈盘亏等情况要查明原因及时上报，按审批同意的意见办理有关手续。

低值易耗品的管理：

（1）  饭店的低值易耗品大致可分为以下几类：

①  床上用品。

主要有羊毛毯、鸭绒被、床罩、枕芯等。

②  布件。

主要有床上用布件，洗理用巾、餐厅专用布件、各种帘套等。

③  器皿餐具。

主要有金属类、下班类、陶瓷类、厨房用具等。

④  工具类：

主要有度、量、衡具、公用工具、个人工具、计算工具等。

（2）  由各部门每月提出计划，经财务部核价后转交采购部门根据该部的费用定额掌握采购，财务部根据该部门费用定额审核报销。

（3）  低值易耗品由使用部门指定专人负责管理，建立卡片和帐册。

卡片一式两份，由采购部门专人管一份，使用部门专人管一份，财务部登记明细分类帐。

领料单必须由部门负责人签字。

（4）  低值易耗品的领用一般实行以旧换新的办法。

领用前应先办理报废手续。

各部门凭报废单、领料单来领用新的低易品，属新增或定额管理范围内的，需先经有关部门核准。

（5）  年终对库存的低值易耗品进行一次盘点，并写出盈亏报告及原因，由有关部门负责人审核，凭此报销或入帐。

对损坏和丢失的低值易耗品，分清责任，属工作差错的要由责任人填写报废单，部门负责人签字方能核销。

属于个人过失的要按原价20%—50%赔偿，属有意破坏或丢失的要罚款处理。

（6）  对部门领用的各类工具，仓库要建立在用工具卡，并按更换、报废办理有关手续。

（7）  低值易耗品的核算，可根据饭店的实际情况分别采用一次性摊销法、“五五”摊销法及分明摊销法。

商品、原材料盘查管理制度

一、   商品、原材料、物料在盘点中发现的溢损同样存在自然溢损和人为溢损的因素，应分为不同因素，作出处理。

二、       自然溢损

（1）商品、原材料、物料采购进仓库，在盘点中出现的干耗或吸潮升溢，如食品中的米、面及其制品、干杂质，在合理升损率的范围内，可填制升损报告，经主管审查后，直接冲入“营业外收入”或“管理费”科目处理。

（2）超出合理升损率的溢余或损耗，应先填制升损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费“科目处理。

三、   人为溢损：

查明原因，根据单据，报部门经理审查，按有关规定在“待处理费用”或“待处理收入”科目处理。

发票、收据管理规定

1、发票包括各种普通发票、增值税专用发票，资金往来发票、专用收据、内部收据。

2、集团公司及成员企业对财务部门为发票的管理部门。

（1）、集团公司财务对成员企业进行指导与检查监督。

（2）、各企业财务部门须指定票据经办人，负责发票的印制、领购、保管、使用。

3、企业根据业务特点需要印制发票时，应该向主管税务机关提了申请，提交拟订的发票格式及相关材料，经主管乘积机关审拟，选择税务机关指定的企业印制。

4、发票的领购

（1）、企业财务部门视经营情况向税务机关提了领购申请，主时印制或购买发票。

（2）、企业异地区经营时，应凭企业所在地主管税务机关的证明，向经营地税务机关申请领购经营地的发票。

（3）、发票经营人员发生变动。

须与接管人员办理工作交接，交接内容包括未用发票、已用发票存根、发票登记簿等所有相关材料。

必要时，应对发票管理状态做出说明。

5、发票的保管

（1）、发票经管人员设专门登记发票的领、用、存情况，并定期与库存核对，检查相符性，确保帐票相符。

（2）、发票印制或领购入库，应履行严格的验收毛续。

（3）、发票应保管于公司保险柜（箱）内，与发票专用章、财务专用章及其他财务印章分开保管。

（4）、保管的空白发票不得加盖发票专用章、财务专用章或收款专用章；禁止携带已签章空白发票外出，尤其是增值税专用发票。

特殊情况确须携带外出的，应报请财务主管和企业总经理批准，并办理相应登记手续。

（5）、已开具发票存根联和发票登记簿，应当保管五年，保管期满，报集团公司财务和税务机关查验后销毁，未经批准，不得擅自销毁；未使用的发票要在税务机关更换发票样式及其他格式时，按税务机关要求进行核销。

6、发票和使用

（1）、发票使用实行登记制度，应分别发票的种类设置购、领、销、存登高簿，详细记录各种发票的购领、发放、使用、回收和注销情况。

（2）、发票由指定的人员依据业务部门的销售通知单、收通知单或实际业务情况据实开具，严禁开具无业务风容的发票。

（3）、开蛤发票必须按发票号码顺序填写，项目填写齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次复写、内容一致。

（4）、发票开具错误，应将全部联次作废，并加盖“误填作废”章予以注销；销货发票因故退回，应将全部联次全部收回。

按联次粘贴于一处，并加盖“误填作废”章，否则不得另行开具。

（5）、发票一般蓝字开具，发生销货退回或给予折扣需红填开时，应取行购货单位提供的其主管税务机关开出的《销货退回或索取折扣证明单日》，或退回原开具发票后，方能开具红字发票冲抵。

（6）、需由财务部门以外的其他部门代开发票的。

财务部门应设计登记簿详细登记发票的发出时间、领用单位、领用人、发票号码，领用人员必须签字；收回发票时，应对已用发票存根和未用发票的号码进行登记，收回人员必须签字，发票领用人需按月向财务部门报告发票使用情况，财务部门应对其发票使用情况进行核对检查，并做好检查记录。

（7）、从财务部门领用的发票，禁止转借使用。

（8）、财务部门应根据国家税务机关对各种发票的管理要求，确保各种发票的正确开具。

仓库安全管理制度

仓库人员要严格执行有关安全规章制度。

严禁火种入库，执行在库安全管理的“八不准”；

1、不准在仓库吸烟。

2、不准在仓库门前乱丢烟头。

3、不准火种及易燃品入库。

4、不准电梯装货超重。

5、不准非电梯驾驶员动用电梯。

6、不准非仓库工作人员直入仓库。

7、仓库工作人员不闪擅离工作岗位。

8、仓库人员不准在工作睦酗酒。

财务室安全管理制度

1、财务室员工必须忠予职守，严格内部汉安、消防、保密制度。

2、非财务员工必须不行擅自进入财务室。

3、不得在空白支票上加盖印鉴。

现金、票据、印鉴、帐册应由专人专项管理。

4、严格按规定使用保险柜。

印鉴、票据要存入保险柜，并分开存放。

严禁存放私人物品，下班密码归零。

5、财务室员工应下班前应认真检查抽屉、柜、空调、电源、门、窗的关闭情况。

6、财务室员工应认真执行饭店防火安全管理制度。

严禁携带易燃、易爆物品进入财务室。

7、经饭店确认的各类无效票证、资料应按保密制度的有关手续予以处理。

8、办公桌、柜等严禁存放现金，。

过夜现金不得高于银行限额，特殊情况上报领导同意，落实值班保护措施。

9、财务室如遇突发事件和事故应立即报告饭店领导和相关部门。

物资、物品的验收、保管、领用制度

1、仓库的分类：

酒店的仓库总的来说有“五金交电仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓，饮食部的干货仓，水果仓，烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓、动力部的油库、石油气库，建筑、装修材料仓，管理部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部花盆、

3、物品的验收：

（1）  仓管员对采购员购回的物品无论大小、多少等都要进行验收。

并做到：

——发票与实物的名称、型号、规格、数量等不相符时不验收。

——对购进的物品已损坏的不验收。

——对购进的食品原材料、油味料、不鲜不收，味道不正不收

——发票与实物数量不相符，但名称、型号、规格相符可按时际验收。

（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、型号、规格、单位、单价、数量和金额填写验收单一式四份，其中一份留仓库记帐，一份交材料会计，一份交采购员报销，一份自存。

3、入库存放：

（1）、凡经验收收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管。

（2）、凡进仓的物品一律按物品的名称、型号、品种、规格等集中按固定的位置堆放。

堆放要有条理、注意整齐美观。

不能挤压的物品要用层架平放。

（3）、凡库存物品，要逐项建立登记卡，物品进仓时在卡片上按数加，发出时按数减，结出余数。

卡片固定在物品正前方的中间显眼处。

4、保管与抽查：

（1）对库存物资要认真自管、勤于检查、防虫蛀、防鼠咬、防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。

（2）抽查：

——仓管员本身要经常对自己所管各类物资进行抽查、检查实物与卡片或记帐是否相符，若不相符者要及时查对。

——材料会计或有关管人员也要经常对仓库物资历进行抽查，检查是否帐物相符，帐卡相符，若不相符者要及时查对。

5、物资的颁发：

（1）领用品计划或报告：

——凡领用物品，根据规定须提前若干天做计划报告库存部门准备。

——仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品便于领货单位的人员领取。

（2）发货与领货

——各部门单位人领货人员一般要求专人负责，便于沟通。

——领料员要先填好领料单（含日期、名称、型号、规格、数量、单价、金额、用途）和签名，仓管员凭单发货。

——领料单一式三份，领料单位自留一份给单位负责人人单验收；仓管员一份，凭单入帐，材料会计一份，凭单记明细帐。

（3）凭物记价：

——发出的货物一般按进价发出，若同一种型号、规格的商品有不同的进价，一般按不均价发出。

6、盘点：

（1）、仓库物资要求每月月中小盘点。

月底大盘点。

半年和年终彻底盘点。

（2）、盘点期间停止发货。

（3）、将盘点结果列明细表报财会部审核。

7、记帐：

（1）、按计帐的原则、方法和要求设立帐簿和登记帐，帐簿要整齐、清洁、一目

了然。

（2）、帐簿要分类设置、物资要分品种、型号、规格等到设立帐户，不同的物资不得登在一个帐户上。

（3）、记帐前要先审核发票和验收无误后再入帐，发现有差错时，在未弄清和更正前不得入帐。

（4）、审核验收单、领料单的手续要完整才能入帐，否则要退回仓管员补齐手续后才能入帐。

（5）、发出的物资用加权平均计价。

月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份（记帐员、部门、财务部各一份）经主管领导或部门经理审批后冲正。

（6）、直拨物资的收发，同其客观存在入库物资一样入帐。

（7）、调出本酒店的物资历所加的手续费，管理费不得用来冲减材料成本，应由财会部冲减费用。

（8）、进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫等如实折为单元价人民币入帐。

发出时按如权平均法计价。

对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资历，于月底要估价发放（估价多少，参照以前的进价），待发票、税单、检疫费等到了，冲减估价后，再按实价入帐，并调整暂估价，其差额冲减材料成本，并报财会部材料会计调整三级帐。

（9）、月终前三天按时将材料会计报表连同验收单，领料单等报送财会部材料会计。

（10）、经常与仓管员校对实物帐，每月与财会部材料会计对帐，保证帐帐相符帐物相符。

8、建立档案制度：

（1）、仓管员的仓库档案有验收单、领料单和实物帐簿。

（2）、材料会计的档案有验收单、领料单、材料吸细帐，材料会计报表。

废旧物品的管理规定

1、            废品的范围：

废旧破璃、玻璃什瓶、啤酒瓶、罐、罐头空壳、废纸皮、纸板、纸盒、旧报刊、废旧地毡、烂木桶、烂木板、废纸、废旧塑料纸、袋、盒、废旧麻袋、烂床单、破毛巾、破桌布、住客掉弃的旧衣物、用过的香皂、不成卷的厕纸以及餐厅的三鸟毛、猪皮、兽骨等。

2、      各部门搜集的各种废品，可由各部门自行处理，或送交仓管部统一处理。

3、            仓管部在收到各部门送到的废旧物品时，应做出登记，注明品名、数量签收，逐月按各部实交废旧物品汇记数量。

4、            各种废物料（属酒店设备方面）的处理收入，要冲销营业面本。

其余废旧物料作废品按二、八成（部门占八成、酒店占二成）属部门所得部分，由部门自行处理，属酒店所得，作为全酒店无废品的各部门统一他配。