金融物流业务精细化管理规定.docx
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金融物流业务精细化管理规定
中海物流金融物流业务精细化管理规定
第一章总则
一、目的
为进一步完善公司金融物流业务管理体系,提高业务管理能力和行业竞争力,总部在各区域公司强化基础管理工作的前提下,特制订本规定。
二、范围
本规定适用于中海集团物流有限公司所有金融物流业务。
三、依据和意义
本规定在总部召开的两次业务研讨会、监管员讲师培训会、案例分析会以及下发的业务手册和培训手册的基础上,对各区域公司在业务管理中存在的薄弱环节进行补充完善,使业务管理要点制度化、程序化、痕迹化,并落实到具体团队、负责人。
四、要求
精细化管理工作以风险防控为核心,以项目出质环节控制、单证管理为主要手段,关键在于落实制度执行力。
金融物流业务按时间节点分为事前(立项调研)、事中(启动出质、日常管理)、事后(应急处理)等环节,本规定按以上环节分别制定操作要求,各区域公司在执行当前业务管理制度基础上需进一步取长补短、细化措施、强化执行,确保业务制度完善、规范,确保制度落实有据、有效。
第二章具体管理规定
一、项目立项准入
1、项目准入调研
项目立项准入是风险防控的首要环节。
新增要求如下:
1.1企业基本情况
(1)项目运作前期与企业签订《文件传递及监管员安排备忘录》(模板),对项目运作过程中企业材料的类别、收集频次、收集途径做好约定,同时在备忘录中与企业协商初步约定质物的品质检验、数量盘点方法、场地质权公示以及监管人员办公、食宿安排情况。
各区域公司可根据实际情况对模板进行适当调整。
(附件一:
《文件传递及监管员安排备忘录》及清单模板)
(2)在项目运作中动态跟踪收集企业经营、财务数据情况,配合银行做好贷后管理,并做好分析将分析结果记录到当期《企业生产经营周报》中。
1.2企业融资情况
(1)企业首次质押融资的,应通过银行渠道了解企业借款情况,并作简要分析。
其中企业土地、房产或仓库已经抵押给同一银行用于融资的,我司转租时须由银行出具同意转租的证明文件,完成场地使用权的转移。
(2)企业前期已与我司开展业务的,应将当前项目的运作情况做简要阐述,包括我司监管范围内的质物总量(金额)、目前已监管的数量(金额)、本次拟出质的数量(金额)、是否超出核定银行授信需求以及场地划分情况等。
(3)企业的关联企业、上下游企业已与我司开展金融物流业务合作的,应加强业务沟通,考虑重点合作。
(4)企业前期与其他监管公司开展质押业务合作,属于我司转接业务的,应谨慎准入,并由专人做好调研,通过多方渠道了解其他监管公司退出原因,避免出现被过桥、转贷情况,《转接项目评估表》应作为OA立项附件上报,并要求调研人、审核人、批准人签字确认,对调研内容的真实性负责。
(附件二:
《转接项目评估表》)
1.3企业财务状况
项目调研应做好对企业财务材料的基本审核,必要时由公司财务人员、商务人员协助审核。
(1)企业财务审核重点关注企业负债水平和偿债能力,要求企业向我司出具借款明细(贷款行、额度、融资方式、借款期限等),对于生产型企业资产负债率大于70%,贸易型企业资产负债率大于85%的应当谨慎对待,在企业的调研报告中应单独体现并分析风险,同时需要企业提供加盖公章的说明。
(2)企业前期、当期出现亏损的,需提供详细说明。
企业当前财务数据与前一年末数据做比较分析,项目数据必须在合理范围内,变化剧烈的应了解实际情况,并提供说明。
(3)对于企业存货数据应细致分析,除分析企业整体存货数据外,还应单独体现出可用于项目质押的货物库存水平,对于存货货值小于其申请贷款数目要求的,应谨慎对待,并要求说明项目运作计划,即某一库存水平对应授信额度和监管费收取情况。
(4)若企业存有对外担保,对外担保总额原则上不得高于净资产的20%,超过20%的应提供说明,同时要求了解被担保企业目前经营状况及偿贷能力。
对外担保要求提供明细表,说明与被担保企业关系、担保额度、占净资产比例、截止日期等。
(附件三:
《企业对外担保明细及说明》)
1.4行业准入要求
项目准入是最大的风控,应长期坚持底线思维。
(1)钢贸、光伏等处于调整期、去泡沫化以及受国家政策限制的行业不予准入。
(2)小众物资行业谨慎准入。
小众质物、首次操作质物应在立项材料中对质物的盘点及控货方式、储存条件等进行详细说明,并提供合作银行质物准入批复材料(质物准入批复或者项目准入批复),作为质物评估依据。
(3)煤炭类项目尤其是煤炭贸易型企业项目应做好区域层面的二次确认,对于转接项目应谨慎准入。
(4)矿石类项目准入应重视企业经营现状和行业趋势分析,做好细致评估。
1.5金融+供应链项目
对于涉及全流程、自管库、港口代理、陆上运输等传统业务合作的“金融+供应链”业务,项目上报应实事求是并做好细致调研。
此类项目上报时要求提供《金融供应链项目操作方案》,在材料中明确操作流程、监管控货方式、单证流转、协议使用、跨区域协作情况等。
其中涉及跨区域(异地监管)、多部门、多网点参与的业务要严格落实交接工作,确保业务文件的连续性,保留后期相关单证与记录。
2、项目立项上报
项目立项上报环节,新增要求如下:
2.1立项材料整理、复核
(1)项目立项材料由业务调研人员负责整理。
考察人员应在对项目情况进行细致、深入了解的基础上完成立项材料整理,整理过程中应对企业提供的原始材料做好基本审核和查证,对于存在疑点和谬误部分,应及时沟通、多方查证,确保项目立项材料如实、准确、完整,严禁瞒报、虚报。
(2)立项材料应由上报(操作)人员做好复核。
材料应力求完整、规范、精炼,应通过基本审核避免前后内容重复、矛盾、格式不统一、基本计算错误等问题。
项目调研人员、立项申请人(填写人员)必须对立项调研材料以及界面内容的客观、真实性负责,立项材料要求考察人、复核人署名并附手机号码,项目审批各环节人员均可直接联系考察人和审核人了解项目情况。
2.2立项材料内容要求
立项资料包括但不限于以下内容:
企业调研报告、效益评估报告、场评报告、监管方案。
应结合项目实地调研情况完成以上报告,其中场评报告图片应确保真实,使用“质物+考察人”、“企业大门+考察人”形式,要求照片附有拍摄时间,禁止使用前期图片和网络图片;如有其它监管公司同场监管的,要求提供场地划分图、其他监管公司监管标识、质物图片和场地隔离情况图片。
现场监管方案应结合质押物特点和业务模式等进行个性化设计,真正发挥监管方案在项目运作中对监管、巡检人员的指导作用,避免千篇一律。
要求强调:
对于企业前期和当期出现亏损、资产负债率超过70%(贸易型85%)、对外担保较多(超过净资产20%),应要求企业提供说明;对于续作项目和转接项目,需制作《项目续作评估表》和《转接项目评估表》;对于银行已完成授信调查的项目,需与银行协商,收集《银行授信调查报告》作为立项参考材料;对于首次操作、有特殊监管要求或存在监管难度的质物类型应提供银行准入批复材料并添加《质物监管说明》明确质物属性、盘点方式等。
2.3立项环节审批、反馈
立项审批各环节人员必须认真、严谨审核立项材料,积极参与到项目风险把控中,对项目潜在风险点应提出签字意见,必要时可抄送相关负责人员。
对于审批各环节人员要求补充、落实的信息,业务负责人员应积极了解、落实,并按照补充材料上报规定及时反馈,确保项目审批及时、顺畅。
对于审批各环节人员的审批意见,业务操作公司应做好认真对待,在项目运作前一一落实对应措施并补充到项目监管方案中。
对于存在监管风险隐患的环节应同企业、银行做好沟通,通过在后续三方协议、补充协议或备忘录签署中予以明确,为公司争取最大程度保障。
二、项目启动出质
项目出质环节是项目风险控制的重要节点,应细致认真做好每项工作包括启动前准备、出质核库、质物清单审批,不需过分计较出质核库成本。
本环节精细化管理重点在于合同、附件管理规范和现场实际盘点,新增要求较少,主要在于强化要点。
(附件四:
出质审批流程(参考))
1、项目出质准备
本阶段主要是完成三方监管合同报批及签署、场地租赁协议签署、补充协议签署、人员物品准备(参见业务管理手册)等工作。
以上工作完成后,出质人库存水平满足项目启动要求,我司收到银行《出质通知书》后,准备出质核库。
2、初次盘点要求
三方人员到场,现场拍照,实际盘点。
核库三方应形成核库备忘录,对质物品质、盘点方式、密度等进行补充约定,或将货物盘点方式明确记录在《质物清单》中。
2.1参加核库人员
我司参加出质核库人员组成由各区域公司自行确定,原则上应包括网点金融物流业务负责人、巡检风控人员、商务人员、监管员、业务人员等,出质核库时人员做好分工协作,共同完成质物盘点、数据复核。
同时,企业人员、银行人员应共同到场参加盘点。
2.2核库现场
企业只有我司负责监管业务的,需落实企业货物是否全部由我司监管,对于只监管部分货物的,应做好区域隔离划分。
我司同时监管多家质权人项目的、同一质权人多期同时运作的也应做好场地隔离和划分。
如该厂区同时有其他监管公司存在,须同时标明其他监管公司的监管区域,并要求其他监管公司盖章,以证明监管区域无重合或交叉(对于其他监管公司不配合场地划分的,可要求出质人代办)。
对于油品或者散货项目,如监管油罐、筒仓或仓库等,应在项目调研阶段应要求企业提供关于场地的第三方验收文件,且须附带结构图及相关数据,如罐高、内径等,出质核库时现场复核、验证相关参数。
2.3质物品质、数量
期初盘点我司按照银行、企业共同出具的《出质通知书》及企业提供的质物明细表对企业拟质押货物库存数据进行复核。
出质现场必须严格进行盘点,如油品类要同时使用试水膏和试油膏进行检测,并且要采取两次测量,一次取样的方法,确认油罐是否存在作假的情况;散货类必须用工具进行挖掘翻倒,多点检测,多次测量,应在盘点明细表标注测量依据、测量数据;对于包装类质物,按照银行要求抽检率在出质现场进行抽检。
期初盘点是人员最集中的一次盘点工作,应在期初通过多次测量确定适宜的盘点方法。
经各方协商,对质物品质检验、计量方式、密度达成共识的可形成核库备忘录,同时将货物盘点方式明确记录在《质物清单》中。
(附件五:
《关于监管货物需要质量检测的补充约定》)
2.4制作盘点明细表、货位图,形成核库报告
(1)《盘点明细表》要注明具体盘点数据,如钢材的件数单重、油品的打尺数据、计重方法、油品容重、散货测量的长、宽、高、容重等等。
(2)《货位图》要按照盘点现场情况认真制作,货位数量及货位编号需与盘点明细表的货位号一一对应。
(3)核库完成后形成《核库报告书》,核库报告除反映质物库存情况外,还反映出对企业的整体考察情况,包括监管场地安全设施及安保情况、监管员日常办公室、住宿、三餐等基本情况、企业配合情况等,通过现场拍照记录,并与盘点表一同作为出质材料提交审核。
(附件六:
《核库报告书》)
(4)盘点明细表、核库报告书要求所有参加核库人员一一签字确认,参加人员共同对核库结果负责。
(5)完成质押物的交付:
为确保质权成立,在我司签署场租协议,完成场地转移形式后,出具质物清单前,应完成质押物的交付,确保质物已在我司占有之下。
第三方场地内项目,需将场内货物先通过单据形式出库移交出质人,再以我司名义再次入库,完成交付;驻场输出监管项目,应通过单据形式直接与出质人完成质押物的交接。
相关单据(出入库单、交接单、货权转移证明等)由双方盖章后,我司留存。
2.5其他后续工作
(1)出质现场业务和运营管理人员必须向监管员介绍项目情况,理顺出入库流程和单据流转程序,帮助监管员熟悉企业相关联系人员,做好各项协调工作。
(2)结合监管方案制作操作手册,将各方在期初盘库过程中确定的盘点方法、监管区域落实到纸面上,确保监管人员、巡检人员能够在日常运作中按章操作。
项目操作手册须包括项目质权人、出质人情况介绍、质物介绍(质物的特性、储存要求、日常盘点方法、计重依据、日常工作注意事项等)、项目监管的风险点(重点监控环节)、出入库流程、监管员日常工作流程(盘点频率时间、报表统计、巡查内容等)、日常联系人员及方式、可能出现的问题及处理措施,项目操作手册同时作为巡检内容,定期核查。
3、质物清单报批流程(资料审核、单据填写)
根据现场核库后现成的现场盘点核库明细表、核库报告(附现场盘点照片)、监管区域图及货位图以及质权人签发的出质通知书、投保的保单、监管费打款水单、三方监管协议、商品融资合同复印件、其它三方补充约定协议等材料,按照各区域公司既定流程做好资料审核和质物清单填写、出具。
质物清单的审核及管理要求业务部门与商务部门协作完成,强化对我司出具的对外单证的复核。
(参考附件四)
4、协议及附件管理
项目出质环节涉及协议及附件,应按照各区域公司合同管理要求做好规范管理。
合同签署应依照各区域公司规定执行,应注重合同及附件内容填写的规范性、时间的逻辑性和回收保存的及时性。
其中金融物流业务合同及附件应按项目归档,建立合同登记台帐,按项目名称、合同类型做好登记工作;出质审批材料如三方核库照片、现场核库明细表、核库报告、出质通知书、质物清单复印件等做好审查和留存。
三、项目日常管理
1、现场管理(标识管理)
1.1监管现场
要点强调:
做好监管现场的标识管理工作,现场监管点质物的每个区域、每个堆位都需粘贴/悬挂/插上我司的监管牌,并在牌上清楚的标明每个监管区域货物详细信息。
对于件杂货应选取适当比例粘贴质物标签,并定期检查。
1.2办公现场
新增要求:
监管员办公场地应将监管制度及看板及时上墙,各区域必须为项目监管现场配备文件保存工具(文件盒、文件袋、箱子等),对合同及附件类材料、企业提供原始凭证材料、我司制作的监管台账、单据材料做到分门别类妥善保存,避免文件分类杂乱、丢失、损毁。
2、单证管理
目的:
1、确保日常监管工作的规范有效,通过单证管理切实防范历史风险问题发生;2、明确各类单证的适用范围及现实意义,充分发挥、提升各类单证在业务中的实际功效,体现其对报表的对应支持作用,并保证各类单证信息的唯一性和排他性;3、确保单证流转及单证数据的时效性;4、抓责任,提升单证信息的可溯性,并通过签字及交接等痕迹化管理落实到具体责任人,确保对单证的管理监督和定期回收检查等工作的严肃性。
主要内容:
各区域及网点公司应根据不同经营类型的出质人以及不同类型的业务模式列明监管项目日常单据清单,并根据《文件传递备忘录》约定的收集方式和频次,定期向出质人索取,同时按照本规定于现场配备文件保存工具(文件盒、文件袋、箱子等),实行分类保管,并按以下具体管理规定对各类单证定期回收,以便于后期整理、归档及复核。
2.1日常监管中的品质及权属文件
包括但不限于相关质物的货权及品质证明、购销合同、增值税发票、报关单、货运单、质量合格证书、商检证明等,证明文件需由出质企业提供复印件并加盖公章,以证明其真实有效。
(1)对于生产型企业的出质人,其自主生产加工的质物,每一批新入库质物均要求出质人出具质物权属和品质申明文件,该文件要有质权人及出质人共同盖章确认,并作为项目下三方监管协议附件。
该文件由网点(办事处)金融物流部负责在新质物入库前向出质人索取并通知质权人进行确认,按项目建档并留存。
(2)对于贸易型企业的出质人,对于出质后每一批新入库的质物,需要提供购销合同、发票复印件、打款水单(加盖公章)等权属文件,注意发票总额能够覆盖当期入库值(量),购销合同、打款水单由网点(办事处)金融物流部负责在新质物入库前向出质人索取,发票复印件也应及时向出质人索取,经办人员对发票张数、额度及日期进行核实后签字确认,全部文件按项目建档并由网点金融物流部留存。
(3)项目下质物按监管协议约定需要抽样送检的(煤炭、矿石、贵金属等质物),与质权人及出质人就监管中的品质抽样送检方式及频次做好相关补充协议或书面约定,初次必须三方共同抽样送检,送检单位须注明为银行送检,日常监管中若检验报告为质权人要求出质人代为送检,应提供质权人的书面告知函或质权人在出质人送检的检验报告上盖章、签字确认,检验报告复印件由网点(或办事处)金融物流部留存。
(4)代出质业务除需由代出质方(货物所有权方)提供货物权属证明外,另外需由其出具货权转移申明,以表明出质方的质押行为真实有效,该份文件要由出质人、代出质人盖章确认,作为项目下三方(四方)监管协议附件。
该文件于出质前由网点(办事处)金融物流部收集并按项目建档留存。
(5)信用证下港口监管业务,若我司不负责出质人的货代,需由出质人提供每一批入库质物对应的商检报告复印件,同时需做好在港口的货(代)权转移备案登记。
以上文件由网点(办事处)金融物流部负责在新质物到港后向出质人索取,并按项目建档留存。
2.2日常监管中的出入库单据及盘库单据
日常监管中的出入库单据及盘库单据,由监管员根据收集的材料以及现场跟踪出入库的数据填写并签字,并由出质人签字盖章确认。
包括:
《出/入库单》、盘点表、《质物库存及可出货值通知单》。
以上文件为填写和制作监管日报表和台账的原始依据。
(1)《出/入库单》:
由各区域公司统一制定格式。
质物出入库时由监管员根据质物实际出入库数据填写。
1)若出质人为有正规出入库流程及单据的企业,可采用企业自行制定的出入库单作为我司出入库单据的附件,每日收集一次,对应的单据数据应保持一致。
2)生产型企业出质人,若我司监管质物为企业生产原材料,则每日收集企业的过磅单、领料单,作为我司出入库单据的附件;若我司监管质物为企业产成品,则由企业每日向我司提供出入库单,作为我司出入库单据的附件。
3)若为第三方场地监管项目,场地方为规范化的仓储企业,应由仓库方每日向我司提供出入库单,作为我司出入库单据的附件。
4)若同一监管场地内存在多家出质人、质权人,相关出入库单数据要实现与具体项目的明确对应;若同一场地内存在其他监管公司,需提前与出质人明确拟入库质物归属哪一家监管公司的监管范围,若为我司监管质物,则收集好相应的入库单或磅单,以作为我司入库单据附件,并要求出质人将入库质物转移入我司监管区域。
5)单据由出质企业与监管员(第三方场地项目另需加入库方)共同签字盖章确认,并各自留存。
一式四份,出质企业(库方)、银行、监管员、公司各一份,监管员应每日制作《出/入库单》(若出质人当日无出入库,则单据数据填写为0),并于每月3号前汇总,可由巡检人员定期带回公司。
(2)盘点表:
监管员现场盘点库存使用,主要记载账面库存量以及实际盘点库存量,监管员每天都需要盘点然后填写该表。
制作一份,监管员自己留存,每月3号前汇总,可由巡检人员定期连同其他单据一块寄回公司。
(3)《质物库存及可出货值通知单》:
鉴于部分出质人为存在夜间作业的生产型企业,以及部分出质人无规范的出入库流程,或在出质人频繁使用库存货物的情况下,我司监管员难以进行实际的出入库跟踪。
故监管员应每日根据出质人提供的账面出入库数据,对监管质物进行实际盘点和核实,并根据每日盘点表中的实盘数据,填写《质物库存及可出货值通知单》,可出货值=实盘数据-最低控货值*110%(注意可出货值为负时,应填写负值,而不为0,表明企业已存在亏货。
该单据可根据企业实际经营及库存情况适当调整警戒线货值比例),管员填写好该单据后,送达给企业相关负责人,企业收到确认签字盖章。
该文件每日制作一份,监管员留存,每月3号前汇总并由巡检人员定期带回公司。
(附件七:
监管点交接记录表(适用于单证回收))
2.3监管日报表及配套报表
监管日报表及其他报表为我司及时掌握出质人库存情况及经营动态的文件依据,报表数据应取自于以上出入库单(对应明细账)以及盘点表中的实盘数据(对应总账),同时应确保数据的真实性和时效性,做到账实相符、帐表吻合,如在后期现场巡检、网点自查、上级部门以及外来人员检查时出现账(表)实不符的情况,将严肃追究相关节点责任人员。
2.4台账
(1)出入库明细台帐:
网点公司(或办事处)应当选用带有金额栏的账本。
监管员填写明细账时不同类别的监管货物须分别建立账页,所载信息依据监管员于出入库现场记录的出入库数据,或根据企业提供的出入库数据对库存余额进行实盘复核后填写,要做到日清月结(项目解押后库存余额必须为零)。
监管货物出入库时,监管员须现场手工记录出入库货物的详细信息,并要与《出/入库单》所记载信息一致。
(2)明细账的起止日期需与《质物清单》和《解除质押通知书》的填制日期保持一致。
2.5业务单证交接及归档
(1)监管员由于请假或者公司安排调离原监管点,监管员需要做好交接工作,认真填写交接表,填写好的交接表传真到网点公司或办事处金融物流部(业务单证的交接需明确记载单证名称及张数),等待公司同意交接。
交接表需有交接双方监管员填写交接日期并签字确认,需慎重对待责任交接。
(《监管员交接表》内容及格式参照《金融物流业务管理手册(2012版)》)
(2)区域及网点公司(或办事处)部门内人员、部门间关于业务单证的交接,均需填写业务单证交接表,于表中详细列明所交接的单证及张数。
交接表需有交接双方人员填写交接日期并签字确认,若为部门交接,还需于交接表上加盖部门章。
(3)项目解押后,相关项目下的全套单证应按照项目进行分类归档,合同附件类单证(出质通知书、质物清单复印件、调价通知书、解押通知书)由商务部或含商务职能的部门保管;业务类单证由金融物流部保管。
所有单证保管期限为3年。
新增要求:
1、根据出质备忘录中约定的收集方式、频次,定期向出质人索取相关单证;2、根据不同出质人及业务类型明确业务下侧重的单证及所需的特殊单证(在业务管理手册基础上进行分类);3、同一监管场地内存在多家出质人、质权人(或存在其他监管公司),相关出入库数据要实现与具体项目的明确对应;4、落实具体单证管理责任部门及责任人。
3、人员培训
(1)培训时效
各岗位培训工作要有时效性,培训内容随着市场行情及业务模式等变化需不断地更新;针对各岗位的实际情况需按照《金融物流业务管理手册》、《金融物流培训手册》要求安排定期回炉培训,以达到知识更新、经验交流的目的。
(2)培训档案
培训建档要求:
针对各培训人员建立个人的培训档案,以便于今后培训工作复核、岗位调整、提升及与绩效考核挂钩。
培训档案由区域或网点公司金融物流部留存。
培训档案明细:
1、《员工培训记录表》;2、《培训效果评估反馈表》(见附件八);3、《安全、业务培训试题》(《员工培训记录表》、《安全、业务培训试题》参《金融物流业务管理手册》、《金融物流培训手册》附件)
区域公司可根据实际情况自行制作监管员培训记录手册,该手册由监管员自行记录培训内容,并随身保管、留存,便于巡检人员直接于现场了解监管员的培训情况。
(3)培训内容
1)培训对象:
将业务人员纳入培训范围,业务人员的培训不能依靠单纯的集中理论培训,需要通过“以老带新”形式、业务人员相互经验交流和实际操作来培养、提升业务人员的业务能力。
2)培训内容主要强调以下两点内容:
2.1)安全培训知识:
金融物流项目涉及到化学危险品的生产、储存、运输,易燃易爆、有毒有害等高危行业和登高作业等,应将此类项目的操作规程、注意事项等纳入培训内容,以确保项目运作的安全性。
(安全培训知识参《金融物流培训手册》中《金融物流安全培训材料》。
2.2)台账填写要求:
监管点现场的《库存日报表》、《出入库明细》等台账的填写要求、注意事项等需加强培训,现场的台账完整、规范,可确保金融物流业务的可据性、可溯性。
(4)培训工作复核
1)复核目的:
更好提高广大业务及风控人员的素质,满足金融业务发展及现场风险防控的需要,切实做好人员培训上岗、知识更新、经验交流等各项培训工作,现开展从总部、区域、网点三个层面逐级考核培训工作的开展的真实性、有效性、完整性。
2)复核内容:
2.1)真实性:
主要检查各岗位人员的培训记录,培训记录包括出勤、培训反馈、培训评估试卷等明细;考核真实性的目的为各上岗人员应在培训考核合格后才可上岗从业。
2.2)完整性:
主要检查上岗人员的培训
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