第二篇第5章行政管理.docx
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第二篇第5章行政管理
第五章行政管理
第一节总则
第1条为完善公司行政管理,建立规范的行政管理体系,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,特制定如下行政管理规定。
第二节公文管理
第3条公司公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。
第4条本制度归口管理部门为办公室,由其负责本办法的实施、维护和完善工作。
第5条公文种类
1、公文主要种类有:
命令、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通告;通知、通报;请示;报告、批复;函;会议纪要等。
2、公文保密等级分为:
绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密、机密文件打印必须通过专门渠道。
绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
3、文件密级,由发文部门的主管领导根据文件内容确定。
第6条公文格式
第7条公文的收发、上报、批转
1、各部门都要建立收发文登记制度,所有文件收发要有登记、签收手续。
2、对公司外部收文,如无明确单位,则统一由办公室负责处理。
办公室收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送有关领导阅示。
阅示完毕后,根据文件性质由办公室收回归档。
有明确单位的可由办公室直接送达目标部门。
3、对公司内部公文,原则上对口受理,其他类文件由经管部受理。
4、所有上报公文必须采用A4纸,正规打印形成,文档中严禁勾画、涂改;上报公文前必须由办公室附加《湖南省九耳置业有限公司公文处理单》,此单应当订于文档之上,作为文档的一部分,长久保留。
5、公文处理单的填写应注意以下几个方面:
11、董事会机构及经营管理部门除经对方同意,一般不对外发文。
12、红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命及对政府部门的请示报告等,统一由公司办公室负责印发,其他文件一般用公司信笺印发。
13、公文必需经过发文单位负责人签发;以各部门名义行文的公文,由各部门领导人签发;以公司名义行文的公文,一般可由总经理签发;涉及全局性的重要公文,由董事长或总经理签发。
第8条内部呈文管理程序
1、凡以公司名义的发文,均由办公室统一登记管理,并填写统一的文头纸。
2、所发公文原则上应一文一事。
3、一般不可越级行文,确需越级行文时,应同时抄报被越级的部门或人员。
4、发文文稿应由主办部门拟定,报主管副总或总经理审批后,由办公室承办。
5、公司内部公文的发布,均由办公室以规定格式统一发布。
下发给个别部门的公文,应履行签收手续。
第9条公司公文的行文要求
8、经签发的文件原稿交办公室存档。
第三节文印管理
第10条文员或资料员应遵守公司的保密规定,不泄露工作中接触的公司保密事项。
第15条文员或资料员应每月统计核算费用上报办公室,同时抄报财务部。
第16条文员或资料员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。
对各种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
第17条严禁私事使用传真电话。
违犯者除补交电话费外,并视情节轻重给予罚款处理,屡教不改者予以除名。
第四节电脑管理
第18条电脑操作人员须遵守公司的保密规定,输入电脑的信息属公司机密,未经批准不准向任何人提供、泄露。
违者视情节轻重给予处理。
第22条严禁将电脑用于玩游戏。
违犯者视情节轻重给予罚款处理或行政处分;屡教不改者予以除名。
第23条电脑设备应由专业人员操作、使用。
禁止非专业人员操作、使用。
否则,造成设备损坏的应照价赔偿。
第五节会议管理
第24条为改进作风,减少会议、缩短会议时间,提高会议质量,特制定本办法。
第27条与会人员应在会议前5分钟到会议场所,无特殊原因不允许迟到早退,因工作需要或特殊情况确实无法参会,应会前请假,必要的情况下,在准假后还须指定替代参会人员参加。
第28条各类会议的请假必须向会议组织部门的主管领导请假,公司领导例会必须向公司总经理或主持工作的副总经理请假。
无故缺席者视情况给予经济处罚。
第29条进入会场后自觉维护会场秩序,不做任何与会议内容无关的事情。
重要会议所有参会人员必须关闭手机,严禁人员随意进出会场或在会场内走动(特殊情况除外)。
第30条会议记录可根据会议性质由会议组织部门负责记录,会议记录必须内容详实。
特殊会议、重要会议的会议记录,必须有相关参会人员签字确认,经批准特殊会议记录还需整理成文书面下发。
第六节档案管理
第31条为了加强档案管理工作,确保现有档案齐全、完整、准确、安全,更好地为各项工作服务,根据《档案法》及有关档案工作条例,制定本办法
1、凡工作中形成的各种载体、各种类别的资料,一律归办公室统一管理。
任何部门或个人不得私自保存。
2、档案保管做到“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”八防措施,确保档案的齐全完整。
3、严格档案保密制度,防止秘级档案丢失与泄漏。
4、提供档案要严格遵守岗位责任制,认真履行工作职责。
第32条文书档案管理
第34条工程档案管理
1、工程档案在工程竣工后,由项目负责人填写工程资料移交清单,经建筑公司领导审批签字后,将竣工资料及相关资料交公司资料员存档,移交清单一式两份,核对无误后双方签字移交单各执一份,凭工程资料清单方可进行决算工作。
2、资料员在接收工程档案时,必须认真检查验收,对不符合归档要求的有权拒收。
3、资料员对工程档案的保管必须设置专门档案柜,并对归档的工程档案进行编目、登记工作。
第35条合同档案管理
1、资料员接到已签订的施工合同、购货合同后,填写合同资料处理单,及时将合同资料复印件送发给相关部门并由经办人签收。
2、资料员在接收已签订的施工合同、购货合同后,建立合同管理目录,包括总包合同、分包合同、购货合同,摘要登记合同内容以便查找。
3、严格执行合同归档程序。
4、为年检工作提供各种证书、证件。
第36条人事档案管理办法
1、建立公司员工个人档案(员工履历表、毕业证书复印件、学位证书复印件、资格证书复印件、身份证复印件、户口薄复印件、血型化验单原件及员工相片)。
2、新进员工提交表明身份、学历、资格、能力等证件的复印件、照片等,并填写员工履历表、新进员工登记表,作为个人人事档案。
第37条档案的保管
1、凡公司在各类经营活动中形成的具有保存价值的文件资料,均应由各档案管理有权部门进行收集整理和立卷归档及日常管理,其它部门和个人不得擅自留存。
2、凡属立卷归档的文件资料,必须有原件,书写格式必须符合要求,书写工具须为黑、蓝色钢笔或黑色碳素笔,且应保证其完整、齐全、分类清楚。
3、档案管理实行一月一整理制度,所有归档文件均应为已完成文件。
4、各档案管理有权部门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记状况进行核查;如发现问题,应及时向主管领导汇报,以便及时采取措施确保档案的安全。
5、对破损和变质的档案及时进行复制和修补。
第38条档案的借阅
3、秘密档案的借阅应由办公室主任在借阅登记表中签字认可;机密档案由档案管理主管副总经理签字认可;绝密档案由公司总经理签字认可后方可借阅。
4、保密性档案原则上不得摘抄或复印;如确实需要时,应由档案管理有权部门最高负责人在借阅登记表中签字认可。
5、借阅档案的部门和个人,必须妥善保管档案资料,不得将其拆散,或进行涂改、勾划、折叠、抽页等损坏性行为,也不得转借他人使用。
6、借阅人归还档案时必须经档案管理人认真检查后方可进行销号。
第39条档案的销毁
档案销毁由办公室报请公司主管副总经理及总经理批准后执行,并须由公司指派专人进行监督。
第七节印鉴管理
第40条印鉴管理是公司至关重要的工作。
已为明确印鉴管理人员职责和权限,防止意外事故发生,杜绝因印鉴管理不善给公司造成经济损失,特制订本规定。
第43条公司行政章使用遵循严格的审批制度。
一般文件由主管领导批准即可。
红头文、重要报告、合同、招标文件等重要文件必须经法定代表人或总经理签字后,印鉴管理员方可用印盖章。
财务印鉴一律按财务规定使用。
如违反本项规定造成的后果,由责任人自行负责。
第44条所有印鉴使用实行集中登记制度。
为了明确责任,解决不必要的矛盾,行政章和合同专用章在使用前到办公室统一登记。
要求将所加盖印章的公司文件、合同、介绍信、证明及对外其它公文的内容、日期、批准人一一登记清楚,以备查询、存档。
第45条严禁开具空白介绍信、证明材料,违者追究相关责任人的法律责任。
第46条公司印鉴在移交时,必须以书面形式移交。
所有公章印鉴移交须总经理以上公司领导批准同意,并在公章移交单上签字方为有效。
第47条印鉴管理实行责任追究制度,遵循“谁批准谁负责”的原则。
第八节电话管理
第48条电话为办公配备,由办公室负责管理,使用部门负责督导与控制。
第51条联系业务时应尽量减少直拨长途电话,降低费用。
第九节办公用品采购领用管理
第52条为了确保公司各项工作顺利开展,满足各部门的办公需求和保证所采购的办公用品的质量;降低办公成本,提高工作效率,形成统一、有序、明确的办公用品采购、领用流程,特制定本规定。
第56条各部门专用的表格,由各部门制定格式,由办公室统一订制或统一打印。
第57条新聘员工的办公用品,办公室根椐部门负责人提供的员工名单和办公用品清单,负责为其配齐。
第58条办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。
第59条所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗和费用。
第60条购置日常办公用品或报销正常办公费用,由办公室主任报请主管领导和总经理审批,购置大宗、高级办公用品,必须按财务管理规定报总经理批准后始得购置。
第61条办公用品采购实行由公司指定的两至三家商家定点购置,重要物品做到货比三家,物美价廉。
第62条负责办公用品管理人员要建立台帐,履行好购、发登记手续。
第63条公司员工离职时,将领用的办公用品(已用完毕的低值易耗品除外)到办公室办好书面移交后,再到财务办理离职手续。
第十节办公区域管理
第66条办公区域行为规范
1、应以普通话低音量在办公区域内进行交流。
禁止高声喧哗、污言秽语,手机应始终调为振动状态。
2、不得在任何时间内将与工作无关的人员带入办公区域;如有人员来访,应由有关人员接待。
3、爱护办公区域内的一切设施,不得随意毁坏、涂抹,不得将公共设施及物品据为已有,一经发现,将要求责任人按损坏或丢失物品的原价进行赔偿。
4、节约公司一切能源,随时注意关闭电源、水源开关。
随意浪费者,按公司《惩戒细则》进行处罚。
5、工作时间内不得上网聊天、玩游戏、打牌、下棋等娱乐活动,不得在上班时间内进食(因工作延误等特殊情况除外)。
8、下班时必须关好门窗,做好防盗、防火工作。
第十一节考勤管理
第67条为加强劳动管理,维护工作秩序,提高工作效率,制订本规定。
第70条人事部和项目部安排专人负责考勤检查,每天检查迟到、早退、旷工人员,将员工出勤情况报告值班领导,每月将员工考勤情况汇总打印报财务部门作为扣发薪资、奖金依据。
第71条员工考勤分出勤、休假、请假、迟到、早退、旷工。
第72条出勤不能及时考勤
1、因公务不能及时考勤者,应及时向办公室或负责考勤的人员报告去向,并适时到公司办公室或工程项目部办公室填写员工去向。
2、因指纹机出现故障而未考勤者,应立即向办公室或负责考勤的人员说明情况,由办公室或负责考勤人员确认后作签卡处理;
3、因旷工而未考勤者,按旷工处理;因事假、病(伤)假、婚假等未考勤者,分别依其相应的规定处理。
4、员工每月允许有5次漏打考勤;如当月超过5次未考勤,则超过5次的次数按迟到早退处理。
第73条迟到、早退
1、凡延后上班时间10分钟考勤者计为迟到,凡提前下班时间10分钟考勤者计为早退。
2、员工每月允许有5次迟到或早退,即允许每月有5次迟到或早退;如当月超过5次(含超过5次漏打考勤的次数)迟到或早退,每次迟到或早退1次处罚5元,并从当月考勤工资扣除;考勤工资不足扣除者从职务工资中扣除,直至扣足为止。
3、凡迟到或早退超过1小时者,按旷工处理。
第74条旷工
1、凡未经批准的休假、请假均视为旷工;同时,凡迟到或早退超过1小时者,按旷工处理。
2、凡旷工者按日从其职务工资扣除其2倍的日平均职务工资(日平均工资按当月应出勤天数比例计算)。
3、凡当月旷工超过2天(不含迟到或早退超过1小时按旷工处理的情况)者,扣除其当月的业绩工资。
4、凡当月旷工超过3天(不含迟到或早退超过1小时按旷工处理的情况)者,作辞退处理;当年旷工超过24天以上者,取消其当年的年终奖。
第77条婚假处理办法
1、为公司工作满一年且符合法定结婚年龄的员工,结婚时可凭结婚证书享受3天有薪婚假;夫妻双方均达到晚婚年龄(男25周岁、女23周岁)的,婚假另增加4天;
2、员工在公司工作期间仅可享受一次婚假;
3、凡享受3天的有薪婚假者,当月最多可另请2天事假;但享受7天有薪婚假者,当月不得另请事假;
第78条分娩假
1、符合国家计划生育规定,并为公司工作满一年的已婚女员工可获得分娩假待遇。
2、分娩假共计90天,分娩假期间每月只发给基础工资。
3、分娩假期间包括的法定假日和公休日不另外补算。
4、分娩假到期后需到人事部办理返岗手续,公司可根据工作需要和员工实际情况另行安排其它工作岗位,员工应当服从工作安排;否则,公司不办理返岗手续。
5、有不满一周岁婴儿的女员工,每个出勤日给予两次哺乳(含人工喂养)时间,每次30分钟进行哺乳。
哺乳时间算作劳动时间,不影响其考勤。
第79条计划生育假
已婚女员工实施计划生育自愿流产或引产者,可凭居委会证明和政府公立医院证明及结婚证享受3天有薪计划生育假(每年仅可享受一次)。
第80条慰唁假
员工的直系亲属(如配偶、父母、子女)不幸去世,可享受5天有薪慰唁假;旁系亲属(如祖父母、外祖父母、岳父母)不幸去世,可享受3天有薪慰唁假。
第81条负责考勤人员在考勤工作中弄虚作假、以权谋私的,每发现1次作旷工1天处理。
第82条上班时间禁止外出办私事、或未经批准接待亲友,违反者当天按旷工处理。
第83条员工请假前应做好工作交接。
第84条员工在上班时间不准玩电脑游戏,不做与本职无关的事,不得在办公场所嬉笑喧哗,不得打牌赌博。
第85条全体员工必须遵守本规则,自公布之日起予以施行。
第十二节休、请假管理
第86条为规范员工的休、请假制度,特制定本规定。
第89条休假期间的薪资待遇
1、员工按规定休婚假、产假、慰唁假的,按本制度《考勤管理规定》的有关规定享受相应天数的有薪假待遇。
2、员工按请假手续休病、事假的,其薪酬待遇按《薪酬管理制度》的相关规定执行。
3、员工按规定休假超过期限或未办理休假手续,擅自离开工作岗位的,按旷工处理;其薪酬待遇按《薪酬管理》的相关规定执行。
第十三条离职管理
第90条为规范公司员工的离职管理,特制定本规定。
。
第94条员工因故辞职时,在不影响正在进行工作的前提下可以提出,获准后方可离职。
第95条辞退员工的一般程序:
1、公司辞退员工时应提前30日由人事部下发《员工辞退通知书》;
2、被辞退员工按《离职移交清单》的要求办理移交手续。
3、所有工作及移交手续交清后,人事部、财务部核发薪金。
第96条员工辞职的一般程序
1、员工因故辞职时,应提前三十日填写《辞职申请书》。
2、公司批准后应按《离职移交清单》的要求办理移交手续。
3、所有工作及移交手续交清后由人办资源部报总经理批准,并通知财务部核发有关薪金。
第97条离职交接期限视工作岗位由人事部与用人部门协商后确定。
第十四节日常接待
第98条来宾接待工作由办公室根据来宾的级别和重要程度负责安排,相关业务部门负责人陪同。
第101条接待物资的采购和使用管理:
1、接待物资由办公室负责采购,存放办公室进行统一管理。
2、所需接待物资须到办公室签字登记领用。
第102条接待经费由办公室根椐接待需要,会同财务部拟制接待经费预算,报总经理审批执行。
第103条各部门的来宾一般不安排就餐;特珠情况须安排的报请总经理同意,可以酌情考虑安排就餐。
第十五节报刊管理
第104条报刊管理工作由办公室负责。
第107条任何人不是随意将报刊挪作它用;若需处理,需经办公室主任批准。
第十六节车辆管理
第108条公司股东车辆归股东使用,公司每月报销城区燃油费人民币壹仟元;公司其它车辆参照本规定执行。
第110条公司股东车辆如需送厂修理,其维修费用由公司股东自行承担;公司其它车辆如需送厂修理,其维修费用由公司承担。
第十七节保密管理
第111条为保守公司秘密,维护公司的长远发展和利益,特制定本规定。
第115条属于公司秘密的文件、资料,应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管。
第116条公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。
第117条非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。
第118条记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。
如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。
第119条接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。
非接触公司秘密的员工,不准打听、刺探公司秘密。
第120条对保守公司秘密或防止泄密有功的,予以表扬、奖励。
第121条违反本规定故意或过失泄露公司秘密的,视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚,直至予以除名。
第十八节安全保卫
第122条为维护公司正常的施工秩序、工作秩序,确保公司财产安全和施工安全,特制定本规定。
第123条公司法人代表是公司安全保卫工作的第一责任人,应把安全保卫工作切实提上议事日程,进行研究、部署,并对公司的安全保卫工作负全责。
第127条公司所有的固定资产应按保险要求购买保险,确保固定资产安全。
第128条落实防火措施
1、易燃、易爆物品要按消防规范要求完善存放,并派专人保管,不得乱放、混放。
2、施工单位未落实消防措施不得开工。
3、施工单位进行明火作业(如电焊等)时,应督促其采取必要的防护措施。
4、防火通道必须保持畅通,严禁堆放任何物品堵塞防火通道。
第129条抓好安全用电
1、电线、电器残旧不符合规范的,应及时更换。
2、严禁擅自接驳电源和使用额外电器,不准在办公室、施工场所使用电炉。
3、配电房等重地,严禁吸烟和使用明火,非专业管理人员,不得随意进入。
第130条落实防盗措施:
1、财务室等重要部门要安装自动报警器,下班时要接通报警器电源。
2、重要部门的房间要设置铁闸铁窗,办公房间无人时要关好门窗和电灯。
3、公司财物不能随便乱放,重要文件及贵重物品必须锁好。
第131条安全保卫人员要有高度的责任感,要经常检查、督促安全保卫措施的落实情况,发现问题,及时消除隐患。
因对工作不负责任而造成事故的,一律追究责任;情节严重构成犯罪的,移交司法部门追究刑事责任。
第132条全体员工都有遵守本规定及有关安全规范义务。
凡违章造成事故的,一律追究责任,情节严重构成犯罪的,移交司法部门追究刑事责任。
第133条所属项目部可根据其实际情况,制订相应的安全保卫制度。
第十九节项目部宿舍管理
第134条住项目部宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。
第138条员工搬离宿舍时,须将所领用的公物交还给公司。
第139条凡离开公司的员工,必须在办理离职手续前退还住房,否则公司有权不办理离职手续。
第二十节项目部食堂管理
第140条项目部食堂由项目部负责人指定人员进行管理。
另设炊事员兼采购员和验收员(兼职)各1人。
第143条餐具用餐后须及时消毒,避免感染。
第144条采购员严禁购买不卫生或过期等蔬菜、肉类食品,防止食物中毒。
验收员严把数、质量关,严禁营私舞敝。
第145条严禁外来人员(除业务招待外)到项目部食堂就餐。
第146条食堂就餐一律实行个人购票制,并自行承担伙食费。
第二十一节惩戒细则
第147条为规范公司员工的行为,确保公司各项规章制度得到有效的贯执行,特制定本细则。
第148条适用于公司全体员工
第151条惩戒方式
1、口头警告。
2、书面警告。
3、责令书面检查。
4、罚款。
5、赔偿损失。
6、辞退。
以上处分方式可根据情况单独使用或两种方式结合使用;公司也有权视具体需要采用最恰当的其它处分方式。
第二十二节附则
第152条本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有关条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交公司办公室并报请总经理批准修订。
第155条本制度由办公室和有关责任部门负责执行,可依据本制度制订有关实施细则,报总经理批准后实施。
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