最新电大《办公室管理》完整版知识点复习考点归纳总结专科考试必备.docx
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最新电大《办公室管理》完整版知识点复习考点归纳总结专科考试必备
办公室管理复习提要
第一章办公室实务概述
一、办公室的含义
办公室,一个常用的很普通的名词,却有着多种含义:
1.广义的:
泛指一切办公场所,区别于用于教学的教室,用于生产的车间,或是医疗室、实验室等等。
2.狭义的:
是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。
譬如:
教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。
3,特指的:
党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。
级别高的又称“办公厅”。
如:
中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅,中级的或基层的称办公室,江苏省昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。
4.专指的:
某种专门的独立的工作机构。
如:
国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。
二、办公室事务管理特征:
服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性.
三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。
1.我国文秘工作:
主要包括:
文书撰写;文书制作;文书处理;档案管理;会议组织;调查研究;信息资料;信访工作;接待工作;协调工作;督查工作;日程安排;日常事务;办公事铃删;其他临时交办的事项。
2.国际文秘人员工作:
主要包括:
以速记记下上司交待的事项;执行上司留在录音机中的吩咐;档案管理;阅读并分类信件;以电话往来维持和外界的良好公共关系;替上司定约会并做好记录;按上司的口头或书面指示完成信函;在权限内按自己的意思发出信函;接待状访宾客;替上司接洽外界人士;自动处理例行的事务;为上司安排旅行或考察;替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等;准备好公司要公开的资料;替上司收集演讲或报告的资料;协助上司准备书面的财务报告、研究报告等;整理并组织好粗略的资料;替上司保管私人的、财务的或其他的记录;协助上司中报所得税及退税;督导一般职员或速记员;安排会议事务,并做会议记录或纲要:
复印资料。
3.我国外资企业与合资企业办公室实务内容:
办公室环境的布置和整理;通讯事务、电话、信函和邮件处理;执行上司交办事项;
照料上司身边的琐事;接待宾客和员工的来访;记录上司指令及会谈、会议内容;打印文稿及表格;收集及整理各种信息;保管办公室设备及用品;外出办事,如银行、邮局、税务所等。
、
四、办公室环境布髓
目的:
创造舒适而又工作效率高的环境;塑造组织形象;建立挡
驾制度;有利于保密工作。
第二章文员实务
一、文员的工作顺序
计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。
二、“优先顺序”处理工作
第一阶段,先将自己想做的工作以重要程度为标准分类;第二阶段,其次以紧急程度和重要程度为标准分类;第三阶段:
同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率,对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。
三、文员管理时间的方法
四、文员的工作方法
1.请示方法与报告方法
请示内容:
必须是自己难以处理或无权处理的事,请求上司给予指示或授权办理。
请示形式:
可以是口头形式,也可能是书面形式。
重大、政策方面、需授权批准的事,书面请示,上司书面批复,以示慎重,也可备日后查证。
一般的事,事务性:
工作.只需解决一些疑难的事,町用口头请示,上司只作口头答复或指示。
紧急的事,文员可先作口头请示,及时办理,事后再补写书面请示,留档备查。
报告内容:
一是定期报告工作情况和进程,让上司及时了解下情,随时作出指导;二足工作中发生的重大问题,让上司及时作出处理;三是合理化建议,供上司改进工作时参考;四是应上司的要求汇报情况。
文员主动汇报情况,要区分轻重缓急,适时、适地、适度地
进行,以免干扰上司的工作。
报告方式:
口头或书面形式。
重要情况、重大事项采用书面形式,必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见,提出处理问题的建议和方案,供上司选择、参考。
2.计划方法和总结方法
计划方法:
(1)要有科学的、明确的工作计划:
工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。
(2)分清轻重缓急,决定工作次序,有条有理地去进行。
受制约的工作应置于前,自己支配的工作则置于后;重大工作优先考虑,集中精力去做;日常工作空余时间分散去做,任何工作既有严肃性,又有灵活性,使计划有一定余地。
总结方法:
总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾,以便肯定成绩,得出经验,找出不足,吸取教训。
从时间上、规律上进行。
3.受意方法
受意是文员接受和领会上司意图。
一种是直接受意,即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。
这种直接受意,易于判断和领会。
另一种是间接受意,指上司在平时随便交谈情况下,或与其他人
员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。
,文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。
但要防止把上司酝酿过程中的的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示。
4.传达方法
传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。
一种是iE式传达,即由文员在正式场合上宣读文件,或口授上闭指尔;另一种是非正式传达,即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神,或所谓“吹吹风”。
一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。
无论是正式传达和非正式传达,文员都要认真对待,重要的文件或口头指示,应不折不扣、逐字逐句地传达,即使是非正式传达,文员也要尽量忠实于传达内容,不容许任意发挥,以上司口气讲话,或是曲解精神,甚至假传“圣旨”。
5.进言方法
进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。
它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示,也有别于例行工作制度所规定的报告,或应上级要求而作的汇报。
6.变通方法和挡驾方法
(1)变通方法
通常情况下,文员必须照章办事,但在特殊情况下,文员可采用变通方法,灵活从事。
重大、紧急的事,可越级请示,甚至先处理再报告。
来信来访者有特殊困难,文员可以在政策允许的范围内给予特殊的照顾或临时安置。
对新情况、新问题,无章可循时,上司又没有明确的指示,文员可参照有关政策,作出合乎情理的处理。
(2)挡驾方法
对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动,不想接听的电话,由文员出面阻挡或谢绝。
挡驾的目的是保护上司,使之有时间、精力、有效地进行工作,但要注意方式方法,以不损害人际关系和公务活动为原则。
文员没有必要把真正原因告诉对方,只需要礼貌地、委
婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。
7.分工方法与合作方法
第三章电话、电子通讯
一、电视会议:
是一项新兴的图象通信业务。
它利用先进的技术将不同地点的图象信息(包括文件、照片和实物等)和声音信息互相传递。
虽然双方远在天边,却可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象带等资料。
二、交互式电话会议:
电话会议是一种方便、省时、高效的会议形式。
单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议,声音清晰宛如一室。
每个会议参加者无论身在何处,只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码,即能参加会议,也可以
同时发言、自由交谈。
付费方式有会议主办方付会议租用费、通话费和会议主办方付会议租用费、会议成员自付通话费两种。
三、卫星通信:
是以卫星作为空间中进器进行的通信。
它的特点是覆盖面积大,通信距离远;机动灵活,不受地面电路及地面位置的限制;此外,它还具有一点多址的广播特性,因此,卫星通信使用于广播电视、教育电视和远程医疗、数字信号传送和抗震救灾等重大
活动中的通信工作。
利用卫星通信地面站,开发其应用领域,可开展临时或固定视频传送业务。
第四章邮件收发
一、邮件的收取。
二、邮件的分拣
文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣:
1.按照收件人的姓名分拣。
2.按照收件部门的名称分拣。
3.按照邮件的重要性分拣。
三、邮件的拆封。
四、邮件的处理。
第五章接待实务
一、行为举止方面的礼貌。
二、仪表方面的礼貌。
三、接待平时来访者的实务。
1、初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见;
2.接待计划中来宾、内宾接待、外宾接待。
第六章信访实务
一、承办来信注意事项。
二、来电的接收与处理。
三、接待来访注意事项。
第七章会议及会谈实务
一、会议的目的
会议的具体目的:
信息的传达;信息的交换;相互启发;作出决定。
在一个企业中所举行的会议,包括有下列各种名称的会议,有包含其中之一或更多的目的。
说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议、创意会议。
会议以职级来分类:
股东会议、董事会、常务董事会、中层管理人员会议、员工大会、工作场所会议。
二、会议用语
议案、提案、表决、议决、票决、例行会议、分科会、咨询、答询、最低出席数、临时动议。
三、会议的计划与准备
1.举行会议的决定。
2.参加会议的人选。
3.会议日期、时间的决定。
4.会议场所的选择。
5.议程表制作和执行方法
会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。
由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情形相当多,文秘人员必须配合议程,详细检查接待方式,会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处.
6.会议通知的写法和传达方法
召开会议的要点决定后,即通知全体人员。
公司内部会议一般应在一周到十天以前通知;而公司外的人员也参加的会议,至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。
如果是紧急会议,或者在召开之前时
间有限时,可暂时用口头或电话通知,但即使如此,仍应寄出正式书
面通知。
以防有人听错了会议时间、地点,耽误大事。
在写作通知时,一定要有:
(1)会议的名称;
(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;(3)日期、时间(开始到结束的预定时刻);(4)地点:
(具体在儿楼几号会议室);(5)议题(或者议事日程);(6)主办者的联络处、电话号码等。
如果会议场地是在公司外,除了上述之外,还必须有:
1.开会所在地,建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图);2.其他:
注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料,都要详细说明。
同时,对公司外参加人员要随函附上嘲执,并明示期限,让对方能在期限以前回函通知是否参加?
若逾期对方仍没有来函告知参加与否,必须立即用电话确定参加与否。
四、会议材料的准备
作为判断议题材料的会议资料,与会议能否圆满成功关系极大。
文秘人员要向上司确定会议需要的资料有哪些?
必须重新收集的资料是什么?
制作复印件,为参加者准备好需要的份数。
制作资料时,尽可能逐项列出要点或绘制成图表,以便能很快地掌握议题要点。
资料
(譬如会议议程和上次会议记录)如果和通知一起送出,有关部门和人员就能提前知晓情况,要作什么准备,在会议上作什么发言,在开会时就能马上讨论议题,如此更能节省会议的时间。
在公司的会议中,负责准备议程的可能是公司的文秘人员,这样就必须在收集办公室信息、组织议题、给与会者寄发材料等方面做许多工作。
议程址按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的,两方圜家会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部:
1.宣布议程。
2.宜读并通过上次会议的会议记录(或备忘录)。
3.财务主管报告。
4.其他报告。
5.复议旧的议题。
6.讨论新的议题。
7.委员会人事任命。
8.提名并选举新的负责人。
9.通知。
10.休会。
对于正式的会议,文秘人员可以先查看一下档案中先前的会议议程,并按公司文秘人员或法律顾问提示的顺序进行。
一个正式的议程所包括的细节比上述十条所列举的要多一些。
五、会议中的实务
接待事务、会场的管理、会议中的电话或来访者、会议记录。
六、关于会议记录
1.要求:
(1)简洁。
(2)清除。
(3)通俗、清洁。
2.会议记录的制作方法
正式的会议记录是具有法律效力的档案。
决议、动议和其他声明,以及法律上有义务制作的股东大会和董事会的记录等等,必须有专门的速记套员逐字逐句记录。
但是在公司经
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