行政管理及办公室工作讲课教案.docx
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行政管理及办公室工作讲课教案
关于办公室工作的一些体会和感悟
导语:
各位领导、各位同事:
大家好!
非常荣幸,今天在这里和大家一起交流和分享关于办公室工作的一些体会。
一、办公室工作历史起源
办公室工作的前身是秘书工作,我国古代最早出现“秘书”一词,始指宫中秘藏之书。
《汉书·叙传》记载:
“游博学有俊才,与刘向校秘书”。
东汉恒帝时开始设秘书监,相当于国家的图书馆长。
《后汉书·马融传》提到典校秘书。
魏晋南北朝设秘书监、秘书丞、秘书郎,均指文官一类的职称。
南朝的“梁”设“秘书省”,开始作为国家的行政机构,并为历代封建王朝所沿袭。
我们现阶段秘书工作的机构,有的直接用秘书的名称,如秘书局、秘书处、秘书科、秘书组等,有的以办公厅、办公室等名称出现。
名称虽不一,但从事的工作主要还是秘书工作。
所以秘书部门通常是指党政机关、部队、社团组织和企事业单位的助手。
它的工作具有辅助性、服务性。
围绕本单位的领导活动开展工作,主要任务是:
撰制、处理和保管文书,代表领导或机关处理日常事务,为领导进行决策和管理服务。
秘书工作是办公室工作的雏形、基础和重要组成部分。
企业办公室是随着企业发展需求、国家经济管理需要和企业经营管理需要应运而生的。
并经长期实践,逐步形成固定的工作内容和形式,它具有其它任何部门不可替代的地位和作用,具有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用;又有传递信息、调查研究、辅佐领导的助手作用。
是企业肌体传导系统和信息流,为企业领导执行决策提供参谋和服务,是企业的重要组成部分。
二、办公室的职能和特点
(一)职能:
概括来说主要有四大职能:
参谋助手、综合协调、督促检查和后勤保障。
这些职能都是通过办文、办会和办事来实现。
某种意义说,办文、办会和办事的能力就是工作能力的重要表现。
1、办文
对于办公室人员来说,撰写文件材料是文秘人员的看家本领和核心能力。
写材料是很一项艰苦的工作,需要付出智慧和艰苦的努力。
往往一句话、一个词都会造成截然不同的结果。
相传清朝时候,曾国藩曾多次率领湘军同太平军打仗,可总是打一仗败一仗,特别是在鄱阳湖口一役中,连自己的老命也险些送掉。
他不得不上疏皇上表示自责之意.在上疏书里,其中有一句是“臣屡战屡败,请求处罚”。
他的幕僚建议他把“屡战屡败”改为“屡败屡战”,这一改,果然成效显著,皇上不仅没有责备他屡打败仗,反而还嘉奖了他。
撰写文件的重要性可见一斑。
下面我谈五点要求。
首先,要熟悉文体要求。
文秘人员起草的材料主要有两大类型,一大类型就是我们常说的公文。
公文,是公务文书的简称。
公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位以与其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。
比较常用的有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、会议纪要等种类,每一种文体都有自己的适用范围、写作要求、固定格式和语言特点。
对于文体的格式和要求,各类秘书工作书籍和网上都有。
这里我部多讲,大家看看这方面的资料。
另外,文秘人员为领导服务,要代为单位和领导起草一些正式公文以外的文稿。
常见的有讲话稿、述职报告、致辞、主持词、贺信、唁电等等。
有时还要撰写一些消息、通讯等新闻稿件。
这些文稿相对于公文来说,能够给文秘人员更多自由发挥的余地。
文秘人员的写作水平主要体现在这一方面。
第二,要深入研究工作。
我们起草材料就是要深入的调查研究。
主要要研究三个方面的问题,一是要研究上情。
就是研究政策。
我们提出的观点、办法和措施,要符合国家的法律规定和上级部门的要求。
二要吃透下情。
就是要研究我们的工作现状,特别要研究工作中存在的问题。
问题看准了,才能提出符合实际的对策和措施,才能找准解决问题的办法。
三要了解外情。
就是借鉴外地在解决同样问题上的成功经验。
用外地的经验来完善我们的对策和措施。
第三,体现领导意图。
我们起草材料是代领导表达观点,必须充分表达领导的思想和主张,体现领导的风格和特点,反映领导的能力和水平。
一要站在领导高度。
二要把握领导思想。
三要体现领导个性,善于用领导的语言阐述领导的意图。
田家英是毛主席的秘书。
他善于领会毛主席的思维方式和语言风格。
1956年毛主席在八大上的开幕词最先由陈伯达起草,毛主席感到不满意,但距开幕时间已经很近,毛主席让田家英来写,毛主席要求写的短一些。
最后田家英只写了两千字。
毛主席致开幕词时,曾被34次热烈的掌声打断。
这篇开幕词里面的一些话语,成为毛主席经典语录,被广泛引用。
“国无论大小,都各有长处和短处,即使我们的工作得到了极其伟大的成绩,也没有任何骄傲自大的理由。
虚心使人进步,骄傲使人落后,我们应当永远记住这个真理。
”当时大家都以为这篇材料是毛主席亲笔起草的。
在人们赞许的时候,毛主席说“这不是我写的,是一个年轻人写的,此人叫田家英,是我的秘书。
”
第四,掌握驾驭语言文字的能力。
语言是交流的工具,公文语言有三个特点:
一是平实。
二是简洁。
三是准确。
小平同志讲的一些大家都能记住,“发展是硬道理”,“不管白猫黑猫抓住老鼠就是好猫”,“稳定压倒一切”。
锦涛总书记讲:
“发展是第一要务,稳定是第一责任”,归纳的很好也能记住。
另外,写材料还有结构的问题,还有材料与观点统一的问题,等等,这里我不再一一讲解。
2、办会
会议是指导工作的重要方式。
早在原始社会就有氏族民主议事会。
现代社会会议成为人们信息交流的重要方式。
有一个调查统计,领导者和管理者的工作时间一般有30%左右甚至有的高达85%的时间是在会议中消耗掉的。
还有一个资料介绍全世界每天至少有五千万个会议,而美国每天有一千一百万个会议,居世界之首,并不是只有我们中国的会议多。
一个完成的会议办会的程序有三个方面。
(一)会前准备。
一是制定会议方案。
二是下发会议通知。
三是起草会议文件。
四是做好会务准备。
五是作好生活安排。
(二)会中服务。
一是组织好人员报到。
二是开好预备会议。
三是写好会议主持词。
四是组织好大会发言。
五是作好会议记录。
六是安排好分组讨论。
七是组织好现场参观。
八是编好会议简报。
九是回收好会议材料。
十是做好与会人员返程的服务事宜。
(三)会后收尾
一是搞好财务结算。
二是搞好会务总结。
三是搞好材料合订存留。
四是会务用品的归还和整理。
我们遇到的会议可能没有这么多的程序。
办会我体会主要要做好三点:
就是制订方案、把握重点、注意细节。
第一,制订方案
制订方案就是前期谋划。
凡事有谋则胜,不谋则败。
开会也一样,方案制定的好,会议就不会出现纰漏,会议才能圆满成功。
大型会议需要提前一个月的时间我们主要就是制定方案,设计工作流程。
只有周密细致的工作方案,保证了会议的圆满成功,没有出现任何的纰漏。
第二,把握关键
把握重点是一条重要的工作方法。
毛主席曾经指出,任何过程,如果有多数矛盾存在的话,其中必定有一种是主要的起着领导作用的、决定作用的,其它是处于次要的、服从的地位。
还说我们要做的工作是什么?
要全力找出主要矛盾,抓住主要矛盾,这一些问题就迎刃而解了。
第三,关注细节
细节特别重要,有一句话叫做细节决定成败。
有一人讲魔鬼存在于细节当中。
有一本书叫《细节决定成败》,一个活动、一次会议,是由无数的细节够成的,有很多的细节,要关注和开展的活动有关的细节,关注影响成败的细节。
我们不能做无用功,浪费时间和精力。
3、办事
任何机关都是办事机关,办事是机关的重要职能。
“会不会办事”是重要的工作能力。
会办事,就是把好事办好,把难事办成,把不放心的事办放心;不会办事,就是把好事办砸,把简单事办复杂,把放心的事办得不放心。
办事有四条原则。
一是按法规办事。
二是按程序办事。
三是按规则办事。
四是按职责办事。
一是按法规办事。
实践一再证明,只要能够坚决按法规办事,许多难办的事情反而不难,许多矛盾反而好解决了。
否则,就不能把事情办得很好,甚至还会办糟;或者虽然把一件事情办成了,但却把规矩给毁坏了。
这方面西方国家比较做的好。
大家知道,美国的哈佛大学是一个叫哈佛的牧师把一块地皮和250本书赠给了当地的一所学校,最后这所学校发展成哈佛大学。
对这250本书哈佛学院一直珍藏在哈佛楼的图书馆内,但是规定只能借阅不能带出馆外。
一天深夜,一场大火烧毁了哈佛楼,在大火发生前,一名学生碰巧把哈佛牧师捐赠的《基督教针对魔鬼、世俗与肉欲的战争》这本书偷偷带出了馆外,打算在宿舍里阅读,第二天得知大火后,意识到这是唯一的一本,找到了校长,把书还给了学校。
校长收下了书,感谢了他。
然而下令开除了学生。
这就是哈佛的理念,让校规看守哈佛的一切比让道德看守哈佛更安全有效。
这是他们的行事态度----法理第一。
二是按程序办事
程序是科学,程序是规律,程序是经验的总结。
按程序运转,分层次处理,是做好机关工作的重要一环。
办文、办会要按程序去做,办事更要按程序去办。
特别是一些重大问题、敏感问题,一定要慎重从事,该请示的要请示,该汇报的要汇报,该研究的要提交研究,不能擅作主张,随意处理。
否则,就很难有好的效果。
三是按规则办事
游戏有游戏规则,办事有办事规则。
规则就是大家共同遵守的具体规定。
有的规则有明文规定,有的规则没有明文规定,是人们约定俗成的东西、常识性的东西。
不论哪种规则,都是应该严格遵守的,否则,就很难把事情办圆满。
大家大概都还记得我国1993年申办奥运失败的故事。
那次失败,虽然原因众多,但违反规则也是一个重要原因。
在我们精心摄制的申奥宣传片里,有老人提着鸟笼闲逛的镜头,这的确是反映了老北京百姓生活的典型情景,却不知恰恰犯了一个世界性的大忌:
保护动物。
在外国人看来,把自由的鸟类关在笼子里是无情的伤害,再好的笼子也是伤害。
这就破坏了环境保护的原则,投反对票的人自然就多起来。
四是按职责办事
按职责办事一个是要尽职、一个是不能越职。
尽职就该自己办的事情办好,不能推托给别人。
另一方面,要按级尽责、谨防“多管闲事”。
也就是说,一级管好一级的事,一级尽好一级的责,不乱插手职责以外的事。
我们办公室经常遇到这样的事情,“不要把一切问题都自己扛”。
如何把事办好
1、急事稳办
所谓争事稳办,是指越在紧急情况下,越要稳住心态,不能遇事急躁,处事毛糙,乱了章法,慌了手脚。
越是处置紧急事情,越要追求办事的一次成功率。
2、大事细办
天下大事,必作于细。
重大问题,万无一失。
在承办重大事情的时候,一定要心细如发,一丝不苟,确保周全。
在重大问题上稀里糊涂办“砸了锅”,后果是不堪设想的。
人们常说,“吕端大事不糊涂”,这里的“不糊涂”,指的是吕端处置大事非常细致。
吕端是宋太宗时的宰相,宋太宗病危后,内侍王继恩等人因嫉恨太子英明过人,就私下里同参加政事李昌龄等密谋废掉太子,另立楚王元佐为皇帝的继承人。
吕端到宫禁中去探问皇帝的病情,发现太子不在皇帝身边,马上在笏上写上“病危”两个字,命令身边可靠的官员请太子立刻入宫伺候,使王继恩等人的阴谋一时难以得逞。
在举行登基仪式时,皇位前垂着帘帏,接受群臣的拜贺。
吕端平静地站在殿下,先不拜天子,而是请求天子卷起帘帏,他上前仔细看过,确认登基人是先皇确定的太子后,这才下台阶,带领君臣拜见天子,高呼万岁。
吕端在处理大事上的精明做法,确实值得后人借鉴。
所以,我们在大是大非面前,头脑要非常清楚,想得要非常细致,做得非常周全,不能有半点的大意与疏忽。
一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度,在重大问题的承办上经受住了考验,方能受得起重托,担得起大任。
3、轻事重办
概括人们的办事方法,大致可分为两种,一种人是举重若轻,一种人是举轻若重,领导干部两种人都需要,比如,周恩来评价刘伯承和邓小平就这样说,刘伯承举轻若重,邓小平举重若轻。
但是,文秘人员永远只需要一种工作方法——举轻若重,再小的事也要慎重处置。
要耐心做好小事,小事并不等于简单,有些小事干起来非常麻烦,有时很小的一件事,需要返工好几次还办不利索。
有时事情不来便罢,一来就挤在一起,这件需要办,那件也等着,理不个头绪,这个时候容易产生厌烦、浮躁怀疑。
所以,特别需要耐心和恒心,要不厌其小,不厌其碎,不厌其烦,认真办好每一件小事。
个别小事时间跨度大,久拖不决,要特别小心,不能忘事、漏事,始终关注发展变化,什么时间办到哪一步,心中有数,有头有尾,确保落实。
4、熟事生办
所谓熟事生办,就是把熟悉的事情当做不熟悉的事情来办,这是因为,机关工作不少都是常识性的,程序性的,年复一年,周而复始。
许多事实证明,越是对自己很熟悉的事情,越容易产生麻痹心理。
不少事情出纰漏,恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。
俗语讲的“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”,就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意,大意就要出问题。
5、生事慎办
一个人不可能老是在自己熟悉的领域打转转,总要有工作岗位的转换,工作任务的转换。
当涉足陌生的领域,处理陌生的事情,应谨慎从事,扎实行事,切忌自负轻率,鲁莽冒失。
自负是办事成功之大敌,面对没有从事过的事情,无论多么简单,你若自负自傲,必定自食若果。
不能“大意失荆州”,不能盲目自负。
6、特事特办
“特事”指的是特别的事情,或者是新出现的问题,过去没有遇见过,或是不解决不行的问题,但现行的法规条文没有明确规范等等,也就是说,特事都是超常规的事情,按常规的办法办不了、办不好。
这就需要在办事时灵活处置,用特别的措施、特别的手段来办理。
“特殊情况特殊处理”,是应把握的一条办事原则。
不论有多少“特殊”的理由,也要先把事情办好再说,许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。
“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。
还有一个古人特事特办的故事。
相传北宋时,皇帝的亲戚中有人认为财产分配不公,轮番到皇帝面前告状,搅得皇帝寝食难安。
丞相张齐贤见状对皇帝说:
“这些纠纷我能解决,请陛下允许我来全权处理。
”皇帝准奏。
于是,张齐贤把告状的人都找到相府里,问道:
“你们不是都认为对方的财产分得多,而自己分得少吗?
”皇亲们回答说是的。
张齐贤就让人把这些皇亲们的意思记录下来,并由本人签字画押。
然后找来两名官员,分别将甲家的人带到乙家去,又把乙家的人带到甲家,人换地方而一切财产都不移动,只是分财产的文书作一交换。
这样一来,双方都无话可说。
皇亲闹财产纠纷的问题随即解决了。
7、有事快办
快就能够赢得主动。
有事快办,就是办事要讲效率,不能拖拖拉拉。
我国自古就有“今日事今日毕”的格言。
有事快办,说到底是培养一种雷厉风行的作风。
一事当前,立刻去做,毫不犹豫。
对今天要办好的事情,要抓紧落实,决不拖到明天;对有时限要求的工作,正常时间完不成的,要加班加点,坚决按时完成任务;对那些时限要求宽松一点的工作,也要快节奏进行,以争取主动。
(二)特点
首先我给大家讲讲办公室工作特性。
只有懂得办公室工作的特性,才能了解办公室办文、办会、办事的特点和要求。
办公室工作有四个特性:
一是关键性。
办公室居于枢纽位置,是参谋部,智囊团,是中枢机构,是核心部门,处在承上启下的地位,在一个单位和机构中具有特殊的地位和作用,它的工作好不好对单位的影响很大。
一顿晚餐输掉了一场战争。
战国时候,宋国和郑国发生了一场战争。
战前宋国主帅华元搞赏三军,以迎战郑国军队。
在犒赏的过程中,华元的车夫羊斟没有分到羊肉,有人见了,建议华元给羊斟一块羊肉。
华元撇了撇嘴,不屑地说:
“打仗又不靠他!
”不多久,宋军与郑军决战。
两军鏖战正酣,忽然,羊斟驾着华元的战车直接冲向郑国军队的阵营。
眼看自己要孤身陷入敌阵,华元急忙呵斥羊斟,这时羊斟回头说了一句流传至今的“名言”:
“畴昔之羊,子为政;今日之事,我为政。
”意思是说,以前分羊肉的事,您说了算,今天驾车的事,我说了算。
说话之间,战车已经冲进敌营,郑军一哄而上把华元捆了个结实。
看到主帅被俘,宋军人心涣散,顷刻间土崩瓦解、一败涂地。
从这个事件我们可以发现:
车夫的工作虽然简单,但处在直接为主帅服务的核心位置上,其人品德行和业务水平就关系到主帅本人的安危,并由此而影响到整个军队乃至国家的安危。
办公室工作也是这样,他工作的好坏直接影响一个单位发展的大局。
二是服务性。
办公室是服务机关。
我们常说,办公室是“三服务”,为领导服务,为部门服务,为群众服务。
须按领导指示、意图办事,不能自作主张、自行其事。
俗称:
后勤部、百管部,为领导提供服务。
三是综合性。
办公室的工作涉与方方面面和各个部门,我们经常讲,办公室是不管部,哪个部门不管的事办公室都要管。
业务部门都提负一方面工作,专业部门承担专业工作。
而办公室具有综合性,有协助企业领导人指挥企业生产、经营全局、协且企业各部门工作的职能。
密切联系各方、沟通信息、协调步伐、襄赞谋划,促进企业整体功能的最佳发挥。
同时,要求办公室工作人员自身熟悉掌握本企业的全部业务,尤其是熟悉党和国家的方针、政策、法规。
四是机要性。
掌握企业文电印信、起草文件、常参加领导层会议,较其他部门接触领导机会多,知信息早,具有很强的保密性、机要性。
五是被动性。
办公室工作是根据领导工作的需要来开展的。
很多事先是不能预料的、偶发的、临时性的。
什么时候出现,自己不好安排,也无法事先安排。
在很大程度上是被动的开展工作。
2、从办公室的工作要求看,四个特点:
(1)与时性;办文处事讲究时效性。
讲究速度。
慢了延误了造成损失。
(2)突发性;重大问题,涉稳问题马上汇报,善于控制处置。
(3)锁碎性;办公室无小事,大事小事都要不怕麻烦认真对待。
(4)责任性(有效性)。
对所有事不马虎草率,讲究敬业精神,主要统统上述三性的工作具体体现,互为体现。
三、办公室工作原则
(一)准确
企业领导工作具有全局性和广泛性。
一纸命令、一项决策、一个指示,关乎数千人问题,有时一字之差会产生严重后果,“差之毫厘、失之千里”,容不得半点马虎和敷衍了事,须有认真的态度、过细的作风。
“准确”:
办文要准、办事要稳、情况要实、主意要慎。
切忌丢三拉四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数、不求上进、得过且过。
(二)高效
处理工作的快慢、效率的高低、质量的好坏,往往直接影响领导工作的进程,关系到整个企业的运转效率。
有时办事不与时、汇报不与时、处理不与时、丧失良机、贻误大事。
“高效”:
工作与时高效、尽可能的缩短办文、办事时限,切忌拖拖拉拉、疲疲沓沓、松散懈怠、拖泥带水。
(三)求实
一切工作的准则。
为领导决策提供参考依据,尤应认真负责、实事求是,否则可能造成领导工作失误。
“求实”:
一是一、二是二,不夸大,不缩小,老老实实、实实在在;切忌脱离实际、主管臆断、弄虚作假、谎报情况、信息不实,夹杂个人情感、报喜不报忧,甚至捏造事实。
(四)保密
任何企业都有自己的机密大事或不应公开之事,你都可能了解掌握,因此是必须遵循的准则。
“保密”:
守口如瓶、滴水不漏、提高警惕、严守纪律。
切忌麻痹大意、掉以轻心或为了炫耀“露一手”、“吹几句”。
4、办公室工作标准的发展趋势
(1)指导思想日趋科学化
(2)参谋作用日趋明显化
(3)工作效率日趋高效化
(4)管理方法日趋系统化
(5)信息体系日趋网络化
(6)工作手段日趋现代化
四、办公室工作人员的素质和能力
1、办公室工作人员的胜任条件
(1)应当具有良好的政治思想素质(政治条件)
(2)应当具有良好的组织管理能力(能力条件)
(3)应当具有旺盛的工作精力(身体条件)
2、能够正确理解和处理几个关系
(1)作用与作为的关系。
作用是客观的,作为是主观的,通过作为体现作用,要有作用要做
到为人要善,待人要宽容,遇挫折要平常心。
对利益要顺其自然。
(2)特点与特色的关系。
办公室工作特点:
一是以总经理、书记的工作为中心,二是由封闭
向开放型转变;三是由被动型向主动型转变;四是由程式化的经验型向高标准现代化的技术型、智力密集型转变,五是由单元型向多元型转变。
只有深刻把握特点,才能自觉开拓创新,创造工作特色。
(3)协调与协同的关系。
协调是办公室重要职能之一,几乎每天会遇到需协调的工作。
牵头协调不仅仅是布置工作还应主动跟踪协同做好工作,要有大局意识,主动协同其他部门共同做好工作,才能体现协调效果。
(4)传达与传言的关系。
办公室主任经常会受到领导指令,向某部门或某会议或某人传达相关工作要求指示等,必须原版不走样。
切忌自作主张,任意扩大和缩小领导的原话,更不能在领导身边,早得知信息或机要的内容向外传言。
做到不该说的坚决不说,不该看的坚决不看,不该听的坚决不听,不该传的坚决不传。
对于办公室工作用一句话概括就是:
累并快乐着。
因为办公室的工作非常平淡、琐碎、责任重、不见功,例如销售部可以有经营业绩,工程部可以生产部可以有记得在一次办公室工作年会上,听一位资深的办公室主任教导:
办公室就是一个“不管部”,就是哪个部门都不管的事都会堆到办公室;办公室也是一个“炼丹炉”,对于年轻人的成长和锻炼非常有益。
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