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公文XX百科
第一节公文的特点与功能
公文是国家机构或一定的社会组织在公务活动中行使职权、实施管理而形成的具有法定效力和规范体式的文件。
一、公文的特点
(1)由法定的作者制发。
公文的法定作者,决定了公文具有法定代言人的作用。
(2)法定现实执行效用。
公文一旦制发,对受文者在规定的时空范围内,有强制阅读、办理、复文的法定执行效用。
(3)具有规范的体式。
公文必须具备有国家统一规定的规范体式,这样才能维护公文的权威性、准确性与有效性。
(4)履行法定的程序。
制文与收文处理必须履行法定的程序。
二、公文的功能
(1)传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令,发挥领导与指导作用。
(2)公文是下级机关请示、报告工作,反映情况、沟通自下而上纵向联系的基本手段,发挥着纵向沟通作用。
(3)用于发布行政法规与规章,发挥规范作用。
(4)公文是机关之间横向联系的纽带,发挥着横向联系作用。
(5)公文具有较强的政策性、理论性,发挥着宣传教育作用。
(6)公文是机关社会活动的真实记录,具有重要的凭证作用。
第二节公文的种类
一、公文的分类
1.根据其形成和作用的公务活动领域,可分为通用公文和专用公文
(1)通用公文(行政公文),指各类各级机关、团体都可普遍使用的文件。
(2)专用公文,指在一定专业机关和业务范围内使用的文件。
2.根据公文的机密程度,可分为六种
(1)对外公开公文,指无密可保,可以对国内外公开发布的文件。
(2)限国内公开公文,指只在国内公开发布的文件。
(3)内部使用公文,指只限于机关或系统内使用的文件。
(4)秘密公文,指含有一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损失的文件。
(5)机密公文,指含有重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重损失的文件。
(6)绝密公文,指含有最重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损失的文件。
3.根据公文的行文方向,可分为三种
(1)上行文,指向具有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文。
(2)下行文,指向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。
(3)平行文,指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文。
4.根据内容的性质,可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性六种公文
5.根据处理时限的要求,可分为三种
(1)平件,指可按常规时间依次处理的公文。
(2)急件,内容重要,时间紧急,需要打破常规优先传递处理的公文。
(3)特急件,指内容特别重要,时间特别紧急,已临近规定的办结时间,需要立即优先迅速传递处理的公文。
6.根据来源,可分为收文、发文两种
二、通用公文的文种
公文文种,即公文的名称。
它能表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制文的目的要求等。
我国目前行政、党内通用的公文文种,主要有:
1.规范性公文
指以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章等。
(1)条例。
用于对某一方面的行政工作比较全面、系统的规定。
(2)规定。
用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
(3)办法。
用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(4)通报。
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(5)决定。
适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.公布性公文
指直接向国内外公开发布的公文。
(1)公告。
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
(2)通告。
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
4.陈述呈请性公文
用于汇报工作,陈述情况,提出建议,请求指示或批准的公文。
(1)议案,适用于各级人民政府按照法律程序向同级人代会或其常务委员会提请审议事项。
(2)请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
(3)报告。
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(4)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5.商洽性文件
指不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
如:
函。
6.会议文件
指会议讨论和研究问题后形成的文件。
它是会议指导思想、主题内容、会议进程等全部活动的反映与记录。
会议纪要。
用于记载和传达会议情况和议定事项。
中国共产党机关的通用公文文种主要有:
条例、规定、决定、决议、指示、意见、通知、通报、批复、公报、请示、报告、函、会议纪要等14种。
第三节公文文体与结构
一、公文文体
文体即文章的体裁。
体裁是由表达方式决定的。
公文是一种采用白话文形式,兼用叙述、说明、议论三种表达方式构成的特殊应用文体。
它具有应用文的基本属性,也有区别于其他文体的特殊属性:
直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
二、公文的结构
公文的结构。
指公文的组织构造。
它具有规范性和相对确定性的特点。
(一)公文的基本组成部分。
指所有公文必须具备的项目。
1.标题
公文的名称,一般由发文机关名称、内容与文种组成。
其作用是概括揭示公文内容;为查找利用与管理公文提供一个检索标识。
2.正文
公文的主体部分。
表达信息和发文意图。
一般由导语、主体、结语组成。
3.作者
又称发文机关,制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。
其作用是表明公文的责任者和法定权威性,间接表明公文的空间效力范围。
4.日期
又称成文日期。
指形成公文的具体时间。
通常以领导人签发的日期为准;联合发文,以最后签发机关签发日期为准;经会议讨论的公文,以会议通过的时间为准;电报以发出日期为准。
5.印章或签署
印章指发文机关在公文上留下的印记;签署指签发文的领导在公文正本上签(署)注的姓名。
两者均为公文作者合法性;真实性以及公文效力的标志。
6.主题词
用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的名词术语。
其作用是简洁而准确地揭示公文内容;为主题检索法的运用提供检索标识;为以计算机等现代信息手段处理与管理公文和档案奠定基础。
(二)公文的其他组成部分。
根据具体情况而决定取合的项目。
1.文头
又称版头,是公文制发机关的标记。
由发文机关全称或规范简称加“文件”二字构成。
其作用是强调公文责任归属者;表明公文性质或发送范围。
2.发文字号
指作者对其所制发的公文依次编排的顺序代码。
由机关代字、发文年份与发文序号组成。
其作用是为检索;引用提供代号;为统计、管理公文提供依据。
3.签发人
代表机关核准并签发文稿的领导人的姓名,用于上行文。
4.保密等级
公文涉密程度标志。
其作用是表明公文涉密的程度与保密要求。
5.紧急程度
公文送达和办理时间要求的标志。
其作用是维护公文的时效性。
6.主送机关
指收受公文并对公文负主办或答复责任的机关全称、规范简称或统称。
其作用是表明公文效力所及的范围。
7.附件及其标(志)记
附件指附属于公文正件的其他材料。
有附件的公文,需在公文正件上作出附件标记,即注明附件标题、件数、份数等。
8.抄送机关
指需要了解公文内容而不需要承担主办或答复责任的机关,其作用是与有关方面沟通情况,相互配合。
9.注释
指对公文中有关名词术语以及有关事项的注解、说明。
10.印发说明
是对公文印发部门名称、印发日期与印发数量与情况的说明。
二、行文规则的基本内容
1.根据机关之间的工作关系准确行文
机关之间的工作关系主要有四种。
即领导与被领导关系,指导与被指导关系,平行关系和不相隶属关系。
它决定了公文传递的三个方向,即上行文、下行文和平行文。
正确选择主送机关,这是公文能否得到及时处理的关键。
除普发性公文外,通常一件公文只选择一个主送机关,而不应多头主送。
4.坚持“党政分开”的原则
党政机关应在各自的系统内制发文件。
不能互发领导性、指挥性、呈请性等方面的文件。
应各负其责,尽量减少联合行文。
5.联合行文时,作者应是“同级机关”
由于工作需要,以两个或两个以上机关或组织的名义共同制发公文.这些机关或组织必须是级别层次相同或相近。
6.行文前必须对有关问题协商一致
为维护政令一致,凡下行公文的内容涉及其他机关(部门)的职权范围时,行文前必须就有关问题协商一致,否则一律不得各自按照自己的意见向下行文。
7.严格控制公文数量,简化行文手续
公文应少而精,注重实效,应严格控制发文数量与发文范围。
同时,应简化行文手续,减少行文的中间环节,重视现代化传播工具的运用
一、公文写作前的准备
1.明确行文目的要求
行文目的与要求是确定公文主题、收集材料以及选择文种的重要依据。
2.确定主题
有些公文的主题,可以根据领导人授意而直接表述,而有些公文的主题,则需要在调查研究和分析材料的基础上逐步形成与明确。
3.选择文种
选择文种的主要依据是:
遵循国家机关关于公文处理法规中有关文种的规定,从中选择适宜的文种;依据作者与主要受文者之间的工作关系选用相应的文种;依据制发机关的职责地位选用恰当的文种;依据行文目的选择文种。
4.调查研究。
收集材料
材料是写作的基础,在明确行文目的要求,选定文种之后,就应进行深人的调查研究,收集和占有材料。
5.选择表达方式
在写作前,应依据公文性质与行文目的要求,确定表达方式。
二、撰拟文稿
1.安排结构
(1)确定公文的组成。
公文的组成必须完整,不仅要有基本组成部分,而且要根据特殊需要选取其他组成部分。
(2)确定正文的表述次序。
在安排表述次序时,要照顾不同文种的特点,根据其反映信息的角度与方式以及信息容量采用不同的排列形式。
(3)安排层次、段落间的衔接与转换。
各层次、各段落之间要相互连接,前后贯通,转折过渡自然,结构严密完整。
(4)写好开头与结尾。
公文的开头主要采用“开门见山”式的平实的写法;结尾强调“言止而意尽”。
2.拟写提纲
提纲一般包括:
标题,开头,正文的表述层次与各层次的论点、论据、字数安排、结尾方式等。
3.书写文稿
文稿应书写在具有规范格式的发文稿纸上(图文区内),人名、地名、时间、数字、行文必须准确、具体。
三、审核修改
审核修改的步骤是,先由撰文者自己反复推敲修改;重要的文稿还要组织讨论,最后提交主管领导人和综合办公部门核稿。
一、命令(令)
1.命令(令)的特点
命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员。
命令(令)由国家最高权力机关、行政机关、国务院各部委、地方权力机关和行政机关使用。
命令(令)具有强黼性、指挥性、权威性等特点。
2.命令(令)的种类
命令(令)按用途可分为以下几种:
(1)颁布令。
用于颁布重要法律、法令、法规和规章。
(2)行政令。
用于发布重大强制性行政措施。
(3)奖惩令。
用于表彰有功人员或惩戒有过人员。
(4)任免令。
用于国家高级行政领导干部和其他工作人员的任免。
一般由国家权力机关、行政机关及其领导人使用。
(5)撤销令。
用于撤销下级机关不适当的决定。
3.命令(令)的撰写要求
命令(令)一般由标题、发文字号、正文、落款四部分构成。
颁布令的正文由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求构成;行政令的正文由命令原因、命令事项、命令要求构成;任免令的正文由任免决定和任免内容构成;奖惩令的正文由奖惩原因、奖惩决定、奖惩希望和要求构成;撤销令的正文由撤销依据、撤销决定和要求构成。
撰写命令(令)的要求是内容完整、行文简洁、语言严肃庄重。
二、决定
1.决定的特点
决定适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
其主要特点是兼具规范性与领导指导性。
决定可针对反复发生的普遍性事务,反复适用,在较长时间范围内规范人们的行为,可作为法规和制度的表现形式,但在实际工作中更多地用于记载和传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出决策,具有较强的政策性,是领导指导工作的准则。
2.决定的种类
(1)领导指导性决定。
侧重于统一认识和确定某一方面的方针政策,具有很强的纲领性、规范性和政策性。
(2)知照性决定。
用于安排处理某一具体问题、或公布重大决策意见。
(3)表彰处分性决定。
用于表彰好人好事或批评坏人坏事。
3.决定的结构与写法
决定一般由标题、正文、发文机关和成文日期组成。
正文应写清楚根据原由、决定事项和执行要求。
领导指导性决定,政策性、理论性较强,要求主题集中,根据充分,观点明确;知照性决定可写得具体简要,以便执行;表彰处分性决定,应写得严谨庄重、词义明确、分寸适宜、语气肯定。
三、通知
1.通知的特点
通知是具有多种功能,使用频率很高的机关常用公文。
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
通知的主要特点:
(1)应用广泛,使用频率高。
(2)行文方向限制不严格,基本上是下行文,但也允许主送平级和不相隶属机关。
(3)内容单纯,一文一事,行文简便。
2.各类通知的撰写要点
(1)指示性通知。
指示性通知指用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项的通知。
其正文一般写通知缘由、通知事项、执行要求,要求明确阐述制发通知的政策依据、法规依据与行文目的,具体交代工作任务与执行要求。
(2)转发、批转公文的通知。
转发、批转公文的通知其主要作用分别是扩大一部分公文的有效范围并使之更加具体化(转发);使一部分公文升格赋予其在更大范围产生效用的条件(批转)。
撰拟转发公文的通知时应注意、转发的对象是自己上级、同级或不相隶属机关的公文,应写明所转公文的发文机关、标题以及转发机关对下级的原则要求,在评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见。
撰拟批转公文的通知时应注意,批转的对象是自己下级机关单位的公文,通知本身就是一个批示,可以对批转对象提出包括批评性意见在内的各种评价意见。
(3)知照性通知。
知照性通知用于知照各有关方面需要周知而不需要直接执行或办理的事项。
这类通知可下行、平行乃至于上行。
其所涉及的事项主要是:
成立或撤销机构或组织;启用或废止印章;变更一些组织或刊物的名称;任免干部;出版发行刊物等。
写作时,要求将事项简要交代清楚,不必予以评论评价,也无需阐发意义目的。
(4)会议通知。
会议通知在写作时可繁可简,其繁简程度视会议内容规模而定,所写内容,应准确具体,无一错漏。
3.通知的写作要求
(1)主题集中。
每件通知要求明确说明一件事情,布置一项工作,不要试图在一件通知中表述许多事情和达到多种目的。
(2)重点突出,措施具体。
通知的写作要点在于将通知事项交代清楚,使受文者能够正确理解并准确执行。
(3)讲求时效。
为了加快执行与办理的节奏,对于通知的撰制、传递都要求及时、快捷,提高效率,以免贻误时机。
四、通报
1.通报的特点
通报属普发性下行文,可分为表彰性通报、批评性通报、事故通报、情况通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。
通报的主要特点是:
具有教育性;较强的时效性。
2.各类通报的撰写要点
通报一般由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期构成。
表彰性通报的正文写作内容为:
先进事迹或经验;评价分析;决定事项及希望号召。
批评性通报的正文写作内容为:
主要错误事实;分析评价;对当事人的处理意见及应吸取的教训。
事故通报正文的写作内容为:
事故概况;分析说明;原则性要求、措施、处理决定。
情况通报正文的写作内容为两种组成方式:
一种只对有关事实作客观叙述;另一种除此外还对情况加以分析说明,有时提出对策意见。
3.通报的撰写要求
(1)通报内容应有典型性。
(2)内容真实、准确。
(3)主要运用说明与叙述的表达方式。
五、批复
1.批复的特点
批复是答复下级机关请示事项的下行文。
其主要特点是:
具有法定的权威性与执行性;具有被动性;具有明确的针对性。
2.批复的种类
(1)对请求帮助解决问题的批复。
这类批复表态明确,并针对请示事项提出具体意见和执行的方式与要求。
(2)对请求批准事项的批复。
这类批复是表态性的,是完成某一事项的法定的或组织的手续。
(3)对不明确问题作出回答的批复。
3.批复的结构与写法
批复由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期组成。
批复的正文主要写两项内容:
批复依据,指明针对的来文,简要交代形成答复意见的过程;批复内容,是针对请示内容给予的具体指示答复,包括批复态度和批复意见。
常以“此复”“特此批复”等结束。
4.批复的撰写要求
(1)撰写批复前要进行充分的调查研究工作。
(2)批复意见应明确、具体、可行。
(3)态度必须明朗,有问必答。
(4)内容较复杂、事项较多时,可分条列项表达具体意见。
(5)保持针对性,不涉及对方请示问题之外的事务和问题。
一、请示
1.请示的特点
请示属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。
主要特点:
使用范围广泛;具有强制回复性质。
请示主要有三种类型:
建议性请示,一般由业务主管部门就某一带全局性的问题提出解决的办法,请示上级机关批转各地贯彻执行;批准性请示,就解决具体问题提出办法供上级裁决的请示;答复性请示,就疑难问题请求给予明确解释答复的请示。
2.请示的结构与撰写
请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关与成文日期组成。
正文一般写三项内容:
请示理由、请示事项、请求要求。
3.请示的撰写要求
(1)一文一事。
主送一个机关,一般不越级行文。
(2)观点明确,请示理由与事项清楚具体。
(3)陈述理由时应客观充分,不讲空泛的大道理,更不宜带有教训人,强加于人的语气。
(4)未获上级批复前,不能抄送给自己的下级。
(5)讲究有关内容的安排与表达次序。
(6)用好附件以简化正文。
二、报告
1.报告的特点
报告属陈述性的上行公文,适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
报告是上级机关了解下情,制定方针政策、指导工作的重要依据,是下级机关向上级机关反馈信息、沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。
报告的特点:
为各机关普遍使用;一般可制发于事后;不具备强制复文的性质。
2.报告的种类
报告按内容与用途分,可分为三类:
其一,工作报告。
以汇报工作为目的,写作内容为工作进程与成绩、工作措施与经验、工作中的缺点与不足、今后工作安排。
其二,情况报告。
是以汇报对某一具体问题、某一事件或某方面情况调查了解和处置为内容的报告;其三,回复报告。
是汇报完成上级机关布置的任务,答复上级机关的询问而写的报告。
(1)重点突出,内容有新意。
(2)及时行文,注意时效。
(3)真实准确,明确具体。
(4)报告中不要夹带请示事项。
三、意见
1.意见的特点
意见用于对重要问题提出见解和处理办法。
意见有两种行文方向;下级机关上呈的意见,属具有建议性质的陈述呈请性上行公文;上级机关下发的意见,属具有指示性质的领导性指导性下行公文。
意见的特点:
行文方向的多向性;作用的多样性;效力的灵活性。
2.意见的写法
一般由意见缘由和意见内容两部分级成,两者之间通常由“现提出以下意见”作为过渡。
意见内容为写作重点,内容较多时,可分条列款,提出解决问题的办法。
文末常用“以上意见,请予考虑”、“以上意见供参考”、“以上意见如无不妥,请批转有关部门执行”等惯用语作结。
3.意见的撰写要求
(1)反映情况真实,观点明确。
(2)意见具体可行,恰如其分。
(3)行文及时。
四、议案
1.议案的特点
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
我国实行人民代表大会制度,人民代表大会是国家和地方的最高权力机关,国家和地方行政机关、审判机关、检察机关均由同级人民代表大会产生,并对其负责,受其监督。
从这个意义上看,议案具有上行文的性质。
议案的特点:
制做主体的规定性,即议案的制做主体是乡镇以上各级人民政府,人大代表也可以将重要事项写成议案,提请人民代表大会审议;制作程序的法定性,即从议案的提出到审议、等每一个环节都必须依照法律程序进行;内容的特定性,即所提议案的内容必须是属于同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会职权范围内的问题,不属此范围的改作建议或意见处理;建议的可行性,即所提建议必须言之成理,符合实际,切实可行;内容的单一性,即一事一案。
2.议案的写法
议案的一般由标题、主送机关、正文、落款组成。
议案的正文应写明所提议案的缘由、依据、具体事项、办法与措施等。
最后常用“请审议”、“现提请审议”等习惯用语作结。
第四节公布性公文的撰写
一、公告
1.公告的特点
公告是用于向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的公文。
其主要特点是:
庄重性、广泛性、新闻性。
一般由国家权力机关、行政机关和某些法定机关以及被受权部门使用。
2.公告的结构与写法
公告由标题、正文、发文机关和成文日期组成。
正文主要写两项内容:
公告依据和公告事项。
可用“特此公告”、“现予公告”作结语。
3.公告的撰写要求
(1)注重公告的严肃性,不宜随意使用。
(2)语言精练,语气庄重。
一、函
1.函的特点
函用于平级或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,是典型的平行公文。
函的主要特点:
灵活简便;内容单纯;具有公文的法定效用。
函依格式正规、郑重的程度,分为公函与便函;依行文主动与否,分为主函与复函。
2.各类函的撰写要点
(1)商洽公务的函。
发函写明根据理由和商洽的具体事项,要求观点明确,意见具体,词语得体、清楚。
复函应对来函要求予以确切答复,要求用词准确、简要。
(2)询问和答复。
问题的函。
询问函要求内容集中,方便对方答复;复函应针对所提问题及时明确答复。
(3)请求批准的函。
要求理由充分,事项明确、具体、合理,一文一事,其正文组成与请示相近。
3.函的撰写要求
(1)行文郑重,体现平等、坦诚精神。
(2)表达概括、简约、明了。
(3)用语谦和,讲究礼节。
(4)正确使用专用词和惯用语。
二、会议纪要
1.会议纪要的特点
会议纪要用以记载,传达会议情况和议定事项。
主要特点:
是对会议情况与议定事项的报道;对与会单位或下属单位具有约束力;其性质取决于会议的内容性质与印发会议纪要的目的要求,可具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性多种性质。
2.会议纪要的结构与写法
会议纪要由标题、成文日期(用圆括号标注于标题正下方)、正文组成。
正文可根据会议性质采用多种表述方式,但一般应写明三项内容:
会议基本情况;会议讨论与决定的问题;会议希望与要求。
3.会议纪要撰写要求
(1)真实准确地反映会议内容。
(2)突出重点,简明精炼。
(3)层次分明,条理清楚。
第二节收文处理程序与方法
一、收文处理的一般过程
收文处理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。
收文处理的一般程序为:
公文签收、公文登记、审核、分办、公文摘编、拟办、批办、承办、注办、组织传阅、催办。
上述环节完成后,进入办毕公文的处置阶段。
上述环节,也可按办理与管理两个基本性质,分为收支办理与收文管理两大类活动。
前者包括:
拟办、批办、承办、注办;后者包括:
签收、登记、审核、分办、公文摘编、组织传阅、催办。
二、收文办理活动的方法要点
1.拟办
由部门负责人或有关人员对公文进行阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关(部门)领导者审核定夺。
拟办实为一项辅助决策活动,目的在于为决策活动提供可选择的方案。
并非所有公文都需经过拟办。
如何做好拟办工作:
(1)认真研读公文,真正弄清对方的意图、问题的性质与实际状况;
(2)意见要简明、具体、得体,拟办意见是一种请示或建议,语气应与该性质保持一致;
(3)同时提出两个以上方案时,应将倾向性意见放在前面;
(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中,并签注拟办人姓名与日期;
(5)当公文所涉及的问题较易处理,
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