采购流程管理规定.docx
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采购流程管理规定
集中采购管理规定
QMⅢ-21
1目的
为加强本院集中采购流程的管理和监督,规范采购行为、防范市场风险、提高采购资金的使用效率,特制定本规定。
2范围
对所有外部采购活动,包括设备及耗材购买、办公用品购买、软件购买、文本制作、多媒体制作、模型制作、效果图、晒图、设计专项外包或劳务借用均受本规定控制。
3原则
采购工作应遵循“先预算﹙立项﹚后采购”、“集中采购”的原则。
4部门划分和职能
4.1请购部门的划分
4.1.1行政类资产、服务、办公及生活项目(含基建、车辆)由行政管理部提出采购申请;
4.1.2IT设备(电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等)由信息中心提出采购申请,注:
新进员工电脑等IT设备由信息中心提出采购申请,日常工作中的IT设备更新与维护等采购由设备使用部门提出采购申请。
4.1.3生产经营类服务、支持由各使用部门自行提出采购申请。
4.2采购部门的划分
4.2.1行政类资产、服务、办公及生活项目(含基建、车辆)由行政管理部负责采购;
4.2.2IT设备(电脑、打复印机、投影仪、扫描仪、电话、耗材等)由信息中心负责采购。
4.2.3生产经营类服务、支持由各使用部门负责采购。
4.3各采购归口部门需指定采购管理人员;请购和采购为同一部门时,原则应分别指定请购和采购人员。
4.4财务、内审、纪检监察部门负责监督和检查。
5请购
请购经办人员应以实际需求为基准、批准的预算为依据,核实库存情况履行请购申请手续(以工作请示单的形式进行请购立项,需注明请购资产的名称、规格、数量、需求日期、预算等);紧急请购时,请购经办人因予以注明并写出原因(请购申请通过综合信息系统中工作请示单流程进行申请)。
注:
在预算范围内,10000元以下的立项由分管院领导审批;超出预算或10000元以上的立项需由院长审批。
6采购
6.1采购方式
请购申请获批后,采购经办人员填写“采购单”经审批通过后进行采购。
除一般采购方式外,采购部门可依商品使用、采购特性及对院经济效益的影响,选择下列一种最有利的方式进行采购:
——长期报价采购:
凡经常性使用,且使用量较大宗的商品或服务,采购部门依据议价小组选定的供应商(选定厂商)及议定长期供应价格。
——集中计划采购:
凡具有同质性的商品或资产,以集中计划办理采购较为经济的,可核定集中采购项目采购部门定期集中办理采购。
——临时零星采购:
对于使用频度不高,较难实现规划的,一次采购金额在2万元(含)以下的临时零星采购。
6.2询价、比价、议价、招标
6.2.1询价、比价
采购金额5万元(含)以下的采购(日常办公用品、维修维护料、低值易耗品、设计专项外包或劳务借用等),采购经办人应依请购事件的缓急,先核对请购内容,查阅“供应商资料”、“历史采购记录”、库存数量、参考市场行情或公司可利用的资源等其他有关资料后开始询价,需要选三家或三家以上的供应商办理比价或经分析后议价(符合长期报价采购的情况,且供应商库中未有三家或以上提供相同产品或服务的供应商,可不受此限),并呈报另一指定的人员进行核实。
由另一指定的人员通过实地调研、网络、电话或传真等方式对其询价结果进行核实并发表意见。
采购过程中产生的文件,包括供应商报价单(加盖公章)等需在采购申请部门留存。
临时零星采购也应由采购部门通过网络、电话、实地走访等形式进行三方比价。
采购金额在5万元至50万元之间,履行以上询价和比价程序,确定供应商后必须签订采购合同,按照合同约定完成采购。
分类:
设计类供应商10万以下可不签合同,10万-50万签订合同。
6.2.2议价
采购金额超过50万元至200万元(含)时,采取邀请招标方式,组织三家以上供应商投标,并组织评标小组进行评标。
确定中标供应商后,签订采购合同,按合同约定完成采购项目。
评标小组成员应由使用部门、采购部门、财务部门、纪检及内审部门等共同组成,特殊物资须请相关专家参加评标。
已纳入供应商库的设计类供应商可不采取邀标方式。
6.2.3招标
a)采购金额超过200万元的,委托具有资质的招标单位进行公开招标,确定中标供应商后,签订采购合同,按合同约定完成采购项目。
b)招标工作应组织评标小组,成员应由使用部门、采购部门、财务、纪检和内审部门等共同组成,特殊物资须请相关专家参加评标。
c)因特殊原因,未能进行招标采购的,经院务会批准后,可应采取多家比价的方式,综合考虑性价比,确定供应商。
d)招标采购应遵循集团招标管理的相关规定。
6.3各部门需开支(采购)时,凡没有按上述审批手续审批的,财务部有权拒绝付款。
7采购合同签订及物资验收
7.1合同签订
采购部门填写“合同审查表”,并与供应商签订采购合同。
7.2物资验收
7.2.1由采购部门会同请购部门统一按合同验收。
7.2.2采购部门应将所采购物资进行入库登记并统一管理(成本归属部门的设备物资产生跨部门调配的,需填写《设备调配单》,按流程完成调配手续)。
7.3付款形式
采购部门按公司财务规定进行付款。
8采购人员要求
8.1参与本院采购的工作人员应严格遵守相关廉洁自律的规定,自觉接受院的监督检查。
对采购活动中发生的违法、违规或有损公司经济利益和社会形象的行为,任何人可以向院长信箱投诉、举报。
8.2对相关责任人员违规的处理:
参与本院采购的工作人员因玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的依照国家法律、法规、和本院有关规章制度进行处理,情节严重的移交司法部门处理。
9供应商管理
9.1通过询价、议价、招标确定的供应商,由采购部门填写“供应商选择评价表”以及“合格供应商名录”。
供应商登记的主要内容应包括对方单位名称、地址、联系人姓名、电话、供应产品、供货单价、结算方式、能否开具增值税专用发票等。
9.2采购物品应优先选择合格供应商名录中的供应商。
9.3采购部门每年年底根据采购物品情况,对所列供应商进行一次全面评估;新进供应商应做到“先评价、后入库”。
评估结果应记入“供应商选择评价表”中。
9.4经持续评估确认为不合格的供应商,将依照以下办法处理:
——限期整改,复评;
——或取消供应商资格。
当供应商处于限期整改状态下,采购部门应停止向其采购,待对其复评合格后,方可向其采购。
9.5例外原则
对以往经营活动中,本院积累形成良好合作关系的供应商,直接填写“供应商选择评价表”,并在评审结论中加以说明,经部门负责人以及分管院领导确认后,供应商名单进入“合格供应商名录”。
10质量记录表
—《采购单》(QM/Ⅲ-21-R1-1)
—《设备调配单》(QM/III-11-R1-2)
—《合同审查表》(QM/Ⅲ-21-R2)
—《供应商选择评价表》(QM/III-21-R3)
—《合格供应商名录》(QM/III-21-R4)
附加说明:
起草人:
年月日
审核人:
年月日
批准人:
年月日
实施日期:
年月日
采购单(QM/III-11-R1-1)
采购经办人
采购部门
请购部门要求到货时间
获批预算
询价或比价情况:
序号
采购商品或服务名称
相关要求
数量
商品或服务描述
采购意向及供应商:
采购总金额:
采购部门意见:
财务部门意见:
注:
当采购金额超出获批预算时需财务复审
采购部门分管院领导审批:
验收情况:
采购部门签字验收:
请购部门签字验收:
申请人领用/确认签字:
办理完毕复印三联:
一联采购部门留存,一联经办人附在报销清单后报销,一联经办人留存
设备调配单(QM/III-11-R1-2)
经办人
经办人所属部门
调出部门
调入部门
设备调配情况说明
注:
若接受设备内部调配请依据网管提供的设备清单选择所要设备,调配价格由双方部门经理自行协商并签字注明。
序号
调配设备名称
相关要求
数量
调配原因
约定金额
调出部门总监意见:
调入部门总监意见:
财务部备案:
经办部门分管院领导审批:
办理完毕复印三联:
一联经办部门留存,一联经办人交财务备案,一联经办人留存
合同评审表
年月日
合同名称
甲方合同
联系人
姓名
联系方式
合同类型
□设计项目□园区改造□招商引资
□行政采购□实验基地□媒体宣传
□其它
乙方合同
联系人
姓名
联系方式
设计项目类型
□住宅□配合公建□公建
□其他
发起部门
发起部门
总经理意见
设计项目内容
□全过程□方案及初设阶段
□概念方案□初设和施工图设计
□其它
财务总监
复核意见
设计项目规模
法务意见
设计项目地点
甲方名称
院长审批
乙方名称
合同总额
合同归档
是否归档
□是□否
档案保管人
付款方式
1、
2、
备注
3、
4、
合同签订完成
备注:
(1)院内有关物资采购、建筑工程合同由财务部或信息中心审查价款。
(2)重要或标的额较大的合同(如合资、联营、资产转让、借款、担保、购买成套装备、标的额5万元以上的合同),须报院长审批。
(3)重大合同、标的在20万元以上的合同必经法律顾问签署意见。
供应商选择评价表(QM/Ⅲ-21-R3)
供
应
商
简
况
供应商单位名称
供应商单位地址
成立时间
法定代表人
联系人
电话
邮编
传真
营业执照
资质凭证
营业范围
可提供产品及服务项目
评审结论:
等级分为“优、良、中、差”并填写复评意见(总体评价在良或以上的可入库)
评审内容
资质
价格
服务
质量
总体评价
等级
入库意见:
部门负责人:
分管院领导:
复评意见(第一年)
部门负责人:
分管院领导:
复评意见(第二年)
部门负责人:
分管院领导:
复评意见(第三年)
部门负责人:
分管院领导:
复评意见(第四年)
部门负责人:
分管院领导:
复评意见:
①代表“通过复评”;②代表“限期整改,复评”;③代表“取消供应商资格”。
合格供应商名录(QM/Ⅲ-21-R4)
序号
供应商名称
经营范围
联系人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
- 配套讲稿:
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