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SAP考试资料
第二章主数据
一、主数据
必须先创建在交易中用作主数据的对象,包括:
业务伙伴主数据(供应商、客户、潜在客户)和物料主数据
(一)业务伙伴主数据
(1)业务伙伴的主数据类型【3个】
1、供应商S:
(采购)所有采购交易
2、客户C:
(销售:
做过的交易;销售机会:
未来的交易)发生过至少一笔交易
3、潜在客户P:
(报价和订单、销售机会)报价里的未清:
不理我们、结算:
理我们
订单只是付款的准备工作、开发新客户
潜在客户对会计核算不产生任何影响
(2)业务伙伴的管理功能【8个】
1.添加(创建)
主菜单——模块——业务伙伴——业务伙伴主数据——点击太阳添加
代码C2013【客户】
名称:
西南财经大学
外文名称:
SWUFE
组:
定义新的——VIP客户更新确定
常规:
维护关键信息销售员:
选择一个
联系人:
销售员(我们)去联系客户的谁——西南财经大学的阿什曼
地址:
开票到“西财驻京办”——因为最好开具同城的发票
运达(客户实际收货的地址“西南财大柳林校区”)——因为采购的货物最终要运回温江的西财
属性:
西南财经大学的属性
注释:
描述客户情况——再点击照相机(添加附件,如客户图片)
点击左下角“添加”——添加出错:
其他应收款缺失——解决以上问题:
添加科目代码
财务——科目表——资产——找到“11910101其他应收款”——并选中“控制科目”——更新——确定
光标再放在“其他应收款”上——tab键——选择11910101
附:
创建“供应商”的话,应在财务——科目表——负债——找到“21810101其他应付款”
再次“更新”即可成功创建一个“客户”业务伙伴主数据,添加“供应商”、“潜在客户”也类似。
2、更改业务伙伴的“属性”
管理——设置——业务伙伴——业务伙伴属性
——将7改成东北地区、8改成东南地区——添加——确定
——关掉之后再打开“业务伙伴主数据”对话框
——查找后可看到已经更改后的属性名称
——同理:
可以更改业务伙伴各种设置
3、查找——望眼镜或者直接输入代码
4、更改日志:
记录我们更改的信息
选择一个业务伙伴主数据——菜单栏——工具——更改日志
后边一行是当前值,没有显示差额的功能——要“显示差额”——越靠后的记录是当前的,越往前的东西越是历史积累
5、复制:
因为C2014客户与C2013客户相似,因此可以直接复制过来,只需修改不同信息即可
查找到“C2013”——回车——菜单栏——数据——复制——是——更改信息,如“联系人”。
同理,删除功能:
不关闭业务伙伴主数据——工具栏——数据——删除——确定——这条“客户主数据”就不存在了
6、链接活动:
提醒你还有什么事
采购活动:
选择一个供应商业务伙伴主数据——属性——新增活动——常规
电话内容提纲
链接凭证
单据类型:
采购订单
单据编号:
tab键——采购订单——新建——查找供应商——物料编号TAB键——新建物料主数据2013,退出——在“采购订单”输入数量5000、总计5百万——折扣后价格无法输入(输入总计就会跳出来),出现1000——添加
点击“相关活动”,会出现我们刚才做的活动,按前边的黄色按钮,会出现详细信息
销售活动类似:
7.查看业务伙伴相关业务分析报表
业务伙伴主数据——科目余额
科目余额黄箭头:
科目余额柱状图:
左边四季度;右边是月份
(二)物料主数据
(1)物料主数据的类型
物料、人力、差旅
(2)物料管理功能
1、添加或创建新物料
主菜单——模块——库存——物料主数据——太阳
物料编号:
I201
描述:
防晒电子狗
物料类型:
物料
物料描述:
定义新的——“外接设备”
价格清单:
选择“采购价格”价格:
200RMB
常规:
制造商——定义新的——“四川长虹”
装运类型:
空运
采购数据:
首选供应商:
tab新建一个供应商
采购计量单位:
箱
每采购单位数量:
(采购和包装都可以是箱)
销售数据:
分别输入个1、个1
计划数据:
物料需求计划:
自动安排进货时间和数量
无:
表示人工
2、更改物料属性
属性:
管理——设置——库存——更改物料属性
3、查找
1)查找包含“机”字的物料
库存——物料主数据——描述:
*机*
2)查找制造商AMD的物料
用制造商代码来寻找,描述保持空白、制造商选择AMD(要瞻前顾后,不如机来的快)
4、更改日志
工具——更改日志:
(可以看到“属性”变了)
5、复制(同业务伙伴主数据)
6、链接活动
菜单——转至——新活动
软件建议和业务伙伴做活动,因为1个物料可以和许多业务伙伴做活动,那还不如直接去相应的业务伙伴中链接活动
7、销售和采购分析
查找“A00001”——采购数据——点击“柱状图”符号——采购分析报表
查找“A00001”——采购数据——点击“柱状图”符号——采购分析报表
(3)库存管理方法
1、分仓库管理方法
2、分仓库管理+最大、小量控制
库存(存货)-已承诺+已订购=可用
已承诺:
客户订单中向客户承诺的数量,不能挪用
已订购:
清点时可能货物还不存在,但可能马上就送到
1)、查看物料主数据:
库存——物料主数据:
A00003——库存数据
库存—已承诺+已订购=可用量
01库80—10+1=71
***如果选中“仓库个别管理”,表示可以相对独立管理库存
2)、分仓库管理+最小量控制(库存数量不能低于设置好的“最小值”,防止缺货)
库存——物料主数据:
A00003——库存数据——勾选“仓库个别管理”
输入最小值:
20——更新——确定
主菜单——模块——销售——交货——客户任选C00001、物料编号A00003——
卖掉60个,库存变为20——再卖1个,库存变为19
库存—已承诺+已订购=可用量
01库80—10+1=71
卖掉60个20—10+1=11
再卖1个19—10+1=10
【由于卖掉了61个,库存数量19小于了设置的“最小值”20,因此会弹出“系统消息”对话框。
】
如果无视最小化管理的话,必须有自信供应商会供货,短期能提高库存水平,就点击“是”
3)、分仓库管理+最大量控制(库存数量不能高于设置好的“最大值”,防止货物积压)
库存——物料主数据:
A00003——库存数据——勾选“仓库个别管理”
输入最大值:
100——更新——确定
主菜单——模块——采购——收获采购订单——供应商任选S00001、物料编号A00003——
采购85个,库存变为104——变为采购75个,库存变为94
库存—已承诺+已订购=可用量
01库80—10+1=71
卖掉60个20—10+1=11
再卖1个19—10+1=10
采购85个104—10+1=95
【采购85个,库存104大于了设置的“最高值”100,因此会弹出“系统消息”对话框。
选“是”,表示有信心快速卖出】
变为采购75个94—10+1=85
【采购75个,库存94并没超过最大库存水平100】
以上操作系统默认在主仓库即仓库01中进行,如果需要在02库、03库操作呢?
4)修改默认仓库为02库(假设为02库购买10个A00001)
采购——收获采购订单——供应商S00001,物料编号TabA00001——菜单栏——表格设置——表格式——仓库:
勾选可视的,活动的——回到收获采购订单,修改仓库01为02——添加
5)同时对01.02库同时个别管理【A00005】
库存MINMAX
01库10250150
02库+302080
★先给02库购买30:
采购——收获采购订单——S00001,A00005——数量30勾选02库——添加
★设置最大、小量控制:
库存——物料主数据A00005——库存数据——勾选“仓库个别管理”——设置01库最大库存为150,最小库存为50——设置02库最大库存为80,最小库存为20——在最小值栏输入01、02最小库存之和为70,在最大值栏输入01、02最大库存之和为230
★再同时销售01、02库,使得最后各自的库存都小于最小值,弹出“系统提示”;最好不要同销一个客户:
销售——交货——C00001,A00005——数量60,01库——添加——“系统提示”——自信,“是”
销售——交货——C00002,A00005——数量20,02库——添加——“系统提示”——自信,“是”
任何一个仓库超过最大值或低于最小值,都会跳出“系统提示”
★如果没有选中“仓库个别管理”,设置最小值30,最大值80,表示3个仓库库存之和不能超过最小值30和最大值80。
(4)物料成本计算方法——【计算题重点】
★先新建2个物料:
X01,Y01
库存——物料主数据——太阳——X01,描述:
移动平均法——库存数据——评估方法:
选择“移动平均”
库存——物料主数据——太阳——Y01,描述:
先进先出法——库存数据——评估方法:
选择“先进先出”
1、移动平均法(每次采购都要计算物料成本,卖出时的物料成本以最近计算的一次物料成本为主)
X01第一次采购:
采购——收获采购订单——S00001,X01——数量2,单价10—添加(查看库存数据,物料成本为10)
X01第二次采购:
采购——收获采购订单——S00001,X01——数量4,单价40—添加(物料成本为30)
销售X02:
销售—交货—C00001,X01—数量4,单价50(自己设定卖多少钱)—添加(物料成本为30)
***有采购才会有变化,没有采购,物料成本不会变化,因此,最后一次的销售,以第二次采购的物料成本为主
2、先进先出法(先采购的先卖出,物料成本只在卖出时计算)
Y01第一次采购:
采购——收获采购订单——S00001,X01——数量2,单价10—添加(查看库存数据,物料成本为10)
Y01第二次采购:
采购——收获采购订单——S00001,X01——数量4,单价40—添加(物料成本为30)
销售X02:
销售—交货—C00001,X01—数量4,总价200(自己设定卖多少钱,自动出现单价)—添加(物料成本为30)
***有销售才会有变化,没有销售,物料成本以每次采购单价为主
数量
单价
物料成本
移动平均
先进先出
第一次采购
2
10
10
10
第二次采购
4
40
(2*10+4*40)/6=30
40
近日销售
4
50
30(卖出时不计算)
(2*10+2*40)/4=25
(卖出时才计算)
★物料成本的可视化:
采购——收获采购订单——表格设置——表格式——物料成本:
勾选“可视化”
第三章采购——应付账款
业务情景:
从外部供应商采购仓库货物,通常,使用采购订单凭证订购货物;某些情况下,也可能通过电话下达订单,供应商可能立即交货,系统中构建的流程必须尽可能的简短和便捷
●仓库货物:
采购现在在仓库,未来销售出去的
●固定资产:
电脑(有些不放入仓库直接使用)
一、库存物料的采购业务流程
(一)业务流程
采购订单(订货)----收货采购订单(收货)---应付账款发票(发票+付款)[没有总账科目缺失]
(二)库存数据变化及财务凭证变化
库存已承诺已订购可用财务凭证
采购订单不变不变++无
(勾是灰色,说明库存没有变化,但已订购和可用量会增加;没有货物进入,无财务凭证)
收货采购订单+不变—不变有
(勾是黑色,说明库存会增加,已订购会减少;有货物进入,所以有财务凭证)
应付账款发票不变不变不变不变有
(勾是灰色,说明和收获采购时的库存相比没有变,有财务凭证)
库存物料采购过程中的过账
(三)实际操作步骤
(1)、采购—采购订单—S00001、A00002、数量10—添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
未生成财务凭证】——回到“内容”——点击A00002前面的黄色箭头(查看A00002的库存数据变化)
【结果:
库存、已承诺未变,已订购+10、可用的+10】
(2)、采购订单右下角复制到收货采购订单—添加(完成收货)—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
生成财务凭证】
——回到“内容”——点击A00002前面的黄色箭头(查看A00002的库存数据变化)
【结果:
库存+10、已承诺未变,已订购-10、可用的未变】
(3)、收货采购订单右下角复制到应付发票—添加(货后付钱)—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
生成财务凭证】
——回到“内容”——点击A00002前面的黄色箭头(查看A00002的库存数据变化)
【结果:
库存、已承诺、已订购、可用的均未变】
库存已承诺已订购可用财务凭证
历史库存数据97315109
采购订单97315+10109+10无
收货采购订单97+10315119有
应付账款发票107315119有
二、非库存物料的采购业务流程
(一)业务流程
创建非库存物料——采购订单(订货)----收货采购订单(收货)---应付账款发票(发票+付款):
总账科目缺失的处理
(二)非库存物料的3个特点
(1)创建物料主数据时取消库存物料的选项(就不会入库);
(2)没有库存数据;
(3)订货、收货阶段不生成财务凭证,只在付款时生成财务凭证。
(三)非库存物料采购过程中的过账
(四)实际操作步骤
(1)创建非库存物料:
库存——物料主数据——太阳——X01,复印纸——取消仓库物料——添加
(2)订货:
采购订单—S00003,X01,数量10—添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
未生成财务凭证】
—回到“内容”——点击X01前面的黄色箭头(查看X01的库存数据变化)【结果:
没有库存数据】
(2)收货:
采购订单复制到收获采购订单—添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
未生成财务凭证】
—回到“内容”——点击X01前面的黄色箭头(查看X01的库存数据变化)【结果:
没有库存数据】
(3)付款:
收获采购订单复制到应付发票—添加—出错:
总账科目缺失
处理:
菜单栏—表格设置—单据—总账科目—其他业务支出(54050201)
—添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
生成财务凭证】
借其他业务支出贷应付账款
—回到“内容”—点击X01前面的黄色箭头(查看X01的库存数据变化)【结果:
没有库存数据】
三、过账价格差额业务(采购与销售并进的业务)
(一)业务流程
收货采购订单——应收账款交货——应收账款发票
(二)实际操作
(1)价格上涨
1)新建一个物料数据:
库存——物料主数据——太阳——2013,摄像头,采购价格:
100——添加
2)收货:
采购——收货采购订单——S00001,2013,数量10,单价100——添加
—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
借:
库存商品1000;贷:
物资采购1000】
—回到“内容”—点击2013前面的黄色箭头(查看2013的库存数据变化)【结果:
库存增加10】
***在给供应商付款前(应付发票业务并未做)就做了一次销售
3)销售:
销售——应收账款——C00001,2013,数量4、总计600,则单价自动为150(成本100)——添加
—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
生成财务凭证如下】
—回到“内容”—点击2013前面的黄色箭头(查看2013的库存数据变化)【结果:
库存、可用减少4,剩6】
4)付款:
刚才的收获采购订单复制到应付发票—修改总价1100(因为此时再结算市场单价已经上涨为110)—添加
—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
借方为正;1100与1000有差额100分摊到卖出的4和库存的6个】
—回到“内容”—点击2013前面的黄色箭头(查看2013的库存数据变化)【结果:
库存仍为6,没变】
(2)价格下降
修改总价:
1)—3)环节相同,4)环节修改总价应该小于1000,才表示市场价格下降;
财务数据:
借方为负
(3)总结
当实际结算价格上涨,则财务凭证借方为正;当实际结算价格下降,则财务凭证借方为负;
四、采购流程中的应付预留发票业务(在途物资业务)
(一)业务介绍
先付款,后收货,无法退款——被动原因:
1、物资紧俏2、订做
(二)业务流程
采购订单—应付预留发票:
总账科目缺失处理—收货采购订单
(三)库存数据变化及财务凭证变化
库存已承诺已订购可用财务凭证
采购订单不变不变++无
(勾是灰色,说明库存没有变化,但已订购和可用量会增加;没有货物进入,无财务凭证)
应付预留发票不变不变不变不变有
(勾是灰色,说明和订货时的库存相比没有变,有财务凭证)
收货采购订单+不变—不变有
(勾是黑色,说明库存会增加,已订购会减少;有货物进入,所以有财务凭证)
(四)实际操作步骤
(1)、采购—采购订单—S00001、A00006、数量10—添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
未生成财务凭证】——回到“内容”——点击A00006前面的黄色箭头(查看A00006的库存数据变化)
【结果:
库存、已承诺未变,已订购+1、可用的+1】
(2)、采购——应付预留发票—复制从采购订单—添加——出错:
总账科目缺失
处理:
表格设置——单据——总账科目——在途物资12010102
——添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
生成财务凭证】
借库存商品贷应付账款
——回到“内容”——点击A00006前面的黄色箭头(查看A00006的库存数据变化)——添加
【结果:
库存、已承诺、已订购、可用的均未变】
(3)、采购——收货采购订单右下角复制从应付预留发票—添加—向右双箭头—会计—日记账备注【结果:
生成财务凭证】
财务凭证并没有显示在途物资,只使用库存商品【原因:
注重结果,最终收到货品,不支持退货,所以才以库存商品记录】
——回到“内容”——点击A00002前面的黄色箭头(查看A00002的库存数据变化)
【结果:
库存+1、已承诺未变,已订购-1、可用的未变】
库存已承诺已订购可用财务凭证
历史库存数据7356421
采购订单73564+121+1无
应付预留发票7356522有
收货采购订单73+1056422有
五、采购流程中的退货
(一)收货后付款前的退货
收货采购订单1——退货——(收获采购订单2)——应付发票
(1)、全部退货
先新建收货采购订单:
采购——收货采购订单——S00001、A00003、数量10——添加——向右的双箭头
库存已承诺已订购可用财务凭证
历史库存数据8010171
收货采购订单80+1010171+10有
生成的财务凭证:
【借:
库存商品16800贷:
物资采购16800】
再退货:
收货采购订单右下角复制到退货——添加(全退,则数量不用更改)
退货90-1010181-10有
生成的财务凭证:
【借:
物资采购16800贷:
库存商品16800】
(2)、部分退货
退货数量变为4——添加
生成的财务凭证:
【借:
物资采购4*1680贷:
库存商品4*1680】
(3)、全部换货
先做“全部退货业务”——再做“收获采购订单”业务,购买与退货等值的商品
库存已承诺已订购可用财务凭证
退货(承接上面)90-1010181-10有
生成的财务凭证:
【借:
物资采购16800贷:
库存商品16800】
再做收获采购订单:
采购——收货采购订单——S00001,(A00003,数量30+X01,数量10;总之换货总价格要与退货价格相等)——添加
生成的财务凭证:
【借:
库存商品16800贷:
物资采购16800】
(4)、部分换货
收货采购订单1,(A00004),购买数量10后的库存为72,财务凭证【借:
库存商品10000贷:
物资采购10000】——复制到退货、退回数量4、总计4000,现在库存为68,财务凭证【借:
物资采购4000贷:
库存商品4000】
——再做收获采购订单2:
采购——收货采购订单——S00001,(总之换货总价格要与退货价格相等)——添加——财务凭证:
【借:
库存商品4000贷:
物资采购4000】
——再分别付款:
收货采购订单1——复制到——应付发票(直接就是6个)——添加
收货采购订单2——复制到——应付发票——添加
生成财务凭证:
【?
】
(二)收货付款后的退货退款-------应付贷项凭证(发生在应付发票后)
应付发票——应付贷款凭证
(1)全额退款
采购—应付发票—A00005数量10库存102变为112—复制到应付贷项凭证—不改数量—直接添加——查看会计凭证
(2)部分退款
采购—应付发票—A00005数量10库存102变为112—复制到应付贷项凭证—数量改为5—添加—双箭头—查看:
库存107、冲销5个的帐
(3)全部换货
采购—应付发票—S00001、B00001、库存46、数量10—添加—双箭头—库存56—复制到应付贷项凭证—数量10、库存46再做应付发票:
采购—应付发票—S00001、继续补货补到10个B00001的价格
(4)部分换不退款
采购—应付发票—S00001、B00001、库存46、数量10—添加—双箭头、库存56—复制到应付贷项凭证—数量3、库存53再做应付发票:
采购—应付发票—S00001、补货(3个B00001的价格)(一个发票可以做多个货)
第四章客户关系管理
一、业务情景
客户关系管理包括打电话、见面、任务、记录、其他六大活动
二、具体操作
(一)请为某销售商创建一个电话呼叫的活动记录,呼叫主题为报价
路径:
模块——业务伙伴——活动:
常规:
注释:
初次接触报价;起止时间等
内容:
…见下图…
链接凭证和附件:
与业务伙伴主数据时的一致
(二)请为上题销售商创建一个后继活动,活动类别为会议,时间比电话呼叫要晚一天
回到常规:
右下方“后继活动”——修改“活动”为“会议”,以及“常规”的“起止时间”
(三)设置每日活动警报提醒功能
管理——系统初始化——一般设置——服务——勾选“发送当日计划的活动警报”
(五)在业务伙伴主数据中查看与该销售商的相关活动
业务伙伴——业务伙伴主数据——相关活动
(六)日历功能
常用工具栏——日历(上方彩色图标倒数第二个凹进去就是显示,凸出来就是不显示)
(1)与日历相关的活动类型(即按时间安排的活动)
1、打电话2、见面3、其他
(2)设置个性化的日历格式
在弹出的日历对话框基础上——常用工具栏——表格设置:
日历设置——常规、工作周、用户均可自定义
(七)销售机会
***销售阶段的百分比代表最终赢取的可能性
(1)创建西南、西北、东南、东北四个销售区域
管理——设置——常规——地区——输入名称:
西南——更新——添加同级:
西北、东北、东南
选中西南——添加子级——成都——更新
(2)为某潜在客户创建一个销售机会表单,并在报价阶段添加销售报价单,最终赢
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