excel1000个小技巧第08章Excel打印技巧.docx
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excel1000个小技巧第08章Excel打印技巧
8.1页面的设置技巧
如何打印指定页面
第8章Excel打印技巧
打印由多页组成的工作表时,发现其中某一页
(或某几页)有问题,要进行修改时,没有必要全部
都打印一遍。
可以选择“文件”|“打印”,注意不
能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮,这样
会将整个工作表全部打印出来,弹出“打印内容”
对话框,选中“打印范围”下面的“页”选项,然
后在后面的方框中输入需要打印的页面页码,再按
下“确定”按钮即可完成,如图8.1所示。
图8.1“打印内容”对话框
如何重复打印工作表首行
当工作表大于1页时,一般希望在打印时能在
每一页中均能包含首行,可以采用如下的操作。
在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”选项卡,
在“打印标题→顶端标题行”文本框中输入:
“$1:
$1”,或者用鼠标将工作表中的首行拖过来,这
样,以后此表格的首行就可以打印在每一页了,如
图8.2所示。
图8.2“页面设置”对话框
如何缩印表格
将多页内容调整为一页打印出来,可以选择“文
件”|“页面设置”,弹出“页面设置”对话框,单
击“页面”标签,在“缩放”组下有一个“调整为”
选项,如图8.3所示,输入打印工作表内容时,所
需要的页数即可完成。
图8.3“调整为”选项
注意:
页的宽和高两个值必须一致
・1・
如何让工作表居中打印
EXCEL1000个小技巧
要打印的数据不是很多的时候。
可以选择“文
件”|“页面设置”,弹出“页面设置”对话框,单
击“页边距”选项页,如果要使工作表中的数据在
左右页边距之间水平居中,可以在“居中方式”小
节下选中“水平”复选框;如果要使工作表中的数
据在上下页边距之间垂直居中,可以选中“垂直”
复选框,同时选中两个复选项,会显得更加美观,
如图8.4所示。
图8.4“页面设置”对话框
如何不打印图形
对于图文混排的文件,在校对其中的文本时,
通常为了节省纸张和油墨而不打印其中的图片。
可
以通过下面两种方法来实现:
1执行“工具”|“选项”,弹出“选项”对话
框,单击“打印”标签,取消选择“打印文件附加
信息”选项下面的“图形对象”复选框,如图8.5
所示。
图8.5“选项”对话框
2在“打印”对话框中,按下端的“选项”按
钮,弹出“选项”对话框,取消“打印”标签中的
“图形对象”复选框,如图8.6所示。
图8.6“选项”对话框
如何使打印的纸张上出现行号和列标
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换至“工作表”选项卡下。
3在“打印”选项区选择“行号列标”复选框,
如图8.7所示,然后单击“打印”按钮即可。
第1章初识EXCEL
图8.9设置“打印标题”选项区
・33・
图8.7选择“行号列标”复选框
如何使打印的每页上出现行标志和列标
志
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换到“工作表”选项卡中,如图8.8所示。
图8.8“工作表”选项卡
3如果要在每一页上打印列标志,可以在“打
印标题”选项区下的“顶端标题行”文本框中,输
入列标志所在行的行号。
如果要在每一页上打印行标志,可以在“打印
标题”选项区下,在“左端标题列”文本框中,输
入行标志所在列的列标,如图所示,然后单击“打
印”按钮,如下图8.9所示。
如何将工作表上的网格线打印出来
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换至“工作表”选项卡下。
3在“打印”选项区中,选择“网格线”复选
框,如图8.10所示,单击“打印”按钮即可。
图8.10选择“网格线”复选框
如何打印批注
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换到“工作表”选项卡。
3如果要在工作表的底部打印批注,可以在“批
注”下拉列表框中,选择“工作表末尾”选项。
4如果要在工作表中出现批注的原地点打印批
注,可以在“批注”下拉列表框中,选择“如同工
作表中的显示”选项,如图8.11所示。
・1・
图8.11选择“如同工作表中的显示”选项
EXCEL1000个小技巧
文件名,如图8.13所示。
图8.13选择多个工作簿文件
3单击“工具”下拉按钮,弹出下拉列表,选
8.2提高打印速度
如何一次性打印工作表或工作簿
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“文件|打印”命令,弹出
“打印内容”对话框,在“份数”选项区内的“打印
份数”文本框中,输入要打印的份数,如图8.12所
示。
图8.12设置打印份数
2单击“确定”按钮即可完成。
如何一次性打印多个工作簿文件
具体操作步骤如下。
1将所有需要打印的工作簿文件存放在同一个
文件夹中。
2在菜单栏上选择“文件”|“打开”命令,
弹出“打开”对话框,在“查找范围”下拉列表中,
选择存放需打印工作簿的文件夹,然后在列表框中,
按住Ctrl键,然后单击需要打印的每一个工作簿的
择“打印”命令即可,如图8.14所示。
图8.14选择“打印”命令
如何以更改打印质量打印加速工作表打
印速度
如果确认需要的打印机分辨率,可以通过改变
打印机的打印质量来缩短打印时间。
如果不能确定所需的打印机分辨率(或质量),
可以采用草稿方式打印文档,这样可以忽略格式和
大部分图形,从而提高了打印速度。
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件|页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标签,
切换至“工作表”选项卡下。
3在“打印”选项区中,选择“按草稿方式”
复选框,如图8.15所示,单击“打印”按钮即可。
图8.15选择“按草稿方式”复选框
第1章初识EXCEL
图8.17“文档属性”对话框
・35・
如何以单色打印加速工作表的打印速度
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件|页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“页面”标签,切
换至“页面”选项卡,如图8.16所示。
图8.16“页面”选项卡
3在“页面”选项卡中,单击“选项”按钮,
弹出“文档属性”对话框,在“颜色”选项区,选
择“黑白”单选框,单击“确定”按钮,即可完成,
如图8.17所示。
如何不打印网格线加速工作表的打印速
度
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换到“工作表”选项卡。
3在“打印”选项区中,取消选择“网格线”
复选框,如图8.18所示,单击“打印”按钮,即可
完成。
图8.18取消选择“网格线”复选框
这样,不打印网格线,就可以提高工作表的打
印速度。
如何一次性打印多张工作表
具体操作步骤如下。
1在工作簿中,选定要打印的工作表,如果要
选定两张或多张相邻的工作表,可以先选定第一张
・1・
EXCEL1000个小技巧
工作表标签,再按住Shift键的同时单击最后一张工
作表;如果要选定两张或多张不相邻的工作表,可
以先单击第一张工作表标签,然后按住Ctrl键,再
单击其他工作表标签;如果要选定工作簿中的所有
工作表,可以右击任意一张工作表标签,弹出快捷
菜单,选择“选定全部工作表”命令即可。
2在菜单栏上选择“文件”|“打印”命令,
即可打印所有选定的工作表。
如何用针式打印机和压感纸打印表格
用针式打印机和压感纸打印表格,可以选择边
框样式为“无”下面的虚线样式,这样既省针头又
让表格看起来突出数据。
8.3打印工作表单元格的设置
如何调整打印工作表的纸张为特定的纸
张
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“页面”标签,
切换到“页面”选项卡,如图8.19所示。
图8.19“页面”选项卡
3在“纸张大小”下拉列表框中,选择所需的
纸张大小选项,如图8.20所示。
图8.20选择需要的纸张
4单击“确定”按钮即可完成。
如何将工作表的数据居中打印
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“页边距”标
签,切换到“页边距”选项卡,如图8.21所示。
图8.21“页边距”选项卡
3如果要使工作表中的数据在左右页边距之间
水平居中,可以在“居中方式”选项区内,选中“水
平”复选框,如图8.22所示。
第1章初识EXCEL
・37・
图8.22选择“水平”复选框
如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂
直居中,可以在“居中方式”选项区内,选择“垂
直”复选框。
如何打印工作表的指定区域
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“视图”|“分页预览”命
令。
2在分页预览状态下选定待打印的工作表区
域,如图8.23所示。
图8.23选定区域
3在菜单栏上选择“文件”|“打印区域”|
“设置打印区域”命令,如图8.24所示。
图8.24选择“设置打印区域”命令
4如图8.25所示,即为工作表的分页预览状态,
这样就设置好了打印区域,在保存文档时,会同时
保存打印区域的选定内容。
图8.25打印区域
如何向已有打印区域中添加单元格
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“视图|分页预览”命令,
如图所示。
2在分页预览状态下,选定需要添加到打印区
域的单元格区域。
3在选定需添加的单元格区域上右击,弹出快
捷菜单,选择“添加到打印区域”选项即可完成。
如何更改打印开始页的页码
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“页面”标签,
切换到“页面”选项卡。
3在“起始页码”文本框中,输入所需的工作
表开始页的页码。
如果要使系统自动给工作表添加页码,可以在
“起始页码”文本框中输入“自动”字样,如图8.26
所示。
・1・
图8.26设置起始页码
EXCEL1000个小技巧
1在菜单栏上选择“文件|打印预览”命令。
2弹出“打印预览”窗口,单击“页边距”按
钮,此时窗口中添加了边距线,如图8.28所示。
如何使用定位功能删除多余行的打印
在对单元格应用格式的时候如果选取了整行或
整列(单击行号或列标),系统就会设置底部行或最
后一列以外的空白单元格的格式。
这样会使得Excel
就保存了所有单元格的格式信息,文件就会变得很
大。
可以使用定位功能。
操作如下:
按F5键,弹出“定位”对话框,单击对话框
中的“定位条件”按钮,弹出“定位条件”对话框,
选择“最后一个单元格”单选按钮,如图8.27所示。
单击“确定”按钮,返回工作表中,删除实际数据
外的所有行,然后保存工作簿。
图8.27选择“最后一个单元格”单选按钮
8.4页眉和页脚的设置
如何调整页眉和页脚的空间
具体操作步骤如下。
图8.28添加页边距
3这样就可以拖动边距尺寸控点以调整间距,
从而调整页眉和页脚的空间。
如何将工作表打印成一页宽或一页高
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页眉设置”对话框,单击“页面”标签,
切换至“页面”选项卡下。
3在“缩放”选项区中,选择“调整为”单选
按钮,如图8.29所示。
图8.29选择“调整为”单选按钮
4如果要按照纸张的宽度打印工作表,可以在
“调整为”旁边的第1个文本框中输入“1”(表示一
页宽);在“调整为”旁边的第2个文本框中,删除
其中的值(表示不指定页高)。
第1章初识EXCEL
・39・
5以指定的页数打印工作表即可完成。
如何查看缩放值
在对工作表使用了“调整为”选项后,Excel
就会忽略所有手动设置的分页。
如果更改了“调整为”的值,Excel就会按照
需要缩小打印图像或放大到100%。
如果要查看图
像在新值下调整有多大,可以单击“确定”按钮,
然后在“文件”菜单上单击“页面设置”命令。
“页
面”选项卡上的“缩放比例”文本框显示了所打印
图像尺寸调整的百分比。
如何将行标志复制到其他行中
具体操作步骤如下。
1选定要作为行标志重复的单元格,单击“常
用”工具栏上的“复制”按钮。
2选定要打印行标志的其他行中相同列上的单
元格,单击“粘贴”按钮。
3在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换至“工作表”选项卡下。
4在“左端标题列”文本框中输入包含行标志
的所有列。
例如,如果要重复复制到列A中单元格
内的行标志,则输入$A:
$A,如图8.30所示。
图8.30设置左端标题列
如何将列标志复制到其他列中
具体操作步骤如下。
1选择要作为列标志重复的单元格,单击“常
用”工具栏的上“复制”按钮。
2选择要打印列标志的其他列中相同行上的单
元格,单击“粘贴”按钮。
3在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标
签,切换到“工作表”选项卡。
4单击“顶端标题行”,然后输入包含列标志的
行。
例如,要重复复制到行1和行2中单元格内的
列标志,则输入$1:
$2。
如何为工作表添加背景
通常,为工作表添加背景有3种方法。
1在菜单栏上选择“格式”|“工作表”|“背
景”命令,如图8.31所示,此时添加的背景不会被
打印出来。
图8.31选择“背景”命令
2在菜单栏上选择“插入”|“图片”命令,
这样添加的图案会被打印出来。
3在菜单栏上选择“格式”|“单元格”命令,
这样添加到工作表中的单元格背景图案或阴影,会
被打印出来。
如何使用缩放比例避免Excel忽略分页
符
如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目
的页面中,那么Excel将忽略已设置的手动分页符,
并缩小打印工作表的尺寸,可以使用“缩放比例”,
不用“调整为”并使用手动插入的分页符。
具体操作方法如下。
在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“页面”标签,切
换到“页面”选项卡下,然后选择“缩放比例”单
选按钮,如图8.32所示。
・1・
图8.32选择“缩放比例”单选按钮
EXCEL1000个小技巧
如何缩小页边距
如果某些行或列将打印到下一页上,可以减小
“上”、“下”、“左”、“右”页边距,从而调整打印在
一页中的行数和列数。
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“页边距”标
签,切换到“页边距”选项卡下,如图8.34所示。
8.5打印数据的选定
如何将每一项设置为独立的打印区域
具体操作步骤如下。
1在需要手动分页的每个位置上插入空白行或
空白列。
2选定要包含在整个第1页中的区域,忽略空
白行或空白列。
3按住Ctrl键,然后选定第2页的区域,忽略
空白行或空白列,按照此步骤继续进行操作,直至
选定要打印的所有页面。
4在菜单栏上选择“文件”|“打印区域”|
“设置打印区域”命令,如图8.33所示。
图8.33选择“设置打印区域”命令
5在菜单栏上选择“文件”|“页面设置”命
令,弹出“页面设置”对话框,单击“页面”标签,
切换到“页面”选项卡下,然后选择“调整为”单
选按钮,最后输入所需的页数即可。
图8.34“页边距”标签
3在“页边距”标签中,可以对“上”、“下”、
“左”、“右”页边距进行设置,设置完毕后,单击“确
定”按钮,即可完成。
如何更改纸张方向
如果需要在同一页中打印多列,可将纸张方向
改为横向。
如何将不相邻的列打印到相邻的位置上
具体操作步骤如下。
1选定不需要打印的列。
2在菜单栏上选择“格式”|“列”|“隐藏”
命令,如图8.35所示。
图8.35选择“隐藏”命令
第1章初识EXCEL
3设置一个包含所有列的打印区域,其中也包
括隐藏的列,再执行选定区域操作即可。
如何将不相邻的行打印到上下相邻的位
置上
具体操作步骤如下。
1选定不需要打印的行。
2在菜单栏上选择“格式|行|隐藏”命令,
如图8.36所示。
图8.38拖动分页符
・41・
图8.36选择“隐藏”命令
3设置一个包含所有打印区域,其中也包括隐
藏的行,再执行选定区域操作即可。
如何更改水平分页符和垂直分页符
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“视图|分页预览”命令,
窗口视图就变为分页预览状态,如图8.37所示,其
中蓝色的虚线就是分页符,分为水平和垂直方向。
图8.37显示分页符
2把鼠标指针放置在水平分页符上,当鼠标指
针呈水平方向箭头形状时,单击并拖动分页符;将
鼠标指针放置在垂直分页符上,当鼠标指针呈垂直
方向箭头形状时,单击并拖动分页符,如图8.38所
示。
如何按照纸张的宽度和页数打印工作表
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件|页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“页面”标签,切
换至“页面”选项卡下,在“缩放”选项区选择“调
整为”单选按钮,如图8.39所示。
图8.39选择“调整为”单选按钮
3如果要按照纸张的宽度打印工作表,可以在
“调整为”旁边的第1个文本框中输入“1”(表示一
页宽),在“调整为”旁边的第2个文本框中,删除
其中的值,表示不指定页高。
4如果要以指定的页数打印工作表,可以在“调
整为”旁边的文本框中输入要打印的页数。
如何打印包含在工作表中的公式
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“工具|选项”命令,弹出
“选项”对话框,单击“视图”标签,切换至“视图”
选项卡下,在“窗口选项”选项区选择“公式”复
选框,如图8.40所示。
・1・
图8.40选择“公式”复选框
EXCEL1000个小技巧
图8.42选择“单色打印”复选框
2单击“确定”按钮,返回工作表中,所有含
有公式的单元格都将公式显示出来了,如图8.41所
示。
图8.41显示公式
3在菜单栏上选择“文件|打印”命令。
如何以黑白方式打印
具体操作步骤如下。
1切换至相应的工作表中。
2在菜单栏上选择“文件|页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标签,
切换至“工作表”选项卡下。
3在“打印”选项区选择“单色打印”复选框,
如图8.42所示。
4单击“打印”按钮即可以黑白方式进行打印。
如何打印时替换错误值
具体操作步骤如下。
1选定工作表。
2在菜单栏上选择“文件|页面设置”命令,
弹出“页面设置”对话框,单击“工作表”标签,
切换至“工作表”选项卡下,如图8.43所示。
图8.43“工作表”选项卡
3在“错误单元格打印为”下拉列表框中选择
“〈空白〉”、“-”或“#N>A”即可,如图8.44所
示。
第1章初识EXCEL
图8.47选择图片
・43・
图8.44选择显示样式
如何在页眉或页脚中插入图片
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“视图|页眉和页脚”命令,
弹出“页面设置”对话框,切换到“页眉/页脚”选
项卡下,单击“自定义页眉”按钮或“自定义页脚”
按钮,如图8.45所示。
图8.45单击“自定义页眉”按钮
2弹出“页眉”对话框,将光标定位在“左”、
“中”或“右”文本框中。
3单击“插入图片”按钮,如图8.46所示。
图8.46单击“插入图片”按钮
4弹出“插入图片”对话框,单击需要在页眉
或页脚框中插入的图片,如图8.47所示。
5单击“插入”按钮,此时在选定的文本框中
显示“&「图片」”,如图8.48所示。
图8.48显示“&「图片」”
如何更改或删除在页眉或页脚中插入的
图片
在“页眉”对话框中的一行按钮中,单击“设
置图片格式”按钮。
如果要更改图形,可以选择“&「图片」”,单
击“插入图片”按钮,选定图片后,然后单击“替
换”按钮。
如果要删除某个图形,可以选择“&「图片」”,
然后按下Delete键。
如何在页眉或页脚中插入文件名
具体操作步骤如下。
1在菜单栏上选择“视图|页眉和页脚”命令。
2弹出“页面设置”对话框,切换到“页眉/
页脚”选项卡下,单击“自定义页眉”按钮或“自
定义页脚”按钮,如图8.49所示。
・1・
图8.49单击“自定义页眉”按钮
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图8.52单击“自定义页眉”按钮
3弹出“页眉”对
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