印章管理规定.docx
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印章管理规定.docx
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印章管理规定
有限公司
印章管理制度
文件类型:
管理体系文件
文件编号:
HS—2012—
文件页数:
拟定部门:
综合管理部
审核人:
批准人:
生效日期:
修改时间
版号/修改号
修改内容及原因
修改人
审核人
批准人
印章管理制度
一、总则
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,关系到公司正常的经营管理活动的开展,为防止意外事件发生,规避风险,规范公司印章管理,明确印章管理权限和使用。
二、适用范围
本制度适用于某某公司公文、便函、介绍信、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
三、权责
1、综合管理部负责公司印章的备案、刻制、变更、报废、更换工作。
2、综合管理部负责公司公章、合同章的使用和监管。
3、法定代表人或法人代表负责法人章的使用和监管。
4、财务部负责公司财务章的使用和监管。
5、各部门(中心)负责部门章的使用和监管。
四、具体制度
1、印章范围:
印章包含公章、合同章、财务章、部门章、私章、专用章。
2、印章的雕刻
2.1印章的刻制先由需求部门提出刻章申请,填写《印章雕刻申请单》经综合管理部审核,公司内部印章报总经理批准即可刻制,公司公章、财务章、合同章、法人私章需报企业法定代表人批准后方可刻制,统一由综合管理部办理。
2.2因印章自然损坏、名称变更,填写《印章雕刻申请单》经总经理批准后,与原章一同交予综合管理部办理印章增刻或更换。
3、印章的领取和保管
3.1公司各类印章领取前,由综合管理部统一留下开印模备案,领取人在《印章留模备案表》上签领。
3.2公司各类印章由各级和各部门依职权由专人领取并专管。
3.3专管人必须妥善专管好印章,不得转借他人或由他人代为专管。
3.4专管人因出差等原因不能履行印章管理权的,必须书面授权并得到印章保管责任部门的负责人批准后,方可交与他人专管,代其行使印章管理权。
4、印章的使用制度
4.1公章:
以公司名义对外发文、公司之间(公对公)发生业务时使用。
4.2合同章:
只用于公司向外部采购、销售公司产品所产生的各项业务购销合同、协议。
4.3财务章:
于公司各项款项的支出时使用。
4.4部门章:
于各部门向公司内发布通知、公告等公文时使用。
4.5私章:
由员工本人专管,于个人委托书、使用银行印章时使用。
4.6专用章:
用于某些专项、特定的情况(如档案专用章等)
4.7凡以公司名义发出的正式文件、签署的合同书、协议书、法律文书以及对外重要报表,均由总经理审核、批准签字后方可用印章。
4.8用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致(待用印章除外),不漏盖、不多盖。
4.9介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章,并交由档案室存档。
4.10对外签署的合同或协议、各类业务报表(财务报表、统计报表)及其他需用公司印章的文本等,须在合缝处加盖骑缝章。
4.11严禁在空白单证、纸张、空白介绍信、空白便函、空白授权委托等一切空白文件、合同和协议上加盖印章。
确因业务需要,须经总经理批准后方能盖章,已盖公章的文件若不能使用,必须交回办公室销毁。
4.12因工作事项紧急需盖公章而公司分管领导外出未能签批的,电话向领导说明原因,征得同意后方可用印,事后承办人要尽快补办签批手续。
5、印章的使用申请程序
5.1公章、合同章
5.1.1申请人持经本部门负责人、综合管理部、总经理同时批准的《印章使用审批表》和需盖章的文件到综合管理部填写《印章使用登记表》登记,由综合管理部盖章。
5.2法定代表人私章
5.2.1申请人持经本部门负责人、综合管理部、总经理同时批准的《印章使用审批表》和需盖章的文件到综合管理部填写《印章使用登记表》登记,由法定代表人或法人代表盖章。
5.3财务章
5.3.1申请人持经本部门负责人、财务部负责人、总经理同时批准的《印章使用审批表》和需盖章的文件到财务部填写《印章使用登记表》登记,由财务部负责人盖章。
5.4部门章
5.4.1申请人持经部门负责人审批后的《印章使用审批表》和需盖章的文件到部门负责人处填写《印章使用登记表》登记,由各部门负责人盖章。
5.5其他印章
由专管人自行登记、使用。
5.6印章外带
印章使用原则上不许带出公司,因实际工作需要,申请人确需将印章带出公司使用的,必须填写《印章外借申请单》经相关人员批准,方可携带使用,印章借出当天必须归还,如因其它特殊情况不能当天归还的需总经理审批。
6、印章的授权制度
6.1印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章保管责任部门的负责人应指定他人管理,印章专管人员要向代管人员授权并交代工作,交代用印时注意事项。
专管人员正常上班后,代管人员应向专管人员交接工作,登记用印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。
交接工作时,应严格办理交接手续,登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。
交接人员签字,印章保管责任部门的负责人签字认可后备存。
6.2授权人必须填写《印章使用授权表》拟定授权委托书,注明授权内容、授权时间、被授权人并加盖私章(亲笔签名)。
6.3授权前,必须将授权印章用信封装好并在封口处盖上标记。
6.4被授权人每次不得少于3人,启用授权章时,必须三人同时在场拆封、使用,少一人不得拆封。
6.5拆封使用后,必须三人同时在场将授权章装好并在封口处盖上标记锁好后,三人同时离开现场。
6.6授权委托书应向档案室报备存档。
7、印章的报废制度
7.1印章的报废包括不适用报废、磨损报废、遗失报废等。
7.2经确认作废的印章,由使用部门(专管人)提出报废申请,填写《印章报废申请单》,经部门负责人、总经理批准后,由综合管理部销毁,公章、合同章、财务章、法定代表人私章必须经法定代表人批准后才可销毁。
8、印章专管人的责任
8.1.印章专管人须填写《承诺书》,并向档案室报备存档。
8.2印章专管人必须妥善专管印章,如有遗失,必须及时向总经理报告。
8.3印章专管人员,每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁好,妥善专管,不得将印章存放在办公室桌内。
8.4印章专管人要坚守原则,遵守保密制度,必须严格执行印章管理制度,凡不符合本制度者,一律不得用印。
8.5印章专管人员调离或因各种原因离岗时,必须将印章交回部门负责人处,不得随意转交给他人专管,股东会应提出建议指定他人管理印章,并及时办理交接工作,交代用印注意事项,并对印章专管人员进行离岗审查。
8.6公司所用印的文件、资料、附件资料、用印审批表、印章使用登记表及印章使用授权表等年终由综合管理部整理后,交由档案室装订存档备案。
8.7凡违反本制度者,一经发现,每次扣款100元,并取消其印章专管权。
给公司造成重大损失者,移交公安机关处理。
五、法律责任
1印章专管人员必须妥善专管印章,如有遗失,必须及时向公司领导报告。
2任何人员必须严格依照本办法制度程序使用印章,未经本办法制度的程序,不得擅自使用。
3违反本办法的制度使用印章,造成丢失、盗用、仿制等,依情节轻重,对责任者分别进行批评教育、处分、处罚直至追究法律责任。
六、本制度最终解释权归综合管理部,此前与本制度相冲突者,均以本制度为准。
七、本制度自董事长或总经理签发之日起生效。
某某公司
201年月日
八、相关附件:
附件1:
《印章雕刻申请表》
附件2:
《印章留模备案表》
附件3:
《印章使用登记表》
附件4:
《印章使用授权表》
附件5:
《印章报废申请表》
附件6:
《印章外借申请表》
附件7:
《承诺书》
附件8:
《印章使用审批表》
附件1:
印章雕刻申请单
印章全称
申请部门
申购类型
新增()更换()增刻()遗失()
印章用途
雕刻要求
需要日期
备注
申请人:
部门负责人:
总经理:
附件2:
印章留模备案单
印章全称
印模式样
印章管理部门/岗位/责任人
领用人
领用日期
经办人:
审核人:
附件3:
印章使用登记表
序号
日期
印章种类
文本名称及摘要
页数
份数
存档
申请人
用章部门
年
月
日
公章
财务章
合同章
部门章
法人私章
专用章
是
否
附件4:
授权印章全称
授权印模式样
授权人
授权人岗位
被授权人
被授权人岗位
授权行使内容
授权起止日期
印章使用授权表
授权人签字:
被授权人签字:
见证人签字:
附件5:
印章报废申请表
印章全称
申请部门
申请人
报废原因
申请日期
报废日期
部门负责人:
综合管理部经理:
总经理:
附件6:
印章外借申请表
借用部门
借用人
联系电话
印章全称
借用期限
年 月 日 时至 年 月 日 时止
用途
实际归还时间
年 月 日 时
随同人员签名
部门负责人:
综合管理部/财务部:
总经理:
附件7:
承诺书
公司
本人于年月日起负责专管公司章,承诺按印章管理制度严格执行,若因自身专管、使用不当引起的不良后果,或被查实属违规用印,愿意承担一切经济责任和法律责任。
承诺人:
年月日
附件8:
印章使用审批表
用印部门
用印日期
印章类别
用印材料份数
用印内容(材料名称)
经办人
部门责任人审核
综合管理部/财务部审核
总经理审批
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