偏差管理规程.docx
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偏差管理规程.docx
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偏差管理规程
目的:
明确和规范偏差处理程序,确保任何与产品质量有关的偏差得到有效的调查和评估,并采取及时有效的纠正和预防措施,保证产品质量的安全性、有效性以及质量的可控性,防止类似偏差再次发生。
范围及职责:
本文件适用于生产、检验、管理等全过程发生中的任何与产品质量相关的偏差。
在出现偏差时各部门应严格按此文件执行,本文件正式执行前由各部门负责人负责培训本部门员工。
依据:
《药品生产质量管理规范》(2010年修订)第十二条、第二百二十二条。
内容:
1.定义
偏差:
偏差是指偏离已批准的程序(指导文件)或标准的任何情况。
包括任何与产品质量有关的异常情况,如物料、产品检验结果超标;物料、产品存贮异常;设备故障;校验结果超标;环境监测结果超标;客户投诉等;以及与药品相关的法律法规或已批准的标准、规程、指令不相符的意外或偏离事件。
2.分类
“偏差”,本没有程度大小之分,所有偏离已批准的程序或标准的情况都属于偏差的范畴,但根据其发生的概率及其对产品质量的潜在影响,将其分为严重偏差、重大偏差、微小偏差三类:
2.1严重偏差(编号01):
违反国家法规,严重危及产品质量安全和产品质量形象,及对产品质量的影响导致或可能导致整批报废或成品召回的偏差。
如:
•投料错误;
•使用的原辅料未经质量部门放行;
•在水系统中发生影响产品质量的错误行为;
•在生产过程中出现的可能导致产品被污染的事件;
•QC提供不正确结果导致生产状态的改变,导致最终产品不合格;
•在产品中含有异物;
•已完成包装的产品上的标识错误;
•使用过期物料或存在潜在的质量风险;
•多个重复出现的同类重大偏差合并升级为一个严重偏差;
2.2重大偏差(编号02):
不会直接影响产品的安全和功效,影响产品质量,在批准继续生产之前要矫正措施。
如
•投料量错误(但最终确认不是导致产品不合格的根本原因);
•收率超过设定的范围且原因不明;
•关键的质量数据丢失导致在工艺统计中无法记录,例如:
过程控制检验数据或质量管理体系验证数据或包装重量记录的丢失;
•在批记录中关键或重要的记录细节丢失导致在工艺统计中无法记录,例如:
原料批号、数量、关键时间检査等记录的丢失;
•样品送样登记中记录不正确的信息;
•标识问题:
缺少标识、标识错误或标识的信息与文件矛盾;
•程序执行不规范,例如没有按客户协议执行等;
•多个重复出现的同类微小偏差可以合并升级为一个重大偏差。
2.3次要偏差(编号03):
对产品质量不会产生影响的偏差,或有预期的临时性调整;如:
•产品状态标识内容的缺失;如合格证上有品名、批号、数量,但未注明工号;
•在使用之前发现的标识的错误;如未将“待检”状态牌及时换成“合格”状态牌;
•样品标识丢失;如零配件拆除了外包装;
•在使用之前发现仓库发送了错误的物料;
•生产车间不够清洁和整齐;
•在生产使用前发现仓库送来的原料已过复检期或状态很差等等;
•其他
3偏差产生来源(范围)
3.1文件及记录:
在文件、记录等方面产生的任何不符合性,包括使用错误的文件版本、未批准的文件、文件丢失、未按照批生产记录的规定执行、未按照规定的步骤次序执行、不规范的或不完整的记录、记录不全、计算错误、改写未有适当的解释等偏差;
3.2物料:
在原辅料、包装材料等方面产生的任何不符合性,包括:
3.2.1入库时的偏差:
使用未经批准的供应商、物料与订单不符、包装破损或污染、物料数量错误、物料标示不清或错误等偏差;
3.2.2发料时的偏差:
物料超出有效期、贮存期、复验期,批号、数量、重量错误等偏差;
3.2.3因保管、运输不当引起的偏差:
受潮、破损、丢失等偏差;
3.2.4仓库保管环境偏差:
温度、湿度超出规定范围、虫害监测结果超标等偏差;
3.2.5在取样、生产使用过程中发现原辅料、包材异常等偏差;
3.2.6其它与物料管理相关的偏差:
相关文件缺失、物料状态的改变未按规定的流程执行等偏差。
3.3公用系统:
影响到厂房、设施、公用系统等方面的任何不符合性,包括
3.3.1空调系统运行偏差:
压差不符合规定、过滤器出现故障导致环境受污染等偏差;
3.3.2工艺用水运行故障或供应异常,使水质受影响;蒸汽等供应异常等偏差;
3.3.3电力供应不正常,使生产中断等偏差;
3.3.4压缩空气不符合规定等偏差;
3.3.5与公用系统相关的其他偏差情况。
3.4设备及仪器:
影响到设备及仪器等方面的任何不符合性,包括
3.4.1生产设备、检验仪器、计量器具在使用过程中出现故障等偏差;
3.4.2生产设备、检验仪器未进行定期校验和维护等偏差;
3.4.3计量器具:
设备仪表精度超出规定范围、未在规定期限内进行校验、缺少校验标识等管理不符合规定的偏差;
3.5环境控制:
在环境监测方面的任何不符合性,包括空气悬浮粒子或浮游菌不符合规定、高效过滤器泄露试验未按要求进行、人员微生物测试超标等偏差;
3.6生产过程:
用于生产过程等方面的任何不符合性,包括
3.6.1使用的物料批号、数量错误等偏差;
3.6.2异物混入等偏差;
3.6.3任何违反SOP的操作、使用容器或标识混乱、使用超过清洁有效期的容器和设备等偏差;
3.6.4生产过程中出现异常情况等偏差;
3.6.5产品收率或物料平衡率等偏离正常范围的偏差;
3.6.6因清洁、清场不彻底或管理不当,导致混药、混批等混淆或污染等偏差;
3.6.7未及时正确填写批生产记录,导致无法追溯当时的生产情况等偏差;
3.7检验:
用于检验过程等方面的任何不符合性,包括
3.7.1超标准结果,包括任何单个值不符合已建立的质量标准等偏差;
3.7.2检验设备超出可接受的校验限等偏差;
3.7.3出现违反机器操作程序及检验程序等偏差;
3.7.4试剂、溶液的配制错误或使用了错误的样品、试剂、溶液等偏差;
3.7.5样品保管不当,发生了混淆、变质等偏差;
3.8取样
3.8.1由取样造成的品种或批号混淆、取样量错误等偏差;
3.8.2由取样工具、方法不当引入的对原辅料、样品的污染、损失、损坏等偏差;
3.8.3取样时发现样品包装、外观性状、状态标识有异常等偏差;
3.9确认或验证:
3.9.1确认或验证方案未经审核、批准等偏差;
3.9.2确认或验证实施未按原方案进行等偏差;
3.9.3确认或验证结果不符合规定等偏差;
3.9.4确认或验证报告未经审核、批准等偏差;
3.9.5验证结果未确认工艺规程和操作规程等偏差;
4不适用于偏差处理的范围
4.1在生产过程中发生的产品缺陷是表面的或本质上无关重要的;
4.2依据变更控制系统对实践、标准、记录和/或程序进行有计划的变更。
5偏差处理流程
采取基于风险的管理方法,流程包括以下步骤:
是
否
确认
不能确认
5.1偏差的识别、记录和报告
5.1.1相关人员发现偏差以后,对偏差进行级别和种类的判断,应立即记录并报告。
5.1.2执行紧急措施
5.1.2.1若偏差涉及安全问题或者其他紧急的情况,偏差发生部门的负责人根据公司的安全程序和其他适用的程序,判断并执行偏差的紧急处置措施,以放置偏差继续扩大或恶化,并增强对相关潜在受影响产品的控制。
紧急处理措施包括:
——暂停生产;
——物料或产品隔离;
——物料或产品分小批;
——设备暂停使用;
——紧急避险。
5.1.2.2执行的所有紧急措施都必须在偏差记录中进行及时完整详尽的记录。
5.1.2.3若偏差涉及安全问题或者其他紧急的情况,偏差发生部门的负责人根据公司的安全程序和其他适用的程序,判断并执行偏差的紧急处置措施,以放置偏差继续扩大或恶化,并增强对相关潜在受影响产品的控制。
5.1.3偏差的报告
5.1.3.1偏差定义中的任何事件都要以“偏差报告处理单”(附录A)的形式立即报告给发现部门的主管/经理和QA人员。
5.1.3.2化验室出现的任何超标事件,首先执行《实验室偏差管理规程》,如确属非实验室偏差,以“偏差报告处理单”的形式报告。
5.1.3.3对于投诉事件,首先鉴定该投诉样品非假药,以“偏差报告处理单”的形式报告。
5.1.3.4重大问题执行公司《产品质量事故处理》相关规定。
5.1.3.5偏差由发现人填写“偏差报告处理单”,详细描述偏差事件的内容。
内容包括:
产品、原料或机器名称,批号/机器编号、工序等,偏差发生的时间、地点、过程、种类及可能的原因等。
若需采取不使情况进一步恶化地必要步骤,提出应急方案,立即通知生产经理和QA人员,经确认后执行应急措施,并记录。
5.1.3.6对偏差涉及到的物料、在线产品、中间体、半成品、成品或设备进行隔离,避免有问题的物料混淆/误用。
可采用更换房间状态卡、贴红签(报废)黄签(待处理),移入特定区域等方法。
QA人员对上述过程进行确认并签字。
5.2偏差报告的评估
5.2.1QA接到上述“偏差报告处理单”后应首先进行登记编号(登记表见附录B),便于追踪。
5.2.2QA主管再次确认偏差风险等级及相关部门,必要时召开由相关部门负责人组成的紧急会议,评估对产品或过程的影响,并形成初步处理建议,详细记录评估过程,同时指定QA调查员对该偏差进行调查。
5.2.3QA将初步处理建议通知至相关部门执行。
5.2.4偏差编号规则
5.2.4.1严重偏差:
PC01+年份(四位数)+流水号(三位数)
5.2.4.2重大偏差:
PC02+年份(四位数)+流水号(三位数)
5.2.4.3次要偏差:
PC03+年份(四位数)+流水号(三位数)
5.3偏差的调查
5.3.1指定的QA调查员对该偏差进行根本原因的调查。
调查主要包括以下内容:
------与偏差发生过程中涉及的人员进行面谈;
------回顾相关的SOP、质量标准、分析方法、验证报告、产品年度回顾报告、设备校验记录、预防维修计划、变更控制等;
------复核涉及批号的批记录、清洗记录、设备维修记录及预防维修记录;
------设备/设施检查及维修检查;
------复核相关的物料、产品、留样,包括相邻批次或产品;
------回顾相关的投诉趋势、稳定性考察结果趋势、曾经发生过的类似不符合时间趋势;
------必要时访问或审计供应商;
------评价对此前/后续批号潜在的质量影响。
5.3.2QA调查员对上述各方面的调查结果进行汇总分析,确定根本原因或最可能的原因,撰写调查报告。
5.3.2.1若偏差不影响产品质量,QA调查员填写“偏差报告处理单”中的“D部分”,连同调查报告一起交QA主管进行确认。
5.3.2.2若偏差影响产品质量,QA主管填写“偏差报告处理单”中的“D部分”,连
调查报告一起交质量部经理进行确认。
5.3.2.3若遇到复杂的偏差,QA调查员可在QA主管授权下组织不同职能部门人员合作完成调查,调查时限为发现日起15个工作日,若超时需在“偏差报告处理单”上注明原因,将产生的根本原因填写好,连同调查报告一起交QA主管进行确认。
5.3.3调查报告的内容包括:
——偏差的级别和种类
——偏差产生的原因
——调查的过程
——偏差造成的影响
——是否要采取CAPA
5.4纠正和预防措施的确认
5.4.1质量管理部根据偏差等级,召集由发生偏差的部门/岗位人员、相关部门负责人、生产和质量负责人,以及企业负责人参加的会议,根据调查报告阐述的根本原因制定相应的纠正和预防措施,确定措施实施的责任人及完成时限,常见的纠正预防措施包括修改程序文件,重新培训,改进相关的系统等。
5.4.2根据根本原因,分别由QA主管、质量部经理、生产和质量负责人决定如何处置所涉及的产品、物料。
5.4.3QA主管对次要偏差进行终审,质量管理部经理重大偏差进行终审,生产负责人和质量负责人对严重偏差进行终审。
5.4.4“偏差报告处理单”填写终审意见后交QA,复印下发至相关部门,原件按编号存放在质量部。
5.5纠正和预防措施的追踪及结案
5.5.1纠正措施的实施部门在措施完成后,将实施情况及实施结果报告经本部门经理签字确认后交QA,QA负责对纠正措施的完成情况和实施效果进行跟踪确认。
QA主管依照纠正措施的实施效果决定产品的处置。
5.5.2预防措施的实施部门在措施完成后,将实施情况及实施结果报告经本部门经理签字确认后交QA,QA负责对预防措施的完成情况和实施效果进行跟踪确认,QA主管最终确认后关闭该偏差。
5.5.3在执行过程中,如因客观原因不能完全符合原方案的要求(例如完成时限等),应及时与质量管理部进行沟通;如果需要部分修改原方案的,应重新获得质量管理部门的批准。
5.5.4偏差相关资料,调查报告及其他支持性文件,连同“偏差报告处理单”按编号存档长期保存。
6职责
6.1发生偏差的部门应发出并填写偏差记录,对偏差展开调查或必要时会同其他部门展开调查。
6.2发生偏差的部门应制定合适的整改措施和行动,对相关部门进行通报,并经质量管理部审核批准。
6.3与偏差相关的其它部门根据实际的偏差情况,也应采取相应的合适措施。
6.4质量管理部负责监督本规程的执行和修订,确保重大、严重偏差已被调查和解决,次要偏差已被解释说明。
6.5QA人员:
评估偏差的风险等级并确定其所涉及的相关部门;负责对偏差进行编号,对相关文件记录的下发及归档;负责偏差台帐(偏差报告汇总表)的建立,并对编差进行汇总分析汇报;负责调查偏差产生的根本原因;跟踪纠正预防措施的实施及评估实施效果;负责对次要偏差的终审。
6.6质量管理部经理:
召集由发生偏差的部门/岗位人员、相关部门负责人、生产和质量负责人参加的会议;负责对重要级偏差进行终审。
6.7生产负责人和质量负责人:
召集由发生偏差的部门/岗位人员、相关部门负责人、生产和质量负责人,以及企业负责人参加的会议,决定偏差所涉及的物料或过程的处理方法;负责对严重级偏差进行终审。
7偏差的管理
7.1生产过程、检验过程、管理过程的偏差一旦发生(发现),操作人员应立即记录并报告车间主任(部门经理)和现场QA。
7.1.1如是正常白班时,应立即(1小时内)报告车间主任(部门经理)和现场QA,上述人员应在立即(1小时内)填写“偏差报告处理单”交给QA主管,QA主管根据偏差情况判断偏差级别(重大、严重偏差或次要偏差)。
7.1.2如是中班、夜班或节假日,当班人员应立即(1小时内)电话通知车间主任(部门经理)和QA人员,上述人员立即(1小时内)电话通知QA主管,根据偏差情况判断偏差级别(重大、严重偏差或次要偏差),在QA主管上班后的1个工作日内递交填写好的“偏差报告处理单”。
7.2如果初步判定是重大、严重偏差或次要偏差,QA主管着手组织偏差调查小组,对偏差产生的原因展开调查,分析发生偏差的主要原因,制定整改措施和预防措施。
偏差(重大、严重偏差)需要在产品质量年度回顾报告中体现。
如果是次要偏差,由车间主任(部门经理)解释说明,并经过QA主管审核。
7.3偏差的处理时限:
终审原则上自发现日起25个工作日完成,特殊事件,例如:
需与其他部门进行沟通,则审批时间可根据需要延迟。
8偏差趋势活动
8.1QA每年至少按以下内容进行偏差的趋势统计:
偏差类别(次要偏差、重大偏差或严重偏差)。
偏差发生部门。
调查时间。
偏差结束时间表。
8.2包括趋势分析的CAPA活动总结交于质量管理部经理审核。
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